СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 004.01

Вербицкая Т.Е. студент бакалавриата 4 курса факультет «Информационные системы и технологии» Поволжский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики

Россия, г. Самара СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Verbitskaya T.E. Student Bachelor's

4th course, Department of "Information Systems and Technologies" Volga State University of Telecommunications and Informatics

Russia, Samara ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Аннотация. В работе рассматривается роль современных систем электронного документооборота в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота, электронный архив, атрибутивный поиск, полнотекстовый поиск.

Abstract. In this paper we describe the use of the role of modern electronic document management systems to optimize the activity of the enterprise of any size and activity profile. The document is the main way to present information on any modern enterprise. The undeniable importance of safety and the skillful use of enterprise information resources for business success. In any enterprise, which is actively working with various documents, sooner or later there is a problem ordering, handling and safe storage of large volumes of information. The effectiveness of enterprise management depends on how reasonable it hosted document management.

Key words: workflow, electronic document management, electronic document management system, electronic archive, attributive search, full-text search.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры,

прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). Неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес - потоков. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий.

Прямая и обратная связи в системе управления предприятия осуществляются в форме документооборота. Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Электронный документ - это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

• Хранение электронных документов в архиве.

• Организация поиска документов. Существует два типа поиска: Атрибутивный поиск. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Полнотекстовый поиск: документ отыскивается, по словам водящим в сам документ. Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

• Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа: каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

• Маршрутизация и передача документов.

Основные принципы электронного документооборота: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы; эффективно организованная

система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Основные преимущества внедрения электронного документооборота: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Задачи СЭД: обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества; накопление информации, управление данными и регламентирование доступа; формализация деятельности каждого сотрудника; оптимизация бизнес-процессов; экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают

решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации.

В связи с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия.

Использованные источники:

1. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. (4-е издание). - М: Издательство Юрайт, 2014 - 542 с.

2. Романов А.И, Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (2-е издание). - М: Вузовский учебник, 2008

УДК 659.152.1

Веретено А.А. старший преподаватель кафедра «Маркетинга и рекламы» факультет международного бизнеса

Хаержанова А.П.

студент

факультет международного бизнеса Омский государственный университет имени Ф.М. Достоевского

Россия, г. Омск

РОЛЬ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПРОДВИЖЕНИИ

БРЕНДА

Продвижение бренда с помощью выставочных мероприятий является сложной работой, требующее больших трудовых и временных ресурсов, связанных как с планированием, так с контролем и реализацией самого выставочного мероприятия. Именно выставочные мероприятия являются одним из важнейших методов продвижения товара или услуги напрямую к потребителю. В данной статье предлагается алгоритм планирования, реализации, контроля и оценки эффективности работы организации на