CC BY
343
УДК 35.077.1, ББК 66.3 (2Рос) © Н. В. Боровских, Е. А. Кипервар DOI: 10.24411/2225-8264-2020-10047
Н. В. Боровских, Е. А. Кипервар ЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ: ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ И
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
Исследование выполнено при финансовой поддержке РФФИ, проект «Социально-экономические аспекты формирования кадрового потенциала Омской области», № 18-410-550012
В статье рассмотрены проблемы эффективной организации электронного кадрового документооборота на уровне хозяйствующего субъекта. Цель работы состояла в анализе проблем внедрения и определении перспектив развития электронного кадрового оборота в условиях современной экономики России. В качестве основных методов исследования использованы метод абстрагирования и метод обобщения (при анализе научной литературы, формулировании рекомендаций и выводов). В работе сделан вывод о том, что на российских предприятиях осуществляются попытки перейти полностью на электронный кадровый документооборот. Эффективное развитие электронного кадрового оборота на микроуровне должно быть основано на создании соответствующей информационной поддерживающей системы на государственном уровне. Задачами внедрения кадрового электронного документооборота на уровне хозяйствующих субъектов являются: упрощение работы с кадровыми данными, формирование слаженной системы функционирования подразделений внутри организации, увеличение оперативности обработки информации, повышение общей трудовой производительности сотрудников. Обоснованы основные направления оптимизации системы документального потока, включающие организационную, техническую, программно-техническую составляющие, авторами отмечается, что оптимизация позволит установить структуру документации, выявить структуру документальных потоков организации и их внутреннее содержание, установить схемы перемещения документации в пределах документального потока. Рассмотрены преимущества и недостатки применяемых в настоящее время на российском рынке систем электронного документооборота, таких как Логика ЕСМ; 1С: Документооборот; Система DocsVision; DIRECTUM; СЭДДело; EMCDocumentum; Корус — Консалтинг, Кодекс: Документооборот. Все рассмотренные программы имеют кадровый блок и могут быть использованы в работе с кадрами. Унификация и отсутствие учета отраслевой специфики названы основными недостатками при использовании данных систем.
Ключевые слова: документооборот, электроны документооборот, оптимизация документооборота, кадровый электронный документооборот, цифровизация, системы электронного документооборота.
а эффективность деятельности
Н предприятия и скорость его адаптации к изменениям внешней среды в значительной степени влияют содержание и скорость обработки всей необходимой документации предприятия, включая и кадровый блок документации. В настоящее время проблема организации эффективной работы с документами актуальна не только для государственных и крупных коммерческих структур, но и для предприятий малого и среднего бизнеса.
В государственном стандарте ГОСТ ИСО 15489—1—2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» документ определяется как: «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» [3]. При этом национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно—распорядительная документация. Требования к оформлению документов» предлагает следующее определение формы документа: «это
документы, создаваемые на бумажном носителе или в электронной форме» [2]. В вышеназванных определениях подчеркивается информационная сущность документа. В новом Законе РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 можно встретить такое определение информации как: «сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления» [1].
Документ выполняет следующие функции — фиксирование и сохранение информации на определенном источнике, документ позволяет передавать информацию другому пользователю, копировать и накапливать необходимые сведения о хозяйственных операциях, объектах и субъектах управления. С помощью документов обеспечивается взаимодействие отдельных частей организации. Информация является основой для принятия различных управленческих решений, служит источником для справочно —поисковой работы, может применяться в качестве доказательства. Документ является важным элементом в деятельности любой организации, учреждения. В сфере управления документ является предметом и результатом труда, поскольку принятое решение фиксируется в письменной форме в документе [4;5;6;7].
Кадровый документооборот предполагает преимущественно кругооборот организационных документов. Организационные документы утверждаются руководителем с постановкой грифа об утверждении или распорядительным документом (решением, постановлением, приказом,
распоряжением) или заседанием коллегиального органа [4;5;6;7;8;9]. Организационные документы действуют до тех пор, пока не будут приняты документы, их замещающие. В организационных документах реализуются гражданские и административные нормы, таким образом, документы данного типа составляют правовую основу для деятельности организации. При подготовке организационные документы проходят обязательную процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами (с руководителями и их заместителями, юристами и др.) [4;5;6;7;8;9]. К основным организационным документам,
регулирующим и определяющим кадровую политику предприятия, относят: устав, различные положения, должностные инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, регламент.
В ГОСТ Р51141 —98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие «документооборот» определяется следующим образом: «документооборот - это движение документов в организации от их создания или получения до отправления, или завершения исполнения». Документооборот основывается на четких правилах и принципах, которые создают оперативное прохождение документов по наименьшему пути и с наименьшими затратами. Совокупность документов, проходящих кругооборот, называется документопотоком. Документопоток в организации предполагает движение следующих видов документа: входящих, исходящих, внутренних.
Во время деятельности предприятия образуется большое число различной документации. После того как документы использовали они помещаются в архив [4;5;6;7;8;9;10]. Работа с документами предполагает осуществление их классификации, что существенно упрощает поиск документов. Самый простой и распространенный способ классификации документов на предприятиях — это объединение их в дела. При помощи специального классификационного справочника, который в свою очередь определяет принцип распределения документов в дела, формируется деловая номенклатура. Номенклатура дел является систематизированным списком названий дел, которые были заведены на предприятии, при этом указываются сроки их хранения.
Оптимизация документного потока дает возможность:
— установить структуру ценной документации (документов, форм и видов);
— выявить структуру документальных потоков организации и их внутреннее содержание;
— устанавливать схемы перемещения документации в пределах документального потока, а также других категорий документации, которая в
свою очередь участвует в осуществлении определенных задач, функций и прочего;
— определить принципы передвижения документов с наименьшими трудовыми и временными затратами.
К организационным способам оптимизации можно отнести разработку нормативной документации организации обработки документов, устанавливающей правила, требования,
рекомендации по
документоведению [5;6;7;8;9;10] .Если учесть
объективность тенденции постоянного роста объема документопотока в современных компаниях, то можно сделать вывод о том, что обеспечение оптимальности организации документооборота не может реализоваться только с помощью мер организационного воздействия, потому что при таких мерах необходимо будет постоянно увеличивать численность сотрудников фирмы. Это можно сделать только с помощью технических мер и осуществлением организационно проектных работ по улучшению процесса обработки информации [5;6;7;8;9;10].
В настоящее время использование технических средств документооборота может быть применено не только на тех этапах, где используется рутинный подход к операциям обработки документов, но и там, где существует творческая работа с документами. К необходимым техническим средствам обработки документов можно отнести средства оргтехники (фальцевальные, маркировальные аппараты и др.), а также компьютерные средства и технологии, которые предоставляют широкие возможности в процессе подготовки документов, дают возможности по проведению электронных согласований, по обеспечению для организации оперативного хранения документов. В процессе применения компьютерной технологии фирмой может быть использована система электронного документооборота, текстовый и табличный редактор (Word, Excel и др.), электронная почта, факс и другие приложения.
В последнее время многими хозяйствующими субъектами используются облачные вычисления и средства обработки данных, что позволяет фирме обеспечить удобную, быструю и легкую работу с разными операционными системами. Облачная технология представляет собой технологию по обработке значительных массивов данных. В настоящий момент уже есть специальные компьютерные технологии, направленные на работу с документами, которые построены на принципах облачной технологии [5;6;7;8;9;10]. Примером простейшей облачной технологии, рекомендуемой к использованию персональным пользователям, является применение «облака», встроенного в электронный персональный ящик, позволяющего систематизировать и хранить документы в интернет —пространстве без использования дополнительных технических средств.
На сегодняшний день в области кадровой работы, особенно на крупных предприятиях, требуется очень быстрая, качественная обработка
информации, при этом данные должны быть надежно защищены[5;6;7;8;9;10]. Внедрение кадрового электронного документооборота повышает эффективность предприятия, упрощает работу с кадровыми данными; формирует слаженную систему работы внутри организации; увеличивает оперативность получения информации; повышает общую трудовую производительность сотрудников. Использование системы кадрового электронного документооборота дает возможность отправлять и получать важную информацию оперативно, используя телекоммуникационные каналы связи [5;6;7;8;9;10].
На российском рынке программных продуктов в 2018 году были представлены и активно использовались российскими промышленными
предприятиями следующие современные системы электронного документооборота (табл. 1): Логика ЕСМ; 1С: Документооборот; Система DocsVision; DIRECTUM; СЭД Дело; EMCDocumentum; Корус — Консалтинг, Кодекс: Документооборот. Данные системы имеют кадровый блок и могут быть использованы в работе с кадрами, к отрицательным моментам использования данных систем следует отметить их унификацию и отсутствие учета отраслевой специфики. Электронный кадровый оборот начинает активно развиваться в крупных российских компаниях, тем не менее, он отстает по степени разработанности и распространенности от электронных оборотов, используемых в сфере бухгалтерского учета и в сфере учета информации по взаимодействию предприятия с контрагентами.
Таблица 1
Характеристика программных продуктов информационно - аналитического обеспечения СЭД
Наименование вариантов программ Характеристика программного пакета Цена(«под ключ» с учетом установки и внедрения)
Система ДЕЛО Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид. Надежное хранение и быстрый поиск. Контроль исполнения поручений. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес —процессы. Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов 25 000 руб.
Docsvision &стема управления документами, задачами и бизнес —процессами организации. Автоматизация делопроизводства. Управление бизнес —процессами и заданиями. Поиск и анализ информации. Информационная безопасность. Средства организации ЮЗЭДО. Средства настройки и разработки решений. Мобильная работа. Интеграция и масштабирование 35 000 руб.
1С: Документооборот Интеграция с 1С. Программный продукт "1С: Документооборот 8" для автоматизации документооборота, разработанный на новой технологической платформе 1С: Предприятие и является преемником программного продукта 1С: Архив. 25 000 руб.
DocSpace Система электронного документооборота на SharePoint. Веб — ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации (СЭДО^ система). 50 000 руб.
Атлас С помощью системы пользователь может создавать новые документы, добавлять уже существующие документы (файлы) в систему, распределять документы по тематическим папкам, осуществляться редактирование документов в системе, при этом система сама отслеживает, какие документы уже находятся в работе у других пользователей. Маршрутизация документов 40 000 руб.
Таким образом, на рынке присутствует значительное количество программ, позволяющих снизить временные и экономические издержки, возникающие при работе с документами, и повысить эффективность работы с документооборотом любого уровня и сложности. Следует отметить, что в каждой из рассмотренных программ есть «кадровый блок», предусматривающий автоматизированную обработку кадровой документации.
По мнению исследователей, занимающихся вопросами электронного кадрового оборота [4;5;6,7;11], основными направлениями развития кадрового электронного оборота будут в ближайшее время выступать:
1) использование электронных трудовых книжек, что будет являться эффективным электронным способом взаимодействия
работодателей с теми работниками предприятия, которые заняты дистанционно;
2) замена подписи сторон на бумажных вариантах документов электронной подписью;
3) разработка унифицированных электронных форм документов кадрового учета;
4) внедрение практики заключения, изменения и прекращения трудовых договоров в электронной форме, особенно это будет актуально при взаимодействии предприятия с дистанционными и сезонными работниками, а также с теми работниками, кто уезжает трудиться на дальние расстояния вахтовым методом.
Электронная система кадрового
документооборота не должна замыкаться на локальном уровне [4, с.48]. Значительная часть информации, которая связана с трудовыми отношениями (официально подтвержденные и входящие в соответствующий реестр документы об образовании работника, порядок приема и увольнения с работы, информация о стаже работника, уплата взносов со страны работодателя во внебюджетные фонды, перечисление в бюджет подоходного налога и т.д.) должна быть систематизирована и доступна и для государственных органов, прежде всего, для осуществления контрольных функций. Следует согласиться с исследователями [4;5;6;7;8], предлагающими в целях обеспечения эффективного функционирования системы электронного документооборота создание
единой информационной системы, действующей на государственном уровне, с помощью которой предприятия, и граждане могли бы получать необходимую информацию.
В заключении следует отметить, что в связи с переходом к всеобщей цифровизации во всех сферах общественной деятельности создание кадрового документооборота является необходимым и неизбежным процессом. В настоящее время на микроуровне осуществляются попытки (особенно со стороны крупных организаций) перейти полностью на электронный кадровый документооборот. В малых предприятиях и средних компаниях электронный кадровый документооборот является частью общего электронного оборота и напрямую связан с функционированием существующей на предприятии информационной компьютерной системой. Большинство российских предприятий для автоматизации сведений о кадрах предприятия используют кадровый блок в своих программных продуктах. Для дальнейшего эффективного развития электронного кадрового оборота на микроуровне необходимо создание соответствующей
информационной поддерживающей системы на уровне государства, которая содержала бы информацию о кадровом состоянии и была доступна заинтересованным пользователям.
Библиографический список
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149 - ФЗ (ред. от 19.07.2018) // КонсультантПлюс: справ. правовая система. — Электрон. дан. — М., 2018. — URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 10.11.2018) — Режим доступа: для зарегистрир. пользователей. — Текст: электронный.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утверждено и введено действием Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст- Москва: Стандартинформ, 2018. - 84 c. - Текст : непосредственный.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования: утвержден и введен вдействие Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст: дата введения 07.072007. - Москва: Стандартинформ, 2018. - 22 c. - Текст: непосредственный.
4. Валитова, А.И. Трудовые отношения в процессе цифровизации экономики /А.И. Валитова , Д.В Старкова — Текст : непосредственный //В сборнике: Сфера знаний: вопросы продуктивного взаимодействия теории и практики сборник научных трудов. — Казань. — 2018. — С. 48 - 52.
5. Кошелева, Г.В. Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия /Г.В. Кошелева, Н.Н. Шокорова , Ю.Ю. Фионова, Т.А. Шкурина — Текст : непосредственный //Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — Текст: непосредственный —2016. — № 1 (17). — С. 271 - 280.
6. Латровкина, И.Ю. Электронный документооборот как средство повышения эффективности управления оборотными средствами на нефтеперерабатывающих предприятиях — Текст: непосредственный // И.Ю Латровкина // Инфраструктурные отрасли экономики: проблемы и перспективы развития. — 2013. — № 3. — С. 186 -190.
7. Офман, Е.М. Электронный документооборот в трудовых отношениях: проблемы и перспективы / Е.М. Офман — Текст : непосредственный //Вестник Южно —Уральского государственного университета. Серия: Право. — 2018. — Т. 18. — № 4. — С. 53-57.
8. Соколова, Д.А. Делопроизводство как технология обеспечения системы управления информационными ресурсами /Д.А. Соколова — Текст: непосредственный // Новая наука: Опыт, традиции, инновации. — 2017. — Т.1. — №4. — С. 171 -175
9. Скодорова, Л.К. Управление кадровой политикой в цифровом обществе/Л.К. Скодорова — Текст : непосредственный //Успехи современной науки. — 2016. — Т. 4. — № 12. — С. 77 -78.
10. Уфимцева, Е.И. Делопроизводство и документооборот на предприятии / Е.И. Уфимцева — Текст: непосредственный // Молодежь и наука. — 2017. — № 4 — 1. — С. 83.
11. Читчян, Р.К. Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития /Р.К. Читчян — Текст: непосредственный // Научно - исследовательские публикации. — 2016. — № 2 (34). — С. 26 — 36.
References
1. Federal law "On information, information technologies and information protection" of 27.07.2006 N 149 - FZ (ed. of 19.07.2018) // ConsultantPlus: reference.legal system. — Electron. Dan. — Moscow, 2018. — URL: http://www.consultant.ru (accessed: 10.11.2018) — access mode: for registered users. users. — Text : electronic.
2. GOST R 7.0.97 — 2016 "system of standards for information, library and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for registration of documents" — Text : direct M.: FSUE, 2018. — 84 p.
3. GOST R ISO 15489 - 1 - 2007. "National standard of the Russian Federation. System of standards for information, library and publishing. Document management. General requirements" (approved by the order of rostekhregulirovaniya of 12.03.2007 No. 28 - St) — Moscow: FSUE, 2018. — 84 p.
4. Valitova, A. I. Trudovye otnosheniya v processe cifrovizacii ehkonomiki [Labor relations in the process of digitalization of the economy] /A. I. Valitova , D. V. Starkova — Text : direct //In the collection: Sphere of knowledge: issues of productive interaction of theory and practice collection of scientific papers. — Kazan. — 2018. — P. 48 - 52.
5. Kosheleva, G. V. Avtomatizaciya deyatel'nosti kadrovoj sluzhby malogo predpriyatiya [Automation of the personnel service of a small enterprise] /G. V. Kosheleva, N. N. Shokorova ,Yu.Yu. Fionova, T. A. shkurina — Text : direct //Models, systems, and networks in Economics, technology, nature, and society. — Text : direct -2016. — № 1 (17). — p. 271 - 280.
6. Latrovkina, I. Yu. Ehlektronnyj dokumentooborot kak sredstvo povysheniya ehffektivnosti upravleniya oborotnymi sredstvami na neftepererabatyvayushchikh predpriyatiyakh [Electronic document flow as a means of improving the efficiency of working capital management at oil refineries] — Text : direct // I. Yu. Latrovkina // Infrastructure sectors of the economy: problems and prospects for development. — 2013. — No. 3. — P. 186 -190.
7. Ofman, E. M. Ehlektronnyj dokumentooborot v trudovykh otnosheniyakh: problemy i perspektivy [Electronic document flow in labor relations: problems and prospects] / E. M. Ofman — Text : direct //Bulletin of the South Ural state University. Series: Law. - 2018. — Vol. 18. — No. 4. — P. 53-57.
8. Sokolova, D. A. Deloproizvodstvo kak tekhnologiya obespecheniya sistemy upravleniya informacionnymi resursami [Office work as a technology for providing information resource management system]s /D. A. Sokolova — Text : direct // New science: Experience, traditions, innovations. — 2017. — Vol. 1. — No. 4. — P. 171 -175.
9. Skodorova, L. K. Upravlenie kadrovoj politikoj v cifrovom obshchestve [Personnel policy management in digital society]/L. K. Skodorova — Text : direct //Advances in modern science. — 2016. — Vol. 4. — No. 12. — P. 77 -78.
10. Ufimtseva, E. I. Deloproizvodstvo i dokumentooborot na predpriyatii [Office work and document management at the enterprise] / E. I. Ufimtseva — Text : direct // Youth and science. — 2017. — No. 4 — 1. — P. 83.
11. Chitchyan, R. K. Optimizaciya dokumentooborota na predpriyatii pri pomoshchi oblachnykh tekhnologij i perspektivy ikh razvitiya [Optimization of document flow at the enterprise using cloud technologies and prospects for their development] /R. K. Chitchyan — Text : direct // Research publications. — 2016. — No. 2 (34). — Pp. 26-36.
ELECTRONIC PERSONNEL DOCUMENTATION OF THE ENTERPRISE: IMPLEMENTATION PROBLEMS AND DEVELOPMENT PROSPECTS
Nina V. Borovskikh,
Doctor of Economic Sciences, Professor of the Department "Economics of Labor Organization", Omsk State
Technical University
Elena A. Kipervar,
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Economics of Labor and Labor Organization, Omsk State Technical University
The study was carried out with the financial support of the Russian Foundation for Basic Research, the project "Socio-economic aspects of the formation of personnel potential of the Omsk region", № 18-410-550012
Abstract. The article deals with the problems of effective organization of electronic personnel documentation at the level of an economic entity. The purpose of the work was to analyze the problems of implementation and determine the prospects for the development of electronic personnel turnover in the modern
Russian economy. The main methods of research were the method of abstraction and the method of generalization (in the analysis of scientific literature, the formulation of recommendations and conclusions). The paper concluded that Russian enterprises are attempting to switch completely to electronic personnel workflow. Effective development of electronic personnel turnover at the micro level should be based on the creation of an appropriate information support system at the state level. The objectives of the implementation of personnel electronic document management at the level of economic entities are: simplification of work with personnel data, the formation of a coherent system of functioning units within the organization, increasing the efficiency of information processing, increasing the overall labor productivity of employees. The main directions of optimization of the documentary flow system are substantiated, including organizational, technical, software and technical components, the authors note that the optimization will allow to establish the structure of the documentation, identify the structure of the organization's documentary flows and their internal content, establish patterns of documentation movement within the documentary flow. The advantages and disadvantages of the electronic document management systems currently used on the Russian market, such as the ECM Logic; 1C: Document; DocsVision system; DIRECTUM; SED Case; EMC Documentum; Corus —Consulting, Codex: Document flow. All considered programs have a personnel block and can be used in working with frames. The unification and lack of industry specificity are identified as the main shortcomings in the use of these systems.
Key words: workflow, workflow electrons, workflow optimization, personnel electronic workflow, digitalization, electronic workflow systems.
Сведения об авторах:
Боровских Нина Владимировна — доктор экономических наук, профессор кафедры «Экономика и организация труда» ФГБОУ ВО «Омский государственный технический университет» (644050, пр. Мира, 11, Омск, Омскаяобл.) e-mail: [email protected])
Кипервар Елена Анатольевна — кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры «Экономика и организация труда» ФГБОУ ВО «Омский государственный технический университет» (644050, пр. Мира, 11, Омск, Омская обл. ) e-mail: [email protected])
Статья поступила в редакцию 11.03.2019г.
