CC BY
132
8. Statistical Yearbook. Altai Krai. 2010-2015: Stat. collection/territorial body of the Federal State statistics service for the administration of the province. -Barnaul, 2016. -348s.[electronicresource].-Access mode: http://docs.cntd.ru/document/453123097[in Russian].
Т.В. Кугушева - доцент кафедры теории и технологий в менеджменте, Факультет управления, Южный федеральный университет, (mba_2004@inbox.ru),
Т-V. Kugusheva - associate Professor of theory and technology in management, Faculty of management, southern federal University, (mba_2004@inbox.ru);
А.О. Куржиева - бакалавр 2 курса направления 38.03.02 Менеджмент Факультет управления, Южный федеральный университет, (kao050800@gmail.com),
A.O. Kurzhieva - bachelor of 2 courses 38.03.02 Management Faculty of management, southern federal University (kao050800@gmail.com);
Д.С. Ласкова - бакалавр 1 курса направления 38.03.01 Экономика, Экономический факультет, Южный федеральный университет, (laskova_2011@inbox.ru),
D.S. Laskova - bachelor of 1 year direction 38.03.01 Economics, Economic faculty, southern federal University, (laskova_2011 @inbox.ru).
ПРОБЛЕМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА PROBLEMS OF USE OF SYSTEMS OF ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION AT SMALL
BUSINESSES
Аннотация. Бизнес-процессы современной организации в настоящее время обеспечиваются достаточно большим потоком работ, связанных с подготовкой, передачей и хранением различных документов. Документооборот организации сопряжен с наличием сложных и обременительных процедур. Исключение же их не возможно. Однако существенно сократить различного рода расходы, в том числе временного характера, возможно с помощью систем электронного документооборота. На сегодняшний день электронный документооборот очень распространен, однако в среде предприятий, относящихся к малым, он не пользуется таким спросом, в сравнении с предприятиями среднего и крупного бизнеса. Вместе с тем, системы электронного документооборота позволяют упростить работу с документацией и сократить текущие расходы любого предприятия, в том числе расходы, связанные со временем и косвенные производственные потери. В статье рассматриваются проблемы и перспективы внедрения СЭД на предприятиях малого бизнеса.
Annotation. Business processes of a modern organization are currently provided with a sufficiently large flow of work related to the preparation, transfer and storage of various documents. Document management of the organization is associated with the presence of complex and burdensome procedures. The exception of their impossible. However, it is possible to significantly reduce various costs, including temporary ones, with the help of electronic document management systems. Today, electronic document management is very common, but among enterprises belonging to small, it is not in such demand, in comparison with medium and large businesses. At the same time, electronic document management systems make it possible to simplify the work with documentation and reduce the running costs of any enterprise, including time-related costs and indirect production losses. The article discusses the problems and prospects of introduction of EDM system in small businesses.
Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД, малый бизнес, работа с документами, перспективы развития системы электронного документооборота.
Keywords: electronic document management, EDM system, small business, work with documents, prospects of development of electronic document management system.
Общеизвестно, что деятельность любой организации сопряжена с различного рода коммуникационными процессами, которые требуют фиксации во времени и пространстве. В этой связи документооборот и делопроизводство лежит в основе функционирования любой организации. Документопотоки при этом могут иметь самый разнообразный характер, что связано со множественностью информационно-коммуникационных связей организации, как правило выходящих за пределы её функционирования. Иными словами, организационные структуры и сотрудники, в них входящие, коммуницируют не только между собой, но и с внешней средой, образуя при этом поток разнообразных писем, договоров и иных форм документации.
Достаточно продолжительное время в основе формирования документооборота организации лежал бумажный документооборот. При этом требовались существенные временные затраты не только на изготовление документа, но и на его передачу. Расходы организации в этой связи формировались не только на собственно изготовление бумажного варианта документа, но и его последующую транспортировку. То есть доставку документации респонденту не только во внешнюю среду организации, но и в пределах внутренней среды организации в том случае, если она имеет развитую филиальную сеть.
Развитие современных технологий, в основе которых лежат информационные средства управления, цифровизация и компьютеризация всех организационных бизнес-процессов, явилось стимулом для
формирования так называемых безбумажных форм документооборота, основанных на формировании электронных документов.
Электронный документ представляет собой документ, который не только создается с помощью информационных технологий и сохраняется на соответствующем электронном носителе, но и может быть подписан электронной цифровой подписью, подтверждающей его юридическую силу. В основе формирования документооборота с использованием информационных технологий может быть специализированная система электронного документооборота, позволяющая реализовать с большей эффективностью базовые потребности отдельно взятой организации в построении адекватной системы документооборота. Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций [2]. Она позволяет упростить работу организации, так как вносить изменения, считывать информацию, отправлять по почте и архивировать электронные документы гораздо удобнее, чем бумажные.
Доставка
система контрагента
Рисунок 1 - Графическое сравнение традиционного и электронного документооборота [3]
Основной спектр задач, который реализуется с помощью систем электронного документооборота, следующий:
- реализация принципа прозрачности деятельности организации в целом и хода выполнения отдельных задач в частности;
- систематизация и накопление информации о деятельности компании с возможностью оперативного поиска и доступа к ней;
- повышение эффективности и скорости принятия управленческих решений, связанных с коммуникационными потоками и своевременного получения информации о действительном положении дел;
- формализация и конкретизация деятельности сотрудников, вовлеченных в систему электронного документооборота;
- экономия ресурсов прямого и косвенного характера.
Вместе с тем, несмотря на очевидные достоинства систем электронного документооборота, их внедрение в организациях различных форм собственности и видов деятельности сопряжено с рядом трудностей и ограничений, наиболее ярким из которых выступает сопротивление сотрудников к внедряемым изменениям, а также первоначальным затратам объекта внедрения СЭД не только в части приобретения и интеграции системы в существующие бизнес-процессы, но и затраты, связанные собственно с обучением сотрудников.
Разумеется, на сегодняшний день система электронного документооборота не так совершенна, как хотелось бы. Например, в любой организации существуют те виды документов, которые должны храниться на бумажном носителе. Такими документами могут быть оригиналы договоров с подписями, а также текущая документация, которую удобнее хранить в бумажном виде.
Помимо прочего, случаются ситуации, когда бумажный носитель эффективнее электронного. Если в системе электронного документооборота произойдет сбой, или она зависнет, то работа организации затормозится. Поэтому необходимо сохранять основные документы в бумажном виде.
Но, несмотря на все минусы СЭД, эта система очень эффективна в работе, ведь она позволяет экономить массу ресурсов: время, бумагу, канцелярские принадлежности, деньги и многое другое.
Говоря об ареале распространенности данных систем можно отметить, что наиболее распространена система электронного документооборота в крупных и средних предприятиях, а также в различного рода государственных структурах. В связи с этим интересным представляется рассмотрение возможности применения СЭД субъектами малого предпринимательства. Ведь внедрение системы электронного документооборота на предприятиях малого бизнеса связано не только с эффективностью данных систем, но и актуализацией
деятельности субъектов малого предпринимательства всем экономическим процессам, изменяющимся в свете тенденций цифровизации.
Переходя к проблематике нашего исследования, отметим, что отнесение субъекта рыночных отношений к малому в настоящее время регламентируется действующим законодательством. Критериями отнесения зарегистрированных предприятий в форме индивидуального предпринимательства или общества с ограниченной ответственностью выступает группа количественных критериев, среди которых выделяют численность персонала (не более ста) и объем суммарных годовых доходов (не более 800 млн. рублей).
Несмотря на указанные тенденции цифровизации экономических процессов, в большинстве случаев предприятия малого бизнеса предпочитают обходиться бумажной документацией. Многие руководители малого бизнеса верят, что переход на новую систему обойдется им очень дорого, и экономия от введения данной системы не покроет расходы. Однако стоит заметить, что малый бизнес в отличие от крупных предприятий не нуждается в продвинутых, комплексных возможностях системы электронного документооборота. В малом бизнесе число пользователей данного программного продукта также меньше, чем в более крупных организациях, что ведет к снижению затрат на установку системы электронного документооборота. А что самое главное, так это то, что количество расходуемой бумаги и других канцелярских принадлежностей резко сократится, что заметно снизит текущие расходы предприятия малого бизнеса.
Так же многие руководители предприятий малого бизнеса уверяют, что им не нужна система электронного документооборота для ведения документации. Но это большое заблуждение, ведь такие организации малочисленны, поэтому одному сотруднику приходится выполнять множество задач. Именно поэтому введение системы электронного документооборота необходимо предприятиям малого бизнеса.
Помимо прочего данная система предназначена специально для работы с документами, поэтому в ней больше возможностей, чем в проводнике Windows. Например, с помощью системы электронного документооборота можно самому задавать метаданные для хранения (дату счета, сумму счета, компанию, статус и т.д.)
Если подходить с практической точки зрения к работе предприятия, то можно заметить, что большинство документов передаются из организации в организацию по электронной почте. Поэтому малому бизнесу необходимо ввести в работе систему электронного документооборота, чтобы соответствовать прогрессу в области документообеспечения.
В современном мире существует множество различных систем электронного документооборота. Все они имеют простой пользовательский интерфейс и подробное руководство пользователя. Поэтому любой организации можно подобрать такую систему, которая будет лучшим образом подходить этой организации.
Ниже представлена сравнительная характеристика популярных систем электронного документооборота: Directum, Docsvision, ELMAECM+, OptimaWorkFlowи 1C: Документооборот 8[5], которые могут быть использованы субъектами предпринимательской деятельности. Каждая из них выполняет множество функций. К примеру, в Directum, можно устанавливать удобные напоминания, а так же в этой СЭД присутствуют возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Однако в этой системе есть свои минусы, такие как отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа. Эти функции реализуются в Docsvision, внутри главного окна которой отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты.
В любой из этих СЭД можно настраивать функции поиска и моделировать бизнес-процессы, а это необходимо для работы любого предприятия. Проанализировав работу своей организации и составив перечень функций, необходимых СЭД, можно найти подходящую систему на просторах интернета. Официальные сайты систем электронного документооборота предоставляют информацию о возможностях конкретной СЭД пользователям. Ниже приведена наглядная сравнительная характеристика систем электронного документооборота, которая позволяет проанализировать достоинства и недостатки каждой СЭД.
Таблица 1 - Сравнительная характеристика различных систем электронного документооборота [6]
Поддержка бумажного документооборота Directu m Docsvisi on ELM AEC M+ Opti ma Wor kflow 1C: Документооборот 8
Подготовка бумажных документов по шаблону + + + - -
Вывод на печать формы РКК документа - - - - +
Подготовка бумажных отчетов по шаблону + + + + +
Учет места хранения оригиналов документов + + + + +
Однако любого руководителя будет заботить вопрос о том, сколько стоит та или иная система электронного документооборота. На этот вопрос можно ответить, если на официальном сайте заинтересовавшей СЭД вбить параметры своей организации, такие как число пользователей, период использования и дополнительные функции. Сайт автоматически просчитает стоимость установки и эксплуатации системы электронного документооборота. Это упрощает работу руководителя при выборе подходящей СЭД. Ниже, в таблице 2 представлено сравнение нескольких СЭД по стоимости.
Таблица 2 - Стоимость различных систем электронного документооборота [7]
СЭД Цена, руб- Кол-во пользователь ских мест
Directum 22000 До 100
Docsvision 20700 До 100
ELMA ECM+ 45000 До 200
OptimaWorkflow 65000 50-99
1C: Документооборот 8 36000 До 100
В таблице 2 представлены данные, которые рассчитаны для организации с численностью до ста человек (малые предприятия). Данная стоимость СЭД включает в себя базовую серверную лицензию, то есть минимально необходимые для работы организации функции. На основе таблицы, можно прийти к выводу, что СЭД OptimaWorkflow является самой дорогостоящей, однако в ее базовую серверную лицензию входит больше функций, чем, например, в базовую серверную лицензию Directum.
Выводы:
1. Электронный документооборот в современном мире развивается и увеличивает свои возможности, поэтому в недалеком будущем можно ожидать полный переход работы малого бизнеса на систему электронного документооборота. Системы электронного документооборота выступают перспективным инструментом оптимизации основных, вспомогательных и административных бизнес-процессов организации, а также выступают определённым драйвером развития процессов цифровизации экономики, их интеграции в каждодневную рутинную работу современной организации. Электронный документооборот в своей основе имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным, однако его внедрение на предприятии сопряжено с проблемами организационного и управленческого характера.
2. Для предприятий малого бизнеса представляется возможным и целесообразным внедрение оптимальной для деятельности конкретного субъекта предпринимательской деятельности системы электронного документооборота. При этом стоимость подобных информационных технологий достаточно сильно варьируется и находится в прямой зависимости от функционала, выполняемого той или иной СЭД.
Источники:
1. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие/ Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.- Ростов-на-Дону: «ФЕНИКС», 2017.-296 с.
2. Электронный документооборот: что это такое Электронный ресурс «Википедия Свободная энциклопедия» / Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/ (дата обращения 02.12.2019)
3. Графическое равнение электронного и бумажного документооборота Электронный ресурс «КонсультантПлюс» / Режим доступа: https://501.newsmine.ru/2018/01/25/ (дата обращения 28.02.2019)
4. Федеральный закон «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 N 209-ФЗ (ред. от 27.12.2018) (принят ГД ФС РФ 24.02.2007)
5. Примеры популярных систем электронного документооборота Электронный ресурс «Корпоративный менеджмент» / Режим доступа: https://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml (дата обращения 28.02.2019)
6. Сравнительная характеристика различных систем электронного документооборота Электронный ресурс «iXBT.com» / Режим доступа: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (дата обращения07.03.2019)
7. Стоимость различных систем электронного документооборота Электронный ресурс «Ключевой Элемент» / Режим доступа: http://www.keyelement.ru/index.php?name=Html_Content&op=page&folder=4_articles&contentsite=ecm_review.html (дата обращения15.03.2019)
Sources:
1. Kugusheva, T. V. record-keeping law: textbook/ T. V. Kugusheva, T. S. Gentle, C. F. Mehontsev.- Rostov-on-don: "PHOENIX", 2017.-296 PP.
2. Electronic document flow: what is the Electronic resource "Wikipedia Free encyclopedia" / access mode:https://ru.wikipedia.org/ (Date of issue 02.12.2019)
3. Graphic comparison of electronic and paper document Circulation electronic resource "ConsultantPlus" / access mode: https://501.newsmine.ru/2018/01/25/ (Date of issue 28.02.2019)
4. The Federal law "About development of small and medium entrepreneurship in the Russian Federation" of 24.07.2007 N 209-FL (as amended on 27.12.2018) (adopted by the state Duma 24.02.2007)
5. Examples of popular electronic document management systems Electronic resource "Corporate management" / access mode: https://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml (Date of issue 28.02.2019)
6. Comparative characteristics of various electronic document management systems Electronic resource "iXBT.com» / access mode: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (Date of issue 02.12.2019)
7. The cost of various electronic document management systems Electronic resource " Key Element» / access mode: http://www.keyelement.ru/index.php?name=Html_Content&op=page&folder=4_articles&contentsite=ecm_review.html(Date of issue 02.12.2019)
В.Д. Кузьменкова - д.э.н., профессор ФГБОУ ВО «Гжельский государственный университет», iuliy_67@mail.ru,
V.D. Kuzmenkova - Professor "Gzhel State University".
ЦИФРОВИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ DIGITALIZATION OF THE ELECTRIC POWER INDUSTRY
Аннотация. В статье рассматриваются вопросы внедрение на базе цифровых технологий риск-ориентированной модели управления в электроэнергетике для минимизации совокупной стоимости владения с целью снижения себестоимости кВт-ч при заданном уровне надежности и приемлемом уровне тарифной нагрузки. В рамках реализации программы «Цифровая экономика» Президент России поставил стратегическую задачу цифровизации электроэнергетики РФ. Необходимость повышать эффективность, производительность труда, надежность и безопасность энергоснабжения. В статье делается вывод, что государство обеспечивает благоприятные условия для развития отрасли, в которой важно добиться снижения стоимости электроэнергии, автоматизации рутинных процессов, модернизации энергетической системы, бесперебойной работы и получения более высоких бизнес-показателей функционирования, тем самым выйти на рынок глобальной конкуренции.
Annotation. The article discusses the introduction of a digital-based risk-oriented management model in the electric power industry to minimize total cost of ownership in order to reduce the cost of kWh at a given level of reliability and an acceptable level of tariff load. As part of the implementation of the Digital Economy program, the President of Russia set the strategic task of digitalizing the electricity industry of the Russian Federation. Need to improve efficiency, productivity, reliability and security of energy supply. The article concludes that the state provides favorable conditions for the development of the industry, in which it is important to achieve reduction of the cost of electricity, automation of routine processes, modernization of the energy system, smooth operation and obtaining higher business performance, thus entering the market of global competition.
Ключевые слова: цифровая экономика, топливно-энергетический комплекс, энергопотребление, трансформация, электроэнергетическая промышленность.
Keywords: digital economy, fuel and energy complex, energy consumption, transformation, electric power
industry.
Тенденции развития энергосистем в мире вынуждают их к «цифровому переходу» — принципиальной смене внутренней архитектуры и управления. В России единая энергосистема пока не нуждается в глобальной трансформации, однако растущая неэффективность электроэнергетики становится сдерживающим фактором для развития экономики. Цифровизация — актуальная тенденция для повышения эффективности работы отраслей, включая энергетическую.
Частью цифровой экономики станет цифровая энергетика — программа цифровизации всех отраслей топливно-энергетического комплекса: электроэнергетики, нефтегаза и угольной сферы.
Топливно-энергетический комплекс - это отраслевая система добычи природных ресурсов, переработки энергоресурсов, транспортировки и потребления, которую принято считать основой многих экономик стран мира, в том числе и Российской Федерации. В состав топливно-энергетического комплекса входит добыча, переработка, передача, распределение и потребление нефти, газа, электрической энергии, каменного угля и других полезных ископаемых.
За последние столетия энергопотребление в мире увеличилось примерно в 5 раз и в год достигает 12 млрд. т у.т. (тонн условного топлива). В последние десятилетия происходит рост нефтедобычи, который достигает 10% в год, объем добычи газа растет на 4% в год, нефтепереработка увеличивается в среднем на 5% в год, а производство электрической энергии на 1%. В мире наблюдается неравномерность изменения структуры энергетического баланса производства и потребления различных энергоресурсов. Например, Япония, США и страны Западной Европы занимают менее 10% территории планеты, население составляет менее 20%, а производство промышленного продукта составляет более 50%, электроэнергии - 60% и потребляют 55% энергетических ресурсов. Прогноз ввода новых мощностей генерации электроэнергии в мире представлен на рисунке.
