Система показателей состояния документооборота организации Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

ИЗВЕСТИЯ

ПЕНЗЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА имени В. Г. БЕЛИНСКОГО ФИЗИКО-МАТЕМАТИЧЕСКИЕ НАУКИ №26 2011

IZVESTIA

PENZENSKOGO GOSUDARSTVENNOGO PEDAGOGICHESKOGO UNIVERSITETA IMENI V.G. BELINSKOGO PHYSICAL AND MATHEMATICAL SCIENCES №26 2011

УДК: 004.413.5+004.91

СИСТЕМА ПОКАЗАТЕЛЕЙ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ОРГАНИЗАЦИИ

© Н.Б. БАКАНОВА Пензенский государственный университет, кафедра “Информационное обеспечение управления и производства” e-mail: [email protected]

Баканова Н. Б. — Система показателей состояния документооборота организации // Известия ПГПУ им. В. Г. Белинского. 2011. № 26. С. 529—533. — Внедрение системы электронного документооборота - комплексная задача, решение которой не должно ограничиваться лишь автоматизацией существующих документопотоков. Предложена комплексная система показателей состояния документооборота организации.

Ключевые слова: документ, документооборот, бизнес-процесс, документопоток, автоматизация, система электронного документооборота

Bakanova N.B. — System of indicators of a condition of document circulation of the organization // Izv. Penz. gos. pedagog. univ. im.i V. G. Belinskogo. 2011. № 26. P. 529—533. — Introduction of system of electronic document circulation is a complex problem, which decision shouldn’t be limited only to automation of existing flows of documents. A complex system of indicators of a condition of document circulation of the organization is offered.

Keywords: document, document circulation, business process, flow of documents, automation, system of electronic document circulation

Внедрение на предприятии систем электронного документооборота (СЭД) призвано повысить эффективность управления в первую очередь за счёт сокращения времени на работу с внутренними документами. Однако, автоматизация последовательности действий по обработке документов способна дать большие возможности по сокращению времени на принятие оперативных управленческих решений за счёт оптимизации бизнес-процессов предприятия и, соответственно, сопровождающих их документопотоков.

Таким образом, достижение максимального эффекта от использования СЭД возможно только в случае, если её внедрению предшествовал важные этап серьёзного анализа и оптимизации всей системы управления предприятием.

Присутствующие сегодня программные продукты на рынке автоматизированных систем любого типа не оснащены программными модулями анализа состояния документооборота, что снижает эффективность их внедрения. Предприятия, решающиеся на внедрение СЭД, сталкиваются один на один со значительными по трудности задачами по изменению системы, зачастую стихийно сложившихся, бизнес-процессов, решение которых порой, из-за их сложности, откладываются на неопределённый период.

Практика оптимизации документооборота на предприятии, как собственными силами, так и силами коммерческих фирм, занимающихся внедрением СЭД, ограничивается несистемными мерами по учёту объёмов документооборота, неисполненных или исполненных не в требуемые сроки документов. Лица, участвующие в процессе внедрения СЭД, зачастую скрупулезно описывают существующие традиции предприятия в сфере управления документацией, чтобы затем переложить все их несовершенства на новый технологический уровень. Все эти действия не укладываются ни в одну сколько-нибудь формализованную методику, т.к. не существует ни интегрального показателя качества документооборота, ни универсальной системы показателей качества документооборота, не зависящей от специфики деятельности предприятия.

Первый шаг при оптимизации документооборота - это анализ его реального состояния. При этом можно отталкиваться от двух исходных точек - “от документов” (таблица 1) или “от процессов” (таблица 2). Для каждого из этих двух случаев предлагается своя система оценочных показателей [1].

- Система частных показателей, позволяющих оценить состояние документооборота организации “от документов”

Показатель Описание

Состав документов каждого подразделения Позволяет оценить видовое разнообразие документов подразделения (организации) и, косвенно, степень концентрации внимания, необходимую при работе с документами: большое количество видов документов, особенно при отсутствии унифицированных форм, резко увеличивает вероятность совершения ошибки при создании и/или обработке документов

Объем документов каждого вида по подразделениям и организации в целом Является оценкой общего объема документооборота, а также трудозатрат по оформлению документа каждого вида. Полученные сведения являются одним из оснований к выводу о целесообразности внедрения программных средств автоматизации подготовки документов и/или системы электронного документооборота

Количество и состав документов, создаваемых, подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом Позволяет оценить степень загруженности сотрудников, а также реальное распределение обязанностей между ними и соответствие действительно выполняемых обязанностей функциям, закрепленным в должностных инструкциях

Место хранения входящих и созданных документов Эти сведения необходимы для разработки номенклатур дел структурных подразделений

Место и объем регистрации входящих и создаваемых документов Позволяет сформировать представление о применяемой системе регистрации документов и степени ее оптимальности, т.к. достаточно часто на практике регистрируются все документы подряд или, наоборот, не регистрируются документы, содержащие важную информацию, что может привести к их утрате. Эти сведения позволяют оценить реальные затраты времени на регистрацию и проверить их соответствие численности штата подразделения

Состав адресатов создаваемых документов Позволяет сформировать список организаций и структурных подразделений, в которые направляются подписанные документы. Эта информация неоценима при разработке номенклатуры дел для определения сроков хранения документов

Показатель Описание

Наличие и состав используемых унифицированных форм документов для каждого подразделения Характеризует уровень работ, проводимых на предприятии в области стандартизации и унификации, а также позволяет уточнить соответствие применяемых форм документов современной нормативной правовой базе

Маршрут прохождения каждого документа Обобщает все полученные сведения и выстраивает их в логической последовательности, определяемой действующей на предприятии инструкцией по делопроизводству или стандартом по управлению документами и данными

Анализ документооборота должен предваряться этапом сбора данных об особенностях работы с документами в структурных подразделениях и на отдельных рабочих местах. Как видно из таблицы 1, одним из ключевых критериев оценки состояния документооборота на предприятии является количество и состав документов,создаваемых, подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом. С его помощью можно решить задачи оценки:

• степени загруженности сотрудников;

• реального распределения функциональных обязанностей между ними;

• соответствия реально выполняемых обязанностей работниками функциям, закрепленным в их должностных инструкциях.

Для решения перечисленных выше задач необходимо, прежде всего, определить реальное время, затрачиваемое на отдельную операцию, например, на согласование. Оно зависит от содержания документа и его объёма. Поэтому использование рекомендаций межотраслевых документов по нормированию труда [2] или отраслевых нормативов [3] не позволит определить фактические трудозатраты. Однако, известные методики [4] позволяют вычислить локальные нормы времени для операций согласования по отдельным разновидностям документов. Усреднение норм времени на согласование документов одного вида не принесёт приемлемых по точности результатов из-за различий в содержании и объёме документов, относящихся к этому виду.

Исходные данные для вычисления локальных норм времени в организации могут быть получены с помощью методов фотографии или самофотографии рабочего дня, которые позволяют измерить все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период. Рассчитанные локальные нормы времени необходимы для определения фактической загруженности сотрудников по выполнению отдельных операций с документами.

При выявлении фактов общей перегрузки работников целесообразно ставить вопрос об оптимизации маршрутов прохождения документов. Для его решения предлагается использовать метод выявления и сравнения ключевых слов. Он заключается в том, что содержание каждого документа можно охарактеризовать набором некоторых ключевых слов, равно как и содержание деятельности каждого сотрудника. Ключевые слова для сотрудников могут быть выявлены из их должностных инструкций или по материалам обследования. В последнем случае, при описании выполняемых сотрудниками функций рекомендуется заранее выработать единую систему терминов, характеризующих каждый отдельный вид работ. По завершении формирования списков ключевых слов необходимо сравнить слова из документа, поступающего к сотруднику, например, для согласования, с ключевыми словами деятельности самого сотрудника.

Если одинаковых ключевых слов в документе и у сотрудника не найдено, то разумно предположить, что документ поступил к данному сотруднику из-за исторически сложившихся информационных связей

в организации, а сам сотрудник формально проставляет, например, визу или гриф согласования. Тогда целесообразно исключить этот этап работы данного сотрудника из маршрута движения рассматриваемого документа.

Если же ключевые слова документа полностью или частично перекрываются с ключевыми словами деятельности работника, то можно говорить о том, что сотрудник действительно, а не номинально, имеет отношение к вопросу, изложенному в документе, и заинтересован в нём. В этом случае следует рассмотреть общую загруженность сотрудника. Если для него общее время на работу с документами составляет большую часть полезного фонда рабочего времени, то целесообразно ставить вопрос о перераспределении функциональных обязанностей или делегировании полномочий.

Некоторые частные оценочные показатели “от документов” (например, состав документов каждого подразделения; количество и состав документов, создаваемых, подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом; маршрут прохождения каждого документа) могут быть объединены в системе оценочных показателей, позволяющих провести анализ состояния документооборота предприятии “от процессов” (таблица 2).

- Система оценочных показатели, позволяющих провести анализ состояния документооборота предприятия “от процессов”

Показатель Описание

Состав документов, порождаемых процессом деятельности Позволяет выявить и оценить весь комплект документов, относящихся к одному процессу

Состав документов, получаемых из предшествующих процессов Даёт возможность определить степень полноты и/или избыточность исходных данных, поставляемых для осуществления процесса

Состав документов, содержащих исходные данные для последующих процессов Позволяет судить об удовлетворенности потребителей

Последовательность подготовки отдельных документов процесса Содержит необходимые сведения для решения задачи распараллеливания отдельных действий процессов

Процессы конкретного подразделения Позволяет определить распределение ответственности подразделений за процессы и функции организации

Все действия,относящиеся к каждому процессу Содержит необходимые сведения по всем видам деятельности процесса

Риски, связанные с выполнением процесса Позволяют определить нежелательные ситуации, которые являются причиной нарушения операции по каждому виду деятельности в рамках процесса

Предыдущие и последующие процессы для каждого процесса Позволяет определить взаимодействие процесса с другими процессами подразделения и организации

Участники процессов и их загруженность Позволяет определить ответственных за процесс, а также количество процессов, в которых они участвуют

Процессы, которые влияют на эффективность управления организацией Позволяет определить важность процесса в СМК организации для улучшения ее деятельности

Документы процесса, которые не подготовлены на текущий момент Позволяет выявить полноту состава документов дела (все ли документы по процессу подготовлены и какие отсутствуют)

Предложенные системы показателей оценки документооборота являются универсальными, не за-

висят от специфики деятельности предприятия и составляют сведения, необходимые для оптимизации документопотоков. Применение метода ключевых слов позволяет выявить степень рациональности распределения обязанностей между сотрудниками и оценить маршруты прохождения документов. К числу существенных достоинств метода следует отнести и высокие возможности автоматизации производимых расчетов, что позволяет повысить эффективность процесса оптимизации.

В настоящее время реализована первая версия системы автоматизированной оценки состояния документооборота организации. Результаты её опытной эксплуатации подтверждают эффективность рассмотренной выше методики.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Усманова И. В., Баканова Н. Б., Таирова А. И. Анализ документооборота коммерческого предприятия // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза: ПДЗ, 2010. С. 8 -10.

2. Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 №72). ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. М., 1995. 26 с.

3. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Постановление Минтруда от 26.03.2002 № 23.

4. Бухалков М. И. Организация и нормирование труда. М.: ИНФРА-М, 2008. 416 с.