CC BY
82
КОНЦЕПТ
Эл № фС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
ART 14235 УДК 378.1
Погребицкая Марина Владимировна,
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег.
кандидат педагогических наук, доцент, начальник службы менеджмента качества Северо-Казахстанского государственного университета им. М. Козыбаева, г. Петропавловск, Казахстан [email protected]
Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева
Аннотация. В статье приводится описание многоуровневой и многоаспектной системы планирования деятельности, внедренной в СКГУ им. М. Козыбаева. Представлены элементы долгосрочного и краткосрочного планирования, приведена модель организационных планов, и описаны подходы к оценке эффективности деятельности подразделений.
Ключевые слова: система планирования, университет, долгосрочное планирование, краткосрочное планирование, стратегическое планирование, комплексный план, управление, отчетность.
Раздел: (01) педагогика; история педагогики и образования; теория и методика обучения и воспитания (по предметным областям).
Государственная программа развития образования Республики Казахстан на 2011-2020 годы, Болонский процесс, внедрение стратегического планирования и принципов корпоративного управления, расширение автономии вузов, активная аккредитация вузов и программ приводят к необходимости модернизации внутриву-зовских систем планирования [1].
Казахстанские вузы успешно осваивают принципы стратегического планирования, поддерживают системы менеджмента качества, активно внедряют информационные системы в управленческую деятельность, но по-прежнему проблемным вопросом остается качество и системность планирования. Важным требованием эффективного планирования при быстроменяющихся внешних условиях является согласованность планов на всех управленческих уровнях и направлениях деятельности.
Повышение эффективности системы планирования и отчетности - одна из приоритетных задач Северо-Казахстанского государственного университета им. М. Козыбаева. Действующая система управления университета характеризуется рядом особенностей, которые позволяют реализовывать стратегические задачи развития:
- предопределение основных целей и задач, размещение необходимых для достижения этих целей ресурсов основным коллегиальным органом - ученым советом;
- структурированный, построенный по иерархическому принципу подход к разработке целей, обеспечивающий децентрализацию управления и успешность в достижении миссии;
- обеспечение управленческой деятельности высокопрофессиональным составом административно-управленческого персонала;
- применение традиционного, процессного и системного подходов к управлению;
- использование в управлении основных принципов и современных методов менеджмента качества, методологии постоянного совершенствования - цикла PDCA;
- успешная оптимизация управленческих механизмов деятельности с целью обеспечения ректората актуальной, полной, достоверной и регулярно обновляемой информацией, необходимой для управления образовательным процессом;
- формирование комплексной системы мониторинга деятельности;
f\j ■Л f\j
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
научно-методический электронный журнал.
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег. Эл № ФС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
ART 14235
УДК 37S.1
- наличие, поддержание и развитие мощной инфраструктуры, оптимизация существующих ресурсов.
С 2005 г. в университете наравне с традиционными методами применяется процессный подход к управлению. В качестве инструмента управления бизнес-процессами определен стандарт ИСО 9001. Деятельность вуза представлена как сеть взаимосвязанных процессов, необходимых для реализации стратегии развития. С помощью системного анализа выделены 11 основных и 20 вспомогательных процессов. Менеджмент процессов осуществляется за счет: четкого распределения ответственности за процессы, обозначенного в «Руководстве по качеству»; высокого качества документации системы менеджмента качества, содержащей способы осуществления деятельности; реализации цикла PDCA в процедуре каждого процесса, позволяющего выделять этапы проектирования, функционирования, анализа и улучшения процесса; проведения ежегодной самооценки процессов.
По каждому из процессов разработана документированная процедура, определены критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, осуществления и управления этими процессами. При определении критериев и методов учитывались требования нормативной документации Министерства образования и науки Республики Казахстан (МОН РК), показатели государственной аттестации, лицензирования и др. [2] Эти показатели систематически сверяются с практикой реального функционирования процесса. Общий анализ функционирования процессов рассматривается ежегодно в мае на ученом совете, где определяется эффективность принятых решений на основе оценки динамики показателей.
Последовательность и взаимодействие процессов определены в «Руководстве по качеству» посредством их схематического описания на основе технологии IDEF0. Общие принципы системы планирования СКГУ им. М. Козыбаева представлены в модели организационных планов (см. рисунок).
Основной особенностью системы планирования вуза является то, что в модель организационных планов включены все направления деятельности вуза и иерархические уровни.
Долгосрочное планирование основывается на требованиях государства и центрального исполнительного органа в области образования, анализе внешней среды вуза, принципах Всеобщего управления качеством, учитывает особенности стратегического планирования и включает разработку видения, миссии, стратегии развития и плана развития университета, политики в области качества.
В СКГУ им. М. Козыбаева принята следующая процедура анализа, пересмотра и обновления миссии университета:
- обсуждение университетским сообществом действующей миссии университета в рамках форума на официальном сайте вуза;
- обсуждение рабочими группами из числа преподавателей, обучающихся и работодателей в рамках заседаний кафедр, деканатов/директората; сотрудниками подразделений вуза на собраниях отделов, служб, центров;
- проведение анализа рекомендаций и разработка предложений по формулировке миссии службой менеджмента качества вуза;
- рассмотрение и утверждение миссии на ученом совете вуза.
Стратегия развития университета определяет приоритетные направления и стратегические цели. План развития (план по реализации стратегии) вуза устанавливает целевые индикаторы для направлений развития, задачи, показатели и мероприятия по реализации задач.
«VI О <Х»
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
КОНТ ТЕПТ
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег.
научно-методический электронный журнал Эл № ФС 77-49965 - ISSN 2304-120X.
ART 14235
УДК 378.1
U 0. 2 5
>. >
- учебно-методический совет НИР - научно-исследовательская работа ВР - воспитательная работа
- учебно-методическая работа УВП - учебно-вспомогательный персонал ППС - профессорско-преподавательский состав
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
научно-методический электронный журнал
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег.
Эл № ФС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
ART 14235
УДК 37S.1
Стратегия и план по реализации стратегии развития вуза являются основанием для составления пятилетнего плана развития университета, утверждаемого впоследствии в МОН РК. Информация о действующей миссии, видении и ключевых перспективах развития вуза размещена на официальном сайте университета, в учебных корпусах, систематически озвучивается в еженедельной вузовской телепрограмме «Парасат» на областном телевидении, размещается в текстах статей и очерков об университете, включается в сборники для абитуриентов и рекламные буклеты. Цели и задачи вуза освещаются руководством при проведении областных и региональных мероприятий.
Составной частью стратегического планирования является политика вуза в области качества, которая разрабатывается на долгосрочный период (с ежегодным анализом ее актуальности), отражает основные намерения и обязательства вуза в области обеспечения качества образования и создает основу для анализа и определения целей в области качества.
Доступность документов долгосрочного планирования и информированность работников вуза об их содержании достигаются через вовлечение работников в разработку этих документов, обсуждение и принятие документов на заседаниях коллегиальных органов, тиражирование, обязательную процедуру ознакомления сотрудников руководителями подразделений, размещение документов на официальном сайте и информационных стендах.
На основе плана развития и политики в области качества строятся краткосрочные планы работы. Краткосрочное планирование включает в себя три уровня.
На уровне университета краткосрочное планирование представлено целями СКГУ им. М. Козыбаева в области качества, планами по улучшению, планами работы совещательных органов, годовыми планами работы по направлениям.
Общие цели вуза в области качества разрабатываются ежегодно на основе результатов анализа деятельности вуза по обеспечению качественной подготовки специалистов и результатов процессов, с учетом стратегических целей развития и текущих требований деятельности. Цели вуза в области качества - основные показатели деятельности университета по разным направлениям на учебный год. К формулировке целей предъявляются требования измеримости и достижимости.
На основе целей вуза в области качества формируются цели каждого подразделения, отражающие основные показатели подразделений для поддержания общей политики качества вуза, стратегических целей развития и частных задач.
К краткосрочным планам работы этого уровня также относятся годовые планы работ совещательных органов: попечительского совета, ученого совета, ректората, учебно-методического совета, научного совета.
В начале учебного года на основе документов долгосрочного планирования разрабатываются общие планы по направлениям деятельности: научно-исследовательской работе, воспитательной работе, повышению квалификации персонала, трудоустройству выпускников, административно-хозяйственной деятельности.
На уровне структурных подразделений краткосрочное планирование представлено целями подразделений вуза в области качества, годовыми планами работы структурных подразделений, комплексными планами факультетов и института, планами работы кафедр.
Планы структурных подразделений, в том числе факультетов и кафедр, характеризуются высокой концентрацией и тесной связью каждого вида направлений с целевым назначением. Планы в обязательном порядке содержат сроки выполнения мероприятий, ответственных лиц и графу для отметки о выполнении. Одним из тре-
гм yj nj
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
научно-методический электронный журнал
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег.
Эл № ФС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
ART 14235
УДК 37S.1
бований к краткосрочным планам является их соответствие миссии, стратегическим целям и задачам университета, наличие раздела по улучшению деятельности, что проверяется в ходе внутренних аудитов.
Годовые планы работ подразделений разрабатываются в начале учебного года (или календарного - для некоторых служб) при непосредственном участии сотрудников подразделений, проекты планов обсуждаются на заседаниях кафедр или подразделений. Планы работы кафедры согласовываются с деканами факультетов, проректорами по направлениям и утверждаются ректором. Планы работы факультетов/института согласовываются с проректорами по направлениям и также утверждаются ректором. Планы работы подразделений (службы, отдела, сектора) утверждаются курирующим проректором.
Планы работ - часть номенклатуры дел всех подразделений и, соответственно, являются открытыми документами для сотрудников этих подразделений.
На индивидуальном уровне планирование представлено планами работы ответственных по направлениям (например, заместителей деканов по научной работе и менеджменту качества, кураторов) и индивидуальными планами ППС.
Для обеспечения деятельности необходимыми ресурсами подразделения вуза в осенний период формируют заявки на материально-техническое обеспечение. Данный вид заявок включает в себя обеспечение компьютерной техникой, учебнолабораторным оборудованием, канцелярскими товарами, мебелью, ремонтом и т. д. Заявки проходят все уровни обсуждения и согласования на заседании специально созданной комиссии с участием руководителей подразделений. На основе плана развития вуза, утвержденного МОН РК, с учетом текущих потребностей составляется ежегодный план государственных закупок.
При обеспечении кафедр и подразделений учебно-лабораторным оборудованием в обязательном порядке предусматривается разработка плана внедрения этого оборудования в учебный процесс и оформление акта внедрения. Вопрос об эффективности использования оборудования рассматривается в дальнейшем на коллегиальных совещаниях.
Эффективность планирования обеспечивается через систему согласования планов вышестоящими руководителями, анализ выполнения запланированных мероприятий и документальное оформление свидетельств о выполнении (отделы и службы - ежемесячно, кафедры и факультеты - 2 раза в год), своевременную отчетность о выполнении планов в установленные сроки, возможность внесения корректировок в действующие планы.
Результативность и эффективность планирования деятельности оцениваются также в ходе внутренних аудиторских проверок.
Система мониторинга деятельности и реализации планов включает следующие механизмы: годовые отчеты структурных подразделений; внутренние аудиты; рассмотрение вопросов на коллегиальных органах.
Одной из основных форм оценки деятельности подразделений является их ежегодные отчеты, содержащие комплексную оценку деятельности. Отчет кафедры анализируется и обсуждается на заседании кафедры, утверждается деканом факультета. На основании отчетов кафедр деканат составляет отчет по факультету. Годовые отчеты факультетов согласовываются с проректорами по направлениям, утверждаются ректором. На основании отчетов факультетов под руководством проректоров формируется общий отчет университета. В начале каждого учебного года на первом ученом совете университета выступает ректор с докладом «Об итогах деятельности университета за учебный год и задачах на новый учебный год», в кото-
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
научно-методический электронный журнал
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL: http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. - Гос. рег.
Эл № ФС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
ART 14235
УДК 37S.1
ром дает общую оценку деятельности вуза за год. На основании изложенного анализа в докладе определяются цели и задачи на новый учебный год, обозначаются цели университета в области качества.
При подготовке отчетов активно используются статистические показатели информационных систем вуза, что позволяет повысить объективность оценки происходящих изменений в вузе.
С целью гарантии постоянной пригодности, адекватности и результативности системы менеджмента вуза, а также поиска возможности по улучшению этой системы ежегодно руководством университета проводится анализ системы менеджмента по следующим направлениям деятельности: результативность достижения целей за текущий учебный год; организация внутренних проверок и инспекционного аудита; анализ требований потребителей; анализ процессов; общая оценка результативности СМК. Отчет о результативности СМК заслушивается на заседании ученого совета.
Внутренние проверки деятельности вуза и его подразделений осуществляются в соответствии с внутренними нормативными документами и носят плановый характер. На основании утвержденного ректором плана-графика проведения внутренних проверок университет осуществляет внутренние проверки (аудиты) качества. По результатам проверки руководителем проверенного подразделения разрабатываются корректирующие действия, направленные на предотвращение возможности появления обнаруженных несоответствий в будущем. Результативность корректирующих действий проверяет сам руководитель подразделения, контроль осуществляет аудитор.
Внутренней оценкой деятельности кафедр, факультетов также является рейтинг, проводимый по итогам учебного года на основании положения о внутренней рейтинговой системе оценки деятельности ППС, кафедры, факультета/института. Основные критерии рейтинга разбиты по направлениям: учебная работа (40% от общего числа баллов), научная работа (40%), общественная работа (20%). Сравнительные показатели, используемые при оценке, ориентируют ППС, кафедры, факультеты на решение основных задач развития подразделений и университета в целом. Соотношение в оценке направлений может изменяться в зависимости от стратегических задач вуза. Итоги рейтинга рассматриваются на ученом совете вуза и выступают мотивационным фактором качества деятельности конкретного структурного подразделения на следующий учебный год.
В университете используется практика создания рабочих групп на разных уровнях управления вуза для внесения изменений в процессы, их реорганизации или формирования новых процессов, с целью мониторинга различных аспектов учебного процесса, принимая участие в которых преподаватели имеют возможность влиять на конкретные участки деятельности вуза или факультет.
Общая оценка эффективности работы каждого подразделения дается также в рамках годового отчета ректора на ученом совете.
Четко выстроенная и развитая система планирования позволяет университету успешно адаптироваться в современных динамичных и не всегда стабильных условиях.
Ссылки на источники
1. Государственная программа развития образования Республики Казахстан на 2011-2020 годы. Приказ Президента РК от 07.12.2010 г. № 1118.
2. Погребицкая М. В. Показатели процессов: определение, управление, анализ // Измерения в науке и технике мост к инновациям: материалы науч.-практ. конф., посвящ. Всемирному Дню метрологии, 20 мая 2010 г. - Астана, 2010. - С. 56-60.
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
КОНТ ТЕПТ
Погребицкая М. В. Система планирования деятельности СКГУ им. М. Козыбаева // Концепт. - 2014. -№ 09 (сентябрь). - ART 14235. - 0,4 п. л. - URL:
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm. Эл № ФС 77-49965. - ISSN 2304-120X.
Гос. рег.
-120Х
научно-методический электронный журнал ART 14235 УДК 378.1
Marina Pogrebitskaya,
Candidate of Pedagogic Sciences, Associate Professor, Head of the Quality Management Service, North Kazakhstan State University named after Manash Kozybayev, Petropavlovsk, Kazakhstan [email protected]
The system of the activity planning of NKSU named after M. Kozybayev Abstract. The multilevel and multiple-aspect system of the activity planning introduced in NKSU named after
M. Kozybayev is described in the article. The elements of the long-term and short-term planning are presented, the model of organizational plans is given, and approaches to assessing the efficiency of departments’ activities are described.
Key words: system of planning, university, long-term planning, short-termplanning, strategic planning, comprehensive plans, management, reporting.
References
1. Gosudarstvennaja programma razvitija obrazovanija Respubliki Kazahstan na 2011-2020 gody. Prikaz Prezidenta RK ot 07.12.2010 g. № 1118 (in Russian).
2. Pogrebickaja, M. V. (2010) “Pokazateli processov: opredelenie, upravlenie, analiz”, Izmerenija v nauke i tehnike most k innovacijam: materialy nauch.-prakt. konf., posvjashh. Vsemirnomu Dnju metrologii, 20 maja 2010 g., Astana, pp. 56-60 (in Russian).
Рекомендовано к публикации:
Горевым П. М., кандидатом педагогических наук, главным редактором журнала ««Концепт»
pu "7 fu
9772304120142
http://e-koncept. ru/2014/14235.htm
