CC BY
53
УДК 651.012
Э.А. ПАПУШНН, канд. техн. наук; С.Н. МАТЕЙЧИК; С.А. МАТЕЙЧИК
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИНСТИТУТЕ АГРОИНЖЕНЕРНЫХ И ЭКОЛОГИЧЕСКИХ ПРОБЛЕМ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА (ИАЭП)
Представлено обоснование необходимости разработки и краткое описание разрабатываемой информационной системы «Документооборот».
Ключевые слова: документооборот; информационная система; программный комплекс; эффективность
Е.А. PAPUSHIN, Cand. Se (Eng); S.N. MATEJCHIK; S.A. MATEJCHIK
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE INSTITUTE FOR ENGINEERING AND ENVIRONMENTAL PROBLEMS IN AGRICULTURAL PRODUCTION (IEEP)
The paper presents the arguments to support the introduction and a brief description of the IT system "Documents Management".
Key words, documents management; information system; software package; effectiveness
Реалии функционирования современных организаций требуют обязательного документного подтверждения свершившихся фактов и событий. Поэтому перед каждой организацией неизменно встает проблема эффективного управления, рациональной организации и оптимизации документопотоков предприятия. Эффективное решение обозначенных задач позволяет вывести на качественно новый уровень не только реализацию протекающих в рамках любого предприятия бизнес-процессов, но и функционирование организации
200
в целом. Среди информационных систем документооборота в России наиболее распространенными являются - «Евфрат», «Дело», «БОСС-Референт», ОрйтаА¥огкйо\у, ЭоситепШт, 1С: Документооборот 8. В большей степени эти программные продукты предназначены для внедрения в организациях, основным видом деятельности которых является торговля. Стоимость внедрения таких систем в крупных предприятиях исчисляется сотнями тысяч рублей.
Управленческая деятельность ИАЭП, как и любого другого научного учреждения, связана с обработкой поступающих официальных документов (независимо от способа пересылки) и разработкой документов, предназначенных как для внутреннего использования в институте, так и для внешнего использования. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Особенность документооборота в ИАЭП является наличие большого объема научно-методических материалов: методик, методических рекомендаций, патентов, научных статей и др., требующих специальных форм и баз данных в программном обеспечении.
С целью повышения эффективности работы с документами и снижения расходов на оплату бумаги, чернил, картриджей и прочих расходных материалов в ИАЭП было принято решение о создании серверной информационной системы института. Одной из составляющих этой информационной системы является подсистема «Документооборот» - программный комплекс, использование которого позволило бы максимально автоматизировать все работы, связанные с документооборотом.
На основании принятого решения был проведен системный анализ и анализ требований.
Было определено, что документооборот в ИАЭП состоит из потоков документов, которые циркулируют между источниками создания документа и пунктами исполнения документа, а именно:
1. Входящие документы (поток входящей корреспонденции) - это документы, которые поступают в НИИ любым возможным способом доставки. В приемной существует
201
журнал регистрации входящей корреспонденции. После регистрации документы передаются на исполнение конкретным исполнителям. Для передачи документа на исполнение в структурное подразделение секретарь приглашает руководителя подразделения или научного работника (специалиста), которому документ направляется на исполнение, в приемную и передает ему соответствующий документ после росписи о получении в журнале.
2. Внутренние документы (потоки внутренней документации) - это документы, которые созданы непосредственно в организации и не предназначены для выхода за ее пределы. Обычно такие документы создаются руководителями разного уровня и передаются на исполнение сотрудникам.
3. Исходящие документы (поток отправляемой корреспонденции) - это документы, подготовленные или исполненные сотрудниками института и предназначенные для отправки за его пределы.
Каждый документ имеет свой путь движения от создания (получения) до исполнения, который можно проследить, то есть каждый документ имеет автора и исполнителя.
Образцы графления журналов представлены ниже.
Журнал входящих документов
№ Дата Город Организация Куда и № и дата Содержание Куда и Резо-
п/п кому входя- кому люция
направлен щего направ-
документа лен
Журнал исходящих документов.
№ Дата № Город Организация Содержание Стоимость Примечание
п/п регистрации документа отправления
Журнал учета командировок
№ ФИ № Долж Куда Органи № Зада- Коли С По
удое О подраз ность (область зация прика- ние чес. како- какое
тов. делен. , город) за дней го числа число
Журнал учета входящих факсов
№ Дата Количество Откуда № факса Краткое Кому и Резолюция
и/и листов поступил(город, содержание куда
организация) направлен
документ
Журнал учета исходящих факсов.
Дата Исх. Количество Город Организа- № фак- Содержа- № ФИО
№ листов ция са (тел) ние лаборато- исполните-
докумен- рии ля
та
Весь процесс документооборота в ИАЭП можно представить в виде укрупненной блок-схемы (рис.1).
Рис. 1. Блок-схема документооборота в ИАЭП
Таким образом, был проведен системный анализ и определена роль каждого существующего элемента в системе.
Далее были определены требования к разрабатываемому программному обеспечению. Основными из этих требований являются:
- разработанное программное обеспечение должно отвечать всем требованиям современных информационных технологий и работать безотказно;
- чтобы пользователи ориентировались в меню продукта, необходимо создать удобный интерфейс;
должна быть обеспечена защита информации от несанкционированного доступа и потери данных;
- должна быть обеспечена возможность обмена данными между компонентами всей системы (автоматический обмен).
Функционально информационная система «Документооборот» состоит из двух модулей:
1. Модуль «Автоматизированное рабочее место - канцелярия, приемная руководителя» позволяет обеспечить оперативный учет исходящих документов, контроль исполнения входящих и внутренних документов, передачу (автоматический обмен) документов к исполнению и доступ в режиме реального времени к информации о документах.
2. Модуль «Личный кабинет» предоставляет руководителю любого ранга следующие возможности:
- получить перечень документов к исполнению;
- направить документ (входящий или внутренний) на исполнение непосредственно своим подчиненным;
- контролировать соблюдение сроков исполнения документов;
- создавать новые документы и отправлять на исполнение;
- отправлять сообщения о новых поручениях исполнителям;
- контролировать ход исполнения поручений исполнителями с возможностью получения аналитической информации;
- отмечать исполненные документы и поручения;
- формировать отчет из архива по любому существующему критерию;
- вести личный ежедневник.
Исполнителю приложение «Личный кабинет» предоставляет возможность получения перечня заданий и документов к исполнению. Исполнитель обязан отражать ход исполнения документов и поручений. Для этого в приложении разработаны соответствующие экранные формы. Такие действия пользователя ПК необходимы для того, чтобы руководитель имел возможность оперативного контроля за ходом исполнения поручений. Кроме указанных функций исполнителю предоставлена возможность ведения личного ежедневника.
В качестве средства разработки используется система управления базами данных УАБиаШохРго 9.0. В УАБиаШохРго реализованы все атрибуты реляционных систем управления базами данных. УАБиаШохРго - это объектно-ориентированный, визуально программируемый язык, управляемый по событиям, который в полной мере соответствует требованиям, предъявляемым к современным средствам проектирования и реализации программного обеспечения.
Вид интерфейса определяет то, как информация введена и отображена. Он также определяет легкость и простоту обучения и использования системы. В информационной системе «Документооборот» используется вид интерфейса «Взаимодействие на основе меню». При этом виде взаимодействия пользователь выбирает позицию или пункт из списка возможных выборов (меню) для того, чтобы функция была выполнена. Примеры интерфейса приведены на рисунках ниже (рис. 2-4)
Рис. 2. Экранная форма, реализующая функцию ввода и сохранения введенных данных о документах. (Модуль «Автоматизированное рабочее место -канцелярия, приемная руководителя»)
3
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ К ИСПОЛНЕНИЮ И ИСПОЛНЕННЫХ
пит* пт
IIIIW«! IBI
я
I" ■-•'«
IT.XU I
.. . ••
л» »am мамч
■ ■» ■-«■ м»
ЛИ|Ь1] .. > '
Рис. 3. Экранная форма, реализующая функцию обзора данных о документах по выбранным критериям. Переход в режим редактирования данных. (Модуль «Автоматизированное рабочее место - канцелярия, приемная
руководителя»)
/ - ерог» [}«ъ»дпег з ч. Рэде 1 - Автсим'ПАхироввмнь.^ гоитроль исполнения документов
ГЛ 1.Оперативные данные 2.Справочники Э.Отчеты 4. Личный кабинет 5.Сервис 6.Выход
Т2П
Рпп! Ргеч1еи/
14 I 4 | ЧЬ
► ►!
|100* 5 щ
Реестр документов к исполнению эа период с 01.01.2014 по 25.09.2014
Дю« От кого Кому Исаолвея Краткое
№1 >ЬШЧИ соаеогшм?
( < Л
Исполнитель - Брюинов Ллексжнлр Юрьпич
"93 ^сг^га 22.07.201 Максимов Дмирш! Анатольевич Браоганав Александр отчет по Воаг\51у
-98 М 09 201 2 * 09 201 Попов Влалнмф Дьагтриевнч Броханов Александр
В сего документов - 2
вт ч исполнено - 0
Рис. 4. Пример отчета, сформированного по выбранным критериям. (Модуль «Автоматизированное рабочее место - канцелярия, приемная руководителя»)
ВЫВОДЫ
1. Особенностью разрабатываемой информационной системы «Документооборот» в ИАЭП является наличие специальных форм и баз данных для наполнения ее научно-методическими материалами: календарными планами, методиками, методическими рекомендациями, патентами, научными статьями, презентациями выступлений и др.
2. Предлагаемая информационная система «Документооборот» в ИАЭП позволит:
- обеспечить - оперативный доступ к документам, быстроту в исправлении документов, эффективное управление движением документов;
- контролировать путь движения документа от его создания (получения) до исполнения и сдачи в архив;
- оперативно получать данные о документах из архива;
- обеспечить возможность оперативного обмена данными между различными подразделениями;
- повысить производительность сотрудников, исключить дубляж документации.
