СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА УНИВЕРСИТЕТА С УЧЕТОМ СПЕЦИФИКИ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

ПРОБЛЕМЫ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

УДК 004.91.378.4

Система автоматизации документооборота университета с учетом специфики сферы деятельности

И.Г. Игнатова, С.В. Сенькин, Д.А. Бобриков

Национальный исследовательский университет «МИЭТ»

Предложен метод выбора системы электронного документооборота (СЭД), в рамках которого рассмотрены наиболее распространенные в России СЭД, способствующие сокращению времени работы с документами. Сформированы группы параметров для сравнения систем, в соответствии с которыми проведен поиск информации и сформированы промежуточные выводы. Использован метод анализа иерархий для обоснования выбора СЭД с целью использования в вузе.

Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД, анализ СЭД, метод анализа иерархий.

Внедрение электронного документооборота - актуальная проблема для многих образовательных учреждений. Вопросам автоматизации во многих вузах уделяется много внимания, однако акцент ставится на поддержке электронного и дистанционного обучения, автоматизации отдельных учебных процессов, учебной деятельности или ее отдельных фрагментов. Вопрос документооборота относится к обслуживающим процессам, поддерживающим образовательный процесс. Обобщающих публикаций по данной тематике нет, а производители СЭД говорят лишь о плюсах своей продукции и не дают никакого сравнения с конкурентами.

Внедрение СЭД обеспечивает автоматизацию отдела кадров, канцелярии, а также всех подразделений, связанных с какой-либо документацией. Использование СЭД необходимо для уменьшения временных затрат на обработку документов и повышения эффективности работы отделов института. Данная потребность возникает вследствие наличия бизнес-процессов, отнимающих много времени и позволяющих совершить множество ошибок, связанных с ними. Примером таких процессов может служить прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции, прием на работу сотрудников, т.е. заполнение различного рода бумажных карточек. Процессы, требующие ручной обработки, необходимо автоматизировать.

Выбор системы, в той или иной степени удовлетворяющей потребности организации, является основной проблемой при внедрении электронного документооборота на предприятии. Настоящая работа предлагает один из вариантов выбора СЭД.

Перед внедрением системы необходимо найти информацию по всем представляющим интерес СЭД. Для рассмотрения были отобраны различные отечественные и зарубежные СЭД: 1С Документооборот [1]; Дело [2]; Евфрат [3]; ТЕЗИС [4]; Directum [5]; DocsVision [6]; LanDocs [7]; PayDox [8]; Alfresco [9]; Documentum [10].

© И.Г. Игнатова, С.В. Сенькин, Д.А. Бобриков, 2014

Для анализа систем необходимо сформировать список критериев, которые имеют одну или несколько характеристик или не нуждаются в них (табл.1).

Таблица 1

Критерии для оценки систем

Критерии Стоимость Скидки вузам Характеристика Правила лицензирования Подписка

Требуемая СУБД - - -

Эксплуатация СЭД Максимальная нагрузка пользователей ОС: сервер или клиент Максимальная нагрузка пользователей

Для кого предназначено Опыт внедрения -

Наличие поддержки Docflow Workflow Active Directory

Возможность интеграции Интеграция данных Интероперабельность -

Пользовательские формы Создание Настройка движения Графическое представление маршрута

Бизнес-процессы Наличие готовых Простота создания -

Возможности документов Иерархия Предшествующие документы -

WEB Наличие web-интерфейса Поддержка браузеров -

Редактирование документов Не выгружая документ Выгружая документ Одновременный доступ

Архив и безопасность Поддержка архива Защита персональных данных ЭЦП

Независимо от предприятия цена СЭД является весомым фактором при ее выборе. Необходимо учитывать возможные скидки для предприятия в зависимости от рода деятельности и стоимость подписки, которая у разных фирм формируется по-разному (табл.2).

Таблица 2

Сравнение СЭД по критерию стоимости

Правила

Система Скидки вузам лицензирования Подписка

1С Документооборот + По прайс-листу +

Documentum Нет информации (-)* Нет информации (-) Нет информации (-)

Directum + По прайс-листу +

DocsVision + По прайс-листу +

LanDocs + По прайс-листу +

Евфрат + По прайс-листу +

PayDox + По прайс-листу +

Дело + По прайс-листу -

Alfresco - Бесплатно +

ТЕЗИС + По прайс-листу +

*Отсутствие информации по некоторым параметрам СЭД объясняется отсутствием общедоступных данных или описания.

Большинство систем предоставляет скидки в виде снижения стоимости на покупку лицензий при увеличении количества покупаемых лицензий.

На стоимость лицензирования влияет статус предприятия (для 1С, например, постоянный партнер, для которого 500 мест будут стоить 666 000 рублей), а также количество неконкурентных лицензий и СУБД, на которой будет работать система. Система Alfresco является свободной, распространяется на условиях LGPL, особенностью которой является возможность сторонним компаниям без опасений нарушения лицензии интегрировать Alfresco ECM в свои закрытые системы.

Подписка у рассматриваемых СЭД также выглядит по-разному. В случае 1С - бесплатное получение обновлений, прочие осуществляют платную поддержку в зависимости от ее уровня и требований.

Использование промышленных СУБД значительно повышает надежность, стабильность и безопасность системы документооборота, позволяет интегрировать с другими внешними приложениями, обеспечивает стандартные подходы к администрированию и обслуживанию базы данных. К таким СУБД можно отнести MS SQL Server или Oracle. Если на предприятии присутствует одна из них, то большинство СЭД пригодны для внедрения по данному критерию.

В табл.3 показаны СУБД, необходимые для работы каждой из систем.

Таблица 3

СУБД, используемые различными СЭД

Система 1С Документооборот Требуемая СУБД Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database

Documentum MS SQL, Oracle, Sybase и DB2, Informix

Directum MS SQL Server

DocsVision MS SQL Server

LanDocs Oracle и MS SQL Server

Евфрат СУБД «Ника»

PayDox MS Access, MS SQL Server

Дело СУБД ORACLE, Microsoft SQL Server

Alfresco MySQL/InnoDB

ТЕЗИС Microsoft SQL Server, PostgreSQL

Еще одним набором критериев при выборе являются пункты, приведенные в табл.4, влияющие на количество внешних факторов для будущего внедрения и эксплуатации в условиях компаний с различным количеством пользователей.

По первым двум критериям видно, что все системы поддерживают работу с ОС Windows - самой распространенной в мире, а наличие прочих ОС является плюсом. Также необходимо отметить, что нагрузка на систему практически неограничена и зависит от типа лицензии. Большинство систем не имеет отраслевой специфики, что говорит о необходимости доработки внедряемой СЭД в зависимости от типа предприятия. Несмотря на это, почти все системы могут быть применимы к вузу и другим предприятиям, о чем свидетельствует богатый опыт внедрения в различных организациях.

Эксплуатационные требования к характеристикам СЭД

Таблица 4

Система Необходимая клиентская ОС Необходимая серверная ОС Максимальная нагрузка пользователей Для кого предназначено Опыт внедрения

1С Документооборот Кроссплатформенная Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (ХР, Vista, 7), Linux Нет информации Не имеет отраслевой специфики Ульяновский государственный университет

Documentum Windows, Linux Microsoft Windows Server, Windows NT 4.0/2000, HP-UX и Sun Solaris 5000+ По отраслям Отсутствуют

Directum Windows (ХР, Vista, 7) Windows Server (2000, 2003, 2008) Нет информации Нет информации Иркутский государственный университет

DocsVision Microsoft Windows 98/ME/N T4/2 000/XP Windows Server Зависит от лицензии Имеет отраслевую специфику Самарский государственный институт

LanDocs Windows 98/NT/2000/XP и более поздние Windows NT4,0/2000/2003 Не ограничена Корпоративный уровень. Малый и средний бизнес. вти

Евфрат Windows 2000/XP и более поздних версий Windows 2000/XP и более поздних версий Зависит от лицензии По отраслям Казанский юридический институт

PayDox Windows ХР и более поздние версии, Linux Windows ХР и более поздние версии, Windows Server 2003/2008 Нет информации Не имеет отраслевой специфики Ростовский международный институт экономики и управления

Дело Microsoft Windows 98/ME/NT4/2000/XP/... Microsoft Windows 2000/2003/, ,. Server/Unix/ Novell Netware Нет информации Не имеет отраслевой специфики Казанский государственный архитектурно-строительный университет

Alfresco Windows и *nix системы необходим Java Runtime Environment Microsoft Windows, Linux, MacOS Не ограничена Не имеет отраслевой специфики Отсутствуют

ТЕЗИС Вся работа осуществляется в окне браузера Microsoft Windows, Linux, MacOS Не ограничена Не имеет ВолгЕМУ Минздравсоцразвития России

S h

<\) я

3 о

05

п t»

Р

я о*

>! Я

я

я «

о

05

При внедрении всех СЭД необходимо наличие системы Workflow для автоматизации бизнес-процессов и, следовательно, управления ими. Роль Workflow - обеспечение совместной работы не только людей, но и различных приложений. Docflow автоматизирует поток документов, отражает процесс создания, обработки и движения документов, а также предоставляет расширенный функционал по управлению документами (версионность, поиск по содержанию и т.п.). AD - служба каталогов, позволяющая управлять пользователями и группами пользователей, распределять доступы к файлам, устройствам и т.д., централизованно устанавливать обновления и стороннее ПО и хранить информацию о пользователях и их настройках.

Наличие каждого из этих компонентов характерно для систем, приведенных в табл.5.

Таблица 5

Поддержка Docflow, Workflow и AD

Система Docflow Workflow Active Directory

1С Документооборот + + +

Documentum + + +

Directum + + +

DocsVision + + +

LanDocs + + +

Евфрат + + +

PayDox + + -

Дело + + +

Alfresco + + +

ТЕЗИС + + +

Во всех СЭД присутствует функционал, позволяющий работать с Docflow и Workflow, что является весьма важным функционалом. Необходимо иметь в виду, что не все системы имеют поддержку Active Directory, а значит могут возникнуть проблемы с разграничением прав доступа пользователей.

Важной и востребованной задачей является возможность интеграции системы с системами, которые установлены или будут установлены в организации (табл.6).

Во всех системах присутствует данный функционал интеграции данных, реализуемый с помощью XML или SharePoint. Почти у всех рассматриваемых продуктов присутствует интероперабельность систем с другими СЭД в различных формах. Поэтому необходимо предусмотреть возможность поддержки системой интеграции с другими системами для решения проблем при внедрении СЭД.

Наличие готовых процессов является важным критерием выбора, определяющим количество работы, которую необходимо выполнить для их доработки (табл.7).

Отсутствие готовых процессов в таких системах, как Евфрат, PayDox и Alfresco, является весьма критичным. Поэтому внедряя любую систему на предприятии, необходимо предусмотреть наличие готовых типовых бизнес-процессов с целью уменьшения затрат по его составлению.

Наличие функционала по созданию пользовательских форм - очень важный эксплуатационный параметр, который позволит сократить временные затраты на передвижение документов.

В случае отсутствия необходимых форм документов обязателен функционал по созданию собственных форм, который присутствует во всех рассматриваемых системах, представленных в табл.8, где помимо создания есть возможность настроить имеющиеся шаблоны движения документов.

Средства и типы интеграции СЭД

Таблица 6

Система Интеграция данных Связь с другими системами

в обе стороны

1С Документооборот Есть -

Documentum Есть Бесшовная интеграция

Directum API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint Двухсторонняя синхронизация справочников

DocsVision 1C, API, MS Office, MS SharePoint С помощью дополнительного инструментального средства (шлюз)

LanDocs Обмен данными осуществляется в формате XML +

Евфрат Есть +

PayDox Обмен данными осуществляется в формате XML +

Дело Обмен данными осуществляется в формате XML 1С с помощью серверных опций

Alfresco Есть -

ТЕЗИС Обмен файлами (XML, текст, и т.д.) В соответствии с пожеланиями заказчика

Таблица 7 Возможность работы с бизнесс-процессами

Готовые Простота создания

Система процес- своих

сы процессов

1С Документооборот + +

Documentum + +

Directum + +

DocsVision + +

LanDocs + +

Евфрат - +

PayDox - -

Дело + +

Alfresco - -

ТЕЗИС + +

Таблица 8 Поддержка пользовательских форм СЭД

Создание Настрой- Графическое

Система ка дви- представление маршрута

жения

1С Документооборот + + +

Documentum + + +

Directum + + +

DocsVision + + +

LanDocs + + +

Евфрат + + +

PayDox + + +

Дело + + +

Alfresco + + +

ТЕЗИС + + +

Полезным является наличие иерархии документов для их структуризации (табл.9).

Таблица 9

Сравнение СЭД по критериям формирования документов

Система Иерархические документы Видеть предшествующие документы

1С Документооборот + +

Documentum + Нет информации (-)

Directum + +

DocsVision + +

LanDocs + Нет информации (-)

Евфрат + +

PayDox + +

Дело + +

Alfresco + +

ТЕЗИС + +

Все рассмотренные системы имеют поддержку иерархии документов. В некоторых из них нет возможности увидеть предыдущую редакцию того или иного документа, что влияет на наличие ошибок в документообороте.

Еще одним критерием анализа СЭД является ее мобильность, т.е. доступ через интернет и соответственно работа с определенным ПО (табл.10).

В результате поиска выявлено, что практически все системы работают со всеми браузерами. Но DocsVision, например, обеспечивает наиболее стабильную работу через Internet Explorer, а разработчики ТЕЗИС рекомендуют использовать Google Chrome. Поэтому важно учитывать рекомендации производителя об использовании конкретного браузера для наиболее эффективной работы с СЭД.

Таблица 10

Поддержка работы СЭД через интернет

Наличие веб интерфейса

Система Работа с разными браузерами

1С Документооборот + Internet Explorer, Firefox и др.

Documentum + Apple Safari, Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape

Directum + Internet Explorer, Firefox, Opera и др.

DocsVision + Internet Explorer

LanDocs + LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator

Евфрат + Internet Explorer, Firefox, Opera и др.

PayDox + Internet Explorer, Firefox и др.

Дело ДЕЛО-Web Internet Explorer, Firefox, Opera и др.

Alfresco + Internet Explorer, Firefox, Opera и др.

ТЕЗИС + Google Chrome, IE 7, IE 8, IE 9, Mozilla Firefox

В табл.11 представлено наличие функций выгрузки документа из системы для его редакции и загрузки в системы после произведения всех изменений.

Таблица 11

Сравнение СЭД по критериям доступа к документам

Система Выгружая документ Не выгружая документ Одновременный доступ к документам

1С Документооборот + + Нет

Documentum + + -

Directum Позволяет работать в автономном режиме + Нет

DocsVision + + +

LanDocs + + Нет информации (-)

Евфрат + + +

PayDox + + +

Дело + Нет информации (-) +

Alfresco + + +

ТЕЗИС Не нужно + +

Практически все системы могут редактировать документ, не выгружая его. При этом в системе должна быть решена проблема одновременного доступа к файлам, а именно блокировка возможности редактирования документа в случае его использования другим пользователем.

Архив обеспечивает документальную базу, доступ к любым нужным документам в любое время (табл.12).

Таблица 12

Поддержка архивирования документов и безопасность

Система Защита ЭЦП

Поддержка архива персональных данных

1С Документооборот + + +

Documentum + +

Directum + + CryptoPRO, LanCrypto

DocsVision + + CryptoPRO

LanDocs LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ + CryptoPRO, Верба, LanCrypto

Евфрат Практически неог- + +

раниченный архив

PayDox + (-)опционально

можно встроить

Дело + + CryptoPRO

Alfresco + - -

ТЕЗИС + + CryptoPRO

Все рассматриваемые системы имеют возможность архивирования документов. Однако Documentum и Alfresco не соответствуют закону «О защите персональных данных». Практически везде есть поддержка ЭЦП с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

Из всех рассмотренных по выбранным параметрам систем можно выделить в качестве наиболее функциональных системы ТЕЗИС и DocsVision. Однако необходимо отметить системы с небольшими недостатками, как, например, 1С Документооборот, Directum, LanDocs, Евфрат, Дело.

Существует проблема оценки и принятия решения по выбору той или иной платформы для внедрения электронного документооборота в конкретных условиях конкретных предприятий.

Приведем пример выбора СЭД по методу Т. Саати [11] с учетом весовых коэффициентов, отражающих конкретные условия и предпочтения организации. Рассмотрим ситуацию выбора СЭД для типичного вуза.

Метод анализа иерархий часто используют риэлторы (при оценке недвижимости), кадровики (при замещении вакантных должностей). Данный метод выбран для оценки СЭД, так как понятным и рациональным образом позволяет структурировать проблему выбора альтернативы в виде иерархии, сравнить и выполнить количественную оценку интересующих вариантов решения.

Метод анализа иерархий проводится по следующей схеме:

- структурирование проблемы выбора в виде иерархии;

- установка приоритетов критериев и оценка каждой из альтернатив по критериям на основе экспертной оценки;

- установка коэффициентов важности для элементов каждого уровня на основе экспертной оценки;

- подсчитывание комбинированного весового коэффициента и определение наилучшей альтернативы.

После проведения расчетов в соответствии с методом Т.Саати для каждой альтернативы, т.е. СЭД, получены рейтинговые оценки, представленные в табл.13.

На рисунке изображена иерархия критериев для оценки СЭД с проставленными «весами» каждого критерия.

Таблица 13

Рейтинг СЭД по результатам использования метода анализа иерархий

Название 1С Документооборот Критериальная оценка 0,097

ТЕЗИС 0,094

DocsVision 0,075

Евфрат 0,073

Directum 0,071

Documentum 0,070

LanDocs 0,070

PayDox 0,069

Alfresco 0,063

Дело 0,056

о

§

1<1

0 05

1

а §

£

Оо О

Ьо О

-и

^

(\) Я С

3 о

05

п

Р

я о*

?! Я

я

я ?! о

05

Иерархическая диаграмма критериев оценки СЭД весовыми коэффициентами

Из полученных результатов можно сделать вывод, что для типичного вуза 1С Документооборот преобладает над большинством систем по выбранным параметрам с учетом важности каждого из них, т. е. 1С в наибольшей степени удовлетворяет всем выделенным критериям. В дальнейшем можно применять систему ТЕЗИС как СЭД для определенных отделов или кафедр благодаря возможности интеграции данных и взаимодействия систем в целом. Выбор того или иного продукта зависит от того, какие задачи ставятся при внедрении.

Литература

1. 1С предприятие. Система программ. - URL: http://v8.lc.ru/ (дата обращения: 03.06.2013).

2. Организация документооборота с помощью СЭД ДЕЛО. - URL: http://www.eos.ru/eos_products /eos_delo/ (дата обращения: 05.06.2013).

3. Е1 Евфрат. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. - URL: http://www.evfrat.ru/ (дата обращения: 05.06.2013).

4. ТЕЗИС. Управление документами и задачами. - URL: http://www.tezis-doc.ru/ (дата обращения: 06.06.2013).

5. DIRECTUM. Электронный документооборот и управление взаимодействием. - URL: http://www.directum.ru/ (дата обращения: 04.06.2013).

6. DocsVision. Комплексная автоматизация управления. - URL: http://www.docsvision.com/ (дата обращения: 04.06.2013).

7. LanDocs. Ключ к эффективному управлению. - URL: http://landocs.ru/ (дата обращения: 05.06.2013).

8. PayDox. Электронный документооборот и совместная работа. - URL: http://www.paydox.ru/ (дата обращения: 06.06.2013).

9. Оценка системы «Alfresco». - URL: http://www.alfresco.com/evaluate (дата обращения: 06.06.2013).

10. Documentum Platform. - URL: http://www.emc.com/enterprise-content-management/documentum-platform.htm (дата обращения: 03.06.2013).

11. Саати Т.Л. Принятие решений. Метод анализа иерархий. - М.: Радио и связь, 1993. - С. 134 - 141.

Статья поступила 31 июля 2013 г.

Игнатова Ирина Гургеновна - доктор технических наук, профессор, заведующая кафедрой корпоративных информационных технологий и систем (КИТиС), проректор по учебной работе МИЭТ. Область научных интересов: проектирование информационных систем, технология программирования, разработка систем поддержки удаленного обучения. E-mail: igi@miee.ru

Сенькин Сергей Витальевич - аспирант кафедры КИТиС МИЭТ. Область научных интересов: проектирование информационных систем, технология программирования, разработка систем поддержки удаленного обучения.

Бобриков Дмитрий Александрович - аспирант кафедры КИТиС МИЭТ. Область научных интересов: проектирование информационных систем, технология программирования, разработка систем поддержки удаленного обучения.