CC BY
10
^НаучнО-Технические^ведомости^^СПбГПу^
УДК 65.011.8; 007.51
В.Б. Мазурин
САМООРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ КАК РЕАКЦИЯ НА ПОСТКРИЗИСНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ
В ЭКОНОМИКЕ
Экономическая практика поставила перед наукой ряд вопросов по исследованию процессов целенаправленной организации и стихийной самоорганизации управляемых систем. В числе таких вопросов следующие: как внешние изменения по отношению к системе задают параметры развития последней и в чем проявляется саморазвитие системы, обусловленное ее внутренними факторами.
Исследование механизма организации, изменения и развития такой сложной системы, как система внутреннего контроля, будет эффективным, если оно опирается на базовые принципы теории самоорганизации и теории управления, рассматривающие процессы в единстве противоположностей, как взаимодействующие начала, создающие общую направленность развития системы в едином процессе. Именно такой подход позволит применить принципы синергетики, определяющие характер и механизм саморазвития в управляемой системе, в которой процессы развития подвержены сознательно упорядоченному воздействию.
Характерной особенностью развивающихся систем является их способность к самоорганизации. Самоорганизующиеся системы обладают механизмом непрерывной приспособляемости (адаптации) к меняющимся условиям. Система внутреннего контроля является сложной самоорганизующейся системой, обладающей свойством адаптации к изменению условий внешней среды, способной изменять структуру при взаимодействии со средой, при этом сохраняя свои свойства целостности, и формировать возможные варианты поведения, выбирая из них лучшие.
Исследование системы внутреннего контроля, являющейся подсистемой управления
и в силу этого подверженной активному регулирующему воздействию со стороны последней, предполагает поиск ответа на вопрос: рассмотрение проблем, связанных 1) с исследованием преобразующего воздействия экономического кризиса, ставшего толчком изменения системы внутреннего контроля на предприятиях, ее превращению из замкнутой в самоорганизующуюся и саморазвивающуюся, 2) с выяснением факторов самоорганизации системы и факторов управления ею, взаимодействие которых создает общую направленность развития системы в едином процессе, 3) с исследованием общих условий, при которых замкнутая система внутреннего контроля становится самоорганизующейся, причин, вызывающих процессы самоорганизации, и механизмов, лежащих в основе процессов саморазвития.
Экономический кризис, затронувший Россию в 2008-2009 гг., оказал влияние на многие аспекты деятельности предприятий, работающих в секторе реальной экономики: сократились спрос на продукцию и объемы производства, повысились затраты на производство, произошло сокращение персонала, выросла просроченная задолженность покупателей и задолженность перед поставщиками. Государственная поддержка отдельных предприятий позволяла сохранить объемы производства, но продукция не находила спроса и заполняла склады [1]. В этих условиях происходили качественные изменения в системе управления предприятием и в том числе в одной из ее подсистем - системе внутреннего контроля.
Экономический кризис показал, что, во-первых, условия, определенные законодательством для функционирования акционерных об-
ществ, не отвечали интересам части собственников (миноритариев), которые не имели доступа к информации и не могли видеть реальное состояние дел и защищать свои права и интересы. Крупные компании вынуждены были менять внешние условия допуска миноритариев к информации, а значит, и учитывать в определенной степени интересы и данной группы собственников. Во-вторых, резкое изменение внешних условий функционирования предприятий привело к невыполнению утвержденных планов, показало ограниченность планирования «от достигнутого», без учета внешних условий и рисков, которые качественно изменились в условиях кризиса. Это в меньшей степени коснулось крупных компаний, имеющих долгосрочные внешнеэкономические контракты; в основном пострадали предприятия реального сектора, на которых предварительный контроль сдал свои позиции. Недостаточная оценка обоснованности программ, прогнозов, планов, неспособность предприятия предотвратить или снизить риски и уменьшить неэффективное расходование ресурсов, недостаточная методическая проработанность процедур планирования, отсутствие системы нормирования показали неэффективность контроля и сократили его востребованность в том виде, в котором он существовал до кризиса. Наступил кризис самой системы внутреннего контроля.
Кризис системы присущ любой динамической системе, которая неизбежно сталкивается с кризисными ситуациями, последствия которых практически непредсказуемы. Задача управления состоит в предугадывании тенденций развития и отыскании способов, которые позволили бы избежать втягивания предприятия в очередной кризис или уменьшить негативные эффекты. Кризис ломает устоявшиеся отношения, переводя систему в состояние неопределенности и энтропии.
Согласно традиционному определению, кризис - это резкий, крутой перелом, тяжелое переходное развитие какого-либо процесса, острый недостаток, нехватка чего-либо, реальная угроза самосохранению системы. В. Л. Романов рассматривает кризис как момент реали-
зации потенции динамического хаоса - определенного состояния элементов системы, являющегося потенциалом порядка. Кризис проявляется внезапным спонтанным образованием структур (самоорганизацией) как момент, когда из хаоса рождается новый порядок [2]. Кризис подводит систему к необходимости проведения радикальных изменений. Подрывая уравновешенность системы, он приводит к выработке новых решений.
Во время экономического кризиса 20082009 гг. многими предприятиями был объявлен курс на снижение издержек и оптимизацию производственной деятельности, в ходе которого проявилась неспособность ранее существовавших форм контроля дать ту полноту информации о текущем состоянии предприятия, которая необходима при принятии управленческих решений в условиях экономического кризиса. В результате на некоторых предприятиях система внутреннего контроля в том виде, в котором она существовала ранее, замкнулась в себе и стала неактуальной, а в некоторых, напротив, начала развиваться та форма контроля, которая позволяла в краткие сроки проверять, анализировать и, если в этом была необходимость, устранять причины сбоев в обновленных и оптимизированных бизнес-процессах.
Кризисные явления в экономике оказали влияние на изменение подходов к управлению внутренним контролем со стороны менеджмента и способствовали активизации радикальных изменений в системе внутреннего контроля. Система внутреннего контроля стала востребованной менеджментом. Возросли необходимость и значимость внутреннего контроля. Воздействие данного фактора проявилось в следующем:
во-первых, изменились цели функционирования системы внутреннего контроля: произошел переход от контроля фактического положения дел и сравнения с установленным заданиями, планами, нормативными требованиями к обеспечению достижения результативности и эффективности деятельности предприятия, надежности и достоверности всех видов учета
и отчетности, сохранности активов и соблюдения действующего законодательства;
во-вторых, исполнение антикризисных планов действий потребовало введения оценки и корректировки этих планов на краткосрочную и среднесрочную перспективу с учетом влияния внешних факторов на результаты деятельности предприятия;
в-третьих, произошли изменения в контрольных процедурах, появилась необходимость в новых, встроенных в обновленные бизнес-процессы процедурах, отслеживающих негативные отступления от установленных параметров под воздействием рисков и своевременно сигнализирующих об их наличии, оперативно устраняющих сбои и предупреждающих негативное воздействие рисковых факторов и достижение поставленных ими целей.
В свою очередь, в посткризисное время сама система внутреннего контроля стала приспосабливаться к требованиям менеджмента и предлагать новые направления и объекты проверок.
Востребованность результатов контроля со стороны менеджмента способствовала целенаправленному сознательному изменению системы внутреннего контроля. Наука и практика управления долгое время основывались на классической детерминистской парадигме, на линейном подходе к измерению природных и общественных процессов, который обосновывал возможность целенаправленного проектирования развития объектов управления и получения результатов в соответствии с предусмотренными параметрами. Задача такого управления сводилась к сохранению установленного порядка и его восстановлению при нарушениях. Воздействие на объект управления определяло его движение до обозначенного предела или ставились ограничители на пути потенциального и реального самодвижения. В такой системе сохранялся временный порядок, но ее прогрессивное развитие затормаживалось. Система, в которой порядок навязывался подобным образом, является закрытой со всеми свойственными этому состоянию последствиями. Кризис выдвинул новые парадигмальные основания
управления. Сложная динамическая система, характеризующаяся многоуровневой организацией, наличием относительно автономных и изменчивых подсистем, массовым стохастическим взаимодействием их элементов, существованием управляющего уровня и обратных связей, обеспечивающих целостность системы, стала рассматриваться в качестве способной обеспечивать постоянство своей внутренней среды при определенных изменениях окружающей среды. Использование обратной связи между исполнителями и руководством позволило на основе получения информации об объекте при его малых отклонениях от желаемого состояния корректировать установленные параметры и менять соответственно управляющие воздействия в отношении объекта. Отбор и накопление этой информации об отклонениях и способах их возвращения к норме и ее движение по замкнутому контуру обратной связи образует механизм саморегулирования.
Для выявления влияния факторов самоорганизации системы внутреннего контроля и факторов управления ею необходимо определиться с понятием «самоорганизующиеся системы». В научной литературе по-разному определяются самоорганизующиеся системы: в одних определениях явление самоорганизации объясняется внутренними причинами, т. е. доминирующая роль отводится внутренним взаимодействиям элементов системы; в других главными причинами самоорганизации систем называются внешние факторы, а стабилизация системы объясняется реакцией системы на воздействия внешней среды; согласно третьим самоорганизующаяся структура является таковой, если она без целенаправленного специфического воздействия извне (с целью создания или изменения структуры) обретает какую-то пространственную, временную или функциональную структуру [3].
Система внутреннего контроля - это целостная совокупность органов внутреннего контроля и процедур (методов) внутреннего контроля, которым присущи общие свойства: целостность (обобщенная характеристика объектов, обладающих сложной внутренней струк-
турой), эмерджентность (наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих ее подсистемам и элементам, не связанным особыми системообразующими связями), гомеостазис (тип динамического равновесия, поддерживающий существенно важные для сохранения системы параметры в допустимых пределах).
Самоорганизация может рассматриваться как процесс и как явление. Сущность ее как процесса состоит в формировании совокупности действий (обладающих определенной энергией), ведущих к созданию устойчивых реакций в системе. Сущность самоорганизации как явления состоит в объединении разнообразных элементов для реализации программы или цели и действующих на основании внутренних правил и процедур.
Рассмотрение в единстве самоорганизующейся системы как процесса и явления позволяет определить условия, при которых формируется механизм самореализации. Условиями любой самоорганизации являются: а) наличие протока энергии в системе, вызванного движением системы к намеченной цели (рассмотрение системы как процесса); б) гетерогенность, разнообразие системы (рассмотрение системы как явления); в) отбор - элиминирование или разрушение отживших, устаревших, не соответствующих изменившимся условиям подсистем или элементов как результат воздействия энергии на все элементы системы.
Проток энергии в динамической системе вызывается наличием определенных целей, к которым система стремится самостоятельно. При отсутствии энергии система перестает работать, перестает отвечать установленным требованиям, накапливаются отклонения, возмущения, система теряет стабильность - это пример существовавшей традиционной системы внутреннего контроля, основанной на последующем контроле, на выявлении отклонений или на проведении ревизионных проверок. При потере стабильности начинают повторяться и накапливаться ошибки, и если ничего не делать, произойдет возмущение системы. Чтобы саморазвитие системы шло в заданном целевом направлении, важны начальные условия, целе-
вые установки. При построении системы внутреннего контроля, которое происходит при создании предприятия или при реорганизации самой системы контроля, необходимо достаточно точно определить начальные условия системы, чтобы заложить общую направленность ее развития.
Базовые условия деятельности предприятия, определяющие границы и направленность действия предприятия и его управляющих систем, а также параметры предварительного контроля, формируются при разработке уставных документов, положений, регламентов и др., при разработке и утверждении перспективных и текущих планов и при установлении руководством основных приоритетных направлений деятельности.
В ходе предварительного контроля, проводимого до совершения финансово-хозяйственных и производственных операций, задаются параметры объектов и условия, предупреждающие отклонения от установленных параметров. Предварительный контроль предусматривает оценку обоснованности программ и прогнозов для предотвращения или снижения присущих работе предприятия рисков и уменьшения воздействия факторов неэкономного и неэффективного расходования средств. Эффективно организованный предварительный контроль создает общую базу ограничительных условий для фиксирования параметров нормальной деятельности предприятия и его отдельных процессов и подразделений. Негативные проявления данного вида контроля возникают при недостаточной проработанности процедур, документов, в результате чего система контроля остается действующей лишь на бумаге.
Что касается гетерогенности, разнообразия системы, то системе внутреннего контроля присуща организация как внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия частей, структура целого и как совокупность согласующих процессов или действий в ее динамике. Организация - это форма и способ обеспечения целостности и оптимального функционирования системы, реализующиеся
в согласовании расположения и взаимодействия ее элементов, упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в единство.
Внутренний контроль состоит из пяти связанных с управлением и взаимосвязанных между собой компонентов: контрольной среды, оценки рисков, процедуры контроля, системы информационного обеспечения и обмена информацией, контроля и мониторинга эффективности самой системы.
Между этими компонентами существуют взаимосвязь и синергия, которые формируют интегрированную систему, динамично реагирующую на изменение условий. Контрольная среда формирует условия, в которых осуществляются оценка рисков, обмен информацией, проводятся контрольные процедуры и выполняется мониторинг всей системы внутреннего контроля. Оценка рисков позволяет выявлять угрозы и направляет информацию и контрольные процедуры на постоянное отслеживание этих рисков и проверку того, насколько эффективно система внутреннего контроля отслеживает действие рисковых факторов. Эффективно действующие каналы обмена информацией формируют у субъектов внутреннего контроля понимание принятой политики в отношении внутреннего контроля и контрольных процедур и обеспечивают их исполнение. Процедуры контроля, выполняемые в текущем (оперативном) режиме в момент совершения операций, предупреждают возможные отклонения от норм и злоупотребления при получении и расходовании средств, способствуют соблюдению дисциплины и своевременности осуществления финансово-денежных расчетов и осуществляются в процессе текущего руководства линейными менеджерами. Текущий контроль формирует обратные связи в системе управления, способствует улучшению контрольной среды наделением работников новыми полномочиями, вызываемыми адаптацией системы к новым условиям. Мониторинг эффективности действия самой системы внутреннего контроля позволяет отслеживать действия и вносимые изменения в соответствии с реакцией системы на риски,
изменением внешних и внутренних условий, целей и подходов руководства к системе внутреннего контроля.
Отбор (элиминирование или разрушение отбракованных подсистем или элементов) отсекает нежизнеспособные формы организации для конкретной системы, те варианты развития своих элементов, которые препятствуют развитию системы или сохранению стабильности. Устойчивость элемента зависит от его соответствия тем функциям, которые он выполняет как элемент системы.
До определенной поры система развивается по повторяющейся схеме, при этом наблюдается различная степень гибкости и адаптивности структур управления по отношению к системе, административные методы сочетаются с социально-психологическими. Несмотря на способность системы к сохранению стабильности (го-меостазу), происходит медленное накопление новых особенностей, изменений, и в какой-то момент ее развитие теряет устойчивость и переходит в новый эволюционный канал. В этот переходный период определяющими оказываются стохастические (случайные, непредсказуемые) факторы, отчего невозможно предсказать постбифуркационное состояние системы. Случайные, непредсказуемые факторы изменяют всю совокупность взаимодействующих элементов, следовательно, качественно меняется целое.
Процесс самоорганизации с точки зрения синергетики поддерживается, прежде всего, благодаря циклической смене состояний: бесконечному чередованию этапов «спокойной» адаптации и «революционных» перерождений, выводящих систему на новые ступени развития. Согласно основным положениям синергетики самоорганизация ведет к упорядочению через флуктуации, которые приводят к «расшатыванию» старого порядка и возникновению нового. «Рождение» новых систем осуществляется благодаря положительным обратным связям, посредством которых изменения, появляющиеся в системе, не устраняются, а накапливаются и усиливаются, что приводит к возникновению новой структуры. Чем выше в своем
эволюционном развитии находится система, тем больше факторов, влияющих на ее самоорганизацию.
Говоря о самоорганизации сложных систем, априори предполагается их стремление к сохранению своей целостности, гомеостатической устойчивости. Ведущая тенденция в поведении самоорганизующейся системы - как можно дальше находиться от состояния уровня максимальной энтропии, хаоса, от «равновесия». С другой стороны, синергетики утверждают: без неустойчивости нет развития; развитие происходит через неустойчивость, бифуркации, случайность.
Истоки развития системы связаны с ее целевой функцией, отклонением от нее и возвращением системы на заданную траекторию развития. Из чего следует: многократное воздействие внешней среды в сочетании с естественным отбором способствовало формированию механизма управления, объединившего в себе две важнейшие для жизнедеятельности системы вза-
имосвязанные функции: саморегулирование и саморазвитие.
Таким образом, посткризисные изменения экономики оказали существенное влияние на самоорганизацию системы внутреннего контроля. Система внутреннего контроля как сложная система, обладающая свойством адаптации к изменению условий внешней среды, способная изменять структуру при взаимодействии со средой, в настоящее время сохраняя свои свойства целостности вырабатывает новые варианты поведения, выбирая из них лучшие. В результате принятия не связанных с самой системой внутреннего контроля управленческих решений по выходу из экономического кризиса система изменила свою форму для обеспечения нормального функционирования предприятия и снижения негативного воздействия рисков.
Исследование выполнено при поддержке Министерства образования и науки Российской Федерации (государственный контракт № 02.740.11.0437).
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Колташов, В.Г. Кризис глобальной экономики [Текст] / В.Г. Колташов. - М.: ИГСО, 2009.
2. Романов, В.Л. Социальная самоорганизация и государственность [Текст] / В.Л. Романов. - М.: РАГС, 2000.
3. Хакен, Г. Информация и самоорганизация: Макроскопический подход к сложным системам [Текст] : пер. с англ. / Г. Хакен. - М.: Мир, 1991.
