CC BY
16
Ю.А. Павлова
РАЗВИТИЕ КОНЦЕПЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В КРУПНОМАСШТАБНЫХ КОМПАНИЯХ
Аннотация
Статья посвящена развитию концепции внутреннего контроля в крупных компаниях. В работе рассматриваются мероприятия по оптимизации системы внутреннего контроля, влияние управленческого аудита на эффективность информации бухгалтерского учета в рамках существующего внутреннего контроля.
Annotation
The article deals with the furtherance of Concept of internal control in large-scale companies detailing arrangements for optimization of internal control system in large companies, the manner management audit influences effectiveness of information in accounting within the given internal control.
Ключевые слова
Внутренний контроль, концепция, управленческий аудит, процедуры контроля.
Key words
Internal control, concept, management audit, control procedures.
Недостатки в организации системы внутреннего контроля, а также отсутствие разработанной системы организации управленческого аудита, по нашему мнению, отрицательно сказываются на качестве функционирования информационной системы управления, что в свою очередь тесно связано с концепцией внутреннего контроля. Для подтверждения нашей гипотезы проведем оценку влияния системы управленческого аудита на эффективность (полезность) информации бухгалтерского учета для целей управления организацией в рамках существующей концепции внутреннего контроля.
В качестве основного методологического приема выберем эксперимент, по результатам которого мы должны оценить влияние последствий внедрения системы управленческого аудита на повышение эффективности информационной системы предприятия. В ходе исследования нами было отобрано несколько предприятий отрасли.
Организации подбирались таким образом, чтобы в исследовании участвовали предприятия наиболее распространенных организационно правовых форм собственности, а также крупномас-
штабные предприятия либо их филиалы. Процесс исследования состоял из нескольких этапов. В ходе подготовительного этапа были проведены мероприятия по ликвидации недостатков в организации системы внутреннего контроля на предприятиях, принявших участие в эксперименте.
На первом этапе проведена предварительная оценка эффективности информации бухгалтерского учета для целей управления организацией. Ее результаты документировались и подвергались предварительному анализу. На втором этапе эксперимента в хозяйствующих субъектах в течение года систематически проводился управленческий аудит, целью которого было повышение эффективности информационных потоков в управления. В течение
периода проведения эксперимента в рамках управленческого аудита ежеквартально оценивалась эффективность данных бухгалтерского учета, в результате принимались необходимые меры, направленные на ликвидацию выявленных недостатков в информационных системах организаций. По прошествии периода, в течение которого проводилось исследование, была организована итоговая проверка, направленная на выявление влияния системы управленческого аудита на повышение эффективности (полезности) бухгалтерского информационного потока для целей управления предприятием. На третьем этапе был проведен комплексный анализ результатов эксперимента и сделаны выводы о роли управленческого аудита в повышении эффективности системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля.
В рамках совершенствования концепции формирования системы внутреннего контроля крупных организаций разработана и внедрена в хозяйственный процесс модель ее оптимизации (рисунок 1)
При этом были проведены следующие мероприятия:
I.Внесены изменения во внутреннюю организационно-правовую документацию:
а) в положение о внутреннем контроле были внесены поправки:
1) целью функционирования является:
- создание эффективной контрольной среды, направленной на совершенствование бухгалтерской информационной системы, способствующей своевременному выявлению и пре-
дупреждению негативных явлений и тенденций в сфере процесса заготовления, производства, сбыта продукции, инвестиционной деятельности предприятия;
- контроль за эффективным использованием ресурсов организации.
2) в задачи внутреннего контроля входит:
- оценка эффективности бухгалтерской информации для целей управления организацией;
- выявление факторов, снижающих полезность учетных показателей, для целей принятия решений внутренними пользователями предприятия;
- разработка мероприятий направленных на устранение недостатков, а также оказание консультационных услуг персоналу бухгалтерской службы по вопросам организации бухгалтерского информационного потока;
- оценка удовлетворения информационных потребностей системы управления;
- оценка эффективности использования активов организации, контроль доступа персонала к активам организации.
3) в состав обязанностей внутреннего контроля входит:
- составление и совершенствование положения, стандартов внутреннего контроля, в том числе управленческого аудита;
- организация управленческого аудита формирования и движения первичной документации, заполнение регистров бухгалтерского учета, составление управленческой и финансовой отчетности;
2010 № 1 Вестник Ростовского государственного экономического университета (РИНХ)
Документация (ответ на полученный запрос с приложением копий документов)
г \
Управленческий аудит
Организация
проверки
Служба внутреннего контроля
Организация
проверки
Контроль использования весив сов
Запросы
Контрагенты
(формирование
внешней
информации)
Результаты оценки эффективности информации бухгалтерского учета для цепей тпраьления
Проверка
эффективности системы внутреннего аудита
Запросы; меры по повышению качества внутреннего
Т -1-| ТЦН-Ч--11-| тт гг
Руководители высшего, среднего и низшего управления
Результаты оценки эффективности использования ресурсов
Отчет
Запросы
Документация бухгалтерского учета
Бухгалтерия
(формирование
внутренней
информации)
Л
Мониторинг наличия и использов ания р е сур сов
Договоры, контр акты, соглашения, и т.п.
Первичные документы дня контрагентов
Документы о хоз. процессе
Первичные документы от контрагентов
Управленческ оерешение
Г енврация решения
Объект
управления
245
- разработка мероприятий по ликвидации выявленных нарушений с последующей проверкой их выполнения.
б) в содержание должностных инструкций были предложены следующие изменения:
1) в перечне задач сотрудников службы - организация и проведение контроля по двум направлениям:
- оценке эффективности использования ресурсов организации;
- оценке эффективности бухгалтерской информации в рамках управленческого аудита;
2) в обязанностях - формирование подтверждающих документов, учитывающих цели и задачи, приемы и способы управленческого аудита.
II. Усовершенствована методология внутренней проверки на основе внедрения приемов и способов управленческого аудита. В частности:
а) адаптированы правила (стандарты) внутреннего контроля в соответствии с целями и задачами управленческого аудита;
б) внедрена методика оценки эффективности информации в процесс контрольной проверки.
III. Изменен характер организации и проведения внутренних проверок:
а) В основу внутренних проверок положена единая концепция качества бухгалтерской информации для целей управления организацией, способствующая лучшему пониманию сотрудниками аудиторской службы предприятия цели проверки, задач ее поведения, принципов и методов оценки качества бухгалтерского информационного потока.
б) Информация стала рассматриваться в разрезе расширенного состава критериев качества. Данный подход в процессе проведения контрольных проверок позволяет лучше учесть информационные потребности менеджмента организации.
в) В основу оценки информации положена система показателей эффективности (полезности) бухгалтерских данных, выраженных в процентах, баллах и словесном описании (экспертная оценка). Результаты проверки стали предполагать проведение анализа качества различных элементов информационной системы, выявлять участки учета, требующие повышенного внимания со стороны сотрудников бухгалтерской службы.
г) В процессе проверки аудиту стали подвергаться не только данные финансовой, но и управленческой отчетности, а также показатели оперативного учета.
д) Предложенная система методов и приемов контроля стала позволять организовать проверку от анализа формирования первичных документов до расчета итогового показателя эффективности (полезности). В рамках управленческого аудита разработана методика расчета уровня материальности и контрольного риска, учитывающая специфику данного вида деятельности. Использована система тестов, позволяющая связать оценку отдельных элементов бухгалтерского учета с критериями полезности учетных показателей, а также анкеты опроса руководителей различных уровней управления, позволяющие выяснить их мнение относительно полезности учетных показателей для принятия своевременного управленческого решения.
IV. Рекомендован периодический мониторинг со стороны внешнего аудита за эффективностью системы внутреннего контроля по следующей схеме:
а) руководство предприятия заключает с аудиторской организацией договор об оказании аудиторской проверки эффективности функционирования системы внутреннего контроля;
б) аудиторская организация проводит внешнюю проверку, результаты которой сообщаются администрации;
в) руководство хозяйствующего субъекта анализирует полученную информацию и проводит ряд мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков.
В результате периодического внешнего контроля стало возможно поддержание системы в эффективном состоянии функционирования. Внешние проверки способствуют выявлению недостатков в организации системы внутреннего контроля, уменьшают возможность злоупотреблений, способствуют более ответственному отношению аудиторов к проведению внутреннего контроля.
В ходе проверок также было предложено использование информационных технологий оценки данных бухгалтерского учета. Это позволило повысить, с одной стороны, производительность труда, с другой - качество аудита.
Общеизвестны существующие задачи и составляющие бухгалтерского учета при функционировании внутреннего контроля, а ниже приведем процедуры контроля, которые могут быть рекомендованы для применения в крупных организацих:
- проверяется наличие и правильность оформления первичных учетных документов при принятии их к учету (проверяют необходимое количество подписей, реквизитов и виз, особенно это касается авизо);
- сверяются суммы в банковских выписках с суммами платежных поручений;
- с помощью банковских счетов (зачастую, структурным подразделениям открыты в банках текущие счета, на которые зачисляется сдаваемая ими денежная выручка и перечисляются вышестоящими организациями денежные средства на выплату заработной платы, командировочные расходы и другие це-
левые назначения) контролируются расходы подразделений;
- проверяется правильность ведения регистров бухгалтерского учета, Главной книги и расчета сумм в них;
- сверяются суммы на счетах бухгалтерского учета с данными первичных документов, оперативного учета, внешних источников информации;
- сверяются показатели отчетности с данными бухгалтерского учета (учетными регистрами);
- проверяется правильность,
своевременность и полнота данных для составления бухгалтерской, налоговой, статистической и оперативной отчетности;
- проверяется правильность ведения внутрихозяйственных расчетов;
- проверяется правильность начисления налогов;
- проверка полноты отражения денег, выданных под отчет, по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», путем сличения их с расходом по оборотно-сальдовой ведомости учета расчетов с подотчетными лицами, с первичными документами, приложенными к авансовым отчетам;
- проверка правильности дебиторской и кредиторской задолженности структурных подразделений. Устанавливается соответствие числящихся по балансу дебиторской и кредиторской задолженности данным аналитического учета, нет ли свертывания в балансе дебиторской задолженности за счет кредиторской и, наоборот, правильно ли образована и отнесена такая задолженность на балансовые счета, нет ли случаев скрытия дебиторской задолженности на других статьях баланса. Проверяются документы по задолженности (входят ли операции, по которым она образовалась, в круг деятельности структурного подразделения). Наиболее тщательно проверяются расчеты со сторонними организациями;
- сверка расчетов с контрагентами;
- каждая операция визируется главным бухгалтером структурного подразделения, а когда идет речь о
расходах, то и главным бухгалтером;
- сведения отчетности обязательно доводятся до руководителя головной организации, он поручает контролировать правильность и достоверность главному бухгалтеру;
- контролируется выполнение плановых показателей к фактическим и лимитов для структурных подразделений (необходимо представлять еженедельно отчеты и пояснения, если же происходит перерасход или невыполнение плана, структурное подразделение обязано убедительно аргументировать этот факт);
- проверяется правильность, своевременность и полнота данных для составления статистической отчетности;
- сбор данных для своевременности и полноты данных для составления пояснительной записки к годовому отчету;
- поддерживается эффективность функционирования защиты серверов от несанкционированного доступа;
- проверка соблюдения прав физического доступа к серверам, резервным копиям данных;
- двойной контроль за бухгалтерскими операциями (деятельность структурных подразделений контролирует бухгалтер головной организации, а его контролирует главный бухгалтер). Получение наличных денег, оформление внутрихозяйственных расходов, операции с банком обычно происходят под двойным контролем;
- применяется система разрешений. Для совершения какой-либо нестандартной операции необходимо получить визу руководителя и главного бухгалтера, а затем отчитаться по этому вопросу;
- проверяется обеспечение сохранности и экономического расходования материалов и топлива структурными подразделениями;
- формы физического контроля, применяемые в организации: прочные запирающиеся двери, система сигнализации, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения;
- инвентаризация активов и обя-
зательств (проводится раз в год). Инвентаризации подлежат - товаро-
материальные ценности, основные средства, забалансовые статьи учета и другие статьи баланса;
- проведение аттестаций персонала, проверка квалификации кадров бухгалтерии;
- представление отчетности (внешней и внутренней).
Руководство компании должно внедрять процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйственных
операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных
данных по ведению финансовой
деятельности обеспечена файлами
компьютера или бухгалтерскими
книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают руководству организации уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в
обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов
2Z
и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация.
Библиографический список
1. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. № 307 ФЗ
2. Правила (стандарты) аудиторской деятельности. - М.: Современная экономика и право; Юрайт - М, 2000,- 328с.
3. Бурцев В.В. О системе государственного, аудиторского и внутреннего финансового контроля организации. // Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий, 2000. -№7-8. - с. 37-39.
4. Газарян A.B., Михайлова О.П. Система внутреннего контроля организации. //Бухгалтерский учет, 1999. - №9. - с. 47-51.
5. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 2000. - 239 с.
6. Терехов A.A., Терехов М.А. Контроль и аудит: основные методологические
приемы и технология. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 208 с: ил.
Bibliographic list
l.On Auditing: federal law of 30 December 2008 No. 307 FL
2. Regulations (standards) of Auditing. -Moscow: Modern Economics and Law; Youright-Moscow, 2000,- 328 pages.
3. V.V. Burtsev. On Government, Audit and Internal Financial Control of a Company. // Economy of Agricultural and Processing Enterprises, 2000. - No.7-8. - pages 37-39.
4. A.V. Gazaryan, O.P. Mikhailova. Internal Control System of a Company. //Accounting, 1999. - No. 9. - pages 47-51.
5. L.V. Sotnikova. Internal Control and Audit. Texbook / BZFAI. - Moscow: Closed Corporation “Finstatinform”, 2000. - 239 pages.
6. A.A. Terekhov, M.A. Terekhov. Control and Audit: Major Methodological Technique and Technology. - Moscow: Finances and Statistics, 1998. - 208 pages: illustrated.
