CC BY
7
Серебряник И.А., к.т.н.
доцент
кафедра Мировая экономика Золотухина Д.М. студент
Иркутский государственный технический университет
Россия, г. Иркутск РЫНОК EDMS-систем. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Аннотация:
В статье рассмотрены основные EDMS-системы, используемые в России и в мире. Приведены их основные свойства. Проанализированы показатели их эффективности.
Ключевые слова:
EDMS, документ, атрибут, хранилище, work-flow.
Выбирая EDMS-системы, руководитель предприятия должен, прежде всего, обратить внимание на следующие критерии:
1) Распространенность на рынке (Система должна представлять собой готовый продукт);
2) Наличие технической поддержки.
На российском рынке используются, как отечественные, так и зарубежные разработки. В начале остановимся на зарубежных.
Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система предназначена для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).
Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/CAM. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации.
Documentum. Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии. Documentum - это платформа, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных
проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных Intranet-порталов.
Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность. Система сложна в освоении, поэтому оснащать ею надо организации с числом сотрудников.
LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.
Microsoft SharePoint Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (checkout, check-in). В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления.
Optima Workflow. Система представляет собой больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.
Среди наиболее известных отечественных разработок следует назвать «БОСС-Референт», «Дело», «Евфрат».
«БОСС-Референт». Данная система разработана компанией АйТи. Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов.
«Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного (с точно фиксированными правилами) делопроизводства.
«Евфрат». «Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. «Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра.
Рассчитать прямой экономический эффект от внедрения EDMS можно, оценив набор параметров: Уменьшение площадей, отводимых для хранения документов; Уменьшение затрат на копирование; Сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров; Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде; Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование; Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).
Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30% рабочего времени
Косвенные выгоды от внедрения EDMS: повышение качества обслуживания клиентов; возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени; создание более эффективных коммуникаций между сотрудниками разных подразделение (командный дух); улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом улучшенный доступ к информации; улучшение качества продуктов/услуг; уолее быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг; увеличение финансовых оборотов; повышение качества
управленческих решений; более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг; повышение привлекательности для инвестиций; облегчение внедрения системы управления качеством
Пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь — это повышения уровня управляемости компании, что позволяет ей быстрее реагировать на внешние изменения и обеспечивает конкурентное преимущество.
Использованные источники: 1. P.A. Emelia Akashah R. Syamsul Rizal Kamaruzaman Jusoff and E. Christon. Electronic Document Management System. // World Applied Sciences Journal 12 (Special Issue on Computer Applications & Knowledge Management): 55-58, 2011
Сирант О.В. доцент
кафедра «Информатика и вычислительная техника» ФГОБУ ВПО «Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
РФ, г. Самара
ОСВОЕНИЕ НАБОРА КОМПЕТЕНЦИЙ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ БАКАЛАВРОВ
Аннотация: в статье рассматривается концепция информационного общества, проблемы продвижения медиа- и информационной грамотности, предлагается способ повышения компетенций студентов.
Жизнь в окружении усложняющихся информационных потоков, вездесущих информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) и разнообразных гаджетов требует целенаправленного формирования медиа- и информационной грамотности населения. Без нее современному человеку трудно ориентироваться в окружающем мире, понимать его сложность, движущие силы и причины значимых событий, принимать верные решения в повседневной жизни и в профессиональной деятельности.
Сегодня эти проблемы находят все больше понимания у лиц, принимающих решения, в том числе на международном уровне.
Понятие грамотности постоянно меняется. Мы переживаем технологическую революцию и являемся свидетелями важных изменений во всем мире. Физическая и виртуальная мобильность находится на подъеме. В этой связи перед нами встает новая задача: содействовать тому, чтобы люди, живущие в различных социальных и экономических условиях, добивались успеха и активно действовали во все более сложном мире.
При обучении студентов уже давно применяются современные информационные технологии, например, для чтения лекций используются видеопроектор, материал представляется в виде презентаций. Сами лекции могут поставляться в виде видео - лекций и вебинаров, это особенно актуально для дистанционного образования. К сожалению, при современном
