CC BY
16
УДК 006
Гриценко Ю. С. студент 2 курса
специальность: «Земельно-имущественные отношения» научный руководитель: Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар АНАЛИЗ ПРОГРАМНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Аннотация: в статье рассматривается анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота. Целью является изучение ведущих компаний-разработчиков, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.
Ключевые слова: программные средства, электронный
документооборот, средства, автоматизация, документационное обеспечение управления
Gritsenko Yu.S.
Student 2 courses, specialties: "The land and property relations" Academy of marketing and social and information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Research supervisor M. V. Salmenkova Candidate of pedagogical sciences, teacher Academy of marketing and social and information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) THE ANALYSIS OF SOFTWARE FOR INTRODUCTION REALIZATION ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS.
Summary: in article the analysis of software for realization of introduction of an electronic document management system is considered. The purpose is studying of the leading developer companies intended for automation of documentary ensuring management
Keywords: software, electronic document flow, means, automation, documentary ensuring management
Использования систем автоматизации документооборота является определенным шагом к внедрению и распространению применения электронного документооборота.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно
выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
• российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт"
- IT, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;
• полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С", "LanDocs"
- Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ -Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.
Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела.
Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства учреждения является наличие средств взаимодействия с другими системами, обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.
Проведём краткий обзор некоторых наиболее известных автоматизированных систем и платформ, на базе которых они разработаны, т.к. функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
Платформа Lotus Notes /Domino разработана фирмой IBM - это платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, созданию прикладных систем.
Она включает восемь важных технологий:
1) почтовую систему;
2) базы данных, ориентированные на хранение большого объема документов;
3) средства разработки приложений;
4) систему репликации;
5) средства защиты информации;
6) средства календарного планирования;
7) Internet/Intranet, web-технологии;
8) средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.
Первая версия Lotus Notes /Domino появилась в конце 1989 года. С тех
пор миллионы пользователей во всем мире рассматривают ее как базовую корпоративную технологию для взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов.
Lotus Notes /Domino отличают следующие характеристики:
1) наличие удобного пользовательского интерфейса;
2) возможность быстрой разработки в данной среде приложений;
3) наличие развитой системы защиты, позволяющей ограничивать права доступа к информации;
4) многоплатформенность (Lotus Notes /Domino поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами);
5) высокая гибкость благодаря возможности развертывания на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах;
6) масштабируемость (возможность поддержки компании любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей), наращиваемость функциональности, модульность;
7) наличие web-интерфейса, что позволяет просматривать в браузере все документы, находящиеся в базах Lotus.
"OfficeMedia" — Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Комплект "OfficeMedia" — Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:
1) "Регистрация документов" — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
2) "Библиотека рабочих документов" — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
3) "Согласование" — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
4) "Ознакомление" — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
"1С-Архив".Производитель: ООО "1С" . "1С:Архив" является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
Функции системы:
1) организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернету;
2) выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
3) хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии
документов;
4) поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
5) управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.
Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из требований к системе автоматизации электронного документооборота рекомендуется: для реализации внедрения системы автоматизации, документационного обеспечения управления в организациях использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.
Использованные источники:
1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник. М.: Юрайт, 2011, 576 с.
2. Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный докумнетооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, - М.: Логос, 2011, 452 с.
3. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. - 9-е изд., стереотип.-М.:Академия,2010,176 с.
4. Салменкова М.В. Методы и средства оптимизации удовлетворения информационных потребностей в электронных источниках правовой информации/М.В. Салменкова //Сборник научных трудов по материалам международной научно-практической конференции (Тамбов, 28 февраля 2014 г.). - Тамбов 2014. - С. 128-130.
5. Жидяева Е.С. «Факторы и причины девиантного поведения молодежи: специфические особенности». // Вестник ИМСИТа. - 2016 № 4 (68) С.43-45.
