РОЛЬ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ РАСКРЫТИИ ХИЩЕНИЙ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

DOI 10.47576/2712-7559_2022_1_1_15 УДК 65.011.12

Ишмеева Анастасия Сергеевна,

кандидат экономических наук, доцент, заместитель начальника кафедры социально-гуманитарных и экономических дисциплин, Уфимский юридический институт МВД России, г. Уфа, Россия

Губайдуллина Ильсеяр Нуровна,

кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры пожарной безопасности факультета защиты в чрезвычайных ситуациях, Уфимский государственный авиационный технический университет, г. Уфа, Россия

РОЛЬ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ РАСКРЫТИИ ХИЩЕНИЙ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИИ

В статье рассмотрены процесс движения наличных денежных средств на предприятии, возможности злоупотребления и хищений со стороны материально-ответственных лиц, перечислены причины злоупотреблений кассиров, детально рассмотрены возможности участия кассиров в хищениях, а также мероприятия по контролю и управлению денежными средствами компании. Авторами выделено, что хищение денежных средств является наиболее распространенным видом мошенничества, к которому относится прямое хищение наличных денег из кассы компании либо с помощью интеллектуального подлога.

Ключевые слова: выручка; касса; расчетный счет; аванс; подотчет; злоупотребления; хищения; прибыль; материально-ответственное лицо; потери; непогашенный чек; кассовый аппарат; фиктивный возврат.

UDC 65.011.12

Ishmeeva Anastasia Sergeevna,

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Deputy Head of the Department of Social, Humanitarian and Economic Disciplines, Ufa Law Institute of the Ministry of Internal Affairs of Russia, Ufa, Russia

Gubaidullina Ilseyar Nurovna,

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Fire Safety, Faculty of Protection in Emergency Situations, Ufa State Aviation Technical University, Ufa, Russia

THE ROLE OF ACCOUNTING FOR CASH TRANSACTIONS WHEN DISCLOSING THE THEFT OF CASH IN AN ORGANIZATION

The article considers the process of cash flow at the enterprise, the possibility of abuse and theft by financially responsible persons, lists the reasons for the abuse of cashiers, considers in detail the possibility of participation of cashiers in theft, considers measures to control and manage the company's cash, the authors highlight that theft of funds is the most common type of fraud, which includes the direct theft of cash from the company's cash desk or with the help of intellectual forgery.

Keywords: revenue; cash register; payment account; prepaid expense; subreport; abuse; theft; profit; financially responsible person; losses; outstanding check; cash register; fake return.

Выручка - это плата за проданные продукты, то есть те денежные средства, которые поступили в компанию за проданные продукты, произведенные работы или же оказанные услуги.

Порядок проведения наличных расчетов установлен Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (зарегистрировано в Минюсте России 07.04.2020 № 57999).

Величина денежных средств, поступающих на расчетный счет предприятия, зависит от цены и количества проданных товаров и услуг. Существует следующие источники поступлений денежных средств в кассу предприятия:

- расчетный счет;

- продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг и иное.

Выручка от продажи товаров в наличной форме, как правило, направляется на расчетный счет банка через инкассацию, вместе с тем часть наличных денежных средств разрешается расходовать из кассы на строго конкретные цели, а именно:

- без ограничений по сумме предприятия могут выплачивать заработную плату и финансировать социальные затраты на потребности работников;

- без ограничений по сумме выдавать сотрудникам средства под отчет;

- выплачивать страховые возмещения по договорам страхования физическим лицам (100 тыс. руб. в рамках одного договора);

- оплачивать товары, работы или же услуги (100 тыс. руб. в рамках одного договора);

- возвращать средства клиентам, раньше оплатившим что-то наличными (100 тыс. руб. в рамках одного договора);

- выдать наличные средства на личностные (потребительские) нужды предпринимателя, не связанные с претворением в жизнь им предпринимательской работы, без ограничений по сумме.

Последний пункт является ключевым отличием нового указания Центрального Банка от предшествующего. В результате данного новшества у налоговиков отпала возможность штрафовать индивидуальных предпринимателей за то, что они берут деньги из наличной выручки на личные нужды.

В Указании Центрального Банка представлен список целей, на которые запрещается

расходовать наличные денежные средства из кассы предприятия, сюда относятся: выдача займов, возврат долгов по займам организации, выделение наличных денег на проведение азартных игр, выделение денег на операции с ценными бумагами, оплата арендной платы.

Данный список считается окончательным и полным и не подлежит изменению и дополнению. В случае обнаружения нарушений в результате проводимой проверки, предприятия подвергаются штрафным санкциям.

Обратим внимание, что, если наличные денежные средства попали в кассу с собственного банковского счета организации, она имеет возможность использовать их по следующим направлениям:

1) рассчитываться по операциям с ценными бумагами;

2) оплачивать счета по договору аренды недвижимости;

3) выдача или возврат займов, а также выплата процентов по ним.

Таким образом, оплатить аренду недвижимости возможно лишь только за счет наличных, снятых с банковского счета организации. Кроме того, продавец товаров вправе использовать наличную выручку для выплаты стоимости возвращаемого товара, даже в том случае если данный товар был оплачен в безналичной форме. Иные поступления, не связанные с реализацией продуктов, работ и услуг, разрешено тратить по усмотрению организации без ограничений.

Использование денежных средств из кассы организации при расчетах с контрагентами имеет ограничение не только по направлениям использования, но и по объему. Настоящим указанием установлена граница расчетов наличными за одну операцию:

1) 100 тысяч рублей при расчетах в национальной валюте;

2) сумма иностранной валюты, эквивалентная 100 тысячам рублей. Данное ограничение не имеет распространение на сделки физических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Когда командированный работник за счет личных средств оплачивает личные расходы по проживанию и проезду, которые должен ему компенсировать работодатель, данные суммы могут быть превышены.

Наличные расчеты производятся в объ-

еме, не превосходящем максимальной величины наличных расчетов при выполнении гражданско-правовых обязательств, выливающихся из договора и исполняемых как в этап действия договора, так и после завершения сроков его действия. В случае если же организация или индивидуальный предприниматель рассчитывается с физическим лицом, то данный момент соблюдать не надо, без учета максимального объема возможно тратить деньги на выплату заработной платы, социальные потребности и личностные нужды индивидуального предпринимателя.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет выписываются расходно-кассовые ордера. Но до этого надо, чтобы сотрудник написал заявление с просьбой о выдаче средств под отчет, указав необходимую сумму и срок, на который необходимы деньги. Директор или же другое уполномоченное лицо собственноручно визирует заявление. Лишь только на основании такого заявления возможно составить на выдачу денежных средств подотчетному лицу рас-ходно-кассовый ордер для выдачи денег из кассы.

В случае если средства под отчет выдаются в безналичной форме (перечисления на банковские карточки работников), то не надо получать заявление от сотрудника, потому что заявление необходимо для оформления расходно-кассового ордера, а при безналичных расчетах расходно-кассовый ордер не оформляется.

То же самое возможно отметить и в случаях, когда работники в командировках пользуются корпоративными картами, которые привязаны к банковским счетам организации. Снятые с подобной карты наличные автоматически числятся выданными под отчет и через кассу не проходят (практика арбитражно -го суда на данный счет однозначна).

Никаких исключений нет для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации. Когда средства под отчет берет сам руководитель, то он тоже пишет заявление. Следовательно, в данном случае потребуется документ, содержащий указание на необходимую сумму, срок, подпись руководителя и дату. Вместо заявления возможно оформить письменное распоряжение руководителя. Важно, чтобы сумма, срок, дата и подпись были записаны от руки. Дан-

ный документ и станет исполнять функции подотчетного заявления.

Вероятна ситуация, когда сотрудник потратил свои средства на нужды фирмы и просит их возвратить. Тут возможны два варианта:

1. Работник средства под отчет получил, но по объективным основаниям потратил больше, чем ему выдали. В данном случае он обязан составить авансовый отчет на всю затраченную сумму и приложить к нему подтверждающие расходные документы. Бухгалтер выяснит, и в случае если директор признает авансовый отчет, согласившись со списком затрат, то в поставленный им срок работнику будет выдана сумма из кассы, затраченная из собственных средств.

2. Работник вообще не получал средства под отчет и затраты всецело оплатил из личных средств. В данном случае сотрудник подает заявление с просьбой возвратить ему затраченные на нужды компании средства и прилагает к заявлению документы, подтверждающие затраты. В случае если руководитель, рассмотрев это заявление, убедится, что средства потрачены на дела организации, то он дает распоряжение бухгалтерии о возмещении работнику затрат. На основании такого распоряжения и нужно будет оформить расходно-кассовый ордер сотруднику.

Наконец, в результате получения денежных средств сотрудник обязан составить отчет. По общему правилу, представить авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими затраты документами сотрудник обязан в течение трех рабочих дней. Срок, на который выдаются денежные средства, указан в заявлении сотрудника о выдаче средств под отчет. В случае если сотрудник был в командировке, то по истечению трех рабочих дней по возвращению из командировки.

Бухгалтер при получении авансового отчета выдает расписку в его получении. Это отрезная часть формы АО-1. В случае если же сотрудник не сумел отчитаться в срок по объективным причинам (болел или же был в отпуске), то для этих случаев предусмотрен определенный порядок - отчитаться работнику надо в течение трех рабочих дней со дня его выхода на работу. Есть лишь только общее правило: невозможно выдавать работнику средства под отчет, в случае если

он еще полностью не погасил свою задолженность по ранее полученным подотчетным суммам. При несоблюдении данного правила за это можно получить штраф по ст.15.1 КоАП РФ. В случае если же сотрудник в установленный срок не возвратил остаток подотчетных сумм, то их возможно вычесть из заработной платы. Для этого руководитель обязан издать приказ об удержании с заработной платы сотрудника подотчетной суммы в течение месяца с момента истечения срока на возврат неиспользованных подотчетных сумм. Но и тут есть ограничения:

1) общая сумма удерживаемых средств не должна быть больше 20 % от располагаемой суммы заработной платы, которую сотрудник получает на руки;

2) необходимо получить письменное согласие сотрудника на удержание. В случае если сотрудник не согласен на удержание, то вычесть эти суммы получится лишь только в судебном порядке [2].

Средства под отчет возможно выдавать и физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор. В данном случае выдача средств под отчет оформляется так же, как и выдача средств под отчет работнику организации [1].

Если есть нужда в выдаче займа из кассы, то это сделать возможно, но с учетом того, чтобы эти денежные средства выдавались не из наличной выручки. Для этого надо отправить запрос в банк о снятии денежных средств с расчетного счета. После поступления денежных средств в кассу наличность возможно выдавать из кассы в качестве займа.

В случае если денежные средства будут потрачены на неразрешенные цели и их выявит налоговая служба, то организация будет нести административную ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов».

Большинство компаний не обращают внимания на хищения, поскольку сотрудники обычно крадут небольшие суммы, которые не оказывают существенного влияния на общий доход. Однако если продолжать эту практику, небольшие суммы могут превратиться в существенные, что приведет ком-

панию к финансовому кризису [1]. Хищение денежных средств - наиболее распространенный вид мошенничества, к которому относится прямое хищение наличных денег из кассы компании либо с помощью интеллектуального подлога. Хищение наличных денежных средств гораздо легче обнаружить, чем хищения, совершенные с помощью интеллектуального подлога.

1. Кража наличных из кассы.

Большой процент краж наличных денег сотрудниками происходит в кассе организации, поскольку именно там хранятся наличные деньги и чеки. Когда деньги передаются туда-сюда, сотрудник может взять немного наличных и сунуть их в карман, когда никто не видит. Работник также может выждать удобный момент, когда активность у кассы меньше, чтобы открыть кассу и покопаться в ней, чтобы извлечь несколько купюр. Однако, поскольку сотрудник крадет наличные, которые уже были зарегистрированы в кассовой книге, дисбаланс между зарегистрированными и хранящимися наличными указывает на случаи мошенничества [4].

2. Обратные кассовые операции.

После кражи денег у работодателя некоторые сотрудники могут отменить определенные операции, чтобы скрыть хищение наличных. Для этого они регистрируют мошеннические возвраты и ложные аннулирования, чтобы уменьшить сумму остатка наличности, отраженную по документам. Например, после кражи наличных денег, полученных клиентом в качестве оплаты за покупку товара, сотрудник может уничтожить чеки, отражающие эту операцию. Чтобы скрыть хищение, сотрудник может вернуться к кассовому аппарату и аннулировать транзакцию, которая была введена в момент покупки. Аннулирование операции служит способом уменьшения остатка, отображаемого в журнале кассы, чтобы он сравнялся с наличностью в кассе.

3. Изменение подсчета наличности.

Сотрудники могут изменить подсчет суммы наличности, если они отвечают за регистрацию наличных платежей и сверку наличности в кассе и наличности, отраженной в кассовой книге (документальный и фактический остаток). Это дает им возможность подбить данные кассовой книги с фактическим остатком, скрыть следы кражи. В идеале,

сотрудник, работающий с кассой, не должен быть тем же лицом, которому поручена сверка наличности в кассе и суммы, занесенной в кассовую книгу, поскольку это создает возможность для кражи денег.

4. Выписывание безденежных личных чеков для покрытия кражи.

Этот вид хищения наличности предполагает покрытие остатка наличности чеком в качестве способа выверки разницы в наличности. Такая практика направлена на сокрытие недостачи наличности при сверке кассовой книги с наличностью в кассе. Однако сотрудник рискует тем, что чек будет раскрыт, когда аудитор будет проверять кассовую книгу. Кроме того, когда чек обналичивается, он компенсирует взятую наличность или отскакивает и предупреждает работодателя о схеме, в которой участвует сотрудник.

5. Уничтожение кассовой книги.

Если сотрудники не могут сбалансировать наличные деньги, записанные в кассовой книге, и наличные деньги, они могут прибегнуть к уничтожению оправдательных документов, чтобы избежать причастности к преступлению. Уничтожение кассовой книги и первичных кассовых документов не позволит работодателю или аудиторам просмотреть оправдательные документы, чтобы выявить расхождения с фактическим остатком.

Рассмотрим основные методы, направленные на предотвращение хищения наличных денег:

1. Разделение обязанностей.

Компания должна иметь четкую организационную структуру, которая разделяет обязанности, возложенные на сотрудников. В идеале, каждому сотруднику не следует передавать контроль над всем участком работы, поскольку это повышает риск мошенничества. Например, если один сотрудник отвечает за регистрацию наличных платежей, внесение наличных на депозит и сверку расчетов, это облегчает мошеннику совершение хищения, то есть обязанности, которые должны быть разделены, включают в себя получение наличных, выплату наличных, сверку банковских счетов, подсчет наличных, проводку депозитов и т. д.

2. Чередование обязанностей и обязательные праздники.

Когда сотрудник постоянно выполняет определенные функции, он может слишком

освоиться и начать искать способы манипулирования системой в своих интересах. В основном это относится к сотрудникам, которые занимаются приемом наличных платежей, регистрацией платежей, авторизацией платежей и сверкой наличности. Работодатель должен внедрить систему ротации заданий, выполняемых конкретными сотрудниками, чтобы уменьшить случаи мошенничества. Работодатель также должен ввести обязательный отпуск для сотрудников, чтобы они могли проанализировать свою работу и определить, не вовлечены ли они в какую-либо форму манипуляций с наличностью или финансового мошенничества [3]. Когда сотрудник отсутствует, работодатель может поручить выполнение этой функции другому сотруднику, чтобы обеспечить непрерывность деловых операций.

3. Проведение внезапной инвентаризации.

Еще одним способом предотвращения хищения наличных является проведение внезапной инвентаризации. Внезапные пересчеты наличности помогают привить сотрудникам дисциплину, поскольку они будут бояться, что работодатель раскроет их махинации. При подсчете наличных средств должны проверяться все процессы работы с наличностью, начиная с получения и заканчивая банковскими вкладами. Кроме того, сотрудники, выполняющие эти важные функции, должны находиться под непосредственным контролем, и руководитель должен утверждать любые возвраты или аннулирования.

Поскольку денежные средства являются наиболее ликвидным из всех активов, бизнес не сможет выжить и процветать, если у него нет адекватного контроля над денежными средствами. Денежные средства - это актив, который имеет наибольшие шансы «пропасть», поэтому необходимо обеспечить надежный внутренний контроль над процессом работы с денежными средствами. Поскольку многие деловые операции связаны с наличными деньгами, они являются жизненно важным фактором в работе предприятия. Из всех активов компании наличные деньги наиболее легко подвергаются неправильному обращению либо в результате кражи, либо по неосторожности. Чтобы контролировать и управлять своими денежными средствами, компания должна:

- четко учитывать все операции с денежными средствами, чтобы иметь точную информацию о движении и остатках денежных средств;

- убедиться в наличии достаточного количества денежных средств для оплаты счетов по мере наступления срока их оплаты;

- не держать слишком много свободных денежных средств, поскольку избыток денежных средств может быть инвестирован для получения дохода, например, процентов;

- предотвратить потерю денежных средств в результате кражи или мошенничества.

Необходимость контроля денежных средств очевидна и имеет множество аспектов. Без правильного планирования денежных потоков и защиты неиспользуемых денежных средств бизнес не сможет выжить.

Список литературы

1. Письмо Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859 «О выдаче наличных денег под отчет». Официальный интернет-портал правовой информации. - URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 07.12.2021).

2. Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0. Статья 138 Трудового Кодекса РА. Официальный интер-

нет-портал правовой информации. - URL: http://www. pravo.gov.ru (дата обращения: 07.12.2021).

3. Харисова, З. И. О некоторых проблемах обеспечения информационной безопасности государства и общества от современных киберугроз / З. И. Харисова // Актуальные проблемы права и государства в XXI веке. - 2019. - Т. 11. - № 1. - С. 387-391.

4. Харисова, З. И. Обеспечение прав и свобод гражданина в области использования цифровых финансовых активов / З. И. Харисова, А. Р. Лонщакова // Евразийский юридический журнал. - 2020. - № 3 (142). - С. 167-168.

References

1. Pis'mo Banka Rossii ot 2 oktyabrya 2014 g. № 29-R-R-6/7859 «O vy'dache nalichny'x deneg pod otchet». Oficiarnyj internet-portal pravovoj informacii. URL: http:// www.pravo.gov.ru (data obrashheniya: 07.12.2021).

2. Pis'mo Rostruda ot 09.08.2007 N 3044-6-0. Stat'ya 138 Trudovogo Kodeksa RA. Oficiarnyj internet-portal pravovoj informacii. URL: http://www.pravo.gov.ru (data obrashheniya: 07.12.2021).

3. Xarisova Z.I. O nekotory'x problemax obespecheniya informacionnoj bezopasnosti gosudarstva i obshhestva ot sovremenny'x kiberugroz. Aktual'nye problemy prava i gosudarstva v XXI veke. 2019. T. 11. № 1. S. 387-391.

4. Xarisova Z.I., Lonshhakova A.R. Obespechenie prav i svobod grazhdanina v oblasti ispol'zovaniya cifrovy'x finansovy'x aktivov. Evrazijskij yuridicheskij zhurnal. 2020. № 3 (142). S. 167-168.