Реинжиниринг бизнес-процессов рекламного печатного агентства Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ РЕКЛАМНОГО ПЕЧАТНОГО АГЕНТСТВА С.Г. Фомичева, канд. техн. наук, доцент Е.А. Бережной, аспирант

Норильский индустриальный институт, г. Норильск

В данной статье рассматриваются решения по автоматизации процессов регистрации рекламных заказов в печатных агентствах малого бизнеса Норильского промышленного региона, полученные в результате разработки и внедрения авторской информационной системы АСОРБ (Автоматизированной системы обработки рекламных бланков). Агентства региона, использующие данные решения не только сохранили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управления

Большинство организаций, строящих свой бизнес как средства массовой информации, достаточно давно используют современные информационные технологии в своей деятельности. В первую очередь на данных предприятиях, как правило, автоматизируются работы по редактированию и верстке печатных изданий. Если же рассматривать сферу деятельности средств массовой информации, относящихся к малому бизнесу, то существует целая прослойка агентств, которые получают прибыль от привлеченных финансов, получаемых от рекламных заказов как от юридических, так и физических лиц. Уверенно на финансовом рынке чувствуют себя те организации, оборот рекламных заказов которых существенно превышает оборот конкурентов. Следовательно, одной из необходимых задач становится задача существенного ускорения и упрощения процессов формирования рекламных заказов. И если для крупных печатных агентств эти процессы не являются основными, то для печатных организаций малого бизнеса они становятся жизненно необходимыми.

В данной статье рассматриваются решения по автоматизации процессов регистрации рекламных заказов в печатных агентствах малого и среднего бизнеса Норильского промышленного региона, полученные в результате разработки и внедрения авторской информационной системы АСОРБ. Агентства региона, использующие данные решения не только сохранили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управления.

С начала 90-х годов в Норильском промышленном регионе существовало несколько десятков рекламных газет, строящих свой бизнес на платной публикации рекламных объявлений. Среди них в 1994 году начало свою деятельность ООО «Редакция газеты «О’Кей!», выпуская рекламную газету с одноименным названием. На текущий момент газета распространяется бесплатно, содержит от 8 до 16 полос, тираж газеты составляет 85000 экземпляров. До 2005 года процесс регистрации рекламных объявлений, принимаемых как от юридических, так и от физических лиц, осуществлялся практически вручную, что не позволяло данному агентству быть конкурентоспособным на рынке СМИ в Норильском промышленном

регионе в силу следующих причин:

- наличие очередей в офисах приема рекламных заказов приводило к оттоку клиентов;

- сравнительно долгая процедура регистрации заказов приводила к снижению количества принимаемых заказов, и, следовательно, к снижению прибыли;

- попытка увеличить количество офисов приема рекламных заказов приводила к увеличению штатного состава агентства, причем дополнительный штат формировался для выполнения рутинных работ, что приводило к росту себестоимости продукции;

- при ручной регистрации рекламных заказов допускался ввод некорректных и противоречивых данных, что в дальнейшем приводило к поступлению рекламаций от клиентов и повторной публикации заказов за счет агентства;

- процесс регистрации заказов не был связан с информационной системой верстки изданий и системой финансовой деятельности компании;

- отсутствовала автоматизированная система поддержки оперативного управления и контроля рекламных заказов.

Рассмотрим организационную структуру рекламного агентства «О’Кей!», существовавшую до внедрения АСОРБ (рис. 1), и опишем основные бизнес-процессы поддержки рекламных заказов при данной оргструктуре. Как видно из рис. 1, оргструктура печатного агентства «О’Кей!» имела иерархическую топологию с 5 уровнями иерархии. Известно [1], что жесткая иерархическая структура уместна для предприятий, ведущих свою деятельность при стабильных внешних условиях. При этом, чем больше уровней иерархии, тем медленнее предприятие реагирует на изменения внешней среды. В данном случае 5 уровней иерархии, присутствующих в рекламном отделе, совершенно неоправданно, что подтвердилось результатами системного анализа при проектировании АСОРБ (Автоматизированной системы обработки рекламных бланков) [2]. На рис. 2. диаграмма БГБ А8-18 показывает, что ранее затраты рабочего времени менеджеров и специалистов при подготовке недельного выпуска, состоящего из двух номеров разного объема, занимала более 380 чел./час

Оператор по приему строчных объявлений (4 - 7 чел.)

У

Рис. 1. Организационная структура печатного агентства ООО «Редакция газеты «О’Кей!» до внедрения автоматизированной информационной системы

Рис. 2. БГБ-диаграмма ЛБ-ІБ процесса «Подготовка номера к выпуску»

На диаграмме выделены те бизнес-процессы, которые не были автоматизированы (занесение оплаты оператором - 16 чел./час, подготовка заказов к выходу в печать - 80,8 чел./час, составление финансовой отчетной документации по рекламным заказам - 42 чел./час).

В частности, для выполнения процесса «Подготовка заказов к выходу в печать» в организации существовала должность «Специалист по допечатный подготовке», в область задач которого входила подготовка очереди заказов для отгрузки в верстку. Каждый из представленных бизнес-процессов формировался специалистом вручную, отдельно перепечатывался каждый заказ, составлялась общая очередь с учетом позиционирования, далее неоплаченные заказы удалялись. В рекламном отделе существовал целый штат операторов по приему объявлений, принимавших рукописные бланки рекламных объявлений и формирующих их печатный экземпляр в формате MS Word.

Среди недостатков существующей модели (рис. 2) следует отметить следующие:

- полное отсутствие возможности принятия оперативных управленческих решений в процессах формирования рекламных заказов;

- невозможность введения гибкой системы скидок/надбавок ввиду отсутствия структурированной базы данных сформированных заказов;

- ошибки в выгрузке и невозможность контроля вышедших заказов приводили к возникновению ситуаций, когда объявление публикуется либо не вовремя, либо вообще не выходит;

- отсутствие четкого контроля над объемом выпуска приводило к недобору/переполнению полос и номеров в целом [3], а также приводило к возможности несанкционированных продаж площади газеты

[4];

- отсутствие удобного интерфейса приводило к увеличению времени принятия заказов;

- отсутствие репликации данных с финансовой системой предприятия и отсутствие бухгалтерской отчетной документации в самой системе учета объявлений приводило к необходимости держать в штате дополнительный персонал для формирования отчетов и нормативных актов;

- процесс подготовки заказов к выпуску занимал значительное количество времени (380 чел./час);

- отсутствие автоматических выгрузок также приводило к неоправданному увеличению численности персонала.

Внедрение информационной системы АСОРБ значительно изменило организационную структуру предприятия (рис. 3). Во-первых, в процессе внедрения сократились штатные единицы, работа которых была рутинной и стала полностью автоматизирована (сокращение должностей специалиста по допечатной подготовке и менеджеров по работе с данными дало агентству значительный выигрыш порядка 15% от общей численности персонала), во-вторых, оргструктура стала более плоской [3] - сократилось количество уровней иерархической вложенности до 3, что привело к существенному сокращению времени принятия решения (~ 2,5 раза).

Г енеральный директор

Главный

редактор

РЕДАКІ ІИЯ

Выпускающий редактор (1 чел.)

Корректор (1 чел.)

Верстальщик (2 чел.)

Дизайнер (2 чел.)

Старший

менеджер

АГЕНТСТВО

\ /

Оператор по приему Оператор по приему

строчной рекламы модульной рекламы

(З чел.) (2 чел.)

Начальник финансовой службы

ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА

Финансист Бухгалтер

(2 чел.) (1 чел.)

у

Рис. 3. Организационная структура печатного агентства ООО «Редакция газеты «О’Кей!» после внедрения

АСОРБ

За 2 года своего существования новая оргструктура доказала свою предпочтительность по следующим аспектам:

- значительно сократилось время принятия решений как оперативных, так и стратегических - решения стали приниматься более оперативно и эффек-

тивно (рис. 4). На отдельных этапах работы время принятия оперативного решения сократилось в 10 раз, время принятия стратегических решений также уменьшилось за счет сокращения количества уровней организационной структуры;

бо

50

4о

ЗО

20

10

У

_

_

/

А bJ

о

д

н

л

о

с

о

d

ь о ыл во J п.

е

л

е

т

го

д

о

о

л

LQ

ГО

* S

ви

О и

& S3 і-

О т 1_

о ^ m ^ о ГО

0

□ До внедрения системы

□ После внедрения

Рис. 4. Изменения параметра «Время принятия решений»

- сократился штат малоквалифицированного персонала - помимо сокращения должностей, занимавшихся рутинной работой, внедрение системы позволило сократить часть работников по приему объ-

явлений (порядка 25 % от общего количества работников агентства) за счет проработанного интерфейса и расширенных возможностей самой системы (рис. 5);

сотрудники специалисты сотрудники специалисты

Агентств о Редакция

□ До внедрения системы

□ После внедрения

Рис.5. Диаграмма изменения численности персонала ООО «Редакция газеты «О’Кей!»

- появилась возможность повышения оплаты труда высококвалифицированным сотрудникам за счет снижения трудозатрат на производство рекламных заказов и снижения общей себестоимости продукции (как социальный фактор стоит отметить, что средний оклад специалистов в агентстве стал примерно 1,5 - 2 раза выше).

Внедрение новой системы привело к существенному повышению качества предоставляемых услуг. Оптимизация рутинных работ позволила внедрить новые бизнес-процессы по контролю выполнения выхода номеров и планированию новых выпусков. Вследствие этого на диаграмме появилась возможность проследить циклы Деминга, что говорит о при-

сутствии в рекламном агентстве системы контроля качества.

DFD-диаграмма TO-BE реорганизованных бизнес-процессов приведена на рис. 6. Отметим, что в данной модели полностью автоматическими стали следующие процессы:

- формирование очереди объявлений - система сама готовит выгрузку сформированной очереди объявлений с учетом данных об оплате и позиционирования в нужном формате представления данных;

- формирование отчетной документации - система АСОРБ обладает большой информативностью: более двух десятков типов отчетов могут быть сформированы в любой момент, что дает полную инфор-

мацию о текущем состоянии выпуска, статусе рекламодателя, сведений о текущей и итоговой работе менеджеров и оплате их работ;

- автоматическая репликация финансовых данных об оплате заказов - система АСОРБ работает с

Применение в рамках АСОРБ системы штрих-кодирования (фискальные регистры «Штрих 950К», pos-клавиатуры, И8Б сканеры штрих-кода Мйго^ю 1950, СОМ сканеры штрих-кода, программное обеспечение «Штрих:М-Кассир» версия 1.8) в 7 раз ускорило контроль вышедших заказов, в то же время повысив его эффективность.

Также в системе АСОРБ существует возможность реализации гибкой системы скидок и надбавок; расширен набор операций, связанных с процессами поддержки рекламодателей (возможность блокировки, кредита, занесения дополнительных скидок); оперативный контроль эффективности работы менеджеров позволяет ввести программы стимулирования персонала.

Реализованные структура базы данных и проце-

автоматическими выгрузками данных из программного обеспечения кассовых аппаратов и системы «1 С: Бухгалтерия».

дуры расчетно-кассовых операций представлены на рис. 7. В качестве сервера базы данных использовался МБ SQL 2000, что было обусловлено двумя факторами. Во-первых, наличием лицензии на данное программное обеспечение, и, во-вторых, унификацией обмена данными в реальном масштабе времени с финансовой системой предприятия, реализованной на базе 1С: Бухгалтерия.

В заключение следует отметить, что в результате внедрения автоматизированной информационной системы АСОРБ за 2 года агентство «О’Кей!» стало крупнейшим в Норильском промышленном регионе печатным рекламным агентством по охвату аудитории и количеству публикуемой рекламы, практически полностью вытеснив конкурентов в данной сфере.

AUTHOR: Evgeniy Beiezhncy PROJECT: OK_DFD (TO-BE)

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DATE: 01.03.2008 REV: 28.11.2008

WORKING READER DATE CONTEXT:

DRAFT

RECOMMENDED

■ PUBLICATION A-0

A0

Подготовка номера к вып уску

Рис. б. DFD-диаграмма TO-BE процесса «Подготовка номера к выпуску»

Рубрики I -

ЧшшшшшшшяяяяяяЛ

I Подрубрики I

Содержит I Содержит I I

^)Виды информации I

^Агенства I

^Виды собственности I

Стоимость квадратного сантиметра

Содержат

Содержит

Документы 1

Содержат

^Надбавки за позиционирование ■

Рассчитываются

Реклама ІЬ

^ Скидки за объе^ -----------

3Скидки за многократность §>-----------

^ Площадь по полосам |

Суммируется

Л Рекламодатели I

^Оплата через АСОРБ |

^Данные 111 С: Бухгалтерия" |кВыгружаются— ^Справочник: Транзакции I

шшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшшт Цишшшшшшшшшшшшшшшшштшшшшшшшшшшт

| Данные "Штрих-М: Кассир" |кВыгружаются -^документы: ВыпискаБанка ||

Рассчитывается

Производственный календарь |

Содержится

Проверяются

р

асположение модулей в газете I

Рис. 7. Логическая схема базы данных системы АСОРБ

Литература

1. Новиков Д. Типология задач управления организационными структурами / Д. Новиков // Современные сложные системы управления: материалы Междунар. науч. конф. Старый Оскол: СТИ, 2002. С. 110-115.

2. Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социальноэкономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. -Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2007. С. 95-98.

3. Бедулин Ю.Н. Технологии эффективных продаж рекламы в газеты / Ю.Н. Бедулин. — СПб: Питер, 2001 - 400 с.

4. Назайкин А.Н. Рекламная деятельность газет и журналов: практ. пособие / А.Н. Назайкин. - М.: «РИП-холдинг», 2002.- 205 с.

5. Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научнопрактический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2006, с.18-24.

© 8 (3919)42-17-39

E-mail:levikha@rambler.ru

E-mail: S.Sonic@mail.ru

Ключевые слова: Иерархическая организационная структур, Уровни иерархии, Изменение организационной структуры, Рекламные заказы, Автоматизированная информационная система, Время принятия решений, Снижение трудозатрат