Реализация принципов процессного подхода при внедрении СМК в вузе Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

М. Н. Игнатьева, доктор экон. наук, профессор,

кафедра экономической теории

и предпринимательства,

Уральский государственный горный

университет,

г. Екатеринбург, Россия,

ief.etp@ursmu.ru

Э. В. Шорина, инженер по вопросам

экспортного контроля,

Уральский государственный горный

университет,

г. Екатеринбург, Россия,

shorina23@gmail.com

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРИНЦИПОВ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ПРИ ВНЕДРЕНИИ СМК В ВУЗЕ

Наличие СМК в вузе свидетельствует об обеспечении качества образования на постоянной основе, т. к. ее внедрение предполагает качественное управление ресурсами и процессами, персоналом и маркетингом при условии неформального подхода руководства вуза к реализации требований стандартов серии ISO и максимального вовлечения персонала в деятельность вуза по внедрению СМК. Стандарты СМК направлены в первую очередь на успешное руководство вузом и, соответственно, на его функционирование, что становится возможным при реализации следующих восьми принципов:

1) ориентация на потребителя;

2) лидерство руководителя;

3) вовлечение работников;

4) процессный подход;

5) системный подход к менеджменту;

6) постоянное улуч- -шение;

7) принятие решений, основанных на фактах;

8) взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Указанные принципы отражают эволюционные изменения сущности научных подходов к управлению качеством и основные положения новой парадигмы управления.

Стандарты СМК направлены в первую очередь на успешное руководство вузом и, соответственно, на его функционирование.

Построение процессной модели вуза и ее реализация осуществляются с помощью управления процессами, которое обеспечивает целенаправленное воздействие на конечную цель. Реализация целей каждого из процессов обеспечивает выполнение цели самого верхнего уровня — цели вуза. При процессном подходе требования потребителей пронизывают всю деятельность вуза, т. к. на их основе формируются требования ко входу каждого процесса. Как считают исследователи данной проблемы, процессный подход с точки зрения конкурентоспособности является, несомненно, наиболее эффективным в силу своей полной ориентации на удовлетворение требований потребителей1.

Процессный подход применительно к производственным предприятиям разработан достаточно глубоко, однако его основные положения не всегда оказываются приемлемы для вузов ввиду специфических особенностей производимой продукции (образовательные услуги) и самой деятельности, обусловленной предоставлением этих услуг. К числу этих особенностей относятся:

— различие базовой основы предоставления услуг;

— высокая значимость персональных компетенций преподавательского состава;

— большое количество потребителей;

— многоуровневая -структура управления;

— близость характера управления предоставлением услуг к управлению проектами, что требует оценки промежуточных результатов и др.

Процессный подход подразумевает:

— выделение процессов, необходимых для СМК, их идентификацию и классификацию;

— установление последовательности

и взаимодействия этих процессов;

— назначение владельца процесса;

— определение критериев и методов, необходимых для обеспечения эффективности как работы, так и управления этими процессами;

— обеспечение наличия ресурсов и информации, необходимых для функционирования этих процессов;

— наблюдение, измерение и анализ процессов;

— принятие мер, требуемых для достижения запланированных целей;

— управление этими процессами в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001.

При выделении процессов определяют их границы: начало (вход) и конец (выход) (см. рис. 1).

Управление

В настоящее время в область применения СМК входит чаще всего только образовательная деятельность, чего явно недостаточно, т. к. участие в научно-исследовательской деятельности позволяет студентам реализовать свои творческие способности, решать научные проблемы на междисциплинарной основе, участвовать в подготовке инновационных продуктов.

Вход

Процесс

Выход

Механизм Рисунок 1. Модель процесса2

В модели процесса выделяются также механизмы (средства), которые используются для осуществления процесса, и управление, обеспечивающее результативность его функционирования. Процессы идентифицируются и классифицируются. В соответствии

со стандартом ИСО 9001, в СМК все процессы подразделяются на четыре группы:

— процессы, связанные с ответствен-

ностью руководства (процессы управления СМК);

— процессы менеджмента ресурсов (создание необходимой производственной среды и управление человеческими ресурсами);

— процессы жизненного цикла;

— процессы измерения, анализа и улучшения.

Существуют предложения выделения процессов: согласно вкладу в формирование ценностей; исходя из производства основой продукции организации и др. Наиболее приемлемыми являются рекомендации3, в соответствии с которыми выделяются:

— бизнес-процессы (основные процессы, главные процессы, процессы жизненного цикла);

— процессы менеджмента;

— обеспечивающие процессы.

Для выделения бизнес-процессов должна быть определена основная продукция вуза, на производство которой он нацелен. Результатом образовательной деятельности и дополнительного образования выступают образовательные услуги по подготовке бакалавров, специалистов и магистров дневной и заочной форм обучения, а также обучения по различным образовательным программам и непосредственно сами подготовленные молодые специалисты. Научно-исследовательская продукция (отчеты, патенты, изобретения), а также утвержденные кандидаты и доктора наук являются результатом научно-исследовательской деятельности. Учебно-методическая продукция в силу небольших объемов реализации рассматривается лишь как продукция для внутреннего пользования. Отсюда к числу бизнес-процессов относятся процессы образовательной (включая дополнительное образование) и научно-исследовательской деятельности, которые напрямую влияют на удовлетворение потребностей внешних потребителей

Таблица 1.

Классификация бизнес-процессов

Классификационный критерий Типы процессов Отличительные признаки

1. По назначению 1.1. Маркетинговые Изучение спроса и потребностей рынка

1.2. Подготовительные Организация приема абитуриентов

1.3. Образовательные Обеспечение подготовки молодых специалистов

1.4. Методические Обеспечение методической основы подготовки молодых специалистов

1.5. Аттестационные Оценка качества подготовки молодых специалистов

1.6. Научно-исследовательские Обеспечение подготовки отчетов, мероприятий, функционирования аспирантуры, творческого развития студентов

1.7. Управленческие Планирование, учет, анализ и др.

2. По характеру вклада в осуществление образовательных услуг 2.1. Основные Процессы, которые обеспечивают рост профессиональных знаний и личностных компетенций

2.2. Обеспечивающие Процессы, предназначенные для создания необходимых условий осуществления образовательной деятельности, которые увеличивают стоимость образовательных услуг

2.3. Управления Процессы, которые способствуют повышению результативности и эффективности основных и обеспечивающих процессов и увеличивают стоимость образовательных услуг

3. По уровню детализации 3.1. Межвузовские Процессы, участниками которых являются несколько вузов

3.2. Межфункциональные Процессы, охватывающие несколько функциональных подразделений

3.3. Функциональные Процессы, охватывающие функциональное подразделение

3.4. Внутрифункциональные Процессы, охватывающие виды деятельности внутри функциональных подразделений

и представляют собой цепочку жизненного цикла продукции. Эти процессы являются стратегически важными для вуза и служат базой формирования организационной структуры. Адаптация материалов по классификации процессов для условий производственных предприятий позволяет рекомендовать следующие критерии классификации бизнес-процессов = вузов (см. табл. 1).

В настоящее время в область применения СМК входит чаще всего только образовательная деятельность, чего, по мнению авторов, явно недостаточно, т. к. участие в научно-исследова- = тельской деятельности позволяет студентам реализовать свои творческие способности, решать научные проблема: на междисциплинарной основе, участвовать в подготовке ин-

Система оперативных показателей позволяет осуществлять систематический контроль за их исполнением и служит важным инструментом повышения заинтересованности в качестве образовательных услуг.

новационных продуктов. В связи с вышесказанным авторская схема бизнес-процессов (см. рис. 2) включает в себя и процессы научно-исследовательской деятельности.

Процессы управления формируют требования ко всем процессам вуза, включая бизнес-процессы и обеспечивающие процессы. Сами управленческие процессы яв-= ляются самоуправляемыми. Требования заинтересованных сторон и внутренних потребителей трансформируются ими в управленческую информацию ограничительного или описывающего характера. = Управляющая информация получает отражение в инструкциях, руководствах, приказах, указаниях и т. д. и определяет условия преобразования «потока на входе» в «поток на выходе».

Рисунок 2. Бизнес-процессы СМК вуза

В схематическом виде взаимосвязь процессов отражена на рисунке 3.

На одном из этапов внедрения СМК предусмотрена разработка целевых, плановых (оперативных) показателей и внутренних стандартов, которые разрабатываются и утверждаются вузами самостоятельно. Целевые показатели служат для реализации политики в области качества и поставленных в ней целей. Плановые (оперативные) показатели предполагают выполнение целевых показателей.

Данные показатели используются в последующем в программах мероприя-

тий, где для каждого мероприятия устанавливается срок исполнения, требуемые ресурсы и ответственные лица. Анализ факторов, влияющих на качественный уровень бизнес-процессов (БП), позволил обосновать перечень оперативных показателей по каждому из них, являющихся основой эффективного функционирования БП и контроля. К числу условий, обеспечивающих эффективное использование этих показателей, относятся:

— установление показателей по приоритетным направлениям возможности совершенствования БП;

4 ДИСКУССИЯ Ч журнал научных публикаций ПЕДАГОГИКА И ПСИХОЛОГИЯ

Таблица 2. Предлагаемые оперативные показатели качества основных БП

Процесс Оперативные показатели

1 2

Взаимодействие с потребителями, Коб1 Посещаемость сайта университета, средняя посещаемость/день Охват посещаемых школ, кол-во школьников/чел.-мес. Эффективность работы маркетинговых служб, количество абитуриентов, охваченных встречами, на 1 чел./мес. Прогнозирование спроса, баллы Прогнозирование спроса на новые специальности, баллы

Организация работы приемной комиссии, К „ Производительность работников подразделения, кол-во абитуриентов/чел.-день Качество обслуживания, баллы Время простоя абитуриентов в очереди, мин./чел.

Итоговая аттестация и выпуск специалистов, Коб3 Участие в комиссии работодателей, доля работодателей в комиссии, дол. ед. Количество красных дипломов, дол. ед. Количество дипломов, выполненных по заданиям предприятий, дол. ед. Средний оценочный балл аттестуемых Продолжительность защиты, мин./чел.

Учебно- организационная деятельность, Коб4 Охват тестированием, доля дисциплин с тестовым контролем, дол. ед. Обеспечение адаптации первокурсников, баллы Контакт с аудиторией, баллы Количество читаемых курсов, курс/чел.-год Использование активных методов обучения, доля учебных занятий с активными методами, % Аудиторная нагрузка, час./преп. в год Производительность, количество студ./преп. в год Численность групп, среднее количество студентов в группе Степень индивидуальности подготовки, %

Методическая работа, Кб5 об5 Подготовка программ нового поколения учебных дисциплин, дол. ед. Подготовка пособий по самостоятельной работе, пос./преп.-год Подготовка учебных пособий, количество учебных пособий/преп.-год Подготовка электронных учебников, кол-во / преп.-год Доля учебников и пособий с грифом УМО, доля от всех учебных пособий

Внеучебная деятельность, Коб6 Охват студентов литературными кружками, доля студентов, занимающихся в кружках, % Охват студентов кружками театрального искусства, доля студентов, занимающихся в кружках, % Охват студентов спортом, доля студентов, занимающихся в спортивных секциях, % Удовлетворенность студентов организацией внеучебной работы, баллы Развитие межэтнических отношений, доля студентов, участвующих в межэтнических мероприятиях, % Развитие духовно-нравственного воспитания, доля мероприятий с участием церкви/год, %

Госбюджетная научная деятельность, Кн1 Использование результатов НИР в лекциях, преп./год Эффективность научной деятельности, т.р./чел. в год Доля участия студентов, аспирантов в НИР, % Наличие нарушений сроков выполнения работ, кол/год

Договорная научная деятельность, Кн2 Использование результатов НИР в лекциях, преп./год Эффективность научной деятельности, т.р./чел. в год Доля участия студентов, аспирантов в НИР, % Наличие нарушений сроков выполнения работ, кол/год

Выполнение грантов, проектов, Кн3 Использование результатов НИР в лекциях, преп./год Эффективность научной деятельности, т.р./чел. в год Доля участия студентов, аспирантов в НИР, % Наличие нарушений сроков выполнения работы, кол-во/год

Развитие малого предпринимательства (инновационная деятельность), Кн4 Количество сотрудников и студентов, занятых в МП, % Степень интеграции науки и бизнеса, баллы Мотивация инновационной деятельности, баллы Реализация патентов в МП, стоящих на балансе, %

Продолжение табл. 2.

1 2

Работа аспирантуры, К 5 н5 Привлечение в аспирантуру, доля от выпуска, % Защищенность аспирантов, % Профессионализм научных руководителей, кол-во защит /руков. за 5 лет/пред. Охват магистратурой, доля от бакалавриата, % Производительность работников аспирантуры, кол-во аспирантов/работника Количество направлений аспирантуры, кол-во

Таблица 3 Предлагаемые оперативные показатели обеспечивающих БП

Процесс Оперативные показатели

Материально-техническое обслуживание, Ко1 Выполнение заявок, % Средняя продолжительность выполнения заявки, дн.

Обеспечение безопасности, К. ' о2 Доля кафедр с сигнализацией, оперативность работы, % Выявленные нарушения, кол-во/год

Обеспечение благоприятной производственной среды, Ко3 Обеспеченность туалетами, туал./кол-во чел. Доля кафедр и студенческих аудиторий с несоответствующими условиями труда, %

Обеспеченность библиотечными ресурсами, Ко4 Использование литературы, кол-во книг/студ.-год Производительность, кол-во студ.-чит./библ-ря Пользование компьютерной техникой, кол-во час./день Организация выставок, кол-во/год

Обеспеченность аудиторным фондом, К5 о5 Количество составляемых расписаний, кол-во распис./чел. Удовлетворенность расписанием, баллы Длительность составления расписания, дн./расписание

Обеспеченность информационными ресурсами, Ко6 Информатизация библиотеки, баллы Информатизация функциональных служб, баллы Информатизация кафедр, баллы Использование компьютерной техники в учебных целях, баллы Использование компьютерной техники в научных целях, баллы

Обеспеченность финансами, Ко7 Нарушение сроков предоставления отчетов, кол-во Производительность бухгалтерии, кол-во преп./сотр. Случаи нарушений в работе по вине сотрудников, кол-во/сотр. (по данным ревизий)

Обеспеченность кадрами, Ко8 Производительность труда в отделе кадров сотрудников, кол-во дел/чел. Производительность труда в отделе кадров студентов, кол-во дел/чел.

Обеспеченность печатной продукцией, Ко9 Производительность, п.л./чел.-год Реализация продукции книжного киоска, т.р./мес. Производство печатной продукции со стороны, т.р./мес.

Сотрудничество с работодателями, Ко10 Наличие договоров о сотрудничестве, кол-во Места практики на предприятии, кол-во/год Доля заявок на трудоустройство, % Наличие целевиков-контрактников, кол-во Проведение совместных мероприятий, кол-во Проведение обучения на предприятии, час./год Создание совместных учебно-производственных комплексов, кол-во Создание эндаументов, руб.

Обеспеченность международного сотрудничества, К011 Участие в международных исследованиях, доля сотрудников, % Сотрудничество в выполнении НИР, доля сотрудников, % Востребованность патентов и технологий, % Индекс цитируемости ППС

с

в

ь- Е- о

я о ^ э

& 1С

с

и

я я я

СЙ с Е- Я

Ч а о й

^ й ч

& я с; Я

о а в * О я

3 а я 3 в 3 я й

9 И й Е- и & я

о с о о я й

я в

3 о

и я я ю

с с; я ^

о о а

Е- в Е-

я Е-

1С О

О &

& Й

н

с

я о £

Управленческие процессы

к

1

Бизнес- процессы

1 ^ А 1 1 1 1 1 1 |

Обеспечивающие процессы

4--1-"!

=я к

I

й в

о «

=Я

и £

й й

я 3

- я

к я я а

о

я

я а я я а о

я 3 р:

й £ £ ° ч с

Я £ _ X

^ СС 5 '

Я ^ Й сс

3 I

Рисунок 3. Модель вуза с позиции процессного подхода Примечание:----— информационные потоки,-► — материальные потоки

— объективность измерения и контролируемости;

— возможность взятия ответственности за выполнение показателей, которые входят в зону непосредственного влияния ответственного;

— ограничение числа показателей в целях исключения затруднений в их исполнении.

Предлагаемая система оперативных показателей для оценки качества основных бизнес-процессов, которые являются первоочередными при совершенствовании БП, приведена в таблице 2.

Для оценки качества обеспечивающих процессов рекомендуется использовать оперативные показатели, отраженные в таблице 3.

Предлагаемые оперативные показатели для оценки качества процессов управления отражены в таблице 4.

Система оперативных показателей позволяет осуществлять систематический контроль за их исполнением и служит важным инструментом повышения заинтересованности в качестве образовательных услуг. Степень соответствия фактических показателей оперативным плановым позволяет выявлять «узкие места» и предпринять меры по улучшению функционирования СМК, укреплению потенциала образовательного учреждения, улучшению результатов качественных характеристик. В первую очередь, учитывая значимость БП для повышения качества образования в университете, оценке и анализу подлежат основные БП. При

ДИСКУССИЯ 4

журнал научных публикаций Ц

Таблица 4

Предлагаемые оперативные показатели качества управления

Процесс

Оперативные показатели

Управленческая деятельность, К,

Степень управляемости — кол-во подразделений/чел. Удовлетворенность стилем управления, отношениями с управленческим аппаратом, баллы

Участие в принятии стратегических решений, баллы Участие во внедрении и функционировании СМК, баллы Развитие послевузовского образования, кол-во обучаемых/год Наличие дополнительного образования, т.р./год

Регламентация управленческого труда — доля должностных инструкций, % Наличие управленческих инноваций, кол-во/год

Продолжительность совещаний, собраний, планерок — кол-во час./чел. в мес. Оценка исполняемости приказов, постановлений, баллы Адаптация к изменению условий, новые специальности, % Развитие партнерских отношений с бизнесом, баллы

Управление СМК, К2

Организация мониторинга, кол-во аудиторских проверок/год Оценка внедрения СМК в вузе, баллы Обучение СМК — доля сотрудников, обучавшихся СМК, % Совершенствование СМК, баллы

выборе участка, требующего первоочередного совершенствования, критерием выступает степень достижения заданного сочетания значений оценочных параметров. Так, в отношении БП к их числу относятся:

— коэффициент весомости процесса;

— индекс, характеризующий выполнение оперативного показателя (индекс результативности).

Расчет индексов результативности выполняется путем сопоставления фактических показателей с оперативными (плановыми). Конечный индекс по БП определяется как среднеарифметическая величина. Возможен вариант введения коэффициентов значимости в расчет индекса как средневзвешенной величины.

В качестве примера ниже приведена формула определения индекса качества процессов образовательной деятельности:

Кк = а, б + а б + - + « б, (1)

об 11 22 пи'

где: Коб — индекс качества процессов образовательной деятельности; б,, б2, ..., бп — индексы, характеризующие качество бизнес-процессов образовательной деятельности; а,, а2, ..., ап — коэффициенты весомости (при условии а, + а2 + а3 + ап = 1,0). Подобным образом определяется индекс качества процессов научно-исследовательской деятельности (Кн), обслуживающей (Ко) и управленческой деятельности (К). В целом интегральный индекс качества

процессов образовательной подготовки молодых специалистов в вузе (КП) определяется как

КП = а,К б + а2К + а3К + а4К,

П 1 об 2н 3о 4 у'

(2)

где: а,, а,, ..., а — показатели весомости

^ 1' 2' ' п

(при условии а1 + а2 + а3 + а4= 1,0).

Приведенные показатели позволяют оценить качество процессов в вузе, а также в целом качество образовательной подготовки молодых специалистов, а как известно, конкурентоспособность вуза находится в прямой зависимости от уровня результативности подготовки молодежи. Ориентация же на постоянное улучшение качества БП предполагает корректировку целевых и оперативных плановых показателей в процессе функционирования СМК. ^

1. Асташова Ю. В. Управление процессами промышленного предприятия (на примере системы менеджмента качества): дис. ... канд. экон. наук: 08.00.05. — Челябинск, 2006. — 193 с., Кошкарева Н. В.., Лев-шина В. В., Свиткин М. З. Процессный подход при внедрении СМК в организации // Стандарты и качество. 2002. - № 3. - С. 74-77.

2. Методология функционального моделирования IDEFO: Руководящий документ. — М.: Госстандарт России, 2000. - 75 с.

3. Кошкарева Н. В., Левшина В. В. Методические подходы к описанию процессов системы менеджмента качества вуза // Качество. Инновации. Образование. 2004. № 1. С. 42-48.