РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА "ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ" Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

учебник / А. Д. Шеремет. - Москва: ИНФРА - М, 2008. - 416 с.

УДК 330.46

Кулаева Е. В. магистрант 3 курса экономический факультет Национальный исследовательский Мордовский государственный

университет им. Н. П. Огарева Россия, г. Саранск РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА «ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ»

Аннотация: В статье рассматриваются особенности создания таблиц и организации связей между ними, позволяющие решать поставленные задачи и избежать избыточности и дублирования хранимых в информационной системе данных.

Ключевые слова: документооборот, базы данных, автоматизированные информационные системы, информационная структура, таблицы.

Kulaeva E. V. graduate student 3 course, Faculty of Economics National Research Mordovia State University. N. P. Ogarev

Russia, Saransk DEVELOPMENT OF INFORMATION STRUCTURE FOR AUTOMATED WORKING PLACE «BUSINESS MANAGER»

Abstract: The article considers the features of creating tables and organization of connections between them, allowing to solve the tasks and avoid redundancy and duplication of data stored in the information system.

Keywords: workflow, databases, automated information systems, information structure, tables.

Разрабатываемый программный продукт предназначен для автоматизации документооборота на ООО СПК «МИДИС-СТРОЙ». Для решения задачи необходимо предварительно изучить фактическую схему документооборота предприятия.

Программный комплекс должен обеспечивать эффективную реализацию следующих функций: ввод новых данных в базу данных; удаление данных из базы; корректировку данных; поиск данных по разным критериям; формирование отчетов с выбором входных параметров; контроль информационной технологии; архивацию данных и обеспечение целостности данных.

База должна включать справочную, контрольную и операционную

информацию.

В качестве платформы для создания базы данных была выбрана MS Access 2010. В качестве среды разработки приложения была выбрана среда разработки Delphi, располагающая широкими возможностями по созданию приложений баз данных и большой коллекцией визуальных элементов управления, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Для осуществления поставленной задачи было создано восемь таблиц. Опишем их подробно.

Первые четыре таблицы являются справочниками, информация из которых будет использоваться другими таблицами. Их основное назначение - избежать дублирования информации в системе. Это таблицы: «Справочник видов документа», «Виды доставки», «Должности» и «Подразделение». Названия таблиц однозначно отражают виды хранимой в них информации. Они предназначены для хранения информации о типах документов, видах доставки, списках должностей, списках подразделений предприятия. Также все они имеют сходную структуру и состоят из одного текстового поля, являющегося ключевым.

Пятая таблица «Сотрудники». Особенность данной таблицы заключается в том, что поля «Подразделение» и «Должность» являются подстановочными. Таким образом, значения в эти поля будут браться из ранее созданных соответствующих таблиц.

Шестая таблица - «Справочник корреспондентов», предназначена для хранения списка корреспондентов.

Седьмая из созданных таблиц - «Входящие». В ней фиксируется информация о входящих документах. Поля «Вид документа», «Вид доставки», «Корреспондент», «Табельный номер» является подстановочным. Последняя из созданных таблиц - «Исходящие». В ней фиксируется информация о исходящих документах. Поля «Вид документа», «Вид доставки», «Корреспондент», «Табельный номер» является подстановочным.

Рисунок 1 - Схема данных

Между всеми таблицами установлены показанные на схеме данных связи. В основном, это вид связи «Одна со многими», который означает, что одной записи из таблицы с ключевым полем может соответствовать бесконечное число записей в подчиненной таблице.

Схема данных, образованная данными таблицами, а также связи между ними показаны на рисунке.

Использованные источники:

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. ГА. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2007 г., с.325

2. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2002.

3. Введение в информационный бизнес: Учебное пособие / Под ред. В. П. Тихомирова, А. В. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 2006 г., с. 215

4. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В. В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2006. с. 335