Разработка информационной системы электронного документооборота ООО "Деловые Линии" Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 004.04

РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ДЕЛОВЫЕ ЛИНИИ»

Шафоростова Елена Николаевна, к.п.н., доцент, Старооскольский технологический институт

НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, shaf-elena@yandex.ru Ковтун Нелли Игоревна, старший преподаватель, Старооскольский технологический институт НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, kovtun-n-i@yandex.ru Лазарева Татьяна Ивановна, старший преподаватель, Старооскольский технологический институт НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, tatylaz@mail .ш

В условиях существующего развития частного предпринимательства малые фирмы с течением времени наращивают оборот материальных и информационных потоков, что приводит к увеличению и хранению информации на бумажных носителях, а также структурированию документооборота. Руководитель не имеет полной информации о работе фирмы и только из предоставленных отчетов может сделать выводы о темпах развития, что недопустимо в условиях, когда управленческие решения необходимо принимать оперативно. Также существенным недостатком является невозможность контроля исполнения поручений и обработки заявок, заказов, что может привести к невыполнению обязательств со стороны компании. Это может грозить потерей заказов и заказчиков.

Целью разработки информационной системы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение в транспортно-экспедиторской компании ООО «Деловые Линии» с использование современных инфо-коммуникационных средств, а также автоматизация информационных потоков в соответствии со структурой компании и рациональной системой организации труда.

Одной из основных задач любой малой фирмы является осуществление процесса закупок или поставок товаров или услуг. Количество различных видов документации при этом постоянно растет, поэтому актуальной задачей является перевод всех документов в электронный вид. Существующие на рынке современные системы электронного документооборота дорогостоящи и часто функционально избыточны, поэтому оптимальным решением при наличии сотрудников соответствующих компетенций для малых фирм становится разработка информационной системы электронного документооборота собственными силами.

Научная новизна работы состоит в разработке структуры базы данных, учитывающей особенности транспортно-экспедиторской компании ООО «Деловые Линии» и построении эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих научных достижений в области разработки систем электронного документооборота.

Управление жизненным циклом программного обеспечения является одной из важнейших задач. В процессе разработки системы электронного документооборота следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть при реализации программного обеспечения и его внедрении. Также не стоит обходить вниманием и тот вопрос, что пользователям придется работать с данной программой значительное количество времени, и поэтому эффективность их работы будет значительно зависеть от простоты в использовании программы и ее наглядности. Также следует обратить особое внимание на исключение человеческого фактора при работе пользователя с системой и на консерватизм сотрудников.

Транспортно-экспедиторская компания ООО «Деловые Линии» - небольшое перспективное и развивающееся предприятие, для которой разработка собственной информационной системы электронного документооборота отдела снабжения является наиболее приемлемым решением возникшей проблемы. При разработке система должна обеспечить следующие задачи:

• получать необходимые первичные документы из системы;

• избежать двойного ввода одной и той же информации;

• оперативно получать необходимые формы отчетности;

• уменьшить бумажный документооборот с учетом законодательного регулирования;

• информировать пользователя о полученном документе;

• предоставлять возможность обмениваться сообщениями внутри сети;

• вести контроль исполняемых документов и их удостоверения ЭЦП;

• предоставлять возможность установления истории работы с документами;

• осуществлять долговременное хранение документов.

Информационное обеспечение комплекса задач представляет собой информационную модель фирмы. Основной функцией информационного обеспечения является надежное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя и удобный доступ к этим данным. В процессе разработки задач пользователя решения по информационному обеспечению рассматриваются как относительно самостоятельная и важнейшая часть разработки. Решения по составу и организации необходимой информации принимаются во внемашинной и внутримашинной сферах [3].

Обобщенный алгоритм разрабатываемой информационной системы представлен на рис.1. отдела снабжения ООО «Деловые Линии».

Рис. 1 - Обобщенный алгоритм работы программы

Основными сущностями разрабатываемой модели базы данных электронного документооборота являются:

Сущность «заявка» характеризуется атрибутами: номер, дата, статус. Данная сущность связана с сущностями «габариты», «бригадир», «менеджер».

Сущность «менеджер» характеризуется атрибутами: ФИО, должность, стаж работы, отдел, логин, пароль. Данная сущность связана с сущностями «заявка» и «приходной документ».

Сущность «бригадир» характеризуется атрибутами: ФИО, должность, стаж работы, отдел, логин, пароль. Данная сущность связана с сущностью «заявка».

Сущность «габариты» характеризуется атрибутами: объем, марка, серия. Данная сущность связана с сущностью «заявка».

Сущность «автотранспорт» характеризуется атрибутами: марка, грузоподъемность, номер. Данная сущность связана с сущностью «приходной документ».

Сущность «приходной документ» характеризуется атрибутами: номер, дата, статус. Данная сущность связана с сущностью «менеджер».

Инфологическая модель данных представлена на рисунке 2.

Разрабатываемая информационная система оперирует с таблицей входящих документов. Информация о документах хранится в таблице «Заявки».

На основе инфологической модели данных была построена даталогическая модель, реализованная в СУБД MS SQL Server. MS SQL Server является современным интегрированным решением, которое наделяет пользователей организации безопасной, надежной и продуктивной платформой для обработки промышленной информации и работы приложений, касающихся интеллектуальных ресурсов предприятия. MS SQL Server 2010 предоставляет мощные инструменты для профессионалов информационных технологий так же, как и для работников информационной сферы, уменьшая сложность создания, развёртывания, управления и использования данных предприятия и аналитических приложений на платформах от мобильных устройств до информационных систем предприятия [1].

Связи таблиц разработанной системы приведены на рисунке 3.

Автотранспорт

КодАвто □ КодДокумента Марка

Грузоподъемность Номер

ПриходнойДокумент

□ КодДокумента КодМенеджер Номер Дата Статус

Менеджер

□ КодМенеджер ФИО

Должность

СтажРаботы

Отдел

Логин

Пароль

Заявка Габарит

□ КодЗаявки

□ КодГабарит

Дата

Статус

Габариты

□ КодГабарит

Объем

Марка

Серия

Бригадир

□ КодБригадир ФИО

Должность

СтажРаботы

Отдел

Логин

Пароль

Заявка

□ КодЗаявки КодБригадир КодМенеджер Номер Дата

Рис.3 - Даталогическая модель базы данных

Все таблицы необходимо нормализовать во избежание избыточности данных, аномалий обновления, удаления и ввода, поддержания целостности данных [1].

Разработка программного кода и визуальное проектирование выполнялось в среде Microsoft Visual Studio , с помощью которого был разработан интерфейс клиентского приложения (рис.4).

Электронный документооборот

\D

Менеджеры

© Габариты

Заявки на габариты

Бригадиры

Менеджеры

4P Автотранспорт

^^ Приходные документы

О Справка

E3I

H i 5 для 5 ► и « X У Л Отчет

Перетащите колонку сюда для группировки.

ФИО Должность Стаж Отдел Логин Пароль

* Нажмите здесь для добавления новой строки

Содержит: V Содержит: V Равно: V Содержит: V Содержит: V Содержит:

Новиков Александр .. менеджер 2 Главный novikov dssdsd34

Леонов Семен Петро.. менеджер 2 Главный leonov dfd

Синий Василий Петр... менеджер 4 Главный siniy dfdfdcx

Ткаченко Игорь Алек.. менеджер 5 Главный tkachenko 4dssv

► Черных Дмитрий Ана... менеджер 4 Главный chernyh 4fdsfsdfsd

Рис.4 - Пример разрабатываемой экранной формы

Разработанная информационная система контроля и исполнения документооборота для отдела снабжения обеспечивает базовую функциональность, имеет дружественный интерфейс пользователя и систему поиска документов. В разработанной системе предусмотрены: аутентификация пользователя, регистрация документов, работа с документами (исполнение, комментирование, отправка), контроль исполнения документов, поддержка работы нескольких пользователей, система сигнализации о поступившем документе, удобная система настройки системы. Каждый пользователь системы имеет свой

«рабочий стол», на котором он видит документы, которые он должен обработать, просроченные документы и общий список документов.

Внедрение информационной системы электронного документооборота значительно повысит эффективность работы транспортно-экспедиторской компании ООО «Деловые Линии», поскольку разрабатываемая база данных позволит оперативно отражать информацию и упростить процесс изменения и ведения бумажной документации, при этом основные элементы операций автоматизированы и выполняются по достаточно несложному алгоритму, в результате чего экономится время, финансовые затраты, человеческие ресурсы, оперативно поступает информация и повышается качество работы в целом. Функциональность разрабатываемой информационной системы возможно расширить при дальнейшем процессе роста компании и появлении новых задач.

Литература

1. Гущин, А.Н. Базы данных: учебно-методическое пособие / А.Н. Гущин. - 2-е изд., испр. и доп. - М.; Берлин : Директ-Медиа, 2015. - 311 с.

2. Мухин, Н.П. Компьютерные системы управления документооборотом / Н.П. Мухин. - М. : Лаборатория книги, 2010. - 58 с.

3. Шафоростова Е.Н., Квашина С.В. «Автоматизация учета товаров на АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства», СТИ НИТУ «МИСиС», 2009.

УДК 004.9

МЕТОД ОНТОЛОГИЧЕСКОГО ИНЖИНИРИНГА В ГИБКОМ ПРОЦЕССЕ РАЗРАБОТКИ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ7

Кошкидько Алексей Владимирович, аспирант кафедры Математического обеспечения и применения ЭВМ, Инженерно-технологическая академия Южного федерального университета,

Россия, г. Таганрог, a.koshkidko@gmail.com

Онтология (в информатике) — это попытка всеобъемлющей и детальной формализации некоторой области знаний. Это структурная спецификация некоторой предметной области, ее формализованное представление, которое включает словарь (или имена) указателей на термины предметной области и логические выражения, которые описывают, как они соотносятся друг с другом. Онтологии обеспечивают словарь для представления и обмена знаниями о некоторой предметной области и множество связей, установленных между терминами в этом словаре. Онтологии используются для построения концептуальных моделей. Концептуальная модель — модель предметной области, состоящей из перечня взаимосвязанных понятий, используемых для описания этой области, вместе со свойствами и характеристиками, классификацией этих понятий, по типам, ситуациям, признакам в данной области и законов протекания процессов в ней.

Онтологический инжиниринг — ядро концепции «управления знаниями» (Knowledge Management), которое появилось в середине 90-ых годов в крупных корпорациях, где проблемы обработки информация приобрели особую остроту и стали критическими [2]. При этом стало очевидным, что основным узким местом является обработка знаний, накопленных специалистами компании, так как именно знания обеспечивают преимущество перед конкурентами.

Существуют различные подходы, модели и языки описания данных и знаний. Однако все большую популярность последнее время приобретают онтологии. Онтология - по

7 Статья рекомендована к опубликованию в журнале "Прикладная информатика"

14