Автоматизация докумеитооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие» Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Чиганова Н.В. Автоматизация документооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие»//«Научныйрезультат.

Информационные технологии. - Т.1, №3,2016.

УДК 004.9

Чиганова Н.В.

DOI: 10.18413/2518-1092-2016-1-3-37-41

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ СРЕДСТВАМИ «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ»_

доцент кафедры прикладной информатики и программирования, кандидат физико-математических наук, доцент. Стерлитамакский филиал Башкирского государственного университета, ул. Суханова, д. 24, г. Стерлитамак, 453130, Башкирия e-mail: [email protected]

Аннотация

В статье описана автоматизация документооборота малого предприятия посредством разработки информационной системы программным средством «1С: Предприятие»; описаны этапы разработки концептуальной модели с построением схемы взаимосвязи сущностей и разработки конфигурации информационной системы с описанием подсистем, реализующие функции подлежащие автоматизации; документов, процедур по работе с документами; отчеты.

Ключевые слова: информационная система; разработка программных средств; автоматизация; документ; подсистема; отчет, клиент.

UDC 004.9

Chiganova N.V.

INTRODUCTION OF "1C: ENTERPRISE 8.3" AUTOMATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN SMALL BUSINESS

Associate Professor, Department of Computer Applications and Programming, Candidate of Physical and Mathematical Sciences, Sterlitamak Branch of Bashkir State University, 24 Sukhanov St., Sterlitamak, 453130, Bashkiria

e-mail: [email protected]

Abstract

The article describes the introduction of an automated document management system in small enterprises through the development of information system software tool "1C: Enterprise". It describes the stages of developing a conceptual model of the relationship with the construction of the circuit configuration of entities and development of an information system with the description of the subsystems that implement functions to be automated; documents for working with documents procedures; reports.

Keywords: information system; development of software tools; automation; document subsystem report; customer.

Введение

Современное развитие малого бизнеса сталкивается с большим объемом постоянно изменяющейся информации, которую

необходимо оперативно анализировать и принимать правильные решения. Расширение бизнеса требует своевременного четкого контроля, который может предоставить только автоматизация бизнес-процессов.

На рынке услуг существует огромное количество программных продуктов,

позволяющих автоматизировать действия компаний. При этом малые предприятия по всей специфике используют небольшие

информационные базы данных. Именно для таких

организаций фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие», которая отображает интерпретатор и рабочий конфигуратор [1, 2].

Документооборот малого предприятия индивидуального предпринимателя Исмагилова Д.Р. проводился только в ручном бумажном варианте. Это тормозило развитие предприятия.

Объекты и методы исследования Для автоматизации документооборота необходимо разработать информационную систему, которая позволила реализовать следующие возможности: запись и учет имеющихся товаров и услуг в магазине; добавление данных о новых сотрудниках;

Чиганова Н.В. Автоматизация документооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие»//«Научныйрезультат.

Информационные технологии. - Т.1, №3,2016.

добавление данных о новых клиентах; установка цен на товары и услуги; создание отчета по оказанным услугам клиенту; создание отчета по оказанным услугам сотрудника; оформление первичных документов; организация движения товаров на складе.

При разработке информационной системы были выделены два основных этапа: разработка концептуальной модели и реализация в «1С: Предприятие».

На первом этапе определены следующие основные компоненты системы:

• Сущность Предприятие включает в себя следующие поля: Предприятие (ОГРН (первичный ключ), ИНН, наименование, адрес, телефон).

• Сущность Сотрудники включает в себя следующие поля: Сотрудник (паспортные данные

(первичный ключ), ФИО, адрес, дата рождения, телефон, должность).

• Сущность Документы включает в себя следующие поля: Документы (отчеты, договора, товарные чеки).

• Сущность Склад включает в себя следующие поля: Склад (приход, расход, остаток).

• Сущность Услуги включает в себя следующие поля: Услуги (код услуги (первичный ключ), наименование, цена, дата оформления заявки на услуги).

• Сущность Клиенты включает в себя следующие поля: Клиенты (ФИО (первичный ключ), адрес, телефон).[1]

На рисунке 1 представлены функциональные взаимосвязи сущностей.

Рис. 1. Концептуальная модель информационной системы. Fig. 1. Conceptual model of the information system

Экспериментальная часть На втором этапе необходимо разработать конфигурацию информационной системы магазина «Двери» были созданы следующие объекты конфигурации.

Объекты Подсистемы предназначены для выполнения вышеуказанных функций.

1. ОказаниеУслуг (для осуществления следующих функций: добавление данных о новых сотрудниках; добавление данных о новых клиентах; создание отчета по оказанным услугам клиенту; создание отчета по оказанным услугам

сотрудника; оформление первичных документов). Компоненты подсистемы ОказаниеУслуг представлены на рисунке 2.

2. УчетТоваров (реализует такие функции, как: запись и учет имеющихся товаров в магазине; установка цен на товары и услуги; организация движения товаров на складе).

Объекты Справочники содержат основную информацию нашей информационной системы.

1. Клиенты. Справочник содержит данные о клиентах (сущность клиенты).

Чиганова Н.В. Автоматизация документооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие»//«Научныйрезультат.

Информационные технологии. - Т.1, №3,2016.

¡нфигцза^я (1С: Предприятие}

Учет товаров

Vi.ni-H Оказание услуг

Бухгал"

Клиенты!

Номенклатура

Окаэние услуг

Склад

Сотрудники

Цены на номенклатуру

См. также

Стоимость товаров Продажи Остатки товаров

Создать

Клиент

Номенклатура Оказание услуги

Отчеты

Выручка мастеров Перечень услуг

Реестр документов оказание услуг

Рейтинг услуг

Товары

Универсальный

Рис. 2. Подсистема ОказаниеУслуг Fig.2. The Provision of Services subsystem

2. Сотрудники. В этом справочнике содержится информация о сотрудниках магазина, реквизиты справочника соответствуют полям сущности сотрудники.

3. Номенклатура. Иерархический справочник, содержащий в себе данные о товарах и услугах магазина (Наименование: Строка, ВидНоменклатуры : ПеречислениеСсылка).

Документооборот информационной системы обеспечивают следующие объекты конфигурации Документы и Отчеты.

1. Документ ОказаниеУслуг служит для оформления заказа клиента, фиксирует предоставленные услуги и расход товаров, которые используются при оказании этих услуг (Реквизиты: Склад, Клиент, Мастер; Табличная часть: ПереченьНоменклатуры, реквизиты: Номенклатура, Количество, Цена, Сумма, Стоимость).

При работе с формой документа в модуле Работы с документами были созданы процедуры:

• Процедура

ПереченъНоменклатурыКоличестеоПриИзменени и() необходима для подсчета суммы при изменении количества оказанных услуг одного вида;

&НаКлиенте

Процедура

ПереченьНоменклатурыКоличествоПриИзме нении(Элемент)

СтрокаТабличнойЧасти=Элементы.Перечень Номенклатуры.ТекущиеДанные;

РаботаСДокументами.РасчитатьСумму(Стро каТабличнойЧасти);

КонецПроцедуры

• Процедура ПереченъНоменклатурыЦенаПриИзменении() необходима для подсчета суммы при изменении цены оказанных услуг одного вида;

• Перечен ьНоменклатурыНоменклатураПр иИзменении() процедура необходима для автоматического вывода цены, при изменении вида оказываемой услуги, и для расчета суммы;

• Функция РассчитатъСумму() необходима для подсчета суммы, находится в общем модуле;

• Процедура Печатъ(ТабДок, Ссылка) Оказание услуг формирует таблицу с заказом клиента;

2. Документ ПриходнаяНакладная фиксирует факт поступления в магазин необходимых товаров (реквизиты: Склад, Табличная часть: Товары, реквизиты: Товар, Количество, Цена, Сумма).

1. Отчет Реестр документов оказание услуги выводит список существующих в базе данных документов ОказаниеУслуги в порядке их дат и номеров (рис. 3).

Конфигурация (1С:ПредприятУ1е)

И. Ö Щ й- а.1 ад

3

Учет товаров ÎMaj™ Оказаниеуслуг U

M М+ M- J, - - п х

Бухгалтерия ._VK Расчет зарплаты

Клиенты Номенклатура Оказние услуг Склад Сотрудники Цены на номенклатуру Стоимость товаров Продажи Еще

^¡¡Г Список оказанных

услуг

Сформировать

Выбрать вариант

Еще -

Документ

Оказание услуги 000000001 от 12.12.2015 20:38:41 Оказание услуги QQQQQQQQ2 от 15.12.2015 Ш8.4Т

Оказание услуги 000000003 от 02.12.2015 12:00:00 Оказание услуги 000000004 от 27.12.2015 23:07:32 " Оказание услуги 000000005 от 28.12 2015 18:45:32

Склад Мастер

Основной Макаров Илья Григорьевич

Основной Макаров Илья Григорьевич

Основной Мухаметзьянова Алия Рафисовна

Основной Макаров Илья Григорьевич

Основной Мухаметзьянова Алия Рафисовна

Клиент

Максимов Дмитрий Владимирович Александров Дмитрий Федорович Александров Дмитрий Федорович Максимов Дмитрий Владимирович Авдеев Станислав Максимович

Рис. 3. Отчет Реестр документов оказание услуги Fig. 3. The report documents Register of providing services

Чиганова Н.В. Автоматизация документооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие»//«Научныйрезультат.

Информационные технологии. - Т.1, №3,2016.

2. Отчет Выручка мастеров содержит информацию о том, какая выручка была получена магазином «Двери» благодаря работе каждого из

мастеров, с детализацией по всем дням в выбранном периоде и разворотом по клиентам, обслуженным в каждый из дней (рис. 4).

Выручка мастеров

Сформировать

Вы&рать вариант...

Дата начала: И 02.12.2015

- р Дата окончания: |v) 12.12.2015

Выручка мастеров

Параметры: Дата начала 02 12.2015

Дата окончания: 12.12 2015

Мастер Период

Клиент

Выручка

Итого

Макаров Ипья Григорьевич

I

Мухаметзьянова Алия Рафисовна

49 200,00

16 200,00

02.12.2015 03.12.2015 04.12.2015 06.12.2015 06.12.2015 07.12.2015 08.12.2015 09.12.2015 10.12.2015

11.12.2015

12.12.2016

О 00.00 0:00 00 0:00 00 0:00 00 0:00 00 0:00 00 0:00.00 0:00 00 0:00 00 0:00-00 0:00 0 0

02.12.2015 0:00 00

03.12.2015 0:00 00 fw л? 'jmt. г, г.п гг>

Максимов Дмитрий Владимирович

Александров Дмитрий Федорович

16 200,00 16 200,00 33 000,00 33 000,00 33 000 00

Рис. 4. Отчет ВыручкаМастеров Fig. 4. Report RevenueMasters

3. Отчет Товар - показывает движение товаров на складе (рис. 5).

Товарь

Сформировать | Выбрать вариант... Начато периода: 0 |р1.12.2015 Р:0Р:00 ~

Конец периода^Ш |?Э.12.2015 0:00:00

Параметры: Начало периода: 01.12.2015 0:00:00 Конец периода: 29.12.2015 0:00:00

Склад Товар Количество Начальный остаток Количество Приход Количество Расход Количество Конечный остаток

Основной Меги дверь металлическая 12.000 -12,000

Основной Ручка Основной Петли бабочка 11.000 4,000 3,000 8,000 4,000

Рис. 5. Отчет Товар Fig. 5. Goods Report

Объекты конфигурации Регистры - таблицы, предназначенные для накопления оперативных данных и получения сводной информации.

1. Регистр Цены является периодичным «в пределах секунды», независимый. Производит установку цен на услуги и товары (измерения: Номенклатура, ресурсы: Цена). Этот регистр позволяет изменять периодически цены на имеющиеся услуги.

2. Оборотный регистр накопления Продажи (измерения: Номенклатура, Клиент, Мастер, ресурсы: Количество, Выручка, Стоимость).

Для печати документов информационной системы используются Макеты.

Печатная форма документа ОказаниеУслуг, где прописываются товары и услуги, заказанные клиентом (рис. 6).

Чиганова Н.В. Автоматизация документооборота малого предприятия средствами «1С: Предприятие»//«Научныйрезультат.

Информационные технологии. - Т.1, №3,2016.

^ До к умен т Оказание Ус: пути ГТечапз _ □ X

1 2 3 4 1 5 6 1 8 1 10 I 11 I 12 I 13

1 1 !

Заголовок 2 Оказание услуги

3

Шапка 4

5 Номер <Номер>

6 Дата <Дата>

7 Склад <Склад>

s Клиент <Клиент>

9 Мастер <1Иастер>

10

11

ПереченьН* 12

13 № Номенклатура Количество Цена Сумма

ПереченьН 14 1омерСтроки> <Номенклатура> <Количество> <Цена> <Сумма>

Всего 15

16 ВСЕГО <ВсегоПоДокументу> !

17

1S

19

20

21

22

Рис. 6. Макет документа ОказаниеУслуг в режиме конфигуратор Fig. 6. The layout of a document providing services in the configurator mode

Определены разные пользовательские уровни по использованию конфигурации:

1. Администратор включает в себя полные права на работу с данными информационной базы.

2. Мастер. Установлены все права на объекты конфигурации, относящиеся к подсистемам ОказаниеУслуг и УчетТоеарое. Для справочника Сотрудники установим запрет права Добавление, Изменение и Удаление.

Выводы. Разработанная конфигурация является удобным средством автоматизации ведения документации и для учета оказываемых услуг и внедрена в деятельность магазина «Двери» индивидуального предпринимателя Исмагилов Д.Р.

Список литературы

1. Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. «1С: Предприятие 8.3»: Практическое пособие разработчика / М.Г. Радченко. М., 2010. - 874 с.

2. Разработка автоматизированной информационной системы для администратора косметического салона средствами «1С: Предприятие 8.2» // Инновационные технологии: теория, инструменты, практика. 2014. Т.2. С.359-365.

References

1. Radchenko M.G., Khrustalev E.Y. "1C: Enterprise 8.3": A Practical Guide Developer / MG Radchenko M.: 2010. 874 p.

2. Development of an Automated Information System Administrator for a Beauty Salon with "1C: Enterprise 8.2" // Innovative Technologies: theory, tools and practices. 2014. Vol.2. P.359-365.