CC BY
21А.В. Ижендеев
ПРОВЕРКА ПОРЯДКА ПРИЕМА ОТ ОРГАНИЗАЦИЙ СУМОК С ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ КАССЫ В КОММЕРЧЕСКИХ БАНКАХ
In this article is written about check of cash operations of commercial banks.
The EPC-diagram of process of reception by bank of bags with money is drawn. Also the EPC-
diagram of process of recalculation of money is drawn.
Кассовое обслуживание юридических лиц согласно статье 5 закона [1] относят к банковским операциям.
Порядок ведения кассовых операций в кредитных Орга-низациях на территории РОССИЙСКОЙ Федерации при совер-шении банковских операций устанавливает положение [2].
С 1 января 2008 г. вступило в силу положение [3], со-держащее (в том числе) особенности совершения кассо-вых операций.
В представленной работе предлагаются процедуры проверки порядка приема вечерней кассой от организа-ций сумок с денежной наличностью, доставляемых инкас-саторами, и связанного с этим пересчета вложений в эти сумки, а также заключения операционной кассы в ком-мерческих банках согласно упомянутым положениям. При такой проверке источниками информации могут являться следующие документы:
1. Папки кассовых документов (некоторые документы из этих папок упомянуты далее отдельно).
2. Список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых подразделением инкассации.
3. Образцы оттисков пломбиров.
4. Явочные карточки (ЯК).
5. Справки о выданных инкассаторам сумках и явоч-ных карточках (СВИСЖ).
6. Препроводительные ведомости (ПВ; НС - накладная к сумке, т. е. второй экземпляр ПВ; КПВ - копия препро-водительной ведомости, т. е. третий экземпляр ПВ).
7. Журналы учета принятых сумок с ценностями и по-рожних сумок (ЖУПСЦПС).
8. Справки о принятых сумках с денежной наличнос-тью и порожних сумках (СПСДНПС).
9. Контрольные ведомости по пересчету денежной на-личности (КВ).
10. Контрольные листы кассовых работников.
11. Акты о вскрытии сумки и пересчете находящихся в ней вложений.
12. Акты 0402145 (об излишках, недостачах и сомни-тельных банкнотах в пачках и монетах в мешках).
13. Справки о суммах принятой и выданной денежной наличности.
14. Сводные справки о кассовых оборотах.
15. Ленты подсчета.
16. Книги учета денежной наличности и других ценно-стей.
17. Юридические дела клиентов, в том числе карточки с образцами подписей и оттиска печати клиентов.
18. Должностные инструкции, первичная учетная до-кументация по учету труда и его оплаты, договора о пол-ной и коллективной (бригадной) материальной ответствен-ности, образцы подписей работников, печатей и штампов кредитной организации.
19. Лицевые счета к балансовым и внебалансовым сче-там.
20. Ведомости остатков по счетам кредитной органи-зации; оборотные ведомости по счетам кредитной орга-низации; балансы кредитной организации Российской Федерации. Модель порядка приема вечерней кассой от организа-ций сумок с денежной наличностью, доставляемых ин-кассаторами, позволяющая наглядно представить такой
порядок, в нотации ЕРС приведена на рис. 1 в соответ-ствии с разделами 2 и 6 [2]. Используемые аббревиатуры расшифрованы ранее.
Приведем перечень работ, который может быть вклю-чен в процедуру проверки порядка приема вечерней кас-сой от организаций сумок с денежной наличностью, дос-тавляемых инкассаторами, в соответствии с п. 2.2.9,2.2.11, 2.2.13,6.3.1-6.3.3,6.3.6,6.3.10,6.3.12 [2] и п. 4.48 части II [3], указав после каждой работы этого перечня в скобках но-мера используемых документов из приведенного выше списка.
Проверка ведения в подразделении инкассации спис-ка организаций, предприятий, учреждений, обслужи-ваемых подразделением инкассации; соответствия дан-ных этого списка и юридических дел клиентов; правиль-ности оформления упомянутого списка (2,
17).
Проверка наличия в кассовом подразделении кредит-ной организации образцов оттисков пломбиров, кото-рыми опломбируются сумки. Оттиск пломбы должен со-держать номер и сокращенное наименование организа-ции или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломби-ров должны быть заверены руководителем подразделе-ния инкассации (2,3,17,18).
Проверка того, что на каждую организацию для инкас-сации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанно-го в списке организаций, предприятий, учреждений, об-служиваемых подразделением инкассации; соответствия данных упомянутых карточки и списка; правильности оформления карточки (2,4,18).
Проверка заполнения руководителем подразделения инкассации справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и передаче ее в кассовое подразде-ление кредитной организации; правильности оформления этой справки (4,5,18). Проверка правильности оформления препроводи-тельной ведомости; соответствия указанных в ней сумм цифрами и прописью; соответствие ее данных данным явочной карточки, в частности сверка сумм и номеров сумок (4,6,18).
Проверка того, что в случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись «Отказ» в явочной карточке и заверяет эту запись своей подпи-сью (4). Проверка регистрации бухгалтерским работником под-лежащих приему от инкассаторов сумок в журнале уче-та принятых сумок с ценностями и порожних сумок; правильности оформления журнала; соответствия запи-сей этого журнала записям в накладной к сумке (6,7,18).
Проверка того, что в случае расхождения сумм, ука-занных в накладной к сумке и явочной карточке, со-ставляется соответствующий акт-, правильность оформ-ления этого акта (4,6,11,18).
Проверка составления об общем количестве принятых вечерней кассой сумок справки о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках; правиль-ности оформления этой справки; соответствия записей в ней записям в журнале учета принятых сумок с ценно-стями и порожних сумок и акте (7,8,11,18).
Проверка отражения приема вечерней кассой сумок с денежной наличностью и другими ценностями, доставля-емыми инкассаторами, до пересчета денежной налично-сти по дебету счета 20209 (А) «Денежные средства в пути» и кредиту счета 40906 (П) «Инкассированная денежная выручка»; открытия в аналитическом учете на счете 40906 (П)лицевых счетов каждому клиенту (6, 19).
Пересчет денежной наличности, поступившей в вечер-нюю кассу, должен производиться не позднее следующе-го рабочего дня.
Модель порядка такого пересчета, позволяющая на-глядно представить его, в нотации ЕРС приведена на рис. 2 в соответствии с п. 2.3 [2]. Используемые аббревиатуры расшифрованы ранее.
Приведем перечень работ, который может быть вклю-чен в процедуру проверки порядка пересчета сумок с де-нежной наличностью в соответствии с п. 2.3.4,2.3.10,2.3.13 [2] и п.
4.48 части II [3], указав после каждой работы этого перечня в скобках номера используемых документов из приведенного ранее списка.
Проверка ведения контролирующим работником уче-та сумок, выданных на пересчет кассовым работникам, и результатов пересчета в контрольной ведомости по пе-ресчету денежной наличности-, правильности оформ-ления этой ведомости (6,9, 18). Проверка соответствия общей суммы денег по конт-рольным ведомостям по пересчету денежной налич-ности с учетом излишков и недостач с объявленной сум-мой вложения денег в сумки, принятых для вскрытия и пересчета (6,8,9,18).
Проверка того, что банкноты и монета, из которых нельзя сформировать полные пачки, корешки и мешки передаются кассовыми работниками для объединения по указанию контролирующего работника под роспись в кон-трольном листе (контрольные листы должны храниться у кассовых работников в течение 10 календарных дней) одному или нескольким кассовым работникам; правиль-ности оформления этого листа (10,18). Проверка того, что после пересчета сумок с денежной наличностью делают следующие проводки (6,17,19):
а) дебет счета кассы кредит счета 20209 (А) «Денеж-ные средства в пути»;
б) дебет счета 40906 (П) «Инкассированная денежная выручка» кредит счета клиента. Если при пересчете сумок с денежной наличностью были выявлены излишек или недостача, то предваритель-но делается одна из следующих проводок:
а) при излишке - дебет счета 20209 (А) «Денежные сред-Накладные НС, карточки ЯК, документы, удостоверяющие личность
Старшим бригады инкассаторов предъявлены накладные НС карточки ЯКи документы,
удостоверяющие личность
>
Бухгалтерский работник
Накладные НС, карточки ЯК, документы, удостоверяющие личность Проверить соответствие записей в накладных НС и карточках ЯК. Регистрировать подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале ЖУПСЦПС в 2-х экз. В этом журнале указать обнаруженные при приеме исправления в карточках ЯК без соответствующих оговорок, расхождения записей в карточках ЯК с накладными НС Количество и номера порожних сумок , подлежащих сдаче в кассу, установить по данным записей в карточках ЯК и по фактическому наличию порожних сумок. Проверить соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки СВИСЯК, Возвратить карточки ЯК инкассаторам I
Кассовый работник
Проверить: 1) не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, неотжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.); 2) наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их имеющимся заверенными образцам; 3) соответствие номеров сумок номерам, указанным в сопроводительных документах к сумкам Накладные НС, журнал ЖУПСЦПС Пд
Кассовый работник
гСумка имеет повреждения или дефекты, \ имеются расхождения сумм, указанных в \
накладной НС и карточке ЯК У
Сумки
/ Сумка не имеет повреждений или / дефектов, не имеются расхождения сумм, Луказанных в накладной НС и карточке ЯК, I
В присутствии бухгалтерского работника (при его наличии) и лиц, предъявивших сумку, вскрыть сумку и принять находящуюся в сумке денежную наличность полистным, поштучным пересчетом. Составить акт произвольной формы в трех экземплярах. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки , ее номер, за каким клиентом она закреплена, основание для вскрытия сумки, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет денежной наличности из сумки, в какой упаковке были наличные деньги, сумма вложенной денежной наличности по данным сопроводительного документа и сумма, фактически оказавшаяся в сумке. Подписать акт (также акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при пересчете наличных денег). Один экземпляр акта оставить в кассовых документах кредитной организации, второй направить организации, третий—подразделению инкассации С5П
Кассовый работник, бухгалтерский работник (при наличии)
Сверить фактическое количество принятых сумок с количеством , указанным в журнале ЖУПСЦПС. Подписать этот журнал (вместе с одним или несколькими членами бригады инкассаторов) и передать один его экземпляр старшему бригады инкассаторов
\
Журнал ЖУПСЦПС
Сумки приняты
>
Рис. 1. Порядок приема вечерней кассой от организаций сумок с денежной наличностью, доставляемых инкассаторами.
Журнал ЖУПСЦПС, справка СВИСЯК, сопроводительные документы к сумкам, справка
СПСДНПС
<
Работниками вечерней кассы переданы документы и сумки
>
Контролирующий работник
Проверить соответствие номера принимаемой сумки номеру , указанному в журнале ЖУПСЦПС, расписаться в справке СПСДНПС Контролирующий работник
Выдать кассовому работнику для пересчета сумку, предварительно отразив ее номер в
ведомости КВ
Сумка
Кассовый работник
Вскрыть сумку, вынуть из нее деньги и передать порожнюю сумку, пломбу и ведомость ПВ контролирующему работнику , пересчитать вложенную в сумку денежную наличность Сумка
Кассовый и контролирующий работники Фактически оказавшиеся в сумке
суммы денег тождественны суммам, указанным на лицевой и оборотной сторонах ведомости ПВ
т ~
-ЛПодписать ведомость ПВ ] Г
Порожняя сумка, пломба и ведомость ПВ
Фактически оказавшиеся в сумке суммы денег не тождественны суммам, указанным на лицевой и оборотной сторонах ведомости ПВ Кассовый и контролирующий работники Контролирующий работник
Фиксировать сумму просчитанной денежной наличности в ведомости КВ Контролирующий работник
Сверить сумму пересчитанных денег по достоинствам и вторично пересчитать денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения. При подтверждении недостачи или излишка составить акт на лицевой стороне ведомости ПВ и накладной НС за подписями кассового и контролирующего работников
Вывести суммы пересчета денежной наличности по каждому кассовому работнику в ведомостях КВ и передать ведомости ПВ и накладные НС заведующему кассой Ведомости ПВ и накладные НС Кассовый работник
Сверить соответствие суммы пересчитанных и упакованных кассовым работником наличных денег данным ведомости КВ , которую оформить подписью (контролирующий работник тоже расписывается ) под общей суммой денег, пересчитанных кассовым работником Г
Контролирующий работник Контролирующий работник
Проверить соответствие количества порожних сумок количеству сумок, полученных для пересчета, и передать их заведующему кассой или руководителю подразделения инкассации
Общую сумму денег по ведомостям КВ с учетом излишков и недостач сопоставить с объявленной суммой вложения денег в сумки, принятые для вскрытия и пересчета , и с фактической суммой пересчитанной денежной наличности и передать денежную наличность и документы по пересчету заведующему кассой под роспись в справке СПСДНПС
Порожние сумки
ЛЛЛ Пересчет денег в сумках окончен
Рис. 2. Порядок пересчета сумок с денежной наличностью.
ства в пути» и кредит счета 40906 (П) «Инкассированная денежная выручка»;
б) при недостаче-дебет счета 40906 (П) «Инкассиро-ванная денежная выручка» и кредит
счета 20209 (А) «Де-нежные средства в пути».
Приведем перечень работ, который может быть вклю-чен в процедуру проверки порядка заключения операци-онной кассы в соответствии с п. 3.2-3.5 [2], указав после каждой работы этого перечня в скобках номера использу-емых документов из приведенного ранее списка.
Проверка того, что справки о принятых сумках с де-нежной наличностью и порожних сумках, журнал уче-та принятых сумок с ценностями и порожних сумок, контрольные ведомости по пересчету денежной на-личности, акты 0402145 передаются главному бухгал-теру (его заместителю), который проверяет полноту по-ступлений денег в операционную кассу и подписывает справку о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках (7,8,9, 12,18).
Проверка соответствия данных сводной справки о кас-совых оборотах и бухгалтерского учета (14,20).
Проверка соответствия данных сводной справки о кас-совых оборотах и остатка денежной наличности и дру-гие ценностей в хранилище ценностей на начало следую-щего дня по книге учета денежной наличности и дру-гих ценностей; правильности оформления этой книги (14, 16,18).
Такие остатки, указанные в книге учета денежной на-личности и других ценностей, должны соответствовать данным бухгалтерского учета и быть заверены подписью плав-кого бухгалтера (его заместителя) в этой книге (16,18,20).
Кассовые документы должны быть сформированы яе позднее следующего рабочего дня в отдельные папки : а каждый день.
Проверка того, что при формировании кассовые до- гументы подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых ба-лансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке вэзрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. Мемориальные ордера подбираются в порядке возраста-ния номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов,
кроме счетов 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалан-совых счетов, кроме счетов 99998 и 99999 (1).
Суммовые данные сброшюрованных документов дол-жны подсчитываться на вычислительной машине с выво-дом информации на печать. Ленты подсчета отдельно по дебету и кредиту кассовых и мемориальных докумен-тов, подписанные работником, производившим подсчет, должны помещаться в папке впереди документов (1,18). Проверка того, что на лицевой стороне папки доку-ментов ставится штамп или наклеивается ярлык (типовые); правильности оформления этого штампа (ярлыка), в том числе наличие подписей кассового работника, формиро-вавшего папку, заведующего кассой и главного бухгалте-ра или его заместителя (1,18).
Сверка суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей (1,16).
Проверка хранения кассовых документов за последние двенадцать месяцев заведующим
кассой (1).
Заключение
В данной статье предлагаются:
1) перечни работ по проверке порядка приема вечер-ней кассой от организаций сумок с денежной наличнос-тью, доставляемых инкассаторами, и связанного с этим пересчета вложений в эти сумки, а также заключения опе-рационной кассы в коммерческих банках (указанные пе-речни могут использоваться при планировании аудита);
2) ЕРС-диаграммы порядка приема вечерней кассой от организаций сумок с денежной наличностью, достав-ляемых инкассаторами, пересчета сумок с денежной на-личностью в коммерческих банках (предназначенные для целостного восприятия аудитором этих процессов).
1. О банках и банковской деятельности: Федеральный закон Рос-сийской Федерации от 02.12.90 № 395-1.
2. Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации: Положение Банка России от 09.10.02 № 199-П.
3. Положение о правилах ведения бум алтерского умета в кредит-ных организациях, расположенных на территории Российской Фе-дерации: Положение Байка России от 26.03.07 № 302-П.
