CC BY-NC-ND
44
Н.В. Середа
ПРОТОКОЛЫ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕСТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ПОСЛЕДНЕЙ ЧЕТВЕРТИ XVIII в.
Автор рассматривает определения законодательством понятий «журналы» и «протоколы», мнения ученых о формах и функциях этих видов документов, основанные по преимуществу на документах времени введения коллегий. На основе архивных материалов автор выявляет отличия в оформлении и особенность функций протоколов и журналов местных учреждений эпохи Екатерины II.
Ключевые слова: Россия, историография, документы, формы и функции документов, реформы управления, государственная власть.
Складывание коллегиальной формы управления обусловило появление новых форм документов, связанных с принятием решения на коллегиальных началах. Среди них главное место занял протокол.
Введение протокола как вида документа происходило в несколько этапов и закреплено несколькими законодательными документами. Исследователи отмечали нечеткость формулировок и непоследовательность предписаний относительно назначения и оформления этого вида документов1.
Изучение в последние два десятилетия делопроизводственных процессов в практике учреждений разного уровня постепенно приближает науку к решению вопроса о форме и функциях протоколов. В историографии появились работы, которые дают основания для нового осмысления данного вопроса. Е.В. Анисимов, исследуя проблему становления вводимых Петром Первым государственных учреждений, затрагивает и вопросы изменения в их делопроизводстве. Значимыми кажутся наблюдения Е.В. Анисимова, сделанные
© Середа Н.В., 2014
им при анализе делопроизводства Сената в начальный период его функционирования и коллегий первых лет их деятельности2.
Ученый отмечает, что к концу своего царствования реформатор пришел к мысли о необходимости иметь два протокола: один должен был регистрировать «что вошло дело или какие приказы, другой - которые вершены, и чинить сие в тот же день, хотя и дела оставлять слушаньем, ежели времени для слушания и подписания протоколов не будет»3.
Интерпретируя этот указ Петра, Е.В. Анисимов, пишет, что царь требовал, чтобы протокол составляли не только при рассмотрении дел, но и при получении их в учреждении4. Что из себя представлял протокол, который составляли в коллегиях или в Сенате при получении дела, Анисимов не сообщает. По всей вероятности, этот протокол должен был скорее напоминать книгу регистрации входящих документов. Исследование делопроизводственных материалов Сената и коллегий привело ученого к мысли, что прижилась лишь одна из этих форм протоколов - «протокол решения совета», т. е. коллегиального органа учреждения. Такой протокол составлялся по ходу рассмотрения дела на заседании членов присутствия совещательного органа, в отличие от другого протокола, который, по сути, регистрировал входящие дела. Важность протокола, который фиксировал решение коллегии, ученый объясняет тем, что на его основании составляли исходящие документы коллегии5. Среди наблюдений ученого хотелось бы выделить еще одно - о журналах коллегий.
По свидетельству Е.В. Анисимова, в делопроизводстве коллегий «юрнал» являлся одной из регистрационных книг, но при этом характер записи в журналах различных коллегий имел некоторые отличия. Кроме общеиспользуемых указаний на дату и порядковый номер, журнал Штатс-конторы содержал краткое изложение содержания дел, а журнал Военной коллегии - изложение содержания документов, систематизированных по группам: указы, приговоры, рапорты6. Данное описание не указывает на наличие в журналах фиксации процесса обсуждения или принятого решения.
Согласно 33-й главе Генерального регламента, «юрнал» был «повседневной запиской», в которой регистрировали содержание всех производимых в коллегии дел «по алфавиту, числу и месяцу», т. е. он являлся неким подобием алфавитного указателя к делам. Позднее было предписано, чтобы журналы фиксировали содержание поступивших и рассмотренных в ходе заседания документов и решения по ним'.
В практике деятельности местных учреждений последней четверти XVIII в. составлялось два вида протоколов. Необходимо разобраться с особенностями составления каждого из них, потому что это определяло их функциональные отличия.
Протоколами в делопроизводстве местных учреждений Тверской губернии последней четверти XVIII в. назывались документы, где было зафиксировано окончательное решение, принятое по поводу рассмотренного вопроса/дела. Тексты всех протоколов начинаются с даты их оформления, которая обычно совпадает с датой решения вопроса на заседании учреждения. Далее во всех случаях идет формальная ссылка на указ императрицы: «По указу ее императорского величества». Ссылка формальная, потому что в реальности императорского указа по вопросу не было. Но наличие данного оборота свидетельствует о том, что у учреждения было право издавать распоряжения от имени монарха.
Ссылку на императорский указ, видимо, следует рассматривать как правовую основу для принятия к исполнению решения, зафиксированного в протоколе. Ее наличие, как и подписи членов присутствия под протоколом, придают решению учреждения правовую силу. Наличие оборота «По указу ее императорского величества» есть самая главная внешняя отличительная особенность протоколов, она придает силу распорядительного документа и самому протоколу, и документам, составленным на его основе. Наличие этого оборота в тексте документа составляет основное отличие протоколов от резолюций, зафиксированных в журналах заседаний, даже если они в остальном дословно совпадают. О журналах речь пойдет чуть ниже, а пока рассмотрим структуру протокола.
Далее в нем, вслед за оборотом «По указу ее императорского величества», идет указание на инициативный документ, послуживший причиной начала делопроизводства, пересказывается его содержание, приводится текст резолюции магистрата по его поводу.
Резолюции по инициативному документу чаще всего сводились к требованию навести справки, уточнить детали следствия, поэтому следующая часть текста протокола излагает содержание всех документов, проходящих по делу, а также резолюции, принимавшиеся членами присутствия по тем, которые на присутствии рассматривались. Текст резолюций выписывался из журналов заседаний. Далее в протоколе чаще всего следуют выписки из законов, на основании которых принимается решение, иногда они занимают 2-3 страницы протокола. В заключительной части протокола содержится несколько пунктов. Среди них есть пункты по существу дела, например отправить ответчика в смирительный дом за кражу, отдать в работу за долги и др. Наряду с этим есть пункты делопроизводственного характера, например о взимании денег за использование простой бумаги вместо гербовой, о том, чтобы дело считать решенным, сдать его в архив и др.
Подлинники протоколов дошли до нас в составе «Книг протоколов», копии - в составе дел предметно-тематического характера. Протоколом чаще всего оформляли итоговое решение магистрата по какому-либо делу, которое длительное время было в делопроизводстве, очень редко - промежуточное решение по отдельному документу, входящему в состав дела. В протоколах местных учреждений мы никогда не встречаем элементов обсуждения вопроса, и этого не может в них быть, потому что протокол - это распорядительный документ, который составлялся по результатам обсуждения, на основе вынесенного в ходе обсуждения решения.
Следует иметь в виду, что процесс обсуждения фиксировался в другом документе, так же как и резолюция, вынесенная членами присутствия в ходе обсуждения вопроса. В делопроизводстве местных учреждений Тверской губернии и описях фондов дела с этими документами чаще всего определяются как «журналы заседаний». В делопроизводстве учреждений обычно формировались годовые подборки журналов, что и позволяет говорить о том, что самими канцеляристами каждый отдельный документ, описывающий ход того или иного заседания присутствия, рассматривался как журнал. Справедливости ради необходимо отметить, что в Торжке, например, журналом называли иногда запись о рассмотрении в ходе заседания одного вопроса. И, таким образом, вся запись заседания могла включать от одного до 8-10 журналов. Решение, зафиксированное в журнале, который описывал ход заседания, не имело силы распорядительного документа. Оно приобретало эту силу и функцию лишь в особом виде документа - протоколе, составленном на основе текста решения, зафиксированного в журнале.
Если отвлечься от исключений, то можно сказать, что в делопроизводстве местных учреждений Тверской губернии именно журнал заседания коллегиального учреждения последней четверти XVIII в. является аналогом современного протокола - справочно-информативного по своему функциональному назначению документа. В журнале указана дата заседания, перечислены присутствующие и время их прибытия на заседание. Реквизит «повестка дня» отсутствует. Далее последовательно излагается рассмотрение в ходе заседания всех поступивших документов, иногда содержание устных выступлений, показаний. Иногда журнал фиксирует имевший место факт обсуждения каких-либо внутренних действий (проверка приходно-расходных книг, например) или происшествий. По каждому обсужденному вопросу и документу члены присутствия принимали решение, иногда формальное, типа: «принять к сведению». Решение вводилось в текст словом «пригово-
рили» и почти всегда помещалось вслед за изложением содержания рассматриваемого вопроса. В любом случае под каждым рассмотренным вопросом и принятым по нему решением стоят подписи всех лиц, присутствовавших при обсуждении8. И в этом каждая отдельная запись в журнале напоминает протокол - распорядительный документ местных учреждений Тверской губернии конца XVIII в. Но решение, зафиксированное в журнале, не имело силы распорядительного документа. Это решение скорее представляло собой шпаргалку для канцеляристов, указывающую, какой документ куда следует отправить, какой документ следует составить в ответ на поступивший и т. д. Иногда решение предписывает навести справки по рассмотренному вопросу. По своему характеру эти решения близки к современным резолюциям, проставляемым на документах после их получения.
Следует иметь в виду, что тексты протоколов как распорядительных документов в делопроизводстве местных учреждений иногда называли «особыми определениями», или «решительными протоколами». В Калязинском магистрате такие документы составлялись, как правило, только по судебным делам. В Новоторжском магистрате «решительные протоколы» фиксировали постановления о записи в городское общество, «отдаче в секвестр» имущества должников, выдачу «данной» (или отвод земли), ввод во владение купленным имуществом9, передачу незаконнорожденных и подкинутых младенцев на воспитание в семьи горожан и др.10 Протоколы заседаний по уголовным и гражданским искам сообщали приговор ответчику: отсылка в смирительный дом, конфискация имущества, наказание кнутом, взыскание денежного штрафа, отдача в заработки и пр.11 Протоколы сиротских судов были связаны с проблемами воспитания сирот и отчетностью опекунов, с организацией работы школ, больниц12.
Протоколы составлялись далеко не по всем рассмотренным в ходе заседаний вопросом. Много протоколов составлялось в Ржевском магистрате - там они назывались особыми протоколами. Например, на 883 вопросов и документов, рассмотренных на заседаниях в 1782 г., приходится 133 протокола13. Таким образом, даже в этом учреждении протокол составлялся по итогам обсуждения лишь на один из 6-7 рассмотренных вопросов/документов.
Проверка показала, что в журналах заседаний магистратов содержание текстов «решительных определений» не фиксируется, более того, часто даже нет упоминаний о факте его рассмотрения. Слушание «решительного протокола», или «решительного определения», являлось процедурой, крайне редко фиксируемой в жур-
налах. Если этот факт и регистрировался, то протокол обозначали словом «экстракт». В этом случае запись в журнале заседаний в рубрике «Слушали» ограничивалась фразой: «Слушали экстракт».
Протоколы, составленные в течение года, подшивали в одно дело, формируемое по номинальному принципу, иногда их записывали в особую книгу в хронологическом порядке. Наличие чистых листов и хронологические пробелы, а также пропуски в нумерации протоколов наводят на мысль, что в соответствующие книги внесены отнюдь не все протоколы14.
Интересны протоколы финансового характера. По сути, они являются подписанными всеми членами магистрата, а иногда еще и городничим решениями о выплате денег на различные цели, например о выдаче каждому из присутствующих причитающейся ему суммы заработной платы с учетом числа рабочих и отпускных дней; суммы, подлежащие выдаче, также указаны в протоколе. Кроме того, в них могли содержаться предписания дать указ приход-чику и расходчику магистрата (эти функции совмещались в одном лице) о выплате денег служащим. Таким образом, протоколы подобного типа являются распорядительными документами финансового характера, дают право определенному должностному лицу на выдачу зарплаты и одновременно выполняют роль оправдательных документов финансового характера.
Исследование делопроизводства местных учреждений последней четверти XVIII в. позволяет сказать, что в их деятельности закрепились оба вида протоколов, отмеченные Анисимовым в деятельности высших и центральных учреждений петровского периода. Тот протокол, который исполнял роль регистрационной книги документов, рассмотренных на заседании правления учреждения с фиксацией резолюций по ним, в учреждениях Тверской губернии назывался журналом. Именно журнал и отражает ход заседания и по сути является аналогом современного протокола. Термин «протокол» закрепился в практике учреждений Тверской губернии за распорядительными документами, которые чаще всего были завершающими в делопроизводстве по какому-либо делу или по важному вопросу, по которому отдельного дела в делопроизводстве не формировалось.
Примечания
1 Глотова С.А. Развитие распорядительной документации в XVIII веке // Делопроизводство. 2009. № 1. С. 86; Емышева Е.М., Дроздова Е.П. Организация делопроизводства в Сенате первой четверти XVIII в. в указах Петра I // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 96.
2 Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержавие Петра Великого. СПб., 1997.
3 Там же. С. 175.
4 Там же. С. 176.
5 Там же.
6 Там же. С. 177.
7 Полное собрание законов Российской империи. Собр. 1-е. СПб., 1830. Т. XIII. № 10119. С. 862-864; Т. XVIII. № 13032.
8 Середа Н.В. Реформа управления Екатерины Второй: Опыт источниковедческого исследования. М., 2004. С. 173-188.
9 Государственный архив Тверской области. Ф. 172. Оп. 2. Д. 581, 583.
10 Там же. Д. 653.
11 Там же. Оп. 1. Д. 4255, 4264, 4278; Оп. 2. Д. 366, 516, 564.
12 Думенко О.Е. Сиротские суды Тверской губернии в последней четверти XVIII - первой половине XIX века: Автореф. дис. ... канд. ист. наук. СПб., 2010.
13 Середа Н.В. Указ. соч. С. 101.
14 Там же. С. 105.
