CC BY
33
деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.
2. Развитие. ИС создавалась с учетом постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечений. Предусматривается, что автоматизированная система должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.
3. Автоматизация информационных потоков и документооборота. Комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результатных показателей и формирования управленческих решений.
4. Абстрагирование. Выделение существенных (с конкретной позиции рассмотрения) аспектов системы и отвлечение от несущественных с целью представления проблемы в более простом общем виде, удобном для анализа и проектирования.
5. Независимость данных. Модели данных проанализированы и спроектированы независимо от процессов их обработки, а также от их физической структуры и распределения в технической среде.
6. Совместимость. Способность взаимодействия автоматизированной системы с ИС администрации города в процессе их совместного функционирования.
При проектировании ИС учета и контроля за сбором местных налогов учитывался тот факт, что наибольшая отдача от использования подобной системы возможна при условии, что она будет являться составной частью общей ИС администрации города (муниципального образования). В этом случае, используя технологию распределенной базы данных, каждый отдел отвечает за актуальность и непротиворечивость своей части информации, хранящейся в общем банке данных. При этом для выполнения своих функций каждый отдел может задействовать необходимые данные, формируемые другим отделом администрации.
Используя технологический аспект рассмотрения, в ИС можно выделить аппарат управления, а также технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. Выделив аппарат управления, оставшиеся элементы образуют автоматизированную информационную технологию (АИТ) данных [2]. Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение данных; формирование результатной информации;
передачу данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов (расчетов) к потребителям информации для принятия управленческих решений.
Исходя из реальных условий рассматриваемой предметной области были сформулированы основные требования к АИТ.
^ Соблюдение принципа системности при проектировании процедур накопления и обработки данных. Такой принцип предполагает подразделение информационных потоков на внешние и внутренние по отношению к объекту управления, учет структурно-динамических свойств протекающих в нем процессов, моделирование прямых и обратных связей с окружающей средой.
^ Использование децентрализованных средств сбора и предварительной обработки данных согласно принятой декомпозиции задач и распределения управленческих функций, что достигается с помощью технологии «клиент-сервер», позволяющей системе функционировать в многозадачном режиме.
^ Ориентация АИТ на реализацию единой информационно-логической модели объекта управления в сочетании с необходимыми процедурами обработки данных и вывода результатов.
^ Использование безбумажного документооборота, естественно-профессионального языка для общения специалиста с ПЭВМ, машинных архивов и библиотек, удаленного доступа к массивам данных.
Названные свойства АИТ, сформулированные в процессе проектирования системы, обеспечиваются применением современных высокоразвитых аппаратно-программных комплексов, средств связи. Разработка ИС была произведена с помощью инструментального средства SQL Windows 5.0.2, которое позволяет реализовать все перечисленные требования к АИТ.
В настоящее время система внедрена и успешно функционирует в комитете потребительского рынка и услуг населению администрации г. Твери.
Список литературы
1. Палюх Б.В., Жгутов А.В., Демирский А.А. Автоматизированная информационная система поддержки принятия решений для торгового отдела администрации г. Твери // Программные продукты и системы. - 1997. - №3. - С.30.
2. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1999.
3. Кугаенко А.А., Белянин М.П. Теория налогообложения: 2-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовская книга, 1999.
ПРОГРАММНАЯ СИСТЕМА КОНТРОЛЛИНГА ДЛЯ МАЛЫХ И СРЕДНИХ ПРЕДПРИЯТИЙ ТОРГОВЛИ
Выбор показателей для контроля и определение допустимых отклонений 20 по ним
Уточнение плановых 19 показателей
I21 Печать и утверждение планов ^
Рис. 1. Последовательность процедур планирования в ПС контроллинга торгового предприятия
Сформировать данные о фактическом выполнении плановых показателей
Рис. 2. Последовательность процедур контроля в ПС контроллинга торгового предприятия
В.Н. Кузнецов, А.Н. Бородулин
Программная система (ПС) контроллинга создана на базе инструментальной программной системы «1С:Предприятие» и специального программного обеспечения, реализующего функции оптимального планирования.
Процесс планирования в ПС контроллинга торгового предприятия реализован совокупностью программных модулей (рис. 1).
Результатом процесса планирования в ПС контроллинга торгового предприятия является формирование системы планов. При этом данные из базы данных с плановой информацией переносятся посредством механизма проведения учетных операций в специальный план счетов учета для фиксации плановых показателей. Далее они могут быть востребованы при выполнении функций контроля в системе контроллинга.
Процесс контроля в ПС контроллинга реализуется средствами специальных программируемых отчетов, которые формируются на основе запросов пользователя при анализе им результатов выполнения плановых показателей. Последовательность выполнения процедур контроля и регулирования пользователем в рамках ПС контрол-
линга торгового предприятия представлена на рисунке 2.
В зависимости от целей подготовки отчетности пользователь системы может формировать отчеты как отдельно по плановым и фактическим показателям, так и объединяя их в одной таблице с приведением величин отклонений фактического результата от плана. В рамках анализа последнего варианта отчетности наиболее эффективно реализуются подходы контроллинга. Отклонения, превышающие свои допустимые величины, заданные в специальном справочнике, выделяются на экране и на печатной копии цветом, причем различным для благоприятных и для неблагоприятных
-прогнозное без СК -фактическое с СК
-в пр. году без СК
1 2 квартал года
Рис. 3. Влияние СК на величину относительной маржинальной прибыли (за 3 квартала 2000 г.), %
-плановое в СК
1000000 800000 600000 400000 200000 0
-факт
2 6 ш пз а. т
3 6 13 16
5 8 11
-1-1— —1— —1— 11
□ планирование
□ контроль
1 раз в месяц
3 раза в месяц
2 раза в неделю
Рис. 4. Корректировка планов по маржинальной
_прибыли в СК, руб._
отклонений.
Система планов ПС контроллинга торгового предприятия включает планы: реализации товаров и услуг, переходящих запасов товаров, закупок товаров, транспортных расходов, по переменной себестоимости, по наценке (маржинальной прибыли), постоянных коммерческих расходов, внереализационных доходов и расходов, прибылей и убытков, финансовый план, а также прогнозный баланс.
При формировании данных планов и отчетов об их фактическом выполнении предусмотрены следующие варианты детализации информации:
- по видам товаров, услуг и их групп;
- по видам торговых операций (опт, розница и т.д.) и по основным покупателям и поставщикам;
- по местам хранения и реализации товаров и услуг;
- по видам затрат и финансовых результатов.
Эффективность управленческих решений,
принимаемых в рамках действующей ПС контроллинга, наиболее легко проследить при сопоставлении плановых и фактических показателей. Так, например, в таблице представлены результаты сравнения деятельности торгового предприятия ЗАО «Мелиостройкомплект» (г. Тверь) за 3-й квартал 2000 года, а на рисунке 3 представлена динамика исходных плановых, фактических и прогнозных показателей относительной маржинальной прибыли предприятия за три отчетных периода.
Таблица
Показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия
периодичность работы с системой
Рис. 5. Распределение затрат времени на выполнение функций ПС контроллинга на торговом предприятии
Процесс корректировки плановых показателей в ПС контроллинга в первую очередь характеризует то обстоятельство, что весь цикл контроллинга нацелен не на точное выполнение исходных плановых заданий, а на максимально возможное в складывающейся ситуации улучшение результатов деятельности предприятия, согласно его оперативным и стратегическим целям. Это легко проследить на примере динамики величины маржинальной прибыли предприятия, представленной на рисунке 4.
Еще одним важным аспектом влияния ПС контроллинга на эффективность работы предприятия является режим ее использования. Так, на рисунках 5 и 6 представлены значения ряда показателей по результатам разработки автором ПС контроллинга на трех тверских торговых предприяти-
29 32 33 33 34
29 24 23 _20 24 _ 27 _
до исполь- 1 раз в 3 раза в 2 раза в ежедневно зования месяц месяц неделю периодичность работы с системой
□ затраты времени (час.)
□ срок оборач-ти запасов (дн.)
■ отнн. марж. прибыль (%)
Рис. 6. Эффективность работы торгового предприятия в зависимости от режима работы ПС контроллинга
в системе контроллинга (СК) в отчетном периоде (3 кв. 2000 г.)
Наименование показателя плановое в СК прогноз. без СК фактич. с СК оптим. значение
Выручка (нетто) от реализации, руб. 2765542 2722637 2845186 тах
Маржинальная прибыль, руб. 886543 805170 985658 тах
Чистая прибыль, руб. 82288 80 112346 тах
Чистый оборотный капитал, руб. 433253 433276 433276 тах
Относ. маржинальная прибыль, % 32.1 29.6 34.6 тах
Рентабельность реализации, % 2.975 0.003 3.949 тах
Рентабельность капитала, % 0.031 0 0.043 тах
Срок оборачиваемости запасов, дн. 13.5 14.2 13.6 тт
Срок оборачиваемости капитала, дн. 85.6 86.9 83.2 тт
Коэффициент текущей ликвидности 1.688 1.665 1.678 1 - 2
Коэффициент срочной ликвидности 0.876 1.122 0.831 0.8 - 1
Коэффициент абсол. ликвидности 0.217 0.214 0.233 0.2 - 0.25
ях (ЗАО «Мелиостройкомплект», ООО «Титаника», ООО «Мелиосервис»). Продолжительность работы пользователей с ПС определялась посредством специально разработанной в ней хронометрической функции.
В результате анализа данных о влиянии использования ПС контроллинга на эффективность работы предприятия становится очевидным не только фактическое улучшение показателей рентабельности и оборачиваемости, но и происходящее при этом сокращение времени на выполнение чисто контрольных функций и увеличение доли работ по разработке и согласованию планов. Использование на предприятии системы контроллинга может свидетельствовать о постепенном переходе от практики устранения отклонений к более
100%
эффективным превентивным действиям по их предупреж-
дению.
