ПРОЕКТНЫЙ И ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОДЫ В УПРАВЛЕНИИ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

КРОПОТИНА Ольга Евгеньевна

кандидат экономических наук доцент кафедры международной экономики и менеджмента Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

e-mail: mail@law-books.ru

ПРОЕКТНЫЙ И ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОДЫ В УПРАВЛЕНИИ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ

Аннотация. В данной статье рассматриваются два подхода управления организацией - проектное и процессное. Статья направлена на формирование понимания основных различий двух подходов управления, выявления преимуществ и недостатков каждого из них, а также целесообразности их применения в управлении организацией.

Ключевые слова: проектный подход, процессный подход, проект, процесс, управление, менеджмент, преимущества, недостатки.

KROPOTINA Olga Evgenyevna

Candidate of economics Department of International Economy and Management Ural Federal University namtd after the first President of Russia B.N.Yeltsin

PROJECT AND PROCESS MANAGEMENT: ADVANTAGES AND DISADVANTAGES

Annotation. This article discusses two approaches to managing an organization - design and process. The article is aimed at creating an understanding of the main differences between the two management approaches, identifying the advantages and disadvantages of each of them, as well as the feasibility of their use in managing the organization.

Key words: project approach, process approach, project, process, management, management, advantages, disadvantages.

Активность предприятия по повторяемости может быть двух типов:

- повторяющиеся процессы, происходящие регулярно;

- разовая активность - единичные процессы, которые после осуществления более не повторятся в таком виде (мероприятие, временные программы).

Первый вид активностей называется процессами, второй - мероприятиями, проектами, программами и т.п. В данном случае, управлять деятельностью компании - значит управлять её процессами (Process Management) и проектами (Project Management).

Проектное и процессное управление широко начало развиваться и применяться в промышленной практике организаций в конце XX века. Стремительное развитие двух подходов привело к их конкуренции и противопоставлению в современном мире. В настоящий момент большинство зарубежных компаний используют данные подходы управления, однако в России они только начинают внедряться, чтобы повысить конкурентоспособность на рынке [3, с. 113].

Иерархическая система пытается решать подобные задачи административно, не выстраи-

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019

вая определенных алгоритмов и четкой системы действий: через служебные записки вышестоящему руководству, через совещания. Со временем необходим поиск системного решения и подхода. Глобально, таких подходов существует всего два: проектное и процессное управление.

Прежде всего, следует разораться, что такое бизнес-процессы и проекты.

Бизнес-процесс - это регулярно повторяющаяся последовательность операций, потребляющая ресурсы и создающая некий результат, ценный для потребителя [4, с. 134].

Проект - это единовременный набор мероприятий, ограниченный по времени, создающий конечный уникальный результат.

Таким образом, различий между бизнес-процессом и проектом, по сути, два [4, с. 134]:

- уникальность/повторяемость выполнения последовательности действий;

- уникальность/повторяемость результата.

Бухгалтерский баланс компания формирует

регулярно раз в квартал (это бизнес-процесс), а внедрение новой корпоративной системы происходит единоразово (это проект).

На рисунке 1 приведены основные отличия подходов к управлению бизнес-процессами и проектами.

Чем регламентируется исполнение?

* Для процессов: Регламент бизнес-процесса, методические указания.

* Для проектов: Устав проекта, план проекта.

Как контролируется текущее исполнение?

* Для процессов: По результатам^ отдельных случаях-по отклонениям во времени на промежуточных шагах пр оцесса.

* Для проектов: По времени, бюджету, ресурсам.

Кто управляет исполнением?

* Для процессов: Менеджер (владелец) процесса.

* Для проектов: Руководитель проекта.

Требуется ли оптимизация исполнения?

* Для процессов: Да, если есть нарушения процесса.

* Для проектов Нет, но возможны корректировки по ходу исполнения

Требуется ли планировать едпнпчш.ш цпкп исполнения?

* Для процессов: нет

* Для проектов: да

Требуется ли координировать действия исполнителей?

* Для процессов: нет

* Для проектов: да

Методическая основа для управления?

* Для процессов: Процессный подход к управлению, TQM, ISO 9000, и т.д.

* Для проектов :Проектное управление, PMBGK, и т.д

Рисунок 1- Основные отличия подходов к управлению бизнес-процессами и проектами [8, ^ 97]

Процессный подход - это подход к управлению, который рассматривает деятельность организации как набор процессов, предпринимаемых для достижения целей организации. Менеджер, использующий эту технику, пытается проектировать организационные процессы - действия, -которые подчеркивают качество и производительность [11].

Процесс - это совокупность действий, которые принимаются в установленном порядке для

достижения цели. Все бизнес-операции могут рассматриваться как процесс в соответствии с этим определением.

Процессный подход - это планирование эффективных процессов, которые соответствуют запланированной стратегии.

Важным моментом в таком подходе управления также является определение взаимосвязей между процессами и организация их эффективного взаимодействия.

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019

Выделяются следующие группы процессов

[11]:

- сквозные (межфункциональные) - проходят через несколько подразделений организаций;

- процессы (внутрифункциональные) и подпроцессы подразделений - ограничивают деятельность в рамках одного функционального подразделения организации;

- операции (функции) - нижний уровень декомпозиции деятельности организации, обычно выполняется одним человеком.

При использовании такого подхода управления деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся бизнес-процессов.

Сущность процессного подхода к управлению состоит в следующем (рис.2.) [9, с. 113].

настройка системы синхронизации деятельности разных процессов (в идеале автоматизация планирования и контроля всех показателей процессов);

обучение персонала-формирование готовности к групповой ответственности

за результат (часто это требует достаточной сильной перестройки системы мотивации);

формирование цикличного режима проектирования-анал из а-корр екшр овки процессов, основываясь на результатах анализа — так называемого «ритма бизнеса».

Рисунок 2- Сущность процессного подхода к управлению

У процессного управления есть свои преимущества и недостатки, представленные на рисунке 3.

Необходимым этапом разработки и описания деятельности организации является определение характеристик бизнес-процессов, к которым относятся [5, с. 35]:

- границы процесса - стартовые события (входы процесса) и результаты (выходы процесса);

- нормативные документы процесса - законодательные акты, планы, инструкции, шаблоны;

ресурсы процесса - исполнители, участники, оборудование, инструменты, информационные системы контроля бизнес-процессов;

показатели процесса - измеряемые переменные процесса и их нормативные значения: объем результата, количество затраченного времени, объем потерь материалов и денег, индекс удовлетворенности клиентов, количество брака и т.д.

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019

Рисунок 3- Преимущества и недостатки процессного управления [6, ^ 249]

Характеристики являются важной составляющей каждого бизнес-процесса, позволяя улучшить процесс управления, распределения ресурсов и достижения поставленных целей в организации. Несмотря на большие преимущества процессного управления, переход компании к такому методу управления требует больших затрат. Эта огромная работа по выявлению однотипных операций, их классификации и представления в качестве рабочих алгоритмов бизнес-процессов, так как во многих организациях редко встречается качественно написанные управляющие документы и шаблоны по тому или иному процессу [1 ,с . 146].

Проектное управление в организации. Центральное место в проектном управлении занимают проекты. По международному стан-

дарту РМВОК под проектом понимается временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата [2, с. 45].

Можно выявить основные признаки проектного управления [7, с. 56]:

- наличие конкретных целей проекта, вытекающих из определенной стратегии организации;

- уникальность и неповторимость проектных задач проектов;

- совокупность ограничений - временных, финансовых ресурсных и т.д., в условиях которых реализуется каждый из проектов.

Как и процессное управление, проектное имеет свои преимущества и недостатки, которые приведены на рисунке 4.

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019

Преимущества

• Ответственность за выполнение проекта в срок;

• Повышение организации управления планов в связи с применением календарно-сетевых графиков при планировании;

• Улучшенная оценка и снижение финансовых рисков;

• Наличие конечной идентифицированной цели;

• Декомпозиция деятельности по проектудо уровня работ или технологических операций, позволяющая детально определить состав и количество ресурсов, а также бюджет;

• Определение критического пути, позволяющее выявить более значимые для проекта работы (операции), изменение длительности которых отразится на длительности проекта в целом;

• Гибкость в управлении проектом;

• Определение и мониторинг контрольных точек;

• Повышение эффективности коммуникаций

• Достоверность результата зависит от качества информации;

• Усложняет организацию распределения финансовых ресурсов;

• Сложность учета влияния параллельно выполняемых проектов на результат;

• Конкуренция ресурсов между проектами.

Рисунок 4 - Преимущества и недостатки проектного управления [10, ^ 166]

Эффективность проектного подхода обеспечивается за счет ряда факторов [10, с. 160]:

- стратегический фактор направлен на организацию текущей деятельности компании на выполнение поставленных задач, связывая стратегическое и оперативное планирование;

- экономический фактор позволяет осуществить распределение ресурсов между проектами организации, сосредоточив их на более важных задачах;

- организационный фактор ориентирован на корпоративные цели, позволяет уменьшить несогласованность взаимопротиво-речащих действий;

- мотивирующий фактор позволяет увеличить количество заинтересованных сторон в конечных результатах проекта, повышает целеустремленность и профессионализм сотрудников за счет более четких представлений о собственном вкладе в планируемый результат;

- консолидирующий фактор снижает субъективность принятия решений, основываясь на совместном принятии решений специалистов;

- коммуникативный фактор способствует развитию коммуникаций между заинтересованными сторонами;

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019

- структурообразующий фактор обеспечивает формирование новых структур и команд проекта.

Проектный подход управления обеспечивает прозрачность управления организацией, позволяя осуществлять контроль финансов, ресурсов, материалов, оборудования и объемов на всех этапах и задачах выполнения проекта. Кроме этого руководитель проекта и команда проекта несут ответственность за выполнение проекта в указанные сроки с достижением поставленных целей. Структура самого же проекта статична и состоит из планирования, оценки рисков, создание команды и коммуникаций, подведение итогов и завершение проекта.

Проектное управление применятся в исследовательских, консалтинговых, строительных организациях, в любых компаниях при разработке инновационных проектов, реализации целевых программ и т.д., где результатом проектов становится создание уникального продукта, услуги или результата. При применении проектного подхода требуется постоянно производить мониторинг количества проектов и трудовых ресурсов. Очень часто возникает проблема, когда на одних проектах возникает переизбыток ресурсов, а на других нехватка, или, когда количество проектов в организации гораздо больше, чем людей, способных их исполнить. Процессное и проектное управле-

ние нацелено на создание горизонтальных связей в организации. Сотрудники, задействованные в рамках процесса и проекта, могут самостоятельно решать возникающие проблемы без привлечения внимания высшего руководства. Однако процессное управление нацелено на управление повторяющимися операциями, последовательность которых объединена в бизнес-процессы, а проектный подход базируется на управлении уникальной комбинацией операций, объединенных в рамках уникального проекта [2, с. 34].

Каждый из подходов имеет свои преимущества и недостатки, поэтому применение того или иного метода управления зависит от специфики деятельности компании. Однако в современной практике оба метода начинают тесно взаимодействовать друг с другом, что позволяет повысить эффективность достижения поставленных стратегических целей (таких как увеличение доходов, расширение клиентской базы, улучшение качества производства, снижение издержек производства и т.д) и повысить управляемость организации.

Внедрение процессного или проектного управления процесс довольно трудоемкий. Прежде чем внедрять один из подходов в компанию, необходимо понимать готовность фирмы к переменам, а также потребность в проектном или процессном управлении на всех уровнях управления. Сотрудники и менеджмент должны отчетливо представлять для чего это необходимо, иначе часто возникают трудности со стороны персонала, что приводит к задержке и росту затрат. Кроме этого, руководство компании должно быть нацелено на изменения и понимать, что любые перемены связаны с рядом препятствий, преодоление которых требует сил и ресурсов, чтобы в дальнейшем получить желаемый результат. Это значит, что руководству необходимо твердо настаивать на своей позиции, а не закрывать глаза на текущие проблемы в компании, связанные с внедрением нового метода управления. Еще одним важным фактором является понимание руководством того, что невозможно мгновенно получить желаемый результат, а для отлаженной работы требуется определенный период времени, после которого внедряемый подход управления позволит достичь целей компании. Успех любого вида управления зависит от его правильного применения в конкретной организации.

Подведем итоги. Поэтому при осуществлении основной деятельности компании очень важно определить, к какому типу она относится - к проектной или процессной, так как типовой проект -это скорее бизнес-процесс, а новый бизнес-процесс скорее относится к проектной деятельности. И если тип деятельности определить правильно, то тогда компании удастся избежать ненужных потерь во времени и ресурсах на управление своим бизнесом.

Список литературы

[1] Авалдыкова О. С. Процессный подход в управлении организацией. Проблемы и пути социально-экономического развития: город, регион, страна, мир. V международная научно-практическая конференция аспирантов и студентов. -

2016. - с. 146-152

[2] Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для академического бакалавриата / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 с.

[3] Легкая Л. А. Процессный подход к управлению организацией и условия его применения / Л. А. Легкая, Т. В. Дзабиева, В. С. Габараева // Современная наука: актуальные вопросы, достижения и инновации. Сборник статей IV Международной научно-практической конференции. -2018. - с. 111-113.

[4] Лисичкина Ю. С. Процессный подход в управлении организацией / Ю. С. Лисичкина, Ю. К. Сычев // Управленческие науки в современном мире. Издательство: Издательский дом «Реальная экономика». - 2017. - с. 134-137.

[5] Михайлова Е.М. Модель бизнес-процесса как важнейший элемент организации процессного управления предприятием. Гео-Сибирь. - 2015. -с. 35-38.

[6] Печерицына И.О. Преимущества процессного подхода к управлению / И. О. Печери-цына, Е.В. Гринавцева // современная экономика: актуальные вопросы, достижения и инновации. Сборник статей XXII Международной научно-практической конференции. - 2018. - с. 249-252.

[7] Попов, В.Л. Управление инновационными проектами: Учебное пособие / В.Л. Попов, Д.А. Марков, Н.Д. Кремлев, В.С. Ковшов. - М.: Инфра-М,

2017. - 320 с.

[8] Путянина Т. П. Процессный подход к управлению организацией как актуальная модель современной экономики / Т. П. Путянина, К. С. Дидык // Стратегия инновационного развития агропромышленного комплекса в условиях глобализации экономики. Материалы международной научно-практической конференции. - 2015. - с. 97-101.

[9] Репин, В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. - М. : Мани, Иванов и Фер-бер, 2016. - 544 с.

[10] Стиллмен, Э. Head First Agile. Гибкое управление проектами / Э. Стиллмен. - СПб.: Питер, 2019. - 464 с.

[11] Яценко А.В. Процессный подход управления организацией // Научное сообщество студентов XXI столетия. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. LXXVII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 5(77). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://sibac.info/archive/ economy/5(77).pdf (дата обращения: 31.10.2019)

ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 9 • 2019