CC BY
5
УДК 334.02
Скобельцына Т.А. студент магистратуры 3 курса факультет очно-заочного обучения Сибирский государственный университет науки и технологий им. академика М. Ф. Решетнева
Россия, г. Красноярск ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧАСТНОГО
ДЕТСКОГО САДА Аннотация: Успешное функционирование деятельности организации обеспечивает организационная структура. Поэтому необходимо создавать такую организационную структуру, которая позволит эффективно координировать деятельность сотрудников и, соответственно, организация будет оставаться конкурентоспособной на рынке.
Ключевые слова: организация, организационная структура, процесс, матрица ответственности, организация выполнения работ.
Skobeltsyna T.A. graduate student 3 year, faculty of part-time education Siberian State University of Science and Technology Academician
M.F.Reshetnev Russia, Krasnoyarsk DESIGN OF CHANGES FOR OPTIMIZATION OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF MANAGEMENT OF THE
PRIVATE KINDERGARTEN Abstract: The successful functioning of the organization provides the organizational structure. Therefore, it is necessary to create such an organizational structure that will effectively coordinate the activities of employees and, accordingly, the organization will remain competitive in the market.
Key words: organization, organizational structure, process, matrix of responsibility, organization of work.
В современных условиях рыночной экономики каждая организация должна быть конкурентоспособна. Успешное функционирование деятельности организации обеспечивает организационная структура. Поэтому необходимо создавать такую организационную структуру, которая позволит эффективно координировать деятельность сотрудников и, соответственно, организация будет оставаться конкурентоспособной на рынке.
В данной работе спроектируем изменения для оптимизации организационной структуры управления на примере частного детского сада, используя различные методы организационной диагностики. Рассмотрим
существующую организационную структуру организации (рисунок 1).
В организации линейная организационная структура. Эта структура характеризуется четким единоначалием, руководители подразделений находятся в непосредственном подчинении Управляющего. Управляющий несет полную ответственность за результаты деятельности подразделений [1, с.34].
В данной организационной структуре небольшое количество звеньев, это значит, что обмен информацией осуществляется достаточно быстро. В основной штат сотрудников организации входит тринадцать человек. Учредитель в организации один. Генеральный директор и бухгалтер работают на основании договора. Также в детском центре есть администратор. Непосредственно с детьми проводят работу 2 воспитателя, младший воспитатель, логопед, музыкальный руководитель, врач и хореограф.
Рисунок 1 - Организационная структура Из данной организационной структуры можно увидеть, что в прямом подчинении генерального директора находится администратор и главный бухгалтер. В подчинении администратора находятся все оставшиеся сотрудники, то есть именно он координирует деятельность организации, совмещая с основной своей деятельностью. Таким образом, можно предположить, что работа администратора не соответствует занимаемой должности.
Для того, чтобы более подробно оценить деятельность каждого сотрудника, рассмотрим функциональное распределение в организации (таблица 1).
Таблица 1 - Функциональное распределение в организации
Наименование функций организации Функциональные подразделения и должностные лица
Генеральный директор Администратор Главный бухгалтер Воспитатели Младший воспитатель Повар Врач Логопед Музыкальный руководитель Хореограф
Исследование рынка +
Бухгалтерско-финансовая деятельность + + +
Прием детей +
Проектирование и разработка и утверждение образовательных программ + + +
Проектирование, разработка и утверждение дополнительных программ + + + + +
Реализация основных и дополнительных образовательных программ + + + +
Инновационная и научно-методическая деятельность + + + + +
Обеспечение безопасности жизнедеятельности + + +
Обеспечение чистоты детей и помещения +
Составление меню, реализация и его утверждение + +
Промежуточный и итоговый контроль учащихся +
Таким образом, из приведенной выше таблицы мы видим, что рабочий персонал не перегружен функциями. Но администратор имеет большое количество функций, в сравнении с остальными сотрудниками. Из данного анализа можно утверждать, что должность администратора не соответствует исполняемым функциям.
В частном детском саду постановка целей и задач осуществляется по вертикали. Генеральный директор в соответствии с целью улучшения финансового состояния поручает администратору реализацию заданий, таких как: работа с потенциальными клиентами по готовой базе данных, подготовка конкурсной документации, благоустройство помещения и др. Администратор составляет план заданий, рассчитывает экономические затраты реализации проектов, по определенным видам деятельности назначает исполнителей или же выполняет задания сам. Постановка целей и задач организации ставится в устной форме. Такие действия зарождают
проблему, так как устная постановка задачи исполнителю непосредственным начальником, как правило, является недостаточно конкретной.
Процедура управления процессом выполнения задач осуществляется как исполнителем, так и ответственным. Примером является описанная выше постановка заданий администратору, который в большинстве случаев является как ответственным, так и исполнителем. Регламентация данных процедур в детском центре не предусмотрена. Следовательно, проблемой является именно отсутствие документирования исполнения работ, так как ответственный и исполнитель выступает в одном лице.
Контроль сроков и качества выполнения работ осуществляется администратором и генеральным директором. По окончании работ в зависимости от того, кто был ответственным за данный проект, тот и принимает работы. В данной процедуре нарушений не наблюдается. Работы выполняются в срок и качественно.
Процедура координации взаимодействия между подразделениями не имеет документального положения или инструкции. Передача документов от одного управляющего органа другому происходит быстро и, соответственно, не теряет своей актуальности за время передачи. Этому способствует наличие только трех управленческих должностей, между которыми налажен оперативный канал взаимодействия. Несмотря на то, то взаимодействия чаще всего протекают на уровне личных связей, это не снижает эффективность деятельности, так как параллельно действует официальный порядок.
Итак, на основе проведенного анализа организации выполнения работ были выявлены следующие проблемы:
- устная постановка задачи исполнителю непосредственным начальником, ведущая к неконкретности задания;
- отсутствие документирования исполнения работ, в результате чего ответственный и исполнитель выступает в одном лице.
Чтобы составить план по проектированию изменений для оптимизации организационной структуры управления и повышения эффективности нашей организации обобщим проблемы, выявленные в результате анализа (рисунок 2) и предоставим рекомендации по их устранению.
Рисунок 2 - Структурно-организационные проблемы Для решения выявленных в ходе анализа проблем предлагается
совершить следующие действия:
1. закрепить за руководящими должностями, а именно за Генеральным директором и Администратором обязанности составлять задания по проектам и заданиям в письменном виде с детальной постановкой задач;
2. назначать ответственных и исполнителей по каждому предстоящему заданию и проекту;
3. для решения третьей проблемы Генеральному директору необходимо перевести Администратора на должность Заместителя директора и повысить заработную плату.
Рассмотрев выделенные в ходе анализа проблемы и обозначив их решения, составим матрицу организационной проблематики. Для этого определим вид влияния получения результатов на выбор решения. Полученные результаты представим в таблице 2.
Таблица 2 - Матрица организационной проблематики
№ Проблема Вид патологии Вид влияния
1 Устная постановка Патология Получение преимуществ в выполнении
задач исполнителю управленческих решений поставленных задач за счет конкретизации и понятности, изложенных в документальном виде
2 Отсутствие Патология Облегчение функций администратора за
документирования управленческих счет назначения ответственного и
исполнения работ решении исполнительного лица
3 Несоответствие Патология Получение удовлетворенности бывшего
должности управленческих администратора за счет получения новой
администратора решений должности, которая будет
исполняемым соответствовать уровню уже имеющейся
обязанностям ответственности, и повышения заработной платы.
Итак, мы видим, что все проблемные зоны в нашей организации касаются работы Генерального директора. Но если применить все предложенные решения и изменения, то можно будет достигнуть эффективного функционирования, как отдельных сотрудников, так и организации в целом.
Использованные источники:
1. Болдырев, Е.С., Буренина И.В. Разработка процедуры построения организационных структур [Электронный ресурс]/Е.С.Болдырев, И.В.Буренина//Электронный научный журнал Нефтегазовое дело, 2012.-№6.-Режим доступа: http://www.ogbus.ru
2. Галямина, И.Г. Управление процессами: [учебник для бакалавров и магистров по направлению "Управление качеством"]. - Санкт-Петербург: Питер,2013. - 304 с.
3. Серенков, П.С., Назаренко В.В., Ромбальская О.И. Формирование рациональной организационной струкутры с помощью комплексного процессного подхода [Текст]/П.С.Серенков, В.В.Назаренко, О.И.Ромбальская//Методы менеджмента качества. -2015.-№7.-С.10-18
