CC BY
169
Health care of the Russian Federation, Russian journal. 2016; 60 (5) DOI 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276
Letters to editor
© КОЛЛЕКТИВ АВТОРОВ, 2016 УДК 614.2:002:681.31
Гайдышев И.П.12, Губин А.В.1, Кобызев А.Е.1, Косинцев С.В.1, Сергеенко А. С.1 2 ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МЕДИЦИНСКОМ БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
1ФГБУ «РНЦ «ВТО» им. акад. Г.А. Илизарова» Минздрава России, 640014, г. Курган; 2ФГБОУ ВПО «Курганский государственный университет», 640669, г. Курган
Исследуются проблемы внедрения системы электронного документооборота в федеральном медицинском бюджетном учреждении в рамках решения актуальных задач по докумен-тационному обеспечению процессов управления.
Ключевые слова: система электронного документооборота; документационное обеспечение управления; оптимизация бизнес-процессов.
Для цитирования: Гайдышев И.П., Губин А.В., Кобызев А.Е., Косинцев С.В., Сергеенко А. С. Проблемы внедрения систем электронного документооборота в медицинском бюджетном учреждении. Здравоохранение Российской Федерации. 2016; 60(5): 273—276. DOI: 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276
Gaydyshev I.P.12, Gubin A.V.1, KobyzevA.E.1, Kosintsev S.V.1, Sergeenko A.S.12 THE PROBLEMS OF IMPLEMENTATION OF SYSTEMS OF ELECTRONIC WORK FLOW IN MEDICAL BUDGET INSTITUTION
'The academician G.A. Ilizarov Russian research center "Restorative traumatology and orthopedics", Kurgan, 640014, Russian Federation;
2Kurgan state university, Kurgan, 640669, Russian Federation
The study was carried out to investigate issues of implementation of system of electronic work flow in Federal medical budget institution within the framework of resolving actual tasks concerning documentation support of management processes.
Keywords: system of electronic workflow; documentation support of management; optimization of business-processes.
For citation: Gaydyshev I.P., Gubin A.V., Kobyzev A.E., Kosintsev S.V., Sergeenko A.S. The problems of implementation of systems of electronic work flow in medical budget institution.
Zdravookhranenie Rossiiskoi Federatsii (Health Care of the Russian Federation, Russian journal). 2016; 60 (5): 273—276. (In Russ.). DOI: 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276
For correspondence: Alla S. Sergeenko, candidate of philosophical sciences, specialist on
electronic work flow of category II The academician G.A. Ilizarov Russian research center
"Restorative traumatology and orthopedics", Kurgan, 640014, Russian Federation.
E-mail: sergeenkoas@mail.ru
Funding. The study had no sponsorship.
Conflict of interest. The authors declare no conflict of interest.
Received 15 December 2015
Accepted 09 March 2016
Текущая ситуация в здравоохранении характеризуется оптимизацией бизнес-процессов, направленной на улучшение управляемости медицинскими учреждениями с целью повышения качества медицинской помощи населению1; инструментом для решения данной задачи является информатизация. При этом импортозамещение в информатизации [1] предполагает переход на отечественное и свободное программное обеспечение2. Таким образом, бюджетные учреждения вынуждены распутывать клубок финансовых, технических и иных проблем,
^едеральный закон № 323-ФЗ от 21.11.2011 «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». ^Постановление Правительства РФ № 1236 от 16.11.2015 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
и ошибки в выборе стратегии и тактики их решения могут привести к значительным потерям ресурсов учреждения.
Цель работы — поделиться опытом решения данных проблем.
Материал и методы
Под системами электронного документооборота (СЭД) мы понимаем следующие информационные системы: собственно СЭД (имея в виду документацион-ное обеспечение управления учреждением), медицинские информационные системы (МИС), лабораторные информационные системы (ЛИС), радиологические
Для корреспонденции: Сергеенко Алла Сергеевна, канд. философ. наук, специалист по электронному документообороту 2-й категории «РНЦ «ВТО» им. акад. Г.А. Илизарова» Минздрава России, 640014, г. Курган. Е-шаП: sergeenkoas@mail.ru
Здравоохранение Российской Федерации. 2016; 60 (5) БО! 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276
информационные системы (РИС). Проблемы при внедрении данных систем практически одинаковы, а если учесть их интеграцию, то задача, по сути, одна.
Результаты и обсуждение
Предлагается следующая классификация проблем внедрения СЭД в медицинском бюджетном учреждении, а также возможные пути их решения.
1. Организационные проблемы
На начальном этапе внедрения СЭД возникает необходимость одновременного использования как новых электронных, так и неотмененных бумажных технологий. Хотя в рамках учреждения полному переходу на безбумажные технологии не существует законодательных препятствий, контролирующие органы и страховые организации могут иметь иное мнение. Это создает дополнительные трудности для управленческого, медицинского и обслуживающего персонала.
Неполное описание бизнес-процессов, недостаточно корректная формулировка требований к программному обеспечению (ПО) на этапе планирования и необходимость его отладки одновременно с оптимизацией процессов управления могут создавать экстремальные моменты и даже кратковременные сбои в работе учреждения. Решением обозначенных проблем может быть создание экспертного совета, который предлагает пути совершенствования бизнес-процессов внутри учреждения и формулирует требования к новому ПО. Необходимо также тщательно тестировать внедряемые новые механизмы до передачи их в промышленную эксплуатацию.
Увеличение количества выводимой на печать отчетной документации, возникающее вследствие требований вышестоящих организаций, не соответствует обеспечению учреждения расходными материалами. Решение проблемы было поддержано страховыми организациями, и теперь затраты на подготовку медицинской документации должны быть включены в качестве неотъемлемой статьи в раздел затрат на лечение. В самом деле, без оформления медицинской документации лечение в медицинском учреждении так же невозможно, как и без обеспечения пациентов фармакологическими препаратами или медицинскими процедурами.
Внедрение СЭД одновременно в большом количестве в разноплановые подразделения требует от медицинского и обслуживающего персонала различной квалификации навыков работы с компьютерной техникой. Помочь в решении проблемы может система обучения пользователей через «внедренцев» — сотрудников, назначенных руководителями подразделений и имеющих навыки владения информационными технологиями на уровне продвинутых пользователей. Данные сотрудники становятся проводниками полученных знаний в своих подразделениях, обучая пользователей непосредственно на рабочих местах. Трехступенчатая подготовка (специалист по документообороту — «внедренец» — пользователь) позволила высвободить ресурсы специалистов для решения высокоуровневых задач и добиться эффективного использования рабочего времени всех сотрудников. Навыки работы с СЭД мало отличаются от умения работы с любым другим ПО, поэтому освоение СЭД медицинским персоналом происходит, как правило, быстро и эффективно.
Нам пишут
2. Финансовые проблемы
Выделение значительных финансовых средств и
ограниченное время на их освоение создают предпосылки для быстрого, но неполного решения задач. Выбор СЭД, учитывающей специфику профильной деятельности учреждения, должен осуществляться на основе всестороннего предварительного анализа существующих бизнес-процессов, отражающих главные аспекты управленческой деятельности и ее документальное сопровождение. Такой системный анализ поможет не только четко определить технические и производственные требования к потенциальной СЭД, но и избежать финансовых потерь в случае неправильного выбора программного продукта и последующей его замены.
Выделение недостаточных финансовых средств, в том числе на последующую доработку СЭД, вынуждает находить оптимальное и эффективное решение, например, использовать свободное программное обеспечение (СПО). Так, многие учреждения, имея на балансе современное цифровое медицинское оборудование, отказались от архивов графической информации, поскольку проприетарные решения в данной области не только предполагают приобретение дорогостоящих лицензий на каждое рабочее место — некоторые поставщики требуют плату за каждое изображение, помещаемое в графический архив. В то же время СПО в данной области бесплатны — необходимы только средства на покупку оборудования.
3. Юридические проблемы
Сомнительна легитимность выгрузки данных о пациентах в Единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ) — оказалось, что она не предусмотрена действующим законодательством, а Министерство здравоохранения и его структуры юридически не являются операторами по обработке персональных данных3. Федеральной интегрированной электронной медицинской карты в правовом поле фактически не существует. Впрочем, данная проблема несет некоторый положительный момент, позволяя взять тайм-аут и отладить бизнес-процессы по управлению медицинской и иной документацией внутри учреждения.
Несмотря на распространение электронной документации в государственных учреждениях и частных организациях, принятие соответствующих нормативных актов и стандартов4, 5, правовой статус электронного документа не полностью определен на уровне Министерства здравоохранения, а законодательство ориентируется на бумажный документооборот. Последствием недостаточного внимания к нормативной регламентации электронного документооборота становятся отсутствие четкого порядка признания юридической силы электронного документа и проблемы в уравнивании юридической значимости электронного и бумажного документа, ведущие к необходимости поддержки в учреждениях одновременно двух документационных систем — бумажной и электронной. Юридические гарантии аутентичности и целостности информационной составляющей документа
3Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».
4Постановление Правительства РФ № 33 от 25.01.2013 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг».
5Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Health care of the Russian Federation, Russian journal. 2016; 60 (5)
DOI 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276_
Letters to editor
недостаточно закреплены нормативно, а существующие пробелы законодательства создают препятствия полноценному функционированию СЭД в строгой системе международных и федеральных стандартов и норм.
Импортозамещение накладывает особые требования по приобретению ПО для бюджетных учрежде-ний6. Предпочтение отдается отечественному СПО. Некоторые заказчики в надежде получить законченное решение когда-то сделали ставку на импортное проприетарное ПО. Однако еще до начала реализации программы модернизации здравоохранения было ясно, что поддерживать и внедрять следует отечественное СПО, например типовую медицинскую информационную систему (известную как ТМИС), разработанную по заказу Министерства здравоохранения и лицензируемую всем медицинским учреждениям на бесплатной основе, и системы, являющиеся ее логическим продолжением.
4. Морально-психологические проблемы Не все сотрудники учреждения поддерживают оптимизацию бизнес-процессов, сопутствующих внедрению СЭД. Это вызвано несколькими причинами [2].
• Ожидаемое снижение трудоемкости работы с документами после внедрения СЭД логично должно повлечь высвобождение сотрудников, что вынуждает небольшие коллективы фактически саботировать внедрение новых технологий.
• Психологический момент недоверия к юридической значимости электронного документа, подлинности и уникальности электронной подписи, а также гарантированной сохранности документа и его защиты от ошибочного изменения или удаления. В этом аспекте бумажный документ воспринимается как обладающий юридической силой подлинник, электронный — как его копия, не наделенная каким-либо юридическим статусом, хотя имеют место обратные примеры.
• Переориентация фокуса компетентности в медицинском документообороте на иных сотрудников, например сомнение в степени значимости и полезности в новых условиях ряда руководителей среднего звена, привыкших к ручному управлению.
• Улучшение управляемости учреждением делает совершенно прозрачными и очевидными недостатки в части ведения медицинской документации — как системные, так и ошибки отдельных сотрудников.
• Высвобождение значительных финансовых средств за счет отказа от закупки дорогостоящих расходных материалов (например, рентгеновской пленки и материалов для ее обработки, что также ведет к снижению расходов на обслуживание предназначенного для этого оборудования) может быть воспринято отдельными сотрудниками как негативный момент.
5. Технические проблемы
Сформулированы проблемы обеспечения исправной эксплуатации оборудования и системного ПО, применяемого в качестве платформы СЭД. Уверенность в их надежности зависит от успешного решения следующих задач: 1) настройка оборудования и ПО; 2) безаварийная
6Постановление Правительства РФ № 1236 от 16.11.2015 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
эксплуатация и качественное обслуживание; 3) своевременное и правильное списание.
Рассмотрим типичный процесс отказов оборудования, известный из теории надежности [3]. Период резкого снижения интенсивности отказов связан с выявлением дефектов оборудования и ПО. Риски данного этапа покрываются гарантийными обязательствами поставщика оборудования, а с точки зрения эксплуатации СЭД — периодом ввода и освоения системы, когда отказ еще не может привести к тяжелым последствиям. Период постоянства интенсивности отказов — время нормальной эксплуатации. При этом отказы носят характер случайный, но сохраняющий постоянную интенсивность. Период отказов по причине износа оборудования несет дополнительные риски для успешного функционирования СЭД, поэтому к данному сроку необходимо планировать замену или глубокую модернизацию системы. Процесс стимулируется также необходимостью обновления ПО, новые версии которого могут оказаться более требовательными к аппаратным ресурсам.
5.1. Настройка оборудования и программного обеспечения
Емкость и быстродействие оперативной и дисковой памяти, быстродействие процессоров, пропускная способность сетевого оборудования — эти параметры определяются на этапе проектирования СЭД. Правильная настройка оборудования и ПО — залог его успешной эксплуатации.
Если для эксплуатации МИС и ЛИС не требуется значительной дисковой памяти, то для РИС огромный объем дисковой памяти становится определяющим. Поэтому, когда для первых двух подсистем достаточно иметь 2—4 диска с аппаратным или программным КЛГО1 или КЛГО5 (для 3 и более дисков), для последней оптимальным является КЛГО6, сочетающий высокую надежность с эффективным использованием дискового пространства.
При использовании СПО некоторые поставщики допускают ошибки при конфигурации дисковой подсистемы. Проблема может возникнуть при использовании некоторых стандартных операционных систем, по умолчанию монтирующих системные каталоги отдельными входами, что в процессе эксплуатации приводит к переполнению раздела, используемого для хранения файлов баз данных. При планировании следует учитывать назначение сервера и соответствующим образом менять настройки по умолчанию.
5.2. Безаварийная эксплуатация
Основные причины повреждения оборудования: 1) удар молнии — основная причина повреждения сетевого оборудования; 2) дефект электроснабжения в виде очень кратковременного отключения с последующим быстрым включением — основная причина повреждения блоков питания; 3) неправильное подключение и размещение оборудования, часто совмещенные с недостаточным уходом, — причины перегрева и преждевременного износа.
Влияние данных факторов можно минимизировать. Для этого требуется привести системы в соответствие с нормативными документами. Согласно исследованиям ГОСТ Р МЭК 62305-1—2010 и ГОСТ Р МЭК 62305-2— 2010 система молниезащиты уменьшает вероятность повреждения с 1 до 0,2 (в 5 раз), а согласно ГОСТ 32144— 2013 и ГОСТ 21128—83 система защиты от импульсных перенапряжений уменьшает вероятность повреждения оборудования с 1 до 0,01 (в 100 раз).
Здравоохранение Российской Федерации. 2016; 60 (5) DOI 10.18821/0044-197Х-2016-60-5-273-276
Задачи, решаемые службой компьютерного обеспечения учреждения для обеспечения нормальной эксплуатации оборудования: 1) организация сервисного обслуживания и ремонта компьютерной техники на основании имеющихся нормативных документов в условиях кадровых и финансовых ограничений; 2) снижение числа ремонтов путем предупреждения случаев поломки оборудования; 3) оптимизация снабжения расходными материалами.
Рекомендуемые нормы по обслуживанию компьютерной техники определены7, 8. Эти нормативы имеют ограниченную практическую ценность, поскольку со времени их составления техника стала существенно надежнее, ПО — сложнее и эффективнее, а расчет количества обслуживающего персонала в соответствии с ними дает сильно завышенную цифру.
В то же время имеет место зависимость бизнес-процессов от наличия квалифицированного программно-технического персонала. Решение проблемы — в передаче процессов обслуживания на аутсорсинг там, где это признано эффективным (например, при обслуживании и ремонте печатающей и копировальной техники), в дублировании функций специалистов, их дополнительной финансовой стимуляции и полном документировании бизнес-процессов.
5.3. Списание оборудования
Длительная эксплуатация оборудования — причина сбоев и выхода из строя вследствие его износа. Сроки списания оборудования учреждениями системы Министерства здравоохранения определены нормативными документами9. Для минимизации затрат на эксплуатацию важно установить такой срок списания, чтобы стоимость ремонта не была выше стоимости покупки нового оборудования. Правильный учет оборудования [4] и его списание в научно обоснованные сроки10 исключает вероятность возникновения проблем в работе СЭД по причине износа оборудования.
Заключение
Внедрение СЭД в медицинском бюджетном учреждении, объективно происходящее с одновременным совершенствованием бизнес-процессов, можно проводить эффективно. Однако сроки этого процесса рискуют быть значительными [5]. Документирование и автоматизация становятся первоочередной и самостоятельно ценной задачей, по значимости достойной отдельного подразделения по документационному обеспечению управления.
Эффективность внедрения СЭД может оказаться столь высокой, что благодаря верно выбранной стратегии информатизации станет возможным полноценное
7Постановление Минтруда РФ № 28 от 23.07.1998 «Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств»
8Приказ МЗСР РФ № 22 от 16.01.2006 «Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию оборудования телемеханики, сопровождению и доработке программного обеспечения».
9Письмо Минфина России № 02-14-10а/721 от 13.04.2005.
10Постановление Правительства РФ № 1 от 01.02.2002 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».
Нам пишут
функционирование учреждения в условиях ограниченного финансирования.
Имеет место тотальная зависимость современных бизнес-процессов от надежности информационных технологий — в настоящее время учреждение уже не способно выполнять свои функции в полном объеме без СЭД. Поэтому необходимо составление регламента работы учреждения без использования СЭД в рамках подготовки к работе в чрезвычайных условиях. Принятие данного регламента тем более важно, что есть угрозы для функционирования СЭД, находящиеся вне пределов компетенции конкретного учреждения, например природные катаклизмы, недостаточная надежность энергопитания, негарантированная надежность сетевого обеспечения за пределами учреждения.
Финансирование. Исследование не имело спонсорской поддержки.
Конфликт интересов. Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
ЛИТЕРАТУРА
1. Гайдышев И.П., Сергеенко А.С. Правовые, экономические и философские аспекты использования программного обеспечения бюджетным учреждением в современных условиях. В кн.: Россия сегодня: тенденции и альтернативы развития: Материалы III международной научно-практической конференции. Курган: Курганский филиал Уральского института экономики, управления и права; 2015; Т. 1: 67—71.
2. Трахтенберг А. Д. Адаптация информационных технологий в здравоохранении глазами медицинских работников: преимущества и угрозы. В кн.: Технологии информационного общества в науке, образовании и культуре: сборник научных статей: Труды XVII Всероссийской объединенной конференции «Интернет и современное общество». Санкт-Петербург, 19—20 ноября 2014 г. СПб.: Университет ИТМО; 2014: 263—8.
3. Диллон Б., Сингх Ч. Инженерные методы обеспечения надежности систем. М.: Мир; 1984.
4. Гейц И.В. Актуальные вопросы бюджетного учета компьютерной техники. Финансовый справочник бюджетной организации. 2010; (4): 30—40.
5. Назаренко Г.И., Гулиев Я.И., Ермаков Д.Е. Медицинские информационные системы: теория и практика / Под ред. Г.И. Назаренко, Г.С. Осипова. М.: ФИЗМАТЛИТ; 2005.
REFERENCES
1. Gaydyshev I.P., Sergeenko A.S. Legal, economic and philosophical aspects of the use of the software budget institution in modern conditions. In: Russia Today: Trends and Development Alternatives: Materials of III International Scientific-practical Conference. Kurgan; 2015; Vol. 1: 67—71. (in Russian)
2. Trakhtenberg A.D. Adaptation of information technology in health care through the eyes of health professionals: the benefits and threats. In: Information Society Technologies in Science, Education and Culture: a Collection of Scientific Articles. Proceedings of the XVII All-Russian Joint Conference «Internet and Modern Society», St. Petersburg, 19—20 november 2014. St. Petersburg: Universitet ITMO; 2014: 263—8. (in Russian)
3. Dillon B., Singkh Ch. Engineering Methods to Ensure System Reliability. Moscow: Mir; 1984.
4. Geyts I.V. Topical issues of budget accounting computer equipment. Finansovyy spravochnik byudzhetnoy organizatsii. 2010; (4); 30—40. (in Russian)
5. Nazarenko G.I., Guliev Ya. I., Ermakov D.E. Medical Information Systems: Theory and Practice / Eds. G.I. Nazarenko, G.S. Osi-pov. Moscow: FIZMATLIT; 2005. (in Russian)
Поступила 15.12.15 Принята в печать 09.03.16
