CC BY
130
НАУЧНЫЕ ИЗВЕСТИЯ^26•2C22
УДК 616-092.19
ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ
Соколова Екатерина Николаевна
Магистрант, ФГБОУ ВО «Поволжский государственный технологический университет»
Ненадежность и длительность бумажного документооборота показывает реальную необходимость в использовании новых методов работы с документами. Обмен документами по сети не является новеллой. Однако существующие системы все еще не способны в полной мере соответствовать потребностям пользователей. В статье описываются причины, почему электронный документооборот пока еще не прочно вошел в нашу жизнь, а также основные пути совершенствования данной сферы.
Ключевые слова: документ, электронный документ, государственные органы, управление, закон, обмен документами, информационные технологии, СЭД, информация, Интернет.
PROBLEMS OF IMPROVING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN RUSSIA
Sokolova Ekaterina Nikolaevna
Master's student, Volga State Technological University
The unreliability and duration of paper workflow shows a real need for new methods of working with documents. The exchange of documents over the network is not a novelty. However, existing systems are still not able to fully meet the needs of users. The article describes the reasons why electronic document management has not yet firmly entered our lives, as well as the main ways to improve this area.
Keywords: document, electronic document, government agencies, management, law, document exchange, information technology, EDMS, information, Internet.
Документ в современном обществе выступает основным средством хранения, визуализации и движения информации. Тактическая, профессиональная организация документов позволяет обществу осуществить защиту информацию на носителе, ее сохранение как подтверждение совершаемых действий. Однако, как показывает практика, бумажный вариант документа не выступает в качестве надежной формы материального представления. Документ на бумаге может быть подвержен физическим изменениям или вовсе уничтожению. Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ [1].
Решением проблемы ненадежности бумажного носителя выступил электронный документ.
Помимо этого, стоит обратить внимание и на то, что за последние два года в силу эпидемиологической обстановки, общество достаточно серьезно задумалось о необходимости бесконтактной передаче документов. Так, Трункина Л.В., Телятникова Т.В., Кузьмина Н.А. отмечают, что «на сегодняшний день в рамках сложной эпидемиологической ситуации рынок
труда изменился, огромное количество операций переносится в онлайн» [3].
Анализ современного этапа внедрения систем электронного документооборота и использования самого электронного документа в практической деятельности указывает на наличие перечня проблем, которые тормозят введение ЭДО по всей стране и во всех сферах. ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает следующее определение: «Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме» [4]. Определение, данное законодателем, не совсем точно соответствует правилам юридической техники: в данном случае нарушено правило ясности (чтобы понять, что такое электронный документ необходимо найти понятие документа); не раскрыты ключевые признаки, которые бы позволили отделить данное понятие от иных. Помимо этого, статья 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-
НАУЧНЫЕ ИЗВЕСТИЯ^26•2022
телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [5].
Для любой регулируемой законом сферы жизнедеятельности важным аспектом выступает структурированная и не противоречащая система законодательства. Регулирование же сферы электронного документооборота пока находится на таком уровне, что наличие разрозненных норм в законах, различных ГОСТах (большинство из которых обновляются не своевременно), не представляется на наш взгляд соответствующим требованиям, которые предъявляются к законодательству. Наравне с этим, в законодательстве отсутствуют конкретные правила внедрения, требования, благодаря которым можно было бы отнести ту или иную систему к СЭД.
Еще одним важным моментом при реализации электронного документооборота выступает безопасность. Современная обстановка, как никогда, указывает на необходимость разработки более усиленных средств защиты информации. Довольно часто в СМИ встречаются новости об очередной утечке данных.
Усиление средств, осуществляющих защиту данных в сети, провоцирует хакеров совершенствовать свои методы работы. Положительной динамикой развития защиты информации служит закрепление регулирующих норм в законодательстве. Однако устойчивое мнение масс об отсутствии ответственности за нарушения в сети снижает уровень заинтересованности в переходе на электронную форму документов. Безопасность при передаче информации выступает ключевым аспектом, который необходимо обеспечить при переходе на электронный документооборот.
Несмотря на реализацию основных положений Национальной программы «Цифровая экономика» [6] на данном этапе ни одна организация, ни одно учреждение, ни один государственный орган не перешел в полной мере на электронный документооборот. Наблюдается только частичный учет в электронной форме. Иными словами, часть документов ведется в электронной форме, часть - на бумажном носителе. Такое обстоятельство особенно влияет на работу государственных органов, что приводит к излишней медлительности в оказании государственных и муниципальных услуг.
Частично проблема дублирования связана с нехваткой квалифицированного кадрового потенциала и отсутствия либо недостатка технического обеспечения. В основном, ведением документооборота занимается бухгалтер с профильным образованием и значительным стажем работы, а современные системы электронного документооборота, к сожалению, на данном этапе не интуитивны, сложны в использовании, а также требуют значительных финансовых затрат [7]. Помимо этого, если судить об организации электронного документооборота в
муниципальных органах, то не во всех сельских поселениях и вовсе имеется доступ к информационно-коммуникационной сети
«Интернет».
Нехватка знаний, квалифицированных кадров и оборудования приводит к отторжению идеи «электронного общества». На наш взгляд, внедрение информатизации в современность выступает неотъемлемым элементом развития и прогресса. Ранее уже были организованы попытки обучения, знакомства с информационными технологиями в обществе (например, учебная программа, организованная Пенсионным фондом России и ПАО Ростелеком «Азбука Интернета» [8]; государственная программа по обучению «Цифровые профессии» [9]). К сожалению, такие программы выступают временным решением, а сам процесс информатизации - достаточно длительное мероприятие. Таким образом, важно не только разрабатывать аналогичные программы по обучению населения, но и поощрять изъявивших желание граждан, а также увеличить оснащение техническим оборудованием.
В качестве базисного решения сложившейся ситуации возможен вариант разработки базового закона. В законе следует указать основные актуальные определения понятий «электронный документ», «система электронного документооборота (СЭД)», «изменения в электронный документ», «цикл обмена электронными документами». Помимо этого, важно указать основные требования к СЭД, правила их внедрения; порядок шифрования данных в конкретном СЭД; очертить контрольно-надзорные функции с обязательным назначением контролирующего органа; условия оборота с органами власти; положение о защите информации. Отдельно можно выделить главу, посвященную электронному документообороту в органах власти как межведомственному обмену, так и обмену с физическими и юридическими лицами.
Подводя итог, следует еще раз обратить внимание на возрастающую необходимость в ускоренном внедрении информационных технологий, а особенно электронного документооборота, в повседневную жизнь. В силу роста спроса на такой подход к документообороту, необходимо как можно скорее решать возникающие вопросы. В первую очередь, важно наличие четкой и адаптированной под существующие реалии законодательной базы. Также необходимы огромные усилия по работе с населением. Конечно, особое внимание стоит обратить и на имеющееся техническое обеспечение и уровень реализуемой безопасности в сети «Интернет». На все это понадобится, к сожалению, не один год, но тем не менее электронный документооборот позволит значительно снизить нагрузку как в деятельности государственных органов, так и в деятельности физических и юридических лиц.
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ 2.503-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила внесения изменений (с Поправками) // Официальное издание. М.: Стандартинформ, 2020.
2. Трункина Л.В., Телятникова Т.В., Кузьмина Н.А. Повышение производительности труда на предприятиях в условиях сложной эпидемиологической ситуации // Омский научный вестник. Серия «Общество. История. Современность». - 2021. ТОМ 6. № 2. С. 146-153.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Официальное издание. М.: Стандартинформ, 2019 год
4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 30.12.2021) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (1 ч.). Ст. 3448; Собрание законодательства РФ. 2022. N 1 (Часть I). Ст. 10
5. Паспорт национального проекта "Национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации (утв. президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 04.06.2019 N 7) // СПК Консультант Плюс (дата обращения: 26.03.2022)
6. Рынок СЭД в России // [Электронный ресурс]: URL: https://www.tadviser.ru/a/53815 (дата обращения: 20.03.2022)
7. Азбука интернета // [Электронный ресурс]: URL: https://azbukainterneta.ru/about/ (дата обращения: 24.03.2022)
8. Официальный сайт государственной программы «Цифровые профессии» // [Электронный ресурс]: URL: https://цифровыепрофессии.рф/ (дата обращения: 24.03.2022)
