CC BY
142
ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ ПРОЦЕДУР И МОДЕЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМАХ
Антоненкова А.В., к. т. н., доцент кафедры информационных технологий, ФГБОУ ВПО «РЭУ имени Г. В. Плеханова»,
e-mail: [email protected]
Неделькин А.А., старший преподаватель кафедры информационных технологий, ФГБОУ ВПО «РЭУ имени Г. В. Плеханова»,
e-mail: [email protected]
В статье излагаются проблемы организации эффективных учетно-аналитических систем и модели документооборота в корпоративных информационных системах. Подробно рассмотрены различные модели документооборота на предприятии, а также особенности ведения бухгалтерского учета в информационной системе. Раскрыто содержание основной бухгалтерской процедуры в условиях автоматизации бизнес-процессов организации. Классифицированы по разным признакам используемые в учетно-аналитических системах документы, в том числе их электронные аналоги.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, информационные системы, учетно-аналитические процедуры и модели, электронный документооборот.
PRINCIPLES OF THE ACCOUNTING OF ANALYTICAL PROCEDURES AND MODEL DOCUMENT IN CONTEMPORARY OF CORPORATE THE INFORMATION
SYSTEMS
Antonenkova A., Ph.D., associate professor, department of information technologies, Plekhanov Russian University of Economics,
e-mail: antalbina@yandex. ru Nedelkin A., senior teacher, department of information technologies, Plekhanov Russian University of Economics,
e-mail: [email protected]
In article problems of the organization of effective registration and analytical systems and document flow model in corporate information systems are stated. Various models of document flow at the enterprise, and also features of conducting accounting in information system are in detail considered. The content of the main accounting procedure in the conditions of automation of business processes of the organization is opened. Documents used in registration and analytical systems including their electronic analogs are classified by different signs.
Keywords: accounting, information systems, accounting and analytical procedures and models, electronic document.
Современные предприятия осуществляют различные виды хозяйственной деятельности. В соответствии с российским законодательством все без исключения организации обязаны вести бухгалтерский учет, многие организации кроме бухгалтерского учета ведут управленческий и стратегический учет. А также используют аналитические процедуры, помогающие вскрыть проблемные области и повысить общую эффективность бизнеса. Крупнейшие организации реализуют в день десятки и сотни тысяч наименований товаров, информацию о которых необходимо не только накапливать, но и обрабатывать с целью принятия действенных управленческих решений. В некоторых случаях нормальное функционирование организации не может быть осуществлено без использования информационных систем.
Важность применения информационных технологий обуславливается еще и тем обстоятельством, что современный бухгалтерский учет и связанные с ним учетно-аналитические и управленческие процедуры, глубоко интегрированы между собой.
Такое изобилие информации и направлений деятельности в рамках только учетной специальности требует научной организации ее накопления, хранения и последующей обработки, что в свою очередь является предметом изучения в сфере информационных технологий.
Отметим, что для всей истории развития бухгалтерского учета характерно движение от изоморфизма — стремление к максимально полному («зеркальному») отражению хозяйственного процесса, к гомоморфизму, вскрывающему наиболее характерные и принципиально важные его стороны. История бухгалтерского учета — это история развития моделей, от более простых ко все более сложным и абстрактным, позволяющим упростить управление хозяйственными процессами и сделать его более эффективным [2].
Иными словами бухгалтерский учет, представляет собой сложную информационную систему - модель реального бизнеса.
Корпоративные информационные системы (КИС) - это интегрированные системы управления территориально распределенной корпорацией, основанные на углубленном анализе данных, широком использовании систем информационной поддержки принятия решений, электронных документообороте и делопроизводстве. Корпоративная информационная система — это совокупность техни-
ческих и программных средств, предприятия, реализующих идеи и методы автоматизации.
Комплексная автоматизация бизнес процессов предприятия на базе современной аппаратной и программной поддержки может называться по-разному. В настоящее время наряду с названием Корпоративные информационные системы (КИС) употребляются, например, следующие названия:
1. Автоматизированные системы управления (АСУ);
2. Интегрированные системы управления (ИСУ);
3. Интегрированные информационные системы (ИИС);
4. Информационные системы управления предприятием (ИСУП).
Главная задача КИС - эффективное управление всеми ресурсами предприятия (материально- техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия.
В основе алгоритма, реализованного в подсистеме бухгалтерского учета КИС, как правило, заложена основная процедура бухгалтерского учета. Под последней понимается некоторая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой и налоговой отчетности и управленческих сводок [5].
Моделирование бухгалтерской процедуры — одно из средств концептуальной реконструкции фактов хозяйственной жизни и хозяйственных процессов. В бухгалтерском учете с помощью моделирования исследуются, осмысливаются, анализируются и познаются факты хозяйственной жизни [1].
Таким образом, моделирование — метод бухгалтерского учета, позволяющий изучать факты хозяйственной жизни и хозяйственные процессы не прямо и непосредственно, а через специально созданные их образы и описания — символы.
При внедрении учетно-аналитических систем добавляются работы подготовительного этапа (верхняя часть рисунка1) и работы по перенастройке системы (нижняя часть рисунка 1)[3].
Подготовительный этап связан с вводом учетно-аналитических систем в эксплуатацию. Выполняемые на этом этапе работы преимущественно носят единовременный, разовый характер при вне-
дрении системы. Они включают непосредственную установку учет-но-аналитических систем, настройку отдельных параметров ее функционирования, организацию различных справочников, а также подготовительные работы, относящиеся к основному алгоритму: ввод начальных остатков на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию, настройка справочников и параметров учетной политики и т. д.
В ходе текущего этапа процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в течение отчетного периода последовательности действий. Основные элементы данной последовательности могут быть условно сведены к трем соответствующим стадиям учетного процесса:
■ регистрация фактов хозяйственной деятельности и формирование массива учетных данных;
■ обобщение и агрегация учетных данных и формирование учетных регистров;
■ завершение отчетного периода, формирование финансовой и налоговой отчетности и управленческих сводок.
Записи первичного массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированных на входе системы, инициируют дальнейшее движение информации и формирование учетных регистров. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одним из важнейших элементов учетного процесса. Именно здесь проявляются основные различия в используемых подходах к реализации бухгалтерских процедур.
В большинстве учетно-аналитических систем информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета. Такая информационная база, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах
Рис. 1 Технологический процесс обработки данных в подсистеме бухгалтерского учета
Рис. 2 Взаимосвязь подходов и моделей документооборота
на счетах, является основным источником любых аналитических и синтетических регистров - журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости и т. д.
В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам и реализуется процедура закрытия. Стандарты процедуры закрытия определяются в значительной мере нормативной базой и отраслевыми инструкциями. Далее выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской и налоговой отчетности. При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период в качестве начальных остатков.
Таким образом, можно видеть, что используемая в КИС модель обработки учетной информации полностью реализует на необходимом технологическом уровне, соответствующем современным требованиям, основную бухгалтерскую процедуру.
Поскольку документальная регистрация фактов хозяйственной деятельности, отражаемых в учете, является одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета, все записи в учетных регистрах ведутся на основе документов. Это предполагает, что при совершении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется внутренний первичный оправдательный документ.
Отметим, что в силу требований действующего законодательства во всех учетно-аналитических системах, присутствующих на российском рынке, используются типовые (унифицированные) формы документов. Если же такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы с учетом предъявляемых к ним требований.
Соответственно в подсистеме бухгалтерского учета КИС должна найти отражение действующая система документооборота и возможность ее модификации. На уровне учетно-аналитических систем схема документооборота реализуется в виде электронной модели.
Под моделью документооборота понимаются определенные правила формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.
В зависимости от того, является ли учетно-аналитические системы локальными или интегрированными в существующую КИС, выделяют два основных подхода к работе с учетными документами. В соответствии с первым, каждый возникший документ сразу же находит отражение на счетах бухгалтерского учета, а второй ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.
В рамках выделенных подходов можно определить использование одной из четырех моделей документооборота [3]:
1. модель интерпретации документов как дополнения к хозяйственной операции;
2. модель интерпретации документов как средства формирования массива хозяйственных операций;
3. модель интерпретации документов в качестве вспомогательного информационного объекта;
4. полная модель документооборота.
Взаимосвязь подходов к работе с первичными учетными документами с моделями документооборота можно отразить на схеме (рисунок 2).
В рамках первого подхода может быть применена одна из первых трех моделей документооборота. При втором подходе реализуется четвертая модель документооборота.
Первая модель ориентирована на представление документов как дополнение к хозяйственной операции. Ее недостаток заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной, и инициируемые ею проводки формируют обороты и сальдо по счетам в тот же момент времени.
В реальных условиях зачастую имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением операции, вводом соответствующих записей в учетно-аналитических системах и актуализацией проводок, определяемых этими записями. В связи с этим в информационной системе возникает необходимость отслеживания записей, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.
Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей в учетно-аналитических системах о хозяйственных операциях. Последовательность действий в данной модели несколько отличается от предыдущей. Сначала заполняется экранная форма первичного документа, затем формируется его макет. И только по данным, введенным на основании макета документа, программа формирует соответствующие записи.
Таким образом, как и в первой модели, сформированные по документам проводки, сразу являются актуальными, и всегда участвуют в расчете оборотов и остатков. Соответственно также отсутствует временной лаг между выпиской документа, совершением операции и отражением ее в учете.
Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели - отделение действий по регистрации документов в информационных системах от их преобразования в записи бухгалтерского учета. Данный вариант по содержанию совпадает с алгоритмом второй модели, однако при этом соблюдается временной лаг между формированием документа и отражением содержания хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
По нашему мнению, при применении данной модели поддер-
живается естественная технология прохождения первичных документов, как формируемых в системе, так и поступающих извне. Она является довольно распространенной и широко применяется во многих учетно-аналитических системах (Microsoft Navision, 1С:Бух-галтерия, Альфа, Ауби, Инфо-Бухгалтер, Парус, Фолио и др. ).
Модель полного документооборота, как правило, реализуется в КИС, где учетно-аналитическая система является одной из функциональных подсистем управления предприятием.
В основе реализации данной модели лежат следующие базовые допущения:
1. Часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах во внешних информационных базах.
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Как было отмечено ранее, значительная часть информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии - в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других структурных подразделениях предприятия. Однако в этих подразделениях не осуществляются первичная регистрация операций, а только формируются документы, которые затем попадают в бухгалтерию. Соответственно факт отражения или не отражения того или иного документа в бухгалтерском учете никак не сказывается на функционировании других подсистем управления. При этом уже само наличие документов в КИС дает возможность вести внесистемный учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации.
Таким образом, работа учетно-аналитических систем строится на основе внутренних информационных связей между подразделениями. Соответственно одним из главных принципов ее функционирования становится поддержка полноценной системы междокументарных связей.
Функции по ведению аналитического учета в КИС гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерий. Например, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов исключительно на основании первичных документов. Такая аналитика может отслеживаться службами оперативного управления на основании контрактов, договоров, счетов, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых на уровне контрагента. Это актуально и тогда, когда осуществляются операции со сложными схемами взаимозачетов. При этом необходимая аналитика не теряется, а существует в иной, отличной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждый специалист организации получает ровно столько функций, сколько ему необходимо.
Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются в подсистему бухгалтерского учета для дальнейшей обработки и на их основе формируются записи на счетах бухгалтерского учета.
Модель полного документооборота от предыдущих моделей отличают три основных момента:
1. документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), но и является полноправной информационной единицей;
2. документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов;
3. благодаря интеграции всех подсистем КИС, бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации, но при этом всегда можно получить требуемые расшифровки в любом аналитическом разрезе.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что полная модель документооборота наиболее последовательно решает проблемы обработки больших документопотоков, за счет возможности получения обобщающей информации вне системы бухгалтерских счетов. Именно она позволяет обеспечить разделение функций бух-
галтерского и управленческого учета, а следовательно, и аналитических функций различных подразделений системы управления.
В других моделях документооборота обобщающая информация возникает первоначально, на счетах бухгалтерского учета, которые выполняют свои специфические функции и не всегда точно группируют информацию в зависимости от потребностей других подразделений.
В заключение отметим, что в существующих на российском рынке учетно-аналитических системах и КИС используются четыре модели документооборота, по разному интерпретирующих роль и место документов в общей технологии функционирования ИС, а также их взаимосвязи с системой записей на счетах. Наиболее целесообразно, по нашему мнению, применение полной модели документооборота, позволяющей разделить данные бухгалтерского учета и за счет этого уменьшить нагрузку на учетные модули в КИС. Использование одного плана счетов, разработанного в рамках российского стандартного плана счетов, позволит узкоспециализированным бухгалтерам на уровне участков первичного учета реали-зовывать привычные для них алгоритмы и схемы подготовки и обработки бухгалтерских документов.
Литература:
1. Кутер М. И. Введение в бухгалтерский учет-Краснодар: Просвещение-ЮГ, 2012.
2. Палий В. Ф. Управленческий учет издержек и доходов (с элементами финансового учета), «Инфра-М», 2009.
3. Соколов Я. В. Основы теории бухгалтерского учета. - М. : Финансы и статистика, 2003.
4. Хан Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга: Пер. с нем. /Под ред. и с предисл. А. А. Турчака, Л. Г. Головача, М. Л. Лукашевича. - М. : Финансы и статистика, 2004.
5. Ширяев. Д. , Аншелес В. , Мочалин В. Сбор и обработка информации для принятия управленческих решений // Открытые системы. - 2001 - №4
6. Шуремов Е. Л. , Умнова Э. А. , Воропаева Т. В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие для вузов. - М. : Перспектива, 2008.
