CC BY
117
НАУКА И ТЕХНОЛОГИИ
И.В. Осипова
зам. зав. кафедрой «Бухгалтерский учет»,
И.Г. Гладышев
программист Центра сетевых технологий дистанционного обучения
ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ФОРМ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Развитие рыночной экономики привело к возникновению многообразных организационно-правовых и организационно-хозяйственных форм собственности на территории России. В связи с этим расширились возможности и самостоятельность хозяйствующих субъектов. Предприятиям и организациям в настоящее время предоставлены широкие права в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» по выбору организационно-правовой формы, техники и формы ведения бухгалтерского учета, методов оценки имущества, способов исчисления себестоимости, амортизации, формированию учетной политики.
Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, определяющих связь синтетического и аналитического учета, методику, технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
последовательность и способы записей в учетных регистрах; степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.
Действующий экономический субъект по своему выбору может применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную;
упрощенную;
автоматизированную.
Наиболее широко из перечисленных форм на практике применяются автоматизированные формы ведения бухгалтерского учета, так как они позволяют оперативно обрабатывать и анализировать учетную информацию и многое другое.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета представляет собой обработку с помощью компьютерных технологий учетной информации, характеризующейся законченным циклом движения от ее возникновения до формирования отчетности и анализа хозяйственной деятельности.
В России одна из первых машинно-ориентированных форм счетоводства по -явилась в 50-х годах XIX века и благодаря автору-разработчику В.В. Панкову стала революционным шагом в развитии форм счетоводства.
В 70-80-е годы ХХ века в нашей стране было разработано множество автоматизированных систем управления для разных отраслей народного хозяйства, для отдельных организаций и предприятий. Они основывались на технической базе — компьютерах ЕС ЭВМ (Единой серии электронно-вычислительных машин) с использованием сетевых технологий того времени. Весьма популярными среди них стали и так называемые АРМ (автоматизированные рабочие места по учету основных средств АРМ-УОС, материальных ценностей АРМ-УМЦ, труда и заработной платы АРМ-УТЗП, готовой продукции и ее реализации АРМ-УГП, финансово-расчетных операций АРМ-УФРО, составлению баланса и отчетности — АРМ-баланс, АРМ-отчетность), которые создавались в рамках АСУ для разных специалистов, в том числе и для работников планово-экономических отделов и бухгалтерии.
Процесс подготовки и решения задач бухгалтерского учета имеет несколько этапов.
В 90-х годах прошедшего века, в период становления и развития рыночной экономики в России, наблюдалось бурное развитие кооперативов, акционерных обществ, а позднее и других структур, создаваемых в иной организационно-правовой или организационно-хозяйственной форме. Этот период совпал с активным распространением персональных компьютеров, а также необходимостью реформирования системы бухгалтерского учета, налогообложения. Именно в это время начались работы по разработке программ автоматизации бухгалтерского учета.
Осуществление учета с помощью современной вычислительной техники оказало заметное влияние на общую концепцию учета, подготовку нового поколения бухгалтеров. Появилась возможность ведения всех учетных работ посредством вычислительной техники (ЭВМ, ПЭВМ). Новая форма ведения бухгалтерского учета позволила резко повысить оперативность учетных работ, снизить их высокую трудоемкость и сложность по сравнению с ранними автоматизированными формами.
На первом этапе программы автоматизации учета охватывали только вопросы бухгалтерского учета, финансовой и налоговой отчетности, затем в них начали интегрировать элементы делопроизводства и автоматизации учета кадров. А дальнейшая эволюция программ автоматизации бухгалтерского учета привела разработчиков к необходимости создания не просто системы учета, а системы управления организацией, включающей задачи планирования, контроля, анализа. Современные разработчики позиционируют свои программы именно так.
В работе бухгалтера, экономиста, налогового консультанта, аудитора компьютер играет важную роль. Сейчас практически большинство бухгалтеров применяют тиражируемые программные средства для ведения учетной работы. Разработчики программных средств стремятся дать пользователям возможность выполнять требования законодательства как в области бухгалтерского учета, так и в области налогового учета и составления отчетности.
Выбор программ для ведения бухгалтерского учета обусловлен масштабами деятельности организации, отраслевой спецификой, квалификацией пользователя и многими другими факторами.
Достаточно популярны среди пользователей в настоящее время такие программы, как «1С: Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо-Бухгалтер», «Инфин», «Парус», «БЭСТ» и многие другие.
Практически все разработчики бухгалтерских программ создали различные версии для организаций, которые в соответствии с налоговым законодательством РФ применяют специальные налоговые режимы — единый налог на вмененный доход (ЕНДВ) или упрощенную систему налогообложения (УСН).
Пользуются программным обеспечением также и предприниматели, работающие без образования юридического лица. Кроме того, компания «Высший сорт» — инициатор и координатор программы помощи малому бизнесу «От малого — к большому» — при поддержке и содействии ряда крупных компаний разработала и бесплатно распространяет однопользовательскую программу для ведения бухгалтерского учета. В сети Интернет можно найти еще целый ряд бухгалтерских и иных программ, бесплатно распространяемых разработчиками.
В настоящее время для крупных организаций предназначены такие программы, как «Галактика», «Компас» и др. Следует отметить, что в ряде случаев организации используют несколько разных программ, например, для ведения складского учета, учета заработной платы и др. Современные бухгалтерские программы позволяют задействовать данные из других приложений как того же производителя, так и других разработчиков. Широко используется модульный подход, позволяющий наращивать потенциал программы путем добавления новых модулей, которые предназначены для решения отдельных задач.
Рынок программ по автоматизации бухгалтерского и налогового учета достаточно насыщен. Однако, несмотря на большое число специальных программ, многие организации, по своим масштабам деятельности относящиеся к малому и среднему бизнесу, успешно применяют программы, разработанные компанией «1С», которая в настоящее время является лидером популярности и продаж.
В этой связи следует обратить внимание на достоинства и недостатки автоматизированной формы ведения учета с помощью программы «1С».
Основные достоинства электронной программы учета заключаются в следующем:
использование ПЭВМ резко сокращает трудоемкость учетных работ; осуществляется подготовка отчетов текущего периода в любом объеме и оперативно;
«1С: Предприятие» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов метаданных предметной области, к которым относятся константы, справочники, перечисления, документы, журналы документов, отчеты и обработки, виды субконто и др.; возможность работы в диалоговом режиме;
ведение учета любых предприятий и на любых участках учетных работ;
формирование учетной политики и внешней отчетности и др.
К основным недостаткам автоматизированной формы ведения учета можно отнести:
сложность программы ведения автоматизированного учета; потребность в более высокой квалификации специалистов; осуществление хозяйственных операций не только в автоматическом режиме, но и вручную (например, при безвозмездном выбытии основных средств НДС автоматически в учете не восстанавливается);
отсутствие учета норм естественной убыли при определении недостач и хищений.
Помимо этого программа допускает ряд обобщений: например, взносы на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, которые регулируются Законом РФ № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», начисляются одновременно всем работникам предприятия; выплаты копеек, причитающихся работникам, осуществляются при достижении суммы в 1 рубль и т.д. Ко всему прочему программа является дорогой, что ограничивает ее применение пользователями.
До 2004 г. широко использовалась и пока еще продолжает использоваться седьмая версия «1С: Предприятие. Версия 7.7». Эта версия позволяет создавать любые приложения, модули, т.е. она относится к классу полностью реконфигурируемых систем.
В состав системы входят три основные компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», каждая из которых расширяет возможности системы дополнительными механизмами обработки информации.
Компонента «Бухгалтерский учет» ориентирована на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Она оперирует такими понятиями, как «бухгалтерские счета», «операции» и «проводки». Возможности этой компоненты позволяют организовать многомерный, многоуровневый аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов в натуральном и денежном выражении. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения имущества и обязательств организации в реальном масштабе времени. Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов, например заработной платы. Выбор компонент определяется задачами, стоящими перед организацией.
Имеется несколько режимов запуска программы «1С: Предприятие» («1С: Предприятие; Конфигуратор; Отладка; Монитор). В 2004 г. вышла первая тиражная версия «1С: Предприятие. Версия 8.0», т.е. версия нового поколения. По оценке специалистов, на первом этапе указанная версия имела ряд недостатков. В настоящее время вышла уже 13-я модификация восьмой версии, в которой недостатки по сравнению с первой модификацией практически полностью устранены.
Отличительными особенностями «1С: Предприятие. Версия 8.0» являются:
еще более высокий уровень автоматизации «Интерфейса» (т.е. взаимодействия пользователя с программой в диалоговом режиме); возможность осуществлять бухгалтерский учет любых видов коммерческой деятельности с применением различных систем налогообложения;
три плана счетов (бухгалтерский, налоговый, по упрощенной системе); возможность вести партионный учет (методами ЛИФО или ФИФО);
возможность ведения количественно-суммового складского учета (в прежней версии 7.7 — контокоррентный); единый справочник для материалов, оборудования, услуг (в версии 7.7 — отдельные справочники);
возможность ведения учета и составления отчетности по международным стандартам (МСФО) и др.
ПОСТУПЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Поступление ОС - 00000001 ’
шшш
Поступление отдельных объектов ОС № 00000001 ОТ fl4.01.06 0
Вход, документ № 1123 от 114.01.06 0І
Поставщик: Фокус 17 Счет-Фактура: 124 от 14.01.06
Договор: Основной договор У л! Зачет аванса: [без указания договора
Налоги: НДС в сумме 18% У
Г" НДС включать в стоимость
N | Объект внеоборотных а... | Цена Кол-во Сумма НДС Всего а
1 Компьютер 10,000,01! 1.000 8,474.58 1,525.42 ю.000.0:
_1
л!
Итого без налогов: 8474-58. НДС: 1 '525-42. Всего: Ю'ООО-ОО
ЖУРНАЛ ПРОВОДОК ПО ПОСТУПЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
*81 Бухгалтерские проводки: Поступление ОС 00000001 (14.01.06)
а- =п # э* -ки в и?
Г Дебет СцбконтоДт Кредит СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.с... [Сумма *
Курс Первичный документ
Сод. проводки |НЖ
=й І ІІ 08.4 Компьютер 60.1 Фокус 1.000 | 8,474,58
Основной дог 14.01.2006, №123
Затраты на приобретение |ОС
2 Н01.01 Компьютер За плату Основной дог 1.000 8,474,58 14.01.2006, №123 Затраты на приобретение НУ
3 19.1 Фокус Поступление 60.1 Фокус Основной дог 1,525,42 14.01.2006, №123 Выделен НДС ОС
4 ЗПК.20.Б Фокус Основной дог Поступление С 8,474,58 14.01.2006, №123 Данные для автоматическогоДВ
Ч, 5 ЗПК.20.Н Фокус Основной дог Поступление С 1,525,42 14.01.2006, №123 Данные для автоматическогоДВ
Дт 08.4 (Приобр. отд. объектов ОС) /Компьютер Кт 60.1 (Расч. с пост, в руб.) / Фокус / Основной договор
Таким образом, учет в программе «1С» ведется на современной технологической платформе.
Рассмотрим особенности учета основных средств по программе «1С: Предприятие. Версия 7.7». В экранном окне «Поступление основных средств»
заносится название ОС, номер входящего документа, дата, заносится первоначальная стоимость, остальные данные заносятся компьютером автоматически.
В экранном окне «Журнал проводок по поступлению основных средств» записывается корреспонденция счетов, а компьютер автоматически заполняет регистры налогового учета.
Расчет с поставщиком по приобретенным основным средствам требует заполнения нескольких экранных окон «Платежное поручение», «Выписка банка», «Акт ввода в эксплуатацию основного средства».
Ввод основных средств требует оформления акта ввода в эксплуатацию и отражения этой операции в журнале хозяйственных операций.
Для начисления амортизации в программе также предусмотрена соответствующая экранная форма. В этом окне бухгалтер вручную указывает дату начала начисления амортизации, способ начисления, срок полезного использования, порядок отнесения затрат по начислению амортизации по конкретному основному средству.
Подготовленный пользователь заполняет такие окна в программе за несколько минут.
Анализ данной программной разработки показал, что в основе этой формы лежит журнально-ордерная форма. Но она значительно трансформирована. Несмотря на очевидные достоинства программы, тем не менее имеется множество проблем по ее использованию. Во-первых, программа «1С» является достаточно дорогой. Во-вторых, нужно пройти подготовку для работы с программой и сдать соответствующий экзамен в фирме «1С», причем на платной основе, получить сертификат для работы с этой программой, приобрести и установить платную лицензионную программу, заключить договор на обслуживание.
В Финансовой академии на кафедре информационных технологий профессора Д.И. Чистова разработана игровая версия по «1С: Бухгалтерия. Версия 7.7», обучение по которой предусмотрено для студентов, а с 2005 г. — для преподавателей кафедры бухгалтерского учета.
Обучение по этой программе прошли несколько преподавателей кафедры бухучета. Доценты И.В. Осипова и Г.Ф. Чернецкая вместе с представителем кафедры информационных технологий доцентом О.Ю. Городецкой опробовали реализацию этой программы в процессе обучения по курсу «Бухгалтерский (финансовый) учет» студентов 3-го курса Факультета финансового менеджмента.
Анализ данного эксперимента показал, что с помощью этой программы студенты сумели более углубленно ознакомиться с заполнением первичных документов учета, порядком формирования учетных записей, оформляемых автоматически и вручную. В ходе обучения в рамках этой программы были дополнительно изучены такие темы, как «Учет денежных средств», «Учет основных средств», «Учет материально-производственных запасов», «Учет собственного капитала организации».
Важно отметить, что в обычном курсе «Бухгалтерского (финансового) учета» требуется значительно больший объем учебных часов для изучения перечисленных тем, а знакомство с первичными документами ограничивается ознакомлением с двумя-тремя документами.
Эксперимент также показал, что студенты с заметным интересом и в большинстве своем легко осваивают сложную автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета «1С: Предприятие. Версия 7.7». После окончания эксперимента студенты, прошедшие обучение по экспериментальной программе, выразили пожелание и в дальнейшем продолжить изучение бухгалтерского учета по этой программе.
Работа с программой «1 С: Бухгалтерия. Версия 7.7» была продолжена у студентов 2-го курса Факультета кредита.
В дальнейшем группой преподавателей ставится задача пройти обучение по наиболее совершенной программе «1С: Бухгалтерия. Версия 8.0». Следует отметить, что условия для переподготовки в Академии уже имеются. На кафедре информационных технологий создана игровая версия по «1С: Бухгалтерия. Версия 8.0», обучение по которой предусмотрено и для студентов, и для преподавателей кафедры бухгалтерского учета.
Тем не менее обучение в рамках Академии по программе «1С» и дальнейшее ее освоение имеет ряд проблем, в частности следующие:
о необходимо внесение корректировок в Рабочие учебные программы и учебный процесс в связи с изучением автоматизированной формы; о нужна программа и более углубленная подготовка студентов для проведения занятий с использованием автоматизированных форм ведения учета: о нужны свободные компьютерные аудитории для проведения занятий и пр.
Тем не менее, по нашему глубокому убеждению, использование в учебном процессе компьютерных технологий и автоматизированных программ ведения бухгалтерского учета существенным образом может интенсифицировать учебный процесс, позволит в рамках того же учебного времени существенным образом углубить знания и повысить практические навыки студентов по ведению бухгалтерского, налогового учета, составлению бухгалтерской отчетности, а также в целом улучшить качество подготовки специалистов учета, приблизив их, таким образом, в большей мере к практике учета.
Исходя из вышеизложенного, на наш взгляд, необходимо продолжить изучение различных компьютерных программ с целью внедрения наиболее совершенных из них в учебный процесс для подготовки современного специалиста в области учета, налогообложения и аудита.
