CC BY
52
Вестник Евразийской науки / The Eurasian Scientific Journal https://esj.todav 2022, №3, Том 14 / 2022, No 3, Vol 14 https://esi.todav/issue-3-2022.html URL статьи: https://esi.todav/PDF/34SAVN322.pdf Ссылка для цитирования этой статьи:
Мелин, М. А. Преимущества цифрового документооборота при подготовке и ведении исполнительной документации / М. А. Мелин, Н. Л. Бреус // Вестник евразийской науки. — 2022. — Т. 14. — № 3. — URL: https://esi .todav/PDF/3 4 SAVN322.pdf
For citation:
Melin M.A., Breus N.L. Advantages of digital document management in the preparation and maintenance of executive documentation. The Eurasian Scientific Journal, 14(3): 34SAVN322. Available at: https://esi.todav/PDF/34SAVN322.pdf. (In Russ., abstract in Eng.).
Мелин Михаил Алексеевич
ФГБОУ ВО «Тюменский индустриальный университет», Тюмень, Россия Магистрант 2 курс, базовая кафедра АО «Мостострой-П»
E-mail: snailvnx@vandex.ru
Бреус Наталья Леонидовна
ФГБОУ ВО «Тюменский индустриальный университет», Тюмень, Россия Старший преподаватель базовой кафедры АО «Мостострой-П», заместитель генерального директора кафедры АО «Мостострой-11»
Кандидат экономических наук E-mail: natalva.breus@ms11.ru РИНЦ: https://elibrarv.ru/author profile.asp?id= 1036827
Преимущества цифрового документооборота при подготовке и ведении исполнительной документации
Аннотация. В данной статье рассматриваются особенности подготовки исполнительной документации в цифровом виде при помощи специальных программ. Будучи важным этапом строительства, грамотное ведение исполнительной документации обеспечивает успешную реализацию проектов строительства. На данный момент существуют определенные проблемы, связанные с ведением документооборота традиционным способом.
Поэтому при осуществлении этого процесса необходимо учитывать возможность цифровизации данной области деятельности. Это позволит значительно сократить материальные затраты и количество затрачиваемого времени, а также будет способствовать улучшению качества и эффективности при работе с исполнительной документацией.
Осуществлен сравнительный анализ существующих решений. Показывается, что на данный момент, их функционал не отвечает всем требованиям, необходимым для выполнения работы. В связи с этим на их основе предлагается создание цифровой платформы «MStrov» — наиболее совершенной системы, содержащей в себе самые лучшие качества с добавлением новых инструментов. При рациональном использовании данная система является целесообразной для внедрения в строительную организацию ввиду ее экономичности и меньшего количества затрачиваемого времени, необходимого для подготовки исполнительной документации, в то время как традиционный документооборот приводит к существенным затратам.
Анализируется возможность применения специальных программных комплексов, обсуждаются предпосылки их внедрения в текущих условиях. Кроме того, отмечается
существующая проблема недоверия к цифровому документообороту со стороны некоторых участников строительного процесса.
Показана необходимость перевода исполнительной документации в цифровой формат и степень реализации этого процесса на данный момент.
Ключевые слова: исполнительная документация; цифровой документооборот; цифровизация; электронная подпись; программное обеспечение; цифровая платформа; среда общих данных
Указом Президента Российской Федерации В.В. Путина от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года» одной из национальных целей развития Российской Федерации определена цифровая трансформация. В рамках данной цели поставлена задача обеспечить достижение «цифровой зрелости» ключевых отраслей экономики, одной из которых является строительная отрасль.
В рамках данного национального проекта реализуется федеральный проект «Цифровое государственное управление», задачами которого, в том числе являются: внедрение системы управления жизненным циклом объектов капитального строительства на основе технологий информационного моделирования («Цифровое строительство»), а также обеспечение законодательных, правовых и методических основ для такого управления.
В рамках цифровой трансформации предполагается решить проблемы, сдерживающие развитие строительной отрасли. Среди них наиболее выделяется тот факт, что осуществление 95 процентов взаимодействий между участниками на всех этапах жизненного цикла объекта капитального строительства происходит на бумаге, либо в электронном нередактируемом формате1.
Одним из таких важных этапов является исполнительная документация, так как правильность её оформления обеспечивает успешную реализацию проектов строительства. Согласно комплекту исполнительной документации организация — подрядчик подтверждает факт выполнения работ и вправе получить оплату за выполнение2.
Стоит отметить, что правильность и своевременность оформления исполнительной технической документации оказывает непосредственное влияние не только на качество производимых строительно-монтажных работ, но и на стоимость строительства. Так подрядчик в ходе строительно-монтажных работ, может обнаружить необходимость проведения работ, неучтенных в проектной технической документации. Соответственно, это приведет к увеличению сметной стоимости строительства [1].
К сожалению, во время осуществления этого важного процесса многие специализированные отделы подвергаются различным трудностям. Самыми важными замечаниями на этапе сдачи — приемки объекта являются некомплектность исполнительной документации и изменения фактических характеристик объекта, которые отражены в исполнительной документации, но не внесены в проектную [2].
1 Круглые столы. Цифровизация строительной отрасли. — URL: http://council.gov.rU/activity/activities/roundtables/133599/# ftnl (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
2 Летчфорд А.Н., кандидат технических наук Шинкевич В.А. Исполнительная документация в строительстве: Справочное пособие. — СПб отделение ООФ «ЦКС», 2015. — 259 с. — Текст: непосредственный.
Страница 2 из 11
Введение
34SAVN322
Среди самых частых проблем выделяют большое количество повторяющихся данных, вносимых в документы, а также значительный объём самой документации, что вызывает сложности при хранении, транспортировке и исправлении ошибок. Всё это приводит к серьёзным материальным и временным затратам при формировании и проверке исполнительной документации.
Достижение цифровизации в строительной отрасли предполагается путем:
• перехода на исключительно электронный обмен информацией между участниками строительной отрасли;
• повышения «цифровой зрелости» отрасли строительства, включая работы по формированию цифровых данных в форме, обеспечивающей их автоматическую и интеллектуальную обработку в информационных системах.
Среди проблем, препятствующих быстрому переходу отрасли строительства на цифровые технологии, отмечаются следующие:
• высокая стоимость специального программного обеспечения и риски неуспешного внедрения новых цифровых технологий;
• недостаток квалифицированных кадров, обладающих необходимой компетенцией для эффективного использования цифровых систем;
• низкий уровень применения цифровых технологий отдельными подрядными организациями и их незаинтересованность.
Зачастую ведение документации хоть и осуществляется с помощью таких программ, как Excel и Word, однако, все в итоге сводится к многократному заполнению повторяющейся информации, пусть и в электронном виде [3].
На сегодняшний день существует широкий выбор программных продуктов, позволяющих осуществить ведение исполнительной документации в электронном виде. Среди всех наиболее выделяются «АЛТИУС», «Адепт», «СКИД», «КСИДСтрой», «HARDROLLER» [4].
Однако каждая из данных программ обладает определенными особенностями, которые не позволяют в полной мере удовлетворить все потребности пользователей. К тому же использование сторонних программного обеспечения требует дополнительных экономических затрат в виде ежемесячной или ежегодной подписки, в стоимость которой включена сумма, которая подразумевает получение прибыли сторонней организацией.
Поэтому в данный момент ведется разработка наиболее полноценной цифровой платформы «MStroy», которая сочетает в себе достоинства существующих на данный момент программных комплексов и обладает новыми функциями, необходимыми для повышения эффективности процесса создания и ведения исполнительной документации в электронном виде. Помимо этого, данная система не только исключает лишние экономические затраты, но и позволяет извлекать прибыль путём предоставления сторонним организациям доступа к пользованию цифровой платформой.
Цифровая платформа «МЗ^оу»
В связи с этим предлагается использование цифровой платформы М81гоу, в которой имеются возможности организации единого цифрового пространства для повышения эффективности процесса создания и ведения исполнительной документации.
Схема взаимодействия участников данной системы отображена на рисунке 1.
Рисунок 1. Схема взаимодействия участников на примере программного комплекса «Ы&тоу» (составлено авторами)
Функции каждого участника системы описаны в таблице 1.
Функции каждого участника системы
Таблица 1
Участник Роль Документ на входе Документ на выходе Описание процесса
СМУ Выполнение Журналы, Журналы, Выполнение
СМР и зарегистрированные зарегистрированные строительно-монтажных
заполнение технадзором, без записей технадзором, с работ в соответствии с
журналов о выполненных работах записями о выполненных работах нормативной документацией и внесение соответствующих записей в журналы, зарегистрированные технадзором
Геодезист Предоставление - Исполнительные Разработка
исполнительных схемы исполнительных схем,
схем отображающих факт выполненных работ
Инженер Сбор Запрос необходимых Документы о Предоставление
ОМТС документов о документов о качестве на качестве на документов о качестве на
качестве на материалы материалы материалы, применяемые
материалы при выполнении работ
Инженер Согласование Исполнительная схема, Входящее письмо Получение исполнительной
ПТО отклонений от отображающая согласования схемы, отображающей
проекта отклонение от проекта и отклонений от отклонение от проекта и
исходящее письмо проекта выполнение запроса на
согласования согласование данного отклонения
Технадзор Регистрация Журналы, поступившие Журналы, Регистрация журналов
журналов на регистрацию подписанные технадзором технадзором путем их подписания
Участник Роль Документ на входе Документ на выходе Описание процесса
Инженер ОПИД Формирование исполнительной документации Исполнительные схемы, согласования отклонений от проекта, документы о качестве на материалы, журналы с подписью технадзора и записями о выполненных работах Исполнительная документация, сформированная на проверку заказчику Формирование актов с исполнительными схемами, приложениями и реестрами
Заказчик Подписание исполнительной документации Исполнительная документация, поступившая на проверку Исполнительная документация, подписанная заказчиком Осуществление проверки и последующего подписания исполнительной документации
Составлено авторами
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию, то есть позволяет проверить авторство и подлинность сообщения. В европейских странах и США ЭЦП получило правовую основу уже в 1996-1997 гг. В России законность ЭЦП впервые была подтверждена в январе 2002 г. с принятием соответствующего закона. В настоящее время действует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" [5].
Согласно СТО ССК УрСиБ 05-20203 в случае ведения исполнительной документации участниками строительства в электронном виде документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью по соглашению между участниками электронного взаимодействия.
С помощью данной технологии появляется возможность осуществить удаленную регистрацию журналов представителем технадзора и подписание исполнительных схем геодезистом. В конечном итоге подобным образом обеспечивается электронное подписание актов заказчиком.
Это значительно сокращает сроки подписания актов освидетельствования выполненных работ и способствует более быстрому получению денежных средств подрядчиком.
Одним из главных новшеств стало введение нескольких видов электронной подписи — простой и усиленной, тогда как Простая электронная подпись — это подпись, которая посредством использования кодов, паролей и иных средств подтверждения подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом. Она является самой доступной из всех видов электронной подписи и формируется посредством схемы "логин-пароль" или использования одноразового пароля. Простая электронная подпись позволяет установить только личность лица, подписавшего документ, но не факт изменения содержимого документа после его подписания, что значительно ограничивает сферу ее использования. Помимо простой электронной подписи существует также усиленная, которая может быть квалифицированной и неквалифицированной [6].
3 Организация строительного производства: СТО ССК УрСиБ 05-2020 утвержден в новой редакции Решением Правления ССК УрСиб от 25.06.2020 г. № 331. — Текст: непосредственный.
Для функционирования ЭЦП используются два ключа защиты (хранящиеся в разных файлах):
• тайный ключ, который хранится у адресанта;
• открытый ключ, который, как правило, публикуется в общедоступном или специализированном справочнике.
Для наложения ЭЦП используется секретный (личный) ключ, а для его проверки — открытый (общеизвестный) ключ. Алгоритм работы системы построен таким образом, что имея доступ к открытому ключу невозможно восстановить секретный ключ или поставить цифровую подпись — ее можно только проверить. Следует заметить, что секретный ключ адресанта является полной личной его собственностью и не передается любым другим персонам (даже центру сертификации ключей). Любой может проверить цифровую подпись, используя только открытый ключ. Наложение электронной цифровой подписи — это операция, которая осуществляется отправителем документа с использованием его секретного ключа. При выполнении этой операции на вход соответствующей программы подаются данные, которые необходимо подписать, и секретный ключ подписывающего. Программа создает из данных с помощью секретного ключа уникальный блок данных фиксированного размера, который может быть действительным только для этого тайного ключа и именно для этих входных данных. То есть ЭЦП — это своеобразное цифровое отражение секретного ключа и документа. В дальнейшем ЭЦП, как правило, добавляется к исходному документу (или размещается в отдельном поле документа), и такая комбинация данных (документ + ЭЦП) создает защищенный электронный документ [7].
Усиленная электронная подпись является более надежной, чем рукописная — в отличие от рукописной подписи и печати усиленную электронную подпись невозможно подделать. Технология основана на современных криптографических алгоритмах, использовании сертифицированных Федеральной службой безопасности Российской Федерации криптографических средств и позволяет в любой момент времени проследить цепочку действий: кто, в какой момент и под какой версией документа поставил подпись, какой удостоверяющий центр выдал сертификат4.
SWOT-анализ
Для успешного развития процесса необходимо проанализировать внутренние и внешние факторы, которые могут оказывать на него влияние.
Чтобы оценить сильные и слабые стороны процесса формирования исполнительной документации в цифровом виде, а также определить перспективы развития и угрозы извне, проводится, так называемый SWOT-анализ [8].
Этот процесс представляет собой метод стратегического планирования, в котором используются следующие инструменты:
4 Ассоциация РОСЭУ. Итоги пресс-конференции "Электронная подпись: источники рисков и реализация потенциала в цифровой экономике" / Ассоциация РОСЭУ // Имущественные отношения в Российской Федерации, 2019. — С. 103-108. — URL: https://elibrarv.ru/item.asp?id=39238391 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
Страница 6 из 11
34SAVN322
S — Strength (сильные стороны);
W — Weaknesses (слабые стороны);
O — Opportunities (возможности);
T — Threats (угрозы) [9].
Все положительные и отрицательные стороны процесса систематизируются, для наглядности и удобства записываются в виде таблицы, которую называют матрицей SWOT-анализа. Форма для заполнения данных универсальная, представляет собой таблицу, состоящую из четырех факторов оценки [10].
SWOT-анализ формирования исполнительной документации в цифровом виде представлен на рисунке 2.
Сильные стороны Слабые стороны
1. Экономия временных и денежных ресурсов 2. Наличие среды общих данных 1. Необходимость обучения персонала 2. Недоверие со стороны некоторых участников строительного процесса
Угрозы Возможности
1. Мошенничество путем фальсификации подписей 2. Утеря данных вследствие сбоя системы 1. Более правильное и грамотное формирование исполнительной документации 2. Ускорение процесса формирования и подписания исполнительной документации
Рисунок 2. 8ЖОТ-анализ формирования исполнительной документации в цифровом виде (составлено авторами)
Для обеспечения успешного внедрения данной технологии необходимо осуществить следующие процессы:
1. Обеспечение условий для обучения и повышения квалификации персонала в сфере цифровых технологий в строительстве.
2. Разработка курса видеоуроков (вебинаров) об основах использования информационного моделирования в строительстве.
3. Внедрение системы мотивации к использованию персоналом цифровых технологий.
Процесс формирования исполнительной документации с использованием программы М81:гоу
Таким образом, создание единого цифрового пространства и обеспечение доступа к нему всех участников — заказчика, подрядных организаций и представителей технического надзора приведет к значительному сокращению сроков подписания исполнительной документации, а также снижению материальных затрат.
Рисунок 3. Схема процесса формирования исполнительной документации на примере программы «MStroy» (составлено авторами)
Расчет экономических затрат
Оценка экономического эффекта произведена на примере акта устройства плит и ограждения при строительстве рабочего моста объекта «М-12 «Строящаяся скоростная автомобильная дорога Москва — Нижний Новгород — Казань», 8 этап км 663 — км 729 с мостовым переходом через р. Волга, Республика Татарстан (от пересечения с автомобильной дорогой федерального значения Р-241 «Казань — Буинск — Ульяновск» до пересечения с автомобильной дорогой регионального значения «Сорочьи Горы — Шали»)».
Экономический расчет представлен в таблице 3.
Таблица 3
Экономический расчет
№ п/п Наименование документа Кол-во листов на 1 экз.
1 Исполнительная схема смонтированных плит и ограждения рабочего моста РМ1.1 1
2 Реестр строительных материалов (изделий), примененных при выполнении работ 1
3 Плиты П1, П2, П2н — паспорт 28
№ п/п Наименование документа Кол-во листов на 1 экз.
4 Изделие фасонное ДШ — документ о качестве стальных строительных конструкций 1
5 Электроды УОНИ 13/55 — сертификат качества 1
6 Герметик "ТехноНИКОЛЬ" БП-Г35 — паспорт соответствия 1
7 Изделие фасонное — документ о качестве стальных конструкций 1
8 Перильные ограждения ПО1, ПО2 — сертификаты качества 4
9 Служебные проходы СП1 — паспорт качества 2
10 Уведомление на пиломатериалы 1
11 Сертификат соответствия на изделия крепежные 5
12 Сертификат соответствия на фанеру 1
13 Акты входного контроля металлоконструкций 14
Всего на 1 опору 61
Всего на 110 опор 6710
Итого в 5 экземплярах 33550
Составлено авторами
Сводная ведомость затрат отображена в таблице 4.
Таблица 4
Сводная ведомость затрат
№ п/п Сводная ведомость затрат Стоимость за ед., руб. Кол-во, шт. Всего, руб.
1 Упаковка бумаги A4 500 листов 900 67,1 60390
2 МФУ Kyocera TASKalfa 3253ci 173530 1 173530
3 Черный картридж для принтера ресурсом 25000 страниц 7729,2 2 15458,4
Итого 249378,4
Составлено авторами
Заключение
На основании проведенных исследований можно сделать следующие выводы:
1. На данный момент наблюдается острая необходимость перевода исполнительной документации в цифровой формат, так как проблемы традиционного документооборота приводят к задержкам приемо-сдаточных работ, а также существенным материальным затратам со стороны строительной организации. Существующие решения не позволяют в полной мере реализовать весь функционал, необходимый для работы.
2. Цифровая платформа М81хоу обеспечивает качественный документооборот и помогает оптимизировать рабочий процесс, благодаря использованию электронной цифровой подписи и наличию единого цифрового пространства, позволяющего объединить всех участников строительства в общую рабочую среду.
3. Подготовка исполнительной документации в цифровом виде позволяет значительно сократить затраты строительной организации, а также исключить задержки при приеме и сдачи выполненных работ.
4. Для решения проблемы требуется комплексный подход, включающий создание единой урегулированной системы взаимодействия между государственными структурами и всеми участниками строительного процесса. Целями дальнейшего исследования являются создание полноценной цифровой платформы «М81хоу» для подготовки исполнительной документации и анализ изменений в законодательной базе в части цифровизации строительной отрасли.
ЛИТЕРАТУРА
1. Конечная Д.А. Влияние качества формирования исполнительной документации на стоимость строительства / Конечная Д.А., Пономарёв М.Ю. // Инновации, наука, образование, 2022. — С. 23-32. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=48266649 (дата обращения: 20.06.2022) — Текст: электронный.
2. Кузьмина Т.К. Рекомендации для службы застройщика (технического заказчика) по оптимизации ведения исполнительной документации с целью эффективной сдачи-приемки и ввода объекта в эксплуатацию / Кузьмина Т.К., Зенов В.С. // Перспективы науки 2019. — С. 139-142. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=41157411 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
3. Городнюк Г.С., Мамаев А.Е., Свинцицкий В.А., Сердюкова А.А. Важная роль интегрированных программ для ведения исполнительной документации на строительном рынке. — Текст: непосредственный // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. — 2016. № 2-3. — С. 28-32.
4. Мелин М.А. Совершенствование способов ведения исполнительной документации в строительной организации / Мелин М.А., Бреус Н.Л. // Архитектура, строительство, транспорт 2021. — С. 58-63. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=46409680 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
5. Артамонов С.В. Электронная цифровая подпись в системе электронного документооборота / Артамонов С.В., Шакирзянов Т.А. // Вестник научных конференций, 2016. — С. 11-13. — URL:
https://www.elibrary.ru/item.asp?id=27474368 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
6. Азарова А.А. Электронная цифровая подпись как средство защиты информационной модели предприятия / Азарова А.А., Ивчук К.В., Кукуруза М.И. // Экономика, социология и право, 2014. — С. 7-9. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=21820690 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
7. Камакин В.Д. Модели электронной цифровой подписи //Вестник Воронежского института высоких технологий, 2017. — С. 85-89. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=32321764 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
8. Афаунов А.А. SWOT-анализ: понятие и основные элементы // Аллея науки 2018. — С. 9-14. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=35447268 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
9. Винокурова А.Н. SWOT-анализ как инструмент стратегического анализа деятельности предприятия / Винокурова А.Н., Юсупова Р.Р. // ПАРАДИГМА 2022. — С. 7-10. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=48115175 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
10. Ланг В.В. SWOT-анализ как инструмент определения привлекательности проекта путём проведения анализа конкурентной среды / Ланг В.В., Тимонина И.А. // ВЕСТНИК СЕВКАВГТИ 2018. — С. 10-12. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=35003339 (дата обращения: 21.05.2022) — Текст: электронный.
Melin Mikhail Alekseevich
Industrial University of Tyumen, Tyumen, Russia E-mail: snailynx@yandex.ru
Breus Natalia Leonidovna
Industrial University of Tyumen, Tyumen, Russia E-mail: natalya.breus@ms11.ru RSCI: https://elibrary.ru/author profile.asp?id=1036827
Advantages of digital document management in the preparation and maintenance of executive documentation
Abstract. This article discusses the features of the preparation of executive documentation in digital form using special programs. Being an important stage of construction, competent maintenance of as-built documentation ensures the successful implementation of construction projects. At the moment, there are certain problems associated with document management in the traditional way.
Therefore, when implementing this process, it is necessary to take into account the possibility of digitalization of this area of activity. This will significantly reduce material costs and the amount of time spent, and will also improve the quality and efficiency when working with as-built documentation.
A comparative analysis of existing solutions has been carried out. It is shown that at the moment, their functionality does not meet all the requirements necessary to perform the work. In this regard, on their basis, it is proposed to create a digital platform «Mstroy» — the most advanced system containing the best qualities with the addition of new tools. With rational use, this system is expedient for implementation in a construction organization due to its cost-effectiveness and less time spent on preparing as-built documentation, while traditional document management leads to significant costs.
The possibility of using special software systems is analyzed, the prerequisites for their implementation in the current conditions are discussed. In addition, the existing problem of distrust in digital workflow on the part of some participants in the construction process is noted.
The necessity of converting as-built documentation into digital format and the degree of implementation of this process at the moment are shown.
Keywords: executive documentation; digital document management; digitalization; electronic signature; software; digital platform; shared data environment
