CC BY
485
УДК 004.9
И. С. Горшков, И. В. Ильюшко
Петербургский государственный университет путей сообщения Императора Александра I
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ ПРИ СОГЛАСОВАНИИ И УТВЕРЖДЕНИИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Рассмотрена процедура согласования проектной документации между ОАО «РЖД» и ОАО «Ленгипротранс» (ЛГТ), выявлены ее недостатки и предложены методы ее оптимизации с использованием систем электронного документооборота на базе электронной цифровой подписи. Рассмотрено практическое применение предложенного метода, описаны внедряемые в электротехнический отдел ЛГТ программные модули, которые реализуют предложенный метод оптимизации. Приведено описание технологии порядка подписания документа в предложенной системе электронного документооборота на базе электронной цифровой подписи.
электронный документооборот, электронная цифровая подпись, согласование проектной документации, ОАО «Ленгипротранс», ОАО «РЖД».
Введение
В любой организации процесс деятельности отражен в большом количестве документации (технической, юридической, финансовой, кадровой и др.). В настоящее время во многих компаниях используются системы документооборота.
В данной статье особое внимание будет уделено системам документооборота в компании ОАО «РЖД» и в проектных институтах. В ходе исследования были рассмотрены процессы согласования технической документации на примере схематического плана станции, а также сформулированы предложения по ускорению процесса согласования технической документации и произведена оценка перспектив предлагаемой системы.
Очень часто вместо понятия «безбумажная технология» документооборота в ОАО «РЖД» используется понятие «электронная технология» документооборота, которая, по заверению многих руководителей, широко применяется во всех подразделениях ОАО «РЖД». Однако по-прежнему руково-
66
дители различных уровней имеют дело с огромным количеством бумажной документации. Из сказанного следует, что вместо эффективной безбумажной технологии ведения технической документации в компании преобладает смешанная электронно-бумажная технология. Мнение о том, что без бумажного экземпляра не обойтись, не актуально при современном уровне развития электронных устройств.
1 Процедуры согласования и утверждения проектной документации в ОАО «РЖД», ОАО «Ленгипротранс»
любой документ перед тем, как он будет приведен в исполнение, проходит определенную цепочку согласования руководителями подразделений ОАО «РЖД». Например в проектном институте ОАО «ленгипротранс» процедура согласования технической документации проходит следующие этапы (рис. 1).
Согласование в л** ОАО РЖД
Утверждение
Архив документов и журнал согласования
Рис. 1. Процедура согласования технической документации в ОАО «ленгипротранс»
67
После создания документа группой проектировщиков и проверки его руководителем группы он должен быть согласован с главным специалистом (ГС), главным инженером проекта (ГИП), пройти нормоконтроль и попасть на подпись начальнику отдела. В случае со схематическим планом станции добавляется дополнительная цепочка, состоящая из главного специалиста технического отдела (ТО) и начальника отдела узлов и станций (ОУС). Далее схема проходит цепочку согласования в ОАО «РЖД» и утверждается главным инженером железной дороги (НГ).
Рассмотрим процедуру согласования технической документации во внутренней структуре РЖД. Подробная схема представлена на рис. 2.
По новой Инструкции ЦШ-617 если есть электрификация
Рис. 2. Процедура согласования технической документации во внутренней структуре РЖД
После внесения изменений в схему инженером группы технической документации (ШЧИ) и проверки ее главным инженером дистанции СЦБ (ШЧГ) схема должна быть согласована с начальниками станции (ДС), дистанций СЦБ (ШЧ) и дистанции пути (ПЧ). В случае если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника дистанции электроснабжения (ЭЧ). Затем документ отправляется на согласование руководителю центра по работе со станциями (ДЦС), заместителю главного ревизора железной дороги по региону (ЗамРБ) и заместителю главного инженера железной дороги по региону (ЗамНГ). Далее схематический план станции должен быть согласован с начальниками службы пути (П), службы СЦБ (Ш), руководителем дирекции управления движением (Д). Перед тем как документ будет под-
68
писан начальником службы СЦБ, он должен быть согласован с начальником дорожной лаборатории СЦБ (ШЛИ) и с начальником технического отдела службы Ш (ШЦ). В случае если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника службы электроснабжения (Э). После этого на схеме должен поставить свою подпись заместителя начальника дорожной дирекции инфраструктуры по техническим вопросам (ДИЗТех) и главный ревизор железной дороги (РБ). Наконец, схематический план должен утвердить главный инженер железной дороги (НГ).
Это достаточно длительный процесс при использовании бумажной системы документооборота, и в некоторых случаях он может продолжаться несколько месяцев с момента создания проектной документации. И причин тому достаточно: одной из них является длительное время ожидания согласующих лиц командированным сотрудником. Этот человек должен обойти всех причастных лиц, а на это требуется время. Если сотрудник с правом подписи находит ошибку в документе, процесс повторяется заново. Другая причина - это то, что документ может долго лежать на столе, ожидая подписи, а согласующее лицо просто забыло о нем. Еще одной причиной является длительное время нахождения в пути (поездом) командированного сотрудника, прежде чем он прибудет к месту командировки.
2 Методы оптимизации процедуры согласования и утверждении проектной документации с использованием электронной цифровой подписи
В качестве основного метода упрощения процедуры согласования предлагается использование электронного документооборота, который будет обеспечивать при этом полную технологию процесса. Главной особенностью систем электронного документооборота является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), с помощью которой возможно организовать процесс утверждения проектной документации.
Действующий федеральный закон об ЭЦП, вступивший в силу с 01.07.2013 г., определяет электронную подпись как «информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» [1]. Федеральный закон различает два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.
Введем понятие корпоративной электронной подписи и корпоративной информационной системы. Корпоративная электронная подпись применяется только в системе документооборота некоторой организации. Корпоративная
69
информационная система - система, в которой участники электронного взаимодействия составляют определенный круг лиц. Из [1] следует, что в случаях, когда корпоративные информационные системы не взаимодействуют с государственными системами общего пользования, большинство решений, касающихся процесса функционирования таких систем, оставляется на усмотрение их участников. Таким образом, использование ЭЦП внутри организации регулируется внутренними нормативными документами.
[1] наделяет документ, подписанный при помощи ЭЦП, юридической силой: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».
Принцип действия ЭЦП основывается на алгоритмах асимметричной криптографии. Суть его в том, что используется два разных ключа одинаковой длины: секретный и открытый (ключевая пара). Если информацию подписать при помощи одного из ключей (секретного ключа), то проверить имеющуюся подпись можно будет только при помощи другого (открытого) [2].
На самом деле шифруется не весь документ целиком, а только результат, полученный после применения к данному документу хэш-функции. Хэш-функция - это процедура обработки сообщения, в результате действия которой формируется строка символов фиксированной длины. Малейшие изменения в тексте сообщения приводят к изменению вычисленного значения функции. Таким образом, любые искажения содержимого документа приведут к изменению результата хэш-функции, который и есть электронная подпись.
При проверке ЭЦП получателем сообщения сначала вычисляется хэш-функция полученного документа, затем расшифровывается электронная подпись с помощью открытого ключа лица, подписавшего документ. Полученные результаты сравниваются. Если значения хэш-функций совпадают, то подпись считается верной, в противном случае при подписании или передаче документа произошла ошибка. На рис. 3 представлена схема процедуры подписания и проверки подписанного документа.
Для внедрения системы электронного документооборота предлагается осуществить следующие работы:
1. Предоставить для утверждения и согласования в проектные институты и ОАО «РЖД» документацию по разработке и внедрению системы электронного документооборота.
2. Совместно с проектными институтами подготовить развернутый план мероприятий по внедрению системы электронного документооборота.
70
71
Рис. 3. Процедуры подписания и проверки подписи электронного документа
3. Подготовить предложения по размещению технических средств для внедрения СЭД.
4. Подготовить проект приказа об опытной эксплуатации системы электронного документооборота, назначить ответственных лиц в проектных институтах и в системе ОАО «РЖД».
3 Практическая реализация предложенного метода
На сегодняшний день силами НТЦ САПР ведутся работы по внедрению корпоративной ЭЦП на базе электротехнического отдела (ЭТО) «ленгипро-транса» (лГТ) для согласования, утверждения и контроля технической документации проектов ЖАТ, которые выполняются ЭТО на базе АРМ-ПТД. Разрабатываются и устанавливаются на компьютеры всех пользователей программные модули СЭД (ПМ СЭД), представленные на рис. 4.
Совокупность предложенных модулей позволяет каждому проекту вести его историю (систему мониторинга выполнения проекта) в привязке к хронологии применения ЭЦП (факт подписания, дата, ФИО, факсимиле).
*
*
*
Текущий статус прсекта и каждого документа
Просмотр истории изменений Контроль сроков согласования
Архив
документов
• Архив выло лненных пр о ектов
• Архив истории изменений пр о ектов
• Просмотр документации
• До ступ к журналу согласований
Сервер СЭД
Хранилище
ЭЦП
• Хранение реестра ЭЦП
• Пр оверка вр емени действия подписи
• Архив недействительных ЭЦП
А
Построение
отчетов
• Проекты по отделам. ГИПам. группам
• 3 агрузка отделов и групп
• Состояние Еьтолняемых проектов
/
Консоль
администратора
• Настр ойка пр ав до ступа пользователей
• Выдача ключей ЭЦП
Система
уведомлений
* СдачапроектоБ
* Вьшолнение ПНР
* Получение документа на подпись
* Возврат документа на доработку7
Календарь
событий
Сдача проектов Вьшолнение ПНР Завершение зтапов проектирования
Рис. 4. Внедряемые программные модули системы электронного документооборота
72
На рис. 5 представлена часть рабочего экрана системы мониторинга выполнения проекта.
План реализации
Начало Конец
Разработка
1. Схематический план ^ ^ ^
станции ' '
2. Таблица
взаимозависимости стрелок, 03.03.13 сигналов и маршрутов
3. Двухниточный план станции
4. Кабельная сеть
10.01.13
18.03.13
Иванов И.П. ^ 04.01,13 Иванов И.П. ^ 08.03,13
Рис. 5. Система мониторинга выполнения проекта
В окне просмотра истории проекта можно проследить за полным циклом жизни конкретного документа от начала его разработки до утверждения. При этом в ячейках указываются не только инициалы человека, работавшего с документом, но и дата окончания его работы с ним. Таким образом, появляется возможность отследить, на каком этапе разработки, согласования или утверждения находится конкретный документ, а также определить, кто из сотрудников, например, задерживает его. Также в указанном окне расположен режим просмотра штампа чертежа, вызываемый пользователем при необходимости.
На базе этой системы возможна организация рабочих мест руководителей разного уровня с анализом статистики по производительности труда, качеству проектирования, причинам задержек, ошибок и несогласований в проектах.
Окно рабочего места руководителя поделено на несколько областей. В первой отражена детализация списка проектов и текущие работы по проекту с указанием ответственного лица и статуса документа (рис. 6).
Название
Ответственное
лицо
Статус
Строительство пути необшего пользования от завода по производству древесностружечных плит ООО "Флайдер" кстандии Подберезье Санкт-Петербургского отделения железной дороги
Побережный Р.В.
eeeeeeeee
Текущий статус - НТО согласовано
Строительство железнодорожных путей необшего пользования от погрузочной площадки карьера ЗАО “ДОРСТРОЙМАТЕРИАЛЫ", к станции примыкания Яккима
Октябрьской железной дороги
Куприянов В.В.
ееееевеее
Текущий статус - Согласование СП
Строительство железнодорожного пути необшего пользования ООО "Ди Стайл" к
заводу прямогонных топлив 450 (ЗПТ-450)Р примыкающего к станции Волховстрой-1 Побережный Р. В.
Октябрьской ж.д.
еееееееев
Текущий статус - ПНР
Оборудования станции Пелла Октябрьской железной дороги устройствами электрической централизации системы ЭЦ-ЕМ
Куприянов В.В.
еееееееее
Текущий статус - Согласование НТО
Рис. 6. Список проектов и текущий статус выполнения проекта
73
Далее приведен список возможных статусов:
1. Проект начат.
2. Согласование СП (схематического плана).
3. СП согласован.
4. Согласование НТО (напольно-технологического оборудования).
5. НТО согласовано.
6. Пост согласован.
7. Передача документов дороге.
8. ПНР (пуско-наладочные работы).
9. ПНР - ОК.
В следующей области рабочего места руководителя можно просмотреть подробный отчет по выбранному проекту с указанием статуса определенного документа, дат начала и окончания работы над ним (рис. 7).
Строительство железнодорожного пути необщего пользования ООО "Ди Стайл" к заводу прямогонных топлив 450 (ЗПТ-450), примыкающего к станции Волховстрой-1 Октябрьской ж.д.
Срок сдачи: 10.11.2013
Ответственный: Побережный Р.В.
_____________________Статус____________________________Начало____________Окончание_____
Проект начат 17.02.2012
Согласование СП 18.02.2012 23.05.2013
СП согласован 23.05.2013 23.05.2013
Согласование НТО 24.05.2013
НТО согласовано
Пост согласован
Передача документов дороге
ПНР
ПНР - ОК
Рис. 7. Отчет по проекту
Также в одной из областей окна руководитель имеет возможность просмотреть статистику по ГИП-ам (Главным инженерам проекта) и руководителям групп. В каждой строке напротив фамилии работника указаны количество проектов за год и количество выполненных им проектов. Исходя из этих данных, руководитель может делать выводы о производительности и загруженности каждого из перечисленных сотрудников. Также имеется возможность построения и просмотра диаграмм и графиков по каждой группе статистических данных (рис. 8).
В системе соблюдается существующая технология разработки, согласования, утверждения и внесения изменений, представленная выше (рис. 1, рис. 2).
В АРМ-ЭЦП согласование документации в электронном виде будет представлено для для следующих основных видов документов:
1. Пояснительная записка.
2. Паспорт проекта.
74
3. Сводный сметный расчет.
4. Проект организации строительства.
5. Сметная документация.
6. Основные чертежи.
7. Предварительные спецификации оборудования.
А также разрабатываются схемы согласования документации для внутреннего согласования внутри проектной организации и внешнего - с заказчиком для следующих основных видов чертежей:
1. Схематический план станции или перегона.
2. Двухниточный план станции.
3. Схема канализации тягового тока.
4. Кабельная сеть.
5. Принципиальные и монтажные схемы.
При этом программа должна будет контролировать последовательность и сроки:
1. Разработки, согласования и утверждения схематических планов станций и путевых планов перегонов, а также остальной утверждаемой части проектно-сметной документации, к которой относятся:
- пояснительная записка;
- паспорт проекта;
- сводный сметный расчет;
- проект организации строительства;
- сметная документация;
Количество проектов всего
информация дана по группам
Руководитель Гаврищак Д. Ю.:
Руководитель Андронова Т. В.: 12,2 %
Руководитель Чистокин А. И.: 22,0 %
Руководитель Иванов Д. С.: 19,5 %
Руководитель Рогова Т. А.: 9,8 %
Руководитель Харад И. А.: 17,1 %
Руководитель Гаврилова Т. А.: 4,9 %
Рис. 8. Диаграмма, отражающая количество проектов по группам
75
- основные чертежи;
- предварительные спецификации оборудования;
- разработки и передачи заказчику технической документации по напольным устройствам, принципиальным и монтажным схемам, спецификациям оборудования, изделий и материалов, объектным сметам на строительство.
При согласовании проектной рабочей документации необходимо выдерживать определенные сроки выполнения работ и контролировать последовательность прохождения согласования технической документации. При этом необходимо контролировать:
1. Состав проекта, полноту проекта.
2. Текущий статус выполнения и согласования проекта целиком.
3. Текущий статус выполнения и согласования проекта по разделам.
4. Состояние согласование отдельных документов проекта.
5. Дату начала согласования.
6. Дату согласования для каждого лица в цепочке согласования.
7. Даты возвратов документов на доработку.
8. Дату утверждения документов.
На основе внедряемой корпоративной ЭЦП планируется создание АРМ-ЭЦП (автоматизированного рабочего места) для упрощения процесса документооборота и уменьшения стоимости затрат на проектирование объектов железнодорожной отрасли и инфраструктуры в целом. Приведем краткую технологию порядка подписания документа с помощью ЭЦП:
1. Авторизация в системе путем вставки ключа с ЭЦП и его проверки со стороны сервера. В систему могут попасть только авторизованные пользователи с действующими ЭЦП. Модуль авторизации проверяет наличие действующего ключа и проверяет открытый ключ пользователя.
2. Добавление документа в систему из внешнего приложения (с файловой системы или из специфического приложения). В системе может находиться как сам документ, так и ссылка на него, в таком случае документ блокируется для изменений и доступен только для чтения.
3. Определение маршрута. Добавление в систему маршрута прохождения подписания. Может осуществляться вручную или автоматически из системы владельца документа. Маршрут подписания выбирается из готовых маршрутов, имеющихся на сервере системы. Маршруты задаются в модуле администрирования системы.
4. Отправка документа на подпись. Система стартует с итерации подписания и по шагам двигается по маршруту. Документ передается пользователю для согласования. Пользователю приходит уведомление о наличии новых документов для согласования. Он просматривает документ и согласует его или отклоняет с указанием причины. Также он может просто вставить комментарий в документ. В случае не подписания документ отправляется пользователю, инициировавшему процесс согласования, ему приходит уве-
76
домление об этом. В базе данных остается полная информация о неудавшемся цикле согласования. В случае параллельных согласований документ уходит нескольким пользователям и отправляется далее, только будучи согласованным всеми участниками.
5. Отправка документа на доработку. В случае отказа согласующего лица подписать документ, пишутся разъяснения и замечания к документу и он отправляется его на доработку. Документ отправляется пользователю, который создал процесс согласования. Создателю документа приходит уведомление о возврате на доработку.
6. Возврат документа с доработки. После внесения изменений документ должен быть возвращен в новый цикл подписания, связанный с первым, или цикл подписания должен быть закрыт с пометкой о причине отмены окончательного согласования данного документа. Далее процесс подписания запускается заново.
7. Согласование. В случае если согласующий подписывает документ, то документ идет на следующий уровень согласования (при параллельных согласованиях происходит ожидание всех согласований). В случае отказа подписания документа одним из подписантов происходит уведомление всех остальных подписантов об изменении статуса документа и отсутствии необходимости в подписании документа.
8. Утверждение. Последнее согласование является утверждающим, то есть документ считается утвержденным, и об этом уведомляется создатель документа. Документ помечается в базе как подписанный, ветка подписания уходит в архив. В базе данных остается копия документа и полный комплект удостоверяющих его подписей. На данном этапе документ может быть экспортирован из системы.
9. Согласование многолистовых документов. При отправке на согласование пакета документов документы могут согласовываться как единое целое или группой, при этом подпись ставится на каждый документ и весь пакет считается подписанным, если подписаны все документы в пакете. Возвраты на доработку производятся для каждого документа в отдельности.
Существенная экономия времени может достигаться за счет отсутствия необходимости физического согласования технической документации и применения ЭЦП как средства виртуальной верификации, имеющей равноценную юридическую силу. При этом планируется, что пользователями АРМ-ЭЦП будут не только разработчики и руководители групп.
Заключение
В заключение хотелось бы отметить, что во многих государственных организациях России ЭЦП используется более широко, чем в системах
77
ОАО «РЖД» и ОАО «Ленгипротранс», например в банковских и финансовокредитных учреждениях, в ФСТ РФ (Федеральная налоговая служба по тарифам). Также ЭЦП используется для сдачи налоговой отчетности, сдачи отчетности в ПФР (Пенсионный фонд России) и ФСС (Фонд социального страхования), участия в электронных торгах и с недавнего времени в нотариате. В связи с положительным опытом использования ЭЦП в Российских учреждениях предлагается полноценное внедрение ЭЦП в процедуру разработки и согласования технической документации между ОАО «ленгипротранс» и ОАО «РЖД». Первые шаги на пути к решению этой трудоемкой задачи уже сделаны НТЦ САПР ПГУПС. Основными критериями достижения успеха должны стать:
1. Сокращение затрат времени сотрудников проектной организации на выполнение рутинных операций.
2. Сокращение затрат на командировочные расходы при проведении
ПНР.
3. Сокращение затрат времени поиска необходимой информации.
4. Сокращение затрат времени на повторное утверждение документов.
5. Сокращение затрат времени получения информации о стадии проектирования и содержания проекта.
6. Снижение доли бумажных документов.
Однако следует заметить, что достижение ожидаемых результатов в процессе внедрения электронного документооборота в системах ОАО «РЖД» и ОАО «ленгипротранс» без полной поддержки со стороны руководств обеих сторон будет невозможным.
Библиографический список
1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
2. Практическая криптография / Н. Фергюсон, Б. Шнайер. - Москва : Вильямс, 2005. - 424 с.
3. Протокол № 1 от 05.12.2013 г. заседания Научно-технического совета по теме «Электронно-цифровая подпись для согласования технической документации при проектировании (АРМ ЭЦП)» в ОАО «Ленгипротранс».
© Горшков И. С., Ильюшко И. В., 2014
78
