CC BY
136
ИСТОРИЯ, КУЛЬТУРА, ЭКОНОМИКА УРАЛА И ЗАУРАЛЬЯ 12-13 ноября 2015 г. С. 265-267
УДК 004.67
ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ПАО «КАМАЗ»
С. А. Яблокова
На сегодняшний день автоматизация документооборота это не просто средство оптимизации внутренних процессов организации, а насущная необходимость в условиях жесткой конкуренции рынка. В данной статье будут рассмотрены преимущества, которые можно получить при переходе с бумажного документооборота на систему электронного документооборота (далее СЭД) на примере ПАО «КАМАЗ».
ПАО «КАМАЗ» — крупнейшая автомобильная корпорация Российской Федерации. Данная компания занимает 11-е место среди ведущих мировых производителей тяжелых грузовых автомобилей и 8-е место в мире по объемам выпуска дизельных двигателей.
ПАО «КАМАЗ» одна из первых компаний в России, которая стала переходить на СЭД и добилась в этой сфере определенного успеха.
Модернизация процесса управления документацией на ПАО «КАМАЗ» началось с блока конструкторской документации. В 2008 г. стартовало внедрение простой электронной подписи, которое успешно завершилось в 2012 г.
В 2013 г. ПАО «КАМАЗ» совместно с Минобороны России подписали решение от 07.12.2013 № Р20-2013 «О введении электронного документооборота». Данное решение отменило требование стандарта ГОСТ РВ 2.902-2005 о предъявлении военному представителю подлинников конструкторской документации на бумажном носителе, и дало право подписывать электронный документ с помощью усиленной электронной подписи.
В 2015 г. удалось разработать новый модельный ряд автомобилей полностью на безбумажной основе. Также окончательно были исключены рукописные подписи. [1]
В 2013 г. ПАО «КАМАЗ» совместно «СофтИнтегро» внедрили СЭД «ДокМенеджер» для нормативно-правовой документации.
В 2014 г. внедрение СЭД затронуло и нормативно-техническую документацию. В этом году была внедрена корпоративная информационная справочная система «КОМЕТА».
На данный момент в компании функционирует четыре электронные системы, но они между собой не связаны. В ближайшее время планируется оставить только две из них «Тех-эксперт» и ТеашсеШ;ег, которые будут интегрированы между собой.
При прохождении научно-производственной практике в конструкторско-технологическом отделе качества проектирования продукта и технологии ПАО «КАМАЗ» передо мной была поставлена задача в рамках проекта «Внедрение электронного документооборота для нормативной документации» определить и рассчитать основные затраты, которые связаны как с бумажным документооборотом, так и с функционированием СЭД «Тех-эксперт».
Расчеты делались для 180 нормативных документов (далее НД), которые согласно программе «Качество-2015» подлежат пересмотру. Ниже приведена табл. 1, в которой перечислены все основные затраты. [2]
При переходе на электронный документооборот только для НД с учетом всех затрат, в год мы экономим 3 млн. 709 тыс. руб. Но ПАО «КАМАЗ» это градообразующие предприятие, и его политика в области кадров направлена на сохранение рабочих мест, т.к. для этой компании самым ценным ресурсом является ее сотрудники. Поэтому все затраты, которые можно было выразить в чел./ч, были переведены. В итоге получили 48 019,666 чел./ч или 23 сотрудника. А затраты связанные с МТО и транспортом оставили в денежно эквиваленте, который составил 1 млн. 341 тыс. руб.
Новое слово в экономике и менеджменте: гипотезы и апробации результатов исследования
Таблица 1
Экономический эффект от внедрения СЭД с учетом затрат
Наименование затрат Исполнитель Бумажный документооборот, руб./год СЭД, руб./год Эффект от внедрения, руб./год
1 2 3 4 5
1. Затраты времени на согласование нормативной документации
1.1.Время на перемеще- Разработчик
ния между подразделениями для сбора подписей документации -ведущий инженер 576706,2 0 576706,2
согласующих лиц
1.2.Время прохождения документов через Разработчик документации - 22690,08 0 22690,08
«вторые» руки ведущий инженер
1.3.3атраты на автомобильный транспорт - 412580,15 0 412580,15
2. Затраты на материально-техническое оснащение
2.1.Затраты на бумагу - 301104 0 301104
2.2.Затраты на картриджи - 627586 0 627586
3. Потери рабочего времени при работе сотрудников с бумажными документами
3.1.Оформление Разработчик
документов документации -ведущий инженер 477736,38 245903,74 231832,6
3.2.Время, затраченное на подписание листа Руководители, специалисты и 2238900,18 0 2238900,18
ознакомления служащие (РСиС)
З.З.Затраты рабочего времени сотрудников Работник архива -инженер 3407022,12 0 3407022,12
архива II категории
3.4.3атраты рабочего Сотрудник
времени ответственных сотрудников учтенных точек -инженер 1288991,88 897682,12 391309,8
учтенных точек II категории
4. Затраты, связанные с переходом на «Техэксперт»
4.1.Стоимость лицензий 0 4500000 - 4500000
Итого 9353316,99 5643585,86 3709731,13
В ближайшие время в ПАО «КАМАЗ» планируется собрать внештатную группу, которая будет сформирована из сотрудников, освободившихся за счет перехода на СЭД (23 чел.). Данная группа будет заниматься проектами по инновационной деятельности, прибыль от которых составит сотни миллионов рублей. [3: 39-40]
В данной статье мы попытались наиболее полно оценить экономический эффект, который можно получить благодаря переходу на электронный документооборот. Если говорить о косвенном эффекте, который с экономической точки зрения сложно поддается измерению, то внедрение СЭД приводит к:
- уменьшению ошибок типа «человеческий фактор»;
- мгновенному доступу к актуальной информации;
- улучшению взаимодействия между подразделениями;
- сокращению потерь важных документов;
- возможности мониторинга и равномерного распределения нагрузки по сотрудникам и т.д.
С. А. Яблокова. ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ...
Все это ведет к повышению конкурентоспособности компании в целом.
Подводя итоги нужно сказать, что система электронной документации нужна абсолютно любой организации в независимости от ее масштаба и типа собственности. Но особенно востребована она для крупных организаций (свыше 500 работников), чьи подразделения рассредоточены по разным местам, а затраты времени сотрудников на работу с бумажным документооборотом исчисляется ежегодными потерями в несколько миллионов рублей.
Литература
1. ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения. - М.: Стандартформ, 2003 - 44 с.
2. ГОСТ РВ 2.902-2005 Единая система конструкторской документации. Порядок проверки, согласования и утверждения конструкторской документации- М.: Стандартинформ, 2005 - 30 с.
3. Анисимов, Д. Как «КАМАЗ» избавился от бумажного документооборота / Д. Аниси-мов // IT-Manager. - 2007. - №13 - С. 39-40.
