CC BY
4
SCIENCE TIME
■
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ВВОДУ В ДЕЙСТВИЕ «ДОСКИ ЗАДАЧ» В CRM «МЕГАПЛАН»
Бикчурина Алина Ильдаровна, Ошурков Вячеслав Александрович, Магнитогорский государственный технический университет им Г.И. Носова, г. Магнитогорск
E-mail: marry_me94@mail.ru
Аннотация. Данная статья посвящена вопросам автоматизации процесса управления проектами. Рассмотрены основные системы по управлению проектами и представлено направление для улучшения системы управления проектами.
Ключевые слова. Система управления проектами, управление проектами, Битрикс 24, Мегаплан, риски, информационные технологии, СУП, компания.
Современный мир, наполненный информационными технологиями, развивается все быстрее и быстрее. Растут требования к бизнесу, а также к его ведению. Любая компания, которая имеет свои проекты, должна уметь правильно их планировать и определять риски во всевозможных ситуациях. Вследствие этого были разработаны СУП, или по-иному системы управления проектами.
Система управления проектами (СУП) - набор инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур, используемых для управления проектом. Она может быть, как формальной, так и неформальной и помогает менеджеру проекта эффективно завершить проект [4].
Система управления проектами строится на основе плана управления проектом, который описывает то, как будет использоваться система. Содержание системы управления проектом изменяется в зависимости от особенностей организации, сложности проекта и доступности необходимых ресурсов. Система строится так, чтобы максимально соответствовать стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.
| SCIENCE TIME Щ
Ниже приведен перечень основных задач, для решения которых используются системы управления проектами:
- разработка расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;
- разработка расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов;
- определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
- определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
- определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;
- анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
- учет исполнения проекта;
- анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.
При работе в одной из компаний, занимающихся разработкой и поддержкой сайтов, были выявлены недостатке в организации проектных работ компании:
- недостаток авторитета и власти у менеджера программы;
- анализ рисков и реагирование на них
- невозможно распланировать одновременное использование ресурсов в проектах;
- сравнение проектов и оценка их взаимовлияния;
- произведение мониторинга процессов планирования и выполнения нескольких проектов;
- согласовать требования по проектам [1].
Системный анализ недостатков в организации работ компании определил направление покрытия проблем. Одним из способов решения данных проблем является внедрение системы управления проектами.
В результате ввода в действие систем управления проектами были выделены следующие этапы:
- выбор системы управления проектами;
- анализ функционала систем управления проектами на предмет соответствия стратегическим целям организации;
- установка и наладка систем управления проектами;
- обучение ключевых пользователей.
Первый этап вводы в действия подразумевал выбор системы. Результаты реавлизации этапа позволили определить три системы по управлению проектами: Битрикс 24, Мегаплан и Asana, так как именно они соответствуют стратегическим целям компании, что соответствует второму этапу ввода в
I SCIENCE TIME Щ
действие.
Третий этап сопровождался заведением информационной базы трудовых ресурсов организации, и одного проекта компании.
По результатам обучения и реальной работы в выбранных системах управления проектами, которая проходила в течение месяца, были получены результаты эксплуатации систем управления проектами, по которым ключевые пользователи отдали предпочтение системе Битрикс24. По их мнению, данная система управления проектами помогает контролировать состояние задач, управлять трудовыми ресурсами команды проекта, работать удаленно и отслеживать загрузку ключевых пользователей. К функционалу данной системы можно отнести следующее: выставление счетов, контроль сделок, таск-менеджер, файловый сервер, внутренняя почта, форум, модуль для работы с персоналом.
Опираясь на опыт менеджеров проектов и отзывы конечных пользователей системы управления проектами, были систематизированы примечания, по результатам которых наиболее значимой функцией данной системы является доска задач. Данный подход позволяет [3]:
- визуализировать и отслеживать процесс выполнения всех задач по проектам в компании;
- управлять и распределять между проектами трудовые ресурсы;
- назначать сроки выполнения реализации проектов;
- расставлять приоритеты в программе проектов.
Абсолютно все задачи будут открыты и ясны для пользования. Каждая задача будет представлять собой «карточку», в которой хранится вся информация: исполнители, формулировка, сроки и комментарии [3].
При работе с «карточками» есть возможность перетаскивать их, управляя сроками. Так же есть возможность назначать или менять исполнителей. Ставить наблюдателей и соисполнителей. Постановка приоритетов - не менее важная деталь. Задачи можно редактировать, изменяя их наполнение и содержание. Существует система чек-листов и ярлыков, которая помогает облегчить и структурировать работу для исполнителей [3].
Литература:
1. Ошурков В.А., Макашова В.Н. Оптимизация управления программами ИТ-проектов с применением облачных технологий в ЗАО «КОНСОМ СКС» город Магнитогорск [Электронный ресурс]. - URL: http://www.scienceforum.ru/2015/ pdf79864.pdf
2. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем (учебное пособие). Магнитогорск: МаГУ, 2012. - 306 с.
3. Битрикс 24. Доска задач [Электронный ресурс]. - URL: https://www.bitrix24.ru/
I
SCIENCE TIME
I
apps/?app=sibirix. scrumban
4. NovoSoft. Система управления проектами [Электронный ресурс]. - URL: http:// www.novosoft.ru/consulting/project_management_system.shtml
5. Макашова В.Н., Ошурков В.А. Анализ эффективности применения механизмов управления ресурсными рисками проектов разработки ПО. -Экономика и социум. Саратов, издательство «Институт управления и социально-экономического развития», 2014, 3-2 (12). - С. 437-444.
6. Ошурков В.А. Внедрение корпоративного сервиса «JIRA» как элемента системы управления программными проектами / В.Н. Макашова // Математическое и программное обеспечение систем в промышленной и социальной сферах. - 2015. - №1 (6). - С. 61-66.
