CC BY
103
Макашов П.Л.1, Романенко Н.А.2
1 ЗАО «КонсОМ СКС», город Магнитогорск, менеджер проектов, makashov. p @konsom . ru
2 ЗАО «КонсОМ СКС», город Магнитогорск, менеджер проектов, romanenko . n@konsom . ru
СЕРВИС-ОРИЕНТИРОВАННЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ИТ ПРОЕКТАМИ НА ПРИМЕРЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОГРАММНОГО
ПРОДУКТА «JIRA»
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
Сервис-ориентированный подход, программные проекты, управление проектами, методология, облачные технологии.
АННОТАЦИЯ
Внедрение информационных систем в компании любого размера, неизбежно связано с организационными и техническими трудностями. Как правило, подобные проекты долговременные, и зачастую поставленным целям могут не соответствовать. В данной статье рассматривается внедрение корпоративного сервиса управления проектами, анализируются проблемы, возникающие при внедрении корпоративного сервиса, рассматриваются преимущества внедрения подобных сервисов. На примере будет рассмотрено внедрение корпоративного сервиса на основе программного продукта «Jira» в существующую систему управления ИТ проектами. Внедрение данного программного продукта позволяет улучшить контроль над выполнением ИТ проектов.
Современные компании, занимающиеся автоматизацией крупных промышленных предприятий, в первую очередь проектные организации, т.к. проектный подход позволяет эффективно управлять разработкой и внедрением большого количества решений по автоматизации. При этом возникает задача по эффективному управлению пулом проектов. Для организаций, осуществляющих свою деятельность в пределах одного города или одного предприятия, достаточно просто придерживаться одной из методологий управления проектами (например, PMBoK). Однако для организаций имеющих широкую географию одновременно реализуемых проектов этого недостаточно. Необходим инструмент управления проектами, который позволяет консолидировано отслеживать и контролировать ход выполнения проектов, занятость ресурсов, который позволяет оперативно обмениваться документами, выдавать задания и распоряжения. При этом есть необходимость получать безопасный доступ к этому инструменту из любой точки мира, посредством сети интернет. В настоящее время подобным критериям соответствуют сервис ориентированные приложения.
Опишем опыт применения сервис-ориентированного подхода, одной из ведущих проектных организаций в области промышленной автоматизации. В настоящий момент программные решения ЗАО «КонсОМ СКС» внедрены более чем в 150 автоматизированных системах, данный факт свидетельствует о надежности разработок и выгодно сказывается на имидже компании. ИТ-проекты, реализуемые компанией ЗАО «КонсОМ СКС», охватывают все ИТ-пространство современных промышленных предприятий. Это позволяет: повысить ритмичность производства; сократить простои; оптимизировать технологические маршруты; снизить потери от брака и отходов производства и т.д. ЗАО «КонсОМ СКС» занимается реализацией крупномасштабных, затратных, долгосрочных и сложных проектов. Управлять такими проектами достаточно трудно, так как даже небольшие отклонения в ходе реализации могут привести к их срыву и большим финансовым потерям.
Внедрение новых для компании технологий нацелено в первую очередь на достижение основных целей бизнеса и фокусируется на оптимизации процесса управления проектами.
Для управления проектами ЗАО «КонсОМ СКС» использует общепринятый стандарт PMBOK, согласно которому управление проектами разбивается на 5 групп процессов (рис.1): инициация; планирование; исполнение; мониторинг и управление; завершение.
С целью повышения эффективности управления ИТ-проектами компании, был произведен опрос ведущих менеджеров компании, проанализирован архив проектов, что показало необходимость:
• сбалансирования программы, то есть достижение равновесия между краткосрочными и долгосрочными проектами, между рисками проектов и возможными доходами от их реализации, разработка новых и улучшение старых и так далее;
• мониторинга процессов планирования и выполнения выбранных проектов. В частности, принятие решений относительно выделения ограниченных ресурсов, обеспечение всех проектов необходимыми ресурсами в адекватном количестве при одновременном обеспечении выгодного и эффективного использования ресурсов;
• сравнения возможностей новых проектов между собой и по отношению к проектам, уже включенным в портфель, а также оценка их взаимовлияния;
• обеспечения стабильного и эффективного механизма управления проектами.
В современных условиях команда проекта может находиться в удаленных местах друг от друга, и поэтому для успешной совместной работы над проектом проще всего использовать именно сервис-ориентированный подход. Также нашей компанией, для более эффективного управления программами проектами встала необходимость внедрения сервиса, удовлетворяющего следующим критерия. Критерии были определены экспертными оценками ведущих менеджеров.
Таблица 1 - Требования к системе
№п/п Критерий
1. Возможность формирования нескольких проектов.
2. Многопользовательское управление.
3. Многоязычность.
4. Формирование отчетов.
5. Отслеживание проекта.
6. Документооборот.
7. Управление содержанием.
8. Коммуникации.
9. Кроссбраузерность
10. Интеграция с мобильными устройствами.
11. Авторизация с помощью клиентских SSL сертификатов
12. Импорт файлов MS Project
13. Пул ресурсов.
Проанализировав вышеизложенные требования в качестве сервис-ориентированного инструмента было выбрано приложение JIRA, разработанное компанией Atlassian Software Systems. Имеет Web-интерфейс, поддерживает защищенные типы интернет соединений (HTTPS). Таким образом, было принято решение внедрять JIRA как корпоративный сервис управления проектами.
В процессе внедрения JIRA нами были определены роли в системе. Участники системы, их компетентность и роли представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Участники, компетентность и роли в ИСУП
№ Должность Компетентность Роль в системе
1 Руководитель отдела Отвечает за организацию работы в системе; руководитель ОПУ несет ответственность перед генеральным директором за результаты деятельности; руководитель принимает оперативные решения. Администратор
2 Аналитики Основной задачей аналитиков является мониторинг программы проектов, на основании данных которого принимаются предварительные управленческие решения, касающихся приоритета проекта, распределения ресурсов и судьбы проекта. Пользователь, занимающийся мониторингом ресурсов и финансов
3 Финансист-контроллер Это специалист, который должен следить, чтобы при постановке целей, планировании и принятии решений менеджером прибыль была достаточной. Включая: процент оставшегося резерва; прогнозирование инфляции; совет по перераспределению денежных средств; изменения со стороны законодательства. Пользователь, занимающийся мониторингом финансовой стороны программы
4 Риск-менеджер Риск-менеджер должен обнаруживать в ежедневной работе программы всевозможные риски, оценивать и снижать их негативные последствия. Пользователь, занимающийся мониторингом рисков программы
5 Менеджер проекта Несет ответственность перед руководителем отдела проектного управления за результат исполнения проекта Пользователь, с определенными правами, который отвечает за реализацию своего единичного проекта
6 Проектная группа Временная структура, которая формируется на этапе инициации проекта и является координирующим центром управления отдельным проектом. Пользователи-ресурсы
7 Стейкхолдеры Заинтересованные лица в реализации программы или отдельно взятого проекта Гости, которым виден лишь ход отслеживания
Внедрение сервис-ориентированной системы по управлению проектами позволило
организации:
• улучшить контроль по выполнению проектов;
• повысить удовлетворенность клиентов, т.к. они могут самостоятельно отслеживать ход выполнения проекта;
• повысить эффективность использования ресурсов;
• улучшить коммуникации, т.к. JIRA идеально подходит для территориально-распределенных организаций. Выше было сказано о том, что ЗАО «КонсОМ СКС» работает с проектами не только в городе Магнитогорске, а также по всей России и за рубежом;
• добиться мобильности, т.е. возможность сотрудникам работать повсюду, где есть доступ в Интернет;
• значительно экономить время.
Отметим, что ежегодно продуктивность процесса управление проектами будет расти, не только за счет системы, но и за счет компетентности персонала.
Необходимо также отметить, что существенную долю в проектах автоматизации крупных промышленных предприятий составляет разработка специализированного программного обеспечения. Для этого в ЗАО «КонсОМ СКС» существует отдел разработки и внедрения ПО, где работают более 40 сотрудников. Для повышения эффективности работы команды разработки программных продуктов, в компании следуют методологии «Agile». «Agile» это гибкая методология разработки программных продуктов. В рамках данной методологии выполняется командная разработка программного обеспечения. Целью методологии «Agile» является минимизация рисков, путем сведения разработки к серии коротких циклов, называемых итерациями, которые обычно длятся одну-две недели. Каждая итерация сама по себе выглядит как программный проект в миниатюре, и включает все задачи, необходимые для выдачи мини-прироста по функциональности: планирование, анализ требований, проектирование, кодирование, тестирование и документирование. В «Agile» делается упор на непосредственное общение лицом к лицу ["I]._
yjIRA Рабочий стоп - Проекты- Запросы' Service С
CRM Lite • Создать запрос
а АМЗ .< ASHA-14
Пункт №12 протокола от 04.09.2015
t Реда к тировать Q Комментарий Назначить Еще
Детали запроса
Тип:
Приоритет. Проявляется в версиях: Мегкм.
Организация:
Spmtt. Контакт;
То Do In Progress Do»»
® Story (Задача) f банный Нет
Нет
Не выбрано
Вып. протокола от 04.09.2015 Не выбрано
Статус: Резолюция. Исправить е
ЕЕЕЕЗШа (Посмотреть Workflow) не решен MES ЛПЦ-t
Люди
Исполнител:
Автор
Наблюдатели
d ф Экспорт -
Неназначен Назначить мне ft Романенко Никита
в Начать наблюдение за этим запросом.
Дата создания 16.09.15 12:17 Обновлен 16.09.1512:27
ПАЭ «АМЗ« назначит ответственных cneipianncTOB за сопровождение справочников из предоставленного перечня Срок - 3 недели по выполнении п. 11 настоящего протокола
Добавление вложений
Активности по запросу
Все Комментарии Журнал работ История иэмеменмй Лггиеносп. Links Hierarchy Переходы Для этого »проса еще «ет комментариев.
t_.j Комментарий
Agile
Active Spnnt: Vi ел on Board
Вып. протокола от 04.09.2015 ends 30.10.15
А№$МП J KA Protctl М*1в9И1ЧШ 50IV*mt (Л 7*64022-{ГЦ
Report • prowm
YAtlassían
Рис. 2. Пример визуализации информации в системе
Для автоматизации бизнес-процессов, имеющихся в отделе разработки программного обеспечения, также подходит программный продукт «JIRA». Таким образом и разработчики программного обеспечения получили эффективный сервис управления. Преимущества использования «Jira» [5]:
• пользователь может использовать для работы ПК практически любой конфигурации;
• облачные технологии позволяют пользователю не быть привязанным к своему месту работы, пользователь может работать в любом месте, и может использовать любой ПК, имеющий выход в интернет;
• пользователи могут вести совместную работу, и могут делиться результатами своей работы с другими участниками команды проекта;
• пользователь застрахован от потери данных, т.к. они хранятся в облаке, и поломка ПК пользователя не приведет к потере данных;
• формирование опыта в дальнейшем планировании подобных работ.
Для компаний неоспоримым преимуществом выноса части работы в «облако» является снижение затрат на обслуживание, поддержку, модернизацию и администрирование аппаратного и программного обеспечения на месте [5].
Для руководителей проектов JIRA предоставляет механизмы отслеживания ресурсов, для этого в сервисе «Jira» выделены следующие категории необходимой информации (рис. 2): информация по текущей работе ресурса: название работы; время решения работы (в часах, днях); общее количество текущих работ ресурса; интересующие работы ресурса; выполненные задачи; предстоящие работы.
Это позволяет увидеть многозадачность ресурса, отслеживать его работу, повысить заинтересованность в работе над проектом и увеличить продуктивность. Заключение и обсуждение
С помощью программного продукта «Jira» нами были описаны и настроены бизнес-процессы позволяющие:
• создавать проекты. Каждый проект уникален, и имеет свое название, описание, команду и приоритет;
• создавать запросы (работы). Запросы создаются менеджером проектов или начальниками отделов, которые впоследствии распределяются между непосредственными исполнителями. У каждого запроса есть описание (задание), ориентировочная продолжительность, комментарии, исполнители и приоритеты. К запросам можно прикреплять документы, и ограничивать доступ к ним;
• подбирать трудовые ресурсы. Система позволяет подбирать трудовые ресурсы в соответствии с определенными критериями - загрузка, опыт, отношение к отделу;
• формировать графики. Формирование графиков подразумевает визуальное соотношение созданных и решенных запросов (работ) по проекту;
• отслеживать ход выполнения работ (запросов). При назначении работы (запроса) проставляется время начала, после окончания - время завершения. Это позволяет формировать опыт в дальнейшем планировании подобных работ;
• автоматизировать бизнес-процессы отдела разработки программного обеспечения. Сервис позволяет управлять несколькими проектами, многопользовательское управление,
многоязычность, импорт файлов MS Project документооборот, возможность коммуникаций, кроссбраузерность и доступ через мобильные устройства, что позволяет вести мониторинг в удобное время.
При внедрении сервиса были определённые трудности.
• перенос всех данных по проектам в новую систему и обучение пользователей без отрыва от основного производственного процесса;
• довольно длительный переходный период, в процессе которого пользователи привыкали работать в системе.
Таким образом, опыт внедрения сервиса управления проектами можно признать успешным. Применение сервис-ориентированного подхода для решения задач по правлению проектами в нашей организации себя оправдало, именно поэтому наша компания приняла решение дальше развивать сервис ориентированные подходы, направленные на повышение эффективности бизнеса.
Литература
1. Atlassian JIRA 6.2: Быть лучше, чем вчера [интернет портал]. URL: http://habrahabr.ru/post/213867.html (дата обращения 26.09.2015).
2. Asif, M., Sawar, J. and Abdullah, U, "Design of Decision Support System in Electronic Medical Record Using Structured Query Language", D01:10.7763/IPEDR.V63.3 2013.
3. What is Agile? What is Scrum? [интернет портал]. URL: https://www.cprime.com/resources/what-is-agile-what-is-scrum/ (дата обращения: 29.09.2015).
4. Scrum Methodology and Project Management [интернет портал]. URL: http://www.mountaingoatsoftware.com/agile/scrum (дата обращения: 25.03.2015).
5. Макашова В.Н., Старков А.Н., Чусавитина Г.Н. Информационные системы и технологии [Текст]: практикум. -Магнитогорск, 2011.- 188 с.
6. Макашова В.Н., Миронова А.А. Применение информационных технологий как инструмента минимизации рисков инвестиционных проектов в сфере автоматизации промышленных предприятий//Инновационный Вестник Регион. 2013. № 4.2. С. 55-60.
7. Ошурков В.А. Управление ресурсными рисками в проектах по разработке программного обеспечения [Текст] //В.А. Ошурков, В.Н. Макашова. - Москва: Экономика и социум, 2014. № 3(12). С. 437-443.
8. Ошурков В.А. Обзор стандартов в области управления рисками [Текст] //В.А. Ошурков, В.Н. Макашова. -Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 1-5. С. 79-81.
9. Ошурков В.А., Макашова В.Н. Механизмы оптимизации управления программой ИТ-проектов // Сборник научных трудов SWORLD. - N 1. - С.66-72.
10. Почему программные проекты проваливаются, и как сделать их успешными [интернет портал]. URL: http://www.pmtoday.ru/project-management/rescue-and-recovery/why-software-projects-fail.html (дата обращения: 25.09.2015).
11. Управление развитием крупномасштабных систем | Россия, Москва | 1—3 октября 2012 г. - [Электронный ресурс]. - 2012. - Режим доступа: http://mlsd2012.ipu.ru/content/содержание-материало-конференции-т2 (дата обращения: 20.09.2015).
12. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Использование информационных технологий в управлении проектами [Текст]: учеб. пособие - Магнитогорск, 2011. - 216 c.
