CC BY
5повышение эффективности процесса вовлеченности персонала в систему управления организацией в условиях кризиса
INCREASING THE EFFICIENCY OF THE PERSONNEL ENGAGEMENT IN THE ORGANIZATION MANAGEMENT SYSTEM IN TIMES OF CRISIS
ПОЛУЧЕНО 05.04.16 ОДОБРЕНО 22.06.16 ОПУБЛИКОВАНО 18.08.16
худякова т.с.
Студентка Красноярского института железнодорожного транспорта, филиал ФГБОУ ВО «Иркутский государственный университет путей сообщения»
KHUDYAKOVA T.S. Student, Krasnoyarsk Institute of Railway Transport, Branch of Irkutsk State University of Railway Engineering
e-mail: xudyakovat@bk.ru
УДК 331.105.6 DOI 10.12737/21734
Научный руководитель: ЛИВАК Н.С., канд. психол. наук, доцент, Красноярский институт железнодорожного транспорта — филиал ФГБОУ ВО «Иркутский государственный университет путей сообщения»
Scientific Adviser: LIVAK N.S., Candidate of Psychological Sciences, Associate Professor, Krasnoyarsk Institute of Railway Transport — Branch of Irkutsk State Transport University
e-mail: nLivak@mail.ru
Аннотация
В статье рассмотрено развитие вовлеченности персонала ОАО «Гладенькая», позволяющее повысить эффективность работы сотрудников, увеличить количество удовлетворенных клиентов и повысить их лояльность по отношению к организации. С помощью расчета индекса вовлеченности персонала проведена репрезентативная выборка для анкетирования персонала, с помощью которой выявлены наиболее отрицательные факты, усугубляющие состояние морально-психологического климата в организации. Для повышения уровня вовлеченности персонала в систему управления предложены такие мероприятия, как информирование сотрудников о стратегии и целях организации, содействие культуры сотрудничества, разработка и внедрение технологий геймификации. С учетом имеющихся ресурсов, в том числе временных, для реализации проекта разработан график его внедрения. Рассчитана социальная и экономическая эффективность внедрения проекта. Проведена апробация проекта «Повышение эффективности процесса вовлеченности персонала». За счет эффективного использования трудовых ресурсов произойдет экономическое развитие организации, что приведет к росту производительности и увеличению прибыли организации.
Ключевые слова: персонал, анализ, управление, вовлеченность, бизнес-процесс, эффективность. Abstract
The article considers development of staff's engagement of OJSC "Gladen'kaya" that improves the performance of employees, increase the number of satisfied clients and increase their loyalty to the organization. The most negative facts that exacerbate the condition of moral-psychological climate in the organization are considered. Activities for improving engagement are proposed. The implementation schedule of the project is developed. Social and economic efficiency of the project implementation is designed. The approbation of the project «Improving the efficiency of the process of employee engagement» is carried out. As a result of efficient use of labor resources, economic development will occur, profit will increase.
Keywords: personnel, analysis, management, engagement, business process, efficiency.
актуальность темы исследования
В настоящее время значительная часть организаций попала в зону критического состояния. В связи с этим возникла необходимость реорганизации этих предприятий, что подразумевает проведение комплекса мер по оздоровлению и развитию, решению проблем организаций путем радикальных стратегических изменений. При этом стратегия развития бизнеса должна быть в совокупности со стратегиями развития персонала.
Одним из инструментов, позволяющих поддерживать высокий инновационный и технологический уровень организационных процессов, является вовлеченность персонала, т.е. заинтересованность персонала в достижении целей организации — одна из актуальных проблем в области менеджмента. Высокий уровень вовлеченности оказывает влияние на переход организации от критического состояния в конкурентоспособное.
АНАЛИЗ ВОВЛЕЧЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
оао «гладенькая»
Исследуем проблему вовлеченности персонала на примере горнолыжного курорта «Гладенькая», ведущего горнолыжного центра Южной Сибири и Хакасии, основной отраслью которого является туризм.
С целью проведения исследования вовлеченности персонала была проведена репрезентативная выборка для проведения анкетирования. В исследовании приняли участие 90 сотрудников разных структурных подразделений, из них 38 мужчин и 52 женщины, средний возраст 32—48 лет. Численность работников организации — 178 человек.
По методике, основанной на алгоритме формирования вовлеченности, индекс вовлеченности персонала организации в целом определяется как среднее арифметическое индексов вовлеченности всех респондентов
ветственные за проведение мероприятия: генеральный директор и руководители подразделений;
2) донесение цели организации до каждого сотрудника. Цель мероприятия: формирование видения у сотрудников связи своей работы с общими задачами организации; формирование у сотрудников чувства взаимной ответственности; соответствие целей подразделений с общими целями организации. Инструменты и методы достижения цели: проведение регулярных совещаний на всех уровнях организации; информирование сотрудников о целях организации при собеседовании и в течение текущей деятельности; составление индивидуального плана развития сотрудников с учетом целей организации. Стратегические цели необходимо устанавливать раз в год; тактические и оперативные — по мере необходимости. Ответственные лица: менеджер по персоналу и руководители подразделений;
3) содействие культуре доверия и честности. Цель мероприятия: развитие профессиональных, личностных качеств и проявление инициативы сотрудников. Инструменты и методы достижения цели: расширение зон ответственности сотрудников; учет мнений сотрудников; свободное течение информации; неформальное общение руководителей разного уровня со своими подчиненными. Мероприятие необходимо проводить постоянно. Ответственные за проведение мероприятия: менеджер по персоналу и руководители подразделений;
4) вовлечение в решение корпоративных задач. Цель мероприятия: формирование сотрудниками настоящего и будущего организации; участие сотрудников в органах управления в качестве руководителей и инициаторов внедрения инноваций. Инструменты и методы достижения цели: проведение поэтапного информирования сотрудников о поставленной корпоративной задаче; предоставление возможности сотрудникам выдвинуть свои предложения для достижения цели. Мероприятие необходимо проводить регулярно. Ответственные лица: менеджер по персоналу и руководители подразделений;
5) внедрение геймификации — процесса использования игрового мышления и динамики игр для вовлечения персонала в решение бизнес-задач, сплочения вокруг общей цели организации; другими словами, применение игровых механик при исполнении сотрудниками их трудовых функций [8, 9]. При этом каждый сотрудник будет активно занят и вовлечен в повышение своего карьерного роста и развития. Когда в работе присутствует дух соревнования, у персонала нет времени отвлекаться. Это положительно влияет и на лояльность к работодателю. Мероприятие необходимо
Вовлеченность в Вовлеченность в Инициативность Итого
решение рабочий
корпоративных процесс
задач
Рис. 1. Индекс вовлеченности ОАО «Гладенькая»
X = х • X,., (1)
I=1
где Х — индекс вовлеченности персонала; 1 — количество респондентов; Х1 — индекс вовлеченности ;-го респондента.
Индекс вовлеченности сотрудников исследуемой организации приведен на рис. 1.
Таким образом, индекс вовлеченности работников ОАО «Гладенькая» ниже среднего. Это свидетельствует о том, что в организации работают люди, которые выполняют свои обязанности, не беспокоясь о качестве. Такой персонал равнодушен к бизнес-целям своего предприятия. При этом кадровые службы целенаправленных действий в данном направлении не ведут. Тем не менее сотрудники ОАО «Гладенькая» знают, в чем состоят их функциональные обязанности и понимают, чего ожидает руководство и каким образом оценивается их работа.
По результатам диагностики индекса вовлеченности можно сделать вывод, что отрицательные факты, усугубляющие состояние морально-психологического климата в организации и требующие специальных мер со стороны руководства по их изменению, это:
- непонимание сотрудниками целей организации;
- нерегулярная оценка труда со стороны руководства;
- отсутствие внимания к работнику и демонстрации заинтересованности в результатах его труда;
- профессиональная стагнация;
- отсутствие единства с коллегами и руководством при выполнении повседневной работы.
МЕРОПРИЯТИЯ ПО РАЗВИТИЮ ВОВЛЕЧЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА
Определив проблемные зоны в управлении персоналом организации, можно предложить следующие мероприятия для повышения уровня вовлеченности:
1) донесение до сотрудников стратегий организации. Четко выстроенная стратегия поможет руководителю создать общее видение того, чем должна стать организация в будущем. Персонал будет понимать, к чему стремится организация, и что должно быть сделано, чтобы преуспеть в долгосрочной перспективе. Инструменты и методы достижения цели: информирование сотрудников о стратегиях организации при приеме на работу; составление дерева стратегий по уровням: стратегический, тактический, оперативный. Данное мероприятие необходимо проводить раз в год. От-
проводить регулярно. Ответственные лица: менеджер по персоналу; руководители подразделений;
6) помощь менеджера в планировании и управлении карьерой каждого сотрудника [6]. Система управления карьерой должна функционировать на всех уровнях менеджмента, вовлекая сотрудников в процесс конкретизации своих сильных сторон и максимальную реализацию их на своем рабочем месте. Этого можно добиться с помощью проведения тестирования для выявления сильных и слабых сторон сотрудников, оценки работы сотрудника и его потенциала в занимаемой должности. Мероприятие необходимо проводить ежегодно. Ответственные лица: менеджер по персоналу; руководители подразделений;
7) признание за отличную работу. Отношения в компании должны строиться таким образом, чтобы коллеги вдохновляли друг друга на достижения, признавали и отмечали общие успехи. К достижению данной цели может привести награждение сотрудников сертификатами и грамотами на общем собрании коллектива; занесение лучших сотрудников в резерв на повышение. Мероприятие необходимо проводить по итогам месяца, квартала, года. Ответственные лица: менеджер по персоналу; руководители подразделений.
Данные мероприятия помогут ликвидировать наиболее «узкие» места в управлении для позитивной динамики вовлеченности в организации.
график внедрения проекта
Цель проекта — развитие вовлеченности персонала ОАО «Гладенькая», позволяющей повысить эффективность работы сотрудников.
На реализацию проекта будет затрачено 17 рабочих дней. В ближайший год этот проект позволит повысить эффективность персонала на 3%.
Для составления проекта определим перечень необходимых для исполнения работ.
Воспользуемся методом структуры разбиения работ, который является базовым средством для создания системы управления проектом (см. рис. 2).
Финансовые затраты, необходимые для выполнения каждой из работ, составили 24 540,00 руб. Эта сумма нужна для достижения поставленной цели — развитие вовлеченности персонала в организации «Гладенькая».
Для графического отображения производственного плана воспользуемся диаграммой Ганта (ОапИСИа!!), на которой каждая работа представляется в виде полосы, расположенной на временной шкале (см. рис. 3) [3].
С помощью программы Мюгс«ойРгсуес1 мы сформулировали задачи, которые необходимы для развития вовлеченности персонала ОАО «Гладенькая», определили, какие ресурсы будет задействованы для выполнения этих задач,
процесс разработки бизнес-плана развития вовлеченности персонала
1.1 определение проблемы
1.2 установление полномочий
1.3 учреждение программы
2.1 определение индикаторов вовлеченности
2.2 определение методов доведения информации персонала
2.3 налаживание каналов коммуникации
2.4 тестирование и «обкатка»
1. подготовительный этап 2. этап разработки 3. этап внедрения
3.1 анализ результатов
3.2 внесение коррекции
3.3 повсеместное внедрение
3 4 опросы персонала
3.5 оценка
эффективности
Рис. 2. Структура разбиения работ
Рис. 3. Диаграмма Ганта
выявили длительность работ и посчитали затраты, необходимые для достижения данной цели.
РАСЧЕТ СОцИАЛЬНОй И ЭКОНОМИЧЕСКОМ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТА
Для реализации предложенных проектных решений были произведены затраты, отдача которых ожидается в течение будущих периодов времени. По данным аналогичных организаций, предоставляющих горнолыжные и гостиничные услуги, можно утверждать, что высокий уровень вовлеченности персонала увеличивает прибыльность от работы с клиентами примерно на 10%, что сказывается на объеме услуг, которые увеличиваются на 3%.
Необходимо также учитывать горнолыжное импортоза-мещение. В связи с закрытием продажи туров в два самых популярных заграничных курорта — Египет и Турцию, а также из-за девальвации национальной валюты граждане РФ уделяют большее внимание курортам России. За последние 15 лет туристические потоки достигают рекордных результатов.
Так как в ОАО «Гладенькая» установлены простая повременная и тарифно-часовая формы оплаты труда, процент увеличения объема продаж не повлияет на увеличение фонда заработной платы.
Учитывая эти параметры, для обоснования обеспечения в будущем получения прибыли и оправдания произведенных затрат была рассчитана приблизительная эффективность использования персонала ОАО «Гладенькая» в 2016 г.
Было выявлено, что эффективность работы персонала повысилась. Это выражено показателем производительности труда, который увеличится на 3%, или на 13 935,3 руб. / чел., и показателем объема выручки на 1 руб. ФОТ, который увеличится на 2,9%. За счет роста объема продаж ожидается улучшение финансового состоянии ОАО «Гладенькая».
Предположительно, показателями социальной эффективности от внедрения предложенных мероприятий будут являться:
- рост удовлетворенности работников своей деятельностью;
- улучшение социально-психологического климата в коллективе;
- квалификационный рост сотрудников благодаря реализации и развитию индивидуальных способностей;
- дополнительное привлечение, удержание и лояльность потребителя;
- повышение ответственности работников, увеличение интеллектуального капитала.
АПРОБАЦИЯ ПРОЕКТА «ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕССА ВОВЛЕЧЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА»
Для формирования в организации максимального уровня вовлеченности необходимо задействовать сотрудников в решение корпоративных задач.
Перед сотрудниками ОАО «Гладенькая» была поставлена корпоративная задача — организация и проведение праздничного мероприятия «Масленица» с целью получения прибыли.
В данном мероприятии участвовали все подразделения ОАО «Гладенькая». Для вовлечения всех сотрудников в решение корпоративной задачи было проведено общее совещание руководителей подразделений, где генеральный директор организации объявил цели и задачи мероприятия. После этого каждый руководитель провел совещание в своем подразделении, при этом руководители довели полученную
информацию до сотрудников, а у сотрудников была возможность выдвинуть свои предложения для достижения целей мероприятия. Для координации всех задач подразделений и налаживания обратной связи было проведено повторное совещание руководителей, результаты которого были доведены до сотрудников подразделений.
Проведя поэтапное информирование сотрудников о поставленной корпоративной задаче, мы добились следующих целей:
- в решении корпоративной задачи были задействованы сотрудники всех подразделений;
- каждый сотрудник четко понимает цель мероприятия и способы ее достижения;
- каждый сотрудник четко понимает, в чем состоят его функции и что он должен делать при организации и проведении мероприятия;
- каждый сотрудник видит связь своей работы с общими задачами организации;
- у каждого сотрудника есть возможность обсудить любой вопрос по организации и проведению мероприятия с вышестоящим руководителем;
- каждый сотрудник видит, что руководитель и коллеги заинтересованы в результатах его труда;
- сотрудники чувствуют доверие со стороны руководства;
- у каждого сотрудника есть возможность проявить инициативу;
- действует система обратной связи, которая позволяет убедиться в том, что необходимая информация получена своевременно и правильно интерпретирована сотрудниками.
Для выявления изменения уровня вовлеченности персонала было проведено повторное анкетирование по методике, основанной на алгоритме формирования вовлеченности.
Для исследования была проведена репрезентативная выборка, в которой приняли участие 90 сотрудников разных структурных подразделений, из них 31 мужчина и 59 женщин, средний возраст 32—48 лет.
Изменение индекса вовлеченности сотрудников исследуемой организации приведено на рис. 4.
Рисунок 4 показывает, что динамика уровня вовлеченности положительная, индекс вовлеченности значительно вырос и составил 78%. Абсолютное изменение показателя вовлеченности составляет 35%.
Рост уровня вовлеченности в решение корпоративных задач составил 12%. Данный рост обусловлен максимально полным информированием сотрудников о задаче, правильным пониманием поставленных целей сотрудниками и пониманием сотрудниками связи своей работы с общими задачами организации.
Рост уровня вовлеченности в рабочий процесс составил 17%.
Данный рост достигнут при помощи использования следующих методов:
- понимание сотрудниками своих задач и функций, знание ожиданий руководства;
- постоянное внимание к работнику, демонстрация заинтересованности в результатах его труда со стороны коллег и руководства;
- интерес к мнению работника;
- возможность решать новые задачи и получать помощь в их реализации;
- осознание сотрудниками важности собственной работы.
Наблюдается незначительный рост инициативности, всего
на 6%.
Данный рост обусловлен:
- возможностью самостоятельного планирования сотрудниками своей деятельности;
Рис. 4. Изменение индекса вовлеченности ОАО «Гладенькая»
- правильным пониманием сотрудниками приоритетов в работе;
- ориентацией на командный результат;
- творческим подходом, проявлением инициативы.
Повысить уровень инициативности можно при использовании системы кайдзен. Можно использовать также инструменты партисипативного менеджмента — вовлечение сотрудников в процесс принятия решений по управлению организацией.
В сложившейся ситуации для удержания вовлеченности на данном уровне и ее позитивной динамики значимо непрерывное вовлечение сотрудников в решение корпоративных задач, так как, остановив этот процесс, произойдет быстрый спад уровня вовлеченности и, соответственно, производительности труда.
Можно сделать вывод, что реализация программы развития вовлеченности повышает эффективность работы персонала, соответственно, происходит рост качества обслуживания, у организации появляются новые постоянные клиенты, что ведет к увеличению прибыли ОАО «Гладенькая».
ЛИТЕРАТУРА
1. Дейнека А.В. Управление персоналом организации [Текст]: учебник для бакалавров / А.В. Дейнека. — М.: Дашков и К°, 2015. — 288 с.
2. КибановА.Я. Управление персоналом [Текст]: учебное пособие / А.Я. Кибанов [и др.]. — М.: НИЦ Инфра-М, 2013. — 238 с.
3. Панфилов А.Э. Планирование и управление проектами в MicrosoftProject. Лабораторный практикум [Текст]: учебное пособие / А.Э. Панфилов. — Волгоград. ИУНЛ ВолгГТУ, 2013. — 84 с.
4. РофеА.И. Экономика труда [Текст]: учебник / А.И. Рофе. — М.: КНОРУС, 2011. — 392 с.
5. Алферова Я. Инициируйте создание неформальных групп в компании [Электронный ресурс] / Я. Алферова // Управление персоналом. — 2015. — URL: http://www.top-personal. ru/issue.html?3825 (дата обращения: 20.09.2015).
6. Бергер С. Система управления карьерой [Электронный ресурс] / С. Бергер // Управление персоналом. — 2015. — URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?3754 (дата обращения: 20.09.2015).
7. Гэллап. Всемирное исследование рабочих мест (2015) [Электронный ресурс]. — URL:https://nicolascordier.files. wordpress.com/2014/04/gallup-worldwide-report-on-engagement-2013.pdf (дата обращения: 20.09.2015).
8. СтрашкоВ. Задача компании: быть такой, чтобы ее можно было полюбить [Электронный ресурс] / В. Страшко // Управление персоналом». — 2015. — URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?3801 (дата обращения: 20.09.2015).
9. КриницкаяИ., НестеренкоН. Беловоротничковая преступность [Электронный ресурс] / И. Криницкая, Н. Нестеренко // Управление персоналом. —2015. — URL: http:// www.top-personal.ru/issue.html?3965(дата обращения: 20.09.2015).
10. HewittAllianceMember Исследование вовлеченности (2015) [Электронный ресурс]. — URL: http://axesgroup.ru/ (дата обращения: 20.09.2015).
REFERENCES
1. Deineka A.V. Ypravlenie personalom organizacii [Organization personnel Management]. Moscow, Publishing and trading Corporation «Dashkov and C°». 2015. 288 p.
2. Kibanov A.Y, Gagarin G.P., Kalmykova O.Y., Mueller E.V. Ypravlenie personalom [Personnel Management]. Moscow, In-fra-M Publl., 2013. 238 p.
3. Panfilov A. Je. Planirovanie I ypravlenie proectami v Microsoft Project. Laboratornyj practicym [Planning and managing projects in Microsoft Project. Laboratory practice]. Volgograd, Volggtu IUNL, 2013. 84 p.
4. Rofe, A.I. Economika truda [Labor Economics]. Moscow, KNORUS Publ., 2011. 392 p.
5. Alferova I. Lead the creation of informal groups in the company. The magazine «Personnel Management» (2015). Available at: http://www.top-personal.ru/issue.html?3825 (accessed 20 September 2015).
6. Berger S. The system of career management. The magazine «Personnel Management» (2015). Available at: http://www.top-personal.ru/issue.html?3754 (accessed 20 September 2015).
7. Gellap. State of the global workplace (2015). Available at: ht-tps://nicolascordier.files.wordpress.com/2014/04/gallup-worldwide-report-on-engagement-2013.pdf (accessed 20 September 2015).
8. Strashko V. The company's mission: to be such that it could be love. The magazine «Personnel Management» (2015). Available at: http://www.top-personal.ru/issue.html?3801 (accessed 20 September 2015).
9. Krinitskaya I., Nesterenko N. White-collar crime. The magazine «Personnel Management» (2015). Available at: http://www.top-personal.ru/issue.html?3965 (accessed 20 September 2015).
10. Aon Hewitt Alliance Member employee engagement (2015). Available at: http://axesgroup.ru/ (accessed 20 September 2015).
