CC BY
46Повышение эффективности документооборота организации как инструмент конкурентоспособности
Артемова Мира Михайловна,
кандидат экономических наук, главный бухгалтер ООО «Инновационные технологии» E-mail: Mira-artemova@mail.ru
Коротченко Андрей Николаевич.
директор ООО «Инновационные технологии» E-mail: dir@intechnol.com
В современных условиях в России для предприятий малого и среднего бизнеса успех зависит не только от финансового результата хозяйственной деятельности, но и от грамотно организованного документооборота, так как правильно оформленные документы дают возможность защитить свои интересы перед налоговой инспекцией, судами различных инстанций и организовать прозрачность бухгалтерского и управленческого учета внутри компании. Многие предприятия в процессе производственной деятельности открывают обособленные подразделения на географически удаленных участках и поступление документов в головной офис затягивается по разным причинам, в основном, из-за некомпетентности сотрудников производства в оформлении финансовых документов и отсутствии утвержденного регламента документооборота. Правильно организованный документооборот позволяет оформлять и предоставлять документы на всех этапах движения независимо от географической удаленности производственных подразделений. Практическая значимость данной статьи заключается в том, что она является своеобразным пособием для организации и контроля документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса, внедренный проект служит доказательством эффективного влияния на финансово-экономическую деятельность компании и дает возможность оперативного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерской отчетности, а также позволяет контролировать внешние связи с контрагентами по своевременному предоставлению документов по всем бизнес-процессам.
Ключевые слова: регламент документооборота, дебиторская и кредиторская задолженность, прозрачность бухгалтерского учета, географически удаленные производственные участки.
Введение
В современных условиях российской экономики предприятиям малого и среднего бизнеса довольно сложно остаться на плову и быть успешными, на это влияет много факторов: выдержать конкуренцию, правильно составить бизнес-план, набрать сильную команду и грамотно организовать документооборот на предприятии для всех служб, участвующих в процессе производства. На практике руководителю сложно контролировать работу производственных и финансовых служб и их взаимодействие, если не создать отлаженную и упорядоченную систему документооборота компании. Как правило, при отсутствии четкого регламента движения документов, производственники в процессе участия в документообороте всегда ссылаются на свою загруженность и отсутствие свободного времени на заполнение финансовых документов и хаотично, с нарушением всех допустимых сроков предоставляют безграмотно заполненные документы. В свою очередь экономический блок после оплаты счетов с расчетного счета не может своевременно выяснить для какого цеха (участка) производилась оплата и как найти подтверждающие оплату документы (счет-фактуру, акт выполненных работ), у кого их потребовать. Во избежание хаоса спонтанного поступления документов и полного отсутствия контроля их предоставления в бухгалтерию необходимо создать и утвердить четкий регламент и схему документооборота. В условиях ООО «Инновационные технологии», в дальнейшем ООО «ИнТех» была разработана схема документооборота для всех служб Общества, которая оказалась эффективной и привела к улучшению отражения результатов хозяйственной деятельности, а также к плодотворному сотрудничеству всех служб и отделов и к безукоризненному соблюдению графика предоставления всех видов документов.
Регламенты документооборота разработаны многими компаниями малого и среднего бизнеса с учетом нюансов производства и являются успешной составляющей всех бизнес-процессов, но практика показывает, что главной опорой экономического блока служит поддержка руководителя компании, его умение вовремя вмешаться и проконтролировать внедрение регламента на всех этапах, убедив производственные службы в значимости соблюдения сроков документооборота.
Целью написания данной статьи послужило желание авторов поделиться опытом с руководителями малого и среднего бизнеса для применения на практике подобной организации докумен-
сз о
со £
m Р
сг
от А
=Е
о. в
тооборота. Для внедрения системы документооборота в условиях ООО «ИнТех» потребовалось 9 месяцев. Благодаря этому удалось значительно снизить дебиторскую и кредиторскую задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», привести в идеальный порядок счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и создать общую атмосферу производственной дисциплины между всеми службами Общества.
Организация документооборота
В условиях ООО «Интех» был разработан регламент документооборота, определяющий все виды хозяйственных операций,связанных с производственной деятельностью Общества, и являющийся локально-нормативным актом, утвержденным в соответствие с Учетной политикой. При создании регламента документооборота нужно было описать все виды хозяйственной деятельности, отражая нюансы производства ООО «ИнТех» и учитывая взаимодействие производственных и финансовых служб. На начальном этапе финансовыми и юридическими службами были разработаны схемы документооборота с подробным описанием, которые могут будут понятны сотрудникам всех служб с конкретными сроками исполнения и примерами правильно заполненных документов. В регламенте документооборота Общества выделено 3 схемы:
Оплата с расчетного счета за товарно-материальные ценности, оказанные услуги.
Своевременная передача в бухгалтерию пакета документов при получении товарно-материальных ценностей, оказании услуг.
Оформление документов при работе с покупателями и заказчиками по оказанным услугам ООО «ИнТех».
Подробно остановимся на каждой из разработанных схем документооборота.
Оплата с расчетного счета за товарно-материальные ценности, оказанные услуги
При осуществлении оплаты с расчетного счета за товарно-материальные ценности, оказанные услуги главным и значимым аргументом при формировании данной схемы послужило требование налоговой инспекции к документам, подтверждающим все виды расходов. Известно, что условием подтверждения приобретения товарно-материальных ценностей или оказания услуг является наличие договора с поставщиками и подрядчиками и документов, подтверждающих свершение сделки. В случае отсутствия договора налоговая инспекция просто убирает из состава расходов данные затраты, увеличивая, таким образом, налогооблагаемую базу, влияющую на налог на прибыль. Также при отсутствии договора очень трудно доказать в суде свою правоту с поставщиком, которому оплачены денежные средства, а услуга не оказана и доказать нарушение сроков при устной договоренности без документального подтверждения практически невозможно.
Во избежание неприятностей на этапе оформления сделки по поставке товарно-материальных ценностей или оказании услуги нужно обязательно заключить договор, даже, если эта сделка является разовой и у поставщика нет в наличии типового договора, например, индивидуальный предприниматель, торгующий запасными частями или канцелярией. Для решения данной проблемы куратор (сотрудник Общества, выступающий инициатором для приобретения ТМЦ или оказания услуги для производственных целей) обращается в юридический отдел ООО «ИнТех» и ему предоставляют типовой договор купли-продажи, в котором остается только заполнить название компании поставщика и его реквизиты, подписав его с обеих сторон. С некоторыми поставщиками удалось заключить только договор оферты, но в любом случае это лучше, чем работать совсем без договора.
С 01.09.2022 года все предприятия Российской Федерации перешли на общую систему электронного документооборота, несомненно этот шаг приведет к улучшению обмена документами между компаниями, просто нужно пережить время освоения навыков пользования системой большинством участников процесса.
Для оплаты денежных средств с расчетного счета Общества за оказанные услуги, выполненные работы, приобретение материальных ценностей и других операций, связанных с производственной деятельностью, куратор приносит на бумажном носителе или отправляет электронной почтой документы (счет на оплату, либо вновь заключенный договор на поставку товара или оказание услуг, выполнение работ) с обязательным указанием лица, ответственного за предоставление последующего пакета документов после оплаты, и обособленного подразделения, в котором будет эксплуатироваться этот объект (оказана услуга, выполнена работа) для правильного отнесения затрат. Кроме того необходимо завизировать документ для оплаты стоимостью до 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей у заместителя директора по экономике или главного инженера, свыше 50 000 рублей у директора.
Схему документооборота для оплаты с расчетного счета за товарно-материальные ценности, оказанные услуги можно спроектировать так:
1. Заключение договора, выписка счета на оплату.
2. Визирование счета у заместителя директора по экономике (главного инженера), не превышающего сумму 50 000 рублей.
3. Визирование у директора платежей выше 50 000 рублей.
4. Отправка документов для оплаты в бухгалтерию.
5. Подготовка реестра платежей на очередной день оплаты (вторник, четверг).
6. Предоставление реестра платежей директору для отправки по системе клиент-банк.
При оплате счета бухгалтер обязательно в комментарии к платежному поручению указывает куратора и название производственного участка (отдела) Общества, для которого были приобретены
товарно-материальные ценности, оказана услуга. Таким образом, при последующей работе с дебиторами и кредиторами по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на основании комментария в платежном поручении гораздо легче найти сотрудника, который обязан предоставить полный пакет документов для отражения операции. Благодаря внедрению этой схемы документооборота в рамках Общества удалось закрыть в течение 9 месяцев дебиторскую, кредиторскую задолженность порядка 80%, безусловно, вопрос поднимался на каждой планерке и все производственники ссылались и на страшную загруженность и отсутствие времени для работы с поставщиками, но по настоянию главного бухгалтера и директора удалось отладить правильный процесс документооборота и приучить сотрудников к финансовой дисциплине.
Для более глубокого анализа движения денежных средств на расчетном счете заместитель директора по экономике ежемесячно до 1-ого числа предоставляет директору бизнес-план с подробным, ежедневным отражением всех операций доходов и расходов Общества на весь месяц. Для этого все руководители отделов и производственных участков до 28 числа предоставляют сведения о планируемых расходах в виде таблицы с указанием статьи расходов, даты оплаты и обоснованием производственной необходимости этих расходов. Также кураторы всех подразделений, оказывающие услуги покупателям и заказчикам, в виде таблицы присылают по электронной почте сведения о предстоящей оплате услуг в разрезе проектов с указанием даты поступления денежных средств на расчетный счет. Собрав все необходимые данные для заполнения бизнес-плана, заместитель директора по экономике формирует таблицу в формате XL по датам предстоящего месяца с внесением входящего остатка на расчетном счете и отражением прихода и расхода в запланированные дни, минуя отрицательное сальдо. Затем еженедельно проводится сравнение планируемых и фактических оборотов в разрезе каждого дня и строится график отклонений.
Своевременная передача в бухгалтерию пакета документов при получении товарно-материальных ценностей, оказании услуг
Во избежание искажений финансовой отчетности, которые могут быть связаны с несвоевременным предоставлением пакета документов в бухгалтерию: счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ в рамках каждой компании необходимо ввести схему документооборота с указанием сроков предоставления и степени ответственности за нарушение. Каждый руководитель компании решает: какие меры взыскания он будет принимать в случае нарушения сроков или непредоставление пакета документов, как правило, схема документооборота утверждается директором с указанием дисциплинарных взысканий с сотрудников, нару-
шивших сроки. Это могут быть: лишение премии, предупреждение, выговор - решает руководитель компании. Только при возникновении нарушения нужно обязательно принять эти меры, чтобы не было голословным исполнение линейно-нормативных актов. Достаточно наказать одного- двух нарушителей, правило начинает работать и соблюдаться. В условиях ООО «ИнТех» в регламенте документооборота срок предоставления пакета документов - три дня с момента поступления товарно-материальных ценностей или оказания услуги. Куратору в этот срок необходимо предоставить сканы документов в бухгалтерию с последующим поступлением оригиналов. В документах поставки куратор обязательно должен заполнить дату принятия товара в товарно-транспортной накладной, (дату оказания услуги в акте выполненных работ), а также сослаться на доверенность, по которой получены товарно-материальные ценности. В утвержденном регламенте документооборота необходимо привести примеры заполненных документов для понимания всех сотрудников, участвующих в процессе. На начальном этапе было очень сложно донести до производственников необходимость своевременного заполнения и отправки пакета документов в бухгалтерию. В момент приобретения нужной запчасти и ее своевременной оплаты куратор прилагает все усилия для ускорения процесса поставки, вплоть до жалоб директору и главному инженеру о том, что производство стоит и невозможно выдать план месяца из-за отсутствия данной детали. Но как только деталь поступила, куратор увлекается производственным процессом и забывает отправить документы в финансовую службу, ссылаясь на страшную загруженность. И только применяя дисциплинарные взыскания, грозящие лишением премии, можно добиться своевременного предоставления пакета документов. Конечно, есть и дисциплинированные сотрудники, которые не нарушают сроков регламента документооборота, и аккуратно выполняют свои обязанности, но, к сожалению, их меньшинство.Для исполнения регламента документооборота пришлось наказать руководителя проекта Оренбурга за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию, эта мера послужила убедительным аргументом для всех сотрудников Общества, больше нарушений не было. Таким образом, удалось в условиях ООО «Интех» добиться исполнения регламента документооборота.
Оформление документов при работе с покупателями и заказчиками по оказанным услугам ООО «ИнТех»
При оформлении документов с покупателями и заказчиками необходимо вести упорядоченную систему регистрации, контролировать ведение нумерации и даты отражения выписанных документов. К сожалению на практике приходится сталкиваться с тем, что выписанные счета-фактуры и акты выполненных работ заказчик предоставляет гораз-
сз о со от гп Р от
от А ш
до позже положенных сроков. Для осуществления которой помогло систематизировать учет счета 62 функции контроля в условиях ООО «ИнТех» была «Расчеты с покупателями и заказчиками», документ разработана специальная таблица в XL, ведение представлен в табл. 1.
Таблица 1. Журнал регистрации актов выполненных работ на 2022 год
№ п/п Дата Заказчик, договор Предмет договора Обособленное подразделение, куратор Сумма Примечание
1 18.01. ООО «ГДУ», 219 от 18.07.20 интеллектуальное глушение скважин Нефтеюганск, Иванов И.П. 180000 Оригинал
2 20.01. Шлюмберже лабораторные услуги Тюмень, центтр.даборато-рия, Сидорова Н.И. 12470 Скан
3 25.01. РАСТАМ супервайзинг Муравленко, Тимофеев И.С. 130000 Скан
Бухгалтер при поступлении заявки от куратора направления на присвоение номера счету-фактуре и акту выполненных работ в таблице фиксирует номер и дату, куратор направления самостоятельно выпускает акт выполненных работ и счет-фактуру, указав присвоенный номер и отправляет заказчику на подпись.В таблице обязательно заполняются все графы при регистрации счета-фактуры, а именно указывается Заказчик, например ООО «Интеграл», номер договора, предмет договора, фамилия куратора направления, в последней колонке информация о скане или оригинале поступившего документа. Ежемесячно (до двадцать пятого числа месяца, следующего за отчетным) бухгалтер проверяет заполнение таблицы и вносит в программу 1С- бухгалтерия соответствующие документы только при наличии скана или оригинала от Заказчика, подтверждающего, что он принял данную услугу, при отсутствии подтверждающего документа продолжается работа с куратором данного направления и при согласовании с Заказчиком осуществляется перенос приема выполненных работ на более поздний период, а забронированный номер передается другому Заказчику для соблюдения хронологии нумерации документов. Безусловно, возникали трудности, нарушалась хронология регистрации документов, но со временем многие кураторы стали дисциплинированно и четко делать заявки на присвоение номеров и дат при регистрации документов. Они предварительно согласовывали с Заказчиками дату и объемы актов выполненных работ. Также ведение таблицы позволяет отслеживать предоставление оригиналов документов, при подготовке квартального отчета можно увидеть: кто из кураторов еще не предоставил оригиналы актов выполненных работ и потребовать документы. Также при наложении определенного фильтра данная таблица позволяет предварительно спрогнозировать объем выручки Общества в предстоящем квартале, полугодии, подсчитать сумму предстоящей оплаты НДС в бюджет.
= Утверждение схемы документооборота
е
Для утверждения схемы документооборота потребо-
еЗ валось согласование сроков движения документов между финансовыми и производственными служ-
бами. Проект регламента документооборота был разработан главным бухгалтером и заместителем директора по экономике, юридический отдел в свою очередь подготовил варианты договоров купли-продажи, которые были необходимы в случае оплаты за товарно-материальные ценности или оказанные услуги поставщикам, не имеющим юридических служб (индивидуальные предприниматели, мелкие торговые организации).
При оплате товарно-материальных ценностей или оказании услуг была утверждена схема электронного документооборота, которую запускает и контролирует куратор направления, для этого он заключает договор с поставщиком (в случае уже существующего договора указывает его номер и дату заключения), направляет счет на оплату для визирования заместителю директора по экономике, который сверяет заявленный бюджет данного отдела (направления) в месячном бизнес-плане, при его отклонении указывает это в своей визе, далее куратор визирует у главного инженера при сумме до 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей, свыше у директора и направляет в бухгалтерию для оплаты. Бухгалтер в комментарии платежного поручения обязательно указывает фамилию куратора и отдел (производственный участок), для которого приобретались товарно-материальные ценности или оказывались услуги.
Получив товарно-материальную ценность, оказанную услугу, куратор в течение трех дней отправляет в бухгалтерию сканы полученных документов с последующим предоставлением оригиналов. При этом, для получения товарно-материальных ценностей куратор получает в бухгалтерии доверенность, отправив предварительно заявку по электронной почте с вложенным сканом оплаченного платежного поручения и счета на оплату. Необходимо помнить, что при получении товара к пакету документов куратор прикладывает корешок доверенности, на основании которой он получил товар, и в товарной накладной указывает дату получения и номер доверенности в нужной графе для заполнения.
При работе с Заказчиками куратор направления согласует с бухгалтерией номер и дату для выписки счета-фактуры и акта выполненных работ. В последствии до двадцать пятого числа месяца,
следующего за отчетным, куратор обязан предоставить в бухгалтерию сканы или оригиналы актов выполненных работ с подтверждением со стороны Заказчика. Бухгалтер отражает документы в программе 1С-бухгалтерия, зарегистрировав счет-фактуру и акт выполненных работ, обязательно проверив их отражение в книге продаж.
Общая схема документооборота прошла согласование всеми службами и была утверждена директором ООО «ИнТех» линейно-нормативным актом.
Применение выбранного документооборота
Для внедрения регламента документооборота в условиях ООО «ИнТех» потребовалось 9 месяцев. Главным бухгалтером, заместителем директора по экономике и начальником юридического отдела был разработан бизнес - проект с конкретными сроками проведения пошаговых мероприятий.
Главный акцент ставился на работу с руководителями участков и начальниками отделов, на которых была возложена функция контроля документооборота и его отслеживание на всех этапах, начиная с оплаты и оформления договора купли-продажи, получения товарно-материальной ценности (оказания услуги), правильное оформление полученных документов от поставщиков с заполнением даты получения ТМЦ в товарной накладной и указанием доверенности, по которой были получены ТМЦ, а также при оказании услуги - акт выполненных работ и счета-фактуры с заполнением дат и указанием куратора и производственного участка, для которого были получены товарно-материальные ценности (оказаны услуги) и предоставление пакета документов в течение трех дней в бухгалтерию Общества. На начальном этапе возникло много трудностей при работе производственных и финансовых служб, начальники участков постоянно ссылались на занятость производственным процессом и отсутствие свободного времени для оформления документов, что это работа бухгалтерии и саботировали, жалуясь главному инженеру, но директор настоял на необходимости соблюдения регламента документооборота всеми службами без исключения и в случае нарушения сроков документооборота на любом этапе проводил разъяснительные беседы, вплоть до увольнения сотрудников. Самым сложным было закрытие отчета за первый квартал, так как при анализе 60 счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» было обнаружено много «хвостов», которые висели с предыдущих периодов (порядка 70 компаний), главному бухгалтеру пришлось детально разбираться с каждой суммой и фирмой, для которой производили оплату с расчетного счета, выяснением для какого отдела или производственного участка приобретались ТМЦ или оказывались услуги, чтобы получить документы от кураторов. На помощь пришел директор, который лично проконтролировал процесс предоставления пакета документов, потребовав список должников. Большую
часть «хвостов» удалось ликвидировать, в случае невозможности получения документов пришлось ждать срок исковой давности (три года) для списания. Проведение данного анализа дало хороший опыт сотрудничества производственных и финансовых служб, установлению личных контактов между сотрудниками и дальнейшему внедрению регламента документооборота.
Преимущества выбранного метода документооборота на практике
Соблюдение регламента документооборота руководителями отделов и начальниками производственных участков значительно сократило сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В первую очередь производственники своевременно предоставляли пакет документов, в случае их отсутствия сотрудникам бухгалтерии было легко отследить: кто является должником, т.к. в комментарии платежного поручения указан куратор и производственный участок, для которого произведена оплата. Таким образом, уже при сдаче полугодового отчета сальдо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» было прозрачным, то есть все остатки - обоснованы и напротив каждого контрагента при расшифровке в балансе дебиторской и кредиторской задолженности стояла дата получения материалов (основного средства) или оказания услуги. Благодаря внедрению регламента документооборота удалось создать условия для контроля движения документов и улучшить взаимоотношения между производственными и финансовыми службами, внедрить метод работы в команде.
Также удалось привести в соответствие счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». После запуска регламента документооборота кураторы своевременно звонили или электронно бронировали номера счетов-фактур и актов выполненных работ, сотрудники бухгалтерии регистрировали записи в журнале учета в XL и вносили в программу 1С-бухгалтерия только после получения подписанного акта выполненных работ со стороны заказчика. Ведение такого метода документооборота позволило вести учет в хронологическом порядке, соблюдая последовательность дат и нумерацию в книге продаж. Постепенно до 25 числа месяца, следующего за отчетным, кураторам удалось создать договоренность с заказчиками и выстроить систему своевременного предоставления подписанных документов в назначенный срок. Безусловно, пришлось столкнуться с заказчиками, от которых с большим трудом удавалось заполучить акты подписанных работ, порой с нарушением сроков. Так, представители концерна ГАЗПРОМ и Шдю-мберже из-за большой цепочки визирования документов у разных служб внутри компании задерживали сроки подписания актов выполненных работ, но кураторы ООО «ИнТех», зная о предстоящих трудностях, старались заранее согласовывать и высылать документы, постоянно контролируя продвижение их подписания. Таким образом, уже
сз о со от гп Р от
от А ш
через полгода удалось добиться максимального получения документов от заказчиков, за исключением Шлюмберже, с этой компанией к сожалению так и не удалось достигруть договоренности, акты выполненных работ поступали с большой задержкой. Имея негативный опыт работы с этой компанией, которой оказывали лабораторные услуги по химическим анализам проб, старались выписывать документы в первых числах квартала, чтобы к концу отчетного периода получить подписанные акты выполненных работ.
Благодаря внедренному методу документооборота удалось выстроить отлаженный механизм работы между всеми службами Общества. Производственники старались без задержек предоставлять документы в бухгалтерию, а финансовые службы вовремя отражали факты хозяйственной деятельности. Удалось создать систему упорядоченного учета всех операций сотрудниками Общества, их тесного сотрудничества, взаимоуважения и понимания преимуществ работы в одной команде.
Прозрачность бухгалтерского учета благодаря применяемому методу
Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив.
Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений и правильно выбранный регламент документооборота приводит к своевременному и последовательному отражению фактов хозяйственной деятельности в отчетности для внешних и внутренних пользователей.
После внедрения регламента документооборота в декабре 2021 года состоялось оповещение всех сотрудников ООО «ИнТех» о необходимости соблюдения данного линейно-нормативного акта. На первом этапе возникали трудности, документы продолжали поступать с большой задержкой, но после принятия административных мер по наказанию и поощрению сотрудников была достигнута договоренность о безоговорочном своевременном предоставлении документов всеми службами Общества.
Таблица 2. Данные по дебиторской и кредиторской задолженность за 2022 год, тыс.руб.
№ Строка баланса на на на
п/п 31.03.2022 30.06.2022 30.09.2022
1 1230 Дебиторская задолженность 58 066 42 812 38 208
2 1220 Налог 2 057 832 617
LO на добавленную
OL e CO CM стоимость
3 1520 Кредитор- 53 216 45 790 36 820
о CM ская задолжен-
z ность
Успешная реализация проекта позволила привести в соответствие систему учета документооборота и привела к своевременному отражению фактов хозяйственной деятельности Общества. Для подтверждения эффективности внедренного проекта был проведен анализ дебиторской и кредиторской задолженности за 1-ый квартал, полугодие и 9 месяцев 2022 года, данные исследования приведены в табл. 2.
Из приведенных данных в табл. 2 наблюдается тенденция снижения дебиторской и кредиторской задолженности, а также налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам и услугам. Данные показатели свидетельствуют о том, что внедрение выбранного регламента документооборота эффективно повлияло на ведение хозяйственной деятельности предприятия и улучшило показатели бухгалтерской отчетности.
Данный пример отображает результат эффективного менеджмента в бухгалтерии, позволяет повысить прозрачность бухгалтерского учета в многопрофильной сервисной компании с широкой географией деятельности обособленных подразделений.
Литература
1. Асалиев А.М., Миронова И.И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Ин-фра-М, 2017. 148 с.
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
3. Грозова О.С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.
4. Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с.
5. Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.
6. Кравцова Е.В. Внутренний контроль в организации: сущность и необходимость (Текст) /Е.В. Кравцова // Сибирская финансовая школа- Учет и внутренний контроль,- 2018. № 2 (115), - С. 140-143.
7. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.
8. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документальное обеспечение работы офиса; Академия - М., 2018. - 176 с.
9. Сологуб О.П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2015. 208 с.
10. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. М.: Юрайт, 2020. 429 с.
INCREASING THE EFFICIENCY OF THE ORGANIZATION'S WORKFLOW AS A TOOL FOR COMPETITIVENESS
Artemova М.М., Korotchenko A.N.
LLC Innovation Technologies
Successful operation of small and medium-size businesses in today Russia does not depend on financial results only, also on wisely organized document management, since properly executed paperwork provides means for protecting one's rights and interests towards tax authorities, courts at different levels and ensures accounting as well as managerial transparency within the company. Many business operations require opening stand-alone divisions at geographically remote work sites, and document flow to headquarters is often delayed for various reasons, mostly due to incompetence in financial instruments' execution and lack of approved document management protocol. Properly organized document management ensures processing and submission of records at every operational stage regardless of geographic distance. Practical relevance of the paper is to give guidelines for document management and control at small and medium-size businesses; implemented project proves its efficiency for company operations and makes it possible to timely reflect any economic events in bookkeeping and supervise relations with outside counterparts regarding prompt submission of business records.
Keywords: document management protocol, receivables and payables, accounting transparency, geographically remote work sites.
References
1. Asaliyev A.M., Mironova I.I. et al. Basics of Document Management. Training Manual. M.: Infra-M, 2017. 148 p.
2. Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Records Management. Training Manual. M.: DROFA, 2017. 368 p.
3. Grozova O.S. Records Management. M.: Urait, 2020. 127 p.
4. Kolyshkina T.B. Business Communications, Document Flow and Records Management. M.: Urait, 2020. 164 p.
5. Korneyev I.K. Records Management. Case studies, documents. Organization and procedures. M.: Prospect, 2021. 480 p.
6. Kravtsova, E.V. Company in-house control: substance and requirement [Text] / E.V. Kravtsova // Siberian Financial School -Inventory and in-house control. - 2018. No. 2 (115). - p.140-143.
7. Kuznetsov I.N. Document Provision and Admin Support. Document Flow and Records Management. M.: Urait, 2020. 463 p.
8. Pshenko, A.V. Records Management. Office Document Processing; Academy - M., 2018. - 176 p.
9. Sologub, O.P. Records Management. Document drafting, editing and Processing. Training Manual. M.: Omega-L, 2015. 208 p.
10. Shuvalova N.N. Records Management Basics. Proprietary Documents Style. M.: Urait, 2020. 429 p.
