CC BY
17
info@agequal.ru
Электронный научный журнал «Век качества» ISSN 2500-1841 http: //www. agequal. ru 2019, №3 http://www.agequal.ru/pdf/2019/AGE QUALITY 3 2019.pdf Ссылка для цитирования этой статьи:
Литвак Е.Г. Построение механизма оперативно-тактического управления информатизацией образовательного учреждения высшего образования // Электронный научный журнал «Век качества». 2019. №3. С. 123-136. Режим доступа: http://www.agequal.ru/pdf/2019/319008.pdf (доступ свободный). Загл. с экрана. Яз. рус., англ.
УДК 005.2:004:378
Построение механизма оперативно-тактического управления информатизацией образовательного учреждения высшего образования
Литвак Елена Геннадиевна
старший преподаватель, кафедра информационных технологий, Государственное образовательное учреждение высшего образования «Донецкая академия управления и государственной службы при главе Донецкой Народной Республики» Донецкая Народная Республика, г.Донецк, 83015, ул. Челюскинцев, 163а ALTTT@YANDEX.RU
Аннотация. Информационные технологии (ИТ) являются сегодня одним из основных направлений глобального мирового экономического развития. Их проникновение во все сферы человеческой деятельности будет увеличиваться, что повлечет за собой рост скорости обмена информацией между различными субъектами и трансформацию бизнес-процессов.
Для образовательных учреждений высшего образования информатизация должна означать построение такой ИТ-инфраструктуры, которая позволит оперативно реагировать на быстро изменяющиеся условия экономического развития. ИТ-инфраструктура представляет собой среду, включающую все виды компьютерного оборудования, информационные системы и корпоративные данные, объединенные для информационной поддержки всех процессов образовательного учреждения.
В статье определены дестабилизирующие факторы, оказывающие негативное влияние на процесс информатизации сферы высшего образования. На основе выявленных дестабилизирующих факторов определены критерии управления. Выделены факторы управления, на основе которых предложены методы управления, формирующие оперативно-тактический механизм управления информатизацией.
Объектом данного исследования является процесс информатизации образовательного учреждения высшего образования.
Цель исследования - построение механизма оперативно-тактического управления информатизацией образовательного учреждения высшего образования, способного снизить влияние дестабилизирующих факторов.
Ключевые слова: информатизация, механизм оперативно-тактического управления, дестабилизирующие факторы, факторы управления, критерии управления, методы воздействия.
Актуальность темы исследования. Анализ современного состояния информатизации государственных образовательных учреждений в странах постсоветского пространства выявляет отсутствие системного подхода к информатизации, разобщенность используемых приложений, отсутствие технологической, информационной и интерфейсной связи межу отельными средствами информатизации [1; 2; 3].
Причины низкого уровня информатизации сферы высшего образования заключаются в воздействии следующего ряда характерных для нее дестабилизирующих факторов [4]:
- фактор ограниченности финансирования;
- фактор кадрового непостоянства в рядах разработчиков и пользователей;
- фактор высокой одновременной изменчивости процессов (изменения происходят часто при этом одновременно для всех образовательных учреждений, что затрудняет заимствование чужого опыта);
- фактор отсутствия эксплуатационных и технических документаций к программным продуктам.
Дестабилизирующие факторы частично обуславливают друг друга, что усиливает их воздействие и создает сложную среду для управления информатизацией. На рис.1 показана схема взаимосвязи дестабилизирующих факторов и их последствий.
Дестабилизирующие Возможные
Рисунок 1 - Схема взаимосвязи дестабилизирующих факторов и их последствий (разработано автором)
Таким образом, дестабилизирующие факторы приводят к последствиям двух видов:
1. Негативное влияние на качество самого программного продукта и увеличение сроков его разработки, модификации или внедрения.
2. Негативное влияние на длину жизненного цикла программного продукта.
Необходимость разработки методов и практических подходов к управлению информатизацией, способных снизить влияние дестабилизирующих факторов, обуславливает актуальность данной статьи.
Анализ последних исследований и публикаций. Исследованием методов и практических подходов к управлению информатизацией в сфере высшего образования занимались А. Боговиз, Е.В. Любимов, Г.П. Озеров, И.С. Бьянши
(I. S. Bianchi), Р.Д. Соуза (R. D. Sousa), М. Худжа (M. Khouja), И.В. Родригес (I.B. Rodriguez), Дж. Баттачарья (J. Bhattacharjya), Б.С. Барн (B.S. Barn), Р. Яноски (R. Yanosky).
Анализ исследований показывает, что подходы к управлению информатизацией в сфере высшего образования зависят как от уровня экономического развития так и от уровня культуры управления. В ряде стран правительство оказывает существенную поддержку во внедрении управления ИТ в образовательных учреждениях путем принятия соответствующей нормативной базы [5; 6]. Единого стандарта организации структуры управления информатизацией нет, но на основании проведенного анализа среди методов управления и практических подходов, актуальность которых не вызывает сомнения, следует выделить следующие:
- создание комитета по управлению информатизацией [7; 8];
- приведение стратегии информатизации в соответствие со стратегией образовательного учреждения при помощи таких стандартов управления как стандарты COBIT, ITIL или ISO [9; 10];
- создание условий для эффективного общения между ИТ-подразделениями и различными заинтересованными сторонами (деканатами, кафедрами и другими подразделениями) [7; 10];
- использование сбалансированной системы показателей [7; 9].
Однако, перечисленные подходы не затрагивают проблему снижения влияния дестабилизирующих факторов, характерных для сферы высшего образования на постсоветском пространстве.
Построим механизм управления информатизацией, снижающий влияние перечисленных дестабилизирующих факторов.
Основной материал исследования. Под механизмом управления будем понимать «составную часть системы управления, обеспечивающую воздействие на факторы, от состояния которых зависит результат деятельности управляемого
объекта» [11, с. 49]. Механизм управления имеет сложную структуру, включающую следующие категории [12].
1. Цели управления.
2. Критерии управления - количественное выражение целей.
3. Факторы управления - элементы объекта управления, к которым можно применять управляющие методы воздействия.
4. Методы воздействия, осуществляющие воздействие на факторы управления.
5. Ресурсы управления - те ресурсы, которые используются непосредственно при применении методов воздействий.
Выделим два механизма управления информатизацией: механизм стратегического управления и механизм оперативно-тактического. В данной работе построим механизм оперативно-тактического управления информатизацией образовательного учреждения используя перечисленные выше категории.
Так как объектом управления в рамках данного исследования является процесс информатизации образовательного учреждения, то целью управления будем считать переход ИТ-инфраструктуры образовательного учреждения к состоянию, описанному в ГОСТ Р 52655-2006, который предписывает наличие единой информационной среды, поддерживающей все бизнес-процессы образовательного учреждения в их взаимосвязи.
Определим критерии управления. Процесс информатизации складывается из последовательности выполнения ИТ-проектов по разработке, изменению или внедрению нового программного продукта (ПП). Будем называть ИТ-проект завершенным условно успешно в том случае, если полученный (или измененный) в результате ИТ-проекта ПП:
- активно используется и не вызывает обращений об ошибках и инцидентах в течении года;
-имеет полную пользовательскую и техническую документации.
info@agequal.ru
Если ПП создан, внедрен, интегрирован с уже работающими подсистемами в единую систему, потенциально модифицируем в соответствии с новыми требованиями к функциональности и может не менее пяти лет оставаться в эксплуатации, не смотря на смену кадрового состава и появление новых требований, то проект по созданию или внедрению такого ПП можно считать завершенным абсолютно успешно.
Критерием управления будем считать количество ИТ-проектов, которые завершены условно успешно и абсолютно успешно. В идеале это количество должно быть равно общему числу завершенных ИТ-проектов в образовательном учреждении.
Для построения механизма управления информатизацией необходимо выявить факторы управления и соответствующие им методы воздействия.
Определим факторы управления исходя из перечисленных выше дестабилизирующих факторов. В рамках данного исследования фактор ограниченности финансирования рассматривается как экзогенный, так как во-первых, большинство образовательных учреждений в странах постсоветского пространства финансируются из бюджета государства, во-вторых, тема получения дополнительных источников финансирования намного более широкая, чем тема управления информатизацией.
Фактор высокой одновременной изменчивости процессов также носит экзогенный характер и устранить его методами управления в рамках образовательного учреждения невозможно. Наоборот, построенный механизм управления должен повышать готовность образовательного учреждения к его воздействию.
Что касается оставшихся двух дестабилизирующих факторов, фактора кадрового непостоянства и фактора отсутствия документаций, то именно они позволяют определить два основных фактора управления, к которым можно применять методы воздействия.
Согласно классификации Э. Йордана по масштабам ИТ-проекты можно условно разделить на четыре категории на основе сроков и размера проектной команды [13] (табл.1).
Таблица 1 - Категории масштабов ИТ-проектов [13]
Категория Сроки Размер команды
Небольшие 3-6 месяцев До 10 человек
Средние 1-2 года 20-30 человек
Крупномасштабные 3-5 лет 100-300 человек
Гигантские 7-10 лет 1000-2000 человек
При этом Э. Йордан выделяет отдельную категорию «безнадежный проект», определяя ее как проект, где либо бюджет, либо сроки, либо размер команды являются на 50% или более меньшими, чем требуется.
Согласно классификации Э. Йордана информатизация большинства процессов образовательного учреждения является крупномасштабным проектом. При этом даже крупное образовательное учреждение не располагает командой из 100-300 ИТ-специалистов, которые могут быть задействованы в разработке. Поэтому информатизация в образовательном учреждении является крупномасштабным проектом с размером команды, уменьшенным более чем на 50% от необходимого, следовательно, «безнадежным» согласно определению Э. Йордана. Данные таблицы 1 носят довольно грубый оценочный характер и основаны на методе аналогий, но они позволяют предположить высокую вероятность того, что в силу воздействия дестабилизирующего фактора кадрового непостоянства за срок 3-5 лет произойдет смена кадрового состава команды проекта, а, возможно, даже ее распад. В условиях влияния выделенных дестабилизирующих факторов, условно успешное завершение крупного проекта практически не достижимо.
Поэтому, первым фактором управления является размер ИТ-проекта. Методом воздействия, отвечающим данному фактору, является планирование последовательности ИТ-проектов и управление ими на основе отдельного документа - стратегии информатизации. Документ «стратегия информатизации» должен определяет целевое состояние ИТ-инфраструктуры образовательного
info@agequal.ru
учреждения и содержит план мероприятий по ее реализации. Хотя сам процесс информатизации не может иметь четких сроков начала и завершения, целесообразно принимать стратегию информатизации на срок 3-5 лет. По истечении этого срока подводятся итоги и принимается новый документ на следующие 3-5 лет. Принципы построения стратегии информатизации и определение приоритетов ИТ-проектов являются отдельной обширной темой. В рамках этой статьи следует отметить, что при разработке стратегии информатизации следует использовать процессный подход, преимущества которого описаны в [14]. Это объясняется тем, что для образовательного учреждения информатизация является не целью, а инструментом достижения целей организации. Поэтому стратегия информатизации должна быть ориентирована не столько на самые качественные решения с точки зрения ИТ, сколько на выбор таких решений, которые позволят получить образовательному учреждению максимальную ценность от их внедрения.
Стратегия информатизация должна выполняться короткими итерациями -последовательно инициализировать и реализовывать небольшие ИТ-проекты, которые длились бы от трех месяцев до года (даже два года в таких условиях - это срок, повышающий вероятность распада команды). Для реализации проектов можно формировать новые команды, которые с высокой вероятностью сохранят целостность в течении указанного срока.
Таким образом, каждый отдельный ИТ-проект должен планироваться в рамках стратегии так, чтобы выполнялись два условия:
1) в результате ИТ-проекта должен появляться законченный ПП (пусть и не обладающий всей требуемой функциональностью, но готовый к использованию);
2) команда ИТ-проекта должна оставаться постоянной в течении работы над проектом.
Дестабилизирующий фактор отсутствия эксплуатационных и технических документаций позволяет выявить второй фактор управления - мотивация разработчиков к выполнению документирования ПП. Обычно разработчики в образовательных учреждениях не мотивированы уделять достаточно внимания
info@agequal.ru
документированию в следствии ограничения по финансовому и временному ресурсам, а руководство недостаточно компетентно, чтобы понимать важность процесса документирования. Для решения этой проблемы необходимо обратиться к самому процессу разработки и его этапам. Документирование выполняется на заключительном этапе после завершения разработки. Техническая и пользовательская документации представляют собой описание функционала ПП для разработчиков и пользователей. Передав ПП в эксплуатацию разработчики зачастую просто пренебрегают документированием, потому что они не имеют никакой заинтересованности в этом виде работы. Однако, в процессе разработки есть еще один этап, который предполагает подробное описание функционала ПП - этап создания спецификации требований к ПП.
Спецификацией требований называется документ, в котором все требования к разрабатываемому ПП представлены в структурированном виде. Сбор и описание требований к ПП являются основой всего процесса разработки, поэтому у разработчиков обычно присутствует мотивация выполнить этот процесс качественно. Различные специалисты документируют требования по-разному: в письменной форме, в таблицах Excel, в специальных программных средствах. Однако, далеко не у всех специалистов имеются четкие представления о стандартах документирования требований и специальных программных средствах, которые позволяют создавать спецификацию требований в структурированном цифровом формате. Работа с требованиями особенно важна потому, что создание технической и пользовательской документаций на основе качественной спецификации требований становится намного более простой задачей, чем документирование «с нуля». На основе вышесказанного можно выделить организацию процесса управления требованиями к ПП на основе современных стандартов и специальных программных средств как метод воздействия на фактор мотивации разработчиков к выполнению документирования ПП.
Следует отметить, что данный метод воздействия косвенно является также оказывает влияние на фактор размера ИТ-проекта. Это связано с тем, что на основе
подробной спецификации требований, выполненной с учетом современных стандартов, может быть достаточно точно в количественных показателях рассчитана сложность предстоящей разработки, что позволит более эффективно управлять размером ИТ-проекта.
Ресурсами для построенного механизма оперативно-тактического управления являются научно-технический, личностный и организационный потенциал образовательного учреждения.
Схематически категории механизма оперативно-тактического управления информатизацией во взаимосвязи показаны на рис. 2.
Рисунок 2 - Взаимосвязь категорий механизма оперативно-тактического управления информатизацией (разработано автором)
Выводы. В работе на основе пяти категорий построен механизм оперативно-тактического управления, состоящий из двух методов воздействия - управление размером ИТ-проекта и организация процесса управления требованиями к ПП, позволяющий решить следующие проблемы:
1) сохранение устойчивости команды разработчиков в течении отдельного ИТ-проекта;
2) накопление базы знаний о ПП, что намного упростит их сопровождение, изменение и, в конечном счете, продлит срок эксплуатации.
Решение этих проблем положительно влияет на условно успешное и абсолютно успешное завершение каждого отдельного ИТ-проекта, следовательно, способствует достижению цели управления информатизацией сферы высшего образования.
Список литературы
1. Bogoviz, A. Digitalization of the Russian education system: opportunities and perspectives / A. Bogoviz, et. al // Quality - Access to Success. - 2018. - Supplement 2, Vol. 19. - pp. 27-32.
2. Бойков, А. Анализ и оценка информационных технологий в образовании [Электронный ресурс] / А. Бойков // Интернет-журнал «Науковедение». - 2012. -№ 3. - Режим доступа: https://naukovedenie.ru/sbornik12/12-79.pdf (дата обращения: 30.04.2019).
3. Любимов, Е. В. Системный подход к управлению информатизацией университета / Е. В. Любимов, Г. П. Озерова // Прикладная информатика. - 2012. -№ 2 (38). - С. 46-54.
4. Литвак, Е. Г. Дестабилизирующие факторы реализации ИТ-проектов в образовательной сфере / Е. Г. Литвак, Н. В. Брадул // «Менеджер ДонГУУ», серия «Механизмы государственного управления». - Донецк: ДонАУиГС, - 2014. - № (69). - С. 103-107.
5. Barn, B. S. Business and ICT Alignment in Higher Education: A Case Study in Measuring Maturity [Text] / B. S. Barn, T. Clark, G. Hearne // In Building Sustainable Information Systems. - Boston, MA: Springer US, 2013. - pp. 51-62.
6. Jairak, K. Information Technology Governance Practices Based on Sufficiency Economy Philosophy in the Thai University Sector [Text] / K. Jairak, P. Praneetpolgrang, P. Subsermsri // Information Technology & People. - 2015. -№ 28(1). - pp. 195-223.
7. Bianchi, I. S. IT Governance mechanisms in higher education / I. S. Bianchi, R. D. Sousa // Procedia Computer Science. - 2016. - № 100. - pp. 941- 946.
8. Khouja, M. IT Governance in Higher Education Institutions / M. Khouja, I. B. Rodriguez, Y. Ben Halima // International Journal of Human Capital and Information Technology Professionals. - 2018. -№ 9(2). - pp. 52-67.
9. Bhattacharjya, J. Evolving IT Governance Practices for Aligning IT with Business - A Case Study in an Australian Institution of Higher Education / J. Bhattacharjya, V. Chang // Journal of Information Science and Technology. - 2007. -№ 4(1).- pp. 25-46.
10. Yanosky, R. Process and Politics: IT Governance in Higher Education. Educause [Electronic Resource] / R. Yanosky, J. B. Caruso // Center for Applied Research. - 2008. - Access mode: https://library.educause.edu/resources/2008/ 7/process-and-politics-it-governance-in-higher-education (date of the application: 06.05.2019).
11. Круглова, Н.Ю. Стратегический менеджмент: учебник / Н.Ю.Круглова, М.И. Круглов. - М.: Изд-во РДЛ. - 2003. - 464 с.
12. Евсеева С.А. Анализ подходов к определению сущности механизма управления / C.А.Евсеева // Проблемы современной экономики. 2014. № 2 (50). С. 164-167.
13. Йордан, Э. Смертельный марш. Полное руководство для разработчика программного обеспечения по выживанию в безнадежных проектах [Текст] / Э. Йордан . - Prentice Hall, 1997. - 110 с.
14. Нанакина Ю.С. Процессно-ориентированный подход как главный фактор эффективного управления организацией / Ю.С.Нанакина, В.А. Байбаков // Электронный научный журнал «Век качества». - 2017. - № 2. - С. 40-53. - Режим доступа: http://www.agequal.ru/pdf/2017/217003.pdf
Building a mechanism for operational and tactical management of informatization of an educational institution of higher education
Litvak Elena Gennadievna
senior lecturer, Informational technology department,
State Educational Institution of Higher Education "Donetsk Academy of Management and Public Administration under the Head of the Donetsk People's Republic"
Donetsk People's Republic, Donetsk city, 83015, Cheluskintsev street, 163a, AL TTT@ YANDEX. R U
Abstract. Information technology (IT) is today one of the main directions of global world economic development. Their penetration into all spheres of human activity will increase, which will entail an increase in the rate of information exchange between various subjects and the transformation of business processes. For higher education institutions, informatization should mean building an IT infrastructure that will allow them to respond quickly to rapidly changing conditions of economic development. IT infrastructure is an environment that includes all types of computer equipment, information systems and corporate data, combined to provide information support for all processes of an educational institution.
The article identifies destabilizing factors that have a negative impact on the process of informatization of higher education. Based on the identified destabilizing factors, management criteria are defined. The management factors have been identified, on the basis of which management methods have been proposed that form an operational-tactical mechanism for managing informatization.
info@agequal.ru
The object of this study is the process of informatization of an educational institution of higher education.
The purpose of the study is to build a mechanism for managing the informatization of an educational institution of higher education that can reduce the influence of destabilizing factors.
Key words: informatization, mechanism of operational-tactical management, destabilizing factors, control factors, control criteria, methods of influence.
