CC BY
4в
УДК 657:631.115.2
= № (4)20/1, 2015:
Управленческий учет
189
Широбоков В. Г., Колоскова О. Н.
Shirobokov V. G., Koloskova O. N.
ПОСТРОЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ В АГРОХОЛДИНГАХ
THE CONSTRUCTION OF THE AUTOMATED ACCOUNTING AND ANALYTICAL SYSTEM IN THE HOLDINGS
Рассмотрены проблемы создания автоматизированной системы учетно-аналитического обеспечения управления агрохолдингами. Показаны взаимосвязь и взаимодействие учета в интегрированных информационных системах с планированием, контролем и анализом основных бизнес-операций. Предложена фасетная модель организации аналитического учета, позволяющая обеспечить дифференцированное удовлетворение пользователей учетной информацией о деятельности интегрированных формирований.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, экономический анализ, автоматизированные информационные системы, синтетические и аналитические счета, фасетная модель организации учетных данных.
Considered are the problems of creation of the automated system of accounting management software agricultural holdings. Issues of creation of integrated information systems for automation of planning, accounting, control and analysis of business operations. Proposed faceted model of the organization of the analytical account, allowing for differentiated satisfaction of the users of accounting information on the activities of the integrated units.
Keywords: accounting, economic analysis, automated information system, synthetic and analytical accounts, faceted model of the organization of credentials.
Широбоков Владимир Григорьевич -
доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой бухгалтерского учета и аудита
ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I» Тел.: 8 (473) 25-37-450 Е-таИ: vladish@agroeco.vsau.ru
Колоскова Ольга Николаевна -
кандидат экономических наук,
заместитель начальника отдела кадровой работы
администрации управления муниципальной службы
и кадров администрации городского округа
города Воронеж
Тел.: 8(473) 25-37-450
Е-т^1: on.koloskova@yandex.ru
Shirobokov Vladimir Grigoryevich -
doctor of economic Sciences, Professor,
head of the Department of accounting and audit, Federal
State Budgetary Educational Institution of Higher
Professional Education
«Voronezh Stat Agrarian University»
Tel.: 8 (473) 25-37-450
E-mail: vladish@agroeco.vsau.ru
Koloskova Olga Nikolaevna -
candidate of economic Sciences,
the Deputy chief of Department of personnel work
of the administration of the municipal administration
and personnel administration of city district
the city of Voronezh
Tel.: 8 (473) 25-37-450
E-mail: on.koloskova@yandex.ru
В настоящее время в условиях трансформации концепции управления в рыночных условиях хозяйствования значительно усиливается роль информационно-аналитического обеспечения деятельности организаций всех сфер деятельности и отраслей экономики [1, с. 158]. Значительный удельный вес продукции агропромышленного комплекса производится в формированиях холдингового типа. В мировой практике для организации взаимодействия отдельных элементов интегрированных структур и удовлетворении информационных потребностей внешних пользователей большое внимание уделяется разработке автоматизированных систем обработки экономической информации, в рамках которой признается доминирующая роль человека, как субъекта, принимающего управленческие решения, и подчиненная роль информационных технологий,
как основы для их принятия и реализации. В этой связи получает распространение концепция так называемой управленческой автоматизированной информационной системы (АУИС) или системы управленческой информации - MIS (Management Information System). По мнению зарубежных исследователей [10, с. 135-137], АУИС представляет собой систему, созданную компанией для охвата всей информации (плановой, учетной, аналитической, маркетинговой и т. д.), необходимой руководству для управления холдингом с максимальной эффективностью.
Развитие систем управленческой информации направлено на обеспечение наиболее оперативной концентрации и качественной обработки увеличивающегося потока данных. При этом содержание и принципы построения АУИс конкретной корпорации в настоящее время являются, наряду с производственной техноло-
Ежеквартальный
научно-практический
журнал
гией, наиболее важными составляющими коммерческой тайны. Исходя из опыта внедрения АУИС в развитых странах и в России, появляется возможность сформулировать общие принципы построения учетно-аналитических систем интегрированных формирований в аграрной сфере:
- проведение обработки учетных данных и анализа бизнес-процессов в реальном времени или близком к реальному: если скорость реакции системы управления меньше скорости изменений в производственной системе в критических параметрах, то такая система не управляема;
- тесная связь учета с производственно-финансовым планированием - информационная система не должна ограничиваться функциями бухгалтерского или управленческого учета, так как любой управленческий цикл начинается с планирования и заканчивается им, следовательно, задачи планирования, учета, анализа и контроля решаются в одной системе;
- открытость, гибкость и адаптивность -программное обеспечение и структуры баз данных, составляющие основу АУИС, должны быть доступны для модификации и дальнейшего развития (платформой для такого развития является построение программ на основе метаданных);
- масштабируемость АУИС - предполагающая сочетание централизацию информации и децентрализацию ее обработки, изменение юридического статуса отдельных организаций, размеров, организационной структуры или структуры управления холдингом не должно приводить к отказу от освоенного программного обеспечения и приобретению нового.
Основой современной АУИС является технология электронного документооборота, хранения и обработки данных, реализуемая с помощью современных программных систем [5, с. 78-84]. Предполагается переход на так называемые «безбумажные» технологии и организацию автоматизированного документооборота с отслеживанием прохождения документа на всех этапах его жизненного цикла - от создания (поступления) до архивации или уничтожения. Автоматизированный процесс управления данными включает только передачу сведений, отраженных в бухгалтерских документах, но и распорядительной информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри холдинга и его подразделений с контролем и анализом их исполнения.
Целью создания АУИС является автоматизация получения информационной компоненты всех функций, составляющих содержание управления. В соответствии с этим теоретическим положением функциональная часть АУИС должна включать подсистемы планирования (с его компонентами), организацию, учет (финансовый, управленческий, налоговый), экономический анализ, контроль и регулирование. Ав-
томатизированное решение задач выработки и передачи регулирующей информации могут решаться совместно с данными аналитического и контрольного характера. Может быть предусмотрена частичная автоматизация управления технологическими процессами в растениеводстве, животноводстве и перерабатывающих отраслях. Появляется возможность создания органического единства организационного и технологического уп-равления. При этом данные о технологических характеристиках управляемого объекта могут использоваться как для автоматизации управления технологией, так и для организационного управления.
Необходимость построения интегрированной АУИС объясняется существующей взаимосвязью между технологической, маркетинговой, прогнозной, плановой, учетной, аналитической, экологической, социальной и другими видами данных, а также отдельными функциями управления. Это достигается путем проектирования системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) конкретных служб и специалистов. Данные, полученные на АРМ «Агрономическая служба», будут использованы при разработке производственной программы отрасли растениеводства на АРМ «Экономическая служба»; сведения, полученные на АРМ «Бухгалтерская служба», широко используются для анализа деятельности на АРМ «Экономическая служба». Основным моментом в создании АУИС как совокупности АРМ является фактор усиления взаимодействия информационных и управляющих процессов.
Требованием к организации информационного, программного, технического и технологического обеспечения комплексной АУИС является возможность обмена информацией как между различными задачами, так и отдельными АРМ. Техническое обеспечение АУИС аграрного холдинга может быть организовано на базе персональных компьютеров, объединенных вычислительными сетями. Они позволяют организовать многосторонние системы передачи данных. Обмен информацией между отдельными рабочими местами может осуществляться различными способами (проводная связь, путем передачи сведений на технических носителях, через интернет и т.д.). Исследование показывает, что в этой связи необходимо использовать зарубежный и отечественный опыт разработки полнофункциональных систем.
В западной практике широкое распространение получили ERP-системы (enterprise resource planning). Существует немало определений ERP-систем. Одним из них наиболее часто встречающееся в последнее время, является следующее: ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия [6, с. 159]. На российском рынке имеется большой выбор ERP-систем как западной, так и отечественной разработки. Среди западных разработок
в
= № (4)20/1, 2015:
Управленческий учет
191
наиболее известна Я/3 (разработчик БАРДО). Лидером отечественных интегрированных систем - является система «Галактика». Последние программные продукты компании «1С» также обладают свойствами интегрированных систем (конфигурация «Управление сельскохозяйственным предприятием» на платформе «1С:Предприятие»). Исследования показывают, что именно они широко применяются для создания информационной системы в агрохол-дингах. Наличие единой технологической платформы и их общей методологии позволяют создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающую специфику отрасли или конкретной организации, входящей в холдинг. С экономической точки зрения это позволяет обеспечить низкую стоимость отраслевых решений и высокую скорость их внедрения.
Комплексный подход, реализованный в западной и отечественной ЕЯР-системах, приводит к появлению синергетического эффекта. Он образуется не только за счет совместимости информационных и управленческих процессов, но и появления между ними качественно новых блоков, характеризующих влияние внутренних и внешних факторов на развитие холдинга в целом. Функционирование учетно-аналитической системы адаптируется к конкретным уровням управления, органам управления, центрам ответственности и т.п. Это способствует повышению уровня устойчивости развития агрохолдинга в условиях рынка за счет гибкого управления ресурсами и инвестициями с учетом отраслевых особенностей агрохолдингов. Нельзя не согласиться с профессором Г. Е. Крохичевой, которая отмечает, что «Компьютерные сети различного типа (корпоративные, отраслевые, национальные, глобальные) качественно меняют систему бухгалтерского, управленческого, стратегического и адаптивного учета и приводят к следующим стратегическим выгодам: создается добавленная стоимость за счет качественной информации на всех уровнях создания цепочки стоимости изделия; ускоряются денежные потоки; используется конкурентная стратегия за счет более качественного, своевременного и выгодного удовлетворения потребностей клиентов; повышается компетентность персонала, создается торговая марка; расширяется доступ к информации; обеспечивается трансформация знаний в имущество» [2, с. 5].
В рамках процесса совершенствования информационного обеспечения управления аграрным производством требуется предварительная оценка методологии, лежащей в основе учетной и аналитической информации, на которую оказывают значительное влияние особенности этой отрасли материального производства, присущие ей технологические компоненты и стратегические перспективы развития. Необходимость интеграции внутреннего информационного пространства холдинга и технологии автоматизированного контроля бизнес-
процессов оказывают существенное влияние на функционирование учетно-аналитической системы агрохолдинга. При этом различные пользователи бухгалтерской информации, преследующие самые разные цели, стремятся к адаптации системы учета путем выделения финансового, налогового, управленческого учета; формированию индивидуальной и консолидированной отчетности; проведению анализа интегрированного формирования как целостной структуры, так и отдельных юридических лиц, входящих в состав холдинга. Поэтому представляется целесообразным при решении проблемы создания автоматизированной учетно-аналитической системы в агро-холдингах принимать во внимание процессы дифференциации и интеграции, происходящие в соответствии с потребностью различных пользователей учетной информации. Для внешних стейкхолдеров (банки, поставщики, покупатели, государственные органы, местные сообщества) формируется консолидированная отчетность в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности» [7]. Кроме того, предоставляются сведения о роли различных видов капитала в создании стоимости. Для внутреннего менеджмента повышается роль и значение управленческой отчетности, в которой отражаются результаты деятельности отдельных бизнес-единиц и холдинга в целом. При формировании такой отчетности важное значение имеет принцип «иерархичности», который подразумевает сокращение детали-зированности отчетов по мере уменьшения ранга руководителя, которому они предоставляются [8, с. 26]. При этом широко реализуется подход, предполагающий управление по отклонениям. Суть его заключается в том, что руководителю более высокого уровня нет необходимости детально исследовать фактические данные, отражающие результаты деятельности подразделений, находящихся на более низком иерархическом уровне до тех пор, пока не возникает какая-либо экономическая или юридическая проблема (существенный перерасход ресурсов, неплатежи кредиторам, угроза банкротства и т.п.).
С целью формирования адекватных отчетных данных появляется необходимость модификации системы счетов аналитического учета. Автоматизированные системы обработки данных позволяют отказаться от традиционного иерархического принципа построения аналитического учета, при котором выделяют счета первого порядка, счета второго порядка (субсчета); счета третьего порядка и т.д. Каждый последующий порядок счетов предполагает их выделение по одному определенному признаку, при котором каждый предыдущий порядок представляет агрегирование последующих счетов. Вместе с тем, теоретически доказана и используется на практике возможность применения параллельных линейных систем счетов аналитического учета, при которых к синтетическому счету организует-
Ежеквартальный
научно-практический
журнал
ся несколько линейных систем аналитических счетов, выделенных по нескольким детализированным признакам [3; 9; 4, с. 55]. Такой вариант организации аналитического учета позволяет значительно увеличить информационную емкость отчетных данных и усилить их роль в управлении. Однако имеются недостатки, обусловленные тем, что построение множественных систем аналитических счетов предполагает детализацию информации до элементарных позиций. Вместе с тем для принятия управленческих решений появляется необходимость использования не только элементарных сведений об отдельных фактах хозяйственной жизни, но и обобщенных данных, сгруппированных по различным признакам. Для получения агрегированных сведений в условиях функционирования линейных систем аналитических счетов, осуществляется «просмотр» ряда таких элементарных систем и дополнительная группировка учетных показателей. Это приводит к увеличению трудоемкости, а в некоторых случаях и снижению оперативности управления. В системе бухгалтерского учета должна быть получена обобщенная информация об объектах управления, сгруппированная по различным признакам с разной степенью детализации. По утверждению Крохичевой Г. Е.: «Переход к гиперконкуренции, т.е. к интенсивной конкуренции в быстро меняющихся условиях, приводит к необходимости многоуровневого получения информации» [2, с.5]. В связи с этим предлагается ведение к одному синтетическому счету несколько систем аналитических счетов, построенных по иерархическому принципу, в каждой из которых меняется зависимость между отдельными признаками. Число уровней иерархии в различных системах может увеличиваться и уменьшаться.
Применение многоступенчатой иерархической структуры аналитических счетов, с изменяющейся зависимостью, целесообразно при организации учета затрат на производство, продаж продукции и т.п. Информационные технологии позволяют значительно расширить информационную емкость системы счетов и удовлетворить дифференцированные запросы различных категорий пользователей отчетной информации. Возможность организации нескольких многоуровневых систем аналитических счетов на сельскохозяйственных предприятиях агрохолдинга рассмотрим на примере счета 20 «Основное производство». Информация по этому счету может выдаваться в различных разрезах, с группировкой по необходимым признакам. В условиях применения программного продукта «1С» для детализации информации о затратах, связанных с производством продукции растениеводства могут быть созданы аналитические справочники, каждый из которых предназначен для группировки информации по выбранному признаку [8, с. 30-31]: 1. Справочник центров затрат; 2. Справочник видов производств; 3. Справочник элементов затрат; 4. Справочник статей калькуляции; 5. Справочник посевных площадей.
Увязка синтетических и аналитических счетов на основе разработанных и имеющихся в программе справочников может осуществляться на основе субконто: центры затрат (ЦЗ); виды производств (ВП); элементы затрат (ЭЗ); статьи калькуляции (СК); места возникновения затрат (МВЗ); виды продукции (ВПр); номенклатура продукции (НП); места хранения (МХ). Все справочники имеют иерархическую вложенную структуру. Для оптимизации учетного процесса большинство созданных справочников взаимосвязаны. Взаимоувязка справочников и субконто позволяет разработать фасет-ные модели организации аналитического учета всех затрат агрохолдинга.
В условиях автоматизированной обработки информации путем манипулирования последовательностью элементов фасетной модели появляется возможность получать различные по степени детализации учетные регистры (машинограммы и видеограммы) и формы отчетности, отражающие результаты деятельности холдинга в целом или отдельных организаций, входящих в него. При проектировании выходной информации может быть предусмотрен ряд регистров, формирование которых позволит получить сведения о затратах с различной степенью детализации по различным признакам (например, центр ответственности ^ сельскохозяйственная культура ^ статья затрат; сельскохозяйственная культура или вид животного ^ элемент затрат; место возникновения затрат ^ статья затрат и т.п.). Кроме того, проектируется гибкий учетный регистр, в котором работники бухгалтерии из предложенного общего «меню» путем подбора элементов фасет-ной модели в различной последовательности формируют сведения, необходимые для удовлетворения запросов менеджмента различного уровня. Если пользователей удовлетворяет один из типовых наборов показателей, то бухгалтер останавливается на нем. Если типовые регистры не отвечают заданным информационным потребностям, то из общего «меню» набирается индивидуальный перечень реквизитов. Кроме того, задаются: период осуществляемой выборки, идентификационные признаки, конкретные основания (количественные, суммовые и т.п.). Теоретически возможно получение п! (п-факториал) регистров. Однако на практике их получают в 2-3 раза меньше (в зависимости от участка учета) от максимально возможного числа.
Для обобщения сведений о наличии и движении ресурсов и источников; доходах и расходах; денежных потоках; инвестиционной и инновационной деятельности на уровне холдинга может быть внедрена система метас-четов.
Реализация концепции гибкого регистра при проектировании выходных форм позволяет бухгалтерам без знаний специальных средств настройки и процедурного языка обеспечить получение результатной учетной информации в разрезах, необходимых как для менеджмента организации, входящей в холдинг, так и для
в
естник АПК
_Управленческий учет
= № (4)20/1, 2015. ■ *
193
внешних пользователей. Представляется, что работы с выходными данными, но и будет спо-
предложенный алгоритм получения различных собствовать повышению роли учета в системе
группировок данных аналитического учета не управления агрохолдинга и степени его воз-
только упрощает организацию интерактивной действия на внешнюю среду.
Литература
1. Бухгалтерский управленческий учет : учебное пособие / под ред. Е. И. Костюковой. М. : КНОРУС, 2014. 272 с. (Бакалавриат).
2. Крохичева Г. Е. Виртуальная бухгалтерия: концепция, теория и практика. М. : Финансы и статистика, 2003. 176 с.
3. Кутер М. И. Введение в бухгалтерский учет : учебник. Краснодар : Просвещение-ЮГ, 2013. 512 с.
4. Палий В. Ф. Теория бухгалтерского учета: современные проблемы. М. : Бухгалтерский учет, 2007. 88 с.
5. Подольский В. И. Информационные технологии: их роль и значение в теории бухгалтерского учета // Проблемы теории бухгалтерского учета : материалы международной конференции, посвященной 80-летию д-ра. экон. наук, проф. В. Ф. Палия (Москва, 23-24 октября 2007 г.). М. : ВЗФЭИ, 2009. 256 с.
6. Скузоватова О. Г. Формирование информационной инфраструктуры социально-экономических управляющих подсистем (на примере агропромышленного подкомплекса). Самара : Изд-во Самар. гос. экон. акад., 2004. 236 с.
7. О консолидированной финансовой отчетности : федеральный закон Рос. Федерации от 27.07.2010 № 208-ФЗ. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
8. Чупахина Н. И. Методология управленческого учета в агрохолдингах : автореф. дис. ... д-ра экон. наук. М., 2010. 46 с.
9. Широбоков В. Г. Активно-адаптивная система бухгалтерского учета в сельском хозяйстве: концептуальные подходы, теория и практика. Воронеж : ВГАУ, 2001. 366 с.
10. Patrick McNamee. ManagementAccounting: Strategic planning and marketing. Oxford: Butterworth Heinemann, 1993. 842 p.
References
1. Accounting management accounting : study guide / group of authors, ed. by E. I. Kostyukova. M. : KNORUS, 2014. 272 p. (Bacalaureat).
2. Krokhicheva G. E. Virtual accounting: concept, theory and practice. M. : Finance and statistics, 2003. 176 p.
3. Cooter M. I. Introduction to accounting : textbook. Krasnodar : Education-SOUTH 2013. 512 p.
4. Paliy V. F. Accounting theory: contemporary issues. M. : Publishing house «Accounting», 2007. 88 p.
5. Podolsky V. I. Information technology: their role and importance in the theory of accounting // Problems of accounting theory : proceedings of the international conference devoted to the 80 anniversary of the doctor of Economics, Professor V. F. Paliy (Moscow, 23-24 October 2007). M. : WSPEI, 2009. 256 p.
6. Skuzovatova O. G. Formation of the information infrastructure of socio-economic control subsystem (on the example of the agro-industrial sector). Samara : Publishing house of Samar. state economic. Acad., 2004. 236 p.
7. Federal law of 27.07.2010 № 208-FZ «On consolidated financial reporting».
8. Chupakhina N. I. The methodology of management accounting in the agricultural holdings: author. diss. ... doctor. Econ. Sciences. M. : 2010. 46 c.
9. Shirobokov V. G. Active-adaptive system of accounting in agriculture: conceptual approaches, theory and practice. Voronezh : VSAU, 2001. 366 p.
10. Patrick McNamee. Management Accounting: Strategic planning and marketing. Oxford : Butterworth Heinemann, 1993. 842 p.
