CC BY
104
Бухгалтер и закон
ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ ИЗ КАССЫ ОРГАНИЗАЦИИ
К. В. ГУСЕВ, Е. В. МЕЛЬНИКОВА, эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ
В статье рассмотрена практическая ситуация, когда работнику предприятия поручается покупка материалов для производственных нужд за свой счет. Рассмотрен порядок возмещения данных расходов, а также правомерность такого порядка приобретения материалов и возмещения этих расходов из кассы предприятия.
Ключевые слова: задание, работник, покупка материалов, приказ на возмещение понесенных расходов, учет материалов, касса, наличные денежные средства
Сотрудники организаций нередко получают задание от руководителей организаций (УСН, 6 %) на покупку материалов. Материалы приобретаются физическим лицом от своего имени и за свой счет. Расходы на приобретение возмещаются наличными денежными средствами из кассы организации. Работник пишет заявление на возмещение расходов на данную покупку, руководитель издает приказ на возмещение понесенных расходов, и бухгалтерия выплачивает сотруднику понесенные расходы и принимает к учету материалы.
Рассмотрим, правомерно ли применение такого порядка приобретения материалов, а также возмещение этих расходов из кассы организации. Существуют ли какие-либо лимиты расходования денежных средств из кассы при расчетах с сотруд-
ником (лимит по оплате наличными с 1-м контрагентом — до 100 000 руб.)?
Законодательство Российской Федерации не содержит запретов на возмещение расходов работника после приобретения им материалов для нужд организации без выдачи под отчет аванса.
Возмещение расходов работника из кассы будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями. В ином случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу. Несоблюдение такого порядка приведет к нарушению законодательства Российской Федерации и может вызвать споры с налоговыми органами.
Следует отметить, что наличные расчеты между организациями и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.
В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются:
— указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание № 3073-У);
— указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание № 3210-У).
Указанные документы вступили в силу с 01.06.2014 за исключением абзаца пятого п. 4 Указания № 3210-У, который вступает в силу с 01.01.2015 (п. 8.1 Указания № 3210-У).
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, регламентирован в п. 6.3 Указания № 3210-У. В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денежных средств и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверж-
дающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации — физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).
Аналогично в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения указанных в задании материалов без выдачи наличных денежных средств под отчет авансом. По мнению экспертов, в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. Соответственно, отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.
В то же время российское законодательство не содержит запретов на указанный в вопросе порядок расчетов с работником, приобретающим в интересах организации материальные ценности, поэтому, по мнению экспертов, указанный порядок может быть применен организацией в случае соблюдения норм, установленных законодательством Российской Федерации, в частности в случае его надлежащего документального оформления.
Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Таким образом, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
Необходимо отметить, что п. 1 ст. 183 Гражданского кодекса Российской Федерации предусматривает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 Гражданского кодекса Российской Федерации).
В п. 5 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 23.10.2000 № 57 указывается на то, что действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абз. 2 п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса Российской Федерации).
По мнению экспертов, факт составления в рассматриваемой ситуации заявления работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств, отчета о расходовании средств и дальнейшее утверждение отчета руководителем, а также издание руководителем приказа будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.
Отметим, что форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Закона № 402-ФЗ, за основу которой можно взять форму № АО-1 «Авансовый отчет». К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции и т. п.). Возмещение сотруднику понесенных им
расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 4.1 Указания № 3210-У).
Учитывая изложенное, полагаем, что в целях более полного документального оформления хозяйственных операций по приобретению материалов рассматриваемым способом помимо указанных ранее документов организации целесообразно располагать следующими документами:
— общим по организации приказом директора о возмещении сотрудникам произведенных в интересах организации расходов;
— приказом об утверждении перечня сотрудников, которые осуществляют приобретение материалов в интересах организации;
— отчетами сотрудников об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату материалов.
Формы указанных документов организации разрабатывают самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Следует иметь в виду, что неоднозначной является правомерность возмещения работнику осуществленных им расходов на приобретение материалов непосредственно из кассы организации (минуя сдачу выручки на расчетный счет), так как перечень целей, на которые организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные в кассу в виде выручки, законодательно ограничен.
Так, согласно п. 2 Указания № 3073-У участники наличных расчетов (индивидуальные предприниматели и юридические лица) не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
— выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
— выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
— выдачи наличных денежных средств на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
— оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
— выдачи наличных денежных средств работникам под отчет;
— возврата за оплаченные ранее наличными денежными средствами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
— выдачи наличных денежных средств при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 27, ст. 3872; 2012, № 53, ст. 7592; 2013, № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4084).
Иных норм, содержащих какие-либо запреты для участников наличных расчетов на расходование непосредственно из кассы (без зачисления на расчетный счет) наличных денежных средств, не содержится ни в Указании № 3073-У, ни в Указании № 3210-У.
Из прочтения нормы п. 2 Указания № 3073-У следует, что:
— ограничения по расходованию из кассы денежных средств распространяются только на выручку за проданные товары, выполненные работы, оказанные ими услуги, а также на полученные страховые премии. Иные денежные средства, поступившие в кассу, могут расходоваться организацией без целевых ограничений;
— перечень целей, на которые могут расходоваться выручка организации и полученные страховые премии, находящиеся в кассе, является закрытым;
— в указанном перечне поименована выдача наличных денежных средств работникам под отчет, но не поименована компенсация их расходов, осуществленных в интересах организации. Средства организации попадают под категорию «выдача наличных денег работникам под отчет», только если выдаются до фактического осуществления расходов. Предсказать, как будет квалифицировано возмещение из наличной выручки расходов работнику, понесенных им за счет собственных средств, для приобретения товаров для организации, затруднительно;
— что касается цели «оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг», то к рассматриваемо -му случаю, на взгляд экспертов, она не применима. По мнению экспертов, что такая цель расходования выручки соответствует ситуации, когда расчеты наличными денежными средствами за приобретенные товары (выполненные работы, оказанные
услуги) осуществляются через представителя организации поставщика (исполнителя), действующего на основании доверенности на получение денежных средств, оформленной в соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Учитывая изложенное, по мнению экспертов, возмещение расходов работника из выручки будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями.
В ином же случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу. На взгляд экспертов, несоблюдение такого порядка может привести к нарушению положений п. 2 Указания № 3073-У и вызвать споры с налоговыми органами. Напомним, что Указанием № 3210-У предусмотрена сдача уполномоченным представителем юридического лица наличных денежных средств в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица (п. 3 Указания 3210-У).
Расходование на указанные цели другой наличности, полученной не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица.
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена ч. 1 ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, которая предусматривает ответственность только за нарушения, выразившиеся:
— в осуществлении расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров;
— в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
— в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Как следует из приведенной нормы, законодательством Российской Федерации прямо не предусмотрено ответственности за нарушение порядка расходования денежных средств из кассы.
Так как Указание № 3073-У вступило в силу с 01.06.2014, арбитражная практика по данному вопросу на сегодняшний день еще не сложилась. Налоговые органы нередко предъявляют претензии к участникам наличных расчетов, которые используют денежные средства, поступившие в их кассы, минуя расчетные счета. Налоговые органы квалифицируют такие операции как нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Судьи в зависимости от обстоятельств дела поддерживают и налогоплательщиков, и налоговые органы (смотрите, например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2014 № 09АП-10838/14, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 № 07АП-1704/14, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.10.2013 № 04АП-4404/13).
В силу положений ст. 861 Гражданского кодекса Российской Федерации и п. 5 Указания № 3073-У наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов (в частности организациями) и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.
При этом в размере, не превышающем 100 тыс. руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов, могут производиться наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов, то есть между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами (п. 6 Указания № 3073-У).
Таким образом, лимит расчетов наличными денежными средствами установлен в отношении расчетов между организациями и индивидуальными
предпринимателями. Расчеты между организациями и физическими лицами осуществляются без ограничений в размерах.
Список литературы
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ.
3. Информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 23.10.2000 № 57.
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.
5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
6. О национальной платежной системе: Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ.
7. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
8. Об осуществлении наличных расчетов: указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.
9. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»: постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
10. Письмо Минфина России от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.
11. Письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
12. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2014 № 09АП-10838/14.
13. Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 № 07АП-1704/14.
14. Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.10.2013 № 04АП-4404/13.
