CC BY
71
УДК 651
Растамханова С.Н. студент магистратуры 1 курса факультет «Башкирской филологии и журналистики» Башкирский государственный университет
Россия, г. Уфа
ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ И СФЕРА ЕЕ
ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ
Аннотация: В статье дается анализ деловых взаимоотношений посредством письменной деловой коммуникации. Деловая коммуникация, которая находит отражение в процессе общей коммуникации, является средством обмена информацией. Он употребляется для решения различных производственных задач с использованием устной и письменной форм речи. Коммуникация в документировании является осуществлением коммуникации с использованием письменной формы речи и письменных текстов.
Ключевые слова: коммуникация, деловые бумаги, официально-деловой стиль, служебные документы, деловые письма, официальная переписка.
Rastamkhanova S.N. Student of a magistracy 1 course, faculty of "The Bashkir philology and journalism"
Bashkir state university Russia, Ufa
WRITTEN BUSINESS COMMUNICATION AND SPHERE OF HER
FUNCTIONING
Annotation: In article the analysis of business relationship by means of written business communication is given. Business communication which finds reflection in the course of the general communication is a means of exchanging information. It is used for the solution of various production tasks with use of oral and written forms of the speech. Communication in documenting is implementation of communication with use of a written form of the speech and written texts.
Keywords: communication, official papers, official style, in-house documents, business letters, official correspondence.
В деловых отношениях письменные деловые коммуникации (ПДК) в деловой сфере выступают как средство деловых взаимоотношений и осуществляют отбор информации, ее распространение, хранение, а также учет. Все процессы воспроизводятся за счет реквизитов, позволяющих определять информацию. Этика коммуникаций является определяющим критерием при выборе более подходящего вида коммуникаций и средств передачи информации.
Материалом при изучении официально-делового являются деловые бумаги, которые обладают юридической силой. Данный факт характеризует осуществление письма и языковых средств официально-делового стиля. Надо
сказать, что конкретно письменный характер делового документа оказывает большое значение на его язык, то есть письменная речь возникает при невозможности прямого контакта с собеседником, поэтому она обусловлена развернутостью и полнотой изложения. Это необходимо для того, чтобы собеседник однозначно понял информацию и восстановил ее во всех подробностях.
Изучая данную тему нельзя не обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016389. Данный ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Проблемой письменной деловой документации занимались многие исследователи. Рогожин М.Ю. в своей работе дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современной организации. Автор не только дает рекомендательный характер в обращении с документами, но и рассматривает текстовые особенности при составлении деловых бумаг, циркулирующих как в организации, так и за ее пределами. Материал подготовлен с учетом требований ГОСТ Р6.30-2003.
Введенская Л.В., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. наряду со сферой общения в качестве определяющего функциональный стиль признака выделяют функции коммуникации: общение, сообщение, и воздействие. Функциональные стили определяются и конституируются именно на этой экстралингвистической базе.
Учебное пособие Березиной Н. М., Воронцовой Е.П., Лысенко Л.М. базируется на изучении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Изученные особенности официально-делового стиля являются главным критерием в формировании системы языковых единиц и способов их употребления в документе.
Деловые отношения, а точнее сфера правовых отношений и управления включает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, рекламу, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность. 390 Официально-деловой стиль всегда подвергался преобразованиям в связи с социально-историческим ростом в обществе, тем не менее, в отличии от других стилей, он выделялся своей стабильностью,
389 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ОРД. Требования к оформлению документов. - Москва: Стандартинформ, 2016. - 35с.
390 Введенская, Л.В. Русский язык и культура речи: : учебное пособие для вузов для бакалавров и магистров/ Л.В. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. - 32-е изд. - Ростов н/Д : Феникс, 2014. - С. 84.
традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью391. Официально-деловой стиль играет важную роль в социальном плане, так как при общественных отношениях между государствами, организациями, гражданами и т.д., он помогает достичь деловой договоренности или односторонне обозначает стороны по любой проблеме 392.
На сегодняшний день в России функционируют 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Документы составляются по определенной форме393.
В организации циркулируют разные документы, которые составляют систему организационно-распорядительных документации. К ним относятся:
• Информационно-справочные документы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
• Организационные документы. От них зависит правовой статус и основные движения работы организации или предприятия и их структурных подразделений. Это правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и другое.
• Распорядительные документы предприятия. Служат для составления и отправки разного рода поручений должностных лиц. Одновременно имеющиеся акты используются как способы передачи письменных распоряжений определенным сотрудникам. В свою очередь это решения, постановления, приказы, указы и другое. 394
Деловые письма. Большой охват разного рода деятельности, а также их насыщенная содержательность несомненно приводит к развитию и расширению видов деловых писем.
К первой группе относятся письма, которые распространяют информацию в организации и за ее приделы, т.е. входящая и исходящая корреспонденция. Распространение информация связана с такими причинами, как необходимость отправки информации, которая носит официальный статус. Для этого используются информационные письма. Также существует необходимость информирования заинтересованных сторон в проведении мероприятий. Для этого используют письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения. Необходимость оповещения партнеров о предлагаемых товарах и услугах. Письма-предложения, рекламные письма используются именно для этой цели. Письма
391 Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие/ А.В. Охотников. - Москва: ИКЦ МАРТ, 2012. - С. 144.
392 Современный русский язык//Под ред. Л.А. Новикова. - СПб.:Лань, 2003. - С. 125.
393 Рогожин, М.Ю. Документы делового общения/ М.Ю. Рогожин. - Москва: Изд-во «РДЛ», 2001. - С. 111.
394 Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом/ А.Я. Кибанов. - Москва: Инфра-М, 2012. - С. 242.
данной группы имеют инициативный характер395 .
Вторую группу составляют письма, которые используются как обращение к каким-либо организациям и предприятиям при выполнении каких-либо действий. Данные письма имеют и инициативный характер, и в тоже время могут быть ответным письмом к письмам, отнесенным к предыдущей группе.
В третью группу включены письма, которые служат ответом на полученные предложения или просьбы.
Четвертая группа включает в себя письма, необходимые для разрешения споров, которые могут появиться во время взаимодействий и показывают разный уровень и сложность претензий. К ним относятся письма-напоминания, письма-требования и рекламационные письма 396.
Пятая группа содержит письма, которые выражают индивидуальное участие по каким-либо вопросам. Как правило, они не выражают саму управленческую деятельность, так как они предназначены поддерживать нужные связи, создавая при этом подходящую психологическую почву для взаимодействия 397.
Есть еще два типа деловых писем, которые не входят в приведенные группы, но и не могут образовать самостоятельную группу. Речь идет о сопроводительных и рекомендательных письмах.
Приведем такую последовательность. Она характеризует обусловленность выбора при необходимости применения делового стиля. Типовая официально-деловая ситуация жанр документа, далее форма документа, далее языковое наполнение документа. Распорядительные документы включают в себя постановление, распоряжение, приказ.
Постановление - правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, например: «Постановление Правительства РФ», «Постановление Высшей Аттестационной Коллегии при Правительстве РФ», «Постановление Правления ЦБ РФ», «Постановление Совета учредителей банка МЕНАТЕП» и так далее 398.
Распоряжением называется акт управления государственного органа, который имеет властный характер. Он формируется при присвоенной должностному лицу или государственному органу полномочий. Распоряжение имеет силу, обязательную для граждан и организаций, если оно адресовано непосредственно им. Данный документ выступает как подзаконный акт делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного
395 Паневчик, В.В. Деловое письмо: Практическое пособие/ В.В. Паневчик - 2-е изд. - Москва: Амалфея, 2000 - С. 44.
396 Розенталь, Д. Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика/ Д.Э. Розенталь. - Москва: Оникс 21 век: Мир и образование, 2001. - С.125.
397 Там же. - С.126.
398 Логинова, Н. К. Делопроизводство и корреспонденция: учебно-методическое пособие / Н. К. Логинова. -Екатеринбург: УрГЭУ, 2007. - С.107.
характера, то есть длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Например: «Распоряжение декана исторического факультета».
Среди всех прочих приказ является самым часто встречающимся типом распорядительного документа, который используется деятельности управления. Он издается по основным проблемам внутри организации и по кадровым вопросам (приказы о приеме на работу, об увольнении, о командировках и так далее).
Контракт, договор, устав, планы, отчеты - это все административно-организационная документация. Самым часто встречающимся здесь является контракт или договор.
Информационно-справочные материалы включают в себя справки, докладные и служебные записки.
Справкой называется документ, который включает в себя описание и подтверждение каких-либо фактов или происшествий. Их можно разделить на два вида:
1.справки, которые содержат сообщение о фактах и событиях служебного характера;
2. справки, которые выдаются заинтересованным лицам или организациям, подтверждающий тот или иной юридический факт399 .
Докладной запиской называется документ, который должен получить руководитель организации. Докладная записка будет сообщать ему необходимую сложившуюся ситуацию и выводы и предложения составителя данного письма .
Деловые письма, как правило, нужны для того, чтобы решать задачи, которые постоянно возникают в управленческой деятельности. Перечень деловых писем помогает составить перечень производственных ситуаций. По функциональному признаку их делят на два типа:
1) письма, для которых необходимо письмо-ответ (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и так далее);
2) письма, для которых письмо-ответ не требуется (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и так далее)400.
В письмах-ответах обязательным условием является наличие индексации письма, являющегося фактором переписки. Письма-ответы собираются в такие подгруппы как: письмо-напоминание; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; информационное письмо; сопроводительное письмо; письмо-предупреждение.
По тематическим свойствам существует негласное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Переписка, оформляющая экономические, правовые, финансовые и виды организации работы - это
399Колтунова, М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю: [монография]/М.В.Колтунова/Академия народного хозяйства при Правительстве РФ. - 4-е изд. - Москва: Дело, 2000.- С. 49.
400 Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие/ А.В. Охотников. - Москва: ИКЦ МАРТ, 2012. - С. 111.
деловая корреспонденция. Переписка, связанная с по вопросом о материально-техническом обеспечении и сбыта, называется коммерческой корреспонденцией. Длительность переписки зависит от самих практических ситуаций и необходимости взаимодействия деловых партнеров через письменное общение.
Таким образом, официально-деловой является средством письменного общения в сфере деловых отношений, а именно в сфере правовых отношений и управления. Культура деловой речи играет важную роль в сфере письменной деловой коммуникации. Наряду с языковыми нормами действуют нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа. Был дан краткий анализ личных, организационно-распорядительных, деловых видов писем и их классификации, для того, чтобы в полной мере представлять, с чем сталкивается составитель текста при работе с документом.
Использованные источники:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ОРД. Требования к оформлению документов. - Москва: Стандартинформ, 2016.
2. Введенская, Л.В. Русский язык и культура речи: : учебное пособие для вузов для бакалавров и магистров/ Л.В. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. - 32-е изд. - Ростов н/Д : Феникс, 2014.
3. Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом/ А.Я. Кибанов. - Москва: Инфра-М, 2012.
4. Колтунова, М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю: [монография]/М.В.Колтунова/Академия народного хозяйства при Правительстве РФ. - 4-е изд. - Москва: Дело, 2000.
5. Логинова, Н. К. Делопроизводство и корреспонденция: учебно-методическое пособие / Н. К. Логинова. - Екатеринбург: УрГЭУ, 2007.
6. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие/ А.В. Охотников. - Москва: ИКЦ МАРТ, 2012.
7. Паневчик, В.В. Деловое письмо: Практическое пособие/ В.В. Паневчик -2-е изд. - Москва: Амалфея, 2000.
8. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения/ М.Ю. Рогожин. - Москва: Изд-во «РДЛ», 2001.
9. Розенталь, Д. Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика/ Д.Э. Розенталь. - Москва: Оникс 21 век: Мир и образование, 2001.
10. Современный русский язык//Под ред. Л.А. Новикова. - СПб.:Лань, 2003.
