CC BY
53
УДК 811
Растамханова С.Н. студент магистратуры 1 курса факультет «Башкирской филологии и журналистики» Башкирский государственный университет
Россия, г. Уфа
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ОБЩЕПРИНЯТЫЙ ЯЗЫК
ДОКУМЕНТОВ. ТЕКСТОВЫЕ НОРМЫ ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
Аннотация: В данной статье рассматриваются основные текстовые нормы, присущие официально деловому стилю. Самым важным в официально-деловой речи является функция социальной регламентации, которая ставит к соответствующим текстам условие однозначности прочтения. Это значит, что для каждого текста будет свойственна такая точность изложения информации, которая не допустила бы возможности различных толкований. Содержание правильно составленного официального документа должно быть составлено тщательным образом.
Ключевые слова: официально-деловой стиль речи, стандартизация, трафарет, анкета, таблица, документ, реквизиты, образец.
Rastamkhanova S.N. Student of a magistracy 1 course, faculty of "The Bashkir philology and journalism"
Bashkir state university Russia, Ufa
OFFICIAL STYLE AS STANDARD LANGUAGE OF DOCUMENTS.
TEXT STANDARDS OF OFFICIAL STYLE
Annotation: In this article the main text norms inherent in officially official style are considered. The most important in the official speech is function of a social regulation which lays down a condition of unambiguity of reading to the corresponding texts. It means that for each text such accuracy of statement of information which wouldn't allow a possibility of various interpretation will be peculiar. The contents of correctly made official document have to be made carefully.
Keywords: official style of the speech, standardization, cliche, questionnaire, table, document, requisites, sample.
В жизненной практике так или иначе у каждого из нас возникает необходимость подать заявление, составить служебную записку или же доверенность. И тогда у нас часто возникают трудности с оформлением документов. Потребность в выборе и закреплении одного из многих возможных языковых средств для документов дала новый виток в процессе стандартизации. Данное решение обоснованно экономически, формируется условиями все усложняющейся социально-политической жизни общества, а также техническим прогрессом. Как следствие, также возрастает унификация
документов, с одной стороны, и направленность к упрощению и избавлению от отживших канцелярских штампов, с другой стороны. Вне зависимости от содержания отдельных жанров и уровня их сложности, официально-деловой стиль имеет общие характерные черты: точность изложения, где не имеется возможности расхождения в толковании; детальность изложения; стандартность изложения. Сюда же можно отнести такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность -это также характеризует научный стиль.
Проблема текстовых норм в официально-деловом стиле письма была изучена многими исследователями. К примеру, Колтунова М.В. 401 в своих исследованиях подробно рассматривает стилистику делового общения в устном и письменном виде. В своем труде автор дает подробное описание особенностей деловой речи. Рекомендации, которые даются читателю, написаны на основе последних достижений отечественной и зарубежной лингвистики в области теорий типов речевых культур и речевых актов, коммуникативной грамматики, теории текста, риторики, функциональной лингвистики. Колтунова М.В. пишет, что при составлении документа в тексте должен использоваться определенный язык и стиль.
Ращевская Е.П., так же, как и Колтунова М.В, уточняет, что стилистика деловой речи может преобладать как в устном так и в письменном виде. Колтунова М.В. весьма точно обозначает термин «официально-деловой стиль». Официально-деловым стиль - это специфика языка служебных, организационно-распорядительных и дипломатических документов.
Несговорова Г.П. коснулась темы стандартизации и унификации средств в деловых текстах. При написании деловых бумаг прежде всего стоит вопрос об использовании речевых клише, относящийся к разделу лексики и фразеологии. Постоянность структуры и смысла речевых штампов является одним из признаков, способствующих написанию унифицированных и стандартизованных текстов. Такая форма речевых клише значительно помогает экономить время, создание однотипных документов и обработка, восприятие деловых текстов намного упрощается. Крайне увлекательно автор описывает модель управления и критерии выбора грамматической формы.
Основная форма изложения официально-делового стиля - письменная, так как все документы осуществляют информационную, констатирующую и предписывающую функции во всех сферах деятельности. Содержания в текстах этого стиля бывают разных видов, таких как: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, отчеты и другое402.
Административно-правовая деятельность является ведущей сферой, в которой используется официально-деловой стиль. В документальном
401 Колтунова, М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. Учеб. Пособие для вузов/ М.В. Колтунова. - Москва: ОАО «НПО», 2012. - 271 с.
402Дускаева, Л.Р. Стилистика официально-деловой речи/ Л.Р. Дускаева, О.В. Протопопова. - 2-е изд. -Москва: Академия, 2012. - С. 86.
оформлении актов государственной, общественной, политической, экономической деятельности деловых отношений между государством и организациями, а также между представителями общества в официальной сфере их общения употребляется официально-деловой стиль. Поэтому, при оформлении документа всегда в употребление идут шаблоны и клише, принятые сокращения и унифицированное расположение информации. Все это характеризует типовые и трафаретные письма, анкеты, таблицы, тексты-аналоги и т.п., и дает возможность зафиксировать информацию, используя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Для текстов-аналогов, бланков и формуляров используется особая стандартизация, где трафарет имеет вид формализованного текста.
В стандартизации языка документов существуют определенные виды текстовой организации: трафарет, анкета, таблица403.
Трафарет. В процессе создания трафаретных текстов выделяют группы однотипных текстов постоянных элементов, которые имеют заранее известную информацию, а также пробелы для вписывания меняющихся сведений404. Как правило, такими сведениями являются номинации, даты оформления и подписания документа, указания стоимости, количества, объема работ и прочее. Трафаретные тексты, имеющие постоянные и переменные части в содержании, называются бланками. «Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон. К которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований»405, - отмечает П.В. Веселов, специалист в области документной лингвистики.
Использование трафарета дает возможность свертывать текст и развернуть его обратно в полную структуру. Благодаря этому трафаретизация обладает высоким уровнем информационной емкости текста.
Анкета - это служебный документ, представленный в письменной форме, и содержащий соответствующие вопросы, и графы для заполнения ответов.
Таблица - это еще более емкая организация документа. Постоянные элементы размещены в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а изменяющиеся - в ячейках таблицы.
Вышеперечисленные виды текста применяются в различных жанрах деловой документации:
- для приказов, докладных, объяснительных записок и кадровых анкет применяется анкетный способ;
- табличная форма встречается при составлении штатного расписания,
403Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие/ А.В. Охотников. - Москва: ИКЦ МАРТ, 2012. - С. 166. 404 Там же. С. 164.
405Розенталь, Д. Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика/ Д.Э. Розенталь. - Москва: Оникс 21 век: Мир и образование, 2001. - С. 72.
табелей, графика отпусков, кадровых приказов;406
- договора и деловые письма составляются трафаретным способом. Деловые документы без труда моделируются с помощью типизации
документов. При этом составитель текста всегда пользуется типовыми блоками, которые являются клишированными элементами текста.
Такие клише в готовом виде входят в тексты договоров. Сам текст договора практически не подвергается, меняются лишь юридические термины, которые различают социальные роли договаривающихся сторон. Например:
- договор о выполнении работ - Заказчик - Исполнитель
- договор о купле-продаже - Продавец - Покупатель
- договор об аренде - Арендодатель - Арендатор.407
В каждом документе есть постоянные элементы содержания, их называют реквизитами. Реквизит - это обязательный элемент при оформлении любого документа. Реквизитами могут являться следующие данные: об адресате (автор документа - заявитель, проситель); наименование жанра документа при необходимости (Заявление, Докладная записка и т.д.); опись документальных приложений (если они имеются); дата; подпись автора документа и другие. Таких элементов насчитывается тридцать в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает перечень реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов.
Таким образом, форма документа - это совокупность его реквизитов и их взаимосвязь, последовательность и расположение.
Определяющим является жанр документа, так как употребление конкретных текстовых норм зависит от того, какой документ вы создаете408. При этом текстовые нормы документов имеют различия жесткости текстовых норм:
Первый уровень текста так называемая образец-матрица. Для данного типа характерны все три параметра организации текста: а) реквизиты; б) их последовательность; в) их пространственное расположение409.
Образец-матрица в первую очередь представляет нам постоянные части текста в таких документах, как готовые бланки, справки или анкеты. В таких документах первичным являются пробелы, которые служат для обозначения меняющихся частей в тексте. Образцы-матрицы создают минимум трудностей с составлением документа, потому что автор не прилагает усилий
406Логинова, Н. К. Делопроизводство и корреспонденция: учебно-методическое пособие / Н. К. Логинова. -Екатеринбург: УрГЭУ, 2007. - С. 205.
407Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие/ М.Ю. Рогожин. -Москва: Изд-во «Б.и.», 2000. - С. 94.
408 Современный русский язык/Под ред. Л.А. Новикова. - СПб: Лань, 2003. - С.118. 409Современный русский язык/Под ред. Л.А. Новикова. - СПб: Лань, 2003. - С. 124.
при заполнении такого рода текста. Образец-матрица таким образом всегда прямо указывает на то, что и где автор должен заполнить.
Такое строгое составление текста в документе приводит к разделению подобных документов по ключевым словам.
Второй тип текста называется образец-модель. Этот тип характеризуется большей гибкостью, то есть при записи двух основных параметров текста - это реквизиты и их последовательность, происходит более свободная трактовка текстовых норм410.
И третий тип текста - это образец-схема. Здесь строгость в составлении документа сводится к минимуму. Характеризуется данный тип только одним параметром написания реквизитов, при этом чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста411.
Таким образом, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности реквизитов. В итоге на одном полюсе здесь предел жесткости организации текста - фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом - предел степени свободы организации текста - обязательность лишь «шапки» документа. Для текстовых норм первоначальны требования к построению определенных типов и частей делового текста.
Использованные источники:
1. Дускаева, Л.Р. Стилистика официально-деловой речи/ Л.Р. Дускаева, О.В. Протопопова. - 2-е изд. - Москва: Академия, 2012.
2. Логинова, Н. К. Делопроизводство и корреспонденция: учебно-методическое пособие / Н. К. Логинова. - Екатеринбург: УрГЭУ, 2007.
3. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие/ А.В. Охотников. - Москва: ИКЦ МАРТ, 2012.
4. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие/ М.Ю. Рогожин. - Москва: Изд-во «Б.и.», 2000.
5. Розенталь, Д. Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика/ Д.Э. Розенталь. - Москва: Оникс 21 век: Мир и образование, 2001.
6. Современный русский язык// Под ред. П.А. Лекант. - М.: Высшая школа, 2004.
7. Современный русский язык/Под ред. Л.А. Новикова. - СПб: Лань, 2003.
410Современный русский язык// Под ред. П.А. Лекант. - М.: Высшая школа, 2004. - С. 97. 411Там же. - С. 102.
