CC BY
149
^ Кокунов В. А., Соколов Н. Е., Шарабаева Л. Ю.
§ Перспективы применения ВРМ-систем при I развитии системы менеджмента качества
о современного вуза
—
о
- Кокунов Владимир Алексеевич
ш Брянский филиал ФГОБУ ВПО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» О (Брянск)
Заведующий кафедрой математики и информатики Кандидат технических наук, доцент
Соколов Николай Евгеньевич
Санкт-Петербургский филиал ФГОБУ ВПО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Санкт-Петербург)
Заместитель директора по научно-методической работе, заведующий кафедрой бизнес-информатики
Кандидат педагогических наук, доцент
Шарабаева Любовь Юрьевна
Северо-Западный институт управления — филиал РАНХиГС (Санкт-Петербург) Доцент кафедры бизнес-информатики, математических и статистических методов Кандидат физико-математических наук, доцент [email protected]
РЕФЕРАТ
В статье рассматриваются проблемы внедрения систем менеджмента качества (СМК) в отечественных вузах. Делается вывод, что современные подходы к внедрению СМК зачастую носят формальный характер, что приводит к неэффективной работе системы управления вузом. Предлагается способ повышения эффективности СМК, базирующийся на внедрении концепции управления бизнес-процессами (Business Process Management (ВРМ)). Дается оценка потенциала применения ВРМ-подхода для повышения эффективности СМК в современном вузе. Проведен анализ существующих open-source систем класса BPMS и обоснован выбор системы RunaWFE для внедрения в качестве среды автоматизации исполнения кросс-функциональных процессов вуза.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
система менеджмента качества, бизнес-процесс, процессный подход, высшее образование, показатели эффективности вузов, BPM, BPMS, BPMN, информационные системы, архитектура предприятия
Kokunov V. A., Sokolov N. E., Sharabaeva L. Yu.
Prospects of Application of BPM Systems in the Development of the Quality Management System of the Modern University
Kokunov Vladimir Alekseevich
Bryansk branch of the Financial University under the Government of the Russian Federation (Bryansk, Russian Federation)
Head of the Chair of the Mathematics and Informatics PhD in Technical Sciences, Associate Professor
Sokolov Nikolay Evgenievich
Saint-Petersburg branch of The Financial University under the Government of the Russian Federation (Saint-Petersburg, Russian Federation)
Deputy Director on scientific and methodical work, Head of the Chair of the Business Informatics
PhD in Pedagogic, Associate Professor
Sharabaeva Lubov Yurievna -q
North-West Institute of Management — branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public q_
Administration (Saint-Petersburg, Russian Federation) O
Associate Professor of the Chair of Business informatics, mathematical and statistical methods ®
PhD in Physics and Mathematics, Associate Professor cl
ABSTRACT
Authors discuss in the article about the implementation of quality management systems (QMS) in domestic universities. They make some concludes. For example, often these systems have only formal nature and it can leads to inefficient system of university management. Authors offer a way how to increase the effectiveness of the QMS which is based on the Business Process Management (ВРМ).
In the article, authors give assesses the potential application of BPM approach to improve the effectiveness of the QMS in the modern university. They make analysis of existing open-source systems class BPMS and justified choice of RunaWFE for implementation as automation environment krosfunktsional execution processes of the university.
KEYWORDS
management quality system, business-process, higher educational, key performance indicator, BPM, BPMS, BPMN, Enterprise Architecture
о
ш Ш
О
Количество отечественных учебных заведений, внедривших у себя систему менеджмента качества (СМК), неуклонно растет. В официальных документах вузов, которые создали и сертифицировали СМК в соответствии со стандартом ISO 9001, декларируются следующие причины, побудившие начать сложный и ресурсоемкий проект создания и внедрения СМК [4]:
1. Требования международных правовых актов.
2. Требования Минобрнауки.
3. Требования ФЗ «Об образовании», ст. 28, п. 13 (ст. 32, п. 24).
4. Необходимость повышения удовлетворенности потребителей за счет предоставления более высокого качества образовательных услуг.
5. Необходимость повышения удовлетворенности сотрудников вуза своей работой за счет построения прозрачных и понятных схем мотивации.
6. Необходимость повышения управляемости вуза за счет описания сфер ответственности персонала.
7. Необходимость улучшения таких показателей процессов, как их производительность и себестоимость за счет реализации принципов процессного подхода. Очевидно, что достижение перечисленных целей является желаемым результатом для любой образовательной организации, так как обеспечивает повышение уровня ее конкурентоспособности. Однако, как показывают результаты опросов, проведенных как лично авторами статьи, так и независимыми экспертами, декларируемые в официальных документах цели и реальная причина внедрения СМК в отечественных вузах зачастую сильно отличаются друг от друга. «К внедрению системы менеджмента качества многие компании относятся как к неизбежному злу: чего не сделаешь ради получения ценного сертификата» [8].
Ценность сертификата — это не просто абстрактные слова. Его наличие открывает доступ к партнерству с международными брендовыми компаниями и к выгодным госзаказам. Для российских вузов существование документа о наличии СМК стало важным условием успешного прохождения аккредитации и мониторинга эффективности [10]. Сложившаяся ситуация привела к тому, что в профессиональной литературе необходимым стало указание на то, о какой СМК идет речь — о реальной или «декоративной».
По экспертным оценкам, «только 30% сертифицированных систем реально действуют и отвечают букве и духу стандарта ИСО 9001» [6], а в ряде областей коли-
з чество формальных внедрений СМК, где преследуется лишь цель получения сер-□L тификата, составляет до 95%. Анализ ряда реализованных в отечественных вузах 0 СМК позволяет сделать вывод, что подавляющее количество внедрений выполне-£ ны формально.
s Парадоксальным является тот факт, что ряд организаций, где СМК внедрена ° ради сертификата, имеет реальные и весьма эффективно работающие системы о менеджмента, реализующие принципы процессного управления. Другими словами, g руководители и собственники компаний, реально заинтересованные в повышении ш эффективности деятельности своих организаций и на деле доказавшие эту заинтересованность, не воспринимают СМК как работающий инструмент повышения этой эффективности. Более того: они вынуждены платить как за реальную систему менеджмента, так и за «декоративную» СМК.
Очевидно, что причин, из-за которых возникают такие ситуации, много. Описанная проблема настолько остра, что на профессиональных форумах специалистами в области качества высказываются опасения: «Ситуация очень сложная. Существует большая вероятность того, что в России, как в Голландии и Китае, сертификат СМК исчерпает кредит доверия» [3].
Безусловно, не все СМК внедряются только ради получения сертификата. Принципы процессного подхода и концепция TQM (Total Quality Management) неоднократно доказали, что являются не декоративным, а реально работающим инструментом управления бизнесом. По нашему мнению, одним из основных факторов создания эффективно работающей СМК является наличие проработанной методики ее внедрения. Задачей такой методики является не просто определение последовательности шагов, которые необходимо осуществить при создании СМК, а прежде всего — согласование требований стандарта с современными концепциями менеджмента и спецификой предметной области организации, где это внедрение осуществляется. Одной из таких концепций управления организацией является ВРМ (Business Process Management). Оценке потенциала ее применения в СМК современного вуза будет посвящена вторая часть статьи.
Перед тем как рассматривать сферу применения BPM-систем, следует сделать одно уточнение. С термином ВРМ существует определенная путаница. Дело в том, что эта аббревиатура используется для обозначения двух абсолютно разных понятий [9]: Business Performance Management (ВРМ) — управление эффективностью бизнеса и Business Process Management (ВРМ) — управление бизнес-процессами. Системы класса Business Performance Management, безусловно, интересны, они получили признание среди специалистов в области финансового и бизнес-анализа. Однако рассмотрение этого класса систем выходит за рамки нашего обсуждения. В настоящей работе под термином ВРМ подразумевается подход Business Process Management. Этот подход представляет собой идеологию управления бизнес-процессами, основанную на применении специфического программного обеспечения.
Появившаяся сравнительно недавно концепция ВРМ завоевала признание и стала предметом активного обсуждения. Сначала потенциал новой технологии обсуждался узким кругом специалистов на профессиональных интернет-форумах, затем в Сети появились положительные отзывы Chief Information Officer (CIO) и директоров по качеству о применении ВРМ-систем и, наконец, — положительные отзывы бизнес-пользователей об эффективности применения нового подхода. Все это позволяет сделать вывод, что BPM — это не просто модное направление в сфере управленческого консалтинга, позволяющее IT-консультантам вытягивать деньги у фирмы. На сегодняшний, день ВРМ-системы (BPMS) представляют собой реально работающий инструмент, эффективно решающий проблемы современного бизнеса. Внедрение BPMS приводит к появлению качественно новых возможностей по управлению бизнес-процессами, которые ранее были в принципе недостижимы [9].
Как и любая новая технология, BPMS создавалась для преодоления конкретных з проблем бизнеса, решение которых без нее невозможно или затруднено. В ходе cl проведенного в 2007 г. фирмой «Gartner» опроса, в котором приняли участие более § чем 1700 CIO — специалистов в области автоматизации и организационного раз- £ вития, был выявлен ряд проблем, которые, по мнению опрошенных респондентов, ^ в наибольшей степени ограничивают применение IT для бизнеса. Внедрение ВРМ- § систем позволяет решить следующие основные проблемы из этого списка: о
1) совместной работы и интеграции данных разноплатформенных ИС; g
2) «отставания» настроек программного обеспечения ИС от изменений бизнес-про- ш
цессов;
3) автоматизированного управления бизнес-процессами.
Первая проблема — обеспечение совместной работы разноплатформенных ИС — возникает тогда, когда в организации одновременно функционирует ряд ИС разных классов и разных производителей, взаимодействие которых необходимо обеспечивать в режиме реального времени. Решение проблемы интеграции данных традиционными методами является крайне трудно решаемой задачей и приводит к росту издержек на поддержание ИТ-инфраструктуры, а в ряде случаев — к невозможности консолидации данных для решения управленческих задач.
Внедрение систем класса BPMS позволяет решить проблему «информационного зоопарка» за счет применения технологии Service-Oriented Architecture (SOA). Возможность применения технологии SOA появляется благодаря тому, что имеется однозначно определенная зависимость между языком BPEL и нотацией BPMN. BPEL (Business Process Execution Language) — это язык на основе XML, который используется для формального описания бизнес-процессов и протоколов их взаимодействия между собой. Другими словами, диаграмма, составленная в нотации BPMN, может быть поставлена в однозначную зависимость с записью на языке BPEL, которая обеспечивает вызов Web- и Data-сервисов и реализует принципы SOA [7].
В деятельности современных вузов проблема интеграции данных из разноплат-форменных информационных систем крайне остра. Зачастую речь идет о необходимости интеграции данных из семи и более работающих параллельно информационных систем [5]. Попытки решить проблему обмена данными между несколькими системами в диалоговом режиме всегда вызывают большие сложности при их реализации. С появлением ВРМ-систем удалось решить проблему согласования основных модулей корпоративной информационной системы вуза. Это позволило реализовать принципы «одно данное в одном месте» и «единой точки доступа», значительно упростив задачу выборки данных для дальнейшего анализа показателей деятельности вуза, что является основой эффективного управления.
Вторая проблема — проблема «отставания» IT от бизнес-процессов — возникает из-за того, что изменения в конфигурацию сложных современных ИС могут вносить только подготовленные специалисты IT-департамента. При этом изменения оформляются как самостоятельные проекты, в жизненном цикле которых большую продолжительность занимают прединвестиционная и проектная фазы. Все это приводит к тому, что с момента появления потребности в новой функциональности системы и до момента реализации этой функциональности проходит значительный временной промежуток.
Часто сроки переналадки программного обеспечения ИС оказываются неприемлемо большими. Авторам известны случаи, когда период перенастройки систем затягивается на недели и месяцы. Все это время существовало рассогласование между бизнес-процессами и IT-системами, которые их поддерживают, что не позволяло эффективно применять существующие ИС. Наглядно иллюстрирует эту проблему случай, который произошел в российском отделении крупной трансна-
з циональной компании, являющейся лидером в своем сегменте рынка. В качестве gl программного обеспечения ИС в этой фирме используется система SAP ERP. 0 Период реализации заявки на внесение настроек в программное обеспечение этой £ системы превысил два года. Весь этот промежуток времени управленческий учет s велся «вручную» с использованием «самописных» решений, а деятельность под° разделения была неэффективна [9].
о Резюмируя вышесказанное, можно говорить о том, что в ряде случаев «отстаю-g щие» от изменившихся бизнес-процессов IT-решения становятся препятствием для ш развития организации в целом. Поэтому ИС, которые обеспечивают пользователям возможность с минимальными трудозатратами и временными задержками вносить в программное обеспечение конфигурационные изменения, получают серьезные преимущества перед теми системами, где эта возможность отсутствует.
Безусловным преимуществом BPM-систем является то, что они позволяют вносить изменения в их конфигурационные настройки непосредственно пользователям. Другими словами, в BPM-системах реализован принцип, когда изменения в IT-системе предшествуют изменениям в бизнес-процессах, а не наоборот.
Конечно, в вузах масштаб систем не такой, как в описанном примере с транснациональным концерном, но и штат служб ИТ-поддержки вуза также значительно меньше. Поэтому задержки с внесением изменений в настройки программного обеспечения информационной системы могут занимать недели и месяцы. Предоставление сотруднику, являющемуся владельцем процесса, инструментария для оперативного внесения изменений в настройки системы приведет к значительному повышению возможности реализации принципа постоянного улучшения бизнес-процессов.
Третья проблема — проблема автоматизированного управления бизнес-процессами — решается в ВРМ-системах за счет того, что в их состав входят не только редактор диаграмм бизнес-процессов, но и движок, позволяющий запускать процессные модели на исполнение. Этот движок обеспечивает возможность запуска и управления отдельными экземплярами процессов.
В вузе, где существует значительное количество многоэкземплярных кросс-функциональных (сквозных) бизнес-процессов, крайне важно иметь возможность не только описывать их, но и запускать на исполнение. Примером такого рода процесса в вузе может стать процесс создания электронного учебно-методического комплекса. Это многоэкземплярный процесс, в котором задействованы практически все ключевые службы вуза [9]. Внедрение ВРМ-системы позволяет не только сократить количество проблем, которые возникают на «стыках» между функциональными подразделениями, но и дает объективную картину показателей эффективности как процессов в целом, так и отдельных операций этих процессов. При этом данные об эффективности процесса собираются не вручную, а автоматически, что снижает объем рутинной работы в управленческой деятельности.
В заключение следует сказать, что, на сегодняшний день, существует ряд программных систем класса BPMS. Среди них есть и те, которые являются бесплатными (Open-Source) или условно-бесплатными (лицензия GNU). Это позволяет вузам, имеющим ограниченный IT-бюджет, но заинтересованным в создании реально действующей СМК, минимизировать начальные затраты на внедрение ВРМ-систем. Среди бесплатных и условно-бесплатных систем следует выделить следующие пять: Bonita Open Solution (Bonita Soft), BizAgi BPM Sute (Bizagi), RunaWFE (Консалтинговая группа «РУНА»), Intalio BPMS (Intalio) и Active VOS (Active Endpoints).
В ходе разработки решения по автоматизации управления бизнес-процессами в Санкт-Петербургском филиале Финансового университета при Правительстве Российской Федерации было проведено сравнение этих систем по ряду параметров и сделан вывод о целесообразности применения BPM-системы отечественного
производства — RunaWFE. В настоящее время на базе Санкт-Петербургского филиала Финуниверситета ведутся работы по внедрению этой системы в пилотном режиме для управления кросс-функциональным процессом разработки и согласования плана учебно-методической работы [2].
Помимо применения BPM-системы для управления бизнес-процессами вуза, в Санкт-Петербургском и Брянском филиалах Финансового университета при Правительстве Российской Федерации для обеспечения учебного процесса используются ВРМ-системы RunaWFE и BonitaOS. С применением этих систем идет обучение студентов направления подготовки «Бизнес-информатика» по дисциплинам «Моделирование бизнес-процессов» и «Архитектура предприятия» [1].
Литература
1. Абрамян Г. В., Фокин Р. Р., Абиссова М. А. Инновационные подходы в области обработки данных экспериментов по автоматизации систем управления вузом и обучения информационным технологиям в высшей школе [Электронный ресурс] // Письма в Эмиссия. Оффлайн (The Emissia. Offline Letters) : научный журнал. 2012. № 11. ART. 1898. URL: http://www.emissia.org/offline/2012/ 1898.htm (дата обращения: 16.04.2014).
2. Абрамян Г. В., Фокин Р. Р., Абиссова М. А., Емельянов А. А. Синергетический подход в сервисных и информационных технологиях нелинейного развития вузовского менеджмента качества, самоуправления и инжиниринга современных образовательных ресурсов на основе ПОС/ПУС пакетов SSME сервисов [Электронный ресурс] // Письма в Эмиссия. Оффлайн (The Emissia. Offline Letters) : научный журнал. 2012. № 10. ART. 1893. URL: http://www.emissia.org/offline/2012/1893.htm (дата обращения 16.04.2014).
3. Васильева Е., Гурьев Р., Пойлов О., Сергеев С., Немчинов Н. Перспективы системы менеджмента качества в России [Электронный ресурс]. URL: http://stavropol.foodretail.ru/ news/Perspektivi-sistemi-menedgmenta-kachestva-v-Rossii-150372.html (дата обращения: 20.04.2014).
4. Деревянко Ю. Д., Принцев А. С., Соколов Н. Е. Принципы создания и развития системы менеджмента качества современного вуза // Финансы, деньги, инвестиции. М. 2013. № 1. С. 35-38.
5. Изранцев В. В., Принцев А. С., Соколов Н. Е. Опыт создания и развития единой электронной образовательной среды МБИ // Банковские услуги. М. 2013. № 4. С. 23-28.
6. Калита Т. В. Работает ли система управления качеством: двадцать тестов // Экономика качества. М. 2013. № 2 (3). С. 33-50.
7. Куликова Г. А., Кокунов В. А. Информатизация в России и регионах: возможности и перспективы // Международный технико-экономический журнал. М. 2013. № 5. С. 10-14.
8. Пичугин И., Царевская-Дякина Н. «Секрет фирмы» [Электронный ресурс]. 2008. № 30 (262). URL: http://www.finexpert-training.ru/print_version.php?ID=208&aid =335 (дата обращения: 20.04.2014)..
9. Соколов Н. Е. Информационные системы класса BPMS — эффективный инструмент современного бизнеса // Актуальные проблемы экономики и новые технологии преподавания (Смирновские чтения) : матер. XI Междунар. науч.-практ. конф. СПб. : МБИ, 2012.
10. Соловьева Е. О. Управленческие аспекты реализации концепции развития муниципальной образовательной организации // Самоуправление. 2013. № 11. С. 27-29.
References
1. Abramyan G. V., Fokin R. R., Abissova M. A. Innovative approaches in the field of data processing of experiments on automation of control systems by higher education institution and training in information technologies at the higher school [Innovatsionnye podkhody v oblasti ob-rabotki dannykh eksperimentov po avtomatizatsii sistem upravleniya vuzom i obucheniya infor-matsionnym tekhnologiyam v vysshei shkole] [Electronic resource] // The Emissia. Offline Letters [Pis'ma v Jemissija. Offlajn] : electronic scientific magazine. 2012. N 11. ART. 1898. URL: http:// www.emissia.org/offline/2012/1898.htm (date of the address: 16.04/2014).
2. Abramyan G. V., Fokin R. R., Abissova M. A., Yemelyanov A. A. Sinergy approach in service and information technologies of nonlinear development of high school quality management,
о ö
о
ш Lû
О
3 self-government and engineering of modern educational resources on the basis of POS/PUS
J Packets of SSME services [Sinergeticheskii podkhod v servisnykh i informatsionnykh tekh-
o nologiyakh nelineinogo razvitiya vuzovskogo menedzhmenta kachestva, samoupravleniya i
2 inzhiniringa sovremennykh obrazovatel'nykh resursov na osnove POS/PUS paketov SSME
servisov] [Electronic resource] // The Emissia. Offline Letters [Pis'ma v Jemissija. Offlajn] : electronic scientific magazine. 2012. N 10. ART. 1893. URL: http://www.emissia.org/ offline/2012/1893. od htm (date of the address: 16.04/2014).
o 3. Vasilyeva E., Guryev R., Poylov O., Sergeev S., Nemchinov N. Quality management system ^ prospects in Russia [Perspektivy sistemy menedzhmenta kachestva v Rossii] [Electronic re-
lq source]. URL: http://stavropol.foodretail.ru/news/Perspektivi-sistemi-menedgmenta-kachestva-
° v-Rossii-150372.html.
4. Derevyanko Yu. D., Printsev A. S., Sokolov N. E. Principles of creation and development of quality management system of modern higher education institution [Printsipy sozdaniya i raz-vitiya sistemy menedzhmenta kachestva sovremennogo vuza] [Electronic resource] // Finance, money, investments [Finansy, den'gi, investitsii]. M. 2013. N 1. Pp. 35-38.
5. Izrantsev V. V., Printsev A. S., Sokolov N. E. Experience of creation and development of uniform electronic educational environment of MBI [Opyt sozdaniya i razvitiya edinoi elektronnoi obrazovatel' noi sredy MBI] // Banking services [Bankovskie uslugi]. M. 2013. N 4. Pp. 23-28.
6. Kalita T. V. Whether the control system of quality works: twenty tests [Rabotaet li sistema up-ravleniya kachestvom: dvadtsat' testov] // Quality economy [Ekonomika kachestva]. M. 2013. N 2 (3). Pp. 33-50.
7. Kulikova G. A., Kokunov V. A. Informatization in Russia and regions: opportunities and prospects [Informatizatsiya v Rossii i regionakh: vozmozhnosti i perspektivy] // International technical and economic journal [Mezhdunarodnyi tekhniko-ekonomicheskii zhurnal]. M. 2013. N 5. Pp. 10-14.
8. Pichugin I., Tsarevskaya-Dyakina N. "Secret of Firm" [Sekret firmy] [Electronic resource]. 2008. N 30 (262). URL: http://www.finexpert-training.ru/print_version.php ?ID=208&aid=335.
9. Sokolov N. E. Information systems of the class BPMS — the effective instrument of modern business [Informatsionnye sistemy klassa BPMS — effektivnyi instrument sovremennogo bi-znesa] // Actual Problems of Economy and New Technologies of Teaching (Smirnovsky Readings) [Aktual'nye problemy jekonomiki i novye tehnologii prepodavanija (Smirnovskie chtenija)] : materials XI International Scientific and Practical Conference. SPb. : IBI [MBI], 2012.
10. Solovyova E. O. Administrative aspects of implementation of the concept of development of the municipal educational organization [Upravlencheskie aspekty realizatsii kontseptsii razvitiya munitsipal'noi obrazovatel'noi organizatsii] // Self-government [Samoupravlenie]. 2013. N 11. Pp. 27-29.
