CC BY
105
ративного обучения в 395 миллионов долларов только за указанный год [5].
Результаты расчета ресурсных затрат на реализацию подготовки специалистов в системе ДПО позволяют решить задачу оптимизации управления инновационными образовательными проектами в сфере непрерывного образования. На основе начального определения и расчета издержек на создание и развитие системы подготовки специалистов, а также реализацию программ ДПО с использованием новых образовательных тех-
Литература
нологий, возможен выбор и формирование конкретных компонентов модели обучения, поддержки и сопровождения в зависимости от поставленных перед ней целей и имеющихся ресурсов. Потребность в ежегодной подготовке кадров по программам ДПО по России исчисляется сотнями тысяч обучаемых, что делает развитие инновационных технологий в системе ДПО крайне необходимым и требует эффективного управления ресурсным обеспечением образовательных проектов.
1. О Федеральной целевой программе развития образования на 2011-2015 годы: Постановление Правительства РФ от 07.02.2011 № 61. http://www.consultant.ru/law/review/993394.html.
2. Проект государственной программы Российской Федерации «Развитие образования» на 20132020 годы. http://минобрнауки.рф/документы/2474.
3. Кревский И. Г., Матюкин С. В. Инновационные технологии в управлении системой дополнительного профессионального образования // Экономика и управление, 2010. № 8 (58). С. 91-95.
4. Горбунова Е. И., Кревский И. Г., Лобачев С. Л. и др. Организация дистанционного обучения в вузе: теория и практика / Под ред. проф. Лобачева С. Л. - Шахты: ЮРГУЭС, 2007. 323 с.
5. Анализ рынка систем дистанционного образования России. http://www.websoft.ru/db/wb/9718E35D3B7363BCC3256E1F005D26F8/doc.html.
УДК 007.51
ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ НА ПРИМЕРЕ ЭЛЕКТРОННОГО ВУЗА
И. Г. Федоров, к. т. н., профессор кафедры ПИЭ Тел.: (495) 411-66-33, e-mail: [email protected] К. С. Курышев, аспирант кафедры ПИЭ Тел.: (495) 411-66-33, e-mail: [email protected] А. В. Данилов, старший преподаватель кафедры ПИЭ Тел.: (495) 411-66-33, e-mail: [email protected] Е. А. Завражная, начальник организационного управления Тел.: (495) 411-66-33, e-mail: [email protected]
Московский государственный университет экономики, статистики и информатики
(МГУЭСИ)
www.mesi.ru
В. И. Швей, рук. отдела проектирования информационных и аналитических систем Тел.: (495) 311-22-18, e-mail: vs [email protected] ЗАО «ЕС-Лизиинг» http://www.ec-leasing.ru
Implementing the process approach in the modern university system management involves management of the business processes of the institution. In this paper, the applicability of the methodology of BPM for process management of electronic institution of higher education, as well as the method of designing a system of business process management using a specialized high school program of BPM are presented.
Реализация процессного подхода в современном вузе подразумевает управление системой бизнес-процессов данного учреждения. В данной работе обосновывается применимость методологии BPM для процессного управления электронным вузом, а также предлагается метод проектирования системы управления бизнес-процессами вуза с использованием специализированных программных средств BPM.
Ключевые слова: процессное управление, BPM, реинжиниринг.
Keywords: process management, BPM, reengineering
1. Введение
Электронный вуз - это учреждение, организующее свои образовательные и управленческие бизнес-процессы в единой виртуальной информационно-коммуникационной среде, связывающей территориально распределенные подразделения, студентов и преподавателей [1]. Использование традиционных методов «бумажной» регламентации бизнес-
процессов не позволяет получать точные и актуальные сведения о характеристиках исполнения процессов, качестве работы сотрудников и возможных узких местах в работе образовательного учреждения. Данное утверждение становится особенно актуальным для территориально распределенных образовательных заведений, где критически важна централизация управления деятельностью филиальной сети. Выход видится в реализации процессного подхода к управлению электронным вузом, однако вопросы теории и практики реализации процессного управления в образовательной сфере недостаточно изучены. Многие работы, посвященные этой тематике, либо носят общесистемный характер, либо затрагивают отдельные аспекты управления.
Для обеспечения процессного подхода к управлению электронному вузу необходимо иметь полный контроль над своими процессами и результатами их функционирования,
обеспечить «обратную связь» в контексте управления [2]. Приоритетным способом в данном направлении является разработка системы управления бизнес-процессами (СУБП) на основе технологии Business Process Management System (BPMS). Однако создание СУБП осложняется тем, что существующие подходы к разработке, проектированию и внедрению процессно-ориентированных систем недостаточно изучены, а соответствующие методики, разработанные применительно к функ-
ционально-ориентированным системам, не всегда могут быть применимы при создании и сопровождении СУБП.
Во-первых, пригодность функционально-ориентированных систем определяется полнотой и качеством реализации функций системы. Полнота описания очередности исполнения операций менее критична, поскольку сотрудник самостоятельно задает порядок их выполнения. В свою очередь, пригодность процессно-ориентированных
систем зависит от тщательности проработки и описания маршрутов выполнения процессов. Очередность исполнения функций задается СУБП, изменить этот порядок пользователю не удастся, при пропуске
маршрута в модели процесса исполнение процесса окажется невозможным. Таким образом, модель должна отражать все маршруты исполнения процесса [3].
Во-вторых, в основе разработки СУБП лежит модельноориентированный подход - все необходимые изменения в СУБП реализуются через модификацию исходной модели процесса. Недопустимо сводить модель процесса к диаграмме потоков работ. Модель процесса следует рассматривать как интегрированное представление, объединяющее несколько частных моделей, называемых перспективами, каждая описывается отдельным видом диаграмм [4]. Недостаточная интеграция частных моделей между собой приводит к необходимости программировать взаимодействие моделей в ВРМ. Программирование не соответствует принципам модельно-
ориентированного подхода, результирующая модель оказывается трудно модифицируемой.
В-третьих, внедрение и сопровождение СУБП осуществляется в соответствии с коротким замкнутым циклом разработки. Это означает, что проектирование осуществляется в соответствии с принципами экстремального программирования. Данный подход к разработке СУБП означает изменение порядка этапов проекта по сравнению с традиционным водопадным подходом. Таким образом, возникает необходимость в разработке
новой методики ведения проекта по разработке и внедрению СУБП.
Данная статья описывает решение трех задач: разработку новой методики построения СУБП с использованием специализированных средств ВРМ, создание системы управления электронным вузом, подготовку новых программ обучения для МГУЭСИ.
2. Процессное управление в МГУЭСИ
Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МГУЭСИ) - один из лидеров в подготовке специалистов в области бизнес-
информатики. В университете действует научная школа «Методология системного анализа, реинжиниринга и проектирования экономических информационных систем», в рамках которой осуществляется подготовка специалистов в области бизнес-
информатики, аналитики и управления эффективностью бизнеса. Стратегия развития МГУЭСИ заключается в проведении фундаментальных и прикладных научных исследований по перспективным направлениям развития информационного общества, разработке новых перспективных научных направлений и дисциплин для подготовки на этой основе высококвалифицированных специалистов, внедрении иновационных разработок в практику.
Еще в 2003 г. МГУЭСИ приступил к разработке собственной системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с требованиями ИСО 9001-2008. К числу основных особенностей СМК МГУЭСИ можно отнести разветвленное территориальное присутствие; организационную структуру с тремя уровня управления: университет, институт, кафедра; большое число поставщиков и внутренних потребителей услуг; значительный объем внутренней документации вуза [5]. Был разработан регламент СМК, проводилось обучение высшего руководства и персонала в области менеджмента качества. Внедрение СМК позволило осуществить регламентацию процессов, однако не обеспечило получения обратной связи системы управления. Это обусловило потребность в
дальнейшем переходе к управлению на основе методологий процессного подхода.
Методология управления бизнес-процессами отражает новую философию менеджмента, которая подразумевает переход от традиционного функционального управлению к процессному. С технической точки зрения данная методология поддерживается отдельным одноименным классом программных средств ВРМ8 [6]. Учитывая двойственный характер методологии ВРМ, можно утверждать, что она является эффективным инструментом для реализации в вузе процессного управления.
3. Методика проектирования СУБП электронного вуза
Существующий метод выявления бизнес-процесс основывается на методе «снизу вверх». Такой подход к моделированию имеет первоисточником производственные процессы, которые имеют линейную, последовательную структуру. Мы же имеем дело с бизнес-процессами, логика которых описывается сложными алгоритмами. Неудивительно, что проектирование модели бизнес-процесса методом «снизу вверх» приводит к запутанным и трудно читаемым схемам [7].
Разработанный метод выявления процессов «сверху вниз» базируется на методологии системного анализа 8ЛБТ [8]. Проведенные исследования показали, что различие между функциональными и процессными моделями объясняется выбором метода декомпозиции системы. Функциональная декомпозиция приводит к созданию функциональной модели, а процессная - к процессной [9]. Предлагаемый метод раскрытия процессов сверху вниз заключается в чередовании функциональной декомпозиции с упорядочиванием элементов по этапам жизненного цикла. Т. о. становится возможным выявить основной сценарий исполнения. Затем путем анализа статуса завершения этапов процесса, подпроцессов и отдельных операций удается обнаружить и смоделировать альтернативные сценарии исполнения. В результате становится возможным выявить и включить в модель даже редко используемые сценарии.
Неправильно считать, что динамическое поведение такого сложного объекта, как бизнес-процесс, можно описать с помощью единственной модели потоков работ. Правильнее говорить, что интегрированная модель процесса, объединяет несколько перспектив, а диаграмма потоков работ есть одна из частных моделей. Традиционно [10] выделяют четыре перспективы описания бизнес-процесса: функциональную, информационную, поведенческую и организационную. Функциональная перспектива отвечает на вопрос «что делают участники процесса» и описывает состав и сущность выполняемых работ. Она представляет собой структурную декомпозицию работ, составляющих процесс. Информационная перспектива отвечает на вопрос «что обрабатывают участники» и описывает бизнес сущности предметной области процесса. Организационная перспектива отвечает на вопрос «кто выполняет работу» и описывает структуру и свойства исполнителей операций процесса. Поведенческая перспектива описывает динамику выполнения процесса и отвечает на вопрос «как работают участники» и изображается с помощью диаграммы потоков работ в нотации ВРМК. Эта нотация не предназначена для описания организационного взаимодействия пользователей или моделирования данных [11], тем не менее исполняемая модель процесса в ВРМ интегрирует все представления, включая организационную и информационную перспективы. При этом следует четко разделить, какие особенности исполнения бизнес-процесса должны описываться соответствующими частными моделями, определить связи между перспективами.
Создание СУБП осуществляется на основе спиральной модели жизненного цикла информационной системы [12], которая предполагает более тщательный анализ рисков, влияющих на достижение результатов разработки, и для этого предлагает сосредоточиться на формировании требований и ограничений на их достижение. Предлагается отбрасывать необоснованные, неисполнимые или рискованные требования и альтернативы, а обоснованные требования ранжировать по степени их значимости для успешного функционирования объекта управления.
Методология спиральной разработки в ВРМ предполагает доминанту логики выполнения процесса перед презентационной логикой и интеграцией [13]. Это означает, что бизнес-аналитик должен вначале выявить бизнес-логику, убедиться, что процесс опе-
рирует необходимыми данными, и только потом переходить к моделированию презентационной логики и описывать интеграцию. Работа начинается с проектирования моделей, описывающих частные перспективы создания интегрированной модели бизнес-процесса. Полученная в результате модель процесса является исполняемой, поскольку на ее основе средствами ВРМ может быть автоматически сгенерирован программный код.
Важнейшим этапом проверки бизнес-логики является процедура валидации, позволяющая удостовериться, что логика работы соответствует представлениям конечного пользователя о будущей системе. Благодаря тому, что аналитики и разработчики все время работают с одной и той же моделью процесса, она в любой момент может быть запущена на исполнение для проверки соответствия требованиям пользователей. Для валидации логики процесса достаточно пользовательских интерфейсов, автоматически создаваемых ВРМ. На раннем этапе интеграция с внешними источниками осуществляется с помощью программных заглушек, реализующих режим ручного ввода данных. Дело в том, что проверка полноты данных на экранных формах должна осуществляться до реальной интеграции и до графического оформления этих форм. В отличие от метода «читатель - писатель», который применяется в случае традиционного реинжиниринга, валидация модели процесса путем прототипирования позволяет быстро и точно проверить логику процесса. Этапы разработки СУБП и участие в них бизнес-аналитика и разработчика показаны на рисунке.
Только после завершения валидации можно переходить к графическому оформлению экранных форм и интеграции процесса в информационную инфраструктуру предприятия. Эти этапы также выполняются итерационно, периодически приходится возвращаться на предыдущий шаг с целью внесения изменений в исходную модель.
Спиральная модель разработки не предполагает различий между разработкой программного продукта и его сопровождением. Положительное свойство метода в том, что он предлагает рассматривать поддержку как развитие и доработку системы. В то же время этот подход затрудняет фиксацию окончательной функциональности в исходном задании на систему. Как следствие, у заказчика могут возникнуть ложные представления о трудозатратах и стоимости реализации всего проекта.
Валидация Доработка модели Опытная эксплуатация
Обнаружение
процесса
Моделирование
Создание
прототипа
Артефакты модели
Модель процесса
Исполняемая модель
Пользовательский интерфейс
Интеграция с приложениями
Система Управления Бизнес-Процессами
Рисунок. Методика построения СУБП
4. Выбор процессов для автоматизации с помощью ВРМ-системы
Проведенный анализ позволяет ранжировать процессы по степени их актуальности для предприятия и помогает сделать выбор процессов для их автоматизации в СУБП ЭВ на базе программных средств ВРМ. Выбор бизнес-процессов осуществлялся с использованием специально разработанных критериев, которые оценивают:
• регулярность исполнения процесса, поток заявок;
• степень формализации логики исполнения;
• кросс-функциональность, участие многих подразделений;
• высокую ценность для организации;
• высокую стоимость принятия ошибочного решения;
• жесткость ограничений по времени обработ-
ки;
ний;
число ручных операций;
1 нагрузку на персонал;
1 разнообразие критериев при принятии реше-
• интенсивность взаимодействия с автоматизированными системами.
Выбор бизнес-процесса документационного сопровождения движения студенческого контингента был обусловлен следующими факторами:
• в нем участвуют территориально распределенные структурные подразделения вуза, что позволяет наиболее точно позиционировать его, как процесс электронного вуза;
• на документооборот вуза накладываются жесткие требования со стороны законодательства РФ;
• результат обладает высокой ценностью и важностью для вуза, поскольку он помогает отслеживать историю студента на протяжении всего периода обучения;
• процесс относится к категории обеспечивающих, но он является критичным для нормальной работы основных институтских процессов.
Существующий процесс сопровождения движения студенческого контингента основан на ручной технологии. Бумажные документы, необходимые для выпуска приказа, подготавливаются в филиале, затем сканируются и отправляются в головной вуз. Здесь документы проверяются, согласуются, и на их основе готовится и выпускается приказ. Такая технология имеет ряд недостатков и ограничений, которые отражаются на скорости и качестве выполнения процесса. Во-первых, требуется оформление и поддержание бумажных служебных записок, что приводит к дополнительным трудозатратам и требует специальной инфраструктуры. В-вторых, возникают задержки, связанные с отсутствием нужного лица, на имя которого направляется скан-копия служебной записки и пакет документов. В-третьих, бюрократическая система взаимодействия функциональных подразделений обуславливает вовлечение в процесс избыточного количества сотрудников, что отрицательно сказывается на эффективности исполнения процесса. Анализ показал, что процессы бумажного документооборота не могут быть перенесены в электронную форму без существенного переосмысления. Реинжиниринг процесса включал унификацию форм документов -служебной записки на осуществление перемещения студенческого контингента, унификацию маршрутов движения служебной записки
[14].
5. Применение инструментальных средств ВРМ для создания СУБП вуза
С технологической стороны BPM представляет собой интегрированный набор инструментов, позволяющий моделировать процессы, исполнять и контролировать эффективность их выполнения. Разработка системы управления бизнес-процессами на базе BPM представляет собой замкнутый цикл, который включает следующие этапы: планирование, моделирование, разработку, исполнение, анализ. За счет возможности корректировать интегрированную модель процесса удается обеспечить короткий замкнутый цикл обратной связи управления деятельностью вуза.
От правильного выбора информационной системы класса BPM существенно зависят возможности результирующей СУБП. В настоящее время на рынке представлено большое количество различных BPM-решений. В ходе выбора BPM-системы учитывались следующие требования:
• степень реализации в BPM модельноориентированного похода;
• качество интеграции отдельных перспектив модели бизнес-процесса;
• поддержка задач «человек - человек» и удобство интерфейса пользователя;
• присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса и удобство использования и администрирования;
• производительность и масштабируемость, поддерживаемые архитектуры и стандарты.
На основании проведенного сравнения инструментальных систем от различных производителей были отобраны две платформы: Oracle BPM Suite [15] и Bonita Open Solution [16]. В технологическом плане платформа фирмы Oracle BPM Suite относится к классу корпоративных информационных систем, имеет неограниченные возможности по масштабированию и наращиванию, в случае необходимости может эксплуатироваться в отказоустойчивой конфигурации. Решение Bonita Open Solution относится к классу программных средств с открытым программным кодом и потому окажется интересным для вузов.
В результате работ по созданию прототипа СУБП была получена интегрированная модель процесса документационного обеспечения, в состав которой вошли:
• шаблон бизнес-процесса в нотации BPMN. Процесс был декомпозирован на три подпроцесса: «Создание служебной записки», «Согласование» и «Выпуск приказа»;
• модель данных предметной области;
• унифицированные экранные формы;
• ролевая модель.
Благодаря проведению процедуры верификации удалось выявить все маршруты обра-
ботки, существенно сократить общую продолжительность времени разработки СУБП, поскольку своевременное выявление требований конечных пользователей позволяло вносить доработки в систему без необходимости переработки предыдущих замечаний.
СУБП является процессной информационной системой. Для выполнения процессов, реализованных в СУБП, необходимо использовать данные учетных, функциональных систем. В связи с этим были рассмотрены вопросы интеграции с информационной системой «Электронный деканат», в которой содержатся данные по студенческому контингенту, необходимые для выполнения процесса. Для этого предложен следующий сценарий взаимодействия двух систем: при заполнении экранных форм в СУБП используется справочник «Данные контингента», который физически хранится в ИС «Электронный деканат». После выполнения процесса в среде СУБП необходимые данные передаются в «Электронный деканат» для изменения личных данных контингента.
6. Программа ДПО «Управление бизнес-процессами в среде ВРМ»
По результатам разработки был актуализирован учебно-методический комплекс
(УМК) по дисциплине «Реинжиниринг и управление бизнес-процессами» и курсам дополнительного профессионального образования кафедры «Прикладная информатика в экономике» МГУЭСИ.
С 2010 года МГУЭСИ проводит обучение студентов по программе «Управление бизнес-процессами в среде ВРМ». К настоящему времени большое число студентов прошли обучение по данной тематике, причем значительное количество выпускников приняли решение специализироваться на теории и практике процессного управления после окончания университета. Это означает, что в МГУЭСИ налажен процесс подготовки первоклассных специалистов, которые смогут в дальнейшем творчески развивать подходы, описанные в настоящем исследовании. Представленная в данной статье работа была выполнена с привлечением студентов и аспирантов МГУЭСИ, специализирующихся в области процессного управления.
Курс ДПО «Управление бизнес-процессами в среде ВРМ» находится на стыке между технической специальностью и управлением бизнесом и ориентирован на преподавателей, аспирантов, научных сотрудников и студентов старших курсов, заинтересованных в приобретении квалификации в области бизнес-
анализа и разработки бизнес-процессов. В обучении делается упор на формирование у учащихся управленческих навыков. В ближайших планах - внедрить курс управления бизнес-процессами в программу повышения квалификации специалистов широкого профиля.
7. Выводы
Разработанный прототип СУБП электронного документооборота на практике доказал свою высокую эффективность. С его помощью удалось централизовать процессы вуза. Все филиалы, независимо от территориального расположения, строго следуют бизнес-
процессам центрального офиса.
Предлагаемые методики выявления процесса помогают не только сократить время выявления и моделирования бизнес-процесса, а также существенно повышают качество получаемой модели. Модельно-ориентированный подход к разработке позволяет облегчить адаптацию модели к предприятию с другой органи-
Литература
зационной структурой и системой управления. Предложенный метод ведения проекта по разработке и внедрению СУБП позволяет добиться существенного снижения времени и затрат ресурсов на внедрение системы. По нашим оценкам, суммарное снижение составило 3040% по сравнению с традиционным водопадным методом разработки.
В заключение следует отметить, что руководство МГУЭСИ уделяет особое внимание усилению взаимосвязи прикладных исследований с запросами рынка, поддержке инновационного предпринимательства и обеспечению вклада университета в инновационную систему России [17]. Вовлечение студентов, аспирантов и профессоров в практическую инновационную активность, в том числе в рамках прикладных исследований в интересах бизнеса, способствует росту качества образовательных услуг и конкурентоспособности выпускников университета.
1. Тихомирова Н. В. Управление современным университетом, интегрированным в информационное пространство: концепция, инструменты, методы // Финансы и статистика, 2009. № 3. С. 23-27.
2. Тельнов Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов // Финансы и статистика, 2005. № 2. С. 53-57.
3. Фёдоров И. Г. Сравнительный анализ методов моделирования бизнес-процессов // Открытые системы, 2011. № 08. http://www.osp.ru/os/2011/08/13011140.
4. Курышев К. С. Разработка интегрированной модели бизнес-процесса // Интеграция корпоративных прикладных систем (ICAS-2011): Материалы форума, 2011. http://www.ospcon.ru/files.
5. Тихомиров В. П. Мир на пути Smart education. Новые возможности для развития // Открытое образование, 2011. № 3. С. 22-28.
6. Тельнов Ю. Ф., Казаков В. А., Данилов А. В. Формализация механизмов взаимодействия сервисов и агентов динамической интеллектуальной системы управления бизнес-процессами // Открытое образование, 2012. № 1. С. 31-39.
7. Fiodorov I., Kuryshev K., Telnov Y. Corporate Business Process Modeling in BPM // Proceedings of the international conference of the «ECOMMIS» TEMPUS Project, 2012.
8. Марка Д., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования SADT. - М.: МетаТехнология, 1993. С. 120-121.
9. Тельнов Ю. Ф., Фёдоров И. Г. Системный анализ справочных моделей бизнес-процессов // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО, 2012. № 2. http://www.osp.ru/os/2011/08/13011140.
10. Curtis B., Kellner M., Over J. Process modeling // Communications of the ACM, 1992. Vol. 35. No. 9. P. 75-90.
11. Silver B. BPMN Method and Style. - Cody-Cassidy Press, 2009.
12. Boehm B. W. Spiral Development: Experience, Principles, and Refinements // Spiral Experience Workshop: Special Report CMU/SEI-2000-SR-008.
13. Fiodorov I., Kurishev K., Shvey V., Telnov Y. Research, Educational and Practical Aspects of BPM in Electronic University // Proceedings of the international conference of the «ECOMMIS» TEMPUS Project, 2012.
14. Федоров И. Г. (рук.), Завражная Е. А., Швей В. И., Данилов А. В., Курышев К. С., Сарибекян А. А. и др. Проектирование системы управления бизнес-процессами электронного вуза (СУБП ЭВ): Отчет о НИР (заключит.). ГР № 01201067614. Инв. № ВГ-6НИП-2010. - М.: МГУЭСИ, 2011.
15. Oracle BPM Suite. Documentation. http://www.oracle.com/technetwork/middleware/bpm/documentation/index.html.
16. Bonita Open Solution. www.bonitasoft.com/products/features.
17. Тихомирова Н. В. МЭСИ на пути развития инновационного университета // Бизнес-образование, 2008. № 1 (24). С. 18-22.
