CC BY
27
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
переход на МCФO в ABTOМATИЗИРOBAHHЫX систЕМАХ
БУXГAЛTЕРCKOГO УЧЕтА*
Главным предназначением автоматизированных систем учета по МСФО является сокращение времени на подготовку и составление отчетности с использованием уже имеющейся системы бухгалтерского учета. Данная проблема актуальна для предприятий, которые составляют свою отчетность, например в соответствии с требованиями биржи, на которой котируются ценные бумаги данного предприятия. Основным определяющим фактором при выборе учетной системы является ее функциональность. Под функциональностью системы понимается набор возможностей автоматизированной системы выполнять заданный пользователем набор функций, которые определены в описанных технических характеристиках и удовлетворяют основополагающим потребностям бизнес-пользователей.
Большинство учетных систем предъявляют повышенные требования к функциональности, поскольку бухгалтерский учет является сложным процессом и оперирует большим количеством первичных данных. Если перед пользователем встает необходимость получить отчетность по МСФО, то общие требования к функциональности выбранной учетной системы значительно повышаются. А знание рисков при проведении автоматизации позволит снизить их до приемлемого уровня в дальнейшем.
В настоящее время реализация параллельного учета обусловливается организационными и технологическими трудностями и постепенно заменяется трансформацией как наиболее реальным способом подготовки отчетов по МСФО.
* Статья подготовлена коллективом авторов Департамента консалтинга ГК «ИНТАЛЕВ.
Самым распространенным инструментом автоматизации ведения учета и подготовки отчетности по МСФО на российских предприятиях является MS Excel. Предприятия, имеющие опыт подготовки отчетов по МСФО, не удовлетворены уровнем текущей автоматизации и приняли или примут в скором времени решение о приобретении и внедрении специализированного программного обеспечения. Большинство из тех, кто пока не готовит отчетов по МСФО, предполагают решать эту задачу на основе автоматизированных систем, интегрированных с бухгалтерским контуром РСБУ.
В будущем можно прогнозировать значительный интерес со стороны предприятий, холдингов и финансово-промышленных групп (ФПГ) к специализированным продуктам автоматизации подготовки консолидированной отчетности по МСФО методом трансформации и интеграции данных продуктов на уровне систем учета РСБУ.
Одновременно необходимо помнить о высокой вариативности методики составления отчетности по МСФО. Состав, последовательность и алгоритмы автоматизации операций зависят от учетной политики по составлению финансовой отчетности по МСФО и профессиональных суждений специалистов МСФО. Это предъявляет особые требования к системе ведения учета и автоматизации подготовки консолидированной отчетности по МСФО.
Основные этапы подготовки отчетности по МСФО методом трансформации представлены на рисунке.
Для сбора и выверки исходных данных при подготовке отчетов по МСФО требуются данные
Этапы подготовки отчетности по МСФО методом трансформации
бухгалтерских балансов и отчетов о прибылях и убытках, а также аналитические расшифровки, т. е. детальная дополнительная аналитическая информация по операциям, отсутствующая в первичных бухгалтерских данных. Состав данных, которые необходимы для автоматизированной подготовки отчетов по МСФО, зависит от выбранного способа трансформации.
Применяют два способа трансформации: трансформацию отчетности либо трансформацию первичных учетных данных. Первый способ предполагает перекладку готовой отчетности РСБУ в итоговые отчеты по международным правилам. Затем с помощью корректирующих проводок достигается соответствие полученных отчетов требованиям МСФО. В большинстве случаев корректирующие проводки вводятся вручную.
Необходимо учесть, что при этом невозможно обеспечить автоматизированный расчет сумм для многих проводок, например корректировок по остаткам и оборотам на денежных счетах. Ручные вычисления и ручной ввод таких корректировок могут привести к снижению точности результатов.
Во втором случае для начальной трансформации собираются учетные данные (бухгалтерские проводки, нормативно-справочная информация и др.) и аналитические расшифровки. Корректирующие проводки выполняются после трансформации первичных учетных данных. Этот подход сложнее в реализации, но позволяет в полной мере автоматизировать рутинные операции и вычисления, для которых требуются данные первичного учета РСБУ.
Для сбора и выверки исходных данных при подготовке сводной отчетности по МСФО в холдинговых структурах в первую очередь необходимо определить список организаций в составе холдинга, данные которых подлежат консолидации при составлении отчетности по МСФО. Согласно МСФО (IAS) 27 данные об активах и обязательствах дочерних компаний можно не консолидировать на уровень группы компаний (например, если доля материнской компании в дочерней была приобретена в целях перепродажи).
В соответствии с принципом существенности можно не включать в консолидированную отчетность данные по зависимым компаниям, активы и финансовые результаты которых несущественны (т. е. составляют менее 5 % от всей группы) или сильно отличаются по своим видам деятельности от всего холдинга. Однако вопрос об исключении результатов деятельности таких компаний из сводной отчетности группы компаний в итоге определяется принятой учетной политикой по составлению финансовой отчетности в соответствии с МСФО.
Одним из наиболее ответственных и трудоемких этапов подготовки отчетности по МСФО является этап выполнения корректирующих проводок. Обычно корректирующие проводки классифицируются по статьям бухгалтерских балансов и отчетов о прибылях и убытках на четыре типа корректировок: инфлирование, сторно-корректировки, корректировки отчетного периода и корректировки по консолидации. Все корректировки представляют собой сбалансированные сложные проводки МСФО, содержащие две и более подпроводки, по статьям планов МСФО (бухгалтерских балансов и отчетов о прибылях и убытках).
Корректирующие проводки можно также классифицировать по их влиянию на результаты деятельности: корректировки, влияющие на
финансовый результат (все корректировки по ин-флированию, сторно-корректировки, среди корректировок отчетного периода — корректировки по созданию резервов, отражения по рыночной стоимости и др.), и проводки, которые не влияют на результаты деятельности (ряд реклассифика-ций, а также консолидационные корректировки — исключение внутригрупповых оборотов и доходов / расходов).
В холдинговых структурах применяют альтернативные подходы к подготовке сводной отчетности по МСФО. В первом случае отчетность по МСФО составляется для каждой компании в составе холдинга. Затем все данные суммируются и с ними выполняются консолидационные корректировки для получения сводной отчетности группы (например, исключение инвестиций материнской компании, отражение доли меньшинства, определение и амортизация деловой репутации (гудвилла), исключение внутригруп-повых операций и пр.). Второй вариант предполагает первоначальную агрегацию показателей по РСБУ всех компаний группы с последующей трансформацией в соответствии с МСФО и корректировками для корректной консолидации отчетности по МСФО.
Выбор конкретного варианта составления отчетности по МСФО зависит от кадровых и технических возможностей компаний холдинга. Первый вариант применяют в целях получения отчетности по МСФО для материнской компании и для дочерних компаний холдинга, второй — если предоставления индивидуальной отчетности по МСФО для дочерних компаний не требуется.
После получения итоговых бухгалтерских балансов и отчета о прибылях и убытках составляется консолидированный отчет о движении денежных средств и об изменении собственных средств акционеров для группы компаний. Сводные бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках по МСФО являются исходными данными для подготовки сводных отчетов о движении денежных средств и об изменении собственных средств акционеров по МСФО.
Для подготовки отчетов о движении денежных средств и отчетов о движении собственных средств акционеров сначала выполняется перегруппировка статей бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках по МСФО, а затем
технические корректировки над трансформированными данными МСФО.
При составлении отчета о движении денежных средств перегруппировка данных выполняется по следующим разделам:
1. Денежные средства от операционной деятельности.
2. Прирост / снижение денежных средств от изменений операционных активов и обязательств.
3. Чистые денежные средства, полученные / использованные в инвестиционной деятельности.
4. Чистые денежные средства, полученные / использованные в финансовой деятельности.
Источниками данных для определения сумм корректировок в отчет о движении денежных средств по МСФО являются корректировки, произведенные ранее для приведения бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках по МСФО, информация о размере денежных средств, полученных при выбытии основных средств, размер выплаченных дивидендов, сумма фактически уплаченного налога на прибыль, средние остатки по счетам баланса за период в разрезе основных валют учета.
В ходе формирования отчета о движении денежных средств показывается чистая прибыль / убыток за период, перечень и суммы статей доходов и расходов, прибыли и убытков, которые согласно требованиям МСФО признаются непосредственно в капитале, а также отражается кумулятивный эффект изменений в учетной политике и корректировка фундаментальных ошибок учета по МСФО. При этом в качестве источника для первоначального расчета используются значения статей отчета о движении денежных средств за предыдущий год, а расчет корректировок выполняется на основании значений статей бухгалтерского баланса предыдущего и текущего отчетных периодов.
Дополнительная проблема, возникающая на указанном этапе автоматизации, — это необходимость обеспечения возможности выгрузки данных из разнородных бухгалтерских учетных систем предприятий холдинга. Обычно разрабатывается общий единый формат выгрузки данных, а уже в свою очередь автоматизация выгрузки данных ложится на плечи филиалов и дочерних компаний. Проблему ошибок и противоречий с имеющейся в базе первичной учетной информацией можно решить путем использования специальных управленческих отчетов по сверке выгруженной
первичной учетной информации, например актив баланса РСБУ должен обязательно быть равен пассиву. Это необходимо автоматически проверять в процессе выгрузки данных и при несоблюдении указанного равенства предупреждать пользователей об этом или запрещать выгрузку данных.
Приведем основные требования к системе автоматизации подготовки консолидированной отчетности по МСФО в автоматизированных системах учета:
1. Обеспечение сбора и консолидации учетных данных. Система учета должна поддерживать сбор, выверку и консолидацию первичной бухгалтерской информации либо готовых бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках предприятий и организаций группы.
2. Ведение таблиц связей и выполнение трансформации. Таблицы связей должны иметь простой и удобный для пользователя интерфейс, в том числе механизмы проверки внутренней сбалансированности, полноты и целостности данных. Система должна поддерживать ведение нескольких таблиц связей и выполнение разных сценариев трансформации над одним набором первичных учетных данных, например для параллельной трансформации в различные валюты или для сохранения истории при смене учетной политики организации.
3. Выполнение операций. Для выполнения сбалансированных сложных корректировок система должна поддерживать механизм формирования проводок. Для пользователя должны быть реализованы гибкие возможности настройки шаблонов корректирующих проводок, в которых можно настроить корреспонденцию счетов и статей, связь со списком доступных в системе типов корректировок.
При выполнении операций по настроенным шаблонам сотрудники, выполняющие подготовку отчетности по МСФО, должны иметь возможность ввести предварительно рассчитанные суммы подпроводок или иметь возможность рассчитать эти значения автоматически на основе настраиваемых алгоритмов.
4. Автоматизированный расчет значений сумм корректирующих проводок. Система должна иметь механизм, позволяющий описать алгоритм расчета сумм корректирующих проводок на основании первичного учета данных, аналитических расшифровок. Система должна позволять ав-
томатически выполнять корректировки по созданным шаблонам и выверенным алгоритмам расчета сумм подпроводок.
5. Получение расшифровок о движениях по статьям плана счетов МСФО. Трансформация должна выполняться на основе механизма проводок по различным статьям плана счетов МСФО. Для получения расшифровок необходимо поддерживать детализацию значений статей по МСФО вплоть до единичной проводки.
При создании автоматизированных систем для целей учета по МСФО, либо при «подгонке» уже имеющегося на рынке программного обеспечения под возможности каждого конкретного предприятия необходимо учесть некоторые особенности, связанные с проблемами как в сфере кадров и методологии, так и в сфере программного кода самой программы.
Основополагающие риски при автоматизации ведения учета и подготовки отчетности по МСФО относятся к области человеческих ресурсов. Основная нагрузка ложится на бухгалтерию, и успех всего проекта во многом зависит от способности сотрудников бухгалтерии оперативно выполнять свою работу с учетом новых требований. В свою очередь сотрудники бухгалтерии получают дополнительную работу (на практике часто нанимается дополнительный учетный персонал, только когда система учета МСФО уже настроена и работает), но они могут не обладать достаточным количеством знаний для участия в процессе автоматизации по МСФО.
Для минимизации этого риска необходимо выполнить следующее:
— организовать тренинги (методологические и функциональные) по основам работы в системе (цели и задачи МСФО и автоматизация их применения, обучение учету по МСФО);
— изменение / разработка регламентов и должностных инструкций пользователей для работы в системе;
— принятие решения о найме дополнительных сотрудников с соответствующим опытом работы, если компания не располагает собственными специалистами, способными участвовать в проекте автоматизации учета и отчетности по МСФО;
— в случае территориальной разделенной структуры необходимо организовать внутрикорпоративный сетевой ресурс, доступный всем пользователям системы, где любой сотрудник
сможет ознакомиться с актуальной информацией, связанной с ведением учета по МСФО.
Другой основополагающий риск — искажение учетной информации. Причинами искажений могут быть следующие:
— неправильная настройка или эксплуатация системы. Данный риск минимизируется с помощью точных инструкций для пользователей, в которых описаны настройки системы и порядок введения операций;
— ошибки, возникающие в работе системы. Существующие учетные системы — технологически сложный продукт, и возникновение ошибок в
них — частое явление. Для минимизации данного риска необходимо уделить внимание заключению договоров с поставщиком программного продукта на техническое сопровождение, в котором четко прописать сроки (вплоть до количества часов) для внесения исправления ошибок;
— отсутствие требуемой функциональности в системе. Если выбранная учетная система не может поддерживать необходимых учетных алгоритмов, то возникает необходимость делать дополнительные расчеты вне рамок системы, которые в большинстве случаев непрозрачны и подвержены влиянию человеческого фактора.
