CC BY
46центр
перспективных
управленческих
решений
Аналитический доклад
Оценка эффекта переезда российских государственных ведомств в Единый правительственный комплекс
Авторы _
Дарья Шубина* Анна Барышникова
Дарья Рудь
Москва, 2020
Исследования по вопросам государственного управления
CAG, R-03(05) - 2020
©
УДК 351.88 ББК 67.911.121 Ш 17
Шубина Д. О., Барышникова А. В., Рудь Д. С.
Оценка эффекта переезда российских государственных ведомств в Единый правительственный комплекс; Центр перспективных управленческих решений. —
М.: ЦПУР, 2020. — 113 с. — (Исследования по вопросам государственного управления. 2020. — Вып. 03).
Исследование проведено при участии Д.Б. Соловьева и О.С. Шепелевой.
Издается с 2019 года.
ISSN 2713-2137 online
9 772713 213008
Центр перспективных управленческих решений представляет аналитический доклад о результатах переезда российских ведомств в Единый правительственный комплекс, отличительная черта которого — переход от коридорно-кабинетной системы организации рабочего пространства сотрудников к формату open space и соседству нескольких ведомств в одном здании. В докладе российский проект обновления рабочих пространств сопоставлен со схожим международным опытом, проанализировано влияние элементов нового рабочего пространства и социальных условий, возникших в этом пространстве, на организационные практики и организационную культуру сотрудников ведомств; представлены практические рекомендации для более полного раскрытия трансформационного потенциала переезда.
Центр перспективных управленческих решений
— аналитический и исследовательский центр, созданный в 2018 году для продвижения в России принципов доказательной политики (evidence-based policy making), а также для поддержки разработки и внедрения изменений с целью повысить эффективность системы государственного управления, включая изменения, происходящие на фоне цифровой трансформации экономики, политики и общества.
Центр исследует проблемы системы государственного управления и политэкономических институтов в России и других странах на территории бывшего СССР, готовит аналитические доклады, обзоры и записки, знакомит с результатами этих исследований органы государственной власти, представителей бизнеса, академического и экспертного сообществ.
Контакты:
г. Москва, Газетный переулок, дом 3-5, Автономная некоммерческая организация «Центр перспективных управленческих решений»
E-mail:
m.komin@cpur.ru
www.cpur.ru
2
©
ОГЛАВЛЕНИЕ
CAG, R-03(05) - 2020
Предисловие от А.М. Талыбова 5
Предисловие от В.В. Федулова 7
Основные результаты исследования 8
Введение 14
Общий контекст исследования 14
Методология исследования 15
Структура доклада 18
1. Обновление рабочих пространств госслужащих: Россия
в контексте международного опыта 19
1.1. Цели и задачи переезда российских ведомств в ЕПК 20
1.2. Рабочие пространства для государственных служащих:
мировой опыт 20
1.2.1. Великобритания: гибкость рабочих процессов
в новой среде 20
1.2.2. Канада: новые ценности в современных пространствах 24
1.2.3. Ключевые характеристики обновления рабочих
пространств госслужащих в других странах 29
1.3. Сравнение зарубежных мер по обновлению рабочих
пространств с российским проектом переезда ведомств в ЕПК 36
2. Результаты исследования: влияние пространства ЕПК
на организационные процессы, практики и культуру госслужащих 40
2.1. Физическое поле ЕПК: описание и отношение пользователей 41
2.1.1. Описание элементов рабочего пространства ЕПК 41
2.1.2. Отношение сотрудников к элементам рабочего
пространства ЕПК 43
2.1.3. Функциональное использование open space в ЕПК:
замысел проектировщиков и пользовательский опыт 51
2.1.4. Пользовательские практики решения отдельных
проблем функциональности пространства ЕПК 60
3
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.2. Физическое поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда 64
2.2.3. Ограничен ассортимент «третьих мест» — нерабочих
неформальных пространств 72
2.2.4. Низкая вовлеченность пользователей пространства
в процесс его разработки 75
2.2.5. Ограниченные возможности сотрудников контролировать
и менять параметры пространства 78
2.3. Социальное поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда 81
2.3.1. Открытость и просматриваемость рабочих мест 82
2.3.2. Размещение различных ведомств в едином здании 88
2.3.3. Размещение большинства руководителей в одном
рабочем пространстве с линейными сотрудниками 92
2.3.4. Ресурсы open space — общие для всех департаментов,
расположенных на этаже 96
2.3.5. Межведомственный портал как механизм для общения
между руководителями переезда и сотрудниками 98
2.3.6. Ностальгия по оставленным рабочим местам 101
3. Выводы и рекомендации 104
3.1. Ключевые характеристики переезда ведомств в ЕПК
и его влияние на цели и задачи трансформации 104
3.2. Практические рекомендации 107
Библиография 109
Приложение 1 112
4
Ka CAG, R-03(05) - 2020
ПРЕДИСЛОВИЕ ОТ А.М. ТАЛЫБОВА
Идея размещения в одном здании нескольких федеральных ведомств, которые тесно связаны между собой рабочими процессами, возникла несколько лет назад в качестве важного шага трансформации отечественной системы государственного управления. Мировой опыт богат примерами правительственных кварталов, комплексов зданий, в которых собраны центральные органы власти, и даже «домов правительства». Мы внимательно изучили опыт коллег из Дании, Канады и ряда других стран. Этот опыт показывал, что целый ряд проблем, свойственных каждой системе госуправления, может быть решен путем совместного размещения ведомств.
Важно отметить, что проектудалось реализовать в рекордные сроки, фактически за 1,5 года. И уже феврале 2019 года в одну из башен IQ-квартала в Москва-Сити переехали семь федеральных органов власти: Министерство экономического развития РФ, Министерство промышленности и торговли РФ, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, Ростуризм, Росаккредитация и Росстандарт. Главные задачи, которые мы ставили перед собой, — это трансформация системы управления, снижение операционных издержек, снятие барьеров в коммуникации между сотрудниками, повышение качества менеджмента и в конечном счете увеличение общей результативности. Также приоритетом являлся проект по централизации обеспечивающих функций ведомств (содержание и эксплуатация зданий, охрана, бухгалтерский и налоговый учет, прием и отправка корреспонденции и т.д.) и обновление самих рабочих пространств в сторону более современных форматов, распространенных в корпоративном секторе.
За первый год работы Единого правительственного комплекса (ЕПК) централизация функций принесла большую экономию в ресурсах: затраты на охрану и пропускной режим сократились на 40 млн руб. в год, расходы на содержание и эксплуатацию зданий — более чем на 300 млн руб. в год.
Охрана и пропускной режим
Экономия "40 млн. Р/год
Содержание и эксплуатация здания
Экономия "300 млн. Р/год
Всего (ЕПК) Всего Ростуризм Росстандарт Росакредитация Минкомсвязь Минпромторг Минэкономразвития
Всего (ЕПК) Всего Ростуризм Росстандарт Росакредитация Минкомсвязь Минпромторг Минэкономразвития
570 201,0
5
CAG, R-03(05) - 2020
©
За счет размещения ведомств в одном здании и отдельных мер, направленных на ускоренный переход к безбумажному документообороту, в два раза сократился объем печати и, как следствие, расходы на нее. Был обеспечен доступ всех ведомств к более качественному оборудованию для видео-конференц-связи, что привело к росту количества проведенных таким способом мероприятий в 3,5 раза, а командировки сотрудников в регионы и за рубеж сократились, соответственно, снизились и командировочные расходы. Выросла доступность ведомств для заявителей: сегодня все обращения попадают в единую приемную, работающую по принципу одного окна. Общая для пяти ведомств система бухгалтерской отчетности и расчета заработной платы позволила повысить качество контроля за расходованием бюджетных средств.
Исследование Центра перспективных управленческих решений (ЦПУР) посвящено качеству реализации второй задачи, связанной с обновлением рабочих пространств госслужащих. В Министерстве экономического развития РФ мы ставили своей целью стимулирование сотрудников к большему взаимодействию между собой для решения обычных рабочих задач путем перехода от коридорно-кабинетной системы организации пространства к формату open space. То, что раньше приходилось решать через официальные письма между департаментами и отделами, теперь стало возможным обсуждать лично, поскольку все находятся в одном пространстве. Если раньше сотрудникам приходилось долго ждать согласования документа или решения у кабинета своего руководителя, то теперь можно просто обменяться несколькими репликами и получить обратную связь. Руководителям в свою очередь стало удобнее контролировать занятость сотрудников и при необходимости перераспределять задачи.
Эксперты ЦПУР зафиксировали эти и другие позитивные изменения в организации рабочего процесса в Министерстве экономического развития РФ и в других ведомствах.
В то же время в ходе исследования было выявлено и те вопросы, где потенциал переезда в ЕПК еще не был реализован полностью. Например, наиболее сложными для российских госслужащих оказались излишне унифицированный дизайн этажей, а также ставка на максимальную деперсонализацию рабочих мест сотрудников. Кроме того, некоторые пространства, похоже, используются сотрудниками не так, как изначально было заложено в проекте. Возможно, имеет смысл изменить зонирование пространств, при этом больше вовлекать в этот процесс самих сотрудников. Потенциально интересным может быть и расширение возможностей для активного неформального общения сотрудников из разных министерств и ведомств.
Надеюсь, что дальнейшее развитие ЕПК сделает его настоящим символом современной госслужбы.
Азер Муталим оглы Талыбов,
председатель правления АО «РОСЭКСИМБАНК», в 2018—2020 гг заместитель министра экономического развития Российской Федерации, ответственный за организацию создания ЕПК
6
Ka CAG, R-03(05) - 2020
ПРЕДИСЛОВИЕ ОТ В.В. ФЕДУЛОВА
Пространства ЕПК стали первым серьезным экспериментом и большим шагом для системы федеральных органов исполнительной власти в переходе к более современным методам работы. Прошел всего год, а кажется, что в «Башне» или «Сити», как сотрудники называют ЕПК, работают уже несколько лет. Я сам провел в ЕПК несколько месяцев — в разгар пандемии коронавируса — и наблюдал, как достаточно легко сотрудникам нашего министерства дался переход на удаленную работу. Во многом это было связано с настроенными рабочими местами — в open space можно работать с любого компьютера под своими логином и паролем. Мы смогли перенести это на работу из дома. Большая гибкость, которую прививает работа в ЕПК, проявилась и в этот сложный период.
Сочетание современного офиса и возможностей удаленной работы в едином рабочем пространстве — важный фактор для нас как для работодателя, особенно при необходимости привлекать сотрудников с компетенциями в сфере IT, управления проектами, развития цифровых сервисов. Для них это стандартное предложение, и мы ему соответствуем.
Переезд был большим шагом для российской госслужбы. Анализ того, как министерства и ведомства адаптируются к пространству ЕПК, поможет развивать новые подходы и принимать новые решения по организации пространства и рабочих процессов для госуправления. Расширение возникших практик взаимодействия госслужащих в современных пространствах, реакция руководства на выявляемые зоны развития и улучшения повысят взаимопонимание между сотрудниками и качество управления кадрами на госслужбе. Переезд и первый год работы ЕПК — только первая ступень. Задача Министерства экономического развития как лидера переезда и самого большого ведомства в ЕПК — двигаться дальше.
Владислав Викторович Федулов,
заместитель министра экономического развития
©
CAG, R-03(05) - 2020
ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
В 2019 году несколько российских федеральных органов власти переехали в Единый правительственный комплекс (ЕПК), пространство которого организовано в новом для госслужбы формате: офисные помещения типа open space и соседство разных ведомств в одном здании. Данный шаг целесообразно рассматривать как часть реформы государственного управления в России, т.к. работа ведомств в ЕПК имеет большой потенциал для процессной оптимизации и организации более эффективного управления кадрами на госслужбе. Организаторы переезда в ЕПК ставили вполне конкретные задачи, связанные с раскрытием данного потенциала:
• улучшить имидж ведомств и российской государственной службы в целом;
• трансформировать организационную культуру и повысить общую эффективность работы госслужащих;
• минимизировать затраты на содержание ведомств за счет централизации обеспечивающих функций.
Как показывает схожий опыт государственных ведомств других стран, новое рабочее пространство действительно способно качественно изменить то, каким образом функционирует госслужба, и приблизить ее к современным бизнес-стандартам. Кроме этого, большинство проектов перемещения госслужащих в открытые пространства за рубежом преследовали те же цели, что и переезд в ЕПК. По словам организаторов переезда, опыт зарубежных коллег оказал немалое влияние на их мнение об уместности открытого пространства на госслужбе и послужил стимулом для трансформации. Однако не все инструменты, которые использовались при организации рабочих пространств открытого типа в других странах, нашли отражение в российской практике. Несмотря на это, переезд в ЕПК даже на первом этапе смог создать положительный имидж госслужбы как места работы, по условиям приближенного к бизнес-среде, и тем самым привлекательным для молодых и талантливых специалистов. Кроме того, перемещение в новое рабочее пространство позволило запустить механизмы трансформации организационной культуры среди госслужащих и актуализировать пересмотр некоторых ее традиционных, но не обязательно способствующих эффективности черт.
Рабочее пространство влияет на сотрудников через два базовых параметра:
• физическое поле структурирует взаимодействие отдельного сотрудника с пространством и его элементами;
• социальное поле структурирует взаимодействие сотрудников друг с другом.
Эти два поля постоянно пересекаются, оказывая влияние друг на друга и образуя комплекс эффектов изменения рабочего пространства. Для того чтобы в полной
8
CAG, R-03(05) - 2020
©
мере оценить влияние open space и ЕПК на госслужащих, которые в нем работают, мы организовали исследование, учитывая оба параметра — физическое и социальное поля.
В рамках исследования было проведено 94 глубинных интервью с сотрудниками трех государственных ведомств, расположившихся в ЕПК. Также в течение 10 дней было проведено невключенное наблюдение за рабочими процессами в Башне Правительства.
Собранные эмпирические данные позволили оценить:
• спектр отношений сотрудников к переезду ведомств, пространству open space и его отдельным элементам;
• динамику функционального использования пространства open space и ЕПК;
• влияние физического и социального полей ЕПК на трансформацию организационных практик, процессов и культуры взаимодействия госслужащих;
• значение переезда ведомств в ЕПК в данный момент и перспективы подобного формата для других государственных органов.
Ключевые выводы по результатам наблюдений и интервью
1. Почти половина (40%) сотрудников положительно отзываются о переезде в ЕПК, еще 20% госслужащих выражают готовность активно адаптироваться к новым условиям труда. Больше всего положительных откликов получает дизайн нового пространства (70% положительных реакций) и переговорные комнаты (66%), которые находятся на каждом этаже ЕПК. Кроме того, многим респондентам нравится сама Башня (64%) и окружающая ее территория района Москва-Сити (70%). Хуже всего сотрудники ЕПК относятся к шуму (67% негативных высказываний), температурному режиму (66%) и воздуху в офисе в целом (80%). Большинство работников с небольшим опытом госслужбы (более молодые или пришедшие из
0 Позитивное Нейтральное (адаптивное) 0 Негативное
Рисунок 1. Соотношение позитивных, нейтральных (адаптивных) и негативных отношений к пространству и его элементам в отдельных интервью
Источник: авторская разработка
9
CAG, R-03(05) - 2020
©
негосударственного сектора) позитивно оценивают новое пространство. Для таких сотрудников дизайн ЕПК не уступает офисам альтернативных работодателей, — например, крупных консалтинговых компаний. Расположение офиса в районе
Москва-сити, на высоком этаже с панорамным городским видом часто отмечается как важная составляющая делового стиля. Таким образом, в эстетическом смысле ЕПК способен конкурировать с организациями, традиционно привлекающими талантливых молодых специалистов.
2. Некоторые предположения организаторов переезда о том, как эффективно удовлетворить потребности сотрудников в новом пространстве, не подтвердились. Негативные отзывы в основном связаны с тем, что некоторые пространства ЕПК и open space недостаточно удобны для пользователей. К примеру, фокус-комнаты, которые по замыслу проектировщиков должны обеспечивать потребность в индивидуальной работе, на практике используются для личных или рабочих звонков. Работники рассказали, что не могут пользоваться фокус-комнатами для уединенной работы из-за плохой системы вентиляции, у некоторых дискомфорт вызывает полная прозрачность. Заметны практики адаптации: для того чтобы получить эффект уединения, многие сотрудники, проводящие в open space большую часть дня, пользуются наушниками, отгораживаются дополнительными мониторами или попросту используют переговорные комнаты (предусмотренные для командной работы) для решения индивидуальных рабочих задач.
Еще один недостаток ЕПК заключается в нехватке мест для неформального общения. Все пространства ЕПК, включая зону неформального общения, однозначно маркируются как рабочие (за исключением места для курения и столовой). Ограниченный ассортимент мест для неформальных встреч снижает шансы на взаимодействие сотрудников, не контактирующих по рабочим вопросам напрямую. В то же время неформальная коммуникация способна повышать уровень доверия, инновационную активность и эффективность передачи знаний и опыта. Появление разнообразных зон для непродолжительной индивидуальной работы и неформальной коммуникации может более эффективно реализовать потенциал ЕПК в развитии горизонтальных связей между госслужащими.
3. Для оценки того, как параметры open space и ЕПК повлияли на достижение целей переезда и трансформационные процессы на российской госслужбе, были выделены отдельные характеристики физического и социального полей Башни Правительства:
• унифицированный дизайн пространства;
• ограниченные возможности сотрудников менять рабочее пространство;
• «скрытая» работа служб, поддерживающих качество жизни в офисе;
• открытость и просматриваемость нового пространства;
• работа большинства руководящих лиц в одном помещении с подчиненными;
• упрощенный формат взаимодействия между различными ведомствами в ЕПК;
• слабая система навигации внутри помещений и внутри всего комплекса ЕПК;
10
CAG, R-03(05) - 2020
• использование портала как механизма для общения между руководителями переезда и сотрудниками;
• небольшое число неформальных публичных пространств;
• низкое вовлечение пользователей пространства в процесс его разработки;
• сравнение нового рабочего места со старым и вызванный этим эффект ностальгии;
• общие ресурсы в open space;
• др.
Для каждого наблюдения предложена оценка влияния на цели переезда. К примеру, большинство руководителей в ЕПК лишились собственных кабинетов, что стало заметным изменением традиционного порядка работы госслужбы.
Это позитивно повлияло на скорость решения рабочих вопросов, снизив остроту проблемы т.н. «функциональных колодцев» - ситуаций, когда госслужащий концентрируется на реализации только собственной задачи, минимально вступая во взаимодействие и коммуникацию с остальными сотрудниками, ведомствами и потребителями госуслуг. Работа руководителя и подчиненных в непосредственной близости друг от друга в ЕПК в начале непривычна и может вызывать дискомфорт, однако это естественно для ситуации значительного изменения организационной культуры.
В тоже время открытость и просматриваемость рабочего пространства в
ЕПК положительно повлияли сразу на несколько целей переезда. Во-первых, коммуникации между сотрудниками, в том числе разных подразделений и ведомств, значительно упростились. Во-вторых, некоторые формальные правила, распространенные и поддерживаемые в старом пространстве, становятся неактуальными в open space. В-третьих, просматриваемость рабочего пространства стимулирует распространение знаний среди сотрудников. Тем не менее, ряд других особенностей ЕПК может негативно сказываться на трансформации организационной культуры и упрощении взаимодействия между ведомствами. Например, в ЕПК отсутствует интуитивно понятные зонирование и система навигации и поиска сотрудников, отделов и различных функциональных зон, что создает препятствия для начала коммуникации не знакомых до этого сотрудников и не способствует полному раскрытию потенциала пространства для всех пользователей в равной степени.
11
CAG, R-03(05) - 2020
Таблица 1. Влияние наблюдаемых особенностей физического и социального полей ЕПКна цели и задачи переезда ведомств’
Примечание. Зеленым обозначены элементы и особенности ЕПК, которые положительно влияют на цели переезда; желтым - элементы и особенности, влияющие на цели переезда неоднозначно; красным - влияющие отрицательно.
Источник: авторская разработка
1 Здесь приведена сокращенная версия таблицы. С полной версией таблицы можно ознакомиться в Приложении 1.
12
CAG, R-03(05) - 2020
©
Проведенный анализ влияния элементов пространства ЕПК на выполнение задач реформирования госслужбы демонстрирует следующие выводы:
• Несмотря на то, что ЕПК предлагает госслужащим недостаточно адаптированное к их потребностям пространство, проект переезда имеет важное значение для трансформации российской государственной службы. Переезд и использование формата open space запустили необходимые изменения организационных практик среди госслужащих:
- снизилась значимость иерархических структур, что необходимо для эффективной работы и выработки новых решений госуправления;
- работа в общем пространстве и одном здании ощутимо упростила коммуникацию внутри нескольких госведомств и между ними;
- новое пространство активизировало модернизацию процессов,
обнаружив неактуальность практик, которые раньше казались обязательными: приоритет официального (служебные записки, докладные и проч.) способа коммуникации, изолированность госслужащих друг от друга, отношение к документообороту как важному результату работы;
- ЕПК и open space улучшили имидж госслужбы в глазах молодых специалистов, которые высоко оценивают условия труда в новом пространстве и считают работу в новом офисе настолько же привлекательной, как работу в негосударственном секторе.
• ЕПК и созданные в нем рабочие пространства обладают значительным потенциалом для улучшения результатов трансформации госслужбы в России.
В разделе «Практические рекомендации» данного доклада приведены возможные изменения, которые могут помочь реализовать все возможности, которые предлагает ЕПК для модернизации рабочих процессов и усиления положительного влияния нового рабочего пространства на цели переезда.
13
©
ВВЕДЕНИЕ2
CAG, R-03(05) - 2020
Общий контекст исследования
Идею переезда ключевых органов власти Российской Федерации в новые помещения впервые высказал в публичном поле3 Д.А. Медведев в 2012 году. Спустя 5 лет в июле 2017 года министр промышленности и торговли Д.В. Мантуров, министр связи Н.А. Никифоров, министр строительства и ЖКХ М.А. Мень и министр экономического развития М.С. Орешкин обратились к Д.А. Медведеву с предложением о «создании правительственного комплекса министерств и подведомственных им учреждений в современном здании в Москва-Сити»4. Предложение поддержало Правительство РФ, и в апреле 2019 года процесс переезда был завершен. В качестве нового места работы для государственных служащих была выбрана башня многофункционального офисного комплекса «IQ-квартал» (Пресненская набережная, д. 10, стр. 2). В новое здание высотой 42 этажа переместились три министерства — Минэкономразвития России, Минпромторг России, Минкомсвязь России, а также подведомственные им службы: Росимущество, Ростуризм, Росаккредитация и Росстандарт. Переезд затронул около 5 тыс. человек, которые заняли в общей сложности около 70 тыс. м2 вместо занимаемых ранее 170 тыс. м2.
Офисы, располагающиеся в Едином правительственном комплексе (ЕПК), представляют собой общие рабочие пространства, в которых размещены большинство сотрудников ведомств. Пространство open space на каждом этаже включает в себя переговорные комнаты с прозрачными стенами, так называемые фокус-комнаты для уединенной работы, зоны с мягкой мебелью для отдыха и кухни. Дизайн всего комплекса унифицирован и соответствует современному деловому стилю.
Посетив ЕПК в марте 2019 года, Д.А. Медведев отметил, что он понимает всю важность перемещения госслужащих в новые рабочие пространства, отличающиеся по своему замыслу от традиционных мест работы чиновников.
_N______________________________________________________________
«Но здесь совершенно другая, технологичная, хорошо организованная, современная рабочая среда. ...Для молодого сотрудника в этом случае не будет никакой существенной разницы, работать в открытом пространстве в министерстве или в какой-то фирме. Это понятная для современных людей среда, которая радикально отличается от привычной кабинетно-коридорной системы. И она сегодня лучше соответствует задачам, которые стоят перед органами государственного управления. <...> И здесь реализовано совершенно иное понимание межведомственного взаимодействия. <...> Конечно, для коммуникаций это абсолютно другая история, и возможности открываются совершенно другие — с точки зрения цифровых технологий, возможности отказаться от бумаг, да и просто прямых коммуникаций между сотрудниками внутри одного ведомства и между отдельными министерствами»5.
2 Авторы искренне благодарят за содействие в проведении данного исследования А.М. Талыбова, А.И. Херсонцева, А.В. Абрамова, В.М. Пушкина, Ю.В. Бутенко, Р.Н. Щелканова.
3 Совещание по вопросу развития московской агломерации // Президент России. URL: http://kremlin.ru/events/ president/news/14973
4 Локшина Ю., Мерцалова А., Геращенко Е. Министерства встроят в вертикаль // Коммерсантъ. 2017. 16 июня. URL: https://www.kommersant.ru/doc/3326180
5 Об оптимизации расходов, связанных с государственным управлением // Правительство России. URL: http:// government.ru/news/36029/
14
©
CAG, R-03(05) - 2020
Организаторы переезда также связывали перемещение госслужащих в новые рабочие пространства с изменениями в организационной среде российской государственной службы. Масштабный проект по внедрению open space в работу госслужащих по такой логике является частью замысла трансформировать организационную культуру в ведомствах государственной власти. Один из инициаторов изменений — действующий на то время министр экономического развития РФ М.С. Орешкин — высказывался по этому поводу.
«Для успешного развития сотрудников мы стараемся менять среду, в которой работают люди, менять корпоративную культуру. Задача — создать коллектив, который будет совместно работать над решением общих задач, дать понимание каждому сотруднику, как он может развиваться в министерстве, прогрессировать и становиться сильнее»6.
В социологии поддерживается точка зрения, согласно которой физическое пространство тесно связано с социальными отношениями и практиками, которые в нем воспроизводятся. Рабочее пространство — это результат совместной работы проектировщиков физической среды, менеджмента организации и сотрудников, которым предстоит занять эти рабочие места. Место для работы — это не только помещения, мебель, свет, температура и другие объективные параметры пространства, но еще и смыслы и практики, как привнесенные инициаторами переезда, так и стихийно возникшие в результате взаимодействия пользователей пространства со средой и друг с другом.
Данное сочетание физического и социального полей и их влияния на организационные практики и процесс работы госслужащих были положены в основу методологии исследования.
Методология исследования
Цель исследования — оценить эффективность организации рабочего процесса и размещения госслужащих в новом рабочем пространстве, включающем в себя офис типа open space и комплекс зданий, единый для нескольких федеральных ведомств.
Задачи исследования:
• получить более полную информацию о целях переезда, поставленных руководителями ведомств и организаторами;
• выявить эффекты (в том числе латентные), влияющие на достижение поставленных целей;
• определить характер влияния элементов нового рабочего пространства на организационную среду, организационные практики и коммуникации сотрудников ведомств;
• выделить наиболее перспективные направления дальнейших изменений пространства с учетом изначальных целей переезда и желаемой трансформации организационных практик.
6 Максим Орешкин: стенограмма заседания Коллегии Минэкономразвития России // Стратегия 24. URL: https:// strategy24.ru/rf/news/maksim-oreshkin-stenogramma-zasedaniya-kollegii-minekonomrazvitiya-rossii
15
CAG, R-03(05) - 2020
©
Базовый метод исследования — метод обоснованной теории (grounded theory), предполагающий абдуктивную логику работы с данными, когда исследователь использует ряд наиболее подходящих для интерпретации концептов, которые могут меняться по ходу исследования в соответствии с получаемыми эмпирическими данными7 8 9.
Источники данных
1. Полуструктурированные интервью с сотрудниками ведомств и
организаторами переезда. Вопросы интервью касались использования ЕПК в качестве нового места работы и способов адаптации к новому пространству, а также конкретных элементов рабочей среды и отношения к ним. В рамках полевого этапа сбора информации было проведено 94 интервью. Информация о статусе и месте работы информантов, принявших участие в исследовании, приведена в таблице 2.
Таблица 2. Типы групп информантов, проинтервьюированных в ходе исследования8
Количество интервью
Ведомство Организаторы переезда Штатные сотрудники
Министерство экономического развития 2 68
Росаккредитация 3 10
Росстандарт 1 10
2. Невключенное наблюдение9 за рабочим процессом сотрудников ведомств, в том числе за способами использования пространства. В дневниках наблюдения отражены 10 рабочих дней в рабочих пространствах различных ведомств. Наблюдение использовалось для снижения воздействия на результаты исследования смещений, которые могли бы возникнуть в интервью с сотрудниками, а также для дополнения представлений об упоминаемых работниками в ходе интервью рабочих процессах.
3. Сообщения СМИ о целях переезда ведомств, проекте переезда и публичных результатах.
4. Международный опыт проектов изменения рабочего пространства
госслужащих в Канаде, Сингапуре, Нидерландах, Швеции, Финляндии, США, Дании, Великобритании и Шотландии.
7 Charmaz K. Constructing grounded theory: A practical guide through qualitative analysis. Sage, 2006, 208 p.
8 Прим. Разрыв в количестве интервью между группами информантов из разных организаций связан со штатной численностью ведомств (штатная численность Минэкономики намного выше штатной численности сотрудников Росстандарта и Росаккредитации).
9 Метод невключенного наблюдения подразумевает организацию наблюдения с фиксацией фактов в дневнике наблюдений без значимого взаимодействия с наблюдаемыми, а также без присоединения к их повседневной деятельности.
16
©
CAG, R-03(05) - 2020
Методология работы с интервью
Все интервью были анонимизированы и расшифрованы в текстовые документы. Для анализа текстовых расшифровок был разработан рубрикатор, позволяющий каталогизировать суждения респондентов на различные темы, значимые для задач исследования. Каталог (кодификатор) представляет собой набор меток, которыми можно обозначить те или иные фрагменты интервью (высказывания).
С-------------------------------------------------------------------------\
Применённый для обработки интервью кодификатор включал в себя следующие основные категории:
Раздел «Респондент»: характеристики респондента (длительность работы на госслужбе, наличие подчиненных, департамент и др.).
Раздел «Пространство»:
• элементы пространства (личный рабочий стол, фокус-комнаты, переговорные, кухни и т.д.);
• параметры пространства (температура, близость коллег, просматриваемость, шум и др.).
Раздел «Отношение»:
• отношение респондента к элементам и параметрам пространства (позитивное, отрицательное, нейтральное; освоение или обособление; опасения и др.);
• потребности, связанные с пространством (обозначение нехватки какого-либо элемента, потребности в информации о функционировании чего-либо);
• стратегии адаптации к новому пространству.
Раздел «Организационные практики»: высказывания о структуре рабочих отношений, задачах и способах их исполнения, стилях коммуникации с руководством и внутри команды и др.
S_________________________________________________________________________/
Процедура кодирования применена к 66 стенограммам интервью со штатными сотрудниками, которые занимают различные должности, но не являются организаторами переезда. При кодировании в каждом интервью можно было выделить неограниченное число цитат и обозначить каждую цитату неограниченным числом кодов-меток. Кодирование с последующей выгрузкой необходимых фрагментов и их сочетаний проводилось с помощью программы ATLAS.ti 8.
Кроме кодирования текстовые расшифровки всех интервью были подвергнуты содержательному анализу: интервью сопоставлены между собой, выделены общие темы и тенденции описаний. Полученные нарративы позволяют фиксировать изменения, наблюдаемые в рабочем пространстве, в организации процесса и в организационных практиках сотрудников ведомств.
17
CAG, R-03(05) - 2020
Структура доклада
1. Глава «Обновление рабочих пространств госслужащих: Россия в контексте международного опыта» приводит описание ключевых целей и задач переезда российских ведомств в ЕПК, описывает наиболее успешные примеры из мировой практики смены рабочих пространств для государственных служащих и сопоставляет российский опыт по созданию ЕПК с аналогичными зарубежными проектами.
2. Глава «Результаты исследования: влияние пространства ЕПК на организационные процессы, практики и культуру госслужащих»
представляет результаты анализа интервью с сотрудниками ЕПК и дневников наблюдения их повседневной работы в новом офисе.
3. В параграфе «Физическое поле ЕПК: описание и отношение пользователей»
демонстрируется картина мнений пользователей нового рабочего пространства об отдельных элементах ЕПК, описывается опыт использования open space в Башне Правительства и сравниваются карты запланированного проектировщиками и реального использования рабочих и нерабочих зон open space.
4. Параграф «Физическое поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда»
рассматривает то, каким образом физические параметры нового рабочего пространства (например, единый дизайн и неявная система навигации) влияют на достижение целей и задач, поставленных организаторами переезда.
5. Параграф «Социальное поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда»
анализирует, к каким изменениям привели социальные условия пространства ЕПК, например, открытость и просматриваемость open space и соседство ведомств в Башне Правительства.
6. Выводы и рекомендации содержат ключевые итоги анализа эффекта обновления рабочих пространств ведомств, переехавших в ЕПК, а также практические рекомендации по улучшению уже имеющихся рабочих пространств в Башне Правительства и организации будущих переездов государственных служащих в новые офисы.
18
©
CAG, R-03(05) - 2020
1. ОБНОВЛЕНИЕ РАБОЧИХ ПРОСТРАНСТВ ГОССЛУЖАЩИХ: РОССИЯ В КОНТЕКСТЕ МЕЖДУНАРОДНОГО ОПЫТА
Переезд российских ведомств в ЕПК является одним из примеров практики, применяемой в различных странах для обновления рабочего пространства госслужащих в соответствии с новыми стандартами организации рабочего процесса и решения ряда других трансформационных задач в системе государственного управления. В рамках данного раздела были уточнены цели и задачи переезда российских ведомств в ЕПК, которые затем были сопоставлены с целями и задачами аналогичных зарубежных проектов.
Для того, чтобы в рамках исследования создать бенчмарк, то есть ориентир, в вопросах трансформации рабочих мест государственных служащих, в разделе описаны только позитивные элементы подобных проектов за рубежом.
В обзор международного опыта реформирования государственной службы и сопутствующих изменений рабочих пространств были включены проекты, которые реализовали следующие страны:
• Великобритания (программа The Way We Work (TW3), начало реализации —
2013 год);
• Канада (GCworkplace (Government Canada Workplace), 2019 год и «Программа „умных“ зданий для зданий в федеральной собственности», 2015 год);
• Швеция (обновление здания правительства с использованием эко-технологий, 2018 год);
• Сингапур (создание креативного пространства для нового государственного агентства GovTech, 2016 год);
• Нидерланды (программа оптимизации государственного аппарата Compact Central Government Implementation Programme, 2016 год);
• США (меморандум о сокращении государственных расходов Disposing of Unneeded Federal Real Estate, 2010; программа Data Center Optimization Initiative, начало реализации — 2016 год);
• Дания (UN City, 2013; новое здание государственных ведомств «Нексус», 2018 год; программа психологической помощи The Stress and Well-being Counseling program, 2019 год);
• Финляндия (программа переезда министерства занятости и экономики, 2018 год).
Кейсы Великобритании и Канады были описаны подробно с учетом охвата (1) условий для старта проекта, (2) целей, задач и общего описания проекта и (3) подходов к организации пространства и уникальных характеристик проекта. Опыт остальных государств отражен в виде отдельных элементов проектов, представляющих интерес для данного исследования.
19
iva CAG, R-03(05) - 2020
1.1. Цели и задачи переезда российских ведомств в ЕПК
Для уточнения целей переезда российских ведомств в Единый правительственный комплекс были проанализированы публичные выступления авторов и организаторов переезда (подробнее см. параграф «Общий контекст исследования»), а также проведены интервью с руководителями Министерства экономического развития РФ, Росаккредитации и Росстандарта.
В результате удалось установить, что организаторы переезда ставили следующие задачи в области государственного управления.10
1. Оптимизация затрат на содержание ведомств за счет централизации обеспечивающих и ряда других функций.
2. Улучшение публичного имиджа переместившихся в ЕПК ведомств и российской госслужбы в целом.
3. Трансформация организационной культуры и общее повышение эффективности работы госслужащих. Для этого были задействованы:
• расширение и упрощение использования инструментов командной работы сотрудниками, в том числе из разных подразделений;
• понижение значимости иерархических связей между сотрудниками;
• более быстрое распространение знаний среди сотрудников;
• разрушение «функциональных колодцев»;
• обеспечение более удобных условий для работы;
• улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами, переехавшими в ЕПК;
• упрощение внешних коммуникаций, в том числе с другими ведомствами (располагающимися вне ЕПК), а также с представителями бизнессообществ и гражданами;
• создание прозрачной системы контроля сотрудников и их рабочей нагрузки;
• эффективное управление конфликтами между сотрудниками.
1.2. Рабочие пространства для государственных служащих: мировой опыт
1.2.1. Великобритания: гибкость рабочих процессов в новой среде
Стартовые условия проекта
Исторически государственные служащие Великобритании занимают помещения
10 Прим. Поскольку перечень целей создан на основе интервью с руководителями упомянутых ведомств, этот список следует воспринимать как отражение восприятия проекта переезда.
20
©
CAG, R-03(05) - 2020
в известных архитектурных сооружениях Лондона, например в Сомерсет-хаус. Назначение дизайна этих помещений заключается в том, чтобы подчеркивать статус государственных служащих, отображать вертикальные, иерархические отношения, то есть то, что сегодня скорее является признаком избыточной бюрократии и неэффективности работы государственных служб11.
В рамках реформы государственного управления (Civil Service Reform Plan) реализуется программа The Way We Work (TW3)12 — межведомственная
инициатива, направленная на непосредственное изменение рабочей среды. Позиция реформаторов — необходимость принципиально изменить способы работы на государственной службе, в том числе через дизайн и организацию рабочих пространств. Это не «оформительская задача», а первый приоритет для выстраивания новых отношений с потребителем государственных услуг.
При определении образа рабочего пространства для госслужащих правительство Великобритании столкнулось с рядом проблем. С одной стороны, государственные ведомства стремятся избегать обвинений в растрате денег налогоплательщиков на строительство излишне претенциозных зданий для гражданских служащих. С другой — недорогие, но безликие серые здания могут способствовать созданию образа неприветливой бюрократии в глазах граждан. Поэтому помимо функциональности рабочее помещение должно быть достаточно привлекательным, чтобы удерживать лучших специалистов и способствовать эффективному взаимодействию между чиновниками и гражданами.
Цели, задачи и общее описание проекта
Ключевые задачи нескольких проектов, в рамках которых происходит работа с организационными практиками госслужащих Великобритании:
• предоставление достойного и современного рабочего места всем работникам;
• поддержка гибких способов работы, в том числе устранение барьеров пользования цифровыми системами и повышение безопасности работы с данными.
В 2015 году были установлены следующие приоритеты по организации труда госслужащих:
• заострение внимания сотрудников на результатах, а не на процессе;
• внедрение технологий;
• эффективная работа при использовании гибкой методологии;
• эффективное сотрудничество с другими командами внутри своего департамента и с другими подразделениями;
11 Allen T., Bell A., Graham R. et al. Working without walls. An insight into the transforming government workplace. London, OGC, 2004. URL: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_ data/file/394152/Working-without-Walls.pdf
12 The Way We Work. A Guide to Smart Working in Government. Flexibility.co.uk, 2013. URL: http://www.flexibility.co.uk/ downloads/TW3-Guide-to-SmartWorking-withcasestudies-5mb.pdf
21
©
CAG, R-03(05) - 2020
• максимизация производительности, внедрение инноваций и снижение воздействия на окружающую среду.
При проектировании новых рабочих пространств в качестве базовых гигиенических параметров выделялись следующие приоритеты:
• температурный режим;
• уровень освещенности;
• поддержание чистоты во всех помещениях;
• наличие собственного рабочего места и вспомогательного офисного оборудования.
По мнению экспертов и организаций, занимающихся преобразованием рабочих пространств в Великобритании, невозможно качественно выполнять работу без обеспечения комфорта в данных базовых составляющих13.
Подходы и уникальные черты проекта
Базовый принцип, который соблюдается в дизайне любого помещения проекта в Великобритании, — пространство призвано содействовать эффективной работе независимо от ее характера. Для этого в ходе проектирования изменений в ведомствах через их размещение в новых рабочих пространствах была разработана особая типология элементов рабочей среды:
• индивидуальный кабинет/стол;
• кабинет/стол для общего пользования;
• стол для командной работы;
• столы или скамьи для кратковременного пребывания;
• «наблюдательный пункт» для смены деятельности с высоким стулом либо расположенный на верхних этажах;
• тихая комната / телефонная будка / фокус-комната;
• тихое пространство или зона, закрытая или полузакрытая;
• проектное пространство, в котором обязательно находится стол и маркерные доски;
• большие и малые переговорные, конференц-зал;
• неформальное пространство для переключения фокуса внимания, в том числе для дискуссий и работы в одиночестве;
• кафе или ресторан для неформальной работы, презентаций;
• ресурсные пространства (принт- и копи-зона, кухня, и т.п.);
• зона отдыха для посетителей.
13 Allen T., Bell A., Graham R. et al. Working without walls. An insight into the transforming government workplace. London, OGC, 2004. URL: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment data/file/394152/Working-without-Walls.pdf
22
CAG, R-03(05) - 2020
©
В отчетных материалах по реализации программы указано, в каких офисах есть те или иные элементы из перечисленных14 и какую нагрузку по организации рабочего процесса и трансформации организационных практик они могут нести.
Кроме того, в рамках принципа использования пространства для эффективной работы госслужащих также был реализован ряд изменений, направленных на корректировку имиджа определенных ведомств через пространственные и архитектурные решения. Например, Казначейство Великобритании разместилось в здании, облик которого радикально отличается от традиционного образа госслужбы и ассоциируется с открытостью и отсутствием жесткой иерархии15 (рисунок 2).
Рисунок2. Здание Казначейства Великобритании
Источник: Hardy B., Graham R., Stansall P. et al. Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Norwich, DEGW, OGC, 2008. URL: https://assets.publishing.service.gov.uk/govemment/ uploads/system/uploads/attachment_data/ file/394153/Working-beyond-Walls.pdf © Phil Barton
Для реорганизации пространства Министерства внутренних дел (рисунок 3) были использованы яркие дизайнерские решения, подчеркивающие многообразие рабочих мест и современные подходы в работе ведомства.
Рисунок 3. Интерьер здания МВД Великобритании
Источник: Hardy B., Graham R., Stansall P. et al. Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Norwich, DEGW, OGC, 2008. URL: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/ uploads/system/uploads/attachment_data/ file/394153/Working-beyond-Walls.pdf © Richard Bryant/Arcadi.co.uk
14 Hardy B., Graham R., Stansall P. et al. Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Norwich, DEGW, OGC, 2008. URL: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/ attachment_data/file/394153/Working-beyond-Walls.pdf
15 Ibid.
23
iva CAG, R-03(05) - 2020
1.2.2. Канада: новые ценности в современных пространствах
Стартовые условия
В 2013 году был проведен опрос государственных служащих Канады об ожиданиях и образе будущего правительства. В результате были выявлены ценностные приоритеты: более открытое правительство, повышение качества услуг,
современные рабочие места, высокая производительность труда. В ответ на это были сформированы две программы:
• GCworkplace (Government Canada Workplace), которая предполагает преобразование рабочих мест государственных служащих в соответствии с выявленными ценностными приоритетами;
• «Программа „умных“ зданий для зданий в федеральной собственности»16.
Цели, которые ставили перед собой программы:
• воплощение таких ценностей, как гибкость, здоровье, эффективность, инклюзивность, партнерство, цифровое пространство, экологичность;
• внедрение рабочих пространств, предназначение которых можно изменить в зависимости от типа текущей задачи (activity-based work place);
• интеграция рабочих пространств госслужащих и правительственных зданий в городскую среду и экономику;
• снижение потребления энергии и повышение энергоэффективности (цель программы «умных» зданий).
Для государственных служащих программа GCworkplace:
• предоставляет возможность выбирать, где и как работать, чтобы быть наиболее продуктивными;
• обеспечивает более разнообразные пространства, где возможен гибкий подход к форматам их использования;
• предлагает современные, открытые, просторные и светлые помещения;
• поддерживает здоровье и благополучие сотрудников;
• укрепляет сотрудничество на всех уровнях;
• повышает личную производительность путем предоставления лучших технологий и совершенствования рабочих процессов.
Для органов государственного управления Канады программа GCworkplace:
• повышает качество обслуживания граждан;
• содействует достижению целей устойчивого развития посредством принятия решений, основанных на данных, с тем чтобы улучшить методы работы, дизайн, использование рабочего места;
16 Government of Canada committed to improving building efficiency in National Capital Region. Government of Canada. URL: https://www.canada.ca/en/public-services-procurement/news/2017/07/govemment_of_ canadacommittedtoimprovingbuildingefficiencyinnati.html.
24
CAG, R-03(05) - 2020
• позволяет правительству Канады привлекать наиболее талантливых специалистов;
• оптимизирует эффективность здания и снижает количество образующихся отходов;
• стимулирует движение к цифровому офису, то есть к переводу рабочих взаимодействий в цифровой формат.
Подходы и уникальные черты проектов
Пространственные изменения в рамках Канадских программ включали в себя внедрение иной планировки, замену дизайна и мебели в офисах госслужащих, иногда — переезд в другое здание. Конкретные воплощение ценностных ориентиров программы GCworkplace в пространственных решениях можно проиллюстрировать следующими примерами.
• Гибкость рабочего пространства в первую очередь понимается как
модульность мебели и возможности для роста (команды, задач и т.п.). В примере, приведенном в руководстве по дизайну программы GCworkplace, гибкость показана как план-схема гипотетического пространства, которое разделено легкими, комбинируемыми перегородками, позволяющими произвести быструю реконфигурацию помещения (рисунок 4). •
Рисунок 4. Офис с гибкой планировкой в Канаде, общая зона (touchdown area)
Источник: Federal government opens 2 of 5 alternative work hubs for public servants. URL: https://ottawacitizen. com/news/local-news/federal-government-opens-2-of-5-alternative-work-hubs-for-public-servants/ ©CHARLES DROUIN/Public Services and Procurement Canada
• Здоровье — для сотрудников предоставляется выбор между закрытым и
открытым пространством. Так, в здании Службы государственных услуг и закупок Канады присутствуют зоны отдыха для восстановления сил и специальные тихие зоны для индивидуальной работы, требующей повышенного внимания. Пространство спроектировано таким образом, что вся шумная деятельность проводится вдалеке от тихих зон (рисунок 5).
25
CAG, R-03(05) - 2020
Рисунок 5. Офис Службы государственных услуг и закупок в Гатино
Источник: GCworkplace challenges the traditional government office. URL: https://obj.ca/article/Best-Offices-Ottawa-4te-Inc-gcworkplace-challenges-traditional-government-office
• Эффективность — в дизайн-гайде программы приведено изображение эффективно обустроенного пространства в офисе Службы госзакупок, где обеспечена возможность индивидуальной и групповой работы, а также печати в небольшом помещении, где есть рабочие поверхности с разной высотой и мебель различных типов (рисунок 6).
Рисунок 6. Помещение офиса PSPC в Гатино
Источник: GCworkplace Design Guide. URL: https://www.knoll.com/document/1356293212172/GCworkplace%20 Design%20Guide%20EN%20-%20May%202018%20reduced.pdf
Для оформления пространств были предложены дизайнерские решения, призванные одновременно привлекать дополнительный интерес к пилотным (на 2019 год) проектам и повышать эффективность использования пространств через их мультизадачность. Одно из таких решений — перегородка (или капсула) для фокусированного внимания (focus pod) (рисунок 7).
26
©
CAG, R-03(05) - 2020
• Инклюзивность — возможность размещения сотрудников с разными особенностями и потребностями
с одинаковым комфортом, распространение среди сотрудников знания о возможностях пространства, популяризация взаимопомощи, социальной интеграции, предоставление условий для персонализации пространства и выражения различных идентичностей, в том числе представителей различных культур.
• Цифровое пространство —
пространство, свободное от бумажного документооборота, с максимальным числом сервисов, переведенных в цифровой вид.
• Информационное сопровождение —
перемещение в рабочие пространства в рамках программы GCworkplace сопровождалось рядом новых информационных решений. Например, чтобы осветить тему переезда сотрудников госслужбы в современный офис и заодно увеличить их виртуальное присутствие в социальных сетях, в Twitter был запущен хештег #gcworkplace, сопровождающий описания повседневной жизни офиса17. Кроме того, проект активно продвигался в социальных сетях с акцентом на преимуществах нового пространства (рисунок 8).
• Интеграция с городской средой и экономикой — для разгрузки транспортных сетей города и сокращения времени на дорогу в рамках GCworkplace в Оттаве открываются так называемые рабочие центры или хабы — офисы с несколькими десятками мест, которые могут бронировать сотрудники государственных органов (рисунок 9).
Рисунок 7. Перегородка для фокусированного внимания в рабочем центре правительства Канады
Источник: Federal government opens 2 of 5 alternative work hubs for public servants. URL: https://ottawacitizen.com/news/local-news/ federal-government-opens-2-of-5-alternative-work-hubs-for-public-servants/
Рисунок 8. Представление проекта переезда в новые рабочие помещения в социальных медиа. Перевод надписи: «Отсюда (слева)... Сюда (справа)»
Источник: Профиль Xio в социальной сети Twitter. URL: https://twitter.com/xiosurprenant/ status/1141750431565209601
17 Поиск по хештегу в Twitter. URL: https://twitter.com/hashtag/ gcworkplace
27
CAG, R-03(05) - 2020
&
Carol Anne Meehan
@MeehanCarolAnne
Yea. Feds opening up mini work hub in its offices at 335 River Road for employees in the south end who don't want to commute downtown. Book a spot, plug in and work. Limited space but it's a start!! Need more of this to ease congestion. #ottawa #ottnews
Рисунок 9. Представление проекта офисов в социальных медиа. Перевод: «Ура. Федеральные службы открыли небольшой рабочий хаб в своем офисе для сотрудников, которые живут на Юге и не хотят ехать на работу далеко в центр города. Бронируйте место, подключайте ноутбук и работайте. Место небольшое, но начало положено! Нам нужно больше таких мест, чтобы пробок стало меньше».
Источник: Профиль Carol Anne Meehan в социальной сети Twitter. URL: https://twitter.com/MeehanCarolAnne/ status/1128384390327865344
Кроме того, реализованная в рамках программы «умных» зданий система позволяет отслеживать, контролировать и снижать потребление энергии для повышения общей энергоэффективности и сокращения эксплуатационных издержек.
• Система непрерывно собирает первичные данные с устройств, которые регулируют горячее водоснабжение, вентиляцию, кондиционирование, отопление и свет. Поставщик услуг анализирует полученную информацию и предоставляет рекомендации по снижению операционных расходов. Например, анализ может показать, что в вентиляционной системе здания один вентилятор потребляет намного больше энергии, чем другие. Разница в энергопотреблении показывает, что где-то заблокирован поток воздуха вентилятора или необходимо заменить фильтр. Просто глядя на вентилятор, персонал не всегда может догадаться об этом.
• Система может обнаружить, что в помещении одновременно происходит обогрев и охлаждение, и немедленно предупредить администрацию здания об этой проблеме. Выявление подобных неочевидных технических проблем на ранних стадиях позволяет руководству решать их с наименьшими затратами и повышать общую энергоэффективность здания.
Мероприятия программы «умных» зданий для учреждений в федеральной собственности за первый год работы были проведены в 13 строениях. Запуск пилотного проекта позволил сократить потребление энергии на 17%, что эквивалентно примерно 1 млн долл. США ежегодно. Информация, собранная с помощью системы «умного» здания, может отображаться в общественных местах и способствовать формированию сознательной культуры потребления энергии у сотрудников.
28
©
CAG, R-03(05) - 2020
1.2.3. Ключевые характеристики обновления рабочих пространств госслужащих в других странах
Швеция: ревитализация офиса и эко-технологии в дизайне
Рисунок 10. Входная группа штаб-квартиры правительства Швеции
Источник: Bjornen klart for inflyttning. URL: https://www.byggastockholm.se/2018/09/19/bjornen-klart-inflyttning/
Здание шведского правительства, построенное в 1960-х годах, подверглось масштабной реконструкции в 2018 году. В результате количество рабочих мест увеличилось почти в два раза — с 550 до 900 мест, а сами рабочие пространства были серьезно изменены.
Ключевая идея нового дизайна — наполнение здания светом, воздухом и обеспечение гибкости рабочих пространств (рисунки 10 и 11). Так, в конструкции здания предусмотрены раздвижные стены для организации свободного места в случае развлекательных и общественных мероприятий или, наоборот, обычного рабочего пространства18.
Рисунок 11. Коридор в штаб-квартире правительства Швеции
Источник: Bjornen — Government Offices of Sweden. URL: https://whitearkitekter.com/project/bjornen-government-offices-of-sweden/
18 Bjornen - Government Offices of Sweden. URL: https://whitearkitekter.com/project/bjornen-government-offices-of-sweden/
29
CAG, R-03(05) - 2020
©
В рамках проекта особое внимание уделено экологичности.
• На крыше находится специальное «одеяло» из суккулентов и мха площадью 1700 м2, которое не нужно обслуживать, и солнечные батареи, обеспечивающие производство энергии в объеме, достаточном для освещения входной группы здания.
• В подвале находится бак, в котором отходы ресторана превращаются в топливо.
• Солнечная энергия, исходящая от соседних зданий, используется для подогрева воды.
• Тепловая энергия, выделяемая при эксплуатации лифтов, также перерабатывается.
• Эти инновационные технологические решения сокращают потребление энергии почти на четверть по сравнению с предыдущим периодом19.
Сингапур: нестандартный дизайн для создания креативной рабочей среды
Рисунок 12. Общая зона в офисе сингапурского GovTech
Источник: Koh S. Agile workplace. URL: https://blog.gds-gov.tech/agile-workplace-2874e774c500
В 2016 году в Сингапуре было основано государственное агентство информационных технологий (GovTech), которое отвечает за предоставление электронных госуслуг гражданам, бизнесу и правительству, а также за разработку инновационных решений на основе анализа больших данных и применения цифровых технологий. При организации офиса для агентства ставилась задача преодолеть воспроизводство старых схем для решения рабочих задач, так как инновации в сфере цифровизации процессов требуют нестандартного подхода к работе, коллективного мозгового штурма и поиска творческих решений в сфере проблематики госуправления.
19 Ibid.
30
©
CAG, R-03(05) - 2020
В итоге новое рабочее пространство GovTech поделено на три зоны.
1. Общая зона со свободной расстановкой мебели, где сотрудники могут
свободно перемещаться, общаться и устраивать небольшие перекусы (рисунок 12). Пользователи пространства описывают уникальные возможности, которые предоставляет им общая зона.
• Место для неожиданных открытий. В открытом пространстве собираются сотрудники из разных рабочих групп для коллективных неформальных практик, обстановка стимулирует обмен опытом между ними.
• Место для незапланированных встреч. Гибкость пространства, где можно переставлять мебель в зависимости от желаний сотрудников, помогает создать комфортную среду, располагающую к диалогам.
• Площадка для тематических обсуждений. Эффективная организация пространства, большое количество мониторов и досок стимулирует дискуссии в разных форматах.
2. Зона мозгового штурма. Специфика работы агентства заключается в
формировании рабочих групп внутри отдела под конкретные задачи. Рабочие группы численностью не более 10 человек состоят из работников-универсалов. Для каждой рабочей группы есть зоны, обустроенные для проведения совместного мозгового штурма. Там есть все инструменты, необходимые для коллективного производства инноваций (рисунок 13).
Рисунок 13. Комната мозгового штурма в офисе сингапурского GovTech
Источник: Salim Z. Here Are 8 Cool Workplaces In Singapore That Scream #OfficeGoals. URL: https://vulcanpost. com/665266/cool-offices-singapore/
31
©
CAG, R-03(05) - 2020
3. Зона отдыха. Место, оборудованое для того, чтобы сотрудники могли
переключиться: отдельный письменный стол, гамак, высокая барная стойка у окна (рисунок 14).
Рисунок 14. Комната отдыха в офисе сингапурского GovTech
Источник: Shazni M. Here’re 5 Reasons Why You Should Be Spamming Your Resume To Singapore’s Newest Stat Board. URL: https://vulcanpost.com/590564/govtech-singapore-reasons/
Таким образом, преимущества нового формата офиса:
• предусмотрены различные места для работы, в том числе разные зоны с одинаковым функционалом, над креативными решениями можно работать в любой зоне офиса. При этом большинство мест (игровая, общий холл, комната отдыха с гамаком и книгами и т.д.) так или иначе создают основу для неформального взаимодействия;
• дизайн пространства позволяет выразить ценности агентства, например на стенах изображены мотивирующие фразы;
• пространство организовано таким образом, чтобы стимулировать рабочие группы персонализировать свое рабочее место. Подобная идентификация отражает неформальные отношения внутри команды и помогает создавать новую организационную культуру.
32
©
CAG, R-03(05) - 2020
Нидерланды: оптимизация государственного аппарата
В 2010 году премьер-министр Нидерландов Марк Рютте заявил о преобразовании правительства. В результате аудита, направленного на выявление дублирующих и схожих функций, были поставлены задачи: сокращение численности сотрудников, объединение и реорганизация ряда министерств. В 2016 году была опубликована программа мер для комплектации правительства (Compact Central Government Implementation Programme), цели которой:
• сокращение расходов на правительство;
• размещение правительственных ведомств в рамках одного здания20.
Ключевые характеристики проекта
Рисунок 15. Правительственный офис Нидерландов в Гааге
Источник: RIJNSTRAAT 8 /Ellen van Loon / OMA. URL:
https://www.archdaily.com/882822/rijnstraat-8-ellen-van-
loon-oma
• В новом здании (рисунок 15), ставшим единственным офисом для 6000 госслужащих, ни у кого из сотрудников нет закрепленного рабочего места. Ситуацию с поиском места облегчает специальное мобильное приложение, которое показывает все свободные и занятые места в комплексе. При этом число этих мест заведомо меньше, чем сотрудников во всех ведомствах: одновременно в здании могут разместиться только 70% госслужащих.
• Кроме экономии такое решение повышает мобильность госслужащих, заставляет их чаще работать вне офиса и искать новые форматы взаимодействия друг с другом.
• Голландские госслужащие после переезда избавились от бумажного
документооборота, поскольку в новом офисе работа с книгами и бумажными архивами запрещена21.
20 Compact Central Government Implementation Programme // Government of the Netherlands. URL: https/www. govemment.nl/topics/public-administration/documents/publications/2016/07/13/compact-central-government-implementation-programme
21 Righton N. Bezuinigingsdrift Rutte leidt tot tekort aan bureaus voor diplomaten // de Volkskrant, 2017. URL: https:// www.volkskrant.nl/nieuws-achtergrond/bezuinigingsdrift-rutte-leidt-tot-tekort-aan-bureaus-voor-diplomaten~bb4d621b/
33
аз
©
CAG, R-03(05) - 2020
Дания: повышение качества жизни госслужащих
В Дании для задач трансформации госслужбы было создано Агентство по модернизации, которое «разрабатывает и реализует концепции качественного государственного управления»22. В рамках концепции обновление рабочих пространств госслужащих ставило своей целью повысить открытость государственных ведомств и улучшить самочувствие сотрудников на работе. Для этого были предприняты следующие шаги:
• в новом офисе «Нексус», объединяющем несколько государственных ведомств, существует публичный доступ к зеленой аллее, проходящей через башни23 (рисунок 16);
• специально созданное пространство «Город ООН» (UN City) также предлагает горожанам возможность использовать инфраструктуру здания для общественного блага при помощи открытых пространств (рисунок 17);
• Агентство по модернизации реализует программу психологической помощи (The Stress and Well-being Counseling program), которая направлена на подготовку компетентных сотрудников и менеджеров, способных оказать психологическую помощь госслужащим как на рабочем месте, так и за его пределами.
Рисунок 16. Общественная зеленая зона в здании датских министерств
Источник: Arkitema Architects Selected to Design New Offices for Danish Government Agency. URL: https://www. archdaily.com/561067/arkitema-architects-selected-to-design-new-offices-for-danish-government-agency
Рисунок 17. Общественная зона в «Городе ООН»
Источник: UN City: Unifying Various Organisations Under One Green Roof//3XN. URL: https://3xn.com/project/un-city
22 Agency for Modernisation - Ministry of Finance // 0konomistyrelsen. URL: https://modst.dk/english/
23 Se billederne: Moderne og effektivt kontorknudepunkt // Builfing Supply, 2018. URL: https://www.building-supply.dk/ article/view/632645/se_billederne_moderne_og_effektivt_kontorknudepunkt
34
©
CAG, R-03(05) - 2020
Финляндия: оптимизация процессов переезда
В Финляндии переезд сотрудников Министерства занятости и экономики в новый офис в 2018 году сопровождался обсуждением концепции нового рабочего пространства и специальной подготовкой сотрудников к переезду.
За диалог с сотрудниками отвечали специальные наставники по
переезду, которые были прикреплены к каждому отделу. Наставники помогли подготовить департаменты, беседовали с сотрудниками о том, как эта концепция будет работать на практике и т.д.24 25.
Рисунок 18. Переговорная в историческом зале, доступная для всех сотрудников Министерства
Источник: Van Meel J. Activity-Based Working. The Purenet Practice Guide // Center for people buildings. URL: https:// www.cfpb.nl/media/uploads/file/ABW_practice_guide_ public.pdf
США: экономия государственных расходов
В 2010 году был опубликован меморандум Disposing of Unneeded Federal Real Estate. Федеральное правительство, крупнейший владелец недвижимости и потребитель энергии в Соединенных Штатах, призналось в том, что многие объекты, необходимые для работы правительства, не соответствуют принципам энергоэффективности, в результате тратится слишком много средств налогоплательщиков и национальных энергоресурсов. Отдельно отмечалось, что увеличение потребления энергии и расходов на техническое обслуживание зданий было связано с ростом количества центров обработки данных в 2000-2010 годах.
Меморандум предписал государственным органам США предпринять незамедлительные шаги для более эффективного использования имеющейся недвижимости, что должны подтвердить коэффициенты использования и заполняемости, годовые эксплуатационные расходы и энергоэффективность26 Программа Data Center Optimization Initiative привела к тому, что к 2020 году в США закрылось 210 центров хранения и обработки данных, и это позволило американскому правительству сэкономить почти 2 млрд долларов США26.
24 Van Meel J. Activity-Based Working. The Purenet Practice Guide // Center for people buildings. URL: https/www. cfpb.nl/media/uploads/flle/ABW_practice_guide_public.pdf
25 Presidential Memorandum-Disposing of Unneeded Federal Real Estate // The White House. Office of the Press Secretary, 2010. URL: https://obamawhitehouse.archives.gov/realitycheck/the-press-office/presidential-memorandum-disposing-unneeded-federal-real-estate
26 Data Center Optimization Initiative // Office of the Federal Chief Information Officer. URL: https://datacenters.cio. gov/
35
©
CAG, R-03(05) - 2020
1.3. Сравнение зарубежных мер по обновлению рабочих пространств с российским проектом переезда ведомств в ЕПК
Приведенный анализ международного опыта обновления рабочих пространств госслужащих и сопутствующих этому трансформаций процессов, организационных практик и культуры позволяет сравнить цели, задачи и инструменты реализации российского и зарубежных проектов.
В то время как по целеполаганию проекты, скорее, схожи между собой, применяемые для решения поставленных задач инструменты достаточно серьезно различаются. Таблица 3 иллюстрирует, какие из инструментов, примененных для решения задач по трансформации госслужбы в других странах, были использованы в России. Зеленым цветом отмечены инструменты, которые полностью применены в ЕПК; жЬлтым^1 примененные частично; красным — непримененные.
Таблица 3. Сравнение зарубежных инструментов по обновлению рабочих пространств с инструментами, реализованными в ЕПК
Задачи российского проекта переезда ведомств в ЕПК Инструменты решения задачи Комментарий
1. Оптимизация затрат на Увеличение заполняемости Переезд в ЕПК позволил разместить
содержание ведомств за счет зданий, снижение госведомства на площади 70 тыс. м2
централизации обеспечивающих эксплуатационных расходов вместо занимаемых ранее 170 тыс. м2.
функций Ожидается, что новое здание будет требовать меньше финансовых ресурсов, чем здания старого фонда, где размещались ведомства. Кроме того, для снижения эксплуатационных расходов в ЕПК создана единая централизованная система обеспечения жизнедеятельности
Уменьшение штата госслужащих Переезд в ЕПК сопровождался сокращением штатной численности ведомств
Минимизация рабочих мест В ЕПК число рабочих мест соответствует численности сотрудников ведомств, размещенных в Башне. Сокращение рабочих мест не может быть реализовано без внедрения гибкого графика и возможности удаленной работы хотя бы для части сотрудников
Внедрение системы «умных» зданий Инструмент не применялся
36
CAG, R-03(05) - 2020
Оптимизация расходов, за счет повышения «экологичности» проекта(растения и солнечные батареи на крыше, переработка отходов и использование тепловой энергии, например вырабатываемой при эксплуатации лифтов) Инструмент не применялся
2. Улучшение имиджа Активное освещение переезда в Переезд комментировался в
переместившихся ведомств и социальных сетях социальных сетях, но активного
российской государственной освещения изменения рабочих
службы в целом условий госслужащих не было. В данный момент тема работы в новом пространстве не освещается
Создание офисов с Типичный для деловой среды дизайн
запоминающимся уникальным ЕПК, мотивировавший госслужащих
дизайном отказаться от элементов, подчеркивающих обладание властными полномочиями (например, дорогостоящие ковровые покрытия, виды древесины, драгоценные металлы для оформления кабинетов) позитивно воспринимается в обществе. Однако новые офисы в ЕПК не отличаются оригинальным дизайном
3. Понижение значимости Перемещение руководителей в Большинство руководителей
иерархических отношений между общее рабочее пространство вместе со своими подчиненными
сотрудниками работают в общем пространстве, но иерархическая структура отношений продолжает воспроизводиться и в физическом, и в социальном измерении. Она проявляется, например, в распределении рабочих мест, использовании общих пространств, установлении правил и др. (см. раздел 2)
37
©
CAG, R-03(05) - 2020
4.1. Преодоление проблемы «функциональных колодцев» 4.2. Расширение и упрощение использования инструментов командной работы сотрудниками, в том числе из разных подразделений или ведомств Представление большого разнообразия публичных мест Публичные места присутствуют в ЕПК, но их недостаточно для обеспечения эффективного командного взаимодействия(подробнее см. раздел 2)
Внедрение гибких пространств с раздвижными стенами Пространства для командной работы в ЕПК ограничены, их функциональность строго определена проектировщиками
Создание креативного рабочего пространства с разнообразием мест для работы, возможностями по персонализации и отражением общих для всех сотрудников ценностей организации Пространство ЕПК не способствует выработке устойчивых коллективных ценностей у сотрудников разных подразделений, слабо транслирует общность целей сотрудников разных должностей, что снижает потенциал борьбы с «функциональными колодцами»
5. Более быстрое распространение знаний среди сотрудников Демонстрация текущих процессов и достижений разных команд в общих пространствах Инструмент не применялся
6. Повышение удобства работы госслужащих на местах Увеличение площади личного пространства сотрудников Площадь личного пространства госслужащих заметно сократилась после переезда в ЕПК
Курс для руководителей по оказанию психологической помощи сотрудникам Специального обучения навыкам, которые необходимы сотрудникам и их руководителям для успешного сосуществования в open space, не проводится
Введение обязательных критериев гигиены рабочего пространства В ходе исследования сотрудники жаловались на некомфортную температуру и уровень освещенности в новом офисе
Гибкий график работы Согласно рабочему графику сотрудники должны находиться на рабочем месте строго с 9 до 18 часов (подробнее об эффектах от этого см. раздел 2)
7. Упрощение внешних коммуникаций с другими ведомствами (располагающимися вне ЕПК), а также с представителями бизнес-сообществ и гражданами Обеспечение публичного доступа к зоне внутри офиса госслужбы Комплекс находится натерритории делового центра, поблизости есть популярные общественные пространства: кафе, торговый центр и т.д. Так, новый офис не остается изолированным от городской жизни и находится в постоянном контакте с горожанами. Однако публичное использование внутренних пространств Башни Правительства не реализуется
Источник: авторская разработка
38
©
CAG, R-03(05) - 2020
Выводы по разделу
По результатам сравнения зарубежного и российского проектов обновления
рабочих пространств госслужащих можно сделать следующие выводы.
• Проекты изменения рабочих пространств для госслужащих в России
и других странах призваны решить схожие задачи. В большинстве случаев основной стимул для преобразований — оптимизация расходов ведомств на эксплуатацию зданий. Однако, кроме экономических стимулов, важное место во всех проектах занимают стимулы, связанные с изменением организационных процессов, практик и организационной культуры госслужащих.
• Одна из наиболее амбициозных трансформационных задач в рассмотренном мировом опыте — преодоление воспроизводства старых схем работы.
В российском проекте организаторы, как и их зарубежные коллеги, подчёркивают важность внедрения новых методов управления, но не упоминают как часть этой задачи необходимость преодолеть старые, традиционные схемы взаимодействия между сотрудниками, которые могут продолжать воспроизводиться на рабочем месте, несмотря на его значительную трансформацию. Вероятно, игнорирование данной проблемы будет приводить к снижению трансформационного потенциала переезда.
• Разработчики российского проекта использовали не все инструменты, применяемые в зарубежной практике для решения схожих задач преобразования рабочих пространств госслужащих. Это позволяет считать, что трансформационный потенциал ЕПК для российской госслужбы в данный момент исчерпан не полностью.
39
©
CAG, R-03(05) - 2020
2. РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ: ВЛИЯНИЕ ПРОСТРАНСТВА ЕПК НА ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ, ПРАКТИКИ И КУЛЬТУРУ ГОССЛУЖАЩИХ
Пространство влияет на поведение людей через физические характеристики: тип помещения, его освещение и кондиционирование, расположение мебели и предметов, возможные форматы их использования и т.д. Взаимодействие людей с объектами пространства определяет, среди прочего, порядок выполнения ими рабочих задач27. Кроме того, рабочее пространство влияет и само оказывается под влиянием того социального взаимодействия между индивидами, которое в нем происходит.
В связи с этим для анализа эффектов влияния нового рабочего пространства ЕПК на процессы, организационные практики и организационную культуру госслужащих в рамках данного исследования было использовано условное разделение характеристик пространства на физическое и социальное поле.
Физическое поле — это характеристики пространства, которые напрямую связаны с рабочей средой (помещения, ресурсы, температурный режим и пр.). Данное поле структурирует взаимодействие отдельного сотрудника с пространством и его элементами.
Социальное поле — это социальные отношения, которые возникают в рабочем пространстве между сотрудниками и структурируют их взаимодействие друг с другом.
Как показывают исследования28, успешная трансформация организационной среды должна предусматривать изменение обеих этих характеристик. Однако особый акцент необходимо уделить социальному полю, поскольку государственные ведомства традиционно вписаны в систему организационных норм с жесткой иерархией и формализацией рабочих контактов, что может снижать трансформационный потенциал рабочих пространств нового типа.
27 Schutz A. Collected Papers I : The Problem of Social Reality.The Hague, Martinus Nijhoff, 1973.
28 Warglien M. Intraorganizational evolution // Baum J.A.C. (ed.) The Blackwell companion to organizations. Oxford, Malden, MA, Blackwell, 2017, pp. 98-118.
40
CAG, R-03(05) - 2020
2.1. Физическое поле ЕПК: описание и отношение пользователей
2.1.1. Описание элементов рабочего пространства ЕПК
Этажи нового рабочего пространства российских ведомств, переместившихся в Единый правительственный комплекс, имеют типовую планировку. На каждом этаже, где работают линейные сотрудники ведомств, есть несколько зон:
• зоны для выполнения рабочих задач: общие рабочие места, переговорные комнаты и фокус-комнаты;
• площадки для нерабочих практик (кухня, зона неформального взаимодействия);
• ресурсные зоны (принтер-комнаты, гардеробные, санузлы);
• коридоры.
Основные физические элементы типового этажа представлены на рисунке 19.
В дополнение к отраженным на карте физическим элементам пространства важную роль для организации рабочего пространства госслужащих в ЕПК играют:
• здание ЕПК в целом;
• территория вокруг Башни Правительства (Москва-Сити, окрестности);
• компьютеры, мониторы;
• личное рабочее место (стол и прилежащее к нему);
• принтеры;
• шкафы (расположенные в коридоре).
Кроме этого, в рамках исследования учитывались элементы пространства, которые нельзя назвать физическими, но они напрямую влияют на самочувствие сотрудников, работающих в open space:
• воздух;
• дизайн;
• температура;
• шум;
• «коммунальность» пространства, то есть его одновременное использование широким кругом лиц и, как следствие, необходимость распределять общие ресурсы, например места в шкафах, полки в холодильниках и т.д.;
• открытость, просматриваемость рабочего пространства;
• близость коллег.
41
CAG, R-03(05) - 2020
зона
неформального
общения
фокус-комнаты
принтерная
рабочие
места
гардероб
переговорные
переговорные
гардероб фокус-комнаты принтерная гардероб
рабочие места
гардероб
вспомогательное
помещение
кухня
туалет
принтерная
зона
неформального
общения
переговорные коридор фокус-комнаты
I
переговорные
рабочие места
Рисунок 19. Карта (план) open space в ЕПК Источник: авторская разработка
42
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.1.2. Отношение сотрудников к элементам рабочего пространства ЕПК
Представленные далее количественные результаты исследования основаны на проведенных и закодированных интервью с сотрудниками ведомств29.
Общее распределение отношения сотрудников, связанных с пространством ЕПК, представлено на рисунке 20. По частоте упоминаний негативное и позитивное отношение составляют почти одинаковую долю — около 40% всех цитат. Оставшиеся случаи (19%) характеризуют нейтральное, обыденное отношение респондентов к пространству ЕПК без определенной эмоциональной окраски.
41%
ф Позитивное Нейтральное (адаптивное) ф Негативное
Рисунок 20. Общее распределение отношения информантов к новому пространству и его элементам Источник: авторская разработка
Соотношение тональности цитат в рамках одного интервью можно увидеть на рисунке 21. График иллюстрирует неоднородность стилей суждения о пространстве между респондентами. Распределение довольно сильно варьируется в зависимости от конкретного информанта: так, есть интервью, где высказано только положительное отношение (левая часть рисунка 21), а также те, где проявлено исключительно негативное отношение (правая часть рисунка 21).
Также из рисунка 21 видно, что при уменьшении доли позитивных высказываний в интервью «вакантное» место не обязательно заполняется негативными. В части нарративов основную часть составляют нейтральные суждения, в ходе которых респонденты выражали проактивную позицию — готовность адаптироваться к новым * •
29 Представленные количественные данные не являются результатом анкетного опроса. Приведенный анализ построен на кодировании цитат из 66 полуструктурированных интервью. В ходе интервью фиксировалось отношение респондента к различным элементам рабочего пространства (личному рабочему месту, переговорным, кухням и т.д.), его характеристикам (просматриваемость, близость коллег и т.п.), факту переезда и его организации. Затем, в ходе кодирования каждый текст интервью был разделен на высказывания, обозначающие различные эмоции по отношению к элементам и характеристикам пространства. Для интерпретации данных необходимо учитывать следующее:
• каждой значимой цитате из интервью присваивался код из общего кодификатора тем, разработанного специально для данного исследования;
• в одном интервью может быть выделено неограниченное число цитат-высказываний;
• каждая цитата может быть обозначена неограниченным количеством релевантных кодов-меток.
43
CAG, R-03(05) - 2020
условиям и элементам рабочего пространства, не маркируя их как однозначно позитивные или негативные.
О Позитивное Нейтральное (адаптивное) О Негативное
Рисунок 21. Распределение цитат с негативным, нейтральным и позитивным отношением к пространству и его элементам Источник: авторская разработка
Драйверы позитивного и негативного отношения к пространству
На рисунке 22 приведено отношение респондентов к конкретным физическим параметрам рабочей среды. Сотрудники ведомств в основном позитивно оценивают:
• Эстетические параметры пространства — дизайн (цветовая палитра, материалы и т.п.) и территорию вокруг Башни (как правило, имеются в виду магазины и рестораны «Афимолла», вид из окна и дух места' «...хочешь познавать что-то новое, хочешь быть энергичнее, эффективнее, решать свои задачи, добиваться большего, глядя на весь образ «Сити»)30.
• Возросшая доступность коллег, их соприсутствие в пространстве и возможность оперативной коммуникации: 66% суждений о переговорных комнатах позитивны, 64% — о Башне в целом (чаще всего речь идет о соприсутствии ведомств), 60% — о близости коллег и 55% — о просматриваемости пространства.
Негативное отношение к пространству ЕПК в первую очередь формируется за счет мнений о базовых параметрах среды.
30 Здесь и далее курсивом приведены цитаты из собранных и проанализированных в ходе исследования интервью.
44
©
CAG, R-03(05) - 2020
Дизайн
Территория вокруг башни (Сити в целом, окрестности)
Переговорные Башня в целом Близость коллег Просматриваемооть Принтер('ы)
Компьютеры, мониторы Мебель
Коммунальность, совместное использование пространства Личное рабочее место (стол и прилежащее)
Распределение пространственных ресурсов (рабочих мест, полок, шкафов)
Место с функцией рекреации (различные вариации)
Ф о ку с-ко м н аты Воздух Шкафы (в коридоре)
Температура Шум
Доля цитат, %
# Позитивное Нейтральное (адаптивное) # Негативное
Рисунок 22. Отношение к разным элементам нового рабочего пространства
среди информантов
Источник: авторская разработка
• Наибольшую проблему представляет воздух (80% высказываний негативны): для многих он сухой, информация о качестве его очистки недоступна и, следовательно, вызывает повышенный уровень тревоги. Такие же проблемы возникают с температурным регулированием (70% негативных высказываний).
• Значимое раздражение (50% негативных комментариев) вызывает необходимость совместного использование пространства — шкафов, полок на кухне и т.д.
• Половина суждений о месте для отдыха также негативны. Как правило, это связано с труднодоступностью или отсутствием такого места.
• Оценки мебели расходятся: в каких-то случаях их дизайн и удобство оцениваются позитивно, в других, напротив, негативно; также негативно оценено отсутствие необходимой мебели (например, вешалок).
• Вызывающим наибольшую негативную реакцию параметром является шум: в проанализированном массиве интервью данная тема встречается 88 раз, в том числе 59 раз (67%) — в негативном ключе, 25 раз (28%) — в нейтральном и 4 раза (5%) — в позитивном. В то же время довольно значимая доля нейтрального отношения может свидетельствовать о высокой адаптивности опрошенных
к шуму. Напрямую об адаптации к шуму говорят многие информанты: среди 250 упоминаний о способе адаптации к новому пространству (например, использование розеток соседа для собственных нужд, использование наушников либо установление правил поведения в общем пространстве для борьбы с шумом, обустройство пространства возле рабочего стола для рекреации и т.п.) около пятой части всех случаев (45 упоминаний), когда респондентам пришлось приспосабливаться к новым условиям, касаются шума.
45
7П
7П
1Br-
il 7 ' □ 5 14
□
: ю
13
БЕ
□ 13 17
□ 13
40
33
23“
25~2
20
26
27
32
33 1Д
27
CAG, R-03(05) - 2020
©
Перечисленные параметры можно обозначить как универсальные требования к качеству пространства. Неудовлетворенность ими является серьезным барьером для достижения более сложных эффектов пространственной организации, в том числе по обеспечению позитивного влияния пространства на производительность и корпоративную культуру сотрудников.
Драйверы тревожного отношения к переезду в ЕПК и рабочему пространству
Кроме четко выраженного позитивного или негативного отношения к элементам пространства ЕПК, достаточно распространенная реакция была построена на опасениях и страхах пользователей. С одной стороны, страхи свидетельствуют о негативном отношении к пространству, с другой стороны, при устранении причин и источников страхов отношение пользователей меняется на позитивное.
Большинство страхов и опасений, о которых шла речь в интервью с сотрудниками ЕПК, касаются уже прошедшего периода (перед переездом) и неопределенности, с ним связанной.
_|\__________________________________________________________
«Когда мы еще в Китай-городе были, у нас чуть ли не каждое совещание... речь заходила: „Когда переедем, ничего такого не будет. Когда переедем, все будет только хуже"».
_____________________________________________________________
«Конечно, мы сначала переживали, первые дни всегда искали какие-то минусы».
Для кого-то страхи перед переездом были довольно абстрактными, тогда как другие описывают опасения более конкретно: шум, транспортная доступность и т.п.
_К____________________________________________________________
«Здесь я, единственное, боялась, что будет шумно. Здесь действительно это бывает, но как-то периодами».
_N______________________________________________________
«Переживали, конечно, да, в основном из-за транспортной инфраструктуры. Многие живут далеко, и кому-то стало дольше ездить. Плюс здесь пересадки не очень удобные, очень много народу, в этом плане у сотрудников было опасение».
В ряде случаев тревожность снижалась в результате удовлетворения потребности. Так, страх не справиться с объемом поступающих бумаг мог быть купирован предоставлением соответствующего пространства. Респонденты рассказывали, как им удавалось самостоятельно справиться со страхом.
46
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N________________________________________________________
«Образуется очень много документов: все сотрудники приносят на отправку, на регистрацию, поступают документы, и они лежат. Соответственно, их в стол не уберешь, они лежат стопками, их надо куда-то складывать. В этом плане, конечно, есть опасения, когда ты уходишь вечером домой и оставляешь их открытыми, и лежат они в свободном виде, стопками. [Мы решили поставить] побольше шкафов, чтобы каждый день их [документы] убирать в шкафы и запирать на ключ».
Тем не менее для некоторых респондентов опасения остаются актуальными и связанными с отдельными физическими характеристиками пространства ЕПК.
Сотрудники говорили о следующих проблемах.
• Поддержание комфортной температуры в пространстве.
_N______________________________________________________________
«— У нас была такая проблема до недавнего времени: поддерживалась очень низкая температура на этаже при том, что на улице уже не летняя погода. И это сильно напрягало. Более того, работа этих вентиляционных и кондиционерных систем, она срубила немало ребят.
— Имеется в виду „заболели"?
— Да... То есть на практике так и получилось, что один сотрудник от работы кондиционера начал сопливить и чихать, и за ним последовали заболевания двух других сотрудников, рядом сидящих».
• Система кондиционирования в целом.
_N________________________________________________________
«Невозможно открыть окно. Хотя бы проветрить просто. А это все [отражается] на нас, на легких, на нашем здоровье. Мы хотим молодых, крепких, здоровых, умных сотрудников, не больных. Но при этом сами же создаем все условия для того, чтобы они болели. И почаще уходили на больничный».
«Кондиционирование — это всегда, конечно, риск для слизистой, потому что осушение воздуха, оно приводит к осушению слизистой, это повышает вероятность заболевания ОРВИ... И глаза, мы капаем глаза. Мы ходили на диспансеризацию, и всем, представляете, всему отделу офтальмолог прописал капли против „сухого глаза". Потому что сказали, что это состояние на сегодняшний день. Хотя мы здесь всего лишь с апреля. Мы теперь капаем, конечно, всем отделом капли, но не знаем, насколько это поможет».
• Стерильность и общее состояние кухни.
_N________________________________________________________
«У нас холодильник открываешь, и там пахнет чем-то. Это рассадник. С тех пор как мы переехали, его ни разу не мыли. Там рассадник заразы, плесень.».
47
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N____________________________________________________
«Понимаете, там общий чайник. Мне неприятно то, что другие люди его трогают, я после них не хочу трогать. Это мои личные заморочки, свой режим по стерильности и чистоте. Но это лично мое. Я знаю, что не у всех так. [Но из-за этого] я не пользуюсь кухней».
Большинство респондентов при этом часто сами предлагали способ решения указанных проблем, в основном связанный с повышением информирования пользователей open space о работе служб, поддерживающих качество жизни в офисе.
_N___________________________________________________________
«Мы бы очень хотели, чтобы как-то для сотрудников всех этажей был вопрос решен кардинально. Чтобы была установлена дата, когда у нас будут мыть холодильники».
_N_____________________________________________________
«Мы не знаем, когда в кулере меняются там картриджи, как часто. Вот так же, как и с кондиционером: было бы идеально, если бы нам предоставляли информацию, что в кулерах такого-то числа поменяли фильтр. Все, мы знаем: можно пить воду. А то мы пьем воду, а насколько она полезна для нас мы, к сожалению, не знаем».
_N______________________________________________________
«Нам очень хотелось бы, чтобы нас оповещали о чистке кондиционеров, и это было на регулярной основе. Чтобы мы понимали, что за нашим здоровьем следят». * •
Снижение страхов и опасений пользователей о новом пространстве важно для запуска трансформации организационной культуры. Воспроизводство страхов внутри организации позволяет работникам дистанцироваться от целей организации как чуждых, не разделять ее ценности и задачи.
Чтобы снизить тревогу пользователей пространства, улучшить их самочувствие и повысить уровень удовлетворенности условиями open space, можно использовать довольно простые решения:
• составить общедоступный график уборки помещений и замены картриджей и фильтров;
• представить сотрудникам регулярные детальные отчеты об уборке кухни и стерилизации кухонных предметов;
• создать для сотрудников возможности наблюдать за температурой и влажностью воздуха в помещении.
48
©
CAG, R-03(05) - 2020
Отношение к пространству среди различных категорий респондентов
Отношение к пространству и его отдельным элементам различается у некоторых категорий информантов (в зависимости от опыта работы, наличия подчиненных, возраста и т.д.). Для обнаружения этих зависимостей был проведен анализ соответствий31 (рисунок 23), который выявил вариацию в распределении мнений от позитивного и некритичного отношения (левая часть графика) до критического, рефлексивного отношения к новому пространству (правая), а также от скептического (верх) до опасений в связи с новым пространством (низ). Интерпретировать данный график необходимо по близости различных вариантов отношения к пространству (синие точки) к различным типам респондентов (красные точки). По скоплениям характерных суждений о пространстве (синим точкам) выделены четыре полюса мнений (названия выделены жирным).
Скепсис И фундирование желания * Скептическое уйти от формата open space #
е
Есть опыт работы в open space
Есть опыт работы
внегосударственном
секторе
Мотив стремления к закрытому проотранотву, кабинетной системе
Изменение,
трансформация
отношения
Позитивность
# Нейтральное (адаптивное) 0-3 года на госслужбе
Позитивное
Негативное
Есть подчиненные
Рефлективность
# Нет подчиненных
Пример OTpaij« инструмента к пространств;
НОВЫМ СВОЙСТ1
егии, способа, адаптации >уи его вам
Страхи, опасения
Нехватка чего-либо в пространстве
4 и более лет на госслужбе
Отношение как к своему — ® Связь со здоровьем
обживание, персонализация, claming
Инструментальное отношение
Рисунок 23. Распределений мнений о новом пространстве среди разных категорий информантов Источник: авторская разработка
Полюс «позитивное отношение» (на рисунке 23 слева) формируют коды, описывающие высказывания о пространстве с позитивным и/или нейтральным отношением. Такие высказывания наиболее характерны для респондентов, которые проработали на госслужбе менее трех лет и не имеют подчиненных. 31
31 Результат анализа соответствий (correspondence analysis) - это визуализация пространства пересечений кодов из двух наборов. Так, здесь дано пересечение кодов, описывающих информантов (длительность работы на госслужбе, опыт работы вне госслужбы, наличие подчиненных и т.п., обозначено красным), а также часто встречающееся отношение информантов к пространству (обозначено синим). Для анализа выбраны наиболее «наполненные» цитатами коды (коды, которым соответствует наибольшее число цитат), то есть ряд кодов из набора «Отношение» не использован. Визуализация пересечений двух категорий кодов - это пространство смыслов, где вертикальная и горизонтальная оси интерпретируются и обозначаются условными названиями. Предмет интерпретации - близость точек, принадлежащих различным наборам (в данном случае набор «характеристика респондента» и «суждение о пространстве»), и их расположение относительно выделенных смысловых полюсов. Наиболее удаленные от центра графика точки вносят наибольший вклад в интерпретацию. Точки, близкие к центру (пересечению осей), напротив, характерны для всех интервью примерно в равной степени.
49
CAG, R-03(05) - 2020
Противоположный полюс — «рефлексивность» (на рисунке 23 справа) формируют коды, описывающие следующие высказывания о пространстве:
• нехватка чего-либо в пространстве;
• связь со здоровьем;
• мотив стремления к закрытой, кабинетной системе.
Эти коды характеризуют информантов, которые испытывают ощутимый недостаток каких-либо элементов пространства и в ходе интервью делятся причинами своего желания вернуться к предыдущему опыту работы в кабинетах, а также подчеркивают связь пространства с самочувствием (здоровьем), чаще высказывают конкретные опасения (например, связывают пребывание в ЕПК с ухудшением здоровья) и делятся определенным опытом обживания нового пространства. Такие суждения присущи респондентам, срок работы на госслужбе которых более четырех лет, они, как правило, имеют подчиненных и обладают опытом работы в негосударственном секторе, другими словами — более опытным сотрудникам.
Полюса вертикальной оси можно обозначить как инструментальное отношение и скепсис.
Полюс «инструментальное отношение» (на рисунке 23 внизу) формируют коды:
• страхи, опасения;
• отношение как к своему — обживание, персонализация — обозначение своего присутствия;
• объяснение связи пространства со здоровьем.
В рамках данного полюса респондент, говоря о пространстве, обосновывает и рационализирует эмоции, описывает способы адаптации к пространству. Такое отношение в одинаковой степени характерно для любых групп информантов.
Полюс «скепсис и объяснение желания уйти от формата open space» (на рисунке 23 вверху) формируют коды:
• скептическое [отношение]32 характеризует негативное отношение с позиции, предполагающей высокие стандарты среды, некоторый черный юмор (пример высказывания: «[Краска с потолка] опадает на белоснежную бумагу с правительственными гербами. Это не очень красиво выглядит и вряд ли полезно для здоровья. Далее мы ожидаем массовый такой краскопад»);
• мотив стремления к закрытой, кабинетной системе.
Скептически настроены чаще всего те сотрудники, которые имеют опыт работы в open space — то есть те, для которых пространство ЕПК может ассоциироваться с прошлым опытом. Поскольку такие сотрудники когда-то уже работали в открытом рабочем пространстве, они подмечают минусы офисов ЕПК и скептически относятся к идее
32 Код «скептическое отношение» на рисунках 20-23 является частью кода «негативное отношение», однако для анализа соответствий выделен в качестве отдельного кода, поскольку обладает самостоятельной объяснительной способностью.
50
CAG, R-03(05) - 2020
©
о том, что госслужащие могут успешно работать в open space. Также чаще подобное отношение встречается у респондентов, имеющих опыт работы в негосударственном секторе. Возможно, аналогом скептического отношения у опытных госслужащих выступают страхи и опасения (правая нижняя часть рисунка 23), поскольку шансов реализовать недовольство и попасть в другое рабочее пространство у них меньше из-за низкой мобильности на госслужбе.
2.1.3. Функциональное использование open space в ЕПК: замысел проектировщиков и пользовательский опыт
Задача open space — функционально разграничить рабочее пространство таким образом, чтобы рабочие и нерабочие практики стали универсальными и деперсонализированными. Это нужно для того, чтобы сформировать единую корпоративную культуру и отладить рабочие процессы33. В этом разделе рассматривается то, каким образом open space ЕПК решает данную задачу.
Карта-рисунок 24 является развитием карты-плана open space (рисунок 19), с дополнительным наложением функций, которые должны выполнять указанные зоны. Описание данных функций — это ожидания, выявленные в ходе исследования на основании проведенных интервью с организаторами переезда.
Несмотря на то что проектировщики open space ЕПК функционально разграничили пространство на три зоны (зоны для коллективной работы, зоны для коммуникаций и зоны сфокусированной одиночной работы), сами сотрудники используют пространство иначе, переопределяя функциональные зоны так, как им удобнее с ними взаимодействовать.
В основном сотрудники воспроизводят те же практики, которые закладывали в пространство его создатели, но делают это в других зонах (подпространствах). На рисунке 25 показано соотношение предполагаемого и реального функционального использования разных подпространств open space. Различные зоны указаны серым цветом. Функциональное предназначение разных зон, заложенное проектировщиками, отмечено черным шрифтом. Реальные практики отмечены зеленым цветом.
Причины переопределения сотрудниками пространства в зависимости от своих локальных рабочих потребностей могут быть различными. К примеру, норвежские исследователи Э. Сойланд и Г Хэнсен34, изучив практики освоения пространства офиса открытого типа, обнаружили, что функциональные провалы возникают, когда не предложена полная оснащенность каждой зоны под любую рабочую задачу. Кроме того, использование пространства не так, как было запланировано, часто встречается в офисах, где проектировщики не смогли обеспечить эффективные сценарии пользования пространством, поскольку пользователи не принимали участия в разработке новых пространств или пространства не могли быть достаточно гибко адаптированы под сформировавшийся уже в процессе работы опыт пользователей.
33 Greene C., Myerson J. Space for thought: designing for knowledge workers // Facilities, 2011, vol. 29, no. 1/2, pp. 19-30.
34 Seiland E., Hansen G.K. Ideas or reality? Flexible space - flexible people? // Intelligent Buildings International, 2019, vol. 11, iss. 3-4, pp. 145-157. URL: https://doi.org/10.1080/17508975.2019.1573355
51
CAG, R-03(05) - 2020
зона
неформального
общения
фокус-комнаты
принтерная
командная и уединенная работа
рабочие
места
командная и уединенная работа
переговорные
гардероб фокус-комнаты принтерная гардероб
рабочие места
гардероб
переговорные
гардероб
вспомогательное
помещение
выполнение рутинных рабочих задач
кухня неформальное общение
принтерная
зона
неформального
общения
туалет переговорные коридор фокус-комнаты
уединенная работа
Рисунок 24. Карта использования рабочего пространства ЕПК по замыслу его проектировщиков Источник: авторская разработка
52
CAG, R-03(05) - 2020
©
В таблице 4 приведено соотношение элемента пространства ЕПК с предполагаемыми (заложенными при проектировании) и фактическими (наблюдаемыми в реальности) рабочими практиками.
Таблица 4. Распределение практик в пространстве в проекте и в действительности
I Элемент пространства Практики согласно проекту Наблюдаемые практики 1
Рабочие зоны
1. Рабочие места в open • Выполнение рутинных задач • Переговоры с коллегами
space • Переговоры с коллегами • Работа, не требующая высокой
степени концентрации
2. Переговорные комнаты • Командная работа • Переговоры с коллегами
• Уединение для рабочих и нерабочих целей
• Ориентир для встреч
3. Фокус-комнаты • Уединенная работа • Звонки по рабочим вопросам
• Звонки по личным/семейным
вопросам
Ресурсные (обеспечивающие) зоны
4. Принтер-комнаты • Ресурсы • Зона очереди
5. Туалет • Ресурсы • Уединение
Неформальные зоны
6. Кухня • Практики питания • Не используется / используется
• Неформальное взаимодействие крайне редко
7. Зона неформального • Любые нерабочие • Не используется / используется
общения взаимодействия крайне редко
Источник: авторская разработка
53
CAG, R-03(05) - 2020
зона
неформального
общения
фокус-комнаты
рабочие
места
командная
и уединенная
работа
звонки
по личным
и семейным
вопросам
переговорные
вспомогательное
помещение
гардероб
фокус-комнаты
принтерная зона очереди
рабочие места
гардероб
кухня неформальное неиспользуемое 1 общение____________пространство
принтерная
выполнение рутинных рабочих задач
коридор ориентир для встреч
фокус-комнаты переговорные
уединенная работа командная работа звонки по рабочим и личным вопросам
Рисунок 25. Предполагаемое и реальное использование рабочего пространства ЕПК Источник: авторская разработка
54
©
CAG, R-03(05) - 2020
Далее для каждого из приведенных в таблице 4 элементов пространства будут детально рассмотрены запланированные и фактические практики их использования, а также наиболее вероятные причины различий в этих практиках.
1. Рабочие места в open space: рутинные задачи vs коммуникация
Согласно логике проектировщиков общее рабочее пространство open space предназначено для выполнения рутинных задач c возможностью более интенсивного взаимодействия сотрудников друг с другом. Предполагается, что в пространстве ЕПК положительный опыт коммуникации с коллегами превалирует над эффективностью исполнения рутинных рабочих задач.
На взгляд респондентов (сотрудников ЕПК), переговоры с коллегами в рабочем пространстве упрощают передачу знаний и усиливают вовлеченность сотрудников в текущие процессы (в том числе и с другими департаментами, расположенными в open space).
_N_________________________________________________________
«Плюс еще то, что начинаешь не то чтобы вникать, а слышишь какие-то другие области работы Управления метрологии. Тоже интересно не то чтобы подслушать, а сам разговор, как работает человек».
Преимуществом пользователи также считают появившуюся в open space в сравнении с кабинетной системой возможность более эффективного взаимодействия с опытными сотрудниками или работниками, занимающими более высокие должности.
_N___________________________________________________________
«По крайней мере, для меня и для начальника отдела, который сидит рядом со мной, это именно коммуникация: что не надо звонить, куда-то бегать, замдиректора сидит напротив. То есть мы голову подняли, что-то спросили. Если видим, что она занята, не трогаем. Не занята — что-то спросили. То есть все время мы во взаимодействии, в общении. Если надо, повернулся к коллеге, который сидит за спиной, соответственно, пообщались с другими коллегами».
При этом выполнение текущих, рутинных задач, особенно требующих высокой сосредоточенности, действительно становится вызовом для сотрудников. Отсутствие ощущения приватной обстановки в общем пространстве негативно влияет на реализацию рабочих процессов.
_К_____________________________________________________________
«Когда тебе нужно написать какой-то доклад, тезисы (а это мы делаем постоянно), то есть нужно сосредоточиться, уйти вглубь того, что ты делаешь, а за спиной броуновское движение, соответственно, тебе это тяжело».
_N_________________________________________________________
«Я устаю отлюдей. Раньше был отдельный кабинет, было больше возможностей сосредоточиться, и не чувствуешь себя как на ладони. Мне не хватает места».
55
CAG, R-03(05) - 2020
©
В итоге в рабочей зоне open space баланс между интенсивностью коммуникаций и фокусировкой над рутинными задачами не выдерживается. В связи с этим пространство становится дисфункциональным для решения задач, требующих повышенной фокусировки внимания, и пользователи ищут возможности выполнять работу, для которой необходима концентрация, в других зонах open space.
2. Переговорные комнаты: командная работа VS уединение
По изначальному плану предполагалось, что сотрудники будут использовать переговорные комнаты, расположенные в open space ЕПК, для командной работы над рабочими задачами. В интервью госслужащие отмечают, что переговорная используется таким образом в процессе плотного и продолжительного взаимодействия в рабочем пространстве, если для групповой работы нужна приватность.
_N_______________________________________________________
«У нас обсуждение плавно перетекает: если мы начинаем, мы понимаем, что нужно еще обсуждать, мы просто переходим в совещательные такие комнаты. ...Если непосредственно какие-то... споры, или бурные какие-то эмоции, или какое-то несогласие и нужно это непосредственно обсуждать., обсуждать мы, конечно, переходим в такие комнаты».
Техническая оснащенность комнат отмечается как основное преимущество для создания приватной обстановки для группы. Важна информатизация и локализация процессов в переговорных комнатах (например, электронная очередь, система бронирования) поблизости от общего рабочего пространства.
_N__________________________________________________________
«У нас очень удобная система бронирования переговорных. Каждый может через портал на сайте ввести название мероприятия, количество человек, ему высветится предложение по свободным переговоркам, она [переговорная] бронируется, и дальше уже [рабочий вопрос] обсуждается в любое удобное время. Например, мы когда департаментом собираемся, мы берем одну. Когда нужно меньшим кругом пообщаться, мы выбираем эту. То есть что поближе, так удобнее».
Однако на практике переговорные комнаты чаще используются индивидуально: их захватывают отдельные сотрудники или группы сотрудников, комнаты персонализируются и «охраняются» от других пользователей. Пользователи не стремятся интенсифицировать командное взаимодействие в переговорных, вместо этого дистанцируются от групповой активности, считая приоритетом выполнение рабочих задач, требующих высокой степени концентрации.
_N___________________________________________________________
«Я сидела одна в кабинете, для меня это было вообще, честно говоря, не очень. Мне было не сильно комфортно. Хотя когда надо было сосредоточиться и что-то сделать, это было очень комфортно. Сейчас с этим проблемы. Но можно уйти в переговорку всегда и поработать [в ней]».
56
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N______________________________________________________
«Или что-то посчитать, допустим, какой-то расчет сделать глубокий. Но в принципе, если прочитать материал, можно распечатать, переговорную забронировать, посидеть».
Индивидуальное использование объясняется и необходимостью решения личных вопросов: пользователи стремятся не создавать шумового загрязнения в рабочем пространстве, поэтому для звонков могут использовать закрытые пространства переговорных комнат.
_N___________________________________________________________
«Чтобы опять-таки не отвлекать коллег своими бесконечными разговорами, я беру свой мобильный и ухожу разговаривать в свободную переговорную».
Проблема решения рабочих задач и поиска места для одиночной (уединенной) работы не единственная. Подчеркивается, что переговорные бывают недоступны для пользователей из-за необходимости распределить ресурсы для вышестоящих лиц, которые вынуждены работать в общем рабочем пространстве. Цитата ниже иллюстрирует логику, почему возникает необходимость воспроизводства кабинетной иерархии в новом пространстве и стремление к уединенной работе.
_|\______________________________________________________________
«Товарищи, все хорошо, все здорово, но я буду вынужден часть начальников управления все равно посадить в отдельные кабинеты. Если вы против, если это не ложится в концепцию, то вот есть переговорная, я возьму ноутбук, сяду в эту переговорную и 24 часа в сутки буду проводить в переговорной».
Приведенные фрагменты интервью показывают следующую зависимость: хотя переговорные комнаты функционируют и как места для уединения, и как места для групповых обсуждений, чаще всего они используются для индивидуальной работы, поскольку потребность в уединении не удовлетворяется другими зонами open space.
3. Фокус-комнаты: переопределение функционала
Согласно замыслу проектировщиков фокус-комнаты предназначены для выполнений индивидуальных рабочих задач, требующих концентрации внимания. На этажах ЕПК они расположены рядом с рабочими пространствами, чтобы пользователи могли оперативно переместиться туда по необходимости.
Тем не менее фактическое использование фокус-комнат для продолжительной самостоятельной работы ограничено, так как:
• пользователи жалуются на плохую систему вентиляции и слишком маленькую площадь фокус-комнат;
• прозрачные двери комнат создают дискомфорт для пользователей из-за ощущения постоянной открытости, наблюдаемости работы сотрудника внутри комнаты;
• невысока осведомленность сотрудников о возможности подключиться к своей учетной записи с компьютера, расположенного в фокус-комнате.
57
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N______________________________________________________
«Уходить куда-то в фокус-комнаты — это не вариант, потому что нет Интернета, очень душно, нет кондиционеров. Это вообще не вариант. Те коллеги, которые туда ходили и пытались что-то делать, говорят, что нет. Нет кондиционеров. Им душно. Это вообще нереально».
_N________________________________________________________
«Фокус-комната, там, на самом деле, долго не просидишь, она тоже не особо комфортная, потому что это четыре стены и три из них стеклянные. И все проходят, и все смотрят, чем ты занимаешься».
Отсутствие возможности для уединенной работы компенсируется персонализацией переговорных комнат, а функционал фокус-комнат со звуконепроницаемостью на практике используется для звонков по личным или неформальным вопросам.
_N____________________________________________________________
«Тут фокус-комната. Да, я просто туда иногда захожу, какой-то обычный звонок, надо просто поговорить. <...> Жене позвонить, еще что-то».
Однако эта функция фокус-комнат была серьезно затруднена через несколько месяцев после переезда ведомств в ЕПК. Руководство ведомств в попытке вернуть этим пространствам использование, которое предполагалось изначально, снизили эффективность поглощения шума так, что даже для звонков эти комнаты перестали использоваться сотрудниками.
Таким образом, фокус-комнаты остаются дисфункциональным пространством open space: рабочее уединение не стало частью пользовательских практик, а самостоятельная адаптация пользователями пространства под звонки не встретила поддержку руководства.
4 и 5. Ресурсные зоны open space: уединение и очереди
Проектировщики open space ЕПК предусмотрели создание ресурсных зон (гардеробная, санузлы, принтер-комнаты) на каждом этаже. Предполагалось, что эти зоны будут позволять оперативно удовлетворять физические потребности сотрудников, не создавая очередей. На практике ресурсные зоны используются сотрудниками в качестве мест для удовлетворения социальных потребностей (например, потребности в уединении).
_К____________________________________________________________
«— Есть ли какие-то возможности отключиться, побыть наедине?
— Я даже когда иду в туалет... не хочется оттуда уходить. Не знаю, не вижу я таких возможностей».
58
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N___________________________________________________
«У нас на этаже — я не знаю, как на других этажах, но, скорее всего, это типовое — один принтер цветной, который распечатывает в формате А3. Буквально недавно столкнулась с такой ситуацией, когда к этому цветному принтеру формата А3 выстроилась очередь, а нужно срочно документ».
Освоение ресурсных зон сотрудниками как мест для уединения, высокая концентрация сотрудников на одном этаже создают ситуации, которые не предусмотрены изначально и снижают эффективность рабочего пространства.
6 и 7. Кухня и зона неформального общения: слепые зоны в open space
Проектировщики open space предусмотрели возможность нерабочих взаимодействий сотрудников и предложили специальные зоны для неформального общения: небольшие кухни на каждом этаже, а также широкое пространство общей кухни на отдельном этаже ЕПК. На практике использования этих мест для неформальной коммуникации не происходит в связи с ограниченным количеством подобных мест и неравным доступом сотрудников к ним (сотрудники, сидящие ближе к этим зонам, считаются их неформальными «владельцами»).
_N________________________________________________________
«Как я понимаю, на каждом этаже предусмотрена зона отдыха. Но та зона отдыха, которая в том крыле, она не для нас. Пользуются ею только те [сотрудники], кто там сидит».
_N_____________________________________________________
«Есть ряд диванов, которые находятся в другой части здания, и они находятся на территории другого департамента, скажем так. Мы здесь негласно стараемся по другим департаментам не ходить, а диваны все вон там. Может быть, имелось в виду, что будет весь этаж ими пользоваться, этими диванами, но в итоге получилось так, что мы туда... не ходим и территорию их не нарушаем».
Из-за близости расположения рабочих и неформальных зон сотрудники меньше используют эти зоны, стремясь не создавать дополнительный шум для коллег.
_N____________________________________________________________
«Если собираться [на кухне], это не очень удобно, потому что здесь [в open space] телефоны, может руководство звонить, начинают обзванивать людей, если [сотрудника] нет [на рабочем месте]. Это не очень приветствуется. Поэтому все стараются перемещаться [между кухней и общим рабочим пространством]. Налить себе горячую воду, прийти сюда [в рабочее пространство], и кружки стоят вместе.».
При этом часть сотрудников приносит личные вещи для организации неформального пространства в общих рабочих зонах, что может снижать эффективность выполнения рутинных рабочих задач.
59
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N________________________________________________________
«Унас есть такие мягкие подушки [в рабочем пространстве]. <...> На них можно сидеть перед окном, отдыхать, расслабиться. Никто не запретил, [коллеги сами] привезли».
Отсутствие среди сотрудников равных возможностей для переключения с рабочих задач на неформальные обсуждения может создавать конфликтное поле коммуникаций и ограничивает потенциал неформального общения как практики ускоренного обмена знаниями и возникновения стихийных «слабых» социальных связей, которые затем можно использовать для более быстрого решения рабочих вопросов.
Таким образом, функциональные зоны трех типов в ЕПК (рабочие, ресурсные и неформальные) не закрывают полностью потребности пользователей.
Сотрудники вынуждены искать решение своих задач в других зонах, увеличивая тем самым дисфункциональность пространства.
• Сильнее всего на переопределение функций пространства влияет потребность в уединении для сосредоточенной работы (с документами). Пользователи вынуждены компенсировать недостаток этого типа пространства в рабочей зоне open space, используя переговорные комнаты.
• Рабочие зоны в целом (open space, переговорные комнаты, фокус-комнаты) не предполагают специализации рабочих задач по количеству сотрудников
(индивидуальные, групповые, командные). В связи с этим пользователи вынуждены достаточно стихийно подбирать решения под эти задачи, используя различные пространства, в том числе не предназначенные для этого типа функционирования. Стихийное использование снижает потенциал пространств, предназначенных для рекреации, переключения, дистанционной коммуникации.
• Ресурсные зоны «социализируются» в связи с потребностью в уединении, а также с повышенным (незапланированным) спросом на ресурсы помещения.
• Потребность в нерабочих взаимодействиях удовлетворяется не оптимально: ограниченное количество и локализация таких помещений приводит к тому, что точки притяжения для возникновения стихийных «слабых» связей формируются медленно.
2.1.4. Пользовательские практики решения отдельных проблем функциональности пространства ЕПК
Реагируя на проявления дисфункциональности пространства в ЕПК, сотрудники не только пытаются адаптировать территории под несоответствующие им функции, но и самостоятельно вырабатывают стратегии для компенсации дисфункциональности open space. Обнаруженные в ходе исследования стратегии касаются инструментов по распределению пространственных ресурсов, способов индивидуальной адаптации к неудобствам и внедрению правил эксплуатации нового офиса.
60
©
CAG, R-03(05) - 2020
Практики распределения пространственных ресурсов
На начальном этапе освоения пространство ЕПК было общим для пользователей, в связи с чем возникла проблема его распределения и зонирования. В первую очередь это касалось распределения рабочих мест, а также пространства в шкафах для хранения документов, полок в холодильнике и т.п.
Предоставление свободы в отношении того, как распределять ресурсы внутри open space сами пользователи в некоторых случаях воспринимали скорее как источник потенциальных конфликтов (контрагент успел забрать ресурс первым, не имея эксклюзивных прав) и возможное проявление неравенства (контрагент имел право забрать ресурс первым).
_К_______________________________________________________
«В нашем управлении начальник решил, что он не будет устраивать какой-то то ли спор, то ли еще [что-то]».
_N____________________________________________________________
«И как мы сейчас сидим — это мы просто жребий потянули, и все. Но это самое, наверное, справедливое. Потому что много желающих у окошка сидеть, много желающих... где-то с краю сидеть. Если нет решения прямого, то есть если на одно место претендует несколько человек, то здесь помимо жребия [нет справедливых методов распределения]... Ну, там, приоритеты. Я считаю, что начальник — это тоже член команды, поэтому у него в этом плане даже не должно быть приоритета, если ты хочешь оставаться не над командой, а внутри команды. Поэтому все взяли и вытянули справедливо жребий».
Практики распределения коммунальных (общих) ресурсов
Значимая часть ресурсов open space ЕПК находится в общем пользовании всех сотрудников, что иногда приводит к повышению индивидуальной тревоги из-за того, что какого-то ресурса может не хватить, и к соответствующим практикам адаптации. Например, необходимость обеспечить своему отделу место для хранения документов респонденты упоминают как сложную задачу, для решения которой нужен особый подход. Несмотря на значимость бумажной работы для госслужбы, распределение мест для документов в новом офисе порождало у респондентов некоторую тревогу. Возникшие проблемы с недостатком пространства для хранения документов пользователи решали, применяя разные подходы.
_N_______________________________________________________
«Сначала сюда приехали два других департамента, а мы уже были третьи.
И поэтому мы уже по остаточному принципу. Мы приехали, увидел — пустая [полка], надо быстренько занять».
_N_______________________________________________________
«Все сразу же побежали их [полки] подписывать, про запас и так далее. Пришлось ставить пустые папочки туда, чтобы их непустыми [впоследствии] заполнить».
61
CAG, R-03(05) - 2020
©
Таким образом, тревога по поводу сохранение уровня бытового комфорта (например, хватит ли места для документов в общих шкафах) мотивирует пользователей к поведению, имитирующему потребность, и в некоторой степени обесценивает возможность договориться с коллегами о разделении прав на ограниченный ресурс.
Внедрение правил для эксплуатации нового пространства
При переезде в новый формат офисного пространства рабочим коллективам пришлось сталкиваться с новыми проблемами регулирования взаимодействий сотрудников. В ряде случаев пользователи вырабатывали дополнительные правила поведения и решения общих проблем.
Подобные правила упоминаются как в качестве уже действующих стратегий адаптации, так и в качестве желательного явления.
_N__________________________________________________________
«Мы бы очень хотели, чтобы как-то для сотрудников на всех этажах вопрос был решен кардинально. Чтобы была установлена дата, когда у нас будут мыть холодильники [речь о необходимости регулярно очищать холодильник от продуктов силами самих сотрудников]».
Однако чаще упоминаются правила, заданные руководством. В основном внедрение правил со стороны руководства воспринимается обыденно.
_N_________________________________________________________
«Я видела такую табличку. Там было нарисовано, что нельзя, чтоб лежали какие-то коробки под столом, нельзя, чтобы какая-то канцелярия лежала на столе, никаких бумажек. Я видела такую картинку, но я поняла, что я интуитивно и так это соблюдаю, и уже не обращала внимания».
Отдельные респонденты упоминают установление правил внутри рабочего коллектива через полное вовлечение сотрудников, что должно повышать действенность такого правила:
_К_____________________________________________________________
«— Это договорился между собой наш департамент. У нас была переписка.
— А кто это инициировал?
— Я так не помню. Я помню, что мне пришло это, и мы как-то все это между собой обсудили, доработали, все ли согласны, и мы обоюдно решили, что да, будем следовать этим правилам».
62
©
CAG, R-03(05) - 2020
Выводы по разделу
Исходя из анализа высказываний сотрудников о пространстве выделяется комплекс причин, обусловливающих определенное отношение к пространству ЕПК. Позитивное отношение поддерживается благодаря новому дизайну и самому расположению нового пространства в здании Башни Правительства, а также укрепляется благодаря возросшей близости коллег, что делает рабочие коммуникации эффективнее и оперативнее. Негативные реакции пользователей ЕПК напрямую связаны с общностью помещений и их следствий (температура, воздух и шум), а также с возросшей ограниченностью необходимых ресурсов (полок, шкафов, вешалок и пр.). Адаптивное отношение вызвано не детерминированными параметрами среды, а индивидуальными характеристиками респондентов. Наиболее гибкими оказываются те сотрудники, которые либо занимают невысокую должность и проработали менее трех лет на госслужбе, либо инструментально относятся к пространству, рационализируя свои эмоции и предлагая творческие решения в отношении недостатков помещений.
Необходимость рефлексии касательно недостатков и возникновение предложений по их устранению связаны с тем, что пространство ЕПК было спроектировано без участия конечных пользователей, то есть без учета локальных организационных практик госслужащих. В ответ на этот вызов сотрудники переопределяют функционал отдельных помещений, изменяя их рабочий ритм, правила поведения, что снижает общую эффективность рабочих и нерабочих зон ЕПК.
Процесс переопределения физического пространства происходил через стихийное освоение на ранних этапах переезда (наибольшая стихийность локализована в общих местах, например шкафах для хранения документов, кухонных полках и пр.). При этом с течением времени вырабатываются конкретные правила эксплуатации пространства. Правила инициированы в основном руководящими сотрудниками, но ввиду компенсаторной функции, призванной решить недостатки пространства социальными способами, принимаются сотрудниками бесконфликтно.
63
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.2. Физическое поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда
В ходе исследования физического и социального поля ЕПК был сформулирован ряд значимых наблюдений — устойчивых паттернов взаимодействия сотрудников с пространством и/или друг с другом. Эти паттерны могут влиять на рабочие процессы, организационные практики и оргкультуру. Для того чтобы оценить трансформационный эффект смены рабочего пространства госслужащих, значимые наблюдения были соотнесены с заявленными целями и задачами переезда ведомств в ЕПК (см. параграф 1.1.).
Каждое значимое наблюдение было детально описано с использованием подтверждающих цитат из интервью респондентов или дневников наблюдений; предложена оценка влияния наблюдения на цели и задачи переезда (позитивное, негативное, смешанное); сформулированы рекомендации по снижению негативного влияния наблюдения.
В данном разделе приведены значимые наблюдения, касающиеся физического поля ЕПК. Таблица 5 представляет собой краткое описание наблюдений и оценку его влияния на цели и задачи переезда. Зеленый обозначено позитивное влияние, желтым — смешанное влияние, красным — негативное.
64
CAG, R-03(05) - 2020
Таблица 5. Влияние наблюдаемых особенностей физического поля ЕПК на цели и задачи переезда35
Наблюдения/ Цели переезда
0
о.
сб
со
сс
1. Дизайн большинства помещений унифицирован
=г
сб
О
Ф
3
-j
+
+
2. Отсутствует качественная система ориентирования в пространстве
3. Ограничен ассортимент «третьих мест»
+
4. Низкая вовлеченность пользователей пространства в процесс его разработки
5. Возможности сотрудников контролировать и изменять параметры пространства ограничены
о
\о
сб
о.
о
0
1
ш
s
Ф
-е-
-е-
0
ф
ф
з
_0
ш
о
с
ф
ф
н
\0
О
I
о
=г
0
0
а
о
=г
0
а
о
-е-
о
0 Q.
А >
а:
I
0
О
X.
Ш
О
I-
I
ф
>
а
о
\о
0
а
о о
0
а
\—
о
о
а
с
о
0
а
ф
о
а
\о
ф
ф
■г
о
LQ
X
а
0
а
ф
о
с
ш
Ф
=г
а:
о
т
о
X
I
-е-
I
ф
з
>
а
с
0
Cl
О
т
0 > X _0
1 \0 О
5
Ф
Ф
т
о
\0
ф
Ф н 3- о
Ф \0
с
о
ф
\0
о
ф
а:
о
0
S ж
I ш
I *
0 0
о. ш С I> о
ф g
ф >
1 ч >, ^ > £
=г
0
I
>
о
X
т
0 а ь
1
о
Z L
Ф 0
О
Ф
® & X d
Ф о
s О О \0 T 0
Z Q-
0 V
а * 0 ^ О s
О. Ш
1= о ф *
а о с s > -у
о о О о
-е-
I
о
ф
т
ш
0
а
с
>
Ф
0
1
ш
ф
-е-
-е-
о
+/- +/-
+/-
* Переезд значительно изменил характер повседневной жизни и проблем рабочего пространства сотрудников ведомств. Новая среда выявляет неактуальность привычных моделей поведения и ожиданий во взаимодействиях с коллегами и пространством. В данный момент сотрудники знакомятся с новыми ситуациями и определяют собственные позиции в них. Таким образом, задача «Эффективное управление конфликтами» находится на стадии формирования новой социальной среды, которая ляжет в основу новых способов разрешения конфликтов в будущем.
Источник: авторская разработка
Далее влияние каждого значимого наблюдения на цели и рассмотрено более детально.
задачи
переезда
35 Полная версия, объединяющая наблюдения о физическом и социальном поле ЕПК, приведена в Приложении 1.
65
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.2.1. Дизайн большинства помещений ЕПК унифицирован
Различные департаменты и ведомства внутри ЕПК объединены общим дизайном помещений и планировкой этажей, за исключением первого и второго этажей, «министерского» этажа, этажа для работы с секретными документами и этажа для проведения мероприятий с большим количеством участников. Все рабочие пространства сотрудников унифицированы, и изначальная концепция не предполагает возможностей их персонифицировать. Более того, в пространстве нет элементов, которые обозначали бы структурные подразделения (департаменты и отделы), находящиеся на этаже, а также различные профили работы сотрудников внутри самого этажа.
Молодые сотрудники, как правило, высоко оценивают современный дизайн ЕПК и сравни ают его с западными образцами.
_N____________________________________________________________
«Этот классический ведомственный дух, он здесь стерся немножко, да. Визуально это все соответствует больше прозападному стилю компании».
N
«Визуальная такая позитивность. То есть это не то, что старые стены старого здания. Все в светлых тонах, в освещении. То есть такая воздушность. И это добавляет фона работе — легкости в принятии каких-то решений. <...> Если сравнить с серфингистом — на волне скользит, перескакивает. Так легко.
То есть не барахтается кто-то в волнах, борется с чем-то, а в сторону такой легкости восприятия».
Дизайн помещений ЕПК был разработан без диалога с большинством пользователей рабочих мест — с линейными сотрудниками. При этом значительное количество госслужащих проводят почти все свое рабочее время на одном и том же месте, и это создает большой запрос на обеспечение индивидуального комфорта. Отсутствие легитимных возможностей разнообразить дизайн рабочего пространства, для того чтобы маркировать в нем собственное присутствие, вызывает у сотрудников сопротивление. В ходе наблюдения нам удалось идентифицировать несколько проявлений того, как сотрудники пытаются сделать рабочее пространство более личным.
• Часто сотрудники привносят на рабочие места вещи, которые функционально никак не связаны с рабочими процессами: цветы, личные фотографии, постеры, сувениры и пр.
_N_____________________________________________________________
«А цветы — это та отдушина, которая нам нужна. Те цветы, которые здесь были изначально, какие-то уже начинают заболевать. <...> Тот огромный пласт компьютеров, в котором мы находимся, это все негативно сказывается на нас в комплексе. А цветы... По крайней мере, это наша жизнь, дайте нам жить».
66
©
CAG, R-03(05) - 2020
• Воспринимая монитор компьютера как часть своего личного пространства, многие сотрудники ЕПК устанавливают скринсейверы, которые имеют отношение к их личным, нерабочим интересам.
• Некоторые сотрудники приносят на рабочее место много предметов, ассоциирующихся с выполнением рабочих функций, но на деле используемых очень редко или не используемых вовсе. В дневнике наблюдения было зафиксировано описание такого рабочего стола.
_|\___________________________________________________________________
«На рабочих экранах — динозавр из фантастической саги. На столе стоит пластмассовая бутылка воды, печать, десяток разных папок в разных положениях (стопкой, лежа, воткнуты между другими стопками и т.д.), прозрачный бокс для заметок — в нем скрепки, блокнот и другая канцелярия: несколько цветных маркеров, два степлера, один антистеплер, блок для заметок, клей-карандаш, канцелярские резинки, десяток разных ручек, принтер прямо на столе, мини-вентилятор...».
Кроме индивидуальных стратегий демонстрирования собственной идентичности, унифицированный дизайн и запрет на его модификацию породили коллективные тактики сопротивления. Пространство, где для пользователей нет возможностей продемонстрировать свою идентичность, принадлежность к социальной группе (в данном случае — структурным подразделениям), вызывает довольно мощное отторжение.
_N___________________________________________________________
«Мы индивидуалисты, мы понавешали своих картинок, будем чуть-чуть отличаться. Благоразумие победило, и герб сюда не стали вешать, а там посмотрим. Если нас еще позлят, то мы зубы покажем».
Также унифицированный лаконичный для всех этажей дизайн не подразумевает возможность использования магнитно-маркерных досок, флип-чартов и т.п., в то время к 'к подобные инструменты востребованы среди сотрудников.
_N___________________________________________________________
«Мне кажется, это [использование магнитно-маркерных досок для фиксации рабочих задач] интересная идея, когда текущая деятельность, допустим, на сегодняшний день расписывается в каком-то одном месте, ты туда в любом случае можешь посмотреть: вот это было выполнено, вот здесь можно сделать это и это, а еще у меня есть вот эта задача, нужно успеть на нее распределить время. В принципе, я сама всегда это делаю, могу записать в ежедневник, но если это есть глобально для всего департамента, такая доска, где все задачи расписаны на все отделы, мне кажется, тоже было бы здорово».
67
©
CAG, R-03(05) - 2020
Сотрудники ЕПК не исключительны в своем сопротивлении унифицированной концепции рабочего пространства. Как убедились исследователи Э. Сойланд и Г. Хэнсен36, в государственных учреждениях Норвегии сотрудники испытывают необходимость проявлять свою индивидуальность (действовать на персональном уровне) и демонстрировать групповую идентичность (на уровне подразделения).
Психологи считают, что индивидуальный комфорт сотрудника формирует организационный климат в целом37. При этом персонализация рабочего места — одна из базовых потребностей, ассоциирующихся с индивидуальным комфортом. Опыт компаний, использующих подход к командной организации в форме трайбов (корпоративных «племен»), также свидетельствует о существенной потребности сотрудников в качественно отличающихся друг от друга рабочих пространствах, маркирующих ту или иную группу38.
Кроме обеспечения индивидуального комфорта, возможность импровизации в пространстве и разнообразие сценариев взаимодействия с различными элементами офиса повышают включенность сотрудников в работу и организационную культуру39.
Цель/задача переезда Позитивное влияние « + » Негативное влияние «-»
Оптимизация затрат на содержание ведомств Унифицированный дизайн позволяет внедрять организационные и управленческие решения внутри ЕПК (например, смена рабочего пространства департаментом, расширение отдела и т.д.) с минимумом затрат
Улучшение имиджа государственной службы Дизайн помещений соответствует представлению молодых сотрудников о современном рабочем месте и привлекает молодых специалистов на работу в ведомства, расположенные в ЕПК
Обеспечение более удобных условий для работы госслужащих Запрет делать свое рабочее место более комфортным и персонифицированным снижает уровень личного комфорта сотрудников, а в перспективе в силу привычки к практикам сопротивления — и их лояльность к госслужбе в целом
36 Soiland E., Hansen G.K. Ideas or reality? Flexible space - flexible people? // Intelligent Buildings International, 2019, vol. 11, iss. 3-4, pp. 145-157. URL: https://doi.org/10.1080/17508975.2019.1573355
37 Donald I. Management and change in office environments. Journal of environmental psychology, 1994, vol. 14, iss. 1, p. 26.
38 De Anca C. Beyond Tribalism: Managing Identities in a Diverse World. London, Palgrave Macmillan, 2012, 299 p.
39 Immersive Planning. From Research to Realization: An Experience-based Workplace // Knoll. URL: https://www.knoH. com/document/1353022081997/Immersive-Planning_wp.pdf
68
©
CAG, R-03(05) - 2020
Расширение и упрощение использования инструментов командной работы
Благодаря одинаковым по оснащению рабочим местам и созданной IT-инфраструктуре существует возможность разместить сотрудников, работающих в команде, в непосредственной близости друг от друга и гибко подходить к организации рабочих мест сотрудников в целом
Трансформация «Партизанские» практики обустройства
организационной и оформления места работы сотрудника
культуры или группы сотрудников позволяют
субъектам самостоятельно вырабатывать и оформлять свою идентичность даже в условиях латентного противостояния с руководством
Пространственный потенциал для формирования командной идентичности не используется: подразделения, отделы, рабочие группы не обозначены средствами дизайна
Отсутствие в open space и переговорных комнатах инструментов для командной работы (досок, флипчартов и т.д.) и невозможность адаптировать рабочие помещения под ее задачи затрудняет такой тип взаимодействия
Отсутствие гибких элементов дизайна и, как следствие, невозможность импровизировать во взаимодействии с рабочим пространством снижают включенность сотрудников в работу и организационную культуру
Рисунок 26. Влияние унифицированного дизайна помещений ЕПК на цели и задачи переезда Источник: авторская разработка
Рекомендации
Чтобы удовлетворить потребности сотрудников в управлении пространством и одновременно сохранить целостность дизайна, необходимо насытить пространство элементами, с которыми возможно взаимодействие и которым присуща свобода распоряжения. Это могут быть легкие пуфы, магнитные и маркерные доски, открытые стеллажи для размещения спортивных кубков, групповых фотографий и других элементов групповой идентичности, снятие запрета на декорирование стен и т.д.
Освоение среды нового типа и активное использование сотрудниками ее элементов могут занять некоторое время, но в среднесрочной перспективе возможность управлять рабочим пространством со стороны его пользователей положительно скажется на удовлетворенности сотрудников и общем организационном климате.
2.2.2. Отсутствует качественная система ориентирования в пространстве
На этажах ЕПК фактически отсутствует понятная для пользователей навигация: нет указателей, схем этажа и других подсказок, как пройти к какому-либо отделу, сотруднику, помещению, зоне. Обычно в современных рабочих пространствах такая навигация достигается с помощью различных дизайнерских решений.
Проблемы с навигацией у сотрудников ЕПК проявляются в нескольких аспектах.
• Большинство сотрудников, которым требуется взаимодействие с другими департаментами, говорят о том, как трудно найти конкретного сотрудника на другом этаже.
69
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N____________________________________________________________
«Раньше были кабинеты, где была написана фамилия и где кто сидит Сейчас тебе скажут: „Подойди к Семеновой". Ты такой: „Ладно. А где сидит?" „Воттам у них отдел, там сидит“ И [приходится]ходить, спрашивать, кто из них Семенова: „Где тут Семенова? Семенова!“ Раньше ты видел, что она должна сидеть в этом кабинете».
• Не зная, как найти коллегу, пользователи вынуждены тратить некоторое время на ожидание, что их заметят «местные» сотрудники.
_К_________________________________________________________
«Я звоню и спрашиваю: „Как вас найти?" Мне говорят: „Подойдите к переговорной такой-то". И когда я там начинаю маячить, сотрудник [меня] видит и тоже подходит».
• Ряд сотрудников просто не знает о существовании части функциональных зон в ЕПК.
_N______________________________________________________________
«— Вам экскурсию проводили по этому зданию?
— Нет Сказали, что есть гардероб, и все.
— Получается, что вы свой „кусочек" знали и гардероб, и все?
— Да и не надо было. Здесь сотрудники наши не сидят, я быстро не вошла в это».
_|\__________________________________________________________
«Так как я не курю, то я никуда не хожу, кроме обеда и в туалет Меня больше ничего не интересует. Про кухню я узнала тоже месяца где-то через два, что она есть. Если честно, то некогда тут ходить».
• Каждое рабочее место сотрудника имеет уникальный номер, но использовать такую систему для поиска сотрудника неудобно.
_N__________________________________________________________________
«— Знаете, нам дали места, номера мест, это настолько неинформативно. У меня есть место N. И что вам эта информация дает? Ничего.
— То есть получается, они нужны для того, чтобы вас было быстрее найти, но это нигде не обозначено.
— Может быть, это нужно для техподдержки...». •
• Сотрудники скептически относятся к идее использовать нумерацию как единственную систему ориентирования в пространстве. С точки зрения сотрудников, так же как и номер этажа и переговорной, порядковый номер рабочего места подчеркивает обезличенность рабочего пространства.
70
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N___________________________________________________________
«Не знаю, насколько... [красиво, органично] будет выглядеть, когда номер над каждым сотрудником. Это достаточно странно.».
Таким образом, пространство ЕПК не помогает пользователям ориентироваться, затрудняя, помимо прочего, решение рабочих задач. Эта проблема вынуждает сотрудников искать альтернативные способы ориентирования в пространстве. Чаще всего в общении используются такие универсальные категории, как этаж, номер переговорной, наличие растения рядом. Если нужно объяснить коллегам место расположения своего рабочего стола, сотрудникам приходится воспроизводить кабинетные практики присвоения рабочих мест. Такие практики, хотя и помогают решить проблему, размывают концепцию унифицированного образа ЕПК и конфликтуют с ценностями нового рабочего пространства.
_N_______________________________________________________________
«Спрашиваем: „Ты где сидишь?“ „Воттам-то". „А тебя как найти?" Он объясняет: „Выходишь к переговорной такой-то, потом идешь, идешь, находишь ориентир — цветочек такой-то". „А у меня там шарик висит". „А у меня там еще чего-то висит". Или „Я у колонны сижу". Банально по каким-то указателям [ориентируемся].
Это тоже, наверное, не очень хорошо».
Цель/задача Позитивное влияние Негативное влияние
переезда « + » « — »
Оптимизация Отсутствие элементов навигации
затрат на внутри ЕПК позволяет быстрее
содержание и с минимальными затратами
ведомств перемещать департаменты (отделы)
между этажами здания, передавать
помещения от одного ведомства в
другое и т.д.
Общее повышение Отсутствие ясной доступной навигации
эффективности средствами дизайна может сказываться на
работы скорости поиска контрагента для рабочей
госслужащих коммуникации и уверенности в успехе
Обеспечение коммуникации
более удобных Работники тратят значительное время на
условий для запоминание пространства и достижение
работы договоренности с другим сотрудником о встрече
Улучшение и упрощение взаимодействия между
ведомствами в
Общение с коллегами из других ведомств, особенно нерегулярные контакты, когда нужно найти интересующий департамент и отдел, должно быть простым в плане логистики
ЕПК
71
©
CAG, R-03(05) - 2020
Трансформация
организационной
культуры
Растерянность в условиях неточных пространственных ориентиров может привести к идеализации коридорно-кабинетной системы, характерной для организационной культуры, которую ЕПК и призван изменить
Чтобы ориентироваться в пространстве, сотрудникам приходится воспроизводить старые, кабинетные, практики
Рисунок 27. Влияние отсутствия навигации в ЕПК на цели и задачи переезда Источник: авторская разработка
Рекомендации
Открытость пространства должна сочетаться с ясной системой навигации в нем. Социальные исследователи40 указывают на потенциал дизайна рабочих пространств. Принципиально важно, чтобы элементы дизайна подсказывали пользователю направление, приводя к наиболее популярным точкам и не требуя усилий на поиск.
Понятная и наглядная навигация может способствовать тому, что со временем появится альтернативный канал живой коммуникации вместо традиционного общения посредством документооборота.
Кроме использования навигации в духе кабинетной структуры (нумерация мест, написание должностей, ФИО и пр.), в пространство можно интегрировать символику, отражающую корпоративную культуру как ориентир. В этом смысле удачным представляется решение, которое приняли некоторые ведомства в ЕПК, — использовать в дизайне хештеги со словами, транслирующими ценности организации.
2.2.3. Ограничен ассортимент «третьих мест» — нерабочих неформальных пространств
Эффективные нерабочие зоны или «третьи места»41 — это свободные пространства в офисных помещениях без определенного сценария использования, не являющиеся в полной мере ни рабочими, ни рекреационными. Исследователи считают, что через эти зоны проходит значительный поток людей, и поэтому они играют важную роль в поддержании сообщества42. Кроме того, нидерландские экономисты заметили, что встречи сотрудников вне контекста рабочих задач приводят к генерации новых комбинаций знаний и опыта, что способствует повышению инновационной активности43.
40 Turner G., Myerson J. New Workspace, New Culture: Office Design as a Catalyst for Change. Oxford, Routledge, 1998, 144 p.
41 Термин «третье место» введен в конце 1980-х годов в США в связи с провалами политики городского планирования, он обозначает место, отличающееся от первых двух мест, довольно определенных по своим функциям, - от дома и работы. В зависимости от социальной активности «третьим местом» можно назвать кафе, парикмахерскую, чайную и т.п.
42 MacDonald S. Big Society': Social action and the role of public space // Centre for Local Economic Strategies. URL: https://cles.org.uk/wp-content/uploads/2011/01/Big-Societyweb.pdf
43 Derksen K., de Caluwe L., Simons R.J. Developmental space for groups working on innovation // Human Resource Development International, 2011, vol. 14, iss. 3, pp. 253-271.
72
CAG, R-03(05) - 2020
©
ЕПК предоставляет возможности сотрудникам различных департаментов и ведомств для стихийной организации нетворкинга в ходе неформальных встреч в доступных для всех публичных пространствах — столовой, местах для курения. Тем не менее ассортимент мест для публичного взаимодействия в Башне ограничен. В зоне для курения собираются только курящие сотрудники, а кухни и диванные зоны на этаже не всегда успешно справляются с задачей концентрации сотрудников из-за недостаточного потока посетителей и отсутствия конституирующих практик (понятных сценариев использования).
В общении с интервьюерами сотрудники часто делились соображениями, что нерабочих пространств в ЕПК недостаточно. При этом существует несколько причин для запроса на дополнительные нерабочие публичные места.
• Общение с сотрудниками разных ведомств создает возможности для наращивания социального капитала.
_N____________________________________________________________
«Здесь сосредоточено много сразу министерств, что говорит о том, что можно будет познакомиться, развиваться и дальше использовать это в личных целях».
• Предыдущий опыт работы создает ощущение нехватки публичных нерабочих пространств в ЕПК, поскольку в прежних зданиях были такие места. Например, в ЕПК отсутствует спортивный зал, где сотрудники знакомились и могли пообщаться в неформальной обстановке.
_N____________________________________________________________
«Раньше у нас был спортзал... в здании. Сейчас этого нет. Я считаю, что это большое упущение. <...> Многие ходили».
• В тех помещениях, где люди работали раньше, естественным образом
складывались уютные и достаточно приватные места. Отсутствие подобных мест привело, по мнению респондентов, к отказу от совместных праздников в некоторых отделах.
_N________________________________________________________________
«Но опять же корпоративная сплоченность... Люди перестали праздновать праздники. У нас везде камеры. <...> У нас раньше праздновался и Новый год, и 8 Марта, и дни рождения, в кабинете что-то накрывалось после работы. Сейчас перестали. Вот эта утрата приватности к этому ведет».
• Инфраструктура для отдыха неравномерно распределена по всему этажу, и номинально существующие неформальные зоны используют только те сотрудники, кто работает по соседству с ними (см. раздел 3.2).
_N________________________________________________________
«Как я понимаю, на каждом этаже предусмотрена зона отдыха. Но та зона отдыха, которая в том крыле, она не для нас. Пользуются ею только те [сотрудники], которые там сидят».
73
©
CAG, R-03(05) - 2020
Цель/задача переезда Позитивное влияние «+» Негативное влияние «—»
Понижение значимости иерархических связей между сотрудниками Публичные места имеют большое значение для размывания иерархических связей и воспроизводства неформальных рабочих коммуникаций, важных для обеспечения трансформационных процессов, однако в ЕПК возможность общения «без галстуков» не реализована
Более быстрое распространение знаний среди сотрудников Набор имеющихся в ЕПК «третьих мест» (например, места для курения) уже сейчас выполняет функцию площадки для быстрого неформального обмена полезными знаниями между сотрудниками Ограниченный ассортимент «третьих мест» приводит к тому, что сотрудники, не контактирующие по рабочим вопросам напрямую, вряд ли будут чаще встречаться. Это снижает заложенный в ЕПК и open space потенциал ускоренного распространения знаний и опыта
Улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами в ЕПК Ограниченный ассортимент неформальных пространств, существующих в ЕПК, не позволяет в полной мере использовать потенциал трансформации рабочих коммуникаций в сторону большей гибкости
Упрощение внешних коммуникаций, в том числе с другими ведомствами Как показывает зарубежный опыт, пространства вокруг офисов госслужащих могут служить публичными местами, доступными неограниченному кругу лиц, где встречаются сотрудники ведомств и корпораций, располагающихся неподалеку, и просто горожане. Это создает новый образ государственных органов, открытых друг другу и городу. Однако в ЕПК нет подобных публичных мест (кроме зоны для курения, которую используют только сотрудники ведомств)
Трансформация организационной культуры ЕПК не использует потенциал «третьих мест» для активизации неформального взаимодействия, создания новых общностей и креативного осмысления рабочих задач сотрудниками
Рисунок 28. Влияние ограниченного ассортимента «третьих мест» в ЕПК на цели и задачи переезда
Источник: авторская разработка
Рекомендации
В ЕПК необходимы для встречи сотрудников из различных подразделений дополнительные публичные места, к которым направлен ощутимый поток людей. Сами сотрудники предлагали решить данную проблему через создание спортивного зала. Другими типами востребованных «третьих мест» в ЕПК могут стать: игровая зона, зона отдыха, корпоративная библиотека и т.д.
Целесообразно использование в ЕПК и зарубежного опыта создания «третьих мест» с помощью креативных практик. Например, в холле инвестиционной компании SEI экспонируются провокационные произведения современного
74
©
CAG, R-03(05) - 2020
искусства. Сотрудникам предложено оценить картины с помощью бланка для голосования или через компьютер. Поток людей в холле значительный, поскольку он находится между парковкой и спортивным залом. Провокационная галерея выполняет несколько функций: запускает устную коммуникацию между сотрудниками, оказавшимися рядом, активизирует ощущение диалога руководства компании и рядовых сотрудников посредством голосования за понравившиеся работы и служит точкой притяжения сотрудников из разных структурных подразделений компании44.
Кроме того, при выборе расположения «третьих мест» необходимо учитывать нынешний опыт интуитивного присвоения пространств общего пользования отделами, расположенными поблизости. Оптимальным решением будет либо равноудаленное размещение «третьих мест» в масштабе этажа (например, возле лифтов), либо выделение под эти цели отдельного этажа Башни (с соответствующей навигацией и информированием для всех сотрудников).
Для организации подобного процесса полезным может быть опыт компании Conde Nast Entertainment. Компания переместилась в трехэтажное здание с открытым пространством, где предусмотрены стеклянные перегородки и открытые балконы. В интерьере есть зоны, не связанные ни с одним из подразделений и потому одинаково доступные для всех сотрудников. В результате после переезда значительно увеличилось количество контактов и качество межличностной коммуникации между сотрудниками различных структурных подразделений, занимающих разные посты в должностной иерархии45.
2.2.4. Низкая вовлеченность пользователей пространства в процесс его разработки
Среди респондентов исследования не нашлось ни одного линейного сотрудника, который рассказал бы о том, как он принимал участие в процессе создания будущего рабочего пространства. Участие рядовых сотрудников, то есть главных пользователей нового пространства, ограничилось их информированием.
«Шли разговоры, в Интернете писали, что Правительство переезжает в Москва-Сити, и мы сидели на Маяковке, ждали, чтобы нам об этом сообщили. Постепенно министерство, [а именно] Департамент управления делами, стал информировать сотрудников, что готовимся к переезду. Нас собирали в актовом зале, показывали какие-то демонстрационные моменты. И так мы все поняли, что скоро нас ждет переезд».
44 Alfred P. West Jr., SEI Investments // The Wall Street Journal, 2003. 19 February. URL: https://www.wsj.com/ articles/SB1045609260653160223
45 Dale K. Building a Social Materiality: Spatial and Embodied Politics in Organizational Control // Organization, 2005, vol. 12, iss. 5, p. 667.
75
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N________________________________________________________
«Было общее собрание в актовом зале министерства, на котором многие присутствовали, в том числе я, но там десятки, сотни сотр удников министерств а были. Выступал заместитель министра, но это было за полгода или за год, я не помню, где было об этом объявлено, то есть какие-то вещи связанные [с переездом]. Это опять же... Скажем, референдума никто не устраивал, хотите вы или не хотите переезжать. Было поставлено: вот так, и все».
Сотрудники стали принимать участие уже на этапе организации переезда.
_К____________________________________________________________
«Шло время, здесь состояние менялось, начали работать рабочие группы по переезду, по выработке регламентов всеобщего взаимодействия. Сидели, рядились, ставили какие-то сроки, сроки постепенно откладывались, откладывались.».
Но, как правило, в таком формате участвовали только руководители подразделений и их доверенные лица.
_N___________________________________________________________
«— А с этими материалами [о планируемом переезде] ознакомились только вы и прочие руководители? Или любой сотрудник мог, в принципе, с ними ознакомиться?
— Нет, нет. <.> Все это было скрыто от чужих глаз. [Материалы видели] только те, кто непосредственно этим занимался. Наш руководитель, я, заместители руководителя.».
Одновременно с этим сотрудники искали способы участвовать в принятии решения.
_N__________________________________________________________
«Мы оценивали переезд в опенспейс как ужасную идею, искали аналитику, ушли ли на Западе от этой идеи, доносили начальству, но переезд [было] не остановить».
Исследования указывают на то, что сотрудники, которых не допускают до участия в планировании важных организационных изменений, испытывают значительное беспокойство, не могут наладить эмоциональную связь со своим новым местом. В результате у таких сотрудников появляются дополнительные опасения и неприятие, связанные с текущими преобразованиями46.
46 Ayoko O.B., Ashkanasy N.M. Organizational Behaviour and the Physical Environment. London, Routledge, 2019, 340 p.
76
©
CAG, R-03(05) - 2020
Цель/задача переезда Позитивное влияние « + » Негативное влияние «—»
Обеспечение более удобных условий для работы Линейные сотрудники не были подключены на этапах разработки и наполнения нового рабочего пространства. Это привело к тому, что пространство ЕПК не отвечает всем потребностям, возникающим у сотрудников в рамках рабочего процесса.
Сотрудники не были вовлечены в обустройство нового офиса эмоционально, что вместе с инициированными организационными изменениями могло привести к повышенной тревожности среди персонала
Трансформация организационной культуры Переезд в новое рабочее пространство — ощутимое изменение для большинства госслужащих. При этом многие из них не до конца понимают, какие цели преследовало руководство при организации переезда. Если бы линейные сотрудники были больше включены в процесс организации нового пространства, больше была бы их вовлеченность в общие цели организации, и они бы воспринимали трудности, связанные с новым форматом работы, более лояльно
Рисунок 29. Влияние низкой вовлеченности пользователей в процесс разработки пространства ЕПК на цели и задачи переезда
Источник: авторская разработка
Рекомендации
Для того чтобы не повышать уровень дискомфорта сотрудников на новом месте и одновременно увеличить степень принятия инноваций в рабочем процессе, следует активно привлекать будущих пользователей на этапе проектировки будущего рабочего пространства. Вовлечение сотрудников может быть организовано в различных форматах:
• массовый опрос, фокус-группы, интервью;
• командный мозговой штурм для генерации идей или обсуждения (доработки) уже существующей концепции;
• действующая в течение определенного периода «лаборатория», в которую каждое структурное подразделение делегирует по 1—2 человека для разработки и обсуждения будущего рабочего пространства (эти сотрудники могут чередоваться внутри структурного подразделения); результаты работы «лаборатории» представляются остальным сотрудникам не реже одного раза в неделю.
77
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.2.5. Ограниченные возможности сотрудников контролировать и менять параметры пространства
В интервью сотрудники ЕПК высказали немало жалоб на некомфортность светового и особенно температурного режимов.
• Некоторых респондентов беспокоит яркость светильников.
_К__________________________________________________________
«Чувствуете, LEDbi, как они бьют? И они давят, конечно. Если днем еще более-менее как-то рассеивается, свет естественный, то вечером прямо ощутимо».
• Еще больше жалоб в интервью были посвящены температуре в помещениях.
_N________________________________________________________
«Мне все нравится, кроме системы отопления, которая единая и которая, как я понимаю, [одна] на весь этаж, и если [что-то] делаешь, то одним жарко, другим холодно, и никак это [комфортную температуру] не сделать, а просто одеваться надо».
У многих респондентов явно негативное отношение к температурному режиму сопровождается ощущением неопределенности в отношении работы системы ее регулирования. Так, некоторые информанты полагают, что их просьбы изменить температуру остаются без ответа, другие — что температуру меняют с учетом последнего запроса, и поэтому считают необходимым постоянно связываться с техническими службами, чтобы их просьба считалась наиболее актуальной. Таким образом, многие пользователи пространства не обеспечены базовым физиологическим комфортом и не имеют возможности получить информацию об управлении температурой.
_N____________________________________________________________
«По поводу кондиционеров уже обращались. У нас есть на портале „Вопросы и ответы“ Я давно туда не захожу, потому что времени нет. Но вопрос задавался. Я не знаю, чем кончилось. Судя по тому, что вопрос ничем не закончился и история эта продолжается по сей день, соответственно, вопрос не решен».
Другой важный параметр пространства — такие его материальные составляющие, как мебель, перегородки и т.п. В разговоре некоторые сотрудники упоминали невозможность обустраивать пространства с учетом возникающих нужд, создавать временные конфигурации из различных элементов мебели. Только в одном отделе сотрудникиупомянули, что они используют мягкие пуфы, самостоятельно привезенные из старого офиса.
В то же время модульная мебель и возможность самостоятельно моделировать необходимые временные структуры относятся к стандартным характеристикам современных офисов. Возможность управления пространством (мебелью, температурой, светом, пространством стен и т.п.) — одна из характеристик
78
CAG, R-03(05) - 2020
©
креативной среды, где предполагаются активные действия агента47. Креативная среда необходима госслужащим для повышения мотивации и проявления инициативы в изменении ригидных организационных практик48.
Цель/задача переезда Позитивное влияние «+» Негативное влияние «—»
Общее повышение эффективности работы госслужащих Дискомфорт от рабочего пространства может стать помехой для нормальной работы и эффективности на базовом уровне, поскольку преодоление стресса, связанного с такими характеристиками окружающей среды, как температура, освещенность, удобство размещения и т.п., отнимает у сотрудников много сил и внимания
Обеспечение более удобных условий для работы Отсутствие возможностей самостоятельно контролировать температуру и освещенность, расположение мебели может восприниматься как поражение в правах на комфортное рабочее место
Трансформация организационной культуры В рамках трансформации организационной культуры ожидается, что госслужащие будут регулярно выступать с инициативами, направленными на оптимизацию своей сферы ответственности. Предполагаемая инициативность и ответственная позиция «владельцев» рабочих процессов противоречат невозможности менять параметры рабочей среды, в которой находятся госслужащие
Рисунок 30. Влияние на цели и задачи переезда ограниченных возможностей контролировать и менять пространство ЕПК со стороны пользователей
Источник: авторская разработка
Рекомендации
Для повышения уровня комфортности использования рабочего пространства сотрудниками необходимо создать инструменты управления отдельными элементами среды в open space и стимулировать проактивное пользование ими. Например, следует разрешить переставлять мебель, предусмотреть небольшие мебельные модули, которые сотрудники могут перемещать и свободно использовать, дать возможность непосредственно управлять кондиционированием и освещенностью. В крайнем случае следует предоставлять им информацию о текущих параметрах кондиционирования и освещения для приближения к позиции контроля, размещать ее публично на просматриваемом месте в open space каждого этажа или на онлайн-платформе.
47 Landry C. The creative city: A toolkit for urban innovators. 2nd ed. London, Routledge, 2008, 350 p.
48 Ibid.
79
©
CAG, R-03(05) - 2020
Выводы по разделу
Ключевые элементы рабочего пространства ЕПК создавались без активного вовлечения его будущих пользователей и не предполагали участия сотрудников в наполнении офиса важными для них функциональными и символическими элементами. Недостаточный учет мнений пользователей open space ограничивает результаты трансформации организационной культуры среди госслужащих, приводит к недоиспользованию креативного потенциала сотрудников и возможностей коллективного производства новых ценностей в «третьих местах». Кроме этого, новое рабочее пространство создает искусственные ограничения для эффективной коммуникации сотрудников из-за отсутствия удобной навигации и нехватки публичных мест для неформального общения.
Несмотря на ощутимый физический дискомфорт, сотрудники исследуемых государственных ведомств в целом позитивно относятся к переезду в ЕПК и готовы адаптироваться к трудностям на ранних стадиях изменений. Однако для того чтобы достичь более сложных результатов трансформации организационной культуры, необходимо устранить причины физического дискомфорта сотрудников в новом здании, предоставить им возможности проактивного использования рабочего пространства и разнообразные локации для воспроизводства стихийных горизонтальных связей.
80
©
CAG, R-03(05) - 2020
2.3. Социальное поле ЕПК: влияние на цели и задачи переезда
Под социальным полем в данном исследовании понимаются социальные отношения, которые возникают в рабочем пространстве между сотрудниками ЕПК и структурируют их взаимодействие друг с другом. В ходе исследования социального поля ЕПК также был сформулирован ряд значимых наблюдений практик, распространенных в коммуникации и организации рабочего процесса сотрудников ведомств.
Для того чтобы оценить трансформационный эффект смены рабочего пространства госслужащих, значимые наблюдения были соотнесены с заявленными целями и задачами переезда ведомств в ЕПК (см. параграф 1.1.). Таблица 6 представляет собой краткое описание наблюдений и оценку их влияния на цели и задачи переезда. Зеленым| обозначено позитивное влияние, желтым — смешанное влияние; | красным! — негативное.
Таблица 6. Влияние наблюдаемых особенностей социального поля ЕПК на цели и задачи переезда49
Наблюдения/ Цели переезда
0
о.
сб
со
сс
=г
сб
со
О
1. Открытость и просматривае-мость рабочих мест
2. Размещение различных ведомств в едином здании
3. Размещение большинства руководителей в одном рабочем пространстве с линейными сотрудниками
IT
о
о
о
|_
сб
*
q
CD
3
-j
5
сб
Cl
CD
-e-
-e-
0
CD
T H
Ф 0
m q о о с о CD g CD _
\o 5 О \o
=г
0
0
о.
о
=г
0
Z
Cl
О
-e-
o
X
0
Cl
q
x
0
Z
О
X
CD
>
Cl
со О
§ а ьъ
^ X
0
X
0
CD
S
X
CD
X
0
Cl
I—
О
О
Cl
X
о
0
Cl
CD
О
Cl
\0
CD
CD
q
О
LQ
X
Cl
0
Cl
CD
CD
^ n:
q
О
q
О
X
о
П.
x
-©■
CD
S
X
CD
3
>
Cl а 0 ffl 0 CD Cl =T
О
q
O
>
X
_0
X
\0
о
5
CD
CD
q
О
\0
CD
S
т ъ
CD н -J О CD \0 0 Cl
X
о
CD
\0
О
q z 0 0 ^ m
Z Z
0
II
CD > X CL
ш q
CD o
1 g
Ф о
EF s О =r
a z q о > н
0
q
-e-
i
о
X
CD
q
Ш
0
Cl
X
>
CD
О
X
ffl
CD
-©■ , ■0- ’s
О z
+ + + +/- +
+
+
+
+ +/- + +/-
+/- + +/-
+
49 Полная версия, объединяющая наблюдения о физическом и социальном поле ЕПК, приведена в Приложении 1.
81
©
CAG, R-03(05) - 2020
Наблюдения/ Цели переезда
0
о.
со
со
сс
s
=г
СО
со
4. Ресурсы open space — общие для всехдепартаментов, расположенных на этаже
5. Межведомственный портал как механизм для общения между руководителями переезда и сотрудниками
6. Ностальгия по оставленным рабочим местам
с;
о
о
о
|_
СО
*
п
CD
3
-j
СО
о.
CD
-е-
-е-
0
CD
I
CD
3
CD У CD _
3 £ хо 5 О \о
I
0
1
=г
0
I
0
1_
а
о
=г
0
а
о
-е-
0
1 0 а
CD
>
а
\—
0
1
u о 05 \п _0 'У q 0 О О-
1= >S
О О
^ I
I
CD
I
0
а
\—
о
о
а
с
о
0
а
CD
о
а
\о
CD
CD
с;
О
LQ
X
а
0
а
CD
| 1 т ГС О g С С
п
о
о
о
а
=г
I
>
CD
I
CD
3
>
а * 0 ш 0 CD
а =г
о
с;
о
>
X
\0
о
5
CD
CD
с;
О
\0
CD
И ъ CD н =г О CD \0 1= 0 о а
CD
\0
о
CD
о ^ Z с
ш
CD
3
о
а
о z о п
с CD > ш
CD
CD Z 3 о: -j s > ш
5 о
3 z
0 0
О
а
z z
0
и
CD >
1 а ш с[
CD О
I g
Ф о 3 s О =г О- Z
G о > ь
>S 0
0 а
1 -а * 0 ш о о а *
0 q;
Ъ а
0 Н
п о 0 о
о
о
с;
-е-
I
0
CD
1
CD
с;
ш
0
а
с
>
CD
О
CD
-©■ , ■0- ’s
О z
+/-
+/-
* Переезд значительно изменил характер повседневной жизни и проблем рабочего пространства сотрудников ведомств. Новая среда выявляет неактуальность привычных моделей поведения и ожиданий во взаимодействиях с коллегами и пространством. В данный момент сотрудники знакомятся с новыми ситуациями и определяют собственные позиции в них. Таким образом, задача «Эффективное управление конфликтами» находится на стадии формирования новой социальной среды, которая ляжет в основу новых способов разрешения конфликтов в будущем.
Источник: авторская разработка
2.3.1. Открытость и просматриваемость рабочих мест
Концепция офиса открытого типа дает сотрудникам намного большее ощущение открытости и просматриваемости рабочего процесса, а также возможность более быстрой коммуникации друг с другом, особенно по сравнению с коридорнокабинетной системой.
Общее, не разграниченное кабинетами пространство этажей open space ЕПК, позволяет работникам:
• быть включенными в процесс наблюдения друг за другом;
_N_____________________________________________________
«Опять же между отделами... Голову поднял и увидел интересующего тебя человека, а там, в кабинетной системе, попробуй его найди. Он был только
82
©
CAG, R-03(05) - 2020
что, кто-то его видел, он ушел туда-то, туда-то. Наверное, на складе что-то получает Сейчас нет возможности скрыться».
• оценивать, среди прочего, рабочую нагрузку и другие составляющие рутинного рабочего процесса коллег;
_N_________________________________________________________
«Было такое, что сотрудница разговаривала о постановлении, к которому я обращаюсь, все время ссылаюсь на него и так далее. Она в него вноситкакие-то поправки, и слышно, что она разговаривает, отстаивает свою позицию, [например,] что нам нужен 31 день [для ответа. Я сижу, слушаю, думаю: „Да, действительно правильно, молодец “ В таком духе».
_|\__________________________________________________________
«Когда все сидят в одном большом пространстве, все сотрудники видят всех сотрудников. Исходя из этого и учитывая, что у всех разная нагрузка, видно, что мои сидят до девяти, другой отдел в десять приходит и в шесть встает. Мне как начальнику вопрос: „А что за ерунда? Премии у нас, в принципе, одинаковые. Почему у нас так?" Возникают конфликты, которые [мне] приходится регулировать. Когда все сидят по кабинетам, да, кто-то догадывается, что, может, кто-то по-другому уходит или там другая загрузка, но это так не видно. Здесь это бросается в глаза».
• увидеть, как работают в соседних подразделениях, хотя внутренняя специфика работы и задач одного отдела или департамента недоступна для понимания всем сотрудникам, сидящим непосредственно на одном этаже.
_N___________________________________________________________
«Вы поймите, что из телефонного разговора или переговоров рядом вы поймете-то, в принципе, мало. Чтобы понимать, чем они занимаются, нужен немножко другой формат. Я, конечно, слышу отрывок, но я все равно буду не в теме».
Исследователи из Малайзии обнаружили, что понимание рабочих процессов не зависит исключительно от открытости рабочих мест. Если в open space отсутствуют объекты пространства, стимулирующие взаимодействие между сотрудниками, то эффективность этих пространств для неформальных рабочих коммуникаций, которые могут улучшить рабочие процессы в организации, такая же, как и в кабинетах закрытого типа50.
Тем не менее открытость и просматриваемость open space ЕПК актуализировали необходимость модернизации некоторых рабочих процессов на госслужбе.
50 Chaboki H.M., Wahab A.F.A., Ansari M. Workplace Visibility and the Impacts on Informal Interaction // Proceedings of 4th International Graduate Conference on Engineering, Science and Humanities IGCESH, 2013, pp. 936-941.
83
©
CAG, R-03(05) - 2020
Например, из-за того что open space стимулирует сотрудников больше общаться друг с другом, использовать нестандартные форматы рабочего взаимодействия, неактуальность некоторых рабочих практик становится более очевидной. В
частности, это коснулось документооборота для служебного пользования (ДСП).
Для некоторых сотрудников ведомств работа с документами ДСП — одна из основных функций, которые они выполняют на своем рабочем месте. Одновременно с этим идея open space предполагает максимальную открытость сотрудников друг другу, а общий стол — еще и непосредственную близость расположения. Это вызывает конфликт установок.
• Поскольку госслужба традиционно ассоциируется с некоторой долей
секретности и с повышенной ответственностью, госслужащие могут испытывать тревогу по поводу непривычной открытости пространства, так как их рабочее место и монитор стали доступны для просмотра «любым прохожим».
_N________________________________________________________________
«Сотрудник в этом случае не может ни уйти, ничего, с этими документами.
Не дай бог, он захотел в туалетную комнату сходить. Что ему делать? Вдруг сосед подошел, посмотрел и ушел».
• Прозрачность и открытость рабочих процессов, предусмотренные концепцией open space, вступают в противоречие с ориентиром на закрытость информации при работе на госслужбе.
_N____________________________________________________________
«Эти открытые шкафы, которые стоят... Я не имею права в ниххранить документы ДСП, потому что это open space и в него могут зайти [посторонние]. Для документов ДСП даже [кабинет] на этаже нам выделили, но кабинет в этом углу, а [шкаф с] документами ДСП, где в комнате он хранится, — это на этом этаже, в другом углу».
Противоречие, возникающее в силу сосуществования принципа открытости пространства и необходимости работать с ДСП и другими документами, использование которых строго регламентировано и не должно допускать распространения информации даже среди сотрудников, создало стимул для трансформации организационной культуры в части отношения к рабочим документам и секретности. В результате в разных подразделениях, находящихся в ЕПК, стали активно меняться или как минимум ставиться под вопрос практики и правила работы с ДСП, которые ранее считались неотчуждаемыми и унифицированными, но на деле таковыми не являлись. Открытость пространства ЕПК стимулировала, среди прочего, коллективную выработку новых норм относительно ДСП. При решении возникшей дилеммы сотрудники чаще всего руководствовались логикой коллективного принятия решений («Мы решили...»).
Еще одна особенность открытых рабочих пространств — перемешивание различных форматов взаимодействий, перераспределение рабочих задач между сотрудниками и т.д. Такому же воздействию подвергается и временное измерение:
84
CAG, R-03(05) - 2020
open space стирает границы между рабочим и личным временем сотрудников.
Это проявляется в разных формах.
• Ряд сотрудников считает, что у них появилась возможность более гибко распоряжаться собственным временем на работе; они могут выполнять рабочие задачи после окончания рабочего дня или на дому. Их рабочее место активно заполнено личными предметами (фотографиями, постерами, статуэтками, стаканами). Таким образом, сотрудники делают и пространство и время, проведенное в нем, более личным.
_N______________________________________________________________
«Каждый сам распоряжается своим временем. Кто-то может целый день сидеть, пить чай и потом долго ночью работать. Кто-то, наоборот, быстренько все делает, делает дело и гуляет смело... Нет такого, что кто-то сидит, смотрит, что ты там делаешь. Спокойно сидишь... Вот мне что-то надо посмотреть в Интернете, мы [с коллегой] посмотрели».
• Руководители более лояльно относятся к тому, что сотрудники отвлекаются на нерабочие задачи.
_N__________________________________________________________
«У нас, во всяком случае, нет таких начальников, которые сказали бы: „Что ты лазишь в Интернет?“ Они сами лазят в Интернет. В этом плане все нормально, спокойно. У нас сроки общие есть, но у нас относительная текучка, и ты можешь в любой момент прерваться».
• Тем не менее в большинстве департаментов сохраняется необходимость присутствовать на работе с 9 до 18 часов; формальный распорядок дня соблюдается, даже если фактически это неэффективная трата временных ресурсов.
_N_________________________________________________________________
«— Мы [с коллегой] приходим в 9 утра, у нас чай... Болтаем, хихикаем, потом работаем.
— А что происходит, если вы все задачи выполнили, а сейчас четыре часа дня? Можно уехать?
— Сидишь, болтаешь или кофе пошел попить. На диване можно поваляться. Конечно, не все два часа. Все равно нужно присесть за компьютер, показать, что ты что-то делаешь».
• Большинство госслужащих воспринимают переработки (выполнение рабочих задач в личное время) как нечто неотъемлемое, зачастую как показатель ответственности, приверженности своему и общему делу.
_N_____________________________________________________________
«Примерно 30—50% задерживается. Но опять же это те люди, которые вовлечены в работу. Вовлеченные все остаются — и по выходным выходят, и вечерами ночуют».
85
CAG, R-03(05) - 2020
• В ряде случаев отсылку к формальному распорядку сотрудники используют для того, чтобы сохранять контроль над своим временем и не допускать захвата личного времени рабочим (переработок в ущерб личному времени).
_N______________________________________________________________
«— А часто приходится оставаться после шести?
— Мы — нет Потому что, знаете, есть свое личное время, семьи, родственники, встречи с друзьями. Поэтому шесть часов — до свидания.
— А если задач слишком много?
— Если что-то очень срочное и без этого до завтра не дожить, конечно, можно задержаться. У меня до завтра доживает. Мы стараемся, чтобы доживало».
• Для руководителей среднего звена, рабочие места которых расположены в общей рабочей зоне open space, выполнение задач, требующих концентрации внимания и предполагающих работу с документами, сместилось на время после формального окончания рабочего дня, когда большинство сотрудников покидают здание.
_N________________________________________________________
«[Я] задерживаюсь. После семи-восьми вечера обычно тут спокойнее становится».
_К________________________________________________________
«Очень тяжело сосредоточиться. Шум в те моменты, когда у всех совпадает рабочее время. То есть когда все уже напились кофе, накурились. И вот это период времени, наверное, с одиннадцати до часу и с трех до пяти. Эти четыре часа. Моя должность связана с тем, что я принимаю какие-то решения по каким-то вопросам, мне нужно сосредоточиться и подумать. Я не могу это сделать, не надев наушники. Либо на это тратится очень много времени. И из-за того, что я не принимаю какое-то решение в срок, простаивают, допустим, пять сотрудников, которые ждут результат моего решения. Пять сотрудников простаивают, они не могут организовать работу четырех департаментов. И цепочка. Меня это не устраивает, потому что я все-таки планирую каким-то образом отрегулировать рабочий день — и свой, и сотрудников. Это неправильно, так не должно быть».
Исследования, посвященные экономике знаний, предлагают51 несколько тезисов касательно распоряжения временными ресурсами сотрудников, работающих в открытых пространствах.
• Смешение рабочего и личного времени, увеличение фактического рабочего дня, смещение временных циклов свойственны современному формату работы в целом.
51 Вайсман Д. Времени в обрез. Ускорение жизни при цифровом капитализме. М.: Дело, 2019. 304 с.;
Контарева А.Ю., Масальская А.И., Земнухова Л.В. Локальное время мирового ИТ: о восприятии времени русскими программистами в России и за рубежом // Этнографическое обозрение. 2019. № 3. С. 62-79.
86
©
CAG, R-03(05) - 2020
• Современные условия труда вне зависимости от сектора занятости «характеризуются необходимостью всегда быть на связи, работать быстрее и дольше положенного, делать больше за то же время»52.
• Работа в условиях постоянного дефицита времени приводит к его «уплотнению», когда в работе появляется многозадачность и полисинхронность, то есть вовлеченность в несколько видов деятельности одновременно, а умение работать в режиме многозадачности становится важным требованием для адаптации к условиям труда.
Сотрудники, успешно выполняющие свою работу, используют для этого краткосрочное планирование рабочего процесса и сами выбирают режимы деятельности в течение рабочего дня. Несмотря на то что для большинства специалистов нематериального труда интенсивное ускорение деятельности считается общепрофессиональной нормой, сотрудники все равно «ищут возможности выстраивать карьеру сучетом баланса рабочего и личного времени»53. В таком случае предоставление сотрудникам гибкого графика работы кажется одним из успешных решений, нацеленных, с одной стороны, на максимально эффективное использование рабочего времени сотрудников с фокусом на результат работы, а с другой — на удовлетворение запроса сотрудников иметь возможность самостоятельно планировать и структурировать собственное время.
Цель/задача переезда Позитивное влияние « + » Негативное влияние « — »
Улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами Просматриваемость рабочего пространства позволяет ускорить коммуникации, а также поощряет неформальную коммуникацию между сотрудниками, в том числе из разных ведомств и подразделений внутри них
Общее повышение эффективности работы госслужащих Новое пространство ЕПК мотивирует госслужащих относиться к работе как к своему делу и не делить свое время на строго рабочее и личное. Другими словами, open space успешно работает на «захват» личного времени сотрудников для того, чтобы они посвящали больше собственных ресурсов выполнению рабочих задач В ЕПК остается актуальным строгий график работы — в открытом пространстве легко наблюдать массовое движение сотрудников в моменты конвенционального начала и конца рабочего дня. В демонстративном соблюдении четких временных рамок рабочего дня некоторые сотрудники могут видеть средство символического противления захвату личного времени со стороны организации
Разрушение «функциональных колодцев» Несмотря на то что сотрудники получили возможность наблюдать работу других госслужащих, в пространстве нет элементов, которые делали бы специфику работы и задач ведомств и их подразделений понятной для наблюдателя
Более быстрое распространение знаний среди сотрудников Просматриваемость рабочего пространства стимулирует распространение знаний среди сотрудников и повышает эффективность их работы
52 Контарева А.Ю., Масальская А.И., Земнухова Л.В. Локальное время мирового ИТ: о восприятии времени русскими программистами в России и за рубежом // Этнографическое обозрение. 2019. № 3. С. 62-79.
53 Там же. С. 78.
87
©
CAG, R-03(05) - 2020
Трансформация ЕПК подталкивает госслужащих к
организационной переопределению нормативных положений
культуры касательно работы с бумажными
документами, в частности с ДСП. При этом смена норм будет воспринята положительно большинством сотрудников ввиду того, что в новом open space уже сложились практики «облегченной работы» с закрытыми документами
Эффективное
управление
конфликтами
между
сотрудниками
В непривычном для госслужащих открытом офисе возникают новые причины для конфликтов, связанных с мнимым или действительным неравным распределением рабочей нагрузки
Рисунок 31. Влияние открытости и просматриваемости пространства ЕПК на цели и задачи переезда
Источник: авторская разработка
Рекомендации
• Открытость пространства должна поддерживаться новыми решениями по повышению прозрачности деятельности подразделений организации, например размещением канбан-досок в публичных пространствах, где будет фиксироваться текущая (рутинная) деятельность структурных подразделений в ежедневном или еженедельном формате.
• Чтобы новые нормы работы со служебными документами были эффективными, при их разработке следует учитывать уже существующие неформальные практики работы с ДСП сотрудников ведомств, переехавших в ЕПК.
• Для того чтобы эффективно распоряжаться временем сотрудников, полезно одновременно внедрить гибкий график работы для сотрудников ЕПК и инструменты регулирования времени, которое сотрудник тратит на выполнение задачи. Например, это могут быть методики управления проектами (в том числе Agile), которые контролируют четкость процесса выполнения задач и закрепляют за каждым участником рабочего процесса точно определенную роль. Такие технологии организации рабочего процесса стимулируют обмен информацией между участниками проекта, повышают скорость выполнения работы и достижения ощутимого результата.
2.3.2. Размещение различных ведомств в едином здании
Помещение нескольких федеральных органов власти в одно здание Единого правительственного комплекса работники воспринимают как исключительно положительный и рациональный шаг, упрощающий логистику для многих сотрудников. Положительные эффекты можно разделить на несколько групп.
• Соседство ведомств позволяет решить временные ограничения, когда встреча необходима срочно.
88
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N_____________________________________________________
«Ихорошо, что мы переехали все в одно здание, потому что раньше приходилось ездить на Тверскую. Все же по разным зданиям сидели. <..> Это очень было неудобно, если какое-то письмо срочное надо подписать у министра или у другого замминистра. Приходилось ездить, собирать эти визы бесконечные. Это очень удобно, да».
_N______________________________________________________
«У нас было совещание, план реализации стратегии мы согласовывали с федеральными органами исполнительной власти, и Минкомсвязь надо было срочно позвать, а они рядом. Это было тоже очень удобно».
• В штатном, не срочном, режиме межведомственного взаимодействия, организованного в ЕПК, также есть свои преимущества. Например, коммуникация упростилась, в том числе на техническом уровне: определение министерства-адресата по номеру телефона, быстрый набор добавочного номера и т.д.
_N_____________________________________________________________
«У нас здесь также Минпромторг и Минцифра, соответственно, нам не надо куда-то ехать, и они к нам спокойно могут прийти, и мы к ним. У нас даже единая телефония: если мне кто-то будет звонить из Минпромторга, я вижу, что это звонит человек из Минпромторга. У нас единый общий цифровой формат, и спокойно можем друг с другом общаться».
_К______________________________________________________
«Это удобно, во-первых, номера все, набрал добавочные и вышел на человека».
_К_____________________________________________________
«Переезд в правительственный комплекс. В первую очередь плюсом является мобилизация сообщений между, во-первых, файлами различными, а также между структурными подразделениями самого Росстандарта».
• Сотрудники отмечали, что у них появилась возможность встречаться в рамках нерабочих мероприятий и организовывать таковые.
_|\___________________________________________________________
«У нас недавно прошла акция донорства крови. <. > Получается, все министерства здесь участвовали: и Минпромторг, и Минкомсвязь. Это очень удобно, потому что когда Минкомсвязь так приедет куда-то? <..> Минкомсвязь нас тоже приглашает на лекцию, которую они организовали для своих сотрудников. <...> Это круто. Потому что ты же не знаешь, чем живут другие министерства. Вот мы их — на донорство крови, они нас — на лекцию».
89
CAG, R-03(05) - 2020
• Пребывание в одном здании открывает новые перспективы и возможности действовать эффективнее стандартного протокола.
_N___________________________________________________________
«— Как-то повлияло ваше объединение в одном здании на вашу совместную работу?
— Да, очень. Я не мог найти документ по закрытой линии, и я просто спустился к ним в секретку и спросил, кому они это расписали. Как бы я не должен был туда попасть, но любая система не идеальна».
_|\___________________________________________________________
«Раньше, например, чтобы Минпромторг пригласить на совещание, нужно было сильно заранее планировать, уведомлять коллег, направлять им запрос. А сейчас удобно, что можно просто подняться, и, соответственно, они уже менее требовательны к срокам этой заявки, как-то более открыты к тому, чтобы в этих совещаниях участвовать».
• Некоторые респонденты указывают в интервью и на ожидаемые преимущества неформальных контактов с коллегами из других ведомств.
_N_______________________________________________________
«Можно кофе попить и наладить какой-то персональный контакт с этим человеком, потому что чаще всего бывает, что ты по телефону с людьми общаешься, многие мои коллеги, я с ними уже пятый год только в телефонном режиме общаюсь. С праздниками поздравляем и все остальное. Ни разу не виделись, но как бы всегда лучше, когда ты знаешь человека в лицо».
• Сотрудники отмечают, что взаимодействие лицом к лицу используется скорее для исключительных случаев, например для заместителей министра или для срочных поручений.
_N__________________________________________________________
«— А если какие-то документы нужно согласовать между департаментами — это стало быстрее или нет?
— Здесь то же самое, потому что это через электронный документооборот. Все равно ты звонишь, а не ходишь. Но пару раз у меня было, что я ходила, и когда лично приходишь, это всегда срабатывает быстрее. Но это было два раза, когда прямо гипер-горело. А в целом пишешь в почту, например, и люди рассматривают».
_N______________________________________________________
«Пока я не ощутил, что я вот поднялся и решил какой-то вопрос. Я даже не знаю, я ни разу этого не делал. Я даже не помню, не знаю, у меня работает там пропуск к ним? Наверное, и не работает вовсе. То есть пока такой необходимости нет, но это потенциальный плюс — то, что мы рядом сидим. То есть если надо вопрос какой-то быстро решить, раз — и все! Я думаю, что здесь опрос надо делать между замминистрами. У них, мне кажется, вопросы значительно легче решаются, и у них много, мне кажется, точек пересечения».
90
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N_____________________________________________________________
«У нас, знаете, только у директора департамента, по-моему, работает пропуск к ним [Минкомсвязи]. Всегда можно, конечно, пройти, там постоянно люди, все такое. Все равно, если даже не берут трубку, до них добраться несложно.
Бывают такие моменты. И да, с ними, конечно, в основном по договоренности».
• В то же время есть и информанты, полагающие, что соседство ведомств
позволяет в большей степени вовлекать сотрудников, напротив, более низкого должностного уровня, присутствие которых на встречах ранее не считалось необходимым.
_N______________________________________________________________
«Понятно, заместители директоров, директора, начальники отделов... И если тащить на другую территорию специалиста, то это было проблематично, потому что специалист не должен ходить на совещания. <...> Сейчас стало проще специалистам ходить на совещания. В основном раньше только руководящий состав участвовал».
• Оставшиеся вне ЕПК и отрезанные от активного взаимодействия с другими ведомства, по мнению некоторых информантов, вызывают сочувствие.
_N___________________________________________________________
«Тем, кто теперь не здесь, им неудобно, потому что это не центр. А тем, кто здесь, нам, теперь удобнее координировать, получается. У меня был месяц такой вот работы, было удобно. Просто надо еще понимать, может, так сложилось, что ФОИВ [федеральные органы исполнительной власти], которые здесь находились, Минкомсвязь и Минпромторг, с ними было много замечаний. Конечно, было удобно с ними здесь их и снимать».
Цель/задача переезда Позитивное влияние « + » Негативное влияние «-»
Улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами Снижение барьеров для межведомственного взаимодействия — одно из главных и часто упоминаемых сотрудниками преимуществ ЕПК. Эффект проявляется как в коммуникации внутри стандартного, формального протокола (совещания, распоряжения и т.д.), так и на неформальном уровне (интенсификация личных контактов между сотрудниками разных ведомств, приоритет личной встречи над официальной перепиской для решения рабочих задач)
Обеспечение более удобных условий для работы Упрощение коммуникаций привело к исчезновению «людей на ногах», то есть сотрудников, ответственных за передачу физических копий документов в другие ведомства. Кроме ускорения рабочих процессов, эта новая норма позволяет сотрудникам больше времени и внимания уделять своим непосредственным рабочим задачам
Общее повышение эффективности работы госслужащих Возможность прямой коммуникации между разными ведомствами как альтернатива общению «на бумаге» снижает временные и физические затраты на выполнение рабочих задач
Рисунок 32. Влияние факта размещения различных ведомств в едином комплексе на цели и задачи переезда
Источник: авторская разработка
91
CAG, R-03(05) - 2020
Рекомендации
• Повысить информированность о возможностях сотрудников, работающих на разных должностях в различных отделах, лично посещать другие ведомства. Например, необходимо массовое доведение информации о том, работают пропуска для прохода на другие этажи по умолчанию либо необходимы дополнительные действия для активации доступа.
• Поощрять распространение лучших практик неформального межведомственного взаимодействия (приглашение на благотворительные мероприятия, лекции общей тематики, как в представленных в интервью кейсах).
2.3.3. Размещение большинства руководителей в одном рабочем пространстве с линейными сотрудниками
Лишение руководителей кабинетов в рамках новых рабочих пространств ЕПК является значительным изменением традиционного порядка в организации работы на госслужбе.
В интервью информанты фиксировали следующие положительные последствия такого пространственного решения.
• Значительное сокращение дистанции между рядовыми сотрудниками и
руководителями, возможность непосредственно наблюдать руководителя и, соответственно, общаться с ним (ней) при необходимости.
_|Ч_____________________________________________________________
«Если что-то нужно спросить, уточнить у директора, могу обратиться. <...> Он близко сидит, и мне труда не составляет».
_N__________________________________________
«Не надо звонить, куда-то бегать, замдиректора сидит напротив».
_|\______________________________________________________
«Сейчас плюс то, что видно, когда начальник у себя. Раньше мне [тоже] хорошо было, потому что у меня кабинет был практически рядом с его, можно было по скрипу [половиц] услышать, что он пришел, ушел и так далее. Сейчас все видно».
• Некоторые респонденты говорят о сокращении дистанции не только в
переносном, но и в прямом смысле, что способствует комфорту подчиненного.
_N______________________________________________________________
«Расстояние от моего кабинета до кабинета руководителя было раньше почти километр. <...> Сейчас я прихожу к заместителю руководителя, успеваю пробежать мимо его секретариата, они даже сказать не успели, я своим пальцем открыл кабинет и ворвался. И говорю: „Вот такая проблема “ Ему уже деваться некуда, он начинает пытаться ее решить».
92
CAG, R-03(05) - 2020
©
Однако резкое сближение руководства с подчиненными непривычно, и некоторые респонденты трактуют его в негативном ключе, поскольку сохраняющиеся практики обособленного общения различных должностных уровней и традиционные нормы разделения руководителей и подчиненных не вписываются в пространство ЕПК.
Мнение о возможной неуместности совместной работы в едином пространстве выражают как руководители, так и рядовые сотрудники.
_N_____________________________________________________________
«Во-первых, [после переезда] они [подчиненные] нас больше видят не всегда как руководителей. Иногда мы между собой с другими руководителями общаемся. Здесь все слышно. Мы между собой при них всегда были на „вы" Между собой на „ты“ общаемся, здесь иногда они все это видят, слышат Иногда наши перепалки видят, что не нужно. И даже если мы уходим в переговорные и что-то выясняем с другими руководителями, они видят, что что-то происходит. То есть то, что не обязательно им видеть. Иногда личные какие-то созвоны с семьей, с друзьями. <...> Все-таки облик руководителя, он должен быть руководителем обязательно. Немножко, может быть, со стороны не всегда разговорчивым, может быть, иногда в плохом настроении, это полезно для взаимодействия с подчиненными. А здесь, получается, мы как бы иногда забываемся, что свои рядом, соответственно, с кем-то шутим. Они нас видят уже немножко другими, совсем прямо друзьями, так, условно.
Это неправильно. <...> Иногда нужна жесткость: „Почему срок нарушен в подготовке документа? Почему не отработано?“ А они тебя полчаса назад видели, что вы хихикали с пресс-службой».
Некоторые подчиненные выражают сочувствие, наблюдая, как в open space руководитель вынужден решать ответственные задачи, не имея возможности уединиться.
_|Ч______________________________________________________________
«Мое личное убеждение, что все-таки руководящий состав должен сидеть отдельно, потому что когда замдиректора сидит с коллективом, с одной стороны, это хорошо для нас, сотрудников, которые могут оперативно решать... <...> Так как я сижу рядом, я вижу, как сложно работать человеку, сосредоточиться на документе, так как он замдиректора и к нему поступает достаточно большой объем документов. <...> Я вижу, как это бывает сложно, потому что человек пытается сосредоточиться, а вокруг происходит некое движение: разговоры по телефону, обсуждения. <...> Еще хуже бывает, когда, например, звонит замминистра, и человек разговаривает, заткнув ухо, потому что гул вокруг мешает, [ничего] не слышно».
Некоторые рядовые сотрудники ставят под сомнение принципиальную необходимость и уместность такой открытости в целом.
_N________________________________________________________
«Замдиректорам это, наверное, неудобно, потому что мы тут вокруг копошимся, их дергаем».
93
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N______________________________________________________
«Даже если бы он сидел за дверью, он был бы открыт И даже иногда бывает неловко, потому что понимаешь, что он решит задачи в три раза лучше, чем мы, а мы... я по телефону говорю с заявителем, я не могу не говорить. Я понимаю, что я могу влиять на работу начальника, даже неловко бывает от этого. Это чрезмерная степень доступности, по-человечески они доступны. Чисто физически».
Несмотря на пространственное сближение, неравенство в правах на различных должностных уровнях продолжает присутствовать. Должностная иерархия укоренена в представлениях о пространстве у всех сотрудников. Так, почти все респонденты, которых просили нарисовать ментальную карту своего офиса, непременно отмечали рабочее место директора, при этом не упоминая коллег, занимающих другие должности. Хотя проектировщики пространства намеренно закладывали невозможность каким-либо образом проявлять «знаки отличия», иерархические отношения продолжают воспроизводиться даже в open space. Например, место у окна, как правило, считается местом руководителя.
_|\____________________________________________________________
«— У нас начальников отдела посадили у окна.
— Посадили прямо? Не они выбрали?
— Нет, они хотели [не] садиться у окна, но им сказали, что садитесь у окна. <...>
Это им сказал директор департамента: всем начальникам садиться у окна».
_N________________________________________________________________
«— Мы распределяли места спокойно. Нам принесли план, показали шесть мест, и каждый выбрал для себя место, которое хотел. Вопросов особо не было. <...>
— Кто, в итоге, сел у окна?
— У окна сидитХ [руководитель]».
_К_________________________________________________________
«— А место у окна Вы себе сами выбрали?
— Да. <...> У меня была возможность определиться первым, где я сижу, где все остальные сотрудники. Я, в общем и целом, распределял, как мне удобнее, чтобы рассадка была» (из интервью с руководителем).
Сотрудники не имеют права самостоятельно обустраивать свое пространство:
правила запрещают персонализацию рабочего места, респонденты не чувствуют, что при проектировании дизайна и функционала офиса учитывали их пожелания и специфику работы, резко сократилась (по сравнению с работой в небольшом кабинете) возможность регулировать освещенность, температуру воздуха и т.п. В то же время владельцы отдельных кабинетов обладают исключительными правами на изменение личного рабочего пространства, что заметно и иллюстрирует неравенство. Смелость в обращении с рабочим пространством, как правило, соответствует более высокому статусу и уровню принятия решений.
94
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N__________________________________________________________
«— Почему у него жалюзи? Значит, он уже себя отделяет, он начальник как бы. А когда еще весь этаж закрыт таким образом? Все заместители министра повесили себе жалюзи.
— Это можно?
— Ну, купил и повесил».
Воспроизводство должностной иерархии происходит еще в одном аспекте. С одной стороны, в ЕПК взят курс на сближение с прямым руководством, а с другой — подчеркивается исключительность положения более высокоуровневых руководителей. Острее всего в данной ситуации переживается привилегированное положение заместителей министра.
_N__________________________________________________________
«Эйфория близости к народу начальников, какое-то общение, разделение и такдалее. Директоров к народу приблизили, то есть вообще не дыхнуть. Теперь нет времени ни на что, потому что все время решаются какие-то вопросы. А замминистры себя отгородили от всех, на этаж [их поместили], куда не все пройти еще могут. Близость к народу какая-то дифференцированная. <...> На самом деле, замминистры отдалились, конечно, от народа».
Цель/задача переезда Позитивное влияние «+» Негативное влияние «—»
Понижение значимости иерархических связей между сотрудниками ЕПК в значительной мере понизил значимость иерархии в рабочих коммуникациях. Несмотря на это, потенциал изменения роли иерархических связей в отношениях между сотрудниками не использован в полной мере. Неравенство между сотрудниками на разных должностях продолжает воспроизводиться даже внутри унифицированного open space: материальным выражением неравенства выступает система рассадки, возможность для руководителей иметь крупные личные вещи на рабочем месте и т.п.
Обеспечение более удобных условий для работы В настоящий момент работа руководителя и подчиненных в непосредственной близости друг от друга непривычна и в некоторых случаях может вызывать чувства стесненности у обеих сторон. Однако, вероятнее всего, данный эффект носит временный характер и не будет проявляться после периода адаптации либо после появления новых средств уединения (внедрения практики удаленной работы для части сотрудников, корпоративных «сигналов» о неготовности к общению (например, включенная лампа) и т. п.)
Расширение и упрощение использования инструментов командной работы В условиях, когда между руководством и нижестоящими по должности сотрудниками остаются пространственные выражения неравенства, командная работа руководителя и подчиненных может требовать больших усилий. В то же время физическая достижимость членов команды и наблюдение за коллективной работой в течение дня дает положительный эффект
Разрушение «функциональных колодцев» Эффективное и быстрое решение вопросов и консультации руководителя способствуют повышению эффективности и расширению перспективы, то есть восприятия собственных рабочих задач у линейных сотрудников
95
©
CAG, R-03(05) - 2020
Общее повышение эффективности работы госслужащих
Для руководителей близость к подчиненным позволила сократить время решения оперативных задач и точнее передавать информацию рядовым сотрудникам. Некоторые руководители отказались от проведения планерок в пользу мгновенных коммуникаций в open space
Постоянное присутствие руководителя накладывает издержки, связанные с потоком обращений от подчиненных. Такой режим работы может приводить к более длительному присутствию в офисе, поскольку работа над сложными задачами для руководителей возможна в состоянии относительного уединения после формального окончания рабочего дня
Создание прозрачной системы контроля сотрудников и их рабочей нагрузки
В новых условиях руководитель имеет возможность непосредственно наблюдать, сколько работают сотрудники, и при необходимости перераспределять рабочие задачи между ними
Улучшение имиджа
государственной
службы
Трансформация
организационной
культуры
Сближение руководителей и подчиненных соответствует трендам современной организационной культуры негосударственного сектора, тем самым расширяется круг потенциально заинтересованных в работе в государственных ведомствах специалистов
Рисунок 33. Влияние на цели и задачи переезда факта размещения большинства руководителей в одном рабочем пространстве с линейными сотрудниками
Источник: авторская разработка
Рекомендации
• Снижение иерархического неравенства в рабочих коллективах необходимо проводить более последовательно.
• При размещении руководителей и подчиненных в общем пространстве необходимо устанавливать и в дальнейшем поддерживать единые правила его использования.
2.3.4. Ресурсы open space — общие для всех департаментов, расположенных на этаже
Несмотря на общую рабочую зону и ставку проектировщиков ЕПК на интенсификацию коммуникаций и снижение значимости иерархий, сотрудники, работающие в open space, формально разделены на департаменты и отделы. Общие ресурсы (рассадка на рабочих местах, кофейные зерна в кофе-машине, место в гардеробе, полки в холодильниках, на кухне, в шкафах, очередность в использовании принтер-комнат) тоже разделены по отделам: это происходит стихийно, и сами сотрудники пользуются таким распределением.
Общность и ограниченность ресурсов стимулируют воспроизводство традиционных организационных практик госслужащих в соответствии с формальными основаниями. Особенность ограниченных ресурсов состоит в следующем.
96
CAG, R-03(05) - 2020
• Пространство работает не только на объединение сотрудников, но и на их разделение, что порождает конфликты.
_К____________________________________________________________
«— Мы переехали самые последние из всех, и когда мы переехали, у нас тоже было некое накопленное приданое в виде посуды, чашек, чай, кофе, мы стали открывать все ящики, они были все заняты. <...>
— То есть их не поделили?
— Их не поделили, и когда мы подняли этот вопрос...
_К____________________________________________________________
— Случился конфликт?
— Переставляли чашки — вот это нет. Мы сказали, что [будем] сначала использовать административный ресурс...
— Через кого?
— Я в этом не участвовала, у нас другие сотрудники этим занимались, те, кто были ответственными за переезд, их приглашали на беседу, мы все собирались... представители. Были ответственные от департамента за переезд, все собрались, от каждого департамента, и решали вопрос, и был негатив.».
Английские исследователи Д. Пагсли и Б. Хейнс, исследовавшие рабочие места в системе госслужбы, отмечают54, что для достижения наибольшей эффективности экономия пространства должна происходить при условии, что удовлетворены потребностей сотрудников. Только таким образом возможна продуктивная трансформация традиционных групповых общностей. В противном случае предпринятая организационная инновация может быть дискредитирована.
Цель/задача переезда Позитивное влияние «+» Негативное влияние «—»
Оптимизация затрат на содержание ведомств Сокращение ресурсных объектов успешно обеспечивает минимизацию затрат на содержание ведомств
Понижение значимости иерархических связей между сотрудниками Концепция общего пространства заставила большинство руководителей отказаться от предметов обихода, маркирующих их статус (например, собственный холодильник, кофемашина и т. д.) При распределении ограниченных ресурсов иерархия проявляется особенно сильно: лучшие места в офисе отдаются руководству, они же имеют больший вес при принятии решений в спорах и т.д. Таким образом, без альтернативных сценариев решения конфликтов, возникающих при ресурсном распределении, иерархические структуры продолжают активно воспроизводиться
54 Pugsley D., Haynes B. An alternative use of space in government office accommodation // Facilities, 2002, vol. 20, no. 1/2, p. 36.
97
©
CAG, R-03(05) - 2020
Эффективное управление конфликтами между сотрудниками
Распределение ресурсов в open space ЕПК не позволяет говорить об интенсивной трансформации организационной культуры и более простом управлении конфликтами между сотрудниками. Из-за того что ресурсы ограничены, сотрудники вынуждены воспроизводить старые общности, основанные на иерархии и формальном организационном делении, и противостоять другим социальным группам внутри единого пространства
Рисунок 34. Влияние на цели и задачи переезда общности ресурсов open space среди всех пользователей Источник: авторская разработка
Рекомендации
Для снижения конфликтов по поводу ограниченных ресурсов необходимо предложить пользователям open space альтернативные ресурсные площадки и инструменты, например ввести позицию менеджера этажа, централизованно закупать зерно для кофемашин и разместить кофемашины, кулеры и различные полки в разных местах на этаже.
Кроме того, полезно будет создать альтернативные общие пространства в ЕПК для появления новых коммуникационных взаимодействий и воспроизводства малых общностей, основанных на этих новых взаимодействиях (подробнее см. параграф 2.2.3).
2.3.5. Межведомственный портал как механизм для общения между руководителями переезда и сотрудниками
В ЕПК главным источником информации от организаторов переезда и кураторов нового пространства является межведомственный портал. Там размещают информацию об изменениях в работе ЕПК и объявления об образовательных мероприятиях и днях рождениях сотрудников подразделений, общаются в полуформальном ключе, а также решают технические задачи, в числе которых бронирование переговорных комнат, поиск номера телефона конкретного сотрудника и т.д.
По результатам наблюдения и интервью межведомственный портал, скорее, не справляется с задачей обеспечения двусторонней коммуникации между пользователями пространства ЕПК и организаторами переезда. Неэффективно настроенное взаимодействие между ними продуцирует неполную осведомленность сотрудников о возможностях нового пространства.
«Про кухню я узнала тоже месяца где-то через два, что она есть... Мне сказал [о существовании кухни] секретарь. Я смотрю, что здесь ходят с плошками, и я думала: „Куда они ходят?" А потом сказали, что кухня есть».
Кроме этого, низкая осведомленность пользователей нового офиса приводит к распространению слухов и страхов среди сотрудников.
98
©
CAG, R-03(05) - 2020
_N_____________________________________________________________
«— [Организаторы переезда] рассказывали, была презентация какая-то, нам на почту разослали, что, допустим, вот есть такой „IQ-квартал башня" а лифт работает так, инструкция, как на нем ездить. Столовая находится там. Если ты попал на первый, то переходи на второй, если на второй — на первый. Вообще ничего не было понятно, если честно.
— Это было заранее, до переезда, сделано?
— До переезда. Но оказалось, все не так сложно. В инструкции немного [сложно написано], много кто немного испугался [прочитав данную инструкцию].
_|\____________________________________________________________
— В том смысле, что она была не очень понятная?
— Да, не очень понятная. Казалось, что там всего несколько лифтов, которые тебя куда-то могут завести не туда, потом придется спускаться, и никакого управления».
Межведомственный портал не воспринимается как работающий инструмент двусторонней связи между сотрудниками и организаторами переезда. Сейчас портал — это место для сбора жалоб, связанных с наиболее болезненными аспектами нового пространства, а также катализатор технических решений наиболее часто встречающихся проблем в новом пространстве.
_N_____________________________________________________________
«— На портале можно открыть какую-то тему, кто хочет, или голосовалку. Прямая демократия, она, правда, не работает пока, но есть надежда, что с переездом она заработает. Кто-то из сотрудников открыл такое [посвященное определенной проблеме] обсуждение, и там очень много отметок „Нравится"
— А вы следите, да, за порталом?
— Честно говоря, времени на работу столько уходит, что просто по работе туда заходишь.
_|\_______________________________________________________________
— А как он в работе участвует, этот портал?
— Телефонный справочник, заказ пропусков. Бронирование переговорных. Меню в столовой. Веб-камеры интересно посмотреть, сколько там людей в очереди стоит».
Цель/задача переезда Позитивное влияние «+» Негативное влияние «—»
Понижение Единый межведомственный портал крайне ограниченно
значимости обеспечивает право голоса линейных сотрудников в
иерархических связей вопросах организации пространства ЕПК. Это является ярким
между сотрудниками свидетельством воспроизводства иерархической структуры во взаимоотношениях между работниками
99
©
CAG, R-03(05) - 2020
Более быстрое распространение знаний среди сотрудников
Обеспечение более удобных условий для работы
В ЕПК нет работающего инструмента общения между руководителями переезда и сотрудниками. Эффективная стратегия коммуникаций может снизить сопротивление изменениям, позволить регулярно распространять лучшие практики использования нового помещения и содействовать формированию чувства общности, единства и командной работы сотрудников организации
Хотя единый межведомственный портал успешно решил ключевые технические вопросы, осталась проблема простого доступа к информации и повышенного уровня тревоги, связанного с ее нехваткой
Рисунок 35. Влияние на цели и задачи переезда работы межведомственного портала как площадки коммуникаций между руководителями переезда и сотрудниками
Источник: авторская разработка
Рекомендации
Переезд в новое рабочее пространство — это очень значимое изменение для сотрудников, привыкших работать в закрытом, кабинетном, формате. Для того чтобы повысить осведомленность пользователей пространства о возможностях, предоставляемых ЕПК, снизитьуровень ихтревоги и стимулировать распространение лучших практик, необходимо построить комплексную систему коммуникации внутри ведомств, переместившихся в Башню, и между ними.
Для того чтобы выстроить эффективную систему информирования и наладить диалог между создателями и пользователями open space, целесообразно задействовать как можно больше из каналов коммуникаций, предложенных, например, технологией ADKAR55 (Awareness — осведомленность, Desire — стремление, Knowledge — знание, Ability — возможность, Reinforcement — подкрепление) (таблица 7).
Таблица 7. Семь каналов коммуникации по ADKAR
Канал Способ коммуникации
1. Информационные мероприятия для сотрудников • • • Рабочие совещания Встречи с руководителями Конференции с руководителями высшего уровня
2. Корпоративные средства массовой информации • • • • • Корпоративная газета и телевидение/видеоролики Цифровые информационные панели Электронные рассылки Корпоративный портал Мобильное приложение
3. Наглядная агитация • • Информационные стенды Агитационные плакаты
55 Hiatt J.M. ADKAR: a model for change in business, government, and our community. Loveland, Prosci Learning Center Publications, 2006, 146 p.
100
© CAG, R-03(05) - 2020
4. Информирующие коммуникации • Видеоинструкции • Брошюры-инструкции и справочники для новых сотрудников
5. Социальные медиа • Страницы организации в соцсетях • Аккаунты руководителей высшего уровня в соцсетях
6. Обратная связь • Внутренние опросы • Социологические исследования • Каналы сбора постоянной обратной связи от сотрудников
7. Корпоративные мероприятия • Праздники и корпоративные фестивали • Командообразующие и благотворительные мероприятия • Командные сессии
2.3.6. Ностальгия по оставленным рабочим местам
Довольно часто сотрудники ЕПК говорили о чувствах горечи и утраты, связанных с переездом. Такое отношение проявлялось именно в сравнениях нового пространства со старым и обусловлено, скорее всего, самим фактом переезда.
_|\_________________________________________________________
«Все, кто там остался работать, они категорически не хотели [переезжать].
Я не знаю, с чем это связано, может быть, более домашняя обстановка. Там кабинеты, и там по два человека сидят, по три, семейная обстановка».
Кроме того, по сравнению с лаконичным и спартанским пространством ЕПК предыдущий офис представляется более вместительным и комфортным.
_N__________________________________________________________
«Там было место, куда поставить стойку с флагом Российской Федерации, например. Но они однозначно были больше, чем те, которые есть здесь сейчас. <...> Там можно было поставить вот такой стол непосредственно в кабинет. Плюс к этому стол руководителя, плюс к этому место для отдыха, журнальный столик, телевизор с большим монитором. Все это было. И не такое спартанское, как здесь сейчас».
Суждения о том, что дизайн ЕПК не соответствует имиджу государственной службы, также можно отнести к проявлениям привязанности к прошлым образам рабочего пространства.
_|Ч________________________________________________________________
«— А по дизайну вы считаете, что это соответствует корпоративной культуре министерства?
— Абсолютно не соответствует. <...> Потому что ясно, что министерство и у людей, и у всех сотрудников ассоциируется с более кабинетной системой, а не с современным опенспейсом. То, что это не соответствует сейчас, не значит, что это плохо. Какие-то изменения все равно должны быть».
Для некоторых респондентов пространственные изменения, таким образом, становятся материальным свидетельством организационных изменений. В случае
101
©
CAG, R-03(05) - 2020
негативного отношения к изменению производственных процессов велика вероятность и негативного восприятия нового офиса, появления чувств ностальгии, тоски по оставленному месту.
Исследования показывают, что тяготение к старым практикам и структурам — стандартное явление в первые месяцы и даже годы после изменений. Так, участники описываемого О. Айоко и Н. Ашканази56 переезда из нескольких разрозненных офисов в новое общее пространство указывали, что расставание со старым местом напоминало смерть семьи и переживалось крайне тяжело. Такая форма ностальгии препятствует внедрению новых организационных практик, соответствующих обновленному рабочему пространству.
Цель/задача переезда Позитивное влияние « + » Негативное влияние «-»
Расширение и упрощение использования инструментов командной работы Ностальгия по предыдущему рабочему месту способна порождать обиду на руководство и увеличивать разрыв в ценностях между теми, кто позитивно и негативно настроен по отношению к условиям в ЕПК. Это в свою очередь может оказывать влияние на командную работу и управление конфликтами между сотрудниками
Эффективное управление
конфликтами между сотрудниками
Рисунок 36. Влияние на цели и задачи переезда распространения ностальгии по оставленным рабочим местам среди сотрудников
Источник: авторская разработка
Рекомендации
Желание вернуться на старое место и связанное с ним отвержение нового офиса могут быть рассмотрены как иррациональные, но тем не менее требующие внимания. В дальнейшем при организации переездов рекомендуется предусмотреть «ритуал» прощания с офисом. Недостаточно собрать имущество и предоставить информацию о новом офисе, необходимо обсуждать причины оставить старое место, провести подробный разговор с сотрудниками в небольших группах о невозможности продолжать работу в привычном пространстве. Организация некоторого общего корпоративного события с акцентом на расставание со старым рабочим пространством может способствовать более быстрой адаптации сотрудников к новым условиям.
56 Ayoko O.B., Ashkanasy N.M. Organizational Behaviour and the Physical Environment. London, Routledge, 2019, pp. 301-302.
102
©
CAG, R-03(05) - 2020
Выводы по разделу
Значимое обновление рабочего пространства ведомств привело к ощутимым изменениям в социальной жизни госслужащих, переехавших в ЕПК. Упростились рабочие взаимодействия между ведомствами, активизировались неформальные коммуникации среди сотрудников, иерархические структуры начали размываться.
Ключевая проблема социального поля нового рабочего пространства — это ощутимая ресурсная ограниченность open space и отсутствие инструментов диалога пользователей пространства с его создателями. Эти минусы усиливают переживания сотрудников на новом рабочем месте и ограничивают их готовность содействовать руководству в проведении организационных изменений на госслужбе.
Сам процесс организации переезда в ЕПК технически был организован на исключительно высоком уровне, но не предусматривал важных организационных аспектов перемещения в новое рабочее пространство, а именно: программу адаптации сотрудников к открытому пространству, инструменты обживания нового места и возможность проститься со старыми кабинетами.
Для того чтобы социальное поле open space, в котором работают госслужащие, стало соответствовать целям и задачам переезда, необходимо разработать эффективную стратегию коммуникации со всеми сотрудниками в ЕПК, исключить возможную конкуренцию между сотрудниками за ограниченные пространственные ресурсы и при организации следующих переездов предоставлять сотрудникам возможность «проститься» с предыдущим зданием.
103
iva CAG, R-03(05) - 2020
3. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
3.1. Ключевые характеристики переезда ведомств в ЕПК и его влияние на цели и задачи трансформации
1. Цели и задачи, которые ставили перед собой организаторы переезда российских ведомств в ЕПК, выходят за рамки обычной оптимизации затрат и централизации обеспечивающих функций ведомств. При создании нового правительственного комплекса важными были также трансформационные задачи переезда, связанные с изменением организационных практик и культуры взаимодействия госслужащих между собой. Ключевыми элементами трансформации выступили:
• соседство в одном здании нескольких ведомств, работа которых связана между собой;
• переход от более архаичной коридорно-кабинетной системы организации пространства к формату современных открытых офисных пространств (open space).
2. Выделенные цели и задачи переезда российских ведомств в ЕПК во многом совпадают с целеполаганием в схожих зарубежных проектах. В то же время инструменты реализации поставленных задач совпадают только частично.
В российском проекте меньше внимания уделено проблеме преодоления воспроизводства сотрудниками в новых пространствах прежних схем работы, а также возможностям гибко изменять свое рабочее пространство и придерживаться более соответствующего современным формам занятости гибкого графика работы.
3. Отношение самих сотрудников ведомств к обновленному пространству смешанное: 40% респондентов позитивно отзываются о переезде, высказывания еще почти 20% имеют нейтральный или адаптивный характер
(эти респонденты готовы адаптироваться к обновленному пространству), оставшаяся часть респондентов (40%) относятся к новым условиям работы скорее негативно. Среди респондентов, позитивно относящихся к новому пространству, преобладают сотрудники, работающие на госслужбе менее трех лет и не имеющие подчиненных. Они воспринимают изменения в пространственном размещении госслужащих как свежий взгляд на организацию государственной службы. Скептичное отношение к переезду выражают сотрудники с опытом работы вне госсектора, поскольку они могу сравнивать организационные практики и культуры в государственной сфере и в бизнесе и приходят к выводу о том, что формат open space и соответствующие ему практики не приживутся в госсекторе. Среди сотрудников, оценивающих переезд и пространство ЕПК скорее негативно, доминируют сотрудники со значительным опытом работы в госсекторе, имеющие в своем подчинении одного или несколько других сотрудников. Среди этих сотрудников также
104
©
CAG, R-03(05) - 2020
распространено инструментальное отношение к переезду — они готовы приспосабливаться к новым условиям труда и обживать новое рабочее пространство.
4. Драйверами негативного отношения сотрудников к пространству выступают прежде всего базовые параметры среды. Наибольшую проблему представляют: воздух (80% высказываний негативны), температурный режим
и возможность его гибкого регулирования (70% негативных высказываний), шум, связанный с близостью работы других коллег (67% негативных высказываний). Драйверами позитивного отношения к пространству ЕПК, напротив, являются социальные эффекты: возросшая доступность коллег из других департаментов и отделов (66% высказываний позитивны), соприсутствие, соседство ведомств (64% высказываний позитивны), просматриваемость пространства open space (55% высказываний позитивны). Также одобрительно сотрудники отзываются об эстетических параметрах нового пространства (дизайн, расположение ЕПК, территория вокруг него), что может демонстрировать позитивные изменения в восприятии имиджа и престижа госслужбы.
5. Анализ значимых наблюдений (паттернов взаимодействия сотрудников с пространством и между собой) показал, что влияние обновленного пространства ЕПК на трансформацию рабочих процессов, организационных практик и культуры среди госслужащих существен, но нуждается в дополнительных действиях со стороны организаторов переезда и руководства ведомств. Получение дальнейших более сложных социальных эффектов
от обновления рабочего пространства — активизация командной работы, разрушение «функциональных колодцев», использование инновационных инструментов для решения рабочих задач — ограничено прежде всего проблемами, связанными с базовыми параметрами среды: недовольством сотрудников качеством воздуха, температуры, нехваткой мест для уединенной работы, отсутствием возможностей трансформировать и персонализировать рабочее место.
6. Большинство недостатков базовых параметров среды возникли, поскольку проект ЕПК разрабатывался в отрыве от реальных потребностей сотрудников и без их достаточного вовлечения на этапе проектировки и определения функционального дизайна. В результате новое пространство, его рабочие и нерабочие зоны не отвечают всем запросам пользователей. Возникающий из-за этого физический и психологический дискомфорт сотрудники компенсируют с помощью привычных им сценариев адаптации через воспроизводство старых, «кабинетных» практик: наполняют свои рабочие места личными вещами, отгораживаются от коллег, игнорируют возможности ЕПК для стихийных рабочих коммуникаций. Возникающее у сотрудников сопротивление вместе с воспроизводством прежних условий выступают ключевыми ограничителями дальнейшей трансформации организационных практик и организационной культуры ведомств.
105
CAG, R-03(05) - 2020
©
7. Несмотря на то что рабочее пространство недостаточно адаптировано под потребности сотрудников, проект переезда ведомств в ЕПК имеет большое значение для трансформации российской государственной службы. Размещение нескольких ведомств в одном здании и использование формата open space для организации рабочих пространств запустили значимые изменения организационных практик и культуры среди госслужащих.
• Повышение доступности и плотности коммуникаций сотрудников внутри ведомств и между различными ведомствами. Сотрудники, принявшие участие в исследовании, позитивно отзываются о возможности встретиться лицом к лицу со своими коллегами из других подразделений
и ведомств, находящихся в ЕПК, и видят в этом существенное упрощение и повышение эффективности своей работы. Усилить этот эффект возможно через расширение ассортимента «третьих мест» для более частого неформального и стихийного общения сотрудников.
• Снижение значимости иерархии между линейными сотрудниками и непосредственным руководством. Выход руководителей из кабинетов и помещение их рабочих мест в единое с подчиненными пространство наглядно иллюстрирует стремление государственной службы менять собственные ценности. Этот шаг высоко оценивают рядовые сотрудники: они активно отмечают возросшее удобство коммуникации с начальством.
В то же время ЕПК и open space не смогли разрушить иерархические структуры до конца. Проявление иерархии прежде всего видно при распределении пространственных благ. Руководители, имеющие отдельные кабинеты, активно меняют их интерьер, добавляя в него личные предметы, запрещенные для остальных сотрудников в open space; руководители ниже по иерархии первыми выбирают себе место в открытом офисе и т.д.
• Появление естественных дополнительных стимулов к модернизации рабочих процессов на госслужбе. Открытое пространство подталкивает сотрудников больше общаться друг с другом и использовать нестандартные форматы рабочего взаимодействия. В результате неактуальность некоторых рабочих практик становится очевидной. Например, в ЕПК стали меняться реальные правила работы с документами ДСП, что повлекло за собой изменение формальных регламентов. Можно ожидать, что открытое пространство продолжит стимулировать организационную культуру российской госслужбы меняться изнутри и значительно ускорит ее трансформацию.
Тем не менее трансформационный потенциал ЕПК для российской госслужбы использован только частично. Для того чтобы каждая особенность нового пространства оказывала положительное влияние на цели и задачи трансформации, а имеющийся негативный эффект ряда элементов пространства был минимизирован, необходимо провести ряд изменений. Отдельные изменения предложены в разделе «Практические рекомендации» данного доклада.
106
©
CAG, R-03(05) - 2020
3.2. Практические рекомендации
Для лучшего достижения целей и задач переезда ведомств в ЕПК в части
трансформации организационных процессов, практик и культуры госслужащих
можно рекомендовать следующее.
1. Создать инструменты управления отдельными элементами среды
внутри open space и стимулировать проактивное пользование ими: например, разрешить переставлять мебель (также можно оснастить офис незначительными по размеру мебельными модулями, которые сотрудники могут свободного использовать и перемещать: легкими пуфами, магнитными и маркерными досками, стеллажами для размещения спортивных кубков, групповых фотографий и других элементов групповой идентичности и т.д.), снять запрет на декорирование стен, добавить возможность прямого управления кондиционированием и освещением. В крайнем случае следует предоставлять сотрудникам информацию о текущих параметрах кондиционирования и освещения для приближения к позиции контроля.
2. Внедрить систему навигации — обозначения организационных единиц, хозяйственно-бытовых объектов, других зон и путей к ним — в пространстве ЕПК (интуитивную и малозаметную или, наоборот, яркую и запоминающуюся).
3. Интегрировать в пространство символику, отражающую корпоративную культуру государственных ведомств и их подразделений.
4. Для встречи сотрудников из различных организационных единиц создать дополнительные публичные места, к которым обеспечен ощутимый поток посетителей и для которых существует базовый сценарий деятельности, например спортивный зал.
5. Предложить варианты «третьих мест» — свободных пространств без определенного сценария использования, не являющихся в полной мере ни рабочими, ни рекреационными (игровая, зона отдыха, корпоративная библиотека и т.д.). При размещении таких пространств необходимо учитывать нынешний опыт интуитивного символического присвоения пространств общего пользования ближайшими к ним отделами. Оптимальным решением будет размещение, равноудаленное от всех сотрудников либо в масштабе этажа (например, возле лифтов), либо выделение отдельного этажа Башни (с соответствующей навигацией и информированием для всех).
6. Предложить пользователям open space альтернативные ресурсные площадки и инструменты, которые решают проблему ограниченности ресурсов.
Например, ввести позицию менеджера этажа, централизованно закупать зерно для кофемашин и разместить кофемашины, кулеры и различные полки в разных местах на этаже.
7. Поощрять распространение лучших практик неформального межведомственного взаимодействия (например, участие сотрудников в благотворительных мероприятиях и общеобразовательных лекциях).
8. Повысить информированность сотрудников, занимающих разные должности в различных отделах, о том, что они могут лично посещать другие ведомства.
107
CAG, R-03(05) - 2020
©
9. Установить и поддерживать единые правила пользования общим пространством open space для руководителей и подчиненных.
10. Разместить в публичном пространстве open space элементы, демонстрирующие прозрачность деятельности подразделений организации, например канбандоски.
11. Брать в качестве основы уже существующие неформальные практики работы с ДСП при разработке новых норм взаимодействия со служебными документами.
12. Внедрить гибкий график работы для сотрудников ЕПК и инструменты отслеживания времени, которое сотрудник тратит на выполнение задачи (например, инструменты проектного управления).
13. Поощрять распространение лучших практик неформального межведомственного взаимодействия (приглашение на благотворительные мероприятия, лекции общей тематики, как в представленных в интервью кейсах).
В случае организации переезда других ведомств в единый комплекс можно
отдельно рекомендовать следующее.
14. Активно задействовать различных представителей будущих пользователей
при разработке новых рабочих пространств (возможные форматы: онлайн-опрос, интервью, командный мозговой штурм, фокус-группы).
15. Организовать подробный разговор с сотрудниками в небольших группах о
невозможности продолжать работу в привычном пространстве и о причинах переезда для быстрой адаптации сотрудников к новым условиям.
108
CAG, R-03(05) - 2020
Библиография
1. ВайсманД. Времени в обрез. Ускорение жизни при цифровом капитализме. М.: Дело, 2019. 304 с.
2. Контарева А.Ю., Масальская А.И., Земнухова Л.В. Локальное время мирового ИТ: о восприятии времени русскими программистами в России и за рубежом / Этнографическое обозрение. 2019. № 3. С. 62—79.
3. Локшина Ю., Мерцалова А., Геращенко Е. Министерства встроят в вертикаль / Коммерсантъ. 2017. 16 июня. URL: https://www.kommersant.ru/doc/3326180
4. Максим Орешкин: стенограмма заседания Коллегии Минэкономразвития России / Стратегия 24. URL: https://strategy24.ru/rf/news/maksim-oreshkin-stenogramma-zasedaniya-kollegii-minekonomrazvitiya-rossii
5. Маслов Д.В, Дмитриев М.Э, Айвазян З.С. Отдельные аспекты трансформации государственного управления: процессы и качество / под ред. М.О. Комина.
М.: РАНХиГС, Новый экономический рост, 2018. URL: https://www.csr.ru/ uploads/2018/02/Gosupravlnie_Web.pdf
6. Об оптимизации расходов, связанных с государственным управлением / Правительство России. URL: http://government.ru/news/36029/
7. Совещание по вопросу развития московской агломерации / Президент России. URL: http://kremlin.ru/events/president/news/14973
8. Agency for Modernisation - Ministry of Finance / 0konomistyrelsen. URL: https:// modst.dk/english/
9. Alfred P. West Jr., SEI Investments / The Wall Street Journal, 2003. 19 February. URL: https://www.wsj.com/articles/SB1045609260653160223
10. Allen T., Bell A., Graham R. et al. Working without walls. An insight into the transforming government workplace. London, OGC, 2004. URL: https://assets. publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/ file/394152/Working-without-Walls.pdf
11. Ayoko O.B., Ashkanasy N.M. Organizational Behaviour and the Physical Environment. London, Routledge, 2019, 340 p.
12. Bjornen - Government Offices of Sweden. URL: https://whitearkitekter.com/project/ bjornen-government-offices-of-sweden/
13. Chaboki H.M., Wahab A.F.A., Ansari M. Workplace Visibility and the Impacts on Informal Interaction / Proceedings of 4th International Graduate Conference on Engineering, Science and Humanities IGCESH, 2013, pp. 936-941.
14. Charmaz K. Constructing grounded theory: A practical guide through qualitative analysis. Sage, 2006, 208 p.
15. Compact Central Government Implementation Programme / Government of the Netherlands. URL: https://www.government.nl/topics/public-administration/ documents/publications/2016/07/13/compact-central-government-implementation-programme
109
iva CAG, R-03(05) - 2020
16. Dale K. Building a Social Materiality: Spatial and Embodied Politics in Organizational Control / Organization, 2005, vol. 12, iss. 5, pp. 649-678.
17 De Anca C. Beyond Tribalism: Managing Identities in a Diverse World. London, Palgrave Macmillan, 2012, 299 p.
18. Derksen K., de Caluwe L., Simons R.J. Developmental space for groups working on innovation / Human Resource Development International, 2011, vol. 14, iss. 3, pp. 253-271.
19. Donald I. Management and change in office environments / Journal of environmental psychology, 1994, vol. 14, iss. 1, pp. 21-30.
20. Finland is taking a radical new approach to flexible working / World Economic Forum. URL: https://www.weforum.org/agenda/2019/08/finland-s-doing-something-cool-with-flexible-working/
21. Government of Canada committed to improving building efficiency in National Capital Region. Government of Canada. URL: https://www.canada.ca/en/public-services-procurement/news/2017/07/government_of_canadacommittedtoimprovi ngbuildingefficiencyinnati.html
22. Gratis vejlederuddannelse i stress og trivsel / Okonomistyrelsen. URL: https:// modst.dk/nyheder/nyhedsarkiv/2019/maj/gratis-vejlederuddannelse-i-stress-og-trivsel/
23. Greene C., Myerson J. Space for thought: designing for knowledge workers / Facilities, 2011, vol. 29, no. 1/2., pp. 19-30.
24. Hardy B., Graham R., Stansall P. et al. Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Norwich, DEGW, OGC, 2008. URL: https://assets. publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/ file/394153/Working-beyond-Walls.pdf
25. Hiatt J.M. ADKAR: a model for change in business, government, and our community. Loveland, Prosci Learning Center Publications, 2006, 146 p.
26. Immersive Planning. From Research to Realization: An Experience-based Workplace / Knoll. URL: https://www.knoll.com/document/1353022081997/Immersive-Planning_wp.pdf
27. Landry C. The creative city: A toolkit for urban innovators. 2nd ed. London, Routledge, 2008, 350 p.
28. MacDonald S. Big Society': Social action and the role of public space / Centre for Local Economic Strategies. URL: https://cles.org.uk/wp-content/uploads/2011/01/ Big-Societyweb.pdf
29. Managing Mental Health & Wellbeing in the Workplace / Uniqskills. URL: https:/www. uniqskills.asia/mentalhealth/
30. Presidential Memorandum - Disposing of Unneeded Federal Real Estate / The White House. URL: https://obamawhitehouse.archives.gov/realitycheck/the-press-office/presidential-memorandum-disposing-unneeded-federal-real-estate
110
CAG, R-03(05) - 2020
©
31. Pugsley D., Haynes B. An alternative use of space in government office accommodation // Facilities, 2002, vol. 20, no. 1/2, pp. 34-40.
32. Righton N. Bezuinigingsdrift Rutte leidt tot tekort aan bureaus voor diplomaten // de Volkskrant, 2017. URL: https://www.volkskrant.nl/nieuws-achtergrond/ bezuinigingsdrift-rutte-leidt-tot-tekort-aan-bureaus-voor-diplomaten~bb4d621b/
33. Se billederne: Moderne og effektivt kontorknudepunkt // Builfing Supply, 2018. URL: https://www.building-supply.dk/article/view/632645/se_billederne_moderne_og_ effektivt_kontorknudepunkt
34. SchutzA. Collected Papers I: The Problem of Social Reality. The Hague, Martinus Nijhoff, 1973.
35. Sailand E., Hansen G.K. Ideas or reality? Flexible space - flexible people? // Intelligent Buildings International, 2019, vol. 11, iss. 3-4, pp. 145-157. URL: https://doi. org/10.1080/1750 8 975.2019.1573355
36. The Way We Work. A Guide to Smart Working in Government. Flexibility.co.uk,
2013. URL: http://www.flexibility.co.uk/downloads/TW3-Guide-to-SmartWorking-withcasestudies-5mb.pdf
37. Turner G., Myerson J. New Workspace, New Culture: Office Design as a Catalyst for Change. Oxford, Routledge, 1998, 144 p.
38. UN City: Unifying Various Organisations Under One Green Roof // 3XN. URL: https://3xn.com/project/un-city
39. Van Meel J. Activity-Based Working. The Purenet Practice Guide // Center for people buildings. URL: https://www.cfpb.nl/media/uploads/file/ABW_practice_guide_public. pdf
40. Warglien M. Intraorganizational evolution // Baum J.A.C. (ed.) The Blackwell companion to organizations. Oxford, Malden, MA, Blackwell, 2017, pp. 98-118.
41. What can we do with the office? //The Scottish Future Trust. URL: https:/www. scottishfuturestrust.org.uk/storage/uploads/What_can_we_do_with_the_office.pdf.
111
I О T3 s x; О —* ~o CD □ □ CD —* ft CD —‘ □ CD О * —* ~o
s 4 £D _ 0 0 01 £D □ T3 0 ь 4S —1 О Ы T3 I s CD k) 0
£. CD ~o CD Z CD CO 7 I —1 4 T3 Ш CO T3 T3 0 О b cr CD £. Л "O CD О 0 О 0 о 4 s о —1 £. CD О CD CD
I I -\ _b. ~o 0 CD o 4 CO CD s H ■Q H 4 T3 CD О —i x
о u CD 0 ь CO 0\ P T3 0 I CO X 4 T3 T3 0 Z —1 о
4 CD CD о □ T3 I :o 4 cr b s T3 0 I s x; 0 z 0 X 0 4 x; s CD О О CD CD I О 4 CD 3 CD I 0 о 4 x; CD :o CD X z CD s z CD x CD I s £. CD I о 4 CD CD I s CD 0 T3 CD CD I I о ч CD
-1 0 □ CD CD H CD P cr 0 О 4 CD CD :o S CD <
T3 CD £D % cr Q о 4 s 0 CD CD Sc H I CD CD 3D CD 4
Е Е ® s I I
s о * "
-0- О
I
0\
о
+
I
+
I
+
I
М
е
j= I ® ® Ь 0\ S Ь □ 5
® Й и ® ® i
® I ы 11 Ь ^ ®
Оптимизация затрат
Улучшение имиджа госслужбы
Общее повышение эффективности работы госслужащих
Трансформация организационной культуры
Использование инструментов командной работы
Более быстрое распространение знаний
Понижение значимости иерархических связей
Разрушение «функциональных колодцев»
Обеспечение более удобныхусловий для работы
Улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами в ЕПК
Упрощение внешних коммуникаций, в том числе с другими ведомствами
Создание прозрачной системы контроля сотрудников и их рабочей загрузки
Эффективное управление конфликтами
о1
£
S
г:
Q
00
?
S
£
I
S
CD
1 Q
£
g
Q
CD
2 o->< О О
0 0\ CD
1 I О о
3
Sc
■©-
S
Со
S
-С
CD
О
О
3
S
О
0 X; S
§
сг
1 О
3
§
CD
Sc
3
s
Q
r:
§
s
s
CO
g
Q
-C
S
□
TS
s
n
0
<D
1
s
(D
£5)
0 > p X
6
CM
3
1
ro
о
ro
о
25)
го о о
1 s з
? S го
CD I I
О го CD
го со
9 s I г: s s * s
о m го о s< о
0 г:
S Q 3 сг
1 О
Ь О 2 о
Й
X о го Q X) 23 О О 23 О CD
Sc 23 О Р
Тч ^
Q Q Т ГО
о £ ч I го го
0 5 2 ^ • Ф
03 ^ Ь CD Q Q 2 2
И
^ Q
S s 3 Q "о g
Q Ц
Ii *.
3 CD
g ■©-S 'e'
н fp CD
О
0
1
0 го cc
1 _ о 23
5 Q
£ го * 3 О CD
О CD
a§
§1
^ t
Q
CO
23
CD
E
CD
I
s
I
§
OJ
1 b -e- s
b d s о * * 3 2
CD Q
CD -H
2 cr 4 2
° "2 О s
—I Ш
•3 -
-C 2
* S
О CD 2
23
CD
23
CD
CD
Ё
CO
2
Q
-C
S
1
cr
2 О
S
Co
2
CD
2
§
X
Q
23
Q
X
3
23
2
О
ГО
О
s
2
CD
ГО
2
О
Sc
*
s
со
2
S
S
3
23
О
CD
2
23
Q
0\
О
-C
CD
3
3
23
О
О
3
Q
2
О
3
Q
О
О
23
ё
2
S
X
О
ГО
о
3
-С
2
S
X
Q
ГО
3
23
0
S
1 23 Q Со 23 Q Ох О
3
Q
23
ГО
ОХ
О
Ь
<
□ П ГО I 23 Та о 0 ГО ч 3 □
о о го ГО (D ох 25 23 о
о ч го 3 Z о ч ГО CD о ч о □ 0 з □ ГО 23 Ь s CD CD D ГО 23 CD £ I I CD I о о ч 23
2 го 2 CD I I сг X ГО ср CD 0 X CD ГО Z CD I Ь 3 D ГО о CD < 23 О 2 ГО Z сг Z ГО I о ч
I ч 0 О CD 1 О 0 го CD
X X о
ох го СО Ь 23 ГО Z CD
0 3 Ы Ь ГО О Z ГО СО ГО CD О z 0 □ -Q
сг 23 I О 3 23 ч о о
Е го ч ГО ч О
s со го £. СО сг
I о ч го Z CD В го CD Ь I сг X Z CD В 23 ГО ОХ 23
го CD I I го ср CD I 0 £. ГО
m О -г m X ГО
О
ч
2
23
+
I
J= Л CD ГО 3 ОХ S 3
□ 5
CD £ 23 Ф CD ^ Ф § СО 20
Ь
ГО
Оптимизация затрат
Улучшение имиджа госслужбы
Общее повышение эффективности ра-боты госслужащих
Трансформация организационной куль-туры
Использование инструментов команд-ной работы
Более быстрое распространение знаний
Понижение значимости иерархических связей
Разрушение «функциональных колодцев»
Обеспечение более удобных условий для работы
Улучшение и упрощение взаимодействия между ведомствами в ЕПК
Упрощение внешних коммуникаций, в том числе с другими ведомствами
Создание прозрачной системы контроля сотрудников и их рабочей загрузки
Эффективное управление конфликтами
020г-(30)20Ч ‘0V0
