Особенности процесса управления информационными потоками на предприятии в современных условиях Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 338:65

ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

Гайсарова А.А., Ветрова Н.М.

ФГАОУ ВО КФУ им. В.И. Вернадского, Институт экономики и управления 295943 г. Симферополь, ул. Киевская, 181, е-mail: xaoc.vetrova.03@mail.ru

Аннотация. В статье проведено исследование по повышению эффективности деятельности предприятия вследствие совершенствования управления информационными потоками. Проанализированы виды информационных потоков, схемы формирования системы информационных потоков в системе управления предприятием в рамках ее функций. Разработана схема взаимодействия системы информационных потоков с информацией первичного уровня и информированностью системы управления на предприятии.

Ключевые слова: информация, информационные потоки, информационные ресурсы, управление информационными потоками, эффективная деятельность.

ВВЕДЕНИЕ

Информация является одним из главных ресурсов, без которого на сегодняшний день невозможна эффективная деятельность. На смену индустриальному обществу приходит информационное общество. В современных условиях для продуктивной деятельности предприятия (организации) стоит важный вопрос о «информационном веке». Это связано с развитием новых информационных технологий, так и с изменениями в технологии управления (процессы обоснования и принятия решений, а также организация их выполнения). В связи с повышением важности информации соответственно растут затраты на управление информационными потоками, что приводит к необходимости повышения эффективности системы управления в целом.

Таким образом, актуальность темы исследования в данной статье обусловлена объективной необходимостью разработки теоретических, положений по управлению и анализу информационных потоков предприятия.

ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ

Целью данного исследования является анализ процессов управления информационными потоками (ИП) для оперативной деятельности предприятия, а так же их координация в сфере управления персоналом.

Согласно поставленной цели необходимо решить следующие задачи: исследовать виды информационных потоков; проанализировать структуру и управление информационными потоками на предприятии; определить влияние информационных потоков в управлении предприятием; провести исследование по координации ИП в сферу управления, рассмотрим и определим возможные способы улучшения процессов управления информационными потоками на предприятии (организации).

АНАЛИЗ ПУБЛИКАЦИЙ, МАТЕРИАЛОВ, МЕТОДОВ

Организация и совершенствование деятельности предприятия напрямую связано с эффективным использованием информационных потоков.

Данную проблему об управлении информационными потоками на предприятии в разное время раскрывали в своих работах как зарубежные, так и отечественные ученые: К. Шеннон, Дж.Ф. Нейман, Н. Винер, У. Эшби [1]. Они внесли большой вклад в развитие предметной темы с разных точек зрения, таких как: систем управления, кибернетика и теории информации.

Значительный вклад в решение проблем управления эффективным и оптимальным формированием и использованием информационных потоков был внесен следующими ведущими учеными: Карминский А.М., Черников Б.В. [2], Алоев Т.Б., Батова И.А., Бесланеев Р.А. [3], Баженов О.В. [4], Бороздина С.М. [5], Гимаров В.А. [6] и многоми другими [7-12].

Однако в современных условиях происходит резкое развитие средств сбора, систематизации, накопления, обмена информационными потоками с одной стороны, а с другой -формирование принципов манипулирования информацией, искажение действительной или подмены ее искаженной в интересах одной из сторон экономических отношений, чаще всего связанных с коммерциализацией информации. Именно протекающие процессы в информационном поле и обусловили актуальность темы исследования.

ОСНОВНОЙ РАЗДЕЛ

Понятие «информация» является очень емким, оно занимает важное место в различных науках, поскольку определяется сущностью информации - она отражает характеристики явлений и предметов, систем в целом.

В случае экономической системы - информация описывает характеристики совокупности различных по природе элементов экономики: труд, ресурсы, организационные построения, инновации, технологии, мотивация трудовая и потребительская и другие. Что касается влияния информации на экономические процессы, то следует подчеркнуть, что она выступает в качестве средства снижения неопределённости и риска, способствует реализации определённых целей экономического субъекта. Такое представление можно встретить в различных теориях и концепциях, например, в теории информации К. Шеннона или теории прибыли Ф. Найта, но в разных контекстах.

Существование предприятия обеспечивается благодаря движению информации, процессы передачи информации, которые служат для взаимосвязи звеньев на предприятии, и есть информационные потоки. На сегодняшний день информация является важным стратегическим ресурсом, поскольку скорость обмена информаций, скорость информационных потоков за счет применяемых средств коммуникации позволяет первому владельцу новых знаний иметь преимущества и готовить меры по нейтрализации сложных для себя экономических условий или явлений.

Информационный поток - это информация, находящаяся в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками [1]. Информационные потоки могут классифицироваться в зависимости от принципов построения информационной системы, которая реализует эти потоки, и определяются видом индикации, однородностью, периодичностью, степенью взаимосвязей, объемом и другими характеристиками передаваемой информации. Классификация информационных потоков представлена в таблице 1.

Выделяют по схеме участия в управленческих процессах два основных вида информационных потоков:

- горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);

- вертикальные (между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Для оперативной работы предприятия играет важную роль система управления персоналом. Соответственно наличие необходимой и достаточной информации поступающей как к рабочему персоналу, так и к управленцам является серьезным моментом в работе всего предприятия. Проекты и планы, скорость преобразования информации в директивы зависит от самой координации информационных потоков. Именно система управления персоналом является основой системы управления предприятием.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Также руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют

дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена [11].

Таблица 1.

Классификация информационных потоков

Классификационный признак Виды информационных потоков

1. По отношению к логистической системе - внутренние, - внешние

- горизонтальные, - вертикальные

- входные, - выходные

2. По назначению информации - директивные

- нормативно-справочные

- учетно-аналитические

- вспомогательные

3. По времени возникновения - регулярные

- периодические

4. По периодичности использования - оперативные

- моментальные («on line»)

- отложенные («оА line»)

5. По степени открытости и уровню значимости - открытые: коммерческие, простые

- закрытые: секретные, заказные

6. По виду носителей информации - на бумажных носителях

- на магнитных носителях

- электронные

- прочие

7. По способу передачи данных - курьером, почтой

- по телефону, телетайпу, телеграфу,

- по радио, телевидению

- электронной почтой

- по факсимильной сети

- по телекоммуникационным сетям

Источник: разработана авторами по [1, 2, 5-9]

Нужно отметить, что теоретические исследования по эффективному направлению информационных потоков касательно управления на предприятии в настоящее время находится на начальной стадии, что отражается в недостаточном освещении этих вопросов в научной литературе - как отечественной, так и зарубежной. Особое место в решении данной проблематики занимает вопрос менеджмента информационной безопасности, которые исследовался авторами: «Решение комплексной научной проблемы управления информационной безопасностью предприятия может быть достигнуто при использовании системного подхода» [10, с. 66]

Для обеспечения эффективной работы необходимо рассматривать цели и методы управления безопасностью информационных потоков. Риски в информационных потоках могут быть, поступать как утечка информации ошибка менеджера, маркетолога, бухгалтерии, кадровые проблемы, все связано с человеческим фактором. Необходимо создание информационной системы, которая позволит управлять информационными потоками, эффективно оценивать информационные потребности.

Потоки информации на предприятии генерируются и структурируются, обрабатывается, обобщаются и хранятся. Для того чтобы выявить факторы нарастания генерируемых и структурированных объемов информации на предприятии, следует обобщить информацию. Всю передающуюся информацию необходимо проанализировать, выделить самое главное - определить ее характеристику. Динамической характеристикой системы, которой является предприятие, предлагаем считать численность работающих на предприятии, поскольку именно они являются источниками восприятия и передачи информации. Одним из представлений о времени является представление времени в виде спирали. Если рассматривать развивающуюся систему, то она также развивается по спирали. При прохождении каждого витка спирали в результате развития в системе происходит накопление информации. Это информация накапливается в виде свободной информации. Спиралевидное развитие подразумевает, что на следующем витке развития

повторяются некоторые черты, свойственные предыдущим виткам, но в целом все характеристики претерпевают качественные изменения [13].

Формирование и развития потенциала продвижения предприятия к своим целям представляет собой многогранный процесс, испытывающий влияние множества факторов. И даже если влияние всех факторов будет положительным и сила их воздействия будет в нужной степени, информационная составляющая будет недостаточно развита, то эффективность потенциала развития предприятия будет достаточно низкой. Изучение информационных (или коммуникационных) факторов позволяет определить требования к знаниям, уровню образования, технологиям и техническому оснащению. Например, рост трудового потенциала возможен за счет более быстрого принятия эффективных управленческих решений, скорости и гибкости реакции на изменения. Все это непосредственно связано с умением получать и обрабатывать внешнюю и внутреннюю информацию при высоких темпах изменения информационного потока. На предприятии необходимо обеспечить информационную поддержку внедрения новых технологий и повышения квалификации персонала.

Таким образом, можно сделать вывод о важности среди всех выделяемых факторов именно информационных (коммуникационных), поскольку недостаточное развитие именно этого фактора будет являться существенным препятствием при формировании потенциала развития предприятия.

Система управления на предприятии, осуществляя комплекс функций (организация, планирование, мотивация, контроль) формирует управленческие воздействия по созданию и осуществлению информационных потоков нужного вида, объема, времени формирования, степени доступности (защищенности), степени обобщения и конкретики информации - УВЬ В результате должна быть организована система сбора, хранения, обработки информации и перестройка ее в информационные потоки - подсистема информационных потоков.

Одновременно система управления формирует, отслеживает, координирует деятельность и планирует параметры и действия подсистем предприятия (УВ2) через систему информационных потоков - на первом шаге формируется первичная информация по подсистемам /элементам - Ипер,, а затем информационные потоки в нужной форме обеспечивают управляющую систему данными по характеристикам протекающих в экономической системе процессов (ИП^.

Именно реализация задач управления обосновывает необходимость совершенствования подсистемы информационных потоков (рис. 1).

УВ,

СИСТЕМА. УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

ФУНКЦИИ: организация мотивация планирование контрсш ь

ГШ,

УВ,

ПОДСИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ ГИП^

По отношению к логистической си стеме По назначению информации По времени возникновения По периодичности использования По степени открыт ости и уровню значимости По виду носителей информации По способу передачи данных

ПОДСИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

кадры капитал фовды производство лсгистика маркетинг качество затраты

Рис. 1. Схема места подсистемы информационных потоков в системе управления предприятием

Источник: разработано авторами

Повышение эффективности работы предприятия и отлаженности поступления информации во все основные элементы работы на нем достигается благодаря усовершенствованию использования и внедрения в систему современных информационных технологий, благодаря которым можно упростить структуру построения проектов и планов в целом; ускорить

коммуникацию участников (работников) предприятия в конкретных проектах (производстве); осуществить непрерывное планирование движения производства; повысить качество принимаемых решений.

ВЫВОДЫ

Проведя исследование особенностей формирования информационных потоков на предприятии пришли к выводу о важности управления движением информации как внутри самого предприятия, так и внешней информации, входящей в него. Любая информация касательно деятельности предприятия на микро-, а так же и на макроуровне является важно составляющей в работе всего предприятия.

С информацией имеет дело, как производственный, так и управленческий персонал, а главное что человеческий фактор напрямую связан с проходящей информацией. Поэтому исследования по координации информационных исследований в сфере управления привели к выводу о необходимости активного использования информационных потоков именно в данной сфере, что расширит возможности процесса конкретного проекта, а так же приведет к повышению его эффективности.

Отметим, что хорошо отлаженный информационный поток, повышает производительность труда в среднем на 20%. Так же заметим, что для повышения эффективности работы предприятия в целом, следует рассматривать методы безопасности тех самых потоков, обобщать информацию и проанализировав сводить к самому главному. Очень важным моментом является обработка информации на каждом этапе ее поступления, что позволит определить оптимальную величину стоимости изготовляемого продукта.

Одним из подходов для повышения эффективности подсистемы информационных потоков на предприятии является внедрение технологий, которые позволят быстрее передавать информацию, но и совершенствование компетенций кадров как по сбору и обработке информации, так и по подготовке информационной базы для принятия управленческих решений.

ЛИТЕРАТУРА

1. Информационные системы и технологии управления [Электронный ресурс]: учебник / ред. Г.А. Титоренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2011. - 591 с.

2. Карминский, А.М. Информационные системы в экономике [Электронный ресурс] : учеб. пособие: в 2 ч. Ч. 1. Методология создания / А.М. Карминский, Б.В. Черников. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 335 с.

3. Алоев, Т.Б. Организация эффективного управления предприятием на основе информационных технологий [Текст] / Т. Б. Алоев, И. А. Батова, Р. А. Бесланеев // Инновации и инвестиции. - 2016. -№ 1. - С. 62-66.

4. Баженов, О.В. Система управленческого учета, обеспечивающая информационную основу для оценки производственной деятельности предприятий медной промышленности [Текст] / О.В. Баженов // Экономика и предпринимательство. - 2015.- № 3. - С. 450-453.

5. Бороздина, С.М. Формирование информационной базы показателей деятельности строительного предприятия как инструмент эффективного планирования [Текст] / С.М. Бороздина // Экономика и предпринимательство. - 2016. -№ 2. - С. 547-550.

6. Гимаров, В.А. Экономическая информационная система управления телекоммуникационными предприятиями [Электронный ресурс] / В.А. Гимаров, В.В. Гимаров, А.А. Морозов // Журнал правовых и экономических исследований. - 2014. - № 2.- С. 64-68. -Режим доступа: http://giefjournal.ru/node/98.

7. Ермолина, Л.В. Организация управления стратегической эффективностью промышленного предприятия на основе информационной системы контроллинга [Текст] / Л.В. Ермолина // Экономика и предпринимательство. - 2015.- № 3. - С. 620-626.

8. Романова, Т.Н. Разработка мероприятий по внедрению информационной системы на предприятии малого бизнеса [Текст] / Т.Н. Романова, С.А. Романов // Экономика и предпринимательство.- 2016.- № 1. - С. 743-746.

9. Судоргин, Р.О. Формирование информационного инструментария как фактор повышения эффективности управления промышленным предприятием [Текст] / Р.О. Судоргин // Экономика и предпринимательство. - 2015. -№ 9. - С. 1006-1009.

10. Ветрова, Н.М. Особенности менеджмента информационной безопасности на современном этапе / Н.М. Ветрова, А.А. Гайсарова // Экономика строительства и природопользования. - 2017. - № 1(2). - С. 64-70.

11. Тузов, К.Р. Управление информационными потоками на предприятии. - М., 2016. -

217 с.

12. Шестакова, Е.В. Структура и содержание информационного механизма самоорганизации предприятия [Текст] / Е.В. Шестакова // Экономика и предпринимательство. -2015. -№ 11. -С. 586-591.

13. Фомин, И.Н. Влияние информации на ускорение развития общества [Электронный ресурс] / Сборник статей конференций. - 2012. - Режим доступа: https://sibac.info/conf/tech/xiv/29358

THEORETICAL ASPECTS OF INFORMATION FLOW MANAGEMENT AT THE

ENTERPRISE

Gaysarova A.A., Vetrova N.M.

V.I. Vernadsky Crimean Federal University, Simferopol, Crimea

Annotation. The article describes research the efficiency increase of the enterprise as a result of improving the management of information flows. The types of information flows, the formation schemes of the information flow system in the enterprise management system within its functions are analyzed. A scheme has been developed for the interaction of the information flow system with the primary level information and the awareness of the management system in the enterprise. Keywords: information, information flows, information resources, information management, effective activity.