CC BY
16ОСОБЕННОСТИ ПЕРЕВОДА ПЕРСОНАЛА ОРГАНИЗАЦИИ НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ
FEATURES OF TRANSFERRING THE ORGANIZATION'S PERSONNEL TO REMOTE WORK
ПОЛУЧЕНО 19.04.2020 ОДОБРЕНО 22.04.2020 ОПУБЛИКОВАНО 25.06.2020
АШУРБЕКОВ Р.А. Канд. экон. наук, доцент, Заведующий кафедрой «Управление персоналом» Института управления персоналом, социальных и бизнес коммуникаций, ФГБОУ ВО «Государственный университет управления», г. Москва
ASHURBEKOV R.A.
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Head of the Human Resources Department, Institute of Human Resources, Social and Business Communications, State University of Management, Moscow
УДК 005.95 DOI 10.12737/2305-7807-2020-66-69
ВАЛЯЕВА Е.М.
Студент магистратуры, ФГБОУ ВО «Государственный университет управления», г. Москва
VALYAEVA E.M.
Master's Degree Student, State University of Management, Moscow
e-mail: [email protected]
e-mail: [email protected]
Щ
kM
_Уж____
Аннотация
В данной статье представлен пошаговый план перевода персонала организации на удаленную работу. В связи с эпидемиологической обстановкой в стране сейчас данная проблема является насущной для многих работодателей. В статье рассматриваются основные проблемы, с которыми может столкнуться как работник, так и работодатель в процессе изменения режима работы, а также преимущества и издержки перевода работников на удаленную работу для работодателя и работника. Ключевыми решениями базовых проблем, рассматриваемыми в данной статье, являются предложения по снижению тревожности работников в результате перевода на удаленный режим работы и варианты осуществления контроля за удаленными работниками. Также в работе приводятся технические решения по организации перевода персонала на работу вне офиса.
Ключевые слова: управление персоналом, удаленная работа, программное обеспечение, облачные технологии, контроль работников, мониторинг персонала.
Abstract
This article provides a step-by-step plan for transferring an organization's staff to remote work. Due to the epidemiological situation in the country, this problem is now urgent for many employers. The article deals with the main problems that both an employee and an employer may face in the process of changing the work mode. The paper discusses the advantages and costs of transferring employees to remote work for the employer and for the employee. One of the basic problems solved in this article are the proposed solutions to reduce employee anxiety as a result of switching to remote mode of operation and options for monitoring remote employees. The paper also provides technical solutions for organizing the transfer of employees to work outside the office.
Keywords: human resources, remote work, software, cloud technologies, employee control, staff monitoring.
Под удаленной работой понимается любая работа, которая выполняется вне офиса. К удаленной работе относятся как разовые случаи работы на дому, так и работа из дома на протяжении всей рабочей недели.
По данным анализа вакансий на рабочем сайте HeadHunter, в настоящее время процент вакансий с возможностью удаленной работы в России совсем небольшой. Но для многих компаний, особенно для малого и среднего бизнеса, перевод работников полностью или частично на удаленную работу может позволить оптимизировать рабочий процесс и управление персоналом.
При желании можно перевести на удаленную работу маркетологов, логистов, работников R&D отделов, секретарей, HR, аналитиков, дизайнеров, закупщиков. Возможно, что какую-то часть работ работникам все равно будет необходимо выполнять в офисе. Например, компании не могут полностью уйти от разбора бумажных документов: электронный документооборот находится в начальной стадии развития.
Работодатель может значительно сэкономить средства за счет снижения расходов на аренду офисных помещений, приобретение мебели, канцелярских принадлежностей, амортизацию оборудования рабочего места.
Благодаря удаленной работе появляется возможность не ограничиваться рынком труда в России. Для работодателя открываются возможности найти квалифицированного работника в любой точке мира. В свою очередь, удаленная работа дает возможность работнику всегда быть на связи: быстро решить вопросы в случае непредвиденной ситуации, поддерживать общение с коллегами во время командировок и не уходить на больничный — это снижает издержки для компании.
Для полноценной работы удаленный работник должен иметь доступ ко всем программам, к сотовой связи и Интернету, как и офисные работники. Если для работы необходимы наушники и гарнитура, то работодателю следует озаботиться и этим вопросом.
Для безопасного входа во внутреннюю сеть можно использовать VPN Cisco Any Connect. Данная программа уста-
навливается на компьютерах или ноутбуках работников и позволяет в любое время подключаться ко всем сетевым ресурсам компании. Работник может использовать как служебный, так и личный компьютер для работы. Если обговаривается, что работник будет использовать личный компьютер, необходимо составить список минимальных требований к системе и оборудованию.
Использование облачных технологий позволяет значительно удешевить процесс организации удаленного доступа. В таком случае вся информация будет храниться не на физическом носителе, а в удаленных центрах обработки, где работодатель арендует место без каких-либо вложений в оборудование. Преимущество облачных технологий также состоит в легкости увеличения памяти хранилища. Для хранения данных можно использовать, например, бесплатную программу Google Docs, работающую в рамках веб-браузера без установки на компьютер пользователя. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера при вводе установленного для защиты данных пароля. Таким образом, работники всегда имеют доступ ко всем программам, приложениям, документам при подключении к облачному хранилищу.
Работодателю нужно смириться с тем, что контроль работников неизбежно снизится и придется выстраивать взаимодействие с работниками на доверии, позволить им самим принимать некоторые решения. Это может быть тяжело при авторитарном стиле управления, но иначе удаленная работа работников не будет эффективной. Если работодатель только начинает использовать такую форму организации труда, необходимо постепенно перестроить рабочий процесс. Можно выбрать один день на неделе, когда работники могут по желанию работать удаленно.
Изначально нужно уточнить, кого конкретно компания будет переводить на удаленную работу и составить поименный список.
Для того чтобы перевести работников на удаленную работу, необходимо подготовить следующие документы:
- протокол общего собрания трудового коллектива;
- приказ о переводе работников на удаленную работу;
- заявления от работников о переходе на удаленную работу;
- дополнительные соглашения к трудовому договору.
Для начала нужно провести общее собрание коллектива,
на котором следует сообщить работникам о новом режиме работы. По итогам составляется протокол общего собрания трудового коллектива.
После нужно составить приказ о переводе работников на удаленную работу. В приказе указывается период, в который работники будут работать удаленно, и причины, на основании которых работников переводят на удаленную работу.
И завершающим этапом организации удаленной работы является разработка и подписание с работниками дополнительных соглашений к трудовому договору. В дополнительном соглашении закрепляется изменение места работы работника: перевод его на работу вне офиса, находящегося под контролем работодателя.
Режим работы зависит от условий, указанных в трудовом договоре, а также от решения руководства компании. В условиях труда место работы удаленного работника не закрепляется, так как он имеет право работать в любом месте.
Если работнику, работающему удаленно, были переданы какие-то материальные ценности, то они обязательно прописываются в дополнительном соглашении к основному трудовому договору. Также должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах для работника и работодателя, соответственно.
В дополнительном соглашении прописываются коммуникационные средства связи с работником для обмена информацией и документацией, такие как электронная почта, Skype и т.п.
Если работник несет расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен прописать в дополнительном договоре порядок возмещения этих расходов. Прежде всего, речь идет о расходах на связь и Интернет.
Отдельным пунктом может быть прописан порядок осуществления контроля за работником на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в конкретное время, присылать ежедневные отчеты, вовремя выходить на видеосвязь и рабочие чаты и т.д.
При переводе работников на удаленную работу необходимо обеспечить защиту информации и баз данных компании, которые составляют коммерческую тайну. Меры по защите информации и соблюдение конфиденциальности могут быть различные: подписание договора о нераспространении конфиденциальной информации, установление прав доступа в CRM и ERP-системах, внедрение культуры работы с информации и организация мероприятий, направленных на повышения уровня лояльности и вовлеченности персонала.
Когда все перечисленные документы подготовлены, большую часть необходимой работы можно считать выполненной. Дальше остается только поддержка и контроль работников, пока они работают удаленно.
Предсказуемо, что первое время у работников будет много вопросов. Их можно устранить посредством группового чата с ответами на часто задаваемые вопросы по удаленной работе. Прежде всего, нужно объяснить работникам причину перехода на удаленную работу, а также предполагаемые сроки работы в удаленном режиме. Эти меры позволят избежать лишнего напряжения и демотивации.
Чтобы удаленные работники не теряли чувство контроля или не чувствовали себя одинокими, важно проводить систематические конференции и онлайн-встречи. Для этого существуют различные программы: мессенджеры, Skype, Zoom и проч. Важно установить правила общения в чате, например: не использовать аудиосообщения, писать только по работе, если вопрос сложный — решать его на онлайн-встрече и т.п. Это сэкономит время участников чата и позволит сосредоточиться исключительно на работе. В чате должны использоваться только реальные имена и фотографии. В мессенджере необходимо указать e-mail и контактный номер телефона для дополнительной связи, ведь чат является публичным справочником контактной информации работников. Можно создать дополнительно развлекательный чат для всей компании, где работники могут пообщаться о чем-то, кроме работы, что поможет сблизить работников, дать им эмоциональную разрядку.
Немаловажно продумать организацию предоставления отчетов работников по выполненным задачам. Можно использовать такие формы, как короткий отчет, который работник отправляет в конце каждого рабочего дня непосредственному руководителю, краткие видеоконференции, или заполнение общей формы отчета в облачном хранилище данных. Также можно установить порядок предоставления в начале дня плана работы на день всеми работниками.
Необходимо вести общий корпоративный календарь, в котором работники видят планируемые групповые видеоконференции, чтобы они могли следить за графиком и всегда быть включенными в процесс коммуникации.
Системы контроля персонала позволяют руководителям точно знать, как протекает рабочий процесс каждого удаленного работника на своих компьютерах. На компьютеры работников устанавливается программа, которая собирает
информацию о всех действиях пользователя. Программа передает информацию на сервер, к которому имеет доступ руководитель для контроля результатов работы работника. Информация может быть представлена в виде различных отчетов по открытым программам, сайтам, вводимым символам, осуществленным операциям и прочее.
Системы контроля работников можно разделить на три основных вида. Первые, например, Kickidler, ведут онлайн-наблюдение за работником на рабочем месте. Неоспоримым преимуществом такого подхода является прозрачность всех действий работника. Но запись видео занимает большое количество памяти на компьютере, и такой сбор информации нарушает личное пространство работника.
Другие программы — StaffCop, Lanagent и Стахановец — собирают информацию о письмах, файлах и действиях работника и формируют из них отчеты. Основным недостатком данных программ является большой объем информации, который сложно проанализировать.
Системы автоматического учета рабочего времени сохраняют небольшой объем данных: посещенные сайты и запущенные программы. К таким системам относятся CrocoTime, BitCop, WorkTime Monitor и Yaware, которые автоматически делят активность на продуктивную, непродуктивную, нейтральную и формируют отчеты, из которых начальник видит, на что тратят рабочее время удаленные работники.
Значительный минус такого контроля: тотальная слежка не мотивирует людей на продуктивную работу. Но эти программы можно использовать на начальном этапе перевода работников на удаленную работу, помогая их дисциплинировать.
В дальнейшем следует постепенно уходить от контроля процесса работы и отдавать предпочтение оценке выполненных задач и проектов.
Для оценки работы работников можно выстроить систему, по которой каждый работник самостоятельно обозначает свои задачи на день, неделю или месяц в общем календаре, либо установка плановых задач при необходимости возлагается на руководителя. Когда работник справился с задачей, он отмечает, что задача выполнена в системе. Это видит и руководитель, который по скорости и качеству выполнения задачи может оценить работу отдельного работника или выполнение работы в целом. В конце отчетного периода руководитель подводит итоги, исходя из качества работы каждого работника: сколько заданий выполнено, какие задачи были просрочены, сколько в работе было ошибок и т.п. Работники понимают, что от качества и сроков выполнения задач зависит их премиальная часть и стремятся выполнять работу добросовестно и в срок.
Перевод работников на удаленную работу вызывает не только организационные вопросы, но и необходимость психологической поддержки коллектива. Работникам может не хватать живого общения с коллегами, если они всю жизнь работали в офисе. Работа в одиночестве может вызывать определенные беспокойства и дискомфорт, а это снижает продуктивность работы.
Важно продолжать соблюдать сложившиеся корпоративные традиции: не забывать поздравлять работников праздниками, совместно участвовать в благотворительных и социальных акциях, уместных в текущей ситуации и т.п. Можно организовывать регулярные очные корпоративные мероприятия, которые бы способствовали укреплению командного духа.
Если в компанию принимается новый работник, его необходимо представить всем работникам, работающим удаленно, чтобы они знали об изменениях в коллективе. Объявление о новом работнике можно организовать посредством Ин-транета, приложив к новости фотографию и краткое описание опыта работы и интересов новичка.
Для работников немаловажно нематериальное поощрение их достижений. Для выделения особо отличившихся работников можно использовать виртуальные награды в виде грамот и подарков, которые будут отображаться на личной странице работника в корпоративной сети и видны всему коллективу.
В качестве дополнительного стимула может использоваться оплата обучающих онлайн-курсов для работников, что повысит их интерес к работе и уровень квалификации. Было бы замечательно, если бы прогресс обучения отражался в профиле работника на личной странице в сети Ин-транет, чтобы работник не забывал о занятиях, а работодатель видел, что деньги на оплату курсов ушли не зря.
Работа из дома может иметь множество отвлекающих факторов: маленькие дети, домашние животные, шумные родственники. В таких ситуациях можно составить памятки для родственников по правилам поведения, а в крайнем случае придется предоставить удаленному работнику альтернативное помещение для работы.
Так как работа из дома обычно малоподвижна, можно организовать совместную зарядку утром или пятиминутную разминку в течение рабочего дня. Это укрепит здоровье и подарит работникам ощущение прилива бодрости на остаток дня.
Чтобы понять, насколько хорошо работники адаптировались к удаленной работе, важно наладить обратную связь. Обратную связь можно получить с помощью письменного либо устного опроса. Важно, чтобы пожелания работников учитывались при выстраивании бизнес-процессов. Тогда работники будут охотнее вносить предложения по оптимизации удаленной работы.
Работники, работающие удаленно, тоже имеют ряд преимуществ. Они могут сэкономить деньги на проезд, на обедах в кафе, деловой одежде, а при простуде можно не брать больничный, а работать из дома, не заражая коллег. Также перевод работников на удаленный режим работы может вдохнуть в их трудовой процесс новую жизнь: избавить от эмоционального выгорания за счет кардинальной смены обстановки. Для некоторых работником может быть важно, что у них появляется возможность оформить рабочее место дома можно по собственному вкусу.
Главный недостаток удаленной работы — это нехватка живого общения и необходимость прикладывать большие усилия для сосредоточенной работы. Атмосфера в офисе по умолчанию располагает к работе.
В нехватке профессионального общения заключается еще один минус удаленной работы: до работника важная информация об изменениях может доходить с задержкой. Но это отчасти можно преодолеть с помощью внутрикорпоративного портала со всей актуальной информацией. Недостаток обратной связи и профессионального общения может отразиться и на карьере работника: карьерный рост может замедлиться.
В любом случае удаленная работа требует от работника высокой самодисциплины и личной ответственности, а потому подходит не всем. И если работодатель решает перевести работников на удаленную работу, он должен тщательно подготовить работников к такому изменению.
ЛИТЕРАТУРА
1. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019).
2. Байгулова А.А., Алешина Ю.Д. Острые вопросы о российском рынке труда // Проблемы экономики и менеджмента, 2016. — № 1.— С. 27-30.
3. Демченко С.В. Фриланс как форма самостоятельной занятости // Актуальные проблемы права: материалы IV Меж-дунар. науч. конф. (г Москва, ноябрь 2015 г.). — М.: Буки-Веди, 2015. — С. 184-186.
4. Долженкова Ю.В., Сидоркина С.В. Дистанционная занятость в России: современное состояние и перспективы развития // Вестник НГУЭУ. — 2015. — № 1. — С. 156-161.
5. Иванова Е.В. Рынок труда и его особенности в России // European research. — 2016. — № 1. — С. 85-86.
6. Кветной Л.М. Развитие дистанционных форм занятости в современной мировой экономике: дис. ... канд. экон. наук. — М.: Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, 2012. — 195 с.
7. Леденева И.Ю. Преимущества и недостатки дистанционной работы // Молодой ученый. — 2013. — № 2. — С. 157-160.
8. Луданик М.В. Дистанционная занятость на российском рынке труда: формирование, развитие и механизмы регулирования: дис. ... канд. экон. наук. — М., 2006. 219 с.
9. Мартынова О.В. Удаленная занятость в России и перспективы ее развития // Молодой ученый. — 2016. — №2. — С. 542-545.
10. Мищенко А.В. Управление рынком труда как социальной системой // Перспективы развития информационных технологий. — 2016. — № 28. — С. 57-41.
REFERENCES
1. Trudovoj kodeks RF ot 30 dekabrya 2001 g. № 197-FZ (red. ot 16.12.2019) [The Labor Code of the Russian Federation dated December 30, 2001 No. 197-FZ (as amended on December 16, 2019)].
2. Bajgulova A.A., Aleshina Yu.D. Ostrye voprosy o rossijskom rynke truda [Acute questions about the Russian labor market]. Problemy ekonomiki i menedzhmenta [Problems of Economics and Management]. 2016, I. 1, pp. 27-30.
3. Demchenko S.V. Frilans kak forma samostoyatel'noj zanyatosti [Freelance as a form of self-employment]. Aktual'nye problemy prava: materialy IV Mezhdunar. nauch. konf. (g. Moskva, noyabr' 2015 g.) [Actual problems of law: materials of the IV Intern. scientific conf. (Moscow, November 2015)]. Moscow: Buki-Vedi Publ., 2015, pp. 184-186.
4. Dolzhenkova Yu.V., Sidorkina S.V. Distancionnaya zanyatost' v Rossii: sovremennoe sostoyanie i perspektivy razvitiya [Remote employment in Russia: current status and development prospects]. Vestnik NGUEU[Bulletin of NSUU]. 2015, I. 1, pp. 156-161.
5. Ivanova E.V. Rynok truda i ego osobennosti v Rossii [The labor market and its features in Russia]. European research [European research]. 2016, I. 1, pp. 85-86.
6. Kvetnoj L.M. Razvitie distancionnyh form zanyatosti v sovre-mennoj mirovoj ekonomike. Kand. Diss [The development of distance employment in the modern world economy. Cand. Diss]. Moscow: Finansovyj universitet pri Pravitel'stve Rossijskoj Fe-deracii Publ., 2012. 195 p.
7. Ledeneva I.Yu. Preimushchestva i nedostatki distancionnoj raboty [Advantages and disadvantages of teleworking]. Molodoj uchenyj [Young scientist]. 2013, I. 2, pp. 157-160.
8. Ludanik M.V. Distancionnaya zanyatost' na rossijskom rynke truda: formirovanie, razvitie i mekhanizmy regulirovaniya. Kand. Diss [Remote employment in the Russian labor market: formation, development and regulatory mechanisms. Cand. Diss]. Moscow, 2006. 219 p.
9. Martynova O.V. Udalennaya zanyatost' v Rossii i perspektivy ee razvitiya [Remote employment in Russia and its development prospects]. Molodoj uchenyj [Young scientist]. 2016, I. 2, pp. 542-545.
10. Mishchenko A.V. Upravlenie rynkom truda kak social'noj sis-temoj [Management of the labor market as a social system] Perspektivy razvitiya informacionnyh tekhnologij [Prospects for the development of information technology]. 2016, I. 28, pp. 57-41.
Кеннеди Дэн С.
ЖЕСТКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ. ЗАСТАВЬТЕ ЛЮДЕЙ РАБОТАТЬ НА РЕЗУЛЬТАТ
М.: Альпина Паблишер, 2019. — 332 с.
Каждый наемный служащий думает, что он умнее своего босса. Ваши работники считают, что они перерабатывают, а им недоплачивают, что они вкладывают в ваш бизнес гораздо больше вас самих, и значит, вполне могут игнорировать или обходить ваши указания, стандарты и алгоритмы. Если вы тешите себя иллюзией, что ваш бизнес — исключение, вы не правы. Заставьте людей работать на результат»
С подчиненными нужно твердо выдерживать курс. Здесь нет места никакой жалости. Никто не будет относиться к вашему бизнесу, как вы, и никто не будет столько в него вкладывать: если дело пойдет прахом, наемные работники пойдут и найдут новое место, но вы-то здесь на крючке. Конечно, в чем-то можно дать послабление, но тем, и только тем, кто этого стоит. Без конца опаздывающий, некомпетентный, попросту нечестный и недобросовестный сотрудник милости не заслуживает. От такого нужно избавляться в пожарном порядке, как от раковой опухоли. Думаете, что сможете перевоспитать людей? Замотивировать? Нет. Но вы можете создать четкие правила, твердо следуя которым заработаете гораздо больше, чем надеялись, и выстроите стабильный бизнес.
Дэн Кеннеди
ЖЕСТКИЙ
МЕНЕДЖМЕНТ
— ЗАСТАВЬТЕ — ЛЮДЕЙ РАБОТАТЬ НА РЕЗУЛЬТАТ
> КОНТРОЛЬ
> ДИСЦИПЛИНА
> ПРИБЫЛЬ
