CC BY
217
info@agequal.ru
Электронный научный журнал «Век качества» ISSN 2500-1841 http://www.agequal.ru 2021, №2 http://www.agequal.ru/pdf/2021/AGE QUALITY 2 2021.pdf Ссылка для цитирования этой статьи:
Глубокая Ю.В. Особенности нового международного стандарта ISO 37301:2021 Системы менеджмента соответствия. Требования и руководство по применению // Электронный научный журнал «Век качества». 2021. №2. С. 30-40. Режим доступа: http://www.agequal.ru/pdf/2021/221002.pdf (доступ свободный). Загл. с экрана. Яз. рус., англ.
Особенности нового международного стандарта ISO 37301:2021 Системы менеджмента соответствия. Требования и руководство по применению
Глубокая Юлия Васильевна,
Эксперт по комплаенсу, магистр права, LL.M, ООО «АББ Электрические Сети», Россия, 117335, г. Москва, Нахимовский проспект, д.58 https://www.hitachiabb-powergrids. com/ru/ru e-mail: glubokaya. julia@gmail. com
В статье приводится анализ нового международного стандарта ISO 37301:2021 «Системы менеджмента соответствия. Требования и руководство по применению» и сравнение его с версией, взамен которой был выпущен новый стандарт -ISO 19600:2014 «Системы управления соответствием. Руководящие указания».
Сделаны выводы о том, что соответствие требованиям нового стандарта ISO 37301 станет шагом вперед в развитии этической культуры организаций, внедряющих комплаенс-менеджмент. Стандарт содержит исчерпывающую информацию для организаций, желающих реализовать эффективную корпоративную комплаенс-программу и выйти на новый уровень развития культуры деловой этики.
Ключевые слова: новый международный стандарт по комплаенс-менеджменту 37301; система менеджмента соответствия; комплаенс; обеспечение соответствия нормам; комплаенс-культура; этическая культура.
УДК 006.35
info@agequal.ru
В предыдущей статье [1] автором рассматривались вопросы, связанные с принятием национального стандарта в области менеджмента соответствия ГОСТ Р ИСО 19600-2018 «Системы менеджмента соответствия. Руководящие указания (ISO 19600:2014, IDT)», идентичного международному стандарту ISO 19600:2014 «Системы управления соответствием. Руководящие указания»1, а также преимущества для организаций, внедривших комплаенс-программу на основе Стандарта 19600. На дату написания статьи в 2019 г. национальный стандарт находился на финальной стадии экспертизы в техническом комитете по стандартизации Росстандарта [1]. Однако на настоящий момент принятие национального стандарта ГОСТ Р ИСО 19600-2018 отменено, поскольку в апреле 2021 г. был опубликован новый международный стандарт ISO 37301:2021 «Системы менеджмента соответствия. Требования и руководство по применению»2, заменяющий собой Стандарт 19600.
Главное отличие нового Стандарта 37301 от предшественника, Стандарта 19600, как очевидно следует и из его названия, состоит в том, что новый документ не только определяет руководящие указания и рекомендуемые практики по внедрению организациями эффективных комплаенс-программ, но и содержит требования к таким программам и руководство по применению требований, что позволяет организациям при желании официально подтвердить соответствие своей комплаенс-программы требованиям стандарта путем соответствующей сертификации.
Структура нового Стандарта 37301 принципиально не отличается от структуры ISO 19600, за некоторыми исключениями, которые будут приведены далее.
Важно отметить, что новый стандарт первостепенное внимание уделяет вопросам культуры добросовестности и деловой этики. Представители разработчика Стандарта 37301 на страницах сайта ISO указывают следующее.
1 Далее по тексту международный стандарт ISO 19600:2014 «Системы управления соответствием. Руководящие указания» именуется «Стандарт 19600», «ISO 19600»
2 Далее по тексту международный стандарт ISO 37301:2021 «Системы менеджмента соответствия. Требования и руководство по применению» именуется «Стандарт 37301», «ISO 37301»
info@agequal.ru
Говард Шоу (Howard Shaw), председатель технического комитета ИСО, разработавшего стандарт, сказал, что соблюдение требований не ограничивается одними штрафами и не должно ограничиваться только одним отделом из всей организации. Это дело каждого сотрудника. «Организации хотят работать и сотрудничать с такими компаниями, которым они могут доверять, - сказал он. -А доверие построено на культуре компании, где каждый сотрудник вносит свой вклад, потому что понимает его важность и верит в нее. Центральное место в этом занимают хорошее руководство и четкие ценности, которые должны распространяться с высших позиций бизнес-иерархии компании». Таким образом, ISO 37301 рекомендует участие высшего руководства и выступает за соответствие как принцип хорошего управления. Данный стандарт также рекомендует интегрировать управление соответствием в рамках всей организации, чтобы использовать его в процессах управления финансами, рисками, качеством, охраной окружающей среды и здоровья и безопасностью, а также в операционные требования и процедуры. Ожидается, что преимущества внедрения ISO 37301 будут включать в себя не только снижение риска штрафов в связи с несоблюдением правил или законов, но также и повышение репутации и доверия, обеспечение большего доверия клиентов и других заинтересованных сторон, а также расширение возможностей для бизнеса [2].
В предыдущей статье [1] также обращалось внимание на то, что применение стандарта по комплаенс-менеджменту позволяет организациям обеспечивать соответствие применимым нормам и высоким этическим стандартам ведения бизнеса, что, в свою очередь, способствует росту доверия к организации всех заинтересованных сторон, а значит, и успеху деятельности организации. Исследователи отмечают, что доверие заинтересованных сторон «... завоевывается таким поведением организации, которое отвечает их ценностям. ...Такое поведение соответствует принципам деловой этики, и, следовательно, уровень доверия может служить точным барометром оценки состояния деловой этики в компании. Доверие к контрагенту можно определить как уверенность в его надлежащем поведении в сложной ситуации. Успешность рыночной экономики зависит от доверия, потому что её
фундаментальные понятия - торговля и инвестиции - зависят от добросовестности контрагента. Доверие к контрагенту основывается на уверенности в его безупречной репутации и высокой компетентности» [3].
Отличительной особенностью ISO 37301 является прямое указание на то, что одна из целей стандарта - оказание помощи организациям в развитии и распространении позитивной культуры комплаенса. При этом предлагается учитывать, что эффективное и рациональное управление рисками, связанными с обеспечением соответствия нормам, предоставляет организациям следующие преимущества:
- улучшение деловых возможностей и повышение устойчивости;
- защита и укрепление репутации и авторитета организации;
- соответствие ожиданиям заинтересованных сторон;
- демонстрация приверженности организации эффективному и действенному управлению комплаенс-рисками;
- повышение уверенности третьих лиц в способности организации добиваться устойчивого успеха;
- минимизация риска нарушения норм, влекущего соответствующие издержки и репутационный ущерб.
Также, в новом Стандарте 37301 среди необходимых элементов системы менеджмента соответствия (системы комплаенса), основанной, как и в прежнем ISO 19600, на принципе постоянного улучшения («Планируй - Делай - Проверяй -Действуй»), появилось четкое указание на цели и принципы, где целями системы комплаенса являются добропорядочность, культура, соответствие нормам, репутация, ценности и деловая этика, а среди принципов - добросовестное управление, разумность, прозрачность, ответственность за результат и устойчивость.
Что касается структуры документа, как уже было отмечено, конструктивные элементы Стандарта 37301 практически не претерпели изменений, только теперь содержат в себе не рекомендации, а требования.
info@agequal.ru
Как и в прежней редакции, Стандарт предписывает начать построение системы комплаенс-менеджмента с понимания самой организации и среды, в которой она функционирует. Отметим, что в новом Стандарте 37301, помимо необходимости рассмотреть такие внешние и внутренние аспекты, как нормативно-правовая, социальная и культурная среда деятельности, экономическая ситуация, внутренние политики, процедуры, процессы и ресурсы, отдельно выделена необходимость оценки существующей комплаенс-культуры организации.
Следующим шагом на пути создания системы комплаенс менеджмента организация должна определить перечень соответствующих заинтересованных сторон, зафиксировать их требования, а также понять, какие именно требования могут быть удовлетворены с помощью комплаенс-системы.
Далее, организация определяет область применения системы комплаенс-менеджмента, а также систематически идентифицирует свои обязанности по обеспечению соответствия нормам, исходя из свой деятельности и реализуемых продуктов и услуг.
Как и прежде, одним из ключевых элементов комплаенс-системы является идентификация, анализ и оценка рисков несоответствия нормам.
В части лидерства и приверженности комплаенсу на уровне высшего руководства в новом Стандарте 37301 появились требования развивать и продвигать комплаенс-культуру на всех уровнях организации, а также обеспечить эффективное комплаенс-управление путем прямого доступа комплаенс-функции к руководящим органам, наделения функции независимостью и надлежащими полномочиями.
Как и в Стандарте 19600, на руководящий орган и высшее руководство организации возлагается обязанность разработать политику по обеспечению соответствия нормам (комплаенс-политику), эффективно распределить организационные роли, ответственность и полномочия в целях обеспечения соответствия системы менеджмента требованиям стандарта.
Аналогичным образом в Стандарте 37301, как и в ISO 19600, определено, что организация должна планировать действия в отношении рисков несоответствия,
info@agequal.ru
устанавливать цели в области обеспечения соответствия нормам и определять пути их достижения; поддерживать эффективность системы комплаенс-менеджмента (включая обеспечение соответствующими ресурсами; подбор и повышение квалификации компетентного персонала для выполнения комплаенс функции; организацию обучения сотрудников на основе риск-ориентированного подхода; обеспечение осведомленности и информирования сотрудников о комплаенс-политике организации). Новым в Стандарте 37301 является постоянный акцент на развитии этической культуры. Так, Стандарт устанавливает, что организация обязана обеспечить осведомленность сотрудников о важности поддержания ими комплаенс-культуры, а коммуникации организации, как внутренние, так и внешние, должны обязательно содержать информацию о комплаенс-культуре организации, а также ее целях и обязательствах в области комплаенса. Новым позитивным дополнением данного раздела Стандарта является обязанность организации разрабатывать и внедрять процессы, связанные с наймом и продвижением персонала, направленные на то, чтобы на стадии приема на работу или повышения в должности организация удостоверялась в том, что нанимаемые или перемещаемые на новые должности сотрудники соответствуют этическим требованиям организации.
Как и в Стандарте 19600, в новом ISO 37301 определен порядок документирования, управления и контроля информации о системе комплаенс-менеджмента организации.
Раздел Стандарта 37301, посвященный управлению операционной деятельностью (включая, как и в ISO 19600, планирование процессов, необходимых для обеспечения соответствия нормам, внедрение комплаенс контролей и процедур, контроль процессов, выполняемых третьими лицами, или переданных на аутсорсинг), дополнен новыми подразделами, определяющими обязанность организации разработать и внедрить процесс сообщений о нарушениях комплаенс-политики, а также содержащими требования к этому процессу. Кроме того, определены требования и к процессу внутренних проверок по фактам подозреваемых или фактических нарушений комплаенс-политики организации.
info@agequal.ru
По аналогии со ISO 19600, новый Стандарт 37301 содержит требования к оценке результатов и эффективности функционирования системы менеджмента соответствия (включая мониторинг, тестирование, анализ, оценку; аудит; контроль со стороны руководства), так же, как требования к улучшению системы менеджмента соответствия (в том числе анализ необеспечения соответствия нормам и соответствующие корректирующие действия; постоянное улучшение качества системы). В целях измерения эффективности функционирования системы комплаенс-менеджмента, а также измерения достижения ее целей организация должна разработать набор измеримых показателей, которые в количественной форме выразят результаты работы по обеспечению соответствия нормам.
Поскольку новый Стандарт 37301 содержит обязательные требования, в Приложении А к нему приводится руководство по их применению, чтобы проиллюстрировать подходы и варианты действий, которые может предпринять организация для внедрения комплаенс системы. При этом, в стандарте указано, что организация не обязана выполнять все предложения, содержащиеся в руководстве, чтобы подтвердить соответствие системы комплаенса требованиям стандарта. Меры, принимаемые организацией, должны быть разумными с учетом характера и степени комплаенс-рисков, с которыми она сталкивается при выполнения своих обязательств по обеспечению соответствия применимым нормам. Организация вправе внедрить комплаенс-менеджмент в качестве отдельной системы, однако в идеале лучше, если она будет внедрена в сочетании с другими системами управления, такими, например, как управление рисками, борьба с коррупцией, качество, экологическая безопасность, информационная безопасность и социальная ответственность. В этом случае Стандарт 37301 предлагает обратиться также к ISO 31000, ISO 37001, ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, а также ISO 26000.
Как было отмечено ранее, ключевую роль во внедрении эффективной системы комплаенс-менеджмента Стандарт 37301 отводит построению и укреплению этической культуры. В руководстве по применению требований Стандарт определяет следующие
факторы, которые будут способствовать поддержанию и развитию комплаенс-культуры:
- четкий набор опубликованных ценностей организации;
- активное и наглядное внедрение и соблюдение руководством ценностей организации;
- последовательность в реагировании на нарушения комплаенс-политики, независимо от занимаемой нарушителем должности;
- наставничество, коучинг и собственный пример руководства;
- тщательная предварительная комплаенс-оценка потенциальных кандидатов на занятие критических позиций в организации;
- вводная или ориентационная программа для новичков, в которой особое внимание уделяется комплаенсу и ценностям организации;
- регулярные актуальные комплаенс-тренинги для всего персонала и соответствующих заинтересованных сторон;
- регулярные коммуникации по комплаенс-тематике;
- системы оценки результатов работы, которые учитывают поведение по соблюдению требований и предполагают поощрения за достижение ключевых комплаенс-показателей и результатов;
- публичное признание достижений и результатов в области комплаенса;
- оперативные и соразмерные дисциплинарные взыскания в случае нарушений комплаенс-политики организации;
- четкая связь между стратегией организации и задачами ключевых сотрудников, подчеркивающая важность соблюдения комплаенс-требований для достижения организационных результатов;
- внешние и внутренние открытые и надлежащие коммуникации о соблюдении комплаенс-требований.
Свидетельством высокой этической культуры согласно ISO 37301 является степень, в которой:
- вышеуказанные пункты реализованы;
- заинтересованные стороны (особенно сотрудники организации) считают, что вышеуказанные пункты выполнены;
- сотрудники понимают важность обязательств по соблюдению комплаенс-требований, связанных с их собственной деятельностью и деятельностью их бизнес-подразделения;
- корректирующие действия по устранению несоответствий являются ответственностью каждого и принимаются на всех соответствующих уровнях организации по мере необходимости;
- оценивается роль комплаенс-функции и ее цели;
- персонал имеет возможность и поощряется к тому, чтобы доводить вопросы соблюдения комплаенс-требований до соответствующего уровня руководства, включая высшее руководство и руководящий орган.
В руководстве по применению требований Стандарт 37301 рекомендует организациям измерять комплаенс-культуру, в том числе путем опросов сотрудников в целях определения степени восприятия сотрудниками приверженности руководящего органа, высшего руководства и среднего руководства соблюдению комплаенс-требований. Стандарт также рекомендует разрабатывать планы достижения установленных организацией показателей комплаенс-культуры.
Подводя итоги, можно с уверенностью сказать, что соответствие требованиям нового Стандарта ISO 37301 станет шагом вперед в развитии этической культуры организаций, внедряющих комплаенс-менеджмент. Стандарт содержит исчерпывающую информацию для организаций, желающих реализовать эффективную корпоративную комплаенс-программу и выйти на новый уровень развития культуры деловой этики.
Список литературы
1. Глубокая Ю.В. Проект национального стандарта ГОСТ Р ИСО 19600-2018: системный подход к внедрению комплаенс-программ для обеспечения соответствия деятельности организаций применимым нормам и преимущества для организаций // Век качества. 2019. № 3. С. 19-32. - Режим доступа: http://www.agequal.ru/pdf/2019/319002.pdf (доступ свободный).
2. Naden C. Новый стандарт управления соответствием делает всех победителями [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.iso.org/ru/news/ref2656.html (доступ свободный).
3. Dowden P.E., Nichols P.M. Доверие стейкхолдеров. Предлагаем свое видение глобального этического принципа ведения бизнеса [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://russiancouncil.ru/blogs/patricia-dowden-philip-nichols/31508/?sphrase id=30708266 (дата обращения 02.03.2015).
The characteristics of the new international standard ISO 37301:2021 Compliance management systems -Requirements with guidance for use
Glubokaya Yulia Vasilyevna
Compliance expert, LL.M, ABB Power Grids Ltd., Russia, 117335, Moscow, Nakhimovsky prospect, 58 https://www.hitachiabb-powergrids. com/ru/ru e-mail: glubokaya.julia@,gmail. com
The article provides an analysis of the new international standard ISO 37301:2021
Compliance management systems — Requirements with guidance for use, and compares the provisions of the new standard with the replaced ISO 19600:2014 Compliance management systems - Guidelines.
The article presents conclusions that compliance with the requirements of the new ISO 37301 Standard will be a step forward in the development of the ethical culture of organizations implementing compliance management. The Standard contains comprehensive information for organizations that wish to implement an effective corporate compliance program and reach a next level of business ethics culture development.
Keywords: new international compliance management standard 37301; compliance management system; compliance; compliance culture; ethical culture.
