CC BY
59
УДК 002.1:339
ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТНЫХ РЕСУРСОВ ТОРГОВОГО ПРОФИЛЯ В КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССАХ ОТРАСЛИ
Дроздова Е. В., кандидат исторических наук, доцент, Харьковская государственная академия культуры (г. Полтава, Украина). E-mail: galia.drozdova2011@yandex.ru
В статье исследуются вопросы документных ресурсов коммерческой деятельности, характеризуются основные их составные - документные потоки, документный массив, документный фонд и особенности их функционирования в торговле.
Ключевые слова: документные ресурсы, документные потоки, документный массив, документный фонд, коммерция, торговая документация.
FEATURES OF DEBENTURE RESOURCES OF POINT-OF-SALE TYPE IN THE COMMUNICATION PROCESSES OF INDUSTRY
Drozdova E. V., Candidate of Historical Sciences, Docent, Kharkov State Academy of Culture (Poltava, Ukraine). E-mail: galia.drozdova2011@yandex.ru
The article examines the issues of Document Resources business, characterized by their main components: bond flows, array bond, bond fund and the peculiarities of their functioning in the trade.
Keywords: document resources, bond flows, bond array, bond fund, commerce, trade documentation.
Такие факторы, как нестабильность рыночной среды, социально-экономические трансформации, обострение конкуренции, вынуждают торговые предприятия уделять значительное внимание документному обеспечению отрасли. Документные ресурсы - главная составляющая системы коммерческой деятельности, потому что объем и качество информации определяют оперативность функционирования отрасли. Задание документных ресурсов - постоянный целеустремленный сбор, анализ и обработка торговой информации о состоянии отрасли, товарного рынка, анализ и выявление особенностей и тенденций развития коммерческой деятельности. Весомый вклад в исследование вопросов документных ресурсов сделали Н. Н. Кушнаренко, С. Г. Кулешов, Г. Н. Швецова-Водка, Л. Я. Филиппова, А. А. Соляник, Л. И. Демчина, М. В. Ларин и др. [4; 8; 9; 10; 11; 15; 17; 18].
Значительное количество научных разработок свидетельствует о заинтересованности научных работников данным направлением исследований.
Целью научной публикации является характеристика документных ресурсов торгового профиля в коммуникационных процессах торговой отрасли, отдельных ее составляющих - документных потоков, массива, фонда.
Документные потоки, массивы и фонды образуют документные ресурсы - совокупность документов, подготовленных для эффективного использования. Документные ресурсы обеспечивают сбор, обработку, хранение, поиск, использование документной информации, которая формируется в документно-коммуникационных системах торговой отрасли.
Заслуживают детального рассмотрения закономерности функционирования документных ресурсов, которые указывают на общий характер процесса, подчиняются последовательности, порядку, наличие в документации объективных свойств, которые обеспечивают их значимость и необходимость [6, с. 92]:
- внедрение новых знаковых средств и способов документирования информации, новейшие носители информации приводят к необходимости
уплотнения документных потоков (от знаковых систем к электронным технологиям документирования информации);
- хранение и специализация разных видов документов, которые выполняют ограниченные функции, то есть потребность в новых средствах коммуникации, не ведёт к полному их устранению и документные ресурсы характеризуются стабильностью [4, с. 139];
- динамика роста документных потоков и массивов, увеличения их объема согласно достижения стадии экспоненционного развития и достижения стадии насыщения (теория Д. Прайса). Однако данная теория не является характерной для многих областей науки, производства;
- скорость роста документных потоков, которая определяется относительным количеством документов текущего года по сравнению с количеством документов базового года [13, с. 42];
- важнейшая торговая документация хранится на бумажных носителях и требует постоянного хранения в архивах.
Детально рассмотрим каждую составляющую документных ресурсов. В торговой отрасли документные потоки и массивы - это сложная упорядоченная система, которая состоит из отдельных элементов, которые занимают отдельное положение и играют определенную роль. Каждый структурный элемент системы выполняет свои собственные функции. Документный поток выполняет следующие функции:
- движение торговой документации;
- распространение торговой документации в среде отрасли;
- пополнение и обновление документных массивов.
Документному массиву свойственны следующие функции:
- аккумулирование торговой документации;
- обеспечение хранения и использования торговой документации потребителями информации.
Системное рассмотрение документных потоков и массивов возможно на микро-, мезо- и макроуровне. На макроуровне документный поток как система возможен в виде конкретного торгового документа. На макроуровне документий поток существует на основе изучения, анализа,
обработки предыдущих документов и рассматривается как часть документной среды, которая двигается [7, с. 88].
Документный поток и массив как мезосис-тема - это совокупность торговой документации, которая функционирует в процессе создания, распространения и использования в торговой отрасли.
На функционирование документных ресурсов отрасли влияет много факторов, среди которых определяющий - информативная политика государства, которая отображается в законах, актах, регламентирующих развитие и использование документно-коммуникативных систем страны (Законы Украины «Об информации», «О печатных средствах массовой информации (прессы) в Украине», «О научно-технической информации», «Об издательском деле», «Об обязательном экземпляре документов» и др.).
Кроме информативной политики государства, документные ресурсы находятся под воздействием факторов внешней среды непрямого влияния, среди которых:
- экономический (уровень доходов населения, темпы инфляции и др.);
- политико-правовой (влияние политического режима, идеология и др.);
- научно-технический (уровень компьютеризации, инновационные технологии и др.);
- социокультурный (менталитет, культура, религия, грамотность потребителей информации и др.);
- демографический;
- естественно-экологический (экологическая ситуация и др.),
и прямого влияния:
- государственные органы;
- производители продукции;
- распространители и пользователи документной информации;
- источники финансирования, аккумулирования документации [4, с. 42].
Следовательно, документные потоки и массивы рассматриваются на трех уровнях (микро-, мезо- и макроуровень) и их функционирование находится под воздействием информативной политики государства, факторов внешней среды прямого и непрямого влияния.
Документные потоки в торговой отрасли ха-рактеризируются следующими показателями:
- источником возникновения;
- интенсивностью и скоростью передачи и приема информации;
- специальными характеристиками (пропускной способностью, защитой от несанкционированного доступа, конфиденциальностью и др.);
- направлением движения потока.
В настоящее время приобретают актуальное значение электронные торговые документы, которые входят в состав документных потоков отрасли, оправданным стало понятие «информационно-документное обеспечение торговой отрасли».
Управление документными потоками в торговле заключается в согласовании скорости передачи и приема информации, объема информации и величины пропускной способности торговых предприятий. Характеристика движения документных потоков в торговой отрасли аналогична движению товарных, финансовых потоков [1, с. 120].
Организация управления документным потоком отдельного торгового предприятия должна отвечать общей организации, чтобы легко вписаться в его иерархию - условный торговый контур [2, с. 354].
Таким образом, документные потоки - это динамическая часть массива документов, активная часть информационных ресурсов торговой отрасли, которые находятся под прямым и непрямым влиянием факторов внешней среды. Кроме того, управление документными потоками зависит от скорости информации, ее величины и пропускной способности предприятий исследуемой отрасли.
Документный поток - действующая документация отрасли. Более детально рассмотрим указанную документацию. Функционирующая в отрасли организационно-распорядительная документация делится на:
- организационные документы (положение, уставы, инструкции, правила);
- предписывающие (постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, указания);
- справочно-информационные (справки, протоколы, акты, докладные и объяснительные запи-
ски, служебные письма, отзывы, доклады, отчеты, договора и др.);
- по кадровым вопросам (заявления, приказы, трудовые книжки, личные карточки и др.);
- личные официальные документы (предложения, заявления, жалобы граждан, расписки, поручения и др.).
Следующая группа документов, которая составляет основу торговой деятельности - хозяйственные договора, которые классифицируются за разными признаками, в основу положена классификация хозяйственных связей торговой деятельности (табл. 1) [3, с. 89].
Таблица 1
Классификация хозяйственных договоров
Признак классификации хозяйственных договоров Название хозяйственных договоров
По содержанию торговой деятельности Договора купли-продажи и их разновидности: договор купли-продажи в оптовой и розничной торговле; договор купли-продажи на биржах и аукционах; договор купли-продажи объектов приватизации; форвардный, фьючерсный, опционный договора купли-продажи; внешнеэкономический договор купли-продажи [11, с. 201]; договора снабжения товаров, договора обмена (товарообменные), договора контрактации, договора комиссии, договора консигнации, договора-поручения
По структуре хозяйственных связей Внутрисистемные договора, межсистемные договора, прямые, опосредствованные
По организационной форме составления Договора, заключенные на ярмарках, договора, заключенные вне ярмарок, договора, заключенные на биржах
По срокам действия Договора на хозяйственный год, договора краткосрочные, договора разовые, договора сезонные
По количеству участников Простые договора, долевые договора
По предмету договора Договора купли-продажи товаров, договора на предоставление услуг
Разновидностью хозяйственных договоров являются контракты (государственные, международные, гарантийные, связанные, типовые, контракты во внешней торговле, ограничительные, облигационные, контракты фьючерсные и их разновидности: контракты нот и контракты шорт, контракты на срок) и соглашения.
Следующую группу торговой документации составляют документы коммерческой логистики:
- документы по подготовке товара к отгрузке;
- коммерческие документы, которые выражают стоимостную, качественную и количественную характеристики товара;
- документы на платежно-банковские операции;
- страховые документы;
- товарные документы, которые выписываются грузоперевозчиком;
- транспортно-экспедиторские документы;
- таможенные документы;
- складские документы [2, с. 356-357].
Документы в международной торговле комиссионных и посреднических операций включают:
- договор поручения;
- договор комиссии, разновидностью котрого есть договор консигнации.
Документы арендных и лизинговых операций включают:
- лизинг с неполной оплатой;
- лизинг со специальным обслуживанием;
- лизинг с полной оплатой;
- раздельный лизинг;
- прямой лизинг;
- лизинг типа реализации;
- экспортный лизинг;
- импортный лизинг.
Документы совместной деятельности коммерческих предприятий:
- договор комиссионной концессии;
- договор о создании совместного предприятия.
Документ принятия продукции за количеством и качеством - коммерческий акт [12].
Денежные и товарные документы, которые удостоверяют имущественные права: ценные бумаги - акции, облигации, векселя, чеки, депозиты и инвестиционные сертификаты, акцепты, паи, ноты, боны, коммерческие бумаги, коносаменты, варранты.
Тендерная документация включает следующие документы:
- приглашение к участию в тендере;
- инструкция поставщикам;
- заказ на поставку продукции и технические требования к продукции;
- основные условия контракта.
Следовательно, в состав документных потоков торговой отрасли входят следующие виды документов: организационно-распорядительная документация; хозяйственные договора; контракты и соглашения; документы коммерческой логистики; документы в международной торговле комиссионных и посреднических операций; документы арендных и лизинговых операций; документы совместной деятельности коммерческих предприятий; коммерческие акты; денежные и товарные документы, которые удостоверяют имущественные права; тендерная документация, которая составляет основу торговой документации отраслевого документоведения.
Основу документного массива торговой деятельности составляют нормативно-законодательные документы, которые регулируют торговлю и составляют нормативно-правовую базу, которая определяет ответственность субъектов хозяйственно-торговой деятельности перед потребителями и защищает их права [16, с. 210]. К нормативно-законодательным документам относятся:
- документы, которые регулируют торговую деятельность: Налоговый кодекс Украины, Хозяйственный кодекс, Кодекс Украины об административных правонарушениях, Гражданский кодекс Украины, Таможенный кодекс Украины;
- Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм и регуляции обращения наличности» от 12 июня 1995 года № 436/95;
- Законы Украины: «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности» от 6 сентября 2005 года № 2806-Щ «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц - предпринимателей» от 15 мая 2003 года № 755-ГУ; «О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности» от 1 июня 2000 года № 1775-Ш; «О применении регистраторов расчётных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг»
от 6 июля 1995 года № 265/95-ВР; «О государственной регуляции производства и обращения спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19 декабря 1995 года № 481/95-ВР; «О безопасности и качестве пищевых продуктов» от 23 декабря 1997 года № 771/97-ВР; «О защите прав потребителей» от 12 мая 1991 года № 1023-ХП; «Об информации» от 2 октября 1992 года № 2657-ХП; «Об охране прав на знаки для товаров и услуг» от 15 декабря 1993 года № 3689-ХП; «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения» от 24 февраля 1994 года № 4004-Х11; «О бухгалтерском учёте и финансовой отчетности в Украине» от 16 июля 1999 года № 996-ХГУ; «О платёжных системах и переводе средств в Украине» от 5 апреля 2001 года № 2346-ГГГ;
- Приказы: Министерства финансов Украины от 7 ноября 2011 года № 1394 «Об утверждении Положения о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость»; Министерства экономики Украины от 19 апреля 2007 года № 104 «Об утверждении Правил розничной торговли непродовольственными товарами»; Министерства Украины по вопросам чрезвычайных ситуаций от 19 октября 2004 года № 126 «Об утверждении Правил пожарной безопасности в Украине»; Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины от 11 июля 2003 года 185 «Об утверждении Правил розничной торговли продовольственными товарами»; Министерства внешних экономических связей и торговли Украины от 8 июля 1996 года № 396 «Об утверждении Правил работы мелкорозничной торговой сети»; Министерства охраны здоровъя Украины от 9 октября 2000 года № 247 «Об утверждении Временного порядка проведения государственной санитарно-гигиенической экспертизы»;
- Постановления Кабинета Министров Украины: «О сроке действия лицензии на осуществление определенных видов хозяйственной деятельности, размеры и порядок зачисления платы за ее выдачу» от 29 ноября 2000 года № 1755; «Об утверждении Порядка представления и регистрации декларации соответствия материально-технической базы субъекта ведения хозяй-
ства требованиям законодательства по вопросам пожарной безопасности» от 5 июня 2013 года № 440; «Об утверждении Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания на рынке потребительских товаров» от 15 июня 2006 года № 833;
- Порядок применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности от 28 октября 2004 года № 1452;
- Постановление Правления Национального банка Украины «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине» от 15 декабря 2004 года.
Документный фонд - это освоенный массив документов с помощью систематизации, реферирования, упорядочивания, аннотирования и др.
Документный фонд - необходимая, специфическая торговая документация, наработанная в отрасли. В этот фонд входят отдельные организационно-распорядительные документы, а именно:
- положение - правовой акт, который определяет порядок образования, права и обязанности, организацию работы торгового предприятия и его структурных подразделений;
- устав коммерческого предприятия как юридический акт, который представляет собой сборник правил, которые регулируют деятельность организации, учреждения, общества граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, определяет их структуру, функции, правовой статус и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности [5, с. 52],
и нормативная документация по стандартизации:
- государственные стандарты (ДСТУ), которые являются обязательными для всех субъектов ведения хозяйства, независимо от формы собственности;
- отраслевые стандарты (ГСТУ), которые разрабатывают на продукцию в случае отсутствия государственных стандартов Украины;
- стандарты научно-технических и инженерных обществ и союзов Украины (СТТУ);
- стандарты международных организаций ISO и IES;
- классификаторы, руководящие нормативные документы, рекомендации;
- стандарты предприятий (СТП);
- технические условия Украины (ТУУ).
Выводы. Документные ресурсы - главная
составляющая системы торговой отрасли, потому что объем и качество информации определяют оперативность функционирования отрасли. Задания документных ресурсов - постоянный сбор, анализ и обработка торговой информации о состоянии отрасли, товарного рынка, анализ и выявление особенностей и тенденций развития торговой деятельности. Документные ресурсы торгового профиля имеют три основных составляющих: документные потоки, документные массивы и документный фонд, которые находятся в тесной взаимосвязи и выполняют определенные функции.
Системное рассмотрение происходит на микро-, мезо- и макроуровнях. Кроме того, на функ-
ционирование документных ресурсов влияют внешние и внутренние факторы. Наиболее многочисленная группа торговой документации входит в состав документного потока отрасли: хозяйственные договора, контракты и соглашения, документы коммерческой логистики, документы в международной торговле комиссионных и посреднических операций, документы арендных и лизинговых операций, коммерческие акты, денежные и товарные документы, тендерная документация. Документный массив торгового профиля включает: нормативно-законодательные документы, которые регулируют торговую деятельность. Основу документного фонда отрасли составляет нормативная документация по стандартизации, уставы коммерческих предприятий, положения как юридические акты.
На основе полученных данных документных ресурсов нужно определить стратегические и тактические направления усовершенствования функционирования всех ее составляющих, которые должны повысить оптимизацию коммуникаций отрасли.
Литература
1. Альбеков А. У., Федько В. П., Минько О. А. Логистика коммерции: учеб. пособие. - Ростов н/Д.: Феникс, 2001. - 512 с.
2. Аникин Б. А., Тяпухин А. П. Коммерческая логистика: учебник. - М.: ТКК Велби, 2007. - 432 с.
3. Апопий В. В., Гончарук Я. А. Коммерческая деятельность на рынке товаров и услуг: учебник. - К.: НМЦ «Укоопосвгта», 2002. - 458 с.
4. Демчина Л. И. Документные потоки и массивы: курс лекций для студ. спец. «Документоведение и информационная деятельность». - Ивано-Франковск: Факел, 2009. - 208 с.
5. Диденко А. Н. Современное делопроизводство: учеб. пособие. - 2-е изд., обраб. и доп. - К.: Лыбидь, 2000. -384 с.
6. Документно-информационные потоки и массивы: сущность и значение. Методологические принципы изучения теории документных потоков. Общие и специфические закономерности функционирования документных потоков и массивов. Фрагментарность документируемой информации: курс лекций. - К.: ЧВУЗ «Европейский ун-т», 2010. - 117 с.
7. Комова М. В. Документоведческая терминология: учеб. пособие для студ. спец. «Документоведение и информационная деятельность». - Львов: Изд-во Нац. ун-та «Львовская политехника», 2008. - 167 с.
8. Кулешов С. Г. Общее документоведение: учеб. пособие. - К.: Изд. дом Киево-Могилянская акад., 2012. -123 с.
9. Кулешов С. Г Управленческое документоведение: учеб. пособие. - К.: ГАРККиИ, 2003. - 57 с.
10. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник для вузов. - 5-е изд., стер. - К.: Знание, 2004. - 459 с. -(Высш. образование ХХ1 века).
11. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. - М., [б. и.], 2002. - 286 с.
12. Мисюкевич В. И. Деловая коммерческая документация: учеб.-метод. пособие. - Полтава: РИО ПУПК, 2010. -69 с.
13. Политова О. А. Изучение документных потоков как направление документоведческих исследований // Документоведение. Библиотековедение. Информационная деятельность: проблемы наук, образования, практики: сб. мат-лов VI Междунар. науч.-практ. конф., Киев, 19-21 мая 2009 года. - К.: ГАРККиИ, 2009. - С. 41-42.
14. Савощенко А. С. Инфраструктура товарного рынка: учеб. пособие. - К.: КНЭУ, 2005. - 336 с.
15. Соляник А. А. Документные потоки и массивы: учеб. пособие. - 2-е изд., перераб., доп. - Х.: ХГАК, 2010. -156 с.
16. Тарасюк Г. Н. Планирование коммерческой деятельности: учеб. пособие. - К.: Каравелла, 2005. - 400 с.
17. Филиппова Л. Я. Документные потоки в условиях информатизации // Информационное образование и професссионально-коммуникативные технологии ХХ1 века: сб. мат-лов II Междунар. науч.-практ. конф. -Одесса: ОНПУ, 2009. - С. 18-20.
18. Швецова-Водка Г. Н. Методы документоведения // Библиотековедение. Документоведение. Информология. -2007. - № 1. - С. 81-85.
References
1. Al'bekov A.U., Fed'ko V.P., Min'ko O.A. Logistika kommercii. Uchebnoe posobie. Rostov-na-Donu, Feniks Publ., 2001. 512 p.
2. Anikin B.A., Tjapuhin A.P. Kommercheskaja logistika. Uchebnik. Moscow, TKK Velbi Publ., 2007. 432 p.
3. Apopij V.V., Goncharuk Ja.A. Kommercheskaja dejatel'nost' na rynke tovarov i uslug. Uchebnik. Kiev, NMC "Ukooposvita" Publ., 2002. 458 p.
4. Demchina L.I. Dokumentnye potoki i massivy: kurs lekcij dlja studentov special'nosti "Dokumentovedenie i informacionnaja dejatel'nost'". Ivano-Frankovsk: Fakel Publ., 2009. 208 p.
5. Didenko A.N. Sovremennoe deloproizvodstvo. Uchebnoe posobie. 2-e izdanie, obrabotannoe i dopolnennoe. Kiev, Lybid' Publ., 2000. 384 p.
6. Dokumentno-informacionnye potoki i massivy: sushchnost' i znachenie. Metodologicheskie principy izuchenija teorii dokumentnyh potokov. Obshchie i specificheskie zakonomernosti funkcionirovanija dokumentnyh potokov i massivov. Fragmentarnost' dokumentiruemoj informacii. Kurs lekcij. Kiev, CHVUZ "Evropejskij un-t" Publ., 2010. 117 p.
7. Komova M.V. Dokumentovedcheskaja terminologija. Uchebnoe posobie dlja studentov special'nosti "Dokumentovedenie i informacionnaja dejatel'nost'". L'vov, L'vovskaja politehnika Publ., 2008. 167 p.
8. Kuleshov S.G. Obshchee dokumentovedenie. Uchebnoe posobie. Kiev, Kievo-Mogiljanskaja akademija Publ., 2012. 123 p.
9. Kuleshov S.G. Upravlencheskoe dokumentovedenie. Uchebnoe posobie. Kiev, GARKKil Publ., 2003. 57 p.
10. Kushnarenko N.N. Dokumentovedenie. Uchebnik dlja vuzov. 5-e izdanie. Kiev, Znanie Publ., 2004. 459 p.
11. Larin M.V. Upravlenie dokumentaciej v organizacijah. Moscow, 2002. 286 p.
12. Misjukevich V.I. Delovaja kommercheskaja dokumentacija. Uchebno-metodicheskoe posobie. Poltava, RIO PUPK Publ., 2010. 69 p.
13. Politova O.A. Izuchenie dokumentnyh potokov kak napravlenie dokumentovedcheskih issledovanij. Dokumentovedenie. Bibliotekovedenie. Informacionnaja dejatel'nost': problemy nauk, obrazovanija, praktiki. Sbornik materialov VI Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii, Kiev, 19-21 maja 2009 goda. Kiev, GARKKil Publ., 2009, pp. 41-42.
14. Savoshchenko A.S. Infrastruktura tovarnogo rynka. Uchebnoe posobie. Kiev, KNEU Publ., 2005. 336 p.
15. Soljanik A.A. Dokumentnye potoki i massivy. Uchebnoe posobie. 2-e izdanie, pererabotannoe i dopolnennoe. Har'kov, HGAK Publ., 2010. 156 p.
16. Tarasjuk G.N. Planirovanie kommercheskoj dejatel'nosti. Uchebnoe posobie. K iev, Karavella Publ., 2005. 400 p.
17. Filippova L.Ja. Dokumentnye potoki v uslovijah informatizacii. Informacionnoe obrazovanie i professsional'no-kommunikativnye tehnologii XXI veka. Sbornik materialov II Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Odessa, ONPU Publ., 2009, pp. 18-20.
18. Shvecova-Vodka G.N. Metody dokumentovedenija. Bibliotekovedenie. Dokumentovedenie. Informologija, 2007, no 1, pp. 81-85.
