CC BY
104БИБЛИОТЕКОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
УДК 651:001.6:004.9 Н.Е. МАЩЕНКО
ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ В КОНТЕКСТЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
Мащенко Наталья Евгеньевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры информационных систем управления Донецкого национального университета (Донецкая Народная Республика, Донецк, ул. Университетская, 24), [email protected]
Аннотация. Сквозь призму раскрытия дефиниций «документ», «информация», «информационные ресурсы» рассматриваются определение сущности документных ресурсов и их значение в информационном обществе. Документные ресурсы раскрываются как часть информационных, дается их характеристика в контексте процессного подхода на примере высшего учебного заведения. Ключевые слова: документные ресурсы, информационные ресурсы, документ, процессный подход, вуз.
UDK 651:001.6:004.9 N^. MASHCHENKO
DOCUMENT RESOURCES ARE IN INFORMATIVE SOCIETY
Mashchenko Natalya Evgenievna, PhD (economic), assistant professor of department of management informations at the Donetsk National University (Donetsk People's Republic, Donetsk, Universitetskaya str., 24), maschenko_n@mail. ru
Abstract. Through the prism of concepts' opening there is a "document", "information", "informative resources" determination of documents' essence resources and its value is examined in informative society. Documents resources open up as part of informative, their description is given in the context of the process approach on the example of higher educational establishment.
Keywords: document resources, informative resources, document, process approach, institution of higher education.
Возможности человека, значение знаний и информации все чаще становятся предметом дискуссии в научном мире. Существует множество подходов к пониманию данных понятий, и нет единства в их трактовке. Исследуя понятия «информация», «знания», ученые пытаются дать пояснение многим явлениям и процессам объективного мира, развивая категории «информационные ресурсы», «информационный потенциал», «информационная среда».
С тщательным исследованием возможностей человека появились такие категории, как «человеческий капитал», «интеллектуальный потенциал», «потенциал личности». Вместе с тем меньшее значение придается понятиям «документ» и производным от него: «документные ресурсы», «документные потоки», «документальная система» и др. Для определения значимости и важности документа на данном этапе развития человечества необходимо рассмотреть понятие «документ» в контексте документных и информационных ресурсов, определить его место в информационном потенциале общества. Обозначение важности и выделения классификации документных ресурсов вуза как стратегической среды развития информационного общества необходимо начинать с рассмотрения документа как структурной единицы любого бизнес-процесса.
Данный этап развития общества называют информационным в силу того, что [1, 2, 3, 4, 5, 6] значимым фактором для человечества стала такая категория, как «информация», которую можно создавать, передавать, обрабатывать, генерируя информацию нового качества; все большая часть людей переходит от физического труда к труду по обработке информации; создаются глобальные информационные системы на основе новых информационных технологий; происходит экспотенциальный рост информации и знаний в мире.
В признаках информационного общества нет упоминания о документах, документных ресурсах, об их масштабах и значимости в информационном обществе. Но утратили ли они свою актуальность? Оказывают ли влияние на развитие информационного общества?
При помощи документа стало возможным фиксировать полученные в результате труда накопленный опыт, информацию и знания. Люди передавали свой опыт во времени и пространстве посредством документа в различных формах, будь это наскальные рисунки, глиняные, папирусные документы. И уже накопленный опыт человечества в документах и книгах позволил последующим поколениям получать и расширять знания посредством не собственного опыта, а из источников, дошедших до них, из документных ресурсов, которые служат инструментом сбора, передачи информации во времени и пространстве. Стало возможным накапливать знания, использовать их в разных областях деятельности, что привело к ускорению информационных процессов в мире, дало толчок к созданию информационных систем и технологий, которые в свою очередь способствуют накоплению и распространению информации и знаний. Возможность зафиксировать информацию на материальных носителях, то есть задокументировать, дала толчок развитию информационного общества.
Обратимся к дефиниции «документ» и рассмотрим его в сравнении с понятиями «информация» и производными от нее.
Нормативные документы последних лет дают такую картину. В Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» [7] приводится определение документа как «зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В новой редакции Закона [8], а также в Законе Донецкой Народной Республики «Об информации и информационных технологиях» понятие «документ» заменено на «документированную информацию», которая представляет собой «зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель» [9]. В Законе Украины «Об информации» документ - это «материальный носитель, который содержит информацию, основными функциями которого являются ее хранение и передача во времени и пространстве» [10].
ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает определение «документа» как «зафиксированной на носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [11]. Согласно ДСТУ 2732:2004 документ - это «информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является хранить и передавать ее во времени и пространстве» [12].
В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл. В архивной терминологии документ определяется как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)» [13]. В информатике документ нередко определяется как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. В документалистике - это «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе» [14]. В юридических науках документ рассматривается преимущественно как «средство документирования и доказательства правовых отношений» [15], в сфере управления - как средство фиксации и передачи управленческих решений, в исторической науке - в качестве исторических источников, носителей ретроспективной информации» [16, 17].
Ряд ученых посвятили свои труды исследованию понятия «документ». Среди них следует выделить Г.Н. Швецову-Водка [18], которая провела сравнительный анализ значений понятия «документ», данных в разных нормативных документах или разных авторов в различные временные промежутки. Она выделила сущностные признаки исследуемых понятий, масштабность их смыслов.
Однако все подходы к определению понятия «документ» указывают на его неразрывность с категорией «информация». Что бы ни говорили о важности информации в развитии общества, она остается недостоверной, неполной, неподтвержденной, если нигде не зафиксирована.
Понятие «информация» в последних редакциях законодательства определяется следующим образом: «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» [8, 9]; «информация - любые сведения и/или данные, которые могут быть сохранены на материальных носителях или отображены в электронном виде» [10].
Если в Законе Украины [10] говорится о фиксации информации на материальных носителях, в том числе и электронных, то Закон Донецкой Народной Республики [8, 9] дает не совсем четкое и точное представление о способах создания, передачи, хранения информации.
Далее следует обратиться к трактовке понятия «информационные ресурсы». И в этом случае сталкиваемся с неопределенностью трактовки: «информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами» [8, 9]. Данное определение включает в себя не только информацию в информационных системах, документы, но и некие сведения, тогда закономерен вопрос -должны ли быть задокументированы указанные сведения и каким способом?
Однако, согласно Закону Украины «О Национальной программе информатизации», информационные ресурсы - это «документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.)» [19]. Данное определение было дано и в утратившем силу Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации», однако в новой версии законодательного акта это определение исчезло.
Если согласиться с Ю.Н. Столяровым, что документы и массивы документов в социальных информационных системах - это есть документные ресурсы [20], то стоит обратить внимание на однобокость данного понятия, ставящего знак равенства между информационными и документными ресурсами.
На основании проведенного сравнительного анализа понятий «документ», «информация», «информационные ресурсы» можно сделать вывод, что документ - это всегда зафиксированная информация, а информация может существовать и отдельно от документа, в других формах. Тогда можно утверждать, что документные ресурсы являются частью информационных ресурсов, которые содержат и другие компоненты.
Некоторые исследователи задаются вопросом, следует ли относить к информационным ресурсам информацию и знания, содержащиеся в базах данных и базах знаний, информационные технологии и информационные системы.
Согласно законодательству [8, 9], информационные технологии (ИТ) - это «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов»; информационная система (ИС) - это «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств». Сами базы данных, базы знаний являются информационной технологией по обработке информации, используются для систематизации и хранения большого количества данных определенной предметной области, организации быстрого доступа к ним, и они являются составляющей ИС и ИТ.
Таким образом, ИС и ИТ могут являться компонентами информационных ресурсов. В этом случае информация рассматривается с точки зрения элемента технических систем.
Есть другой уровень информации - той, которой обладает каждый человек. Назовем ее личностной. Прежде всего, это информация о явлениях и процессах окружающего мира.
"Культурная жизнь Юга России"
№ 4 (63), 2016
Ее смысловое наполнение будет отличаться в силу разного восприятия каждого человека, уровня его образованности, физических и психических способностей и тот потенциал, который принято называть интеллектуальным личностным, зависит от того, как мозг конкретного человека усваивает и обрабатывает ту или иную информацию. Только воплотив свои идеи в виде информационного проекта, чертежа, что будет предшествовать реализации идеи, получив патент на свое изобретение, можно говорить о реализации интеллектуального потенциала данной личности. Именно человек с его знаниями, возможностями создает информационные технологии и системы, обрабатывает, передает информацию. Именно человек является двигателем всех процессов: он научился фиксировать информацию, передавать ее во времени и пространстве, накапливать в виде документных ресурсов, произведений искусства, обрабатывать и воспроизводить новые знания на основе уже известных. Только человек способен обрабатывать массивы информации в результате умственной деятельности, закреплять ее на материальных носителях, передавать и тиражировать. Именно человек создает информационные технологии, информационные системы, сети телекоммуникации, разрабатывает концепции развития общества, в том числе и информационного, то есть создает ту среду, в которой живет, как бы он ее ни назвал. Документ и информация как продукты деятельности человека имеют стратегическое значение в человеческом обществе. Они - их качество, количество - зависят от человека, его возможностей и ресурсов. Значит, и сам человек является частью информационных ресурсов, личностным информационным ресурсом, так как от уровня его личностной информации, знаний, личных технологий обработки информации зависит уровень информационных ресурсов общества.
Таким образом, можно представить информационные ресурсы как совокупность документов и их массивов, т.е. документных ресурсов (центральное ядро), информационных систем и технологий и личностного ресурса человека (рисунок). Накопленные информационные ресурсы образуют информационный потенциал. Понятие «информационный потенциал» можно определить как накопленные информационные ресурсы в совокупности с механизмами, средствами, методами и условиями, которые позволяют его активизировать для достижения поставленной цели [21].
Документные ресурсы рассматриваются как «вид информационных ресурсов, которые являются совокупностью отдельных документов в информационных системах». То есть в данном случае документные ресурсы являются частью ресурсов информационных [20]. Место документного ресурса в информационном потенциале определяется той ролью, которую играют в нем задокументированная информация, знания, накопленный опыт людей, умения, навыки, возможности развития интеллекта нации.
Рисунок. Документные ресурсы в структуре информационных ресурсов.
Документные ресурсы могут быть разными по масштабам: государства, общества, организации, предприятия, структурного подразделения и др. Они могут охватывать сферы деятельности предприятия, его основные процессы, поэтому их можно рассматривать с позиции процессного подхода к управлению. Все бизнес-процессы организации, предприятия, учреждения сопровождаются документами от начала, в течение всего жизненного цикла и фиксируют его завершение.
В качестве примера можно рассмотреть документные ресурсы в масштабах высшего учебного заведения как стратегической для развития информационного общества среде. Это могут быть документные ресурсы вуза в целом, его структурных подразделений и сфер деятельности, основных процессов жизнедеятельности.
В деятельности высшего учебного заведения выделяют следующие бизнес-процессы: образовательный (основной), научный, библиотечный; кадрового, финансового, планово-экономического, хозяйственного, социального обеспечения. Отдельно можно выделить бизнес-процессы управления вузом, включая международное сотрудничество. Каждый бизнес-процесс сопровождается определенными системами документации.
Документными ресурсами вуза в зависимости от применяемого подхода могут быть: учебные, научные, библиотечные, архивные, управленческие (кадровые, финансовые, хозяйственные и др.). Каждый бизнес-процесс вуза по мере развития информационного общества обеспечивают ИТ и ИС: кадровые, финансовые, библиотечные, а также ИС и ИТ, применяемые в образовательном процессе и науке. Преподаватели и студенты, применяя свои личностные ресурсы в процессе учебной, научной деятельности, сотрудники вуза в процессе обеспечения жизнедеятельности вуза, используя документные ресурсы с применением ИТ и ИС, создают новые информационные ресурсы общества в виде информации нового качества, новых знаний, новых документных ресурсов, двигая общество к новому этапу развития.
Документные ресурсы по мере развития информационного общества не утрачивают своего значения, а наоборот, приобретает все большую значимость, становятся ядром информационных ресурсов и ступенькой к развитию нового этапа информационного общества.
Литература
1. Тоффлер Э. Третья волна. К., 2000.
2. Воронина Т.П. Информационное общество: сущность, черты, проблемы. М., 1995.
3. Дятлов С.А. Предмет и метод теории информационной экономики // Экономическая теория на пороге XXI века. М., 1998.
4. Кастельс М. Становление общества сетевых структур // Новая постиндустриальная волна на Западе. Антология. М., 1999.
5. Тамбовцев В.Л. Пятый рынок: экономические проблемы производства информации. М., 1993.
6. Ракитов А.И. Философия компьютерной революции. М., 1991.
7. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8.
8. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. URL: http://kremlin.ru/acts/bank/24157
9. Закон Донецкой Народной Республики «Об информации и информационных технологиях» // Народный Совет ДНР. URL: http://old.dnr-online.ru/wp-content/uploads/2015/03/ Zakon_DNR_Ob_InformcInformTechology _I_278P_NS.pdf
10. Закон Украины «Об информации» от 02.10.1992 № 2657-XII // Ведомости Верховной Рады Украины. 1992. № 48.
11. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013.
12. ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий. Киев, 2005.
13. Краткий словарь архивной терминологии. М.-Л., 1968.
14. Воробьев Г.Г. Твоя информационная культура. М., 1988.
15. Тихомирова Л.В., Тихомиров М. Ю. Юридическая энциклопедия. М., 1997.
16. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. М., 2016.
17. Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2005.
18. Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги. М., 2009.
19. Закон Украины «О Национальной программе информатизации» от 04.02.1998 № 74/ 98-ВР // Ведомости Верховной Рады Украины. 1998. № 27-28.
20. Столяров Ю.Н. Документный ресурс. М., 2001.
21. Мащенко Н.Е. Информационный потенциал общества: механизмы формирования и развития: дис. ... канд. экон. наук: 08.00.01. Донецк, 2012. 200 с.
References
1. Toffler Je. Tret'ja volna [The Third Wave]. Kiev, 2000.
2. Voronina T.P. Informacionnoe obshhestvo: sushhnost', cherty, problemy [Informative society: essence, lines, problems]. Moskow: Logos, 1995.
3. Djatlov S.A. Object and method of theory of informative economy // Economic theory on the threshold of the twenty-first century. Moskow, 1998.
4. Kastel's M. Becoming of society of network structures // The new wave of postindustrial West. Anthology. Moskow, 1999.
5. Tambovcev V.L. Pjatyj rynok: ekonomicheskie problemy proizvodstva informacii [Fifth market: economic problems of production of information]. Moskow, 1993.
6. Rakitov A.I. Filosofija komp'juternoj revoljucii [Philosophy of computer revolution]. Moskow, 1991.
7. Federal'nyj zakon «Ob informacii, informatizacii i zashhite informacii» ot 20 fevralja 1995 g. № 24-FZ // Sobranie zakonodatel'stva Rossijskoj Federacii. 1995. № 8.
8. Federal'nyj zakon «Ob informacii, informacionnyh tehnologijah i o zashhite informacii» [On information, information technologies and protection of information] ot 27.07.2006 № 149-FZ. URL: http://kremlin.ru/acts/bank/24157.
9. Zakon Doneckoj Narodnoj Respubliki «Ob informacii i informacionnyh tehnologijah» [On information and information technologies]. URL:http://old.dnr-online.ru/wp-content/uploads/2015/ 03/Zakon_DNR_Ob_InformcInformTechology _I_278P_NS.pdf.
10. Zakon Ukrainy «Ob informacii» [On information] 02.10.1992 № 2657-XII // Vedomosti Verkhovnoj Rady Ukrainy. 1992. № 48.
11. GOST R 7.0.8-2013 SIBID. Deloproizvodstvo i arhivnoe delo. Terminy i opredelenija [State Nationwide Standard R 7.0.8-2013. Records Management and Archiving: Terms and Definitions]. Moskow, 2013.
12. DSTU 2732:2004 Deloproizvodstvo i arhivnoe delo. Terminy i opredelenija ponjatij [State Nationwide Standard 2732:2004 «Records Management and Archiving: Terms and Denitions»]. Kiev, 2005.
13. Kratkij slovar' arhivnoj terminologii [Concise Dictionary of archival terminology]. Moskow - Leningrad, 1968.
14. Vorob'jov G.G. Tvoja informacionnaja kul'tura [Your information culture]. Moskow,
1988.
15. Tihomirova L.V., Tihomirov M.Ju. Juridicheskaja jenciklopedija [Legal encyclopedia]. Moskow, 1997.
16. Shuvalova N.N. Osnovy deloproizvodstva [Office management]. Moskow, 2016.
17. Lar'kov N.S. Dokumentovedenie [Record management]. Tomsk, 2005.
18. Shvecova-Vodka G.N. Obshhaja teorija dokumenta i knigi [The general theory of document and books]. Moskow, 2009.
19. The National informatization program from 04.02.1998 № 74/98-VR // Vedomosti Verkhovnoj Rady Ukrainy. 1998. № 27-28.
20. Stoljarov Ju.N. Dokumentnyj resurs [Document resources]. Moskow, 2001.
21. Mashhenko N.E. Information society's potential: mechanisms of formation and development: synopsis of the thesis ... PhD (economic). Donetsk, 2012.
