CC BY
110
www.volsu.ru
DOI: http://dx.doi.Org/10.15688/jvolsu2.2016.1.8
УДК 81'42:659.4 ББК 81.055.1
ДОКУМЕНТНОСТЬ КАК СВОЙСТВО ТЕКСТА (НА ПРИМЕРЕ ТЕКСТОВ СФЕРЫ PR)
Екатерина Сергеевна Буслаева
Кандидат филологических наук, начальник отдела делопроизводства, ООО «Транснефтьстрой» ека-р%ша@уаМех. ги
ул. Добролюбова, 16, 127254 г. Москва, Российская Федерация
Аннотация. Статья посвящена актуальной междисциплинарной проблеме определения статуса разнородных текстов (PR-текстов), обеспечивающих активно развивающуюся деятельность организаций в аспекте связей с общественностью (PR-дея-тельность). С позиций документной лингвистики и документоведения доказано, что PR-тексты по внешним признакам, стилистическим особенностям, значимости в делопроизводстве, в технологии и средствах создания обнаруживают сходство с документами. Таким образом обосновывается возможность рассмотрения PR-текстов как документов. С целью установления своеобразия парадигмы документов сферы PR введено понятие документность, трактуемое как категориальное свойство текста, которое актуализируется в комплексе частных свойств: системности, функциональности, информативности, структурности, а также стилевой отнесенности текста.
Установлено, что релевантными, конститутивными свойствами документов, использующихся в PR-деятельности организаций, являются структурность и системность. Нерелевантными свойствами, реализующимися вариативно, выступают функциональность, информативность и стилевая отнесенность. Доминирующие функция и тип информации, а также стилевые особенности определяют степень документности PR-тек-стов - высокую, среднюю и низкую. На основании выявленных различий в степени документности предложена классификация PR-текстов.
Апробированный в статье исследовательский подход может использоваться для анализа документов других коммуникативных сфер.
Ключевые слова: документ, документный текст, документность, свойства документного текста, документоведение, связи с общественностью, PR-текст.
Понятие документ используется в различных сферах общественной деятельности. ^ о
^ В широком, социокультурном, понимании до-^ кументом называют все то, что служит для ^ регистрации, передачи и сохранения инфор-§ мации [10].
§ Становление документоведения как на-^ уки и формирование его понятийно-термино-© логического аппарата осуществлялись преж-
де всего на основе исследования управленческих документов.
В узком, документоведческом, значении документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; ей приписывают специфические свойства [4].
Отмечается, что данное определение отражает достигнутый уровень документовед-
ческих исследований [8, с. 47], но документо-ведение как наука, в рамках которой изучаются виды, жанры и формы документов, не может ограничиваться рассмотрением официальных документов, оставаясь только в рамках государственного стандарта.
Кроме того, содержание понятия документ не является неизменным: оно отражает особенности обозначаемых объектов, результат аналитико-синтетической обработки значимой социальной информации.
Неодинаковое понимание документа, возникновение в обществе новых отношений, их постоянное развитие, увеличение роли делового общения определили необходимость исследования разнородных объектов [5], уточнения содержания термина, корректировки существующих классификаций документов.
Стали появляться работы, посвященные специальным документам, использующимся в различных сферах: науки [6], образования [1], права [7], медицины [9; 12], религии [14] и других. Полученные исследователями результаты расширили уже имеющиеся представления о документе и выявили проблемные вопросы, в том числе о сущности и свойствах документа, разновидностях документных систем, особенностях документного текста.
Одним из активно развивающихся аспектов деловой деятельности современных организаций стали связи с общественностью (PR-деятельность), направленные на формирование благоприятной информационной среды, установление деловых контактов, позиционирование компании в отрасли (подробнее о роли PR в системе управления см.: [3]).
В рамках настоящего исследования выдвинута гипотеза о том, что в PR-деятельности функционируют документы, различные по особенностям реализации основных свойств и, соответственно, документному статусу.
Тексты, возникающие в сфере РЯ, оцениваются учеными неоднозначно, для их обозначения широко используется термин PR-текст. Несмотря на то, что РЯ-текст принято рассматривать как элемент публичной коммуникации, в тесном взаимодействии с публицистическими и рекламными текстами, все чаще отмечается, что некоторые разновидности РЯ-текста по внешним признакам и стилистическим особенностям обнаруживают сход-
ство с документами, подчеркивается их значимость в делопроизводстве, констатируется близость в технологии и средствах создания (подробнее см.: [11]). В ряде научных и методических работ даже зафиксирован термин PR-документ, хотя его использование еще не получило аргументированного обоснования (см., например: [2; 13]).
Рассматривая документ как текст, предназначенный для регулирования специальных деловых отношений и деловой деятельности, мы предложили подход к анализу разнородных деловых текстов с использованием понятия документность. При этом под докумен-тностью понимается категориальное свойство текста, реализующееся в комплексе частных свойств: системности, функциональности, информативности, структурности, а также стилевой отнесенности текста.
Охарактеризуем указанные свойства.
Системность - обязательная связанность с другими документами, включенность в определенную группу (систему) документов, отражающих процесс деловой деятельности.
Функциональность - реализация документом каких-либо функций. Документ, как правило, является полифункциональным. Учитывая это, мы выделили три основных функции документа: регулятивную (упорядочение процессов, взаимоотношений объектов); информативную (сообщение о событиях, констатация фактов, описание значимых явлений без выражения оценочных характеристик); имиджевую (приращение паблицитного капитала РЯ-субъекта, формирование положительного имиджа организации).
Документы разных видов, использующиеся в сфере РЯ, могут выполнять несколько основных функций, при этом одна из них является доминирующей.
Информативность - наличие в документе определенного типа информации. Документы сферы РЯ могут передавать три типа информации, из которых один является доминирующим:
1) фактуальную информацию, отражающую факты, процессы, которые происходили, происходят или будут происходить в окружающем мире;
2) концептуальную информацию, передающую читателю авторское (индивидуаль-
ное или коллективное) понимание отношений между явлениями, описанными средствами фактуальной информации, их причинно-следственных связей, их значимости в социальной, экономической, культурной жизни народа; описание программы организации, ее роли в социуме;
3) PR-информацию - сведения, представленные в оптимизированном виде, направленные на приумножение паблицитного капитала организации.
Для характеристики документного текста имеет значение также количественный аспект информации - информативная плотность текста. Документу свойственно стремление к компрессии, что обусловлено общеязыковой тенденцией к экономии речевых усилий, а также задачей PR-коммуникации по удержанию внимания адресата.
Структурность - наличие реквизитов как составных элементов документного текста.
Рассматривая стилевую отнесенность текста, мы исходим из того, что документный текст должен соответствовать нормам официально-делового стиля.
Идею градации объектов по каким-либо признакам, их неодинаковое проявление, зависящее от различных факторов, выражает понятие степень документности.
Представим типологию документов сферы PR с учетом степени документности.
1-я группа. Документы, сопровождающие деятельность организации по связям с общественностью (высокая степень документности):
- деловые письма, направленные на оперативное решение вопросов;
- информационные письма;
- контактоустанавливающие письма.
Документы данного типа подчиняются
общим требованиям ведения делопроизводства в организации, тесно связаны с документами по основной деятельности.
В качестве доминирующей выполняют регулятивную функцию, выражающуюся в значимой роли делового письма в менеджменте организации; передают фактуальную информацию.
Структура делового письма определяется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003, а также разрабатываемыми на его основе инструкци-
ями по делопроизводству организаций. Так, документы оформляются на бланке письма и включают следующие реквизиты: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации (реквизиты бланка); дата и регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах); адресат; заголовок к тексту; отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах); подпись; печать (в гарантийных письмах); визы согласования; отметка об исполнителе. После поступления письма в стороннюю организацию оно проходит обработку и рассмотрение в установленном порядке, и состав реквизитов дополняется отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией.
Текст делового письма выдержан в рамках официально-делового стиля. В нем используются средства, традиционные для письменной деловой речи, в том числе:
- языковые формулы: обращаемся к Вам с просьбой...; направляем Вам...; гарантируем произвести оплату... и т. д.;
- терминологическая лексика: пропускная способность нефтепровода; технический надзор; строительный контроль и т. д.;
- клише: надлежащее исполнение; вышеназванная конференция... и т. д.;
- сложные отыменные предлоги: в целях повышения эффективности...; в связи с возникшей потребностью... и т. д.;
- страдательные конструкции (преобладают над действительными): в рамках проекта будут организованы круглый стол, деловые встречи и итоговая конференция и т. д.;
- простые распространенные предложения, осложненные обособленными оборотами и однородными членами: Приглашаем Вас принять участие в новом проекте, посвященном 60-летию Победы в Великой Отечественной войне; Мы надеемся на Ваше активное участие в формировании издания, предоставлении информации, архивных материалов и др.
2-я группа. Документы, реализующие деятельность организации по связям с общественностью, или PR-документы (средняя степень документности):
- публичный отчет;
- пресс-релиз;
- политика в области качества.
Документность как категориальное
свойство данных объектов имеет особенности в реализации частных свойств системности, функциональности, информативности, структурности, а также в стилевой организации текста.
Доминирующей функцией документов данной группы выступает информативная, выражающаяся в их способности удовлетворять потребности целевой общественности в информации, доминирующим типом информации является концептуальная.
Структура рассматриваемых документов не отличается строгой регламентированностью, однако практика их создания сформировала определенные, достаточно устойчивые требования к реквизитному составу. Так, публичные отчеты включают в себя титульный лист с наименованием вида документа, эмблемой и наименованием организации; обращение руководителей, основной текст и приложения. Политика в области качества содержит такие реквизиты, как эмблема организации, наименование вида документа, текст, подпись, оттиск печати, а также ссылку на распорядительный документ, которым она вводится в действие. Пресс-релиз оформляется на бланке организации и включает эмблему и наименование организации, дату документа, место издания документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст. При этом широкое распространение получила практика оформления документов данной группы с использованием фотографий и графических элементов, традиционно не характерных для официально-деловых документов.
В текстах используются преимущественно средства официально-делового стиля (отраслевая терминология, а также термины смежных областей, аббревиатуры, сложные отыменные предлоги, клише, страдательные конструкции, предложения с обособленными членами, сложные рубрицированные перечисления и т. д.).
Одновременно отмечается наличие в некоторых документах оценочной информации о деятельности организации, подчеркнутая экспрессивность отдельных элементов текста, использование слоганов, цитат.
3-я группа. Документы, отражающие деятельность организации по связям с общественностью (низкая степень документности):
- корпоративное издание;
- медиатекст;
- брошюра и проспект.
Такие документы содержат информацию о профессиональной жизни коллектива, базируются на документах по основной деятельности, являясь результатом их аналити-ко-синтетической обработки. Они комментируют, разъясняют содержание этих документов, как правило, включают их фрагменты или полные тексты.
Доминирующей функцией для них является имиджевая, доминирующим типом информации - РЯ-информация. Документы отражают ход реализации крупных проектов компаний; аспекты социальной и экологической политики, охраны труда; содержат интервью с руководителями и рассказы о сотрудниках, аналитические материалы, демонстрирующие позицию компании по тем или иным вопросам; освещают вклад компании в культуру и историю социума. При этом сведения даются в оптимизированном виде, что приумножает паблицитный капитал организации.
В тексте отмечаются устойчивые, повторяющиеся формально-содержательные элементы, назначение которых позволяет считать их реквизитами, идентифицирующими текст как определенный вид документа.
Для рассматриваемых текстов характерна стилевая неоднородность. В них в разной степени сочетаются стандартные и экспрессивные средства языка, образность, оценоч-ность, например, в текстах брошюр: К своему 55-летнему юбилею коллектив пришел с впечатляющими результатами; За всеми этими работами стоит напряженнейший труд; И хотя на спортивных площадках, как и положено в соревнованиях, присутствуют и азарт соперничества, и радость поражения, по большому счету, проигравших здесь не бывает и т. д.
Используются речевые средства, свойственные прежде всего публицистическому стилю. Например, тропы:
- сравнения (Борьба с преступными группами для компании - нечто среднее между шахматной партией (когда при-
ходится предугадывать действия противников на несколько шагов вперед) и биатлоном - игрой в догонялки, а порой и стрельбой);
- перифразы (черное золото = нефть);
- метафоры (Непрерывная игра в кошки-мышки со службой безопасности компании существенно осложняет воровство нефти); и т. д.
На синтаксическом уровне тексты характеризуются преобладанием простых распространенных предложений с обособленными оборотами, вводными словами и словосочетаниями, выражающими отношение автора к высказыванию или указывающими на последовательность мыслей.
Тем не менее в текстах рассматриваемых документов отмечаются и черты официально-делового стиля. Специфика работы предприятия получает отражение в терминах и их аббревиатурах, которые при первичном употреблении обычно сопровождаются расшифровкой; используются словосочетания с отглагольными существительными; страдательные конструкции, акцентирующие внимание на действии; простые двусоставные распространенные предложения, часто осложненные обособленными оборотами; предложения с однородными членами; описательный способ изложения с целью констатации фактов, причинно-следственных отношений.
Исследование показало, что релевантными, конститутивными свойствами документов, использующихся в PR-деятельности организаций, являются структурность и системность. Нерелевантными свойствами, реализующимися вариативно, выступают функциональность (характер доминирующей функции) и информативность (доминирующий тип информации). Вариативна также стилевая отнесенность текста.
В сфере PR используется большое количество текстовых форм, которые также могли бы быть проанализированы и классифицированы в соответствии с изложенным подходом. Специфика PR-деятельности, ее задачи и роль в системе управления, факт инициированности текстов PR компанией и характер информации (о деловой деятельности) позволяют в той или иной степени считать их документами. Нали-
чие в документоведении широкого определения понятия документ упростило бы объяснение данного обстоятельства. Однако мы исходим из того, что документ является средством делового общения, и нами выделены свойства документа как элемента деловой коммуникации. В этом смысле целесообразно говорить о степени документности в зависимости от выраженности свойств.
Проявление конститутивных свойств и различная реализация нерелевантных свойств являются ярким отличительным признаком документа, определяющим его особое место среди лингвистических объектов. Описание этих свойств позволяет сформировать комплексное представление об исследуемом объекте и говорить о его документном статусе. Наличие структурности и системности обусловливает возможность отнесения объекта к документам. Степень документности зависит от доминирующей функции, типа доминирующей информации, а также стилевых особенностей текста.
Предложенный подход может использоваться для анализа документных средств других коммуникативных сфер, что определяет перспективные научные задачи как для доку-ментоведения, так и для документной лингвистики.
СПИСОК ЛИТЕРА ТУРЫ
1. Белоконева, К. А. Стратификация документов сферы государственного управления образованием : автореф. дис. ... канд. филол. наук / Белоконева Ксения Алексеевна. - Волгоград, 2012. - 21 с.
2. Бердников, И. П. PR-коммуникации / И. П. Бердников, А. Ф. Стрижова. - М. : Дашков и Ко, 2010. - 208 с.
3. Буслаева, Е. С. Документные средства сферы связей с общественностью: типология, свойства, стилевая организация : дис. ... канд. филол. наук / Буслаева Екатерина Сергеевна. - Волгоград, 2015. - 156 с.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. : Стандартинформ, 2013. - 26 с.
5. Косова, М. В. Документ в пространстве социальной коммуникации / М. В. Косова // Культурное пространство регионов России : тезисы участников Всерос. науч.-практ. конф. (Волгоград, 13-
16 мая 2012 г.). - Волгоград : Волгогр. науч. изд-во, 2012. - С. 129.
6. Краснова, О. Н. Автореферат диссертации как объект документной лингвистики / О. Н. Краснова // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. - 2009. - №> 2. - С. 169-170.
7. Кушнерук, С. П. Многокомпонентные единицы документных текстов (к проблеме судебных лингвистических экспертиз) / С. П. Кушнерук // Lingua mobilis. - 2010. - №> 1 (20). - С. 75-82.
8. Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков. - М. : Восток-Запад, 2006. - 427 с.
9. Маджаева, С. И. Лингвистическая характеристика медицинского документа «История болезни» / С. И. Маджаева // Известия Волгоградского государственного педагогического университета. -
2011. - №№ 2 (56). - С. 24-27.
10. Отле, П. Руководство к администрированию / П. Отле. - М. ; Л. : Техника управления, 1931. - 97 с.
11. Плигина, Е. С. К проблеме документного статуса PR-текста / Е. С. Плигина // Вестник Волгоградского государственного университета. Серия 2, Языкознание. - 2012. - №> 2 (16). - С. 146-149. - DOI: http://dx.doi.Org/10.15688/jvolsu2.2012.2.26.
12. Ромашова, О. В. Функции и особенности истории болезни как документа / О. В. Ромашова, О. В. Могучая, В. В. Щедренок // Актуальные проблемы оказания специализированной медицинской помощи в многопрофильном стационаре. - СПб. : Человек и его здоровье, 2013. -С. 221-222.
13. Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика / В. В. Данилина, М. В. Луканина, Л. В. Минаева [и др.] ; под ред. Л. В. Минаевой. - М. : Аспект Пресс, 2012. - 320 с.
14. Ярмульская, И. Ю. Духовное послание в документоведческом и стилистическом освещении : автореф. дис. ... канд. филол. наук / Ярмульская Ирина Юрьевна. - Волгоград, 2006. - 24 с.
REFERENCES
1. Belokoneva K.A. Stratifikatsiya dokumentov sfery gosudarstvennogo upravleniya obrazovaniem: avtoref. dis. ... kand. filol. nauk [Stratification of Documents in the Sphere of State Management of Education. Cand. philol. sci. abs. diss.]. Volgograd,
2012. 21 p.
2. Berdnikov I.P., Strizhova A.F. PR-kommunikatsii [PR-Communication]. Moscow, Dashkov i Ko Publ., 2010. 208 p.
3. Buslaeva E.S. Dokumentnye sredstva sfery svyazey s obshchestvennostyu: tipologiya, svoystva, stilevaya organizatsiya: dis. ... kand. filol. nauk [Document Bond Funds of Public Relations: Typology,
Properties, Style Organization. Cand. philol. sci. diss.]. Volgograd, 2015. 156 p.
4. GOST R 7.0.8-2013. Sistema standartovpo informatsii, bibliotechnomu i izdatelskomu delu. Deloproizvodstvo i arkhivnoe delo. Terminy i opredeleniya [GOST R 7.0.8-2013. System of Standards on Information, Librarianship and Publishing. Records Management and Archival Work. Terms and Definitions]. Moscow, Standartinform Publ., 2013. 26 p.
5. Kosova M.V. Dokument v prostranstve sotsialnoy kommunikatsii [The Document in the Space of Social Communication]. Kulturnoe prostranstvo regionov Rossii: Tezisy uchastnikov Vserossiyskoy nauchno-prakticheskoy konferentsii (13-16 maya 2012 g.) [Cultural Space of Regions of Russia: Theses of Participants of the All-Russian Scientific and Practical Conference (May 13-16, 2012)]. Volgograd, Volgogradskoe nauchnoe izd-vo, 2012, p. 129.
6. Krasnova O.N. Avtoreferat dissertatsii kak obyekt dokumentnoy lingvistiki [The Abstract of Dissertation as an Object of Documentary Linguistics]. Aktualnye problemy gumanitarnykh i estestvennykh nauk, 2009, no. 2, pp. 169-170.
7. Kushneruk S.P. Mnogokomponentnye edinitsy dokumentnykh tekstov (k probleme sudebnykh lingvisticheskikh ekspertiz) [Multicomponent Units of Document Texts (the Problem of Judicial Linguistic Expertise)]. Lingua mobilis, 2010, no. 1 (20), pp. 75-82.
8. Larkov N.S. Dokumentovedenie [Documentation Studies]. Moscow, Vostok-Zapad Publ., 2006. 427 p.
9. Madzhaeva S.I. Lingvisticheskaya kharakteristika meditsinskogo dokumenta "Istoriya bolezni" [Linguistic Characteristics of Medical Document "Medical History"]. Izvestiya Volgogradskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta, 2011, no. 2 (56), pp. 24-27.
10. Otle P. Rukovodstvo k administrirovaniyu [A Guide to Administration]. Moscow; Leningrad, Tekhnika upravletiya Publ., 1931. 97 p.
11. Pligina E.S. K probleme dokumentnogo statusa PR-teksta [To the Problem of Document Status of PR-Text]. Vestnik Volgogradskogo gosudarstvennogo universiteta. Seriya 2, Yazykoznaniye [Science Journal of Volgograd State University. Linguistics], 2012, no. 2 (16), pp. 146-149. DOI: http://dx.doi.org/10.15688/ jvolsu2.2012.2.26.
12. Romashova O.V., Moguchaya O.V., Shchedrenok V.V. Funktsii i osobennosti istorii bolezni kak dokumenta [Functions and Features of Medical History as a Document]. Aktualnye problemy okazaniya spetsializirovannoy meditsinskoy pomoshchi v mnogoprofilnom statsionare [Current Problems of Specialized Medical Care in a Multidisciplinary Hospital]. Saint Petersburg, Chelovek i ego zdorovye Publ., 2013, pp. 221-222.
13. Danilina V.V, Lukanina M.V., Minaeva L.V, eds. Svyazi s obshchestvennostyu. Sostavlenie dokumentov. Teoriya ipraktika [Public Relations. The Preparation of Documents. Theory and Practice]. Moscow, Aspekt Press, 2012. 320 p.
14. Yarmulskaya I.Yu. Dukhovnoe poslanie v dokumentovedcheskom osveshchenii: avtoref. dis. ... kand. filol. nauk [Spiritual Message to the Documental Aspect. Cand. philol. sci. abs. diss.]. Volgograd, 2006. 24 p.
DOCUMENT NATURE AS A TEXT FEATURE (EXEMPLIFIED BY PR TEXTS)
Ekaterina Sergeevna Buslaeva
Candidate of Philological Sciences,
Head of Department of Document Management,
"Transneftstroy" LLC
eka-pligina@yandex. ru
Dobrolyubova St., 16, 127254 Moscow, Russian Federation
Abstract. The article is devoted to the interdisciplinary problem of defining the status of heterogeneous texts (PR texts), providing the actively developing activities of organizations in the aspect of public relations (PR activities). From the standpoint of document linguistics and document study it was proved that the PR texts have common features with documents connected with the external peculiarities, stylistic features, importance in record keeping, creation technology and tools. Thus, the consideration of PR texts as documents is justified. For the purpose of establishing the identity paradigm of the documents of public relations we introduced the concept of "document nature" treated as a categorical property of the text, which is actualized in the complex of private properties: consistency, functionality, information content, structure, and style of text relatedness.
We established that the relevant constitutive properties of the documents used in PR activities of the organizations are structure and consistency. Irrelevant properties which are realized variably perform functionality, informativeness and stylistic attribution. The dominant function and the type of information and style features determine the degree of documentary PR texts high, medium and low. On the basis of the identified differences in the degree of documentary text we proposed classification of PR texts.
The research approach approved in the article can be used to analyze documents of other communicative spheres.
Key words: document, document text, document nature, properties of document text, document management, public relations, PR text.
