ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ НА ОСНОВЕ ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

УДК 651

Салменкова М. В., к пед. н.

преподаватель Харина Д.В. студент 2 курса Гирина В.Р. студент 2 курса

специальность: «Земельно-имущественные отношения» Академия маркетинга и социально-информационных технологий

ИМСИТ Россия, г. Краснодар ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ НА ОСНОВЕ

ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Аннотация: Огромное значение придаётся механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность работников занятых в управлении. Целью работы является изучение организации информационно - документационного обеспечения деятельности на основе применения автоматизированных технологий.

Ключевые слова: Автоматизированные системы, организация информационно - документационного обеспечения, процессы управления организации.

Salmenkova M. V.

Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies

IMSIT Russia (Krasnodar) Kharina D. V.

Girina V.R. 2nd year students, specialty: "Land and property relations» Academy of marketing and social information technologies

IMSIT Russia (Krasnodar) ORGANIZATION OF INFORMATION AND DOCUMENTATION SUPPORT OF THE HEAD ON THE BASIS OF THE USE OF AUTOMATED TECHNOLOGIES.

Abstract: Great importance is attached to the mechanization and automation of office processes, which increase the productivity of employees engaged in management. The aim of the work is to study the organization of information and documentation support activities based on the use of automated technologies.

Keywords: Automated systems, organization of information and documentation support, management processes of the organization.

Управленческая деятельность присуща всем государственным и негосударственным учреждениям, а также предприятиям и организациям. Она охватывает различные направления и сферы деятельности. В этом процессе управления передаётся обрабатывается и собирается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, а информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.314

Роль информационно - документационного обеспечения управления в последнее время возросла в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а также экономического развития следует отметить, что возросла значимость информационного обеспечения в процессе организации документационного обеспечения управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений. Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организациям требуется целостная и связная автоматизированная система документации. Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной документационной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо достаточное внимание в работе. Во время рыночных отношений немаловажное значение придаётся механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают

производительность работников занятых в управлении.315

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

1. Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в её структурные подразделения;

2. Регистрация всей исходящей корреспонденции и её внутренних документов;

3. Списание документов в дело в соответствии с принятой в

314Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.

315 Каримова Э. Н. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2015. - Т. 5. -С. 16-20.

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 12(2$) 2018

ЬШэ:/ЛЬгит-паика.ги

1160

организации номенклатурой дел;

4. Осуществление контроля за исполнением поручений;

5. Поиск документов.

Управленческая деятельность основана на реализации всех выше перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.316 Управление организацией основана на следующих процессах:

1. Получение информации и её обработка;

2. Анализ, подготовка и принятие решений;

3. Выполнение решений;

4. Учёт и контроль принятых решений.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, при котором в системе электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются её резервы и

317

перспективы роста для укрепления позиций на рынке.317

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных.

Использованные источники:

1. Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.

2. Каримова Э. Н. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2015. - Т. 5. - С. 16-20

3. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных "ЕВ-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

4. Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.

316 Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

317 Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.