CC BY
30УДК 004
Салменкова М. В., к пед. н.
преподаватель Игнатова Е.С. студент 2 курса Калайджян Э.Л. студент 2 курса
специальность: «Земельно-имущественные отношения» Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ НОВЫХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Аннотация: Технологии не стоят на месте, постоянно развиваясь. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы c документами, так как всякое управленческое решение всегда основывается на служебном документе. В целом организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, поэтому его просто необходимо совершенствовать.
Целью работы является; Изучение развития документационного обеспечения.
Ключевые слова; Совершенствование, документационное обеспечение, система управления.
Salmenkova M. V.
Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Ignatova E.S. Kalaydzhyan E.L. 2nd year students, specialty: «Land and property relations» Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) IMPROVEMENT OF DOCUMENT MANAGEMENT WITH THE APPLICATION OF NEW INFORMATION TECHNOLOGIES Abstract: Technology does not stand still, constantly evolving. In modern conditions, to improve the efficiency of management, it is necessary to pay sufficient attention to improving the work with document, since every management decision is always based on information, on a service document. In General the organization of work with documents affects the quality of the control apparatus, so it just needs to be improved.
Keywords; Improvement, documentation support, management system.
Документационное обеспечение управления является важной частью процессов управления и принятия управленческий решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Чтобы достичь экономического роста, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, а прежде всего оперативностью
340
осуществления, стоимостью и степенью сложности.340
Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это напрямую влияет на качество принятия управленческих решений.
Внутренний документы проходят ни одну стадию обработки, а целый ряд, таких как: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Как показывает статистика, наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает все условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контрольза широким кругом документов, при этом структурные подразделения освобождаются от целого ряда дублирующихся операций.341
К счастью, на сегодняшний день обстановка с информационными технологиями в России далеко не самая худшая. На данный момент среди способов, направленных на совершенствование технологий документооборота выделяются две основные группы: совершенствование технологии и сокращение объемов. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении, т.е создание учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработки рациональных систем, составление оперограмм и документограмм. Этот метод все же считается основным, т.е метод моделирования.
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизации работы осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе. АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети, имеющей доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационной базе документов.
К современным техническим средствам автоматизации
340 Гохберг, Г.С. Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 208 с.
341 Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2 - С. 2327.
управленческой деятельности, к примеру, относятся:
1) Электронные пишущие машинки;
2) Текстообрабатывающие системы;
3) Копировальные машины;
4) Средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации;
5) Средства для обмена информацией.342
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив.
Так, например, существует система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow». Эта система предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения.
Она отслеживает и фиксирует процесс движения документов, с учетом времени и им исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от
343
преднамеренного или же случайного вмешательства. 343
Таким образом, в связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Подводя итоги, можем сделать следующие выводы: информационные технологии развиваются крайне стремительно, а так же вместе с ними развивается и система документооборота и документационного обеспечения. Перспективы развития системы управления документами также положительны.
Использованные источники:
1. Гохберг, Г.С. Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 208 с.
2. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. -№2 - С. 23-27.
3. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: Юнита-Дана, 2005. - 439 с.
4. Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
342 Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: Юнита-Дана, 2005. - 439 с.
343 Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
